Hà Nội, ngày 23 tháng 03 năm 2020 QUY CHẾ LÀM VIỆC CỦA ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2020 Căn Luật doanh nghiệp số 68/2014/QH13 ngày 26/11/2014 văn hướng dẫn thi hành; Căn Luật chứng khoán số 70/2006/QH11 ngày 29/6/2006; Luật số 62/2010/QH12 ngày 24/11/2010 sửa đổi, bổ sung số điều Luật chứng khoán văn hướng dẫn thi hành; Căn Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty cổ phần xây dựng số ngày 23/03/2018; Căn Quy chế nội quản trị công ty Công ty cổ phần xây dựng số ngày 23/03/2018 Quy định chung: - Quy chế áp dụng cho việc tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2020 (gọi tắt “Đại hội”) Công ty cổ phần xây dựng số - Vinaconex (gọi tắt “Công ty”) - Các cổ đông, người ủy quyền bên tham gia có trách nhiệm thực quy định Quy chế I ĐIỀU KIỆN TIẾN HÀNH ĐẠI HỘI - Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông tiến hành có số cổ đơng dự họp (trực tiếp thơng qua uỷ quyền) đại diện 51% tổng cổ phiếu biểu - Trường hợp đủ số lượng đại biểu cần thiết vịng ba mươi (30) phút kể từ thời điểm ấn định khai mạc đại hội, người triệu tập họp huỷ họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ phải triệu tập vòng ba mươi (30) ngày kể từ ngày dự định tổ chức Đại hội đồng cổ đông lần thứ Đại hội đồng cổ đông triệu tập lại tiến hành có cổ đơng dự họp (trực tiếp thông qua uỷ quyền) đại diện cho 33% tổng số phiếu biểu - Trường hợp đại hội lần thứ hai không tiến hành khơng có đủ số đại biểu cần thiết vòng ba mươi (30) phút kể từ thời điểm ấn định khai mạc đại hội, Đại hội đồng cổ đông lần thứ ba triệu tập vòng hai mươi (20) ngày kể từ ngày dự định tiến hành đại hội lần hai trường hợp đại hội tiến hành không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu cổ đông dự họp coi hợp lệ có quyền định tất vấn đề dự kiến phê chuẩn Đại hội đồng cổ đông lần thứ II TRẬT TỰ CỦA ĐẠI HỘI - Cổ đơng/ đại diện cổ đơng vào phịng Đại hội phải tuân thủ việc xếp vị trí ngồi theo hướng dẫn Ban tổ chức - Ổn định trật tự, điện thoại di động phải để chế độ không chng - Cổ đơng/ đại diện cổ đơng có trách nhiệm tham dự Đại hội cổ đông từ bắt đầu Đại hội kết thúc Đại hội - Trong trường hợp lý phải rời khỏi họp trước Đại hội kết thúc cổ đơng/ đại diện cổ đơng có trách nhiệm liên hệ với Ban tổ chức để thông báo ý kiến văn vấn đề biểu Đại hội (nếu có) - Trường hợp cổ đông/ đại diện cổ đông rời họp trước kết thúc Đại hội mà không thông báo với Ban tổ chức cổ đơng coi tán thành tất vấn đề biểu Đại hội III BIỂU QUYẾT THÔNG QUA CÁC VẤN ĐỀ TẠI ĐẠI HỘI Quy định tính hợp lệ/khơng hợp lệ Phiếu biểu thực trực tiếp Đại hội: Phiếu biểu cổ đông ghi nhận không hợp lệ trường hợp sau: - Phiếu biểu không theo mẫu quy định Cơng ty khơng có dấu Cơng ty; - Phiếu biểu bị gạch xố, ghi thêm nội dung khác; - Phiếu biểu chữ ký cổ đơng đại diện cổ đông; - Phiếu biểu bỏ trống không đánh dấu biểu ô