Cơ sở l ý luận về dự toán ngân sách
Khái niệm và mục tiêu của dự toán
Dự toán là quá trình tính toán và dự kiến nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc trong một khoảng thời gian nhất định Quá trình này bao gồm việc phối hợp từ chi tiết đến toàn diện, nhằm huy động và sử dụng hiệu quả nguồn lực Kết quả của dự toán được thể hiện qua hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị.
Dự toán bao gồm các thành phần chính như tính toán và dự kiến, sự phối hợp chi tiết và toàn diện về nguồn lực và thời gian thực hiện, cùng với hệ thống chỉ tiêu về lượng và giá trị Tính toán dự kiến hay kế hoạch là ước lượng hoạt động sản xuất kinh doanh trong tương lai của doanh nghiệp, xác định rõ khối lượng và công việc cần thực hiện Sự ước tính này bị ảnh hưởng bởi nhiều nhân tố khác nhau.
Các yếu tố khách quan từ bên ngoài, nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp, bao gồm điều kiện kinh doanh, chính sách và quy định của nhà nước, quy mô dân cư, cũng như sự biến động của nền kinh tế, đều có ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động và chiến lược của doanh nghiệp.
Dự toán ngân sách là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp dự kiến hoạt động dựa trên hai nhóm nhân tố: chủ quan và khách quan Nó không chỉ đề xuất các công việc cần thực hiện mà còn chỉ rõ ảnh hưởng của các nhân tố này Để đảm bảo tính toàn diện, ngân sách cần được phối hợp giữa các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp, từ đó hình thành dự toán tổng thể Ngoài ra, dự toán cũng phải xác định rõ nguồn lực và cách thức huy động chúng cho các hoạt động, bao gồm tài nguyên, vốn và nhân lực Thời hạn cụ thể trong tương lai là yếu tố không thể thiếu, vì sự tác động của các nhân tố đến hoạt động doanh nghiệp sẽ thay đổi theo thời gian Cuối cùng, hệ thống chỉ tiêu về số lượng và giá trị cần được thiết lập một cách logic, sử dụng các đơn vị đo lường khác nhau và quy đổi về tiền tệ để đảm bảo tính chính xác trong dự toán ngân sách.
1.1.2 Mục đích, chức năng và lợi ích của dự toán ngân sách 1.1.2.1 Mục đích
Dự toán ngân sách đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các nhà quản trị quản lý hoạt động doanh nghiệp Quá trình này bao gồm việc tính toán chi tiết cho kỳ tới, nhằm huy động và sử dụng nguồn lực theo các mục tiêu kế hoạch đã đề ra Dự toán có năm mục đích chủ yếu, giúp định hướng và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Lập kế hoạch là quá trình dự toán giúp doanh nghiệp xây dựng một kế hoạch hoạt động trong một khoảng thời gian nhất định, đảm bảo rằng các hoạt động diễn ra đúng như dự kiến, nhằm đạt được kết quả kinh doanh tối ưu.
Thực hiện thuần tiện hóa quá trình truyền đạt và phối hợp hoạt động trong tổ chức là rất cần thiết Dự toán ngân sách đóng vai trò quan trọng giúp nhà quản trị cụ thể hóa các mục tiêu của doanh nghiệp thông qua việc sử dụng số liệu chính xác.
Dự toán ngân sách đóng vai trò quan trọng trong việc phân bổ các nguồn lực, giúp khai thác và phát huy tối đa tiềm năng của các khả năng sẵn có, từ đó nâng cao sức cạnh tranh của tổ chức.
Kiểm soát lợi nhuận và các hoạt động là rất quan trọng trong việc dự toán ngân sách, vì nó giúp đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch và các mục tiêu đã đề ra Dựa trên những đánh giá này, các giải pháp sẽ được đề xuất nhằm đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ đúng tiến độ.
Dự toán ngân sách là công cụ quan trọng giúp nhà quản trị kiểm soát hoạt động doanh nghiệp và đánh giá trách nhiệm quản lý của từng bộ phận cũng như từng cá nhân trong tổ chức.
Dự toán ngân sách trong một tổ chức có nhiều chức năng, về cơ bản dự toán có những chức năng sau: a D ự báo
Chức năng dự báo liên quan đến việc dự đoán các tác động bên ngoài ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp Một số phần của dự toán thực chất chỉ là dự báo, vì trong thực tế, dự toán có thể được sử dụng cho kiểm soát, nhưng cũng có những yếu tố khách quan không thể kiểm soát Do đó, trong những trường hợp này, dự toán chỉ mang tính chất dự báo.
