PHÂN TÍCH tác ĐỘNG của hệ THỐNG ERP đối với NGHIỆP vụ kế TOÁN t ại DOANH NGHIỆP

BỘ GIÁO D ỤC VÀ ĐÀO T ẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH CƠƠNNG TRRÌÌNNH D Ự THHI GIẢI THƯỞNG NGHIÊN C ỨU KHOA HỌC SINH VIÊN “NHÀ KINH T Ế TRẺ – N ĂM 2010” TÊN CƠNG TRÌNH: THUỘC NHĨM NGÀNH: KHOA H ỌC KINH TẾ BỘ GIÁO D ỤC VÀ ĐÀO T ẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM CƠƠNNG TRRÌÌNNH D Ự THHI GIẢI THƯỞNG NGHIÊN C ỨU KHOA HỌC SINH VIÊN “NHÀ KINH T Ế TRẺ – N ĂM 2010” TÊN CƠNG TRÌNH: PHÂN TÍCH TÁC ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG ERP ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ KẾ TỐN T ẠI DOANH NGHIỆP THUỘC NHĨM NGÀNH: KHOA H ỌC KINH TẾ Nữ Họ têên Trrưưởởnng nhhóómm: X - Trrầần Thhị Thhu Hồồnng Người hướng dẫn: Th.S Bùi Quang Hùng Là khóa lu ận tốt nghiệp Lớớp Kế toốán 14 Khóa 32 Khoa Kế toốán- Kiiểểm toốán TĨM T ẮT ĐỀ TÀI o - Lý ch ọn đề tààii Trong bối cảnh Việt Nam mở cửa giới nhu c ầu thiết phải hội nhập với kinh tế toàn c ầu, ERP tr thành công c ụ quản lý m ới để điều hành DN Con người nhân t ố dẫn tới thành cơng m ột dự án ERP.Đây n xảy rủi ro nhiều quản trị dự án kinh tế phát triển nhanh ERP m ột môi tr ường làm vi ệc c hội thách thức Việt Nam - Công tác kế toán ERP kế toán truyền thống Việt Nam có m ột số điểm khác biệt mà n ếu người sử dụng không n ắm bắt trình triển khai s dụng ERP Doanh nghiệp gặp nhiều khó kh ăn, gây ảnh hưởng tới hệ quản trị doanh nghiệp - Tìm hiểu gi ải thích lý t ại hầu hết dự án triển khai ERP Việt Nam thất bại Nguyên nhân giải pháp o Mục tiêu nghhiêiênứuc - Mục tiêu nghiênứcu đề tài vi ệc áp giới thiệu chung ERP, cụ thể SAP ứng dụng Doanh nghiệp, so sánh kế toán truyền thống kế tốn ERP Từ đưa đề xuất để điều chỉnh công tác kế toán doanh nghiệp phù hợp với hệ thống ERP chuẩn Để làm điều này, nhận định đưa phải dựa trên: Hệ thống chuẩn mực kế toán ủca Việt Nam + Tài li ệu SAP chuẩn + + Các ơc sở lý lu ận nghiên ứcu trình học tập nh ững kinh nghiệm truyền đạt chuyên viên SAP lâu ănm FPT o Phương pháp nghihiênứuc Phương pháp nghiênứcu sử dụng chủ yếu đề tài ph ương pháp phân tích, ph ương pháp ổtng hợp ph ương pháp so sánh, bênạnhc c ũng kết hợp với số phương pháp khác nhưphỏng vấn, thống kê… o Nội dung ngghiên ứcu Đề tài bao g ồm có b ốn chương, bên cạnh ph ần đầu chuyênđề l ời mở đầu kết thúc lời kết luận: CHƯƠNG 1: Cơ sở lý lu ận hệ thống thông tin k ế toán hệ thống ERP - Giới thiệu chung Hệ thống thơng tin k ế tốn Giới thiệu chung ERP CHƯƠNG 2: Thực trạng triển khai ứng dụng ERP doanh nghiệp Việt Nam Giới thiệu ERP phổ biến Việt Nam - Thực trạng ứng - dụng ERP doanh nghiệp CHƯƠNG 3: Phân tích ảnh hưởng ERP cơng tác kế tốn - Phân tích nội dung ảnh hưởng ERP cơng tác kế tốn - Những điểm khác biệt kế toán truyền thống k ế toán ửs dụng