vấn đề ; - ột nội dung biểu có ghi từ 02 ý kiến biểu khác ( Tán thành”, hơng tán thành” hơng có ý kiến”) khơng có lựa chọn ý kiến biểu phần biểu nội dung bị coi khơng hợp lệ khơng ảnh hưởng tới tính hợp lệ nội dung biểu khác Phiếu biểu Nguyên tắc biểu quyết: Các vấn đề cần biểu chương trình nghị Đại hội thông qua cách biểu trực tiếp Đại hội ỗi cổ đông cấp Thẻ biểu ghi tên cổ đông, số cổ phần quyền biểu (sở hữu ủy quyền) cổ đơng có đóng dấu treo Công ty cổ phần xây dựng số Đối với trường hợp cổ đông không trực tiếp dự họp mà gửi phiếu biểu đến họp thông qua gửi thư, fax, thư điện tử phiếu biểu coi tham dự biểu hợp lệ gửi tới Công ty trước thời điểm khai mạc họp ĐHĐCĐ Thể lệ, cách thức biểu quyết: ỗi cổ phần sở hữu đại diện sở hữu ứng với phiếu biểu - - Cổ đông biểu tán thành, không tán thành, khơng có ý kiến vấn đề đưa biểu Đại hội cách giơ Phiếu biểu theo hướng dẫn Chủ tọa điền vào Phiếu biểu - Theo lần biểu quyết, thành viên Ban kiểm phiếu tổng hợp số phiếu biểu tán thành, khơng tán thành, khơng có ý kiến - Ban kiểm phiếu biểu tiến hành kiểm đếm số phiếu biểu nội dung thông qua Đại hội; Điều kiện để nghị thông qua: - Các định Đại hội đồng cổ đông vấn đề thơng qua có từ 65% trở lên tổng số phiếu bầu cổ đông có quyền biểu có mặt trực tiếp thơng qua đại diện uỷ quyền có mặt họp Đại hội đồng cổ đông: Sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; Loại cổ phiếu số lượng cổ phiếu chào bán; Việc tổ chức lại hay giải thể Công ty; Thay đổi ngành nghề lĩnh vực kinh doanh; Giao dịch mua, bán tài sản Công ty có giá trị từ 35% trở lên tổng giá trị tài sản Công ty ghi báo cáo tài gần kiểm tốn - Các định khác Đại hội đồng cổ đông thơng qua có từ 51% trở lên tổng số phiếu bầu cổ đơng có quyền biểu có mặt trực tiếp thơng qua đại diện uỷ quyền có mặt họp Đại hội đồng cổ đông IV PHÁT BIỂU Ý KIẾN TẠI ĐẠI HỘI Nguyên tắc Cổ đông tham dự Đại hội phát biểu ý kiến thảo luận giơ Phiếu biểu đề nghị phát biểu đồng ý Chủ toạ Cách thức phát biểu Cổ đông phát biểu ngắn gọn tập trung vào nội dung trọng tâm cần thảo luận, phù hợp với nội dung chương trình nghị Đại hội thơng qua Chủ toạ thành viên Đoàn chủ tịch giải đáp thắc mắc cổ đông Chủ toạ có quyền nhắc nhở đề nghị cổ đơng tập trung vào nội dung trọng tâm để đảm bảo thời gian chất lượng thảo luận V QUYỀN VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA CHỦ TOẠ ĐẠI HỘI Chủ tịch Hội đồng quản trị làm chủ tọa họp Đại hội đồng cổ đông; trường hợp Chủ tịch vắng mặt tạm thời khả làm việc thành viên Hội đồng quản trị lại bầu người số họ làm chủ tọa họp theo nguyên tắc đa số; trường hợp không bầu người làm chủ tọa Trưởng Ban kiểm sốt điều khiển để Đại hội đồng cổ đông bầu chủ tọa họp số người dự họp người có phiếu bầu cao làm chủ tọa họp; Quyền trách nhiệm Chủ toạ đại hội: Điều khiển Đại hội theo nội dung chương trình nghị sự, thể lệ, quy chế Đại hội