oOo BÁO CÁO THỰC HÀNH MÔN KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP CHỦ ĐỀ TỔ CHỨC CUỘC HỌP VỀ CHIẾN LƯỢC RA MẮT SẢN PHẨM MỚI “SỮA BỘT DIELAC GROW PLUS CÓ TỔ YẾN” Giáo viên hướng dẫn Sinh viên thực hiện L.
Khái quát chung về cuộc họp
Một số khái niệm chính
Theo khái niệm được cung cấp trong quá trình học: Họp là sự tập hợp nhiều người một cách có tổ chức theo những nguyên tắc nhất định, tại một địa điểm, thời gian cụ thể để thực hiện các công việc như: truyền đạt, trao đổi, thảo luận các thông tin hoặc tìm ra biện pháp giải quyết các vấn đề, các nhiệm vụ mà người dự họp cần hoặc đều quan tâm.
Trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước: Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật.
Theo khái niệm được cung cấp trong quá trình học “Hội họp chính thức” là những cuộc hội họp diễn ra theo quy trình, thủ tục nhất định; có xem xét biên bản các cuộc họp trước và trong nhiều trường hợp có thành phần theo quy định.
Kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp là gì?
Kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp có thể hiểu là những kỹ năng cần thiết mà mỗi tổ chức, cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, đoàn thể, cần trang bị để có thể tổ chức và điều hành cuộc họp một cách hiệu quả nhất cùng với đó là đạt được mục đích mà cuộc họp đã đề ra.
Tổ chức là các hoạt động cần thiết để xác định cơ cấu, guồng máy của hệ thống,xác định những công việc phù hợp với từng nhóm, từng bộ phận và giao phó các bộ phận thực hiện cho các nhà quản trị hay người chỉ huy với chức năng nhiệm vụ nhất định để thực hiện nhiệm vụ được giao Ngoài ra tổ chức còn có thể hiều là quá quá trình sắp xếp và bố trí công việc, giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Điều hành cuộc họp
Điều hành là hoạt động của người đóng vai trò chủ trì cuộc họp Người điều hành cần:
- Bám sát mục tiêu tổ chức cuộc họp.
- Đảm bảo hiệu quả cuộc họp.
Lưu ý khi điều hành cuộc họp về tính khoa học và tính nghệ thuật
- Tính khoa học: thể hiện chủ yếu ở việc thực hiện đầy đủ và nghiêm túc những yêu cầu về nghi thức, thủ tục và chương trình cuộc họp.
- Tính nghệ thuật của việc điều hành thể hiện qua phong thái giao tiếp của người điều hành với cử tọa Phong thái giao tiếp trong điều hành cuộc họp được lựa chọn phù hợp với tính chất, mục đích của mỗi loại hoạt động cụ thể.
- Trong quá trình điều hành cuộc họp, người điều hành cần chú ý vận dung các kỹ năng giao tiếp bằng ngôn ngữ và giao tiếp phi ngôn ngữ để đảm bảo tính hiệu quả cao Cần phải tuân thủ chính xác về mặt thời gian và giám sát quá trình phát biểu, thảo luận một cách chặt chẽ, khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh mâu thuẫn và mất kiểm soát trong quá trình thảo luận.
Nhiệm vụ của người điều hành cuộc họp:
Người tạo thuận lợi (Facilitator)
Người chủ trì cuộc họp phải biết cách vận động mọi thành viên tham gia đóng góp ý kiến, ý tưởng, nhận xét, phân tích, phê phán, đề nghị cho cuộc họp.
Người chủ trì cuộc họp phải bám sát chương trình nghị sự của cuộc họp, đảm bảo cho cuộc họp tiến triển thuận lợi, hướng đến mục tiêu đề ra.
Người chủ trì cuộc họp phải tính đến trạng thái tâm lý của các nhân viên tham dự cũng như những mối liên hệ riêng tư của họ với nhau.
Những yếu tố khác nhau về tâm lý có thể là nguồn gốc của các sự bế tắc.
Liên kết các cá nhân, tạo sự hiểu biết giữa các thành viên tham dự và loại bỏ những sự mâu thuẫn, đối đầu có thể xảy ra.
Kỹ năng cần có của người điều hành cuộc họp:
- Cho phép người vừa phát biểu thấy rằng chủ tọa đã hiểu mình.
- Cho mọi người nhận thức các điểm thỏa thuận hay bất đồng về việc phát biểu từ đó làm rõ thái độ khách quan của người chủ trì.
- Tóm lược các dữ kiện chính do tập thể phát biểu.
- Cho phép mọi người nhận thức lập trường của mình trong quá trình làm việc.
- Kiểm tra những gì đã đạt được hay chưa đạt được.
- Cho phép thành viên có thể đi sâu vào vấn đề hay tiếp đà cho việc tranh luận.
Sự cần thiết phải tiến hành cuộc họp
Hội họp có vai trò quan trọng trong quản lý Tổ chức hội họp đúng cách sẽ tiết kiệm thời gian, tạo động lữ, tăng hiệu suất và giải quyết được các vấn đề Một số người cho rằng, các cuộc họp là không cần thiết Họ luôn thắc mắc: “Họp để làm gì?” Câu trả lời là:
- Họp để trao đổi thông tin.
- Họp để cung cấp thông tin.
- Họp để thu thập thông tin.
- Họp để tham khảo ý kiến.
- Họp để kiểm soát công việc
- Họp để kiểm soát và đo lường kết quả.
- Họp để đối chiếu tiến độ công việc.
- Họp để điều chỉnh lại các hoạt động.
- Tổ chức cuộc họp đúng cách giúp tiến kiệm thời gian, tạo động lực, tăng hiệu suất giải quyết vấn đề.
- Họp giúp duy trì bầu không khí và văn hóa của tổ chức và là cách để các tổ chức nói với đội ngũ nhân viên của mình bạn là một thành viên của tập thể.
- Họp là quá trình thảo luận và xử lý thông tin trực tiếp để đưa ra quyết định.
- Hình thức face to face (mặt đối mặt) là không thể thay thế.
1.1.4 Các hình thức và mục đích của cuộc họp
Mục đích của cuộc họp
- Khai thác sức mạnh tri thức trí tuệ tập thể.
- Tạo ra sự phối hợp hành động.
Hình thức của cuộc họp
- Cung cấp thông tin: Họp để phổ biến thông tin.
- Họp tìm giải pháp cho vấn đề: Các thành viên nghiên cứu vấn đề và đưa ra giải pháp cụ thể.
