CƠNG TÁC KẾ TỐN 3
3.1.9 Quản lý Quản lý Hàn gt Hàng tồn kh ồn khoo 1 Những chức năng cơ bản
3.1.9 Quản lý Quản lý Hàng t Hàng t ồn khồn khoo3.1.9.1. Những chức năng cơ bản 3.1.9.1. Những chức năng cơ bản 3.1.9.1. Những chức năng cơ bản
Những chức năng cơ bản của phân h ệ hàng t
Những chức năng cơ bản của phân h ệ hàng t ồn kho bao gồm theoồn kho bao gồm theo dõi t ất cả các loại hàng t ồn kho tại từng cơng đoạn của q trình ảsn dõi t ất cả các loại hàng t ồn kho tại từng công đoạn của q trình ảsn xuất, hạch tốn cácạhng mục khác nhau trong một biên bản nhận hàng xuất, hạch toán cácạhng mục khác nhau trong một biên bản nhận hàng hoặc biên bản giao hàng đơn lẻ, theo dõi ph ế
hoặc biên bản giao hàng đơn lẻ, theo dõi ph ế phẩm, theo dõi hàng bánphẩm, theo dõi hàng bán bị trả lại,
bị trả lại, theo dõi đtheo dõi địa điểm của ịa điểm của Hàng t ồn Hàng t ồn kho và ở kho và ở từng cơng từng cơng đoạn/quđoạn/quyy trình sản xuất, và điều chỉnh thủ công đối với số lượng và giá trị Hàng trình sản xuất, và điều chỉnh thủ cơng đối với số lượng và giá trị Hàng tồn kho.
Ngồi ra, có
Ngồi ra, có m ột số cm ột số chức năng có hức năng có v ẻ như cơ v ẻ như cơ bản nhưng bản nhưng có th ể có có th ể có ảnhảnh hưởng lớn đến quản lý Hàng t ồn kho:
hưởng lớn đến quản lý Hàng t ồn kho:
·· Đơn vị đo lường: phần mềm hỗ trợ cho việc sử dụng nhiềuĐơn vị đo lường: phần mềm hỗ trợ cho việc sử dụng nhiều đơn vị đo lường. Chẳng hạn như trong lĩnh vực kinh doanh dược đơn vị đo lường. Chẳng hạn như trong lĩnh vực kinh doanh dược phẩm, cơng
phẩm, cơng ty có th ể ty có th ể nhập hàng nhập hàng theo ki ện theo ki ện nhưng lại nhưng lại bán ra theobán ra theo cácđơn vị hộp hoặc chai ở các ỡc khác nhau.
cácđơn vị hộp hoặc chai ở các ỡc khác nhau.
·· Mã hàng: ph ần mềm nên hỗ trợ mã hàng bao g ồm cả số vàMã hàng: ph ần mềm nên hỗ trợ mã hàng bao g ồm cả số và chữ. Trong nhiều ngành s ản xuất, chẳng hạn như ngành s ản chữ. Trong nhiều ngành s ản xuất, chẳng hạn như ngành s ản xuất bàn gh ế gỗ, có r ất nhiều thành ph ần nhỏ được sử dụng xuất bàn gh ế gỗ, có r ất nhiều thành ph ần nhỏ được sử dụng trong quá trình tạo nên thành phẩm. Khi một mã đã được đặt cho trong quá trình tạo nên thành phẩm. Khi một mã đã được đặt cho một thành ph ần nhỏ nào thì s ẽ khơng th ể được sử dụng lại cho một thành ph ần nhỏ nào thì s ẽ khơng th ể được sử dụng lại cho một thành ph ần khác.
một thành ph ần khác.