ERP CHƯƠNG 4: Một số đề xuất liên quanđến việc ứng dụng ERP vào Doanh nghi ệp hệ thống kế toán - Liên quanđến trìnhứng dụng ERP - Liên quanđến hệ thống kế toán - Đối với cácđơn vị triển khai ERP - Đối với doanh nghiệp ứng dụng ERP o - Đóng góóp c đề tàii Thơng qua luận điểm, nhận định qua th ực tế nghiên cứu FPT, đề tài nêu khái niệm hệ thống thông tin k ế toán, kiến thức tảng ERP cập nhật tình hình ứng dụng ERP giới nước Nói riêng phân h ệ tài k ế tốn, vìđược xây d ựng dựa chuẩn mực kế toán quy tắc kế toán quốc tế nên ERP k ế tốn truyền thống Việt Nam cịn m ột số khác biệt q trình hạch tốn ũcng quản lý Nh ững khác biệt gây nhiều khó kh ăn q trình tiếp cận ứng dụng ERP doanh nghiệp Việt Nam - Đề tài c ũng đưa nguyên nhân thất bại dự án triển khai ERP Việt Nam Bên cạnh cịn đưa số giải pháp cách nhìn nhận mới, phương diện ng ười triển khai doanh nghi ệp ứng dụng ERP, giúp cho nhà tri ển khai doanh nghiệp có - th ể hạn chế kh ắc phục số rủi ro nguy - c từ dự án ERP o Hướng phát triểiển đề tàii Tìm giải phápđể có th ể điều chỉnh phần mềm ERP - phù hợp với doanh nghiệp Đưa giải pháp cho doanh nghiệp vừa nh ỏ, cụ thể ngành nghề, cấu trúc quy mô doanh nghi ệp Có th ể sử dụng số phân h ệ cần thiết ERP chi phí cho phần mềm ERP không nh ỏ Liên hệ từ phân h ệ kế toán- FIđể nghiên ứcu phân tích s ự khác biệt phân hệ kế tốn quản trị CO- Controlling ERP k ế toán Việt Nam MỤC LỤC CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LU ẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN K Ế TOÁN VÀ H Ệ THỐNG ERP 1.1 H th ng thhôônng tiin k tooáán (HHTTTTTTKKTT) 1.1.1 Khháái nii m 1.1.2 Cáác thhàànnh ph n 1.1.3 Ch c năănng 1.1.4 T ch c h th ng thhôônng tin k toốán2 1.1.5 Qu trrììnnh t ch c 1.1.6 N i duunng t ch c 1.2 ERRP 1.2.1 Khái nii m: 1.2.2 Ý ngh ĩa c a h th ng ERP 1.2.3 Phân lo ii 1.2.4 Các thành ph n c a ERP 1.2.5 Quá trình tri n khai ERP t i DN 1.2.6 Các giaiđoạn triển khai dự án ERP sau: 10 1.2.7 Mơ hình v n hành c a ERP 19 1.3 nh hư ng c a ERRP đ i v i cơơnng táác k toốán 31 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TRIỂN KHAI VÀ ỨNG DỤNG ERP TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM 32 2.1 Gi i thhi u cáác ERRP ph bi n t i Vi t Naam 32 2.2 Th c tr ng ng d ng ERRP t i cáác dooaannh ngghhii p 33 2.2.1 Tính linh ho t c a ERP 35 2.2.2 C ng tác gi i h n 35 2.2.3 Nh ng th thách 36 2.2.4 Giá tr t su t l i nhu n đ u tư 36 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH ẢNH HƯỞNG CỦA ERP ĐỐI VỚI CƠNG TÁC K Ế TỐN 38 3.1 Cáác phhâân h trroonng ph n tài chhíínnh k tooáán c a m t h th ng ERRPP: 38 3.1.1 Phhâân h S Cááii 38 3.1.2 Phhâân h Qu n llý Ti n 38 3.1.3 Côônng n Ph i tr Côônng n ph i thhu 38 3.1.4 Tàài s n C đ nh39 3.1.5 Trruunng tââm Chhi phhí L i nhhu n 40 51 kế tốn bút toánđược sinh