2.3.1. Tình huống xích mích lẫn nhau trong cuộc họp
Khi anh Nguyễn Quốc Khánh - Giám đốc Điều hành nghiên cứu và phát triển, trình bày phần nội dung của các chiến lược để ra mắt sản phẩm thì anh Lê Thành Liêm - Giám đốc Điều hành Tài chính kiêm Kế toán trưởng đã đưa ra ý kiến cho rằng việc thực hiện nhiều chiến lược ra mắt sản phẩm mới là thiếu tính thực tế. Anh Liêm việc thực hiện nhiều chiến lược ra mắt như vậy sẽ không đủ ngân sách, theo anh nên giảm bớt một số chiến lược. Tuy nhiên anh Khánh vẫn giữ quan điểm của mình rằng nên đẩy mạnh việc thực hiện các chiến lược ra mắt sản phẩm mới, nếu ngân sách khơng đủ có thể đề nghị được cấp thêm. Hai bên tranh luận vô cùng gay gắt và làm mất thời gian, tạo ra bầu khơng khí căng thẳng, ảnh hưởng đến cuộc họp.
Trước tiên để làm cho khơng khí bớt căng thẳng, thì Chủ tọa cuộc họp nên cho giải lao 5-10 phút. Sau đó Chủ tọa lấy ý kiến của những người tham gia khác, tổng kết lại tất cả các ý kiến. Thực tế ý kiến của cả hai đều có phần hợp lý và bổ sung cho nhau. Việc thực hiện ra mắt cho sản phẩm mới rất quan trọng, không nên làm hời hợt. Tuy nhiên, các chiến lược ra mắt cũng cần phải phù hợp với tình hình ngân sách được cấp. Người Chủ tọa yêu cầu anh Khánh tiếp tục trình bày các chiến lược, đồng thời yêu cầu sau cuộc họp bộ phận Điều hành và phát triển, bộ phận Tài chính gửi một bản báo cáo chi tiết về các chi phí cần sử dụng cho các chiến lược, tình hình tài chính. Đảm bảo rằng sau khi xem xét nếu có bất kỳ thay đổi nào thì sẽ thơng báo lại cho những người tham dự cuộc họp hơm nay.
2.3.2. Tình huống thời gian cuộc họp bị kéo dài
Trong quá trình cuộc họp diễn ra, khi Giám đốc Marketing báo cáo, phân tích nhu cầu thị trường, xu hướng của người tiêu dùng trong quý IV sắp tới thì thời gian cuộc họp đã bị kéo dài thêm so với dự kiến là 15 phút. Do yêu cầu tính chính xác nên những phần báo cáo này bắt buộc phải cần thêm thời gian để trình bày thì mới đầy đủ và rõ ràng và truyền tải chính xác thơng tin. Tuy nhiên, chương trình nghị sự đã được lên từ trước, việc kéo dài thời gian của nội dung trước sẽ ảnh hưởng đến thời gian làm việc của những nội dung sau.
Hướng giải quyết
Nếu tình huống này xảy ra, Chủ tọa cuộc họp cần nhấn mạnh đến yếu tố thời gian và sự khẩn trương để đưa ra quyết định cho cuộc họp một cách sớm nhất. Tuy nhiên giải pháp hữu hiệu là cần có một cuộc họp bổ sung được tổ chức vào thời gian gần nhất để tránh tình trạng vội vàng đưa ra những quyết định thiếu căn cứ, có thể mang lại hậu quả khó lường. Chủ tọa cần tóm tắt và tổng kết gói gọn lại chương trình hơm đó, thơng báo tổ chức cuộc họp bổ sung, xác định thời gian tổ chức và mục tiêu, yêu cầu đối với cuộc họp này.