- Họp để ra quyết định: Đưa ra sự kiện, thu thập ý kiến từ sự kiện, đưa ra một số giải pháp, ra quyết định.
Xác định mục tiêu cuộc họp
Đảm bảo cuộc họp thực sự cần thiết
Cuộc họp cần thiết tổ chức khi
- Cần nhóm cung cấp thông tin hoặc tư vấn
- Muốn làm rõ một vấn đề khi trao đổi với từng cá nhân không thu được kết quả như ý.
- Cần sự quyết định hoặc phương án giải quyết vấn đề của cả nhóm.
- Muốn chia sẻ thông tin thành công hoăc sự quan tâm tới nhóm.
Không nên tổ chức cuộc họp khi
- Nội dung cuộc họp chỉ liên quan đến vấn đề cá nhân.
- Không có thời gian chuẩn bị một cách chu toàn cho cuộc họp sắp diễn ra.
- Có cách khác hiệu quả hơn: nhắc nhở, thư điện tử hoặc điện thoại.
- Vấn đề đưa ra trong cuộc họp đã được giải quyết.
- Nội dung cuộc họp không hữu ích đối với mọi người.
- Chi phí tổ chức cuộc họp cao hơn lợi ích do cuộc họp mang lại.
- Cuộc họp chịu áp lực ngầm với nghị quyết của cuộc họp.
Mục tiêu cuộc họp
Cuộc họp cần thể hiện cụ thể rõ ràng, khả thi.
Người tổ chức cuộc họp cần phân công vai trò trách nhiệm và đảm bảo những vai trò quan trọng được đảm nhiệm chu đáo:
- Lãnh đạo: Điều khiển cuộc họp, giải thích mục đích, mục tiêu, khó khăn, phạm vi quyền hạn, chịu trách nhiệm và theo dõi tình hình sau cuộc họp.
- Chuyên gia: Hướng dẫn nhóm thông qua cuộc thảo luận giải quyết vấn đề và quá trình đưa ra quyết định trong cuộc họp, đóng góp kiến thức chuyên môn khi được yêu cầu, có thể chịu trách nhiệm đối với công việc hậu cần trước và sau cuộc họp.
- Thư ký: Ghi lại nội dung ý kiến, quyết định chính của cuộc họp có thề dự thảo các biên bản hoặc bản ghi chép sau cuộc họp.
- Người cộng tác: Đóng góp ý kiến và thảo luận đúng hướng.
- Người tổ chức cuộc họp cần:
Xác định rõ ai là người đưa ra quyết định.
Xác định cách thức đưa ra quyết định như thế nào: do lãnh đạo, do bỏ phiếu nhóm, hoặc thống nhất ý kiến chung.
Xây dựng nội dung họp và sử dụng danh mục kiểm tra để xây dựng nội dung cụ thể.
Chuẩn bị cho cuộc thảo luận
Thu hút sự tham gia của những người cần thiết
Cuộc họp nên bao gồm sự tham gia của những người sau:
- Những người sẽ đưa ra quyết định cuối cùng
- Những người có quyền lực trong việc ủng hộ hoặc ngăn cản các quyết định.
- Những người có khả năng cung cấp thông tin liên quan.
- Những người có khả năng cam kết giải quyết các vấn đề hoặc thực hiện quyết định.
- Những người có thể trình bày quan điểm cỉa các bên tham gia quan trọng.
Mời các thành viên chủ chốt tham gia vào cuộc họp bằng cách:
- Mời riêng từng người và tổ chức cuộc họp phù hợp với thời gian của họ.
- Trao cho họ vai trò chủ động hoặc khai thác lợi ích khi họ tham gia cuộc họp.
Cung cấp trước chương trình cuộc họp
Trước mỗi cuộc họp, người tổ chức cần cung cấp các tài liệu cơ bản về cuộc họp như sau:
- Dự kiến diễn biến và trình tự cuộc họp.
- Dự kiến trình tự diễn ra công việc trong cuộc họp.
- Dự kiến các ý kiến được mời phát biểu tại cuộc họp.
- Dự kiến thời gian cho các ý kiến trên.
- Xác định trọng tâm thảo luận.
- Xác định vấn đề cần biểu quyết, hình thức biểu quyết
Trình tự các nội dung thảo luận:
- Tìm các nhân tố có ảnh hưởng lẫn nhau.
- Tách những ý kiến thuộc loại chia sẻ thông tin với những ý kiến cần phải thảo luận giải quyết.
- Đi từ các vấn đề dễ đến các vấn đề phức tạp và gây tranh cãi nhất.
Thăm dò ý kiến của người tham dự cuộc họp
- Dự đoán ý kiến của những người tham dự chính cuộc họp về những vấn đề quan trọng
- Nêu ý kiến và những điều bạn muốn chia sẻ với người tham dự về vấn đề cần thảo luận.
Chuẩn bị cho cuộc thảo luận
Người tổ chức điều hành cuộc họp cần:
- Thu thập tài liệu và dữ liệu liên quan.
- Nói chuyện với những người tham gia về ý kiến cũng như các mục tiêu của họ.
- Động viên những người tham gia phát huy vai trò của mình và cho họ thấy rằng bạn quan tâm tới ý kiến của họ.
- Tóm tắt lại nội dung cuộc họp với lãnh đạo và cấp trên của bạn, những người không thể tham gia cuộc họp nhưng rất quan tâm đến kết quả cuộc họp này.
- Phân phát chương trình và thông tin liên quan.
Trong cuộc họp
Xác định rõ mục tiêu cuộc họp
- Người tham dự sẽ xác định rõ các vấn đề tập trung thảo luận và xây dựng ý kiến.
- Giảm thiểu việc đi lạc đề.
- Tránh đề cập các vấn đề không liên quan.
Tạo điều kiện trưng cầu dân ý
Người tổ chức điều hành cuộc họp cần:
- Điều chỉnh mức độ đóng góp của người lãnh đạo để đảm bảo rằng ý kiến của lãnh đạo không quá áp đặt lên tư tưởng của người tham gia cuộc họp.
- Kiểm soát những người hay cắt ngang, những người hay áp đảo trong cuộc họp; tạo cơ hội cho những người ít nói cũng tham gia ý kiến.
- Có thái độ tích cực và động viên về những vấn đề mà mọi người phát biểu.
- Can thiệp nếu có một người phê bình hay công kích ý kiến của người khác.
- Ghi lại các ý kiến đóng góp vào một tờ giấy khổ rộng để mọi người cùng nhìn thấy.