·· Các phương pháp tính giá hàngồtn kho: phần mềm hỗ trợ Các phương pháp tính giá hàngồtn kho: phần mềm hỗ trợ các phương pháp tính giá hàng ồtn kho khác nhau như Nhập các phương pháp tính giá hàng ồtn kho khác nhau như Nhập Trước Xuất Trước (FIFO), Nhập Sau Xuất Trước (LIFO), Giá Trước Xuất Trước (FIFO), Nhập Sau Xuất Trước (LIFO), Giá Bình quân Gia quy ền, Phân b ổ Cụ thể hoặc Trung bình Cuối Bình quân Gia quy ền, Phân b ổ Cụ thể hoặc Trung bình Cuối Kỳ. Các phần mềm nước ngoài th ường đáp ứng được các Kỳ. Các phần mềm nước ngoài th ường đáp ứng được các phương p
phương pháp tính gháp tính giá hàngồtn iá hàngồtn kho phức tkho phức tạp một cách hạp một cách hiệu quảiệu quả hơn các phần mềm trong nước.
hơn các phần mềm trong nước.
·· Xuất thành ph ẩm ngoài bán hàng: phần mềm nên hỗ trợ việcXuất thành ph ẩm ngoài bán hàng: phần mềm nên hỗ trợ việc xuất thành ph ẩm ngoài bán hàng như trả lại cho nhà cung c ấp, xuất thành ph ẩm ngoài bán hàng như trả lại cho nhà cung c ấp, hàng m ẫu dùng để khuyến mãi, hàng cho không (hàng bi ếu hàng m ẫu dùng để khuyến mãi, hàng cho không (hàng bi ếu tặng), đổi hàng l ấy hàng ho ặc cho tiêu dùng nội bộ
tặng), đổi hàng l ấy hàng ho ặc cho tiêu dùng nội bộ 3.1.9.2. Dự báo nhu ầcu vật tư và th ời gian Chờ hàng
3.1.9.2. Dự báo nhu ầcu vật tư và th ời gian Chờ hàng
Các phần mềm trong nước thường cịn y ếu hoặc khơng có kh ả Các phần mềm trong nước thường cịn y ếu hoặc khơng có kh ả năng dự báo trước được nhu cầu vật tư và th ời gian cần thiết cho việc năng dự báo trước được nhu cầu vật tư và th ời gian cần thiết cho việc mua hàng.
mua hàng.
3.1.9.3. Danh mục vật tư 3.1.9.3. Danh mục vật tư
Danh mục Vật tư là b ảng liệt kê cácậvt tư đầu vào để tạo ra một Danh mục Vật tư là b ảng liệt kê cácậvt tư đầu vào để tạo ra một sản phẩm. Phần mềm nên cho phépạot ra nhiều danh mục vật tư cho sản phẩm. Phần mềm nên cho phépạot ra nhiều danh mục vật tư cho một sản phẩm và cho phép thay thế những vật tư này b ằng những vật một sản phẩm và cho phép thay thế những vật tư này b ằng những vật tư tương tự.
tư tương tự.
3.1.9.4. Theo dõi ph ế liệu 3.1.9.4. Theo dõi ph ế liệu
Một điểm cũng nên xem xét là liệu phần mềm có h ỗ trợ việc theo Một điểm cũng nên xem xét là liệu phần mềm có h ỗ trợ việc theo dõi ph ế phẩm và v ật liệu tái sinh hay không.
dõi ph ế phẩm và v ật liệu tái sinh hay không. 3.1.9.5. Nhiều địa điểm
3.1.9.5. Nhiều địa điểm
Các phần mềm trong nước hầu như có th ể theo dõi các loại hàng Các phần mềm trong nước hầu như có th ể theo dõi các loại hàng hoá khác nhau (cácạilovật liệu, sản phẩm dở dang và thành ph ẩm) hoá khác nhau (cácạilovật liệu, sản phẩm dở dang và thành ph ẩm) nhưng lại không theo dõi được những địa điểm khác nhau ấct giữ các nhưng lại không theo dõi được những địa điểm khác nhau ấct giữ các Hàng t ồn kho ấy. Đây c ũng là m ột vấn đề cần quan tâm đối với các Hàng t ồn kho ấy. Đây c ũng là m ột vấn đề cần quan tâm đối với các doanh nghiệp có nhi ều nhà máy hoặc kho hàng.
doanh nghiệp có nhi ều nhà máy hoặc kho hàng. 3.1.9.6. Theo dõi hàng t ồn kho
3.1.9.6. Theo dõi hàng t ồn kho
Phần mềm nên hỗ trợ việc theo dõi hàng t ồn kho từ khâu nguyên vật Phần mềm nên hỗ trợ việc theo dõi hàng t ồn kho từ khâu nguyên vật liệu qua quá trình ảsn xuất cho đến khâu thành ph ẩm dựa trên các nhãn liệu qua quá trình ảsn xuất cho đến khâu thành ph ẩm dựa trên các nhãn nh ư số thùng, số lô ho ặc số sêri.
nh ư số thùng, số lơ ho ặc số sêri.