2.3.3. Tình huống cuộc họp trầm lắng
Sau khi Giám đốc Chiến lược trình bày xong về các chiến lược có thể sử dụng thì Chủ tọa có mời các thành viên tham dự tham gia và đóng góp ý kiến. Tuy vậy, lác đác có 1-2 cánh tay giơ lên và những người cịn lại khơng hề có phản ứng gì. Họ cúi mặt xuống bàn hoặc nhìn vào màn hình laptop, lờ đi câu hỏi của Chủ tọa. Khơng khí cuộc
họp trở nên căng thẳng. Thi thoảng lại có tiếng xì xào nhỏ: “Ơng phát biểu đi, tơi ngại lắm” hay là “Thơi nói ra lại mất lòng nhau”,...Tổng giám đốc trong vai trò Chủ tọa thấy vơ cùng khó chịu và ngột ngạt.
Hướng giải quyết
Trong tình huống này, Chủ tọa cần bình tĩnh, đưa ra các liệu pháp tâm lý khuyến khích mọi người phát biểu ý kiến. Đầu tiên là có thể đưa ra mồi nhử là phần quà nào đó cho ai có ý kiến mà được mọi người ủng hộ nhiều nhất. Thứ hai là trình bày quan điểm dưới góc độ đồng nghiệp, xóa bỏ quan hệ lãnh đạo nhân viên, giúp nhân viên tự tin đưa ra ý kiến của mình. Thêm vào đó, Chủ tọa có thể nhấn mạnh vai trị và mục đích của cuộc họp là đưa công ty phát triển hơn và người hưởng lợi đầu tiên chính là mọi người tham dự ở đây, khuyến khích tinh thần của họ. Ngồi ra Chủ tọa có thể sử dụng sự nghiêm khắc, kỉ luật, nói rằng nếu khơng tự nguyện thì sẽ chỉ định, mà nếu chỉ định mà khơng có ý kiến hoặc ý kiến tồi thì sẽ bị cảnh cáo.
2.3.4. Tình huống người tham dự bất bình với người điều hành
Sau Tổng giám đốc lên phát biểu, tuyên bố lý do tổ chức cuộc họp thì anh Hồng Văn Hải - một trong những cổ đông lớn của cơng ty, đứng dậy với thái độ khá khó chịu. Anh Hải nhận thấy chi ngân sách cho việc thực hiện các chiến lược marketing là rất lãng phí. Anh nói việc marketing khơng mấy quan trọng vì Vinamilk đã có vị thế trên thị trường và rất được người tiêu dùng quan tâm, thay vào đó nên để ngân sách cho việc phát triển thêm chất lượng sản phẩm. Anh cho rằng Tổng giám đốc tổ chức cuộc họp một cách mù quáng và gây ra lãng phí thời gian của anh. Anh không đồng ý với cách làm này của của Chủ tọa và yêu cầu nên kết thúc cuộc họp sớm.
Hướng giải quyết
Để xử lý tình huống này, Chủ tọa cần giữ thái độ bình tĩnh, lắng nghe hết những gì anh Hải nói, khơng phản biện ngay lập tức để tránh gây ra tình trạng căng thẳng trong cuộc họp. Sau khi anh Hải dứt lời, Chủ tọa nói lại mục đích tổ chức cuộc họp, thêm vào đó là lấy ý kiến từ số đơng là cuộc họp này có thực sự cần thiết khơng. Xin thêm thời gian của anh Hải, đồng thời đưa ra lời giải thích rằng thực tế thì việc thực hiện marketing cho sản phẩm mới rất quan trọng, không thể bỏ không thực hiện, hơn nữa sản phẩm đã hoàn thành và chuẩn bị đưa ra thị trường nên cắt chi phí marketing để hồn thành thêm chất lượng sản phẩm là khơng hợp lý. Tiếp đó người Chủ tọa sẽ đưa ra cam kết rằng cuộc họp hôm nay đảm bảo mục tiêu chung là đưa công ty thuận lợi ra
mắt sản phẩm mới và đạt được kết quả tốt, tạo dựng lòng tin và xây dựng sự ủng hộ từ những người tiêu dùng, hoàn thành mục tiêu đã đề ra.