- Khi bạn cảm thấy có nhiều ý kiến muốn đóng góp cho một vấn đề, cần quan sát và lắng nghe tất cả những ý kiến của mọi người muốn đóng góp.
- Thăm dò ý kiện người tham gia xem họ đang nghĩ gì Yêu cầu những người chưa đóng góp phát biểu
- Khích lệ động viên ý kiến đóng góp người tham dự, người chủ trì thảo luận và đưa các câu hỏi khi thắc mắc đối với các ý kiến được đóng góp của người tham gia.
- Đừng quá vội vàng bỏ phiếu hay đưa ra quyết định.
Lưu ý: Người điều hành không nên quá vội vàng bỏ phiếu và đưa ra quyết định.
Kết thúc cuộc họp
Đưa ra quyết định cuối cùng trong cuộc họp
Người chủ trì cuộc họp cần đưa ra quyết định cuối cùng sau khi đã nghe các ý kiến đóng góp trong cuộc họp.
Để ra quyết định khách quan và chính xác thì người điều hành có thể lựa chọn các hình thức:
Kết thúc cuộc họp cần tổng kết lại các yếu tố sau:
- Những quyết định và kết quả cụ thể đạt được trong cuộc họp
- Những công việc cần thực hiện sau cuộc họp
- Ai chịu trách nhiệm với nhiệm vụ đã tổng kết trong cuộc họp
- Khi nào nhiệm vụ này hoàn thành
Ghi biên bản cuộc họp
Người ghi biên bản cuộc họp cần:
Ghi trung thực, chính xác nội dung các ý kiến đưa ra trong cuộc họp
Chú ý một số nội dung:
- Danh sách người tham gia
- Chủ đề chính được thảo luận
- Quyết định chính được đưa ra
- Các bước tiếp theo, kế hoạch hành động
- Thời gian cuộc họp tiếp theo hoặc chương trình theo dõi tiếp
Một biên bản cho cuộc họp giải quyết vấn đề gồm các nội dung sau:
- Khi nào các nhiệm vụ này hoàn thành
- Xác định vấn đề cần giải quyết
- Đưa ra các giải pháp
- Tiêu chí đưa ra các quyết định
- Quyết định được đưa ra
- Ai theo dõi, thời gian cụ thể
Sau khi cuộc họp kết thúc hoàn chỉnh biên bản và kế hoạch hành động cần gửi cho tất cả những người tham gia cuộc họp và những người không tham gia cuộc họp nhưng cần được thông báo.
TỔ CHỨC CUỘC HỌP
Giới thiệu chung về công ty Cổ phần Sữa Việt Nam
Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (tên tiếng Anh là Vietnam Dairy Products Joint Stock Company); tên khác: Vinamilk; mã chứng khoán HOSE: VNM, là một công ty sản xuất, kinh doanh sữa và sản phẩm từ sữa cũng như các thiết bị máy móc liên quan tại Việt Nam.
2005 - 2007: Chất lượng quốc tế - Chất lượng Vinamilk
2010 - nay: Vươn cao Việt Nam
Hoạt động kinh doanh chính của công ty này bao gồm chế biến, sản xuất và mua bán sữa tươi, sữa đóng hộp, sữa bột, bột dinh dưỡng, sữa chua, sữa đặc, sữa đậu nành, thức uống giải khát và các sản phẩm từ sữa khác Các mặt hàng của Vinamilk cũng được xuất khẩu sang một số quốc gia như Campuchia, Phillippines, Úc và một số nước Trung Đông Doanh thu xuất khẩu chiếm 13% tổng doanh thu của công ty Năm 2011, Vinamilk mở rộng sản xuất, chuyển hướng sang phân khúc trái cây và rau củ
Chủ tịch Hội đồng Quản Trị: Bà Lê Thị Băng Tâm
Tổng giám đốc: Bà Mai Kiều Liên
Giám đốc Điều hành kinh doanh Quốc tế và Nội địa: Ông Mai Hoàng Anh
Giám dốc Điều hành Phát triển vùng Nguyên liệu: Ông Trịnh Quốc Dũng
Giám đốc Điều hành Sản xuất: Ông Trần Minh Văn
Giám đốc Điều hành Marketing: Ông Nguyễn Quang Trí
Giám đốc Điều hành Tài chính kiêm Kế toán trưởng: Ông Lê Thành Liêm
Giám đốc Điều hành Nghiên cứu và Phát triển: Ông Nguyễn Quốc Khánh
Giám đốc Điều hành Nhân sự - Hành chính & Đối ngoại: Bà Bùi Thị Hương Giám đốc Điều hành Chuỗi Cung ứng: Bà Nguyễn Thị Thanh Hòa
Vinamilk – Thương hiệu Sữa tỷ đô Việt Nam
Vào năm 2016, Vinamilk company được Forbes xếp hạng doanh nghiệp tỷ đô của Việt Nam với giá trị thương hiệu đạt hơn 1,5 tỷ USD, Năm 2020, dù phải đối mặt với đại dịch Covid-19, nhưng công ty vẫn được định giá tăng thêm 200 triệu USD so với năm 2019, đạt mốc hơn 2,4 tỷ USD Tính đến nay, công ty Sữa Việt Nam đã xuất khẩu sản phẩm đi 54 quốc gia và vùng lãnh thổ với tổng kim ngạch đạt hơn 2,2 tỷ USD
Danh mục sản phẩm "khủng”, đa dạng và liên tục đổi mới
Vinamilk là doanh nghiệp có sự phát triển toàn diện về cả 2 ngành hàng lớn này và liên tiếp dẫn đầu thị trường trong nhiều năm liền Trong danh mục của mình, Vinamilk hiện đang có gần 250 sản phẩm các loại, riêng ngành hàng sữa nước đã sở hữu gần 50 loại sản phẩm, đáp ứng gần như mọi nhu cầu dinh dưỡng của người tiêu dùng đang ngày càng trở nên đa dạng hơn
Những con số đáng chú ý
Theo thống kê của Chương trình Phát triển Liên Hợp Quốc Vinamilk là công ty lớn thứ 15 tại Việt Nam vào năm 2007, là doanh nghiệp hàng đầu của ngành công nghiệp chế biến sữa, chiếm hơn 54,5% thị phần sữa nước, 40,6% thị phần sữa bột, 33,9% thị phần sữa chua uống, 84,5% thị phần sữa chua ăn và 79,7% thị phần sữa đặc trên toàn quốc Ngoài việc phân phối mạnh trong nước với mạng lưới hơn 220.000 điểm bán hàng phủ đều 63 tỉnh thành, sản phẩm Vinamilk còn được xuất khẩu sang
43 quốc gia trên thế giới.