thông qua Chủ toạ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ định theo đa số Hướng dẫn Đại hội thảo luận, lấy ý kiến biểu vấn đề nằm nội dung chương trình nghị vấn đề có liên quan trình Đại hội Chủ toạ có quyền thực biện pháp cần thiết để điều khiển họp cách hợp lý, có trật tự, theo chương trình thơng qua phản ánh mong muốn đa số người dự họp Chủ toạ có quyền: a Yêu cầu tất người dự họp chịu kiểm tra biện pháp an ninh khác b Yêu cầu quan có thẩm quyền trì trật tự họp; u cầu cổ đơng không tuân thủ quyền điều hành Chủ toạ, cố ý gây rối trật tự, ngăn cản tiến triển bình thường họp không tuân thủ yêu cầu kiểm tra an ninh khỏi họp Đại hội đồng cổ đơng Chủ toạ có quyền hỗn họp Đại hội đồng cổ đơng có đủ số người đăng ký dự họp theo quy định đến thời điểm khác thay đổi địa điểm họp trường hợp sau: a Địa điểm họp khơng có đủ chỗ ngồi cho tất cổ đơng dự họp b Có người dự họp có hành vi cản trở, gây rối trật tự, có nguy làm cho họp không tiến hành cách công hợp pháp Thời gian hỗn tối đa khơng ngày kể từ ngày họp dự định khai mạc Giải vấn đề nảy sinh khác suốt trình Đại hội VI TRÁCH NHIỆM CỦA BAN THƯ KÝ Ghi chép đầu đủ, trung thực toàn nội dung diễn biến Đại hội vấn đề cổ đông thông qua lưu ý Đại hội; Tiếp nhận chuyển đến Đoàn chủ tịch Dự thảo Biên họp Đại hội Nghị vấn đề thông qua Đại hội TRÁCH NHIỆM CỦA BAN KIỂM PHIẾU BIỂU QUYẾT VÀ BAN BẦU CỬ VII Xác định kết biểu quyết/bầu cử cổ đông vấn đề thông qua Đại hội Phổ biến Quy chế bầu cử hướng dẫn đại hội tiến hành bầu cử theo quy chế; Tổ chức kiểm phiếu biểu quyết/bầu cử, lập Biên kiểm phiếu biểu quyết/bầu cử công bố kết kiểm phiếu biểu quyết/bầu cử Nhanh chóng thơng báo cho Ban thư ký kết biểu quyết/bầu cử để đưa vào Biên Nghị Đại hội; ịp thời báo cáo với Chủ toạ Đại hội vấn đề phát sinh thẩm quyền giải VIII BIÊN BẢN VÀ NGHỊ QUYẾT HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG Tất nội dung Đại hội đồng cổ đông phải Thư ký Đại hội ghi vào Biên họp Đại hội đồng cổ đông Dự thảo Nghị họp Đại hội đồng cổ đông phải đọc thông qua trước bế mạc Đại hội Trên toàn Quy chế làm việc Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2020 Công ty cổ phần xây dựng số ính trình Đại hội xem xét thơng qua ĐOÀN CHỦ TỊCH ĐẠI HỘI ... BIỂU QUY? ??T VÀ BAN BẦU CỬ VII Xác định kết biểu quy? ??t/bầu cử cổ đông vấn đề thông qua Đại hội Phổ biến Quy chế bầu cử hướng dẫn đại hội tiến hành bầu cử theo quy chế; Tổ chức kiểm phiếu biểu quy? ??t/bầu... Nguyên tắc biểu quy? ??t: Các vấn đề cần biểu chương trình nghị Đại hội thông qua cách biểu trực tiếp Đại hội ỗi cổ đơng cấp Thẻ biểu ghi tên cổ đông, số cổ phần quy? ??n biểu (sở hữu ủy quy? ??n) cổ đơng... phiếu biểu quy? ??t/bầu cử, lập Biên kiểm phiếu biểu quy? ??t/bầu cử công bố kết kiểm phiếu biểu quy? ??t/bầu cử Nhanh chóng thơng báo cho Ban thư ký kết biểu quy? ??t/bầu cử để đưa vào Biên Nghị Đại hội; ịp