CHƯƠNG 3. TỔNG KẾT VÀ ĐÁNH GIÁ 3.1. Tổng kết cuộc họp
3.1.1. Tóm tắt cơng việc thực hiện trong cuộc họp
Chủ tọa tóm tắt lại cơng việc đã thực hiện trong cuộc họp Báo cáo tình hình
Phân tích thực trạng Đưa ra chiến lược
Đóng góp ý kiến và thảo luận
Tổng hợp ý kiến và đưa ra quyết định cuối cùng
3.1.2. Đưa ra kết quả của cuộc họp
Chủ tọa tổng hợp ý kiến, đưa ra quyết định của cuộc họp
Các chiến lược ra mắt sản phẩm mới phù hợp và được đồng thuận thực hiện Tạo chương trình dùng thử miễn phí.
Tạo ra nội dung có tính chia sẻ mạnh mẽ. Tận dụng cơ hội qua tiếp thị lại (re-marketing). Sử dụng sự kiện ra mắt sản phẩm.
Sử dụng Video Ads Funnel kết hợp quảng cáo, quảng cáo trên nhiều nền tảng mạng xã hội.
Tiếp tục cập nhật và cải tiến chiến dịch Marketing.
Các chiến lược chưa được chấp thuận, cần được trao đổi vào các cuộc họp sau Tạo hệ thống giới thiệu sản phẩm.
Giảm giá bán sản phẩm từ 374.000 VNĐ xuống 350.000 VNĐ. Sử dụng người nổi tiếng (KOL) hỗ trợ ra mắt sản phẩm.
Đưa ra kế hoạch phân công nhiệm vụ và triển khai thực hiện cho từng bộ phận Phân công cho Giám đốc Giám đốc Điều hành nghiên cứu và phát triển có nhiệm vụ cụ thể hóa từng chiến lược, tính tốn các con số, nguồn kinh phí, nhân lực cần thiết để đáp ứng các chiến lược ra mắt sản phẩm mới đã được chọn.Phân cơng cho Giám đốc Điều hành Tài chính nhiệm vụ lập bản báo cáo chi tiết về ngân sách cơng ty có thể dành cho dự án.
Phân cơng cho Phó Tổng Giám đốc lập bảng nhiệm vụ cụ thể gửi cho từng phịng ban trong cơng ty.
u cầu các đơn vị nghiêm túc thực hiện và phấn đấu để triển khai các chiến lược đạt hiệu quả tốt nhất.
Đề xuất các mục tiêu cần đạt được khi triển khai chiến lược mới Bán được 80.000 sản phẩm ngay trong tháng ra mắt.
Đến hết quý III doanh thu của sản phẩm đạt 44 nghìn tỷ.
Giữ vững vị trí dẫn đầu thị trường về sữa bột trẻ em của Vinamilk. Định vị được sản phẩm trong lòng người tiêu dùng
3.2. Đánh giá cuộc họp
3.2.1. Ưu điểm
Khâu chuẩn bị trước cuộc họp được làm chu đáo, cẩn thận, đầy đủ và có trách nhiệm. Kinh phí tổ chức ở mức tối ưu nhất.