Tổ chức cuộc họp
2.2.1 Cở sở lý luận làm căn cứ tổ chức cuộc họp
Trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu, so sánh giữa các khái niệm về họp, cuộc họp, kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp Nhóm 6 quyết định sử dụng khái niệm dưới đây làm cơ sở để tổ chức cuộc họp:
Họp là sự tập hợp nhiều người một cách có tổ chức theo những nguyên tắc nhất định, tại một địa điểm, thời gian cụ thể để thực hiện các công việc như: truyền đạt, trao đổi, thảo luận các thông tin hoặc tìm ra biện pháp giải quyết các vấn đề, các nhiệm vụ mà người dự họp cần hoặc đều quan tâm.
Lý do nhóm 6 chọn khái niệm trên làm cở sở lý luận tổ chức cuộc họp:
- Khái niệm mang tính toàn diện, tổng quát và đầy đủ nhất
- Khái niệm được nêu cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu
- Khái niệm được sử dụng và công nhận bởi nhiều tổ chức
- Khái niệm được đúc rút ngắn gọn, sát nhất với thực tế, giúp người thực hiện dễ dàng triển khai theo đúng hướng.
2.2.2 Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp
Mục đích, yêu cầu của cuộc họp
Ra mắt sản phẩm mới “SỮA BỘT DIELAC GROW PLUS CÓ TỔ YẾN” Đề xuất các phương án và thống nhất các chiến lược kinh doanh và cho sản phẩm mới ra mắt hiệu quả, tối ưu nhất
Nội dung chương trình phải thiết thực, bám sát hoạt động kinh doanh, nghiêm túc, trang trọng và phù hợp với điều kiện của công ty cũng như tất cả các thành viên
Phòng hội nghị 502, Tầng 7, Tòa Vinamilk Tower, 10 Tân Trào, phường Tân Phú, quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Thời lượng dự kiến: 3 tiếng
Hình thức họp: Họp để ra quyết định
Thành phần tham dự, khách mời
S Họ và tên Chức vụ Vai trò
1 Mai Kiều Liên Tổng giám đốc Chủ tọa
Giám đốc Điều hành Nghiên cứu và Phát triển Báo cáo
Trí Giám đốc Marketing Báo cáo
4 Trịnh Quốc Dũng Giám đốc Điều hành Phát triển vùng Nguyên liệu
5 Trần Minh Văn Giám đốc Điều hành Sản xuất Báo cáo
6 Trần Trí Sơn Phó Tổng giám đốc Khách mời
Vân Thư ký Tổng giám đốc Thư ký
Giám đốc Điều hành Tài chính kiêm Kế toán trưởng
Giám đốc Điều hành Nhân sự - Hành chính & Đối ngoại
Giám đốc Điều hành Chuỗi Cung ứng
1 Trần Văn Việt Trưởng phòng Bán hàng Khách mời
2 Lê Anh Tuấn Nhân viên phòng
3 Lê Anh Tú Nhân viên phòng Kinh doanh
1 Hoàng Văn Hải Cổ đông Khách
Trang Cổ đông Khách mời
Kiểm tra lại các trang thiết bị, đón tiếp khách mời, ổn định chỗ ngồi, phát tài liệu đi kèm
08:15 Người tham dự đọc sơ qua tài liệu được phát
Tổng giám đốc lên phát biểu, tuyên bố lý do tổ chức cuộc họp
Giám đốc Điều hành nghiên cứu phát triển sản phẩm đọc tham luận báo cáo giới thiệu về sản phẩm mới sắp ra mắt, đưa ra sự hạn chế, khó khăn còn tồn đọng Phân công công việc
Giám đốc Điều hành Sản xuất báo cáo những kế hoạch sản xuất cho sản phẩm mới, dự đoán các yếu tố đầu vào cho sản xuất
Giám đốc Marketing báo cáo, phân tích nhu cầu thị trường, xu hướng của người tiêu dùng trong quý III sắp tới
Giám đốc Điều hành và phát triển tổng hợp ý kiến, bỏ phiếu, đưa ra các chiến lược kinh doanh, các giải pháp khắc phục hạn chế, nguồn nhân lực, thị trường, nguyên vật liệu cho việc ra mắt sản phẩm
Thảo luận, đóng góp ý kiến giữa các phòng ban, đưa ra quan điểm cá nhân, câu hỏi thắc mắc
Tổng kết cuộc họp, thông nhất ý kiến, tóm lược kết quả đạt được sau cuộc họp
11:20 - 11:30 Kết thúc cuộc họp, thu dọn và ra về
- Tiền trang thiết bị, trang trí: 4.000.000 VNĐ
- Tiền nước, đồ ăn nhẹ: 1.000.000 VNĐ
- Các khoản kinh phí khác: 500.000 VNĐ
- Địa điểm phòng họp: Phòng hội nghị 502, Tầng 7, Tòa Vinamilk Tower, 10 Tân Trào, phường Tân Phú, quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam Diện tích phòng họp 70
- Hai cửa chính ra vào và hai cửa sổ phía bên phải căn phòng
- Hệ thống chiếu sáng: Đèn LED Panel 300x1200, 50W: Gồm 20 bóng gắn trên trần.
