Bắt đầu cuộc họp

2.2. Tổ chức cuộc họp

2.2.4. Bắt đầu cuộc họp

 Thư ký cuộc họp giao việc cho cấp dưới chuẩn bị những cơng việc sau:

 Kiểm tra phịng họp trước giờ khai mạc

- Đến trước khi cuộc họp bắt đầu khoảng 2 giờ để kiểm tra lại tất cả trang thiết bị, hệ thống máy móc, bàn ghế, âm thanh, ánh sáng, điều hòa, hệ thống điện,...

- Chuẩn bị nước suối trên bàn họp.

- Chuẩn bị các phần đồ ăn nhẹ cho giờ giải lao.

 Chuẩn bị tài liệu đi kèm để phát cho người tham dự

 Đón tiếp khách mời

- Tổ chức nhân viên nữ có ngoại hình ưa nhìn, ăn mặc trang nhã lịch sự đón tiếp khách mời.

- Cử chỉ: Bắt tay thân mật và chào đón khách mời, hướng dẫn khách mời ngồi đúng vị trí, phát tài liệu đi kèm.

- Điểm danh: Do tính chất cuộc họp là vô cùng quan trọng nên người đón tiếp cần cầm theo bản danh sách khách mời và điểm danh để phát hiện ra những cá nhân nào vắng mặt hoặc cá nhân được ủy quyền đi dự cuộc họp.

 Thư ký cuộc họp thực hiện các công việc sau:

Kiểm tra lại (danh sách khách mời có thể đến tham dự)những email, lời nhắn qua điện thoại và cuộc gọi đến về việc xin phép không tới dự cuộc họp để báo cáo với chủ tọa phiên họp

Chuẩn bị sẵn sàng laptop để soạn thảo biên bản cuộc họp, ghi chú ý kiến của chủ tọa cuộc họp

Chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho chủ tọa khi có u cầu

Thơng báo ổn định chỗ ngồi cho thành viên tham dự cuộc họp và thông báo cho Chủ tọa khi cuộc họp đã sẵn sàng bắt đầu

Quan sát lại một lượt phòng họp, kiểm tra khi mọi thứ đã sẵn sàng, ổn định vị trí, bắt đầu cuộc họp

Giới thiệu đại biểu theo chức danh từ cao đến thấp và yêu cầu mọi người vỗ tay chào đón