3.1.9.7. Tích hợp với phân h ệ mua hàng và phân h ệ hoạch định sản 3.1.9.7. Tích hợp với phân h ệ mua hàng và phân h ệ hoạch định sản xuất
xuất
Một điểm cũng cần nên xem xét là liệu phân h ệ quản lý Hàng t ồn kho có Một điểm cũng cần nên xem xét là liệu phân h ệ quản lý Hàng t ồn kho có th ể tích hợp hồn tồn v ới phân h ệ mua hàng và phân h ệ hoạch định th ể tích hợp hồn tồn v ới phân h ệ mua hàng và phân h ệ hoạch định
sản xuất, trong trường hợp phần mềm ERP hiện đang có nh ững phân sản xuất, trong trường hợp phần mềm ERP hiện đang có nh ững phân hệ này.
hệ này.
3.1.10 Quản lý s ản xuất: 3.1.10 Quản lý s ản xuất:
3.1.10.1. Hỗ trợ các quy trình của một ngành s ản xuất cụ thể 3.1.10.1. Hỗ trợ các quy trình của một ngành s ản xuất cụ thể
·· Sản xuất liên ụtc và l ắp ráp: nhiều phần mềm ERP được thiếtSản xuất liên ụtc và l ắp ráp: nhiều phần mềm ERP được thiết kế chỉ phù hợp riêng cho các
kế chỉ phù hợp riêng cho các ngành ảsn xuất liên ụtc hoặc riêng chongành ảsn xuất liên ụtc hoặc riêng cho ngành sản xuất lắp ráp. Ngành sản xuất liên ụtc là nh ững ngành ngành sản xuất lắp ráp. Ngành sản xuất liên ụtc là nh ững ngành trong đó m ột khối lượng nguyên vật liệu đầu vào được trộn lẫn trong đó m ột khối lượng nguyên vật liệu đầu vào được trộn lẫn hoặc xử lý liên tục, ví dụ như sản xuất dược phẩm. Ngành s ản xuất hoặc xử lý liên tục, ví dụ như sản xuất dược phẩm. Ngành s ản xuất lắp ráp là những ngành trong đó nh ững phần nhỏ được ráp vào nhau lắp ráp là những ngành trong đó nh ững phần nhỏ được ráp vào nhau để tạo ra một sản phẩm hồn ch ỉnh, ví dụ như sản xuất đồ gỗ. để tạo ra một sản phẩm hồn ch ỉnh, ví dụ như sản xuất đồ gỗ. Chẳng hạn, phân h ệ quản lý s ản xuất của phần mềm MS Solomon Chẳng hạn, phân h ệ quản lý s ản xuất của phần mềm MS Solomon và Marcam được thiết kế đặc biệt thích hợp với ngành ch ế biến và Marcam được thiết kế đặc biệt thích hợp với ngành ch ế biến nước giải khát, ứtc là ngành s ản xuất liên ụtc, trong khi Intuitive nước giải khát, ứtc là ngành s ản xuất liên ụtc, trong khi Intuitive được thiết kế thích hợp với ngành cơng nghi ệp lắp ráp hàngđiện tử, được thiết kế thích hợp với ngành cơng nghi ệp lắp ráp hàngđiện tử, là ngành s ản xuất lắp ráp. Vì một trong những quy trình này là quy là ngành s ản xuất lắp ráp. Vì một trong những quy trình này là quy trình chủ chốt của một cơng ty s ản xuất, cơng ty nên xem xét vấn trình chủ chốt của một cơng ty s ản xuất, công ty nên xem xét vấn đề này th ật kỹ lưỡng.