- Hệ thống điều hòa: 2 điều hòa cassette âm trần inverter Daikin 2 chiều 20.500 BTU điều khiển không dây
- Hệ thống quạt hút: 4 quạt hút trần ở đầu và cuối phòng
+ 1 bộ micro không dây 4 chiếc
+ Màn hình LED được cấu thành bởi các module ghép nối với nhau để tạo ra màn hình rộng cung cấp góc nhìn sắc nét
+ Hiển thị hình ảnh sắc nét, rõ ràng hơn gấp 5-10 lần so với máy chiều thông thường
+ Hình dạng: Hình chữ nhật, rỗng ở giữa, 6000 x 2000 x 750 (mm) , mặt dày 43mm, gỗ Lim
+ Vị trí: ghế lãnh đạo đặt ở chính giữa đầu bàn và 16 ghế đặt dọc theo 2 bên của bàn hội nghị, mỗi bên 8 cái
+ Chất liệu: Đệm mút bọc lưới phủ trên mặt ghế, chân ghế inox, tay nhựa
+ Ghế phụ: Hai bên của phòng họp thiết kế thêm hai hàng ghế phụ, phục vụ cho trường hợp ngoài ý muốn
- Tổng giám đốc (chủ tọa) ngồi ở ghế giữa chủ trì cuộc họp, các thành viên khác ngồi dọc hai bên, dọc bên phải là các giám đốc và phó tổng giám đốc, dọc bên trái thư ký ngồi gần Tổng giám đốc, tiếp đến là các trưởng phòng và nhân viên
- Lịch trình cuộc họp: Báo cáo chiến lược ra mắt sản phẩm MỚI “SỮA BỘT
DIELAC GROW PLUS CÓ TỔ YẾN” của công ty
- Phiếu lấy ý kiến, đặt câu hỏi, ghi chú nội dung, đánh giá hiệu quả cuộc họp
CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM
Số 10 đường Tân Trào, phường Tân Phú, quận 7 7, TPHCM ĐT: (028) 54 155 555 Fax: (028) 54 161 226
Trân trọng kính mời: Đến tham dự buổi họp: “CHIẾN LƯỢC RA MẮT SẢN PHẨM MỚI “SỮA BỘT DIELAC
GROW PLUS CÓ TỔ YẾN”
Thời gian: 08h00 ngày 07/09/2020 Địa điểm: : Phòng hội nghị 502, Tầng 7, Tòa Vinamilk Tower, 10 Tân Trào, phường Tân
Phú, quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Nội dung: Ra mắt sản phẩm mới “SỮA BỘT DIELAC GROW PLUS CÓ TỔ YẾN”
Thống nhất các chiến lược kinh doanh cho sản phẩm mới ra mắt hiệu quả, tối ưu
Rất mong được sự có mặt của quý vị tại buổi họp để buổi họp thành công tốt đẹp Mọi liên quan chưa rõ đề nghị quý vị liên hệ Ban tổ chức theo số điện thoại sau: 0987654321
Ghi chú: Khi đi quý vị chú ý mang theo laptop cá nhân, thẻ nhân viên, bút, để thuận tiện trong quá trình tổ chức cuộc họp.
Xin trân thành cảm ơn!
TP HCM, ngày tháng năm 202
T/M Ban tổ chức Thư ký Tổng giám đốc
Mẫu giấy mời sau khi được soạn thảo sẽ được gửi đến tất cả các thành viên tham dự cuộc họp có danh sách đã nêu trong bản kế hoạch tổ chức cuộc họp
Thư ký cuộc họp giao việc cho cấp dưới chuẩn bị những công việc sau:
Kiểm tra phòng họp trước giờ khai mạc
- Đến trước khi cuộc họp bắt đầu khoảng 2 giờ để kiểm tra lại tất cả trang thiết bị, hệ thống máy móc, bàn ghế, âm thanh, ánh sáng, điều hòa, hệ thống điện,
- Chuẩn bị nước suối trên bàn họp
- Chuẩn bị các phần đồ ăn nhẹ cho giờ giải lao.
Chuẩn bị tài liệu đi kèm để phát cho người tham dự
- Tổ chức nhân viên nữ có ngoại hình ưa nhìn, ăn mặc trang nhã lịch sự đón tiếp khách mời.
- Cử chỉ: Bắt tay thân mật và chào đón khách mời, hướng dẫn khách mời ngồi đúng vị trí, phát tài liệu đi kèm.
- Điểm danh: Do tính chất cuộc họp là vô cùng quan trọng nên người đón tiếp cần cầm theo bản danh sách khách mời và điểm danh để phát hiện ra những cá nhân nào vắng mặt hoặc cá nhân được ủy quyền đi dự cuộc họp.
Thư ký cuộc họp thực hiện các công việc sau:
Kiểm tra lại (danh sách khách mời có thể đến tham dự)những email, lời nhắn qua điện thoại và cuộc gọi đến về việc xin phép không tới dự cuộc họp để báo cáo với chủ tọa phiên họp
Chuẩn bị sẵn sàng laptop để soạn thảo biên bản cuộc họp, ghi chú ý kiến của chủ tọa cuộc họp
Chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho chủ tọa khi có yêu cầu
Thông báo ổn định chỗ ngồi cho thành viên tham dự cuộc họp và thông báo cho Chủ tọa khi cuộc họp đã sẵn sàng bắt đầu
Quan sát lại một lượt phòng họp, kiểm tra khi mọi thứ đã sẵn sàng, ổn định vị trí, bắt đầu cuộc họp
Giới thiệu đại biểu theo chức danh từ cao đến thấp và yêu cầu mọi người vỗ tay chào đón
Tổng giám đốc lên phát biểu, tuyên bố lý do tổ chức cuộc họp
Nội dung khái quát về tình hình phát triển chung của công ty, tình hình kinh doanh các sản phẩm trong nửa đầu năm 2020.
Kế hoạch ra mắt sản phẩm “SỮA BỘT DIELAC GROW PLUS CÓ TỔ YẾN” trong quý IV tới.
Giám đốc Điều hành nghiên cứu phát triển sản phẩm đọc tham luận báo cáo giới thiệu về sản phẩm mới sắp ra mắt, đưa ra sự hạn chế, khó khăn còn tồn đọng
Báo cáo về nghiên cứu khách hàng cho sản phẩm mới và thị trường của sản phẩm
Giám đốc Điều hành Sản xuất báo cáo những kế hoạch sản xuất cho sản phẩm mới, dự đoán các yếu tố đầu vào cho sản xuất
Quy trình tạo ra sản phẩm: bao bì, nhãn mác,…
Dự đoán chi phí các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất.
Nhân công, Máy móc trang thiết bị phục vụ cho việc sản xuất.
Giám đốc Marketing báo cáo, phân tích nhu cầu thị trường, xu hướng của người tiêu dùng trong quý III sắp tới
Nghiên cứu, phân tích đối thủ cạnh tranh.
Phân tích và lựa chọn thời điểm ra mắt phù hợp.
Lựa chọn các cách quảng bá sản phẩm mới.
Giám đốc Điều hành phát triển sản phẩm tổng hợp ý kiến, bỏ phiếu, đưa ra các chiến lược ra mắt sản phẩm, các giải pháp khắc phục hạn chế, nguồn nhân lực, thị trường, nguyên vật liệu cho việc ra mắt sản phẩm
Các chiến lược ra mắt sản phẩm được đưa ra
Tạo chương trình dùng thử miễn phí.
Giảm giá bán sản phẩm từ 374.000 VNĐ xuống 350.000 VNĐ.
Tạo ra nội dung có tính chia sẻ mạnh mẽ.
Tận dụng cơ hội qua tiếp thị lại (re-marketing).
Tạo hệ thống giới thiệu sản phẩm.