Chức năng hoạch định khác biệt với chức năng dự báo ở tính chủ động, thể hiện qua việc xác định cụ thể các mục tiêu và nhiệm vụ của doanh nghiệp Những yếu tố cần hoạch định bao gồm sản lượng tiêu thụ, số lượng sản xuất, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Dự toán ngân sách được xem là công cụ quan trọng để lượng hoá các kế hoạch của nhà quản trị.
Chức năng huy động và phân phối nguồn lực là yếu tố quan trọng giúp nhà quản trị đạt được các mục tiêu đề ra Nhà quản trị cần kết hợp hoạch định mục tiêu với việc đánh giá năng lực sản xuất kinh doanh của từng bộ phận, từ đó điều phối nguồn lực một cách hiệu quả nhất để tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp.
Chức năng của dự toán ngân sách là truyền đạt mục tiêu và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp đến các nhà quản lý bộ phận Dự toán ngân sách cung cấp các chỉ tiêu cụ thể, giúp các bộ phận hiểu rõ thông điệp hoạt động và sử dụng chúng như kim chỉ nam cho các hoạt động hàng ngày.
Chức năng kiểm soát tại doanh nghiệp được thể hiện qua việc so sánh dự toán ngân sách với kết quả thực tế Qua kiểm tra và kiểm soát, dự toán ngân sách giúp theo dõi việc thực hiện các kế hoạch chiến lược, đánh giá mức độ thành công và đề xuất các phương án sửa chữa khi cần thiết.
Quy trình lập dự toán ngân sách ngắn hạn
Dự toán ngân sách được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau, nhưng trong bài viết này, tác giả chỉ tập trung vào dự toán ngân sách ngắn hạn Vì vậy, nội dung sẽ được giới hạn trong các khía cạnh lý thuyết liên quan đến dự toán ngân sách ngắn hạn mà không đề cập đến các loại dự toán khác.
1.2.1 Dự toán ngân sách ngắn hạn
Dự toán ngân sách ngắn hạn, hay còn gọi là dự toán ngân sách chủ đạo (master budget) hoặc kế hoạch lợi nhuận (profit plan), là một hệ thống tổng thể tổng hợp các dự toán cho toàn bộ quá trình hoạt động trong một thời kỳ nhất định, thường là một năm Dự toán này được chia thành các kỳ ngắn hơn như quý và tháng, và có mối liên hệ chặt chẽ với các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như mua hàng, bán hàng, sản xuất, thu, chi Đây là dự toán nguồn tài chính cho hoạt động hàng năm, được lập trước khi niên độ kế toán kết thúc nhằm định hướng nguồn tài chính cho năm kế hoạch tiếp theo.
Hệ thống dự toán ngân sách ngắn hạn gồm các báo cáo dự toán sau:
- Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
- Dự toán chi phí nhân công trực tiếp
- Dự toán chi phí sản xuất chung
- Dự toán chi phí bán hàng
- Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp
- Dự toán kết quả kinh doanh
- Dự toán bảng cân đối kế toán
- Dự toán lưu chuyển tiền tệ
Dự toán tiêu thụ là dự toán quan trọng nhất và cần được lập đầu tiên trong quá trình xây dựng ngân sách doanh nghiệp Tất cả các dự toán ngân sách khác đều phụ thuộc vào dự toán tiêu thụ này.
Dựa trên dự toán tiêu thụ, cần xây dựng dự toán sản xuất, dự toán mua hàng và dự toán chi phí bán hàng để đảm bảo hàng hóa và chi phí phù hợp với nhu cầu, quy trình và quy mô tiêu thụ.
Dự toán sản xuất bao gồm việc xây dựng các khoản mục chi phí như dự toán nguyên vật liệu trực tiếp, lịch thanh toán tiền, dự toán chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung Điều này đảm bảo các yếu tố về nguyên vật liệu, nhân công và vốn được đáp ứng đầy đủ cho nhu cầu sản xuất.
Dựa trên dự toán tiêu thụ, sản xuất và chi phí sản xuất, cần lập dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp để đảm bảo tài chính cho hoạt động quản lý chung của toàn bộ doanh nghiệp.
Dựa trên các dự toán tiêu thụ, chi phí bán hàng, chi phí sản xuất và chi phí quản lý, công ty lập dự toán thu chi tiền mặt nhằm đảm bảo cân đối tình hình tiền mặt cho các hoạt động.