đề này th ật kỹ lưỡng.
·· Tính giá thành sản xuất: các ĩlnh vực kinh doanh khác nhauTính giá thành sản xuất: các ĩlnh vực kinh doanh khác nhau địi h ỏi các phương pháp tính giá thành ảsn xuất khác nhau như giá địi h ỏi các phương pháp tính giá thành ảsn xuất khác nhau như giá thành th ực tế, giá thành tiêu chuẩn hoặc một hình thức kết hợp nào thành th ực tế, giá thành tiêu chuẩn hoặc một hình thức kết hợp nào đó c ủa cả hai phương pháp này và cơng ty nên xem xét ấvn đề này đó c ủa cả hai phương pháp này và công ty nên xem xét ấvn đề này cẩn thận. Ngoài ra, ph ần mềm nào theo dõi càng chi ti ết giá thành cẩn thận. Ngoài ra, ph ần mềm nào theo dõi càng chi ti ết giá thành sản xuất thì càng h ữu dụng. Nói chung, có th ể có nhi ều vấn đề với sản xuất thì càng h ữu dụng. Nói chung, có th ể có nhi ều vấn đề với phương p
phương pháp giá tháp giá thành thực thành thực tế hơn so ế hơn so với các phvới các phương pháp ương pháp khác.khác. Chẳng hạn như một số phần mềm như Exact Globe 2000 không h ỗ Chẳng hạn như một số phần mềm như Exact Globe 2000 không h ỗ trợ hạch toán xuất thành ph ẩm khi chưa biết giá thành thực tế và do trợ hạch toán xuất thành ph ẩm khi chưa biết giá thành thực tế và do
đó k ế tốn giá thành phải đợi đến tận cuối tháng mới có chi phí thực đó k ế tốn giá thành phải đợi đến tận cuối tháng mới có chi phí thực tế (chẳng hạn như tiền cơng) và sau đó m ới có th ể hạch tốn tất cả tế (chẳng hạn như tiền cơng) và sau đó m ới có th ể hạch tốn tất cả các giao dịch trong tháng.
các giao dịch trong tháng. 3.1.10.2. Hoạch định sản xuất 3.1.10.2. Hoạch định sản xuất
Hoạch định sản xuất thường là m ột trong những mục tiêu chủ chốt Hoạch định sản xuất thường là m ột trong những mục tiêu chủ chốt của một phần mềm ERP. Phần mềm nên giúp cho việc lập kế hoạch sử dụng của một phần mềm ERP. Phần mềm nên giúp cho việc lập kế hoạch sử dụng vật tư, nhân cơng và máy móc c ả về khối lượng và ch ất lượng để có thể dễ vật tư, nhân cơng và máy móc c ả về khối lượng và ch ất lượng để có thể dễ dàng so sánh với số liệu thực tế. Do đó, ph ần mềm nên cho phép hoạch dàng so sánh với số liệu thực tế. Do đó, ph ần mềm nên cho phép hoạch định:
định: i)
i) NhNhu cu cầu ầu côcông ng su su ất ất và và côcông ng su su ất ất hihiện ện có có để để đáđápứpứng ng yêyêu ầu ầcucu của khách hàng
của khách hàng
iiii)) TTậận n ddụụnng g mmááy y mmóóc vc và à nnhhâân n ccôônngg; ; vvàà ii
iii)i) LêLên ịln ịlch sch sản xản xuấuất. Nt. Ngogoài rài ra, pa, ph ần h ần mềmềm nêm nên ậln ậlp cáp các bác báo cáo cáo tio tiếnến độ sản xuất khác nhau và một chức năng của các báo cáo này là c ảnh độ sản xuất khác nhau và một chức năng của các báo cáo này là c ảnh báo giámđốc
báo giámđốc sản sản xuất một xuất một cách cách kịp thời. kịp thời. Thơng th Thơng th ường thì ường thì các các phầnphần mềm trong nước khơng có kh ả
mềm trong nước khơng có kh ả năng thơng báo cho người sử dụng khinăng thông báo cho người sử dụng khi đã k ịch đến một số giới hạn trong quá trình ảsn xuất một đơn hàng c ụ đã k ịch đến một số giới hạn trong quá trình ảsn xuất một đơn hàng c ụ thể nào đó.
thể nào đó.