cách ựt động kiểm sốt nhiều tầng thơng qua q trình phê duyệt sai sót v ề định khoản h ầu không x ảy 3.2.4 Trong ba phương pháp chữa sổ kế toánở Việt Nam, có ph ương pháp ghi bút tốnđảo bút tốn âm thực ERP Với ý ngh ĩa m ột hệ thống phản ánh trung thực hoạt động kinh tế phát sinh tổ chức kinh tế, hệ thống ERP không cho phép người dùng xoá bút toán nàođã h ạch tốn vào hệ thống Tất mà ng ười sử dụng có th ể làm th ực bút tốnđảo Chính đặc điểm mà ng ười sử dụng hệ thống có th ể cảm thấy ngại sai sót c họ bị kiểm soát làm ảnh hưởng đến số liệu báo cáoủca họ Tuy nhiên nhờ đặc điểm mà s ố liệu kế toán cácệhthống ERP cung cấp ln có độ tin cậy cao ổc đông c ũng cácđối tác bên doanh nghiệp 3.2.5 Việc quản lý ch ỉ đạt tốt doanh nghiệp sử dụng quy trình tác nghiệp hồn ch ỉnh hệ thống Vì hệ thống thiết kế để quản lý theo m ột quy trình, cắt đứt cơng đoạn quy trình đó, ch ức kiểm sốt ủca hệ thống khơng cịn ý ngh ĩa Kéo theo vi ệc kiểm sốt ốs liệu kế tốn khó kh ăn 52 CHƯƠNG 4: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC ỨNG DỤNG ERP VÀO TRONG DOANH NGHI ỆP VÀ H Ệ THỐNG KẾ TỐN 4.1 Liên quanđến q trìnhứng dụng ERP Tại nhiều dự án triển khai ERP thất bại? Triển khai ERP thất bại thảm hại giaiđoạn ban đầu hoạt động không cung c ấp lợi ích h ứa Tại điều x ảy ra? Dưới m ột số lý ph ổ biến nhất: - Thiếu đầu tư trang thiết bị quản lý, cam k ết h ỗ trợ - Không quy hoạch l ập ngân sách Sử dụng công c ụ ERP sai - Thiếu đào t ạo - - Công tác văn hóa c tổ chức 4.1.1 Thiếu đầu tư trang thiết bị quản lý, cam k ết h ỗ trợ Việc quản lý hàng đầu phải rõ ràng thuy ết phục tầm quan trọng ERP làm th ế có th ể sử dụng vũ khí cạnh tranh làm th ế cơng ty có th ể thất bại hệ thống ERP khơng có s ẵn để quản lý ki ểm soát hoạt động kinh doanh Nếu quản lý nh ận thức lợi ích tiềm ERP nguy hi ểm việc m ột hệ thống ERP, có s ự ủng hộ đầy đủ nguồn lực cần thiết để tổ chức thực hệ thống tốt có th ể 4.1.2 Kế hoạch ngân sách không cách Trước bắt đầu thực dự bên liên quan làầ nc thiết cho án ERP, quy hoạch chi tiết liên quanđến tất thành công c dự án Trong giaiđoạn này, 53 định thủ tục liên quanđể theo sau, công c ụ để mua, ngân sách giao để thực b ảo trì, vấn đề định Nếu kế hoạch khơng thực cách, sauđó m ọi hội mà nhi ều yếu tố bỏ qua lựa chọn công c ụ sai, không đủ tiền, thành viênđội tuyển không đầy đủ nh 4.1.3 Sử dụng công c ụ ERP sai Chúng th hai t ổ chức nh m ỗi tổ chức yêu ầcu công c ụ ERP mơi tr ường thích hợp cho tổ chức mình, văn hóa làm vi ệc th ủ tục Vì vậy, cácđội quy hoạch ERP nênđưa vào tài kho ản tất yếu tố tr ước định công c ụ Họ cần nghiên ứcu cơng c ụ có s ẵn, phù hợp với yêu ầcu tổ chức, công ty thăm nơi mà công c ụ cài đặt để xem chúng hành động, nên thảo luận người dùng cuối đào t ạo, cập nhật nâng c ấp công c ụ vv Ch ỉ tất thành