Sử dụng người nổi tiếng (KOL) hỗ trợ ra mắt sản phẩm.
Sử dụng sự kiện ra mắt sản phẩm.
Sử dụng Video Ads Funnel kết hợp quảng cáo, quảng cáo trên nhiều nền tảng mạng xã hội.
Tăng cường hỗ trợ khách hàng.
Tiếp tục cập nhật và cải tiến chiến dịch Marketing.
Các thành viên trong cuộc họp đưa ra ý kiến đóng góp, cùng nhau thảo luận về các chiến lược đã được đề xuất
Những câu hỏi mà Chủ tọa có thể đặt ra cho các thành viên tham dự
Các anh (chị) hãy có chiến lược nào muốn đóng góp không?
Các anh (chị) nghĩ đâu là chiến lược tối ưu nhất cho sản phẩm sắp ra mắt và điều kiện công ty hiện tại?
Các anh (chị) sẽ nghĩ gì nếu không tìm ra được một chiến lược tối ưu?
Các anh (chị) có chỗ nào chưa hiểu cần giải thích lại thêm không?
Những câu hỏi mà các thành viên có thể đặt ra
Tôi có thể đưa ra ý kiến cá nhân của mình được không?
Tôi chưa thực sự hiểu về thị trường mục tiêu, có thể giải thích lại được không?
Tôi thấy nhu cầu về sản phẩm mới chưa sát với thực tế, tôi có thể đưa ra số liệu của mình được không?
Tôi không đồng tình với chiến lược, tôi có thể đưa ra quản điểm của mình không? Những chiến lược trên liệu có khả thi hay không?
Chủ tọa cuộc họp thu nhận và cùng với Giám đốc điều hành giải đáp các câu hỏi, thắc mắc của các thành viên tham dự
Chủ tọa thống nhất các ý kiến và quyết định các chiến lược sẽ được sử dụng
Thư ký ghi lại biên bản cuộc họp
Chủ tọa gửi lời cảm ơn đến những thành viên đã tham dự cuộc họp
Nhân viên cấp dưới thu xếp bàn ghế, tắt các trang thiết bị, kiểm tra và trả lại cho bộ phận quản lý phòng, dọn dẹp lại phòng họp và ra về
Giải quyết các tình huống có thể phát sinh trong cuộc họp
2.3.1 Tình huống xích mích lẫn nhau trong cuộc họp
Khi anh Nguyễn Quốc Khánh - Giám đốc Điều hành nghiên cứu và phát triển, trình bày phần nội dung của các chiến lược để ra mắt sản phẩm thì anh Lê Thành Liêm
- Giám đốc Điều hành Tài chính kiêm Kế toán trưởng đã đưa ra ý kiến cho rằng việc thực hiện nhiều chiến lược ra mắt sản phẩm mới là thiếu tính thực tế Anh Liêm việc thực hiện nhiều chiến lược ra mắt như vậy sẽ không đủ ngân sách, theo anh nên giảm bớt một số chiến lược Tuy nhiên anh Khánh vẫn giữ quan điểm của mình rằng nên đẩy mạnh việc thực hiện các chiến lược ra mắt sản phẩm mới, nếu ngân sách không đủ có thể đề nghị được cấp thêm Hai bên tranh luận vô cùng gay gắt và làm mất thời gian, tạo ra bầu không khí căng thẳng, ảnh hưởng đến cuộc họp.
Trước tiên để làm cho không khí bớt căng thẳng, thì Chủ tọa cuộc họp nên cho giải lao 5-10 phút Sau đó Chủ tọa lấy ý kiến của những người tham gia khác, tổng kết lại tất cả các ý kiến Thực tế ý kiến của cả hai đều có phần hợp lý và bổ sung cho nhau. Việc thực hiện ra mắt cho sản phẩm mới rất quan trọng, không nên làm hời hợt Tuy nhiên, các chiến lược ra mắt cũng cần phải phù hợp với tình hình ngân sách được cấp. Người Chủ tọa yêu cầu anh Khánh tiếp tục trình bày các chiến lược, đồng thời yêu cầu sau cuộc họp bộ phận Điều hành và phát triển, bộ phận Tài chính gửi một bản báo cáo chi tiết về các chi phí cần sử dụng cho các chiến lược, tình hình tài chính Đảm bảo rằng sau khi xem xét nếu có bất kỳ thay đổi nào thì sẽ thông báo lại cho những người tham dự cuộc họp hôm nay.
2.3.2 Tình huống thời gian cuộc họp bị kéo dài
Trong quá trình cuộc họp diễn ra, khi Giám đốc Marketing báo cáo, phân tích nhu cầu thị trường, xu hướng của người tiêu dùng trong quý IV sắp tới thì thời gian cuộc họp đã bị kéo dài thêm so với dự kiến là 15 phút Do yêu cầu tính chính xác nên những phần báo cáo này bắt buộc phải cần thêm thời gian để trình bày thì mới đầy đủ và rõ ràng và truyền tải chính xác thông tin Tuy nhiên, chương trình nghị sự đã được lên từ trước, việc kéo dài thời gian của nội dung trước sẽ ảnh hưởng đến thời gian làm việc của những nội dung sau.
Nếu tình huống này xảy ra, Chủ tọa cuộc họp cần nhấn mạnh đến yếu tố thời gian và sự khẩn trương để đưa ra quyết định cho cuộc họp một cách sớm nhất Tuy nhiên giải pháp hữu hiệu là cần có một cuộc họp bổ sung được tổ chức vào thời gian gần nhất để tránh tình trạng vội vàng đưa ra những quyết định thiếu căn cứ, có thể mang lại hậu quả khó lường Chủ tọa cần tóm tắt và tổng kết gói gọn lại chương trình hôm đó, thông báo tổ chức cuộc họp bổ sung, xác định thời gian tổ chức và mục tiêu, yêu cầu đối với cuộc họp này.
2.3.3 Tình huống cuộc họp trầm lắng
Sau khi Giám đốc Chiến lược trình bày xong về các chiến lược có thể sử dụng thì Chủ tọa có mời các thành viên tham dự tham gia và đóng góp ý kiến Tuy vậy, lác đác có 1-2 cánh tay giơ lên và những người còn lại không hề có phản ứng gì Họ cúi mặt xuống bàn hoặc nhìn vào màn hình laptop, lờ đi câu hỏi của Chủ tọa Không khí cuộc họp trở nên căng thẳng Thi thoảng lại có tiếng xì xào nhỏ: “Ông phát biểu đi, tôi ngại lắm” hay là “Thôi nói ra lại mất lòng nhau”, Tổng giám đốc trong vai trò Chủ tọa thấy vô cùng khó chịu và ngột ngạt.