Dự toán tiêu thụ, chi phí sản xuất, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là những yếu tố quan trọng để lập dự toán kết quả kinh doanh Việc xây dựng các dự toán này giúp doanh nghiệp dự đoán hiệu quả tài chính và đưa ra chiến lược kinh doanh hợp lý.
Tổng hợp các dự toán để xây dựng dự toán tổng kết là bước quan trọng, giúp thể hiện rõ tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp, đảm bảo sự cân đối cho hoạt động trong kỳ.
1.2.2 Quy trình lập dự toán ngân sách ngắn hạn
Kế toán dự toán ngân sách đóng vai trò quan trọng, yêu cầu sự chính xác cao, không thể chấp nhận các sai sót trong dự toán Để xây dựng một dự toán ngân sách tối ưu, bộ phận dự toán cần thiết lập quy trình dự toán phù hợp nhằm thực hiện công tác này hiệu quả.
Mỗi doanh nghiệp có cấu trúc quản lý riêng, dẫn đến quy trình dự toán ngân sách cũng khác nhau Một quy trình quản lý dự toán ngân sách tiêu biểu được mô tả trong cuốn sách "Managing Budgets" của tác giả Stephen Brookson.
Xác định mục tiêu chung của Công ty
Chuẩn hoá ngân sách Đánh giá hệ thống
Thu thập thông tin chuận bị dự thảo ngân sách lần đầu tiên
Kiểm tra các con số dự toán bằng cách chất vấn và phân tích
Lập dự toán tiền mặt để theo dõi dòng tiền
Xem lại quy trình hoạch định ngân sách và chuẩn bị ngân sách tổng thể định
Phân tích sự khác nhau giữa kết quả thực tế và dự toán
Theo dõi những khác biệt, phân tích các sai số, kiểm tra những điều không ngờ đến
Dự báo lại và điều chỉnh, xem xét sử dụng những dạng ngân sách khác, rút kinh nghiệm chuẩn bị
Giai đoạn kiểm soát Giai đoạn
S ơ đồ 1.1 Quy trình l ậ p d ự toán ngân sách c ủ a Stephen Brookson Quy trình l ậ p d ự toán ngân sách có th ể chia làm 3 giai đ o ạ n:
1.2.2.1 Giai đoạn chuẩn bị Đây là bước khởi đầu và cũng là khâu quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình lập dự toán Trong giai đoạn này cần phải làm rõ mục tiêu cần đạt được của doanh nghiệp vì tất cả các dự toán ngân sách đều được xây dựng dựa vào chiến lược và mục tiêu phát triển kinh doanh của doanh nghiệp trong một giai đoạn nhất định
Sau khi xác định mục tiêu rõ ràng, doanh nghiệp cần xây dựng một mô hình dự toán ngân sách chuẩn để giúp nhà quản lý cấp cao dễ dàng phối hợp giữa các bộ phận Việc này cho phép so sánh và kết nối nội dung một cách hiệu quả Khi các công việc lập dự toán đã hoàn tất, cần xem xét lại hệ thống thông tin để đảm bảo tính chính xác và sự phù hợp.
Trong giai đoạn lập dự toán, các bộ phận cá nhân cần thu thập thông tin về nguồn lực sẵn có trong doanh nghiệp cùng với các yếu tố nội bộ và bên ngoài ảnh hưởng đến ngân sách Đồng thời, họ phải ước tính giá trị thu và chi để soạn thảo các báo cáo dự toán liên quan như dự toán tiêu thụ, sản xuất, chi phí, tiền và bảng cân đối kế toán.
Dự toán ngân sách là một nhiệm vụ quan trọng hàng năm, cần được theo dõi và đánh giá thường xuyên Để hoàn thiện quá trình dự toán, các thông tin và cơ sở lập dự toán cần được xem xét và điều chỉnh khi cần thiết Qua đó, rút ra kinh nghiệm cho việc lập dự toán ngân sách trong tương lai.
Các mô hình dự toán ngân sách
Dựa vào đặc điểm và cơ chế hoạt động của từng doanh nghiệp, dự toán ngân sách có thể được xây dựng theo ba mô hình chính: mô hình ấn định thông tin từ trên xuống, mô hình thông tin phản hồi, và mô hình thông tin từ dưới lên.