viên ủca nhóm nghiên cứu tin công c ụ cụ thể t ốt cho ổt chức, định mua phải thực 4.1.4 Thiếu đào t ạo Một lý ERP th ất bại s ự kháng ực người dùng Điều th ường k ết thiếu hiểu biết s ợ hãi vô minh, v ề công c ụ sợ hãi c việc bổ sung thất nghiệp Các yếu tố có th ể sửa chữa cách chođào t ạo thích hợp Đào t ạo phải ấcp khía cạnh khác việc thực ERP Việc quản lý hàng đầu nênđịa sợ hãi c nhân viên ủca việc làm c họ công c ụ tự động hóa nhi ều tác vụ 4.1.5 Văn hóa làm vi ệc Tổ chức Các văn hóa làm vi ệc tổ chức r ất quan trọng cho thành công c ERP Nếu tổ chức có l ực lượng lao động s ẵn sàng h ọc hỏi điều thay đổi cơng ngh ệ mới, sau s ẽ khơng có v ấn đề với hệ thống ERP thực 54 Nhưng nhân viên chống lại thay đổi xem vi ệc giới thiệu phương pháp hình thức phương tiện giao trách nhiệm, họ cảm nhận công nghệ m ột gìđó tiêu cực Vì vậy, tư lực lượng lao động cần phải thay đổi Điều quan tr ọng không ch ỉ thành cơng ERP mà cịn cho s ự thành công c sáng kiến cải tiến qui trình Trong thay đổi suy nghĩ nhân viên hai yếu tố quan trọng hàng đầu cần quản lý hỗ trợ đào t ạo thích hợp 4.2 Liêiên quanđến hệ thống kế tốn Chi phí đầu tư cho gói ph ần mềm hồn ch ỉnh cao:khoảng 15 triệu USD Nên mua số phân h ệ thật cần thiết với nhu cầu doanh nghiệp Muốn triển khai ERP, doanh nghiệp cần có đủ cán có n ăng lực, dám chấp nhận bi ết cách thayđổi Đào t ạo nhân viên kế toán Thiết kế hệ thống kế tốn quản lý ch ứng từ theo quy trình chuẩn quốc tế Giữa hệ thống kế toán VN hệ thống kế tốn ERP cịn số khác biệt 4.3 Đối vớới cácđơn vị triiển khaai ERP 4.3.1 Qui trình hóa m ột cách rõ ràng giaiđoạn thực yêu ầcu cần thiết để có th ể đạt kết mong muốn 4.3.2 Trong giai đoạn triển khai thử nghiệm Doanh nghiệp nên: · Chọn phương án triển khai phù hợp với trạng doanh nghiệp Thiết lập, đồng bộ, chỉnh sửa đổi hệ thống máy tính, mạng thiết bị phần cứng có yêu cầu · · Kiểm tra tất tính có gi ải pháp 55 So sánh,đối chiếu chức hoạt động phần mềm nghiệp vụ sản xuất–kinh doanh th ực tế · Ghi nhận ỗli yêu cầu nhà cung c ấp giải pháp giải đáp điểm v ướng mắc · 4.4Đối với doanh nghiệp ứng dụng ERP 4.4.1 Quan trọng s ự phù hợp Đừng quan tâmđến việc giải pháp ERP mạnh, giải pháp yếu mà quan tâm đến phù hợp giải pháp với doanh nghiệp Một giải pháp dành cho công ty l ớn chưa phù h ợp với công ty nh ỏ ng ược lại, giải pháp nhỏ không phù h ợp với quy mơ doanh nghi ệp lớn Giải pháp mạnh lĩnh vực sản xuất chưa phù h ợp cho doanh nghiệp lĩnh vực thương mại Giải pháp giá cao chưa phù h ợp giải pháp giáị trthấp Giải pháp có tính ănng mạnh doanh nghiệp có th ể khơng có nhu c ầu tính mạnh S ự phù hợp thể tiêu chíềvquy mơ doanh nghi ệp, lĩnh vực ngành ngh ề kinh doanh, nhu ầcu cụ thể doanh nghiệp đặc biệt doanh nghi ệp mở rộng hay không t ương lai gần xa 4.4.2 Giá ảc không ph ải