Trong tình huống này, Chủ tọa cần bình tĩnh, đưa ra các liệu pháp tâm lý khuyến khích mọi người phát biểu ý kiến Đầu tiên là có thể đưa ra mồi nhử là phần quà nào đó cho ai có ý kiến mà được mọi người ủng hộ nhiều nhất Thứ hai là trình bày quan điểm dưới góc độ đồng nghiệp, xóa bỏ quan hệ lãnh đạo nhân viên, giúp nhân viên tự tin đưa ra ý kiến của mình Thêm vào đó, Chủ tọa có thể nhấn mạnh vai trò và mục đích của cuộc họp là đưa công ty phát triển hơn và người hưởng lợi đầu tiên chính là mọi người tham dự ở đây, khuyến khích tinh thần của họ Ngoài ra Chủ tọa có thể sử dụng sự nghiêm khắc, kỉ luật, nói rằng nếu không tự nguyện thì sẽ chỉ định, mà nếu chỉ định mà không có ý kiến hoặc ý kiến tồi thì sẽ bị cảnh cáo.
2.3.4 Tình huống người tham dự bất bình với người điều hành
Sau Tổng giám đốc lên phát biểu, tuyên bố lý do tổ chức cuộc họp thì anh Hoàng Văn Hải - một trong những cổ đông lớn của công ty, đứng dậy với thái độ khá khó chịu Anh Hải nhận thấy chi ngân sách cho việc thực hiện các chiến lược marketing là rất lãng phí Anh nói việc marketing không mấy quan trọng vì Vinamilk đã có vị thế trên thị trường và rất được người tiêu dùng quan tâm, thay vào đó nên để ngân sách cho việc phát triển thêm chất lượng sản phẩm Anh cho rằng Tổng giám đốc tổ chức cuộc họp một cách mù quáng và gây ra lãng phí thời gian của anh Anh không đồng ý với cách làm này của của Chủ tọa và yêu cầu nên kết thúc cuộc họp sớm.
Hướng giải quyết Để xử lý tình huống này, Chủ tọa cần giữ thái độ bình tĩnh, lắng nghe hết những gì anh Hải nói, không phản biện ngay lập tức để tránh gây ra tình trạng căng thẳng trong cuộc họp Sau khi anh Hải dứt lời, Chủ tọa nói lại mục đích tổ chức cuộc họp, thêm vào đó là lấy ý kiến từ số đông là cuộc họp này có thực sự cần thiết không Xin thêm thời gian của anh Hải, đồng thời đưa ra lời giải thích rằng thực tế thì việc thực hiện marketing cho sản phẩm mới rất quan trọng, không thể bỏ không thực hiện, hơn nữa sản phẩm đã hoàn thành và chuẩn bị đưa ra thị trường nên cắt chi phí marketing để hoàn thành thêm chất lượng sản phẩm là không hợp lý Tiếp đó người Chủ tọa sẽ đưa ra cam kết rằng cuộc họp hôm nay đảm bảo mục tiêu chung là đưa công ty thuận lợi ra mắt sản phẩm mới và đạt được kết quả tốt, tạo dựng lòng tin và xây dựng sự ủng hộ từ những người tiêu dùng, hoàn thành mục tiêu đã đề ra.
TỔNG KẾT VÀ ĐÁNH GIÁ
Tổng kết cuộc họp
3.1.1 Tóm tắt công việc thực hiện trong cuộc họp
Chủ tọa tóm tắt lại công việc đã thực hiện trong cuộc họp
Phân tích thực trạng Đưa ra chiến lược Đóng góp ý kiến và thảo luận
Tổng hợp ý kiến và đưa ra quyết định cuối cùng
3.1.2 Đưa ra kết quả của cuộc họp
Chủ tọa tổng hợp ý kiến, đưa ra quyết định của cuộc họp
Các chiến lược ra mắt sản phẩm mới phù hợp và được đồng thuận thực hiện Tạo chương trình dùng thử miễn phí.
Tạo ra nội dung có tính chia sẻ mạnh mẽ.
Tận dụng cơ hội qua tiếp thị lại (re-marketing).
Sử dụng sự kiện ra mắt sản phẩm.
Sử dụng Video Ads Funnel kết hợp quảng cáo, quảng cáo trên nhiều nền tảng mạng xã hội.
Tiếp tục cập nhật và cải tiến chiến dịch Marketing.
Các chiến lược chưa được chấp thuận, cần được trao đổi vào các cuộc họp sau Tạo hệ thống giới thiệu sản phẩm.
Giảm giá bán sản phẩm từ 374.000 VNĐ xuống 350.000 VNĐ.
Sử dụng người nổi tiếng (KOL) hỗ trợ ra mắt sản phẩm.
Tăng cường hỗ trợ khách hàng.
Đưa ra kế hoạch phân công nhiệm vụ và triển khai thực hiện cho từng bộ phận
Phân công cho Giám đốc Giám đốc Điều hành nghiên cứu và phát triển có nhiệm vụ cụ thể hóa từng chiến lược, tính toán các con số, nguồn kinh phí, nhân lực cần thiết để đáp ứng các chiến lược ra mắt sản phẩm mới đã được chọn.Phân công cho Giám đốc Điều hành Tài chính nhiệm vụ lập bản báo cáo chi tiết về ngân sách công ty có thể dành cho dự án.
Phân công cho Phó Tổng Giám đốc lập bảng nhiệm vụ cụ thể gửi cho từng phòng ban trong công ty.
Yêu cầu các đơn vị nghiêm túc thực hiện và phấn đấu để triển khai các chiến lược đạt hiệu quả tốt nhất.
Đề xuất các mục tiêu cần đạt được khi triển khai chiến lược mới
Bán được 80.000 sản phẩm ngay trong tháng ra mắt. Đến hết quý III doanh thu của sản phẩm đạt 44 nghìn tỷ
Giữ vững vị trí dẫn đầu thị trường về sữa bột trẻ em của Vinamilk. Định vị được sản phẩm trong lòng người tiêu dùng
Đánh giá cuộc họp
Khâu chuẩn bị trước cuộc họp được làm chu đáo, cẩn thận, đầy đủ và có trách nhiệm Kinh phí tổ chức ở mức tối ưu nhất.