Chủ Tọa điều hành cuộc họp một cách linh hoạt, chủ động, tạo sự liền mạch cho cuộc họp. Ngồi ra cịn tạo ra bầu khơng khí dân chủ, khuyến khích được các thành viên đưa ra ý kiến và sau đó đưa ra lời giải đáp
Thư ký chuyên nghiệp, phân phối cấp dưới làm việc một cách hiệu quả, đóng góp vào các q trình phụ trong cuộc họp
Các thành viên tham dự với tinh thần trách nhiệm cao, nghiêm túc, có sự chuẩn bị và đầu tư về thời gian dành cho cuộc họp. Bên cạnh đó một số thành viên nhiệt tình, hăng hái đóng góp ý kiến trong cuộc họp
Hoàn thành mục tiêu ban đầu đặt ra là tìm ra các chiến lược ra mắt sản phẩm mới tối ưu nhất cho công ty
Cuộc họp diễn ra đúng theo lịch trình dự kiến
Các tình huống phát sinh trong cuộc họp được giải quyết kịp thời, nhanh gọn, chuyên nghiệp
Đại đa số các thành viên tham dự đều đồng ý với quyết định được đưa ra và cảm thấy hài lòng về cuộc họp
3.2.2. Hạn chế
Một số thành viên chưa thực sự hài lòng về các quyết định được đưa ra
Thời gian của cuộc họp tương đối dài, thời gian nghỉ giải lao lại ngắn nên gây ra cảm giác mệt mỏi cho người tham dự
Danh sách mời tham dự cịn thiếu một số bộ phận chủ chốt
Chưa có quy định cụ thể, một số thành viên làm việc riêng trong quá trình diễn ra cuộc họp
3.2.3. Biện pháp cải thiện
Chủ tọa cần đưa ra các biện pháp xử lý nghiêm với các trường hợp trốn tránh trách nhiệm, không tham dự cuộc họp với lý do khơng chính đáng
Giảm bớt các khâu trung gian, các quá trình phụ, tập trung thời gian cho q trình chính về nội dung của cuộc họp
Giải quyết khúc mắc của từng cá nhân trong cuộc họp và sau cuộc họp để họ hoàn tồn đồng thuận với số đơng
Chuẩn bị kỹ danh sách khách mời, đặc biệt quan tâm đến tất cả các bộ phận chủ chốt trong công ty
Thành lập văn bản quy định trong cuộc họp, làm tài liệu phát tay cho thành viên tham dự trước khi cuộc họp bắt đầu.
3.3. Kết thúc cuộc họp
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
CƠNG TY CP SỮA VIỆT NAM
CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN
CUỘC HỌP CHIẾN LƯỢC RA MẮT SẢN PHẨM MỚI “SỮA BỘT DIELAC GROW PLUS CĨ TỔ YẾN”
CƠNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM
Hơm nay, ngày 07/09/2020 tại Phịng hội nghị 502, Tầng 7, Tòa Vinamilk Tower, 10 Tân Trào, phường Tân Phú, quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam diễn ra cuộc họp chiến lược ra mắt sản phẩm mới “SỮA BỘT DIELAC GROW PLUS CÓ TỔ YẾN” của Công ty cổ phần Sữa Việt Nam (Giấy Chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số 0300588569 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Tp. Hồ Chí Minh cấp lần đầu ngày 20/11/2003; thay đổi lần 26 ngày 23/06/2017; trụ sở chính tại: 10 Tân Trào, Phường Tân Phú, Quận 7, TP.Hồ Chí Minh).