3.1.11 Quản lý gi ảm giá và chiết khấu 3.1.11 Quản lý gi ảm giá và chiết khấu
Phần mềm nên hỗ trợ giảm giá hàng bán và các ạloi chiết khấu khác Phần mềm nên hỗ trợ giảm giá hàng bán và các ạloi chiết khấu khác nhau như chiết khấu thương mại, chiết khấu bán hàng và chiết khấu thanh nhau như chiết khấu thương mại, chiết khấu bán hàng và chiết khấu thanh tốn. Do ơc quan thuế Việt Nam có m ột số thay đổi gần đây v ề cách xử lý toán. Do ơc quan thuế Việt Nam có m ột số thay đổi gần đây v ề cách xử lý giảm giá và chiết khấu, phần mềm nên hỗ trợ các cáchạch toán do người sử giảm giá và chiết khấu, phần mềm nên hỗ trợ các cáchạch toán do người sử dụng xácđịnh và các phần mềm trong nước có kh ả năng đápứng tốt hơn dụng xácđịnh và các phần mềm trong nước có kh ả năng đápứng tốt hơn các phần mềm nước ngoài đối với các thayđổi này. Ch ẳng hạn như một số các phần mềm nước ngoài đối với các thayđổi này. Ch ẳng hạn như một số công ty thi ết kế phần mềm trong nước cho rằng phần mềm của họ
hỗ trợ giảm giá hàng bán (hoặc chiết khấu hồi tố) tốt hơn các phần mềm hỗ trợ giảm giá hàng bán (hoặc chiết khấu hồi tố) tốt hơn các phần mềm nước ngoài.
nước ngoài.
3.1.12 Phân tích/qu ản lý doanh thu 3.1.12 Phân tích/qu ản lý doanh thu
Phần mềm nên có khả năng lập được các báo cáo bán hàng khác nhau dựa Phần mềm nên có khả năng lập được các báo cáo bán hàng khác nhau dựa trên cácữdliệu như chủng loại doanh thu, doanh thu theo khách hàng, doanh thu trên cácữdliệu như chủng loại doanh thu, doanh thu theo khách hàng, doanh thu theo vị trí địa lý, doanh thu theo nhân viên bán hàng, doanh thu theo sản phẩm, theo vị trí địa lý, doanh thu theo nhân viên bán hàng, doanh thu theo sản phẩm, giá bán theoả ns phẩm và qua các thời kỳ, hàng bán bị trả lại, các ảsn phẩm giá bán theoả ns phẩm và qua các thời kỳ, hàng bán bị trả lại, các ảsn phẩm giao cho khách hàng trong tháng, v.v.... Có thể có nh ững
giao cho khách hàng trong tháng, v.v.... Có thể có nh ững
thứ này r ất dễ dàng b ằng công c ụ phân lo ại giúp phân loại dữ liệu. Vì các thứ này r ất dễ dàng b ằng công c ụ phân lo ại giúp phân loại dữ liệu. Vì các cơng ty khác nhau có thể quan tâm đến các báo cáo khác nhau, côngụ c phân cơng ty khác nhau có thể quan tâm đến các báo cáo khác nhau, côngụ c phân lo ại nên cho phép phân loại theo tiêu chi do người sử dụng xácđịnh.
lo ại nên cho phép phân loại theo tiêu chi do người sử dụng xácđịnh.
Tích hợp với phân h ệ hàng t ồn kho và phân h ệ công n ợ phải thu Để Tích hợp với phân h ệ hàng t ồn kho và phân h ệ công n ợ phải thu Để giúp cho việc hoạch định ở phạm vi tồn cơng ty được hiệu quả, phân hệ giúp cho việc hoạch định ở phạm vi tồn cơng ty được hiệu quả, phân hệ bán
bán hàng hàng nên nên tích tích ợhp ợhp với với các các phân phân hệ hệ liên liên quan khác. quan khác. Chẳng hạn, Chẳng hạn, bằngbằng