Chủ Tọa điều hành cuộc họp một cách linh hoạt, chủ động, tạo sự liền mạch cho cuộc họp Ngoài ra còn tạo ra bầu không khí dân chủ, khuyến khích được các thành viên đưa ra ý kiến và sau đó đưa ra lời giải đáp
Thư ký chuyên nghiệp, phân phối cấp dưới làm việc một cách hiệu quả, đóng góp vào các quá trình phụ trong cuộc họp
Các thành viên tham dự với tinh thần trách nhiệm cao, nghiêm túc, có sự chuẩn bị và đầu tư về thời gian dành cho cuộc họp Bên cạnh đó một số thành viên nhiệt tình,hăng hái đóng góp ý kiến trong cuộc họp
Hoàn thành mục tiêu ban đầu đặt ra là tìm ra các chiến lược ra mắt sản phẩm mới tối ưu nhất cho công ty
Cuộc họp diễn ra đúng theo lịch trình dự kiến
Các tình huống phát sinh trong cuộc họp được giải quyết kịp thời, nhanh gọn, chuyên nghiệp Đại đa số các thành viên tham dự đều đồng ý với quyết định được đưa ra và cảm thấy hài lòng về cuộc họp
Một số thành viên chưa thực sự hài lòng về các quyết định được đưa ra
Thời gian của cuộc họp tương đối dài, thời gian nghỉ giải lao lại ngắn nên gây ra cảm giác mệt mỏi cho người tham dự
Danh sách mời tham dự còn thiếu một số bộ phận chủ chốt
Chưa có quy định cụ thể, một số thành viên làm việc riêng trong quá trình diễn ra cuộc họp
Chủ tọa cần đưa ra các biện pháp xử lý nghiêm với các trường hợp trốn tránh trách nhiệm, không tham dự cuộc họp với lý do không chính đáng
Giảm bớt các khâu trung gian, các quá trình phụ, tập trung thời gian cho quá trình chính về nội dung của cuộc họp
Giải quyết khúc mắc của từng cá nhân trong cuộc họp và sau cuộc họp để họ hoàn toàn đồng thuận với số đông
Chuẩn bị kỹ danh sách khách mời, đặc biệt quan tâm đến tất cả các bộ phận chủ chốt trong công ty
Thành lập văn bản quy định trong cuộc họp, làm tài liệu phát tay cho thành viên tham dự trước khi cuộc họp bắt đầu.
Kết thúc cuộc họp
3.3.1 Thông qua biên bản cuộc họp
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
CÔNG TY CP SỮA VIỆT NAM
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
CUỘC HỌP CHIẾN LƯỢC RA MẮT SẢN PHẨM MỚI “SỮA BỘT DIELAC
GROW PLUS CÓ TỔ YẾN”
CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM
Hôm nay, ngày 07/09/2020 tại Phòng hội nghị 502, Tầng 7, Tòa Vinamilk Tower, 10 Tân Trào, phường Tân Phú, quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam diễn ra cuộc họp chiến lược ra mắt sản phẩm mới “SỮA BỘT DIELAC GROW PLUS CÓ TỔ YẾN” của Công ty cổ phần Sữa Việt Nam (Giấy Chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số 0300588569 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Tp Hồ Chí Minh cấp lần đầu ngày 20/11/2003; thay đổi lần 26 ngày 23/06/2017; trụ sở chính tại: 10 Tân Trào, Phường Tân Phú, Quận 7, TP.Hồ Chí Minh).
I Nội dung, chương trình họp
Nội dung khái quát về tình hình phát triển chung của công ty, tình hình kinh doanh các sản phẩm trong nửa đầu năm 2020
Kế hoạch ra mắt sản phẩm “SỮA BỘT DIELAC GROW PLUS CÓ TỔ YẾN” trong quý IV sắp tới
II Người điều hành cuộc họp
Chủ tọa: Tổng giám đốc - Mai Kiều Liên
Thư ký: Thư ký Tổng giám đốc - Nguyễn Minh Vân
III Thành phần tham dự
Thư ký Tổng giám đốc
Giám đốc các phòng ban
Nhân viên phòng Kinh doanh
IV Diễn tiến cuộc họp
1 Tổng giám đốc lên phát biểu, tuyên bố lý do tổ chức cuộc họp
2 Giám đốc Điều hành nghiên cứu phát triển sản phẩm đọc tham luận báo cáo giới thiệu về sản phẩm mới sắp ra mắt, đưa ra sự hạn chế, khó khăn còn tồn đọng Phân công công việc
3 Giám đốc Điều hành Sản xuất báo cáo những kế hoạch sản xuất cho sản phẩm mới, dự đoán các yếu tố đầu vào cho sản xuất
4 Giám đốc Marketing báo cáo, phân tích nhu cầu thị trường, xu hướng của người tiêu dùng trong quý IV sắp tới
5 Giám đốc Điều hành và phát triển tổng hợp ý kiến, đưa ra các chiến lược ra mắt sản phẩm mới phù hợp
6 Các thành viên thảo luận, đưa ra ý kiến đóng góp
7 Chủ tọa và Giám đốc chiến lược thu nhận ý kiến và giải đáp thắc mắc
8 Chủ tọa đưa ra các quyết định của cuộc họp
V Các quyết định được thông qua
1 Các chiến lược kinh doanh phù hợp và được đồng thuận thực hiện
- Chiến lược đổi sản phẩm cũ lấy sản phẩm mới
- Chiến lược hậu mãi siêu hấp dẫn
- Chiến lược đa dạng hóa phân khúc sản phẩm
- Chiến lược đẩy mạnh Marketing và truyền thông
2 Các chiến lược chưa được chấp thuận, cần được trao đổi vào các cuộc họp sau
3 Đưa ra kế hoạch phân công nhiệm vụ và triển khai thực hiện cho từng bộ phận
4 Đề xuất các mục tiêu cần đạt được khi triển khai chiến lược mới
Cuộc họp kết thúc lúc 11h30 cùng ngày, nội dung thảo luận tại cuộc họp đã được các thành viên dự họp thông qua và chấp thuận.
Ghi chú: Thư ký biên soạn biên bản sau khi cuộc họp đã đưa ra quyết định và chuẩn bị kết thúc
Chủ tọa gửi lời cảm ơn các thành viên đã tới dự cuộc họp
Chủ tọa chúc mừng cuộc họp đã tổ chức thành công
Các thành viên vỗ tay chúc mừng
Chủ tọa thông báo bế mạc, kết thúc cuộc họp
Thư ký phân công cấp nhân viên cấp dưới sắp xếp lại phong họp, dọn dẹp, kiểm tra và tắt các trang thiết bị, trả phòng cho bộ phận quản lý và ra về.