tiêu chí quan trọng Giá ảc tiêu chí quan trọng khơng ph ải tiêu chí quan trọng Hãy đưa khoản kinh phí thấp cao nh ất có th ể theo khả tài c doanh nghiệp l ựa chọn giải pháp ERP phù hợp mà giá nằm khoảng kinh phí dự trù Khơng nên cố gắng mức để chạy theo giải pháp giá cao ảgi pháp giá cao chưa phù h ợp với doanh nghiệp Cũng không nên ếti kiệm mà lựa chọn giải pháp giá thấp t ốt giải pháp giá ấthp có th ể không đáp ứng yêu ầcu doanh nghiệp Giá ảc giải pháp ERP ấrt có th ể khơng t ương đồng với hiệu mà mang l ại cho khách hàng phụ thuộc nhiều vào chi ến lược bán hàng nhà cung c ấp 56 4.4.3 Xem demo trình diễn sản phẩm nhi ều giải pháp t ốt Việc giúp cho DN có nhiều góc nhìn khác giải pháp ERP Từ nhiều lựa chọn, DN có th ể chọn giải pháp ERP phù hợp với doanh nghiệp Hãy đừng tiếc thời gian tham khảo giải pháp dự án ERP dự án có ảnh hưởng lớn đến tương lai doanh nghiệp Hãy suy ngh ĩ thật thấu đáo nhu cầu doanh nghiệp tìm nh ững yếu tố tiên mà ph ần mềm ERP phải thoả mãn (ví d ụ: Khả thay đổi nhanh phần mềm theo thực tế doanh nghiệp ) 4.4.4 Lựa chọn giải pháp động, có th ể biến đổi dễ dàng doanh nghi ệp thay đổi Dự án ERP dự án ừt triển khai kết thúc kéo dài vài năm Ngay thời gian doanh nghi ệp thay đổi nhiều Vì phần mềm ERP cần phải "biến đổi được" có th ể đápứng đươc u ầcu thay đổi doanh nghiệp theo thời gian Bạn có th ể lựa chọn giải pháp chưa đápứng hồn toàn nhu cầu doanh nghiệp tại, q trình triển khai phần mềm có th ể biến đổi dễ dàng (tính động) cơng cụ c chế xây d ựng sẵn phần mềm dự án ẽs có kh ả thành công l ớn Nếu bạn lựa chọn giải pháp ươtng đối phù hợp hơm nh ưng khơng có kh ả biến đổi doanh nghiệp gặp khó kh ăn sau nâng c ấp, mở rộng Các doanh nghiệp không lớn nên ựla chọn giải pháp nội giải pháp nội địa dễ biến đổi ảsn phẩm ngoại nhà s ản xuất phần mềm nhà tri ển khai dự án Các ảgi pháp ngoại có th ể mạnh mơ hình quản lý giới chưa phù h ợp với doanh nghiệp Việt nam đặc biệt khó bi ến đổi xâu nhà t vấn triển khai nội địa không ph ải nhà s ản xuất phần mềm 4.4.5 Tham khảo ý kiến khách quan ủca khách hàng sử dụng sản phẩm 57 Đây điều thật quan trọng nên tiến hành, không nên vào s ự trình bày giải pháp nhà cung cấp mà k ết luận chưa có kinh nghi ệm, bạn dễ tin vào lý luận người demo trình diễn sản phẩm DN có th ể thấy giải pháp ERP hay ch ỉ nh ững cảm nhận chủ quan DN r ất có th ể khơng ph ải thật Đặc biệt nên tham khảo thông tin thành công c sản phẩm áp dụng cho khách hàng có quy mô lĩnh vực hoạt động, ngành ngh ề kinh doanh tương tự doanh nghiệp DN Các ảsn phẩm có th ương hiệu tốt, áp dụng thành cơng nhiều khách hàng có kh ả thành công nhi ều so với ảsn phẩm khơng có th ương hiệu 58 KẾT LUẬN Trong giai đoạn kinh tế không ng ừng phát triển với q trình tồn cầu hóa đặc biệt với việc nước ta gia nhập tổ chức