I. Nội dung, chương trình họp
Nội dung khái quát về tình hình phát triển chung của cơng ty, tình hình kinh doanh các sản phẩm trong nửa đầu năm 2020
Kế hoạch ra mắt sản phẩm “SỮA BỘT DIELAC GROW PLUS CÓ TỔ YẾN” trong quý IV sắp tới
II. Người điều hành cuộc họp
Chủ tọa: Tổng giám đốc - Mai Kiều Liên
Thư ký: Thư ký Tổng giám đốc - Nguyễn Minh Vân
III. Thành phần tham dự Tổng giám đốc Thư ký Tổng giám đốc Phó Tổng giám đốc Giám đốc các phòng ban Trưởng phòng Bán hàng Nhân viên phịng Marketing Nhân viên phịng Kinh doanh Cổ đơng
IV. Diễn tiến cuộc họp
1. Tổng giám đốc lên phát biểu, tuyên bố lý do tổ chức cuộc họp
2. Giám đốc Điều hành nghiên cứu phát triển sản phẩm đọc tham luận báo cáo giới thiệu về sản phẩm mới sắp ra mắt, đưa ra sự hạn chế, khó khăn cịn tồn đọng. Phân cơng cơng việc
3. Giám đốc Điều hành Sản xuất báo cáo những kế hoạch sản xuất cho sản phẩm mới, dự đoán các yếu tố đầu vào cho sản xuất
4. Giám đốc Marketing báo cáo, phân tích nhu cầu thị trường, xu hướng của người tiêu dùng trong quý IV sắp tới
5. Giám đốc Điều hành và phát triển tổng hợp ý kiến, đưa ra các chiến lược ra mắt sản phẩm mới phù hợp
6. Các thành viên thảo luận, đưa ra ý kiến đóng góp
7. Chủ tọa và Giám đốc chiến lược thu nhận ý kiến và giải đáp thắc mắc 8. Chủ tọa đưa ra các quyết định của cuộc họp
V. Các quyết định được thông qua
1. Các chiến lược kinh doanh phù hợp và được đồng thuận thực hiện - Chiến lược đổi sản phẩm cũ lấy sản phẩm mới
- Chiến lược hậu mãi siêu hấp dẫn
- Chiến lược đa dạng hóa phân khúc sản phẩm - Chiến lược đẩy mạnh Marketing và truyền thông
2. Các chiến lược chưa được chấp thuận, cần được trao đổi vào các cuộc họp sau 3. Đưa ra kế hoạch phân công nhiệm vụ và triển khai thực hiện cho từng bộ phận 4. Đề xuất các mục tiêu cần đạt được khi triển khai chiến lược mới
Cuộc họp kết thúc lúc 11h30 cùng ngày, nội dung thảo luận tại cuộc họp đã được các thành viên dự họp thông qua và chấp thuận.
Thư ký cuộc họp
Nguyễn Minh Vân
Chủ tọa cuộc họp
Mai Kiều Liên
Ghi chú: Thư ký biên soạn biên bản sau khi cuộc họp đã đưa ra quyết định và
chuẩn bị kết thúc
3.3.2. Bế mạc cuộc họp
Chủ tọa gửi lời cảm ơn các thành viên đã tới dự cuộc họp Chủ tọa chúc mừng cuộc họp đã tổ chức thành công Các thành viên vỗ tay chúc mừng
Chủ tọa thông báo bế mạc, kết thúc cuộc họp
Thư ký phân công cấp nhân viên cấp dưới sắp xếp lại phong họp, dọn dẹp, kiểm tra và tắt các trang thiết bị, trả phòng cho bộ phận quản lý và ra về.
PHỤ LỤC
MỘT SỐ HÌNH ẢNH MINH HỌA CHO BÀI BÁO CÁO
Hình 2,3. Một số thành tựu của Công ty cổ phần sữa Việt Nam (Vinamilk)
Hình 5. Các sản phảm mới của Vinamilk trong những năm gần đây
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Tổng quan về Công ty cổ phần sữa Việt Nam Vinamilk; 2020; https://vi.wikipedia.org/wiki/Vinamilk
[2] Giới thiệu công ty Vinamilk; Lê Quốc Thạch; 2014;
https://www.vinamilk.com.vn/vi/vung-nguyen-lieu/page/380/gioi-thieu-cong-ty [3] Các dịng sản phẩm của Cơng ty cổ phần sữa Việt Nam Vinamilk; 2020; https://www.vinamilk.com.vn/vi/nhan-hieu
[4] Biên bản cuộc họp; 2019; https://www.vinamilk.com.vn/vi/thong-bao-co- dong/1882/bien-ban-cuoc-hop-dai-hoi-dong-co-dong-thuong-nien-nam-2019
[5] Ra mắt sản phẩm mới sữa bột yến mạch; 2020; https://tuoitre.vn/vinamilk-ra- mat-sua-bot-dielac-grow-plus-bo-sung-to-yen-2020
[6] Giải đáp thắc mắc về sản phẩm; 2019; https://suabottot.com/tra-loi-cac-thac-