thương mại lớn giới WTO cần thiết ngành ngh ề ERP- Enterprise Resources Planning ngày tr nên quan trọng, mở nhiều hội thách thức Rất nhiều doanh nghiệp lớn, vừa nh ỏ giới Việt Nam tìm đến với ERP chiến lược kinh doanh hiệu Trên giới ERP có t lâu Việt Nam ERP thật m ột môi tr ường công vi ệc, giải pháp kinh doanh mẻ nhi ều hấp dẫn cho doanh nghiệp cácđơn vị triển khai phát triển Thông qua luận điểm, nhận định qua th ực tế nghiên ứcu FPT, đề tài nêu khái niệm hệ thống thông tin k ế toán, kiến thức tảng ERP cập nhật tình hình ứng dụng ERP giới n ước Nói riêng phân h ệ tài k ế tốn, vìđược xây d ựng dựa chuẩn mực kế toán quy tắc kế toán quốc tế nên ERP k ế tốn truyền thống Việt Nam cịn số khác biệt q trình hạch tốn ũcng quản lý Nh ững khác biệt gây nhiều khó kh ăn q trình tiếp cận ứng dụng ERP doanh nghiệp Việt Nam Đề tài c ũng đưa nguyên nhân thất bại hầu hết dự án triển khai ERP Việt Nam Bên ạcnh cịn đưa số giải pháp cách nhìn nhận mới, đứng phương diện ng ười triển khai doanh nghi ệp ứng dụng ERP, giúp cho nhà triển khai doanh nghiệp có th ể hạn chế kh ắc phục số rủi ro nguy c từ dự án ERP Hiện thị trường ERP có r ất nhiều phần mềm giúp doanh nghiệp có nhi ều lựa chọn SAP, Oracle, Solomon…Trong q trình th ực tập Cơng ty FPT tơi có c hội đào t ạo SAP tham kh ảo tài li ệu dự án SAP FPT REE ThuDucHouse Th ời gian thực tập giúp hi ểu chi tiết ERP 59 c ụ thể SAP, điều giúp r ất nhiều việc thực đề tài “Phân tích tác động hệ thống ERP nghiệp vụ kế toán ạti Doanh nghiệp” phương diện lý thuy ết ứng dụng thực tế hệ thống Vì đề tài tơi đưa số mô ph ỏng thực tế hạch toán nghiệp vụ kế toán ục thể SAPđể giải thích cho số điểm khác SAP k ế toán truyền thống Việt Nam 60 TÀI LI ỆU THAM KHẢO · http://www.erpwire.com/erp-articles/erp-implementation-life-cycle.htm http://www.slideshare.net/apurvogourav/erp-implementation-life-cycle · · http://en.wikipedia.org/wiki/enterprise-resource-planning · http://www.sap.com SAP ERP Finacials Configuration and Design- Naeem Arif and Tauseef Sheikh Muhammad · Finacial Reporting with SAP- Aylin Korkmaz · Controlling- Profitability Analysis with SAPSisfontes Monge · SAP show · ... ệ thống Thi? ?t kế hệ thống Chu kỳ ph? ?t triển HTTT kế toán 1.1.6 Nội dung t? ?? chức Phân t? ?ch h ệ thống: xem x? ?t, đánh giáệhthống hành đưa yêu ầcu, giải pháp ph? ?t ểtrin Thi? ?t kế hệ thống: phác thảo... v ẽ, văn thành phần HTTTKT theo yêu ầcu giai đoạn phân t? ?ch Thực hệ thống: triển khai thực k? ?t trình thi? ?t kế hệ thống vào doanh nghi ệp chuy ển đổi sang hệ thống Vận hành h ệ thống: Tiến hành... nội 1.1.4 T? ?? chức hệ thống thông tin k ế t? ??n Là q trình thi? ?t lập t? ? ?t thành phần hệ thống thơng tin k ế t? ??n Việc t? ?? chức HTTTKT phải thực ơc sở mục tiêuđã đề Việc t? ?? chức HTTTKT không ph ải công