1.3.1 Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống
Quản trị cấp Quản trị cấp trung gian trung gian
Quản trị cấp cơ sở
Quản trị cấp cơ sở
Quản trị cấp cơ sở
Quản trị cấp cơ sở
S ơ đồ 1.2 Trình t ự l ậ p d ự toán t ừ trên xu ố ng
Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống là phương pháp mà các chỉ tiêu dự toán được thiết lập bởi ban quản lý cấp cao của doanh nghiệp, sau đó áp đặt mục tiêu cho các cấp quản lý trung gian Các quản lý trung gian sẽ chuyển giao thông tin này xuống cấp cơ sở để xây dựng mục tiêu và kế hoạch cho hoạt động của từng bộ phận Tuy nhiên, trong mô hình này, quy trình lập dự toán diễn ra theo một chiều và thiếu sự phản hồi từ các cấp dưới.
Phương pháp này có những ưu, khuyết điểm sau: Ư u đ i ể m:
Lãnh đạo cấp cao hiểu rõ mục tiêu chiến lược của tổ chức, vì vậy việc lập ngân sách theo mô hình này mang lại nhiều lợi ích, bao gồm sự đồng bộ trong kế hoạch tài chính và khả năng tối ưu hóa nguồn lực để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
- Các mục tiêu ngân sách đảm bảo chiến lược lớn của tổ chức
- Ngăn cản tình trạng nới lỏng ngân sách của các phòng ban
- Đề ra các mục tiêu cao hơn thách thức sự nỗ lực của nhà quản lý
Nhà quản trị cấp cao thường đặt ra các mục tiêu không gắn liền với thực tế kinh doanh hoặc quy trình sản xuất của từng bộ phận Hệ quả là những mục tiêu này có thể trở nên không phù hợp hoặc khó đạt được.
- Những nhà quản lý cấp trung có thể bị bỏ rơi khỏi quy trình ra quyết định
Không khuyến khích tinh thần làm việc của cấp dưới
Dự toán từ trên xuống thường thiếu chính xác do thông tin mà nhà quản trị cao cấp có được không đầy đủ Để lập dự toán hiệu quả, nhà quản lý cần có tầm nhìn tổng quan và hiểu rõ chi tiết hoạt động của từng bộ phận, cả về định tính lẫn định lượng Phương pháp này phù hợp với nền kinh tế tập trung, bao cấp hoặc trong các doanh nghiệp nhỏ.
1.3.2 Mô hình thông tin phản hồi
Quản trị cấp trung gian
Quản trị cấp trung gian
Quản trị cấp cơ sở
Quản trị cấp cơ sở
Quản trị cấp cơ sở
Quản trị cấp cơ sở
S ơ đồ 1.3 Mô hình thông tin ph ả n h ồ i
Dự toán theo mô hình thông tin phản hồi được thực hiện theo quy trình sau:
Ban quản lý cấp cao trong doanh nghiệp sẽ tiến hành ước tính các chỉ tiêu dự toán, sau đó sẽ chuyển giao những chỉ tiêu này cho cấp quản lý trung gian để triển khai thực hiện.
Cấp quản lý trung gian phân bổ các chỉ tiêu xuống các đơn vị cấp cơ sở, nơi bộ phận quản lý căn cứ vào khả năng và điều kiện thực tế để xác định các chỉ tiêu dự toán khả thi Sau đó, bộ phận này sẽ bảo vệ các chỉ tiêu trước cấp quản lý trung gian Cấp quản lý trung gian, dựa trên các chỉ tiêu từ các bộ phận cấp cơ sở và kinh nghiệm tổng quát, sẽ xác định các chỉ tiêu dự toán khả thi cho bộ phận mình và trình bày với quản lý cấp cao hơn.
Bộ phận quản lý cấp cao tổng hợp số liệu dự toán từ các bộ phận quản lý cấp trung gian, kết hợp với cái nhìn toàn diện về hoạt động doanh nghiệp để định hướng các bộ phận khác hướng tới mục tiêu chung Quá trình phê duyệt dự toán bắt đầu từ bộ phận quản lý cấp cao, xem xét các chỉ tiêu của bộ phận trung gian, và tiếp tục từ bộ phận trung gian đến bộ phận cấp cơ sở Sau khi được phê duyệt, dự toán ngân sách trở thành chính thức và là định hướng cho hoạt động trong kỳ kế hoạch của doanh nghiệp.
- Dự toán được lập có tính chính xác cao
- Các dự toán lập ra dễ áp dụng vì đã có sự thoả thuận và tham khảo ý kiến của các bộ phận
- Thể hiện mối liên kết của các cấp quản lý trong quá trình lập dự toán
Mô hình này có nhược điểm là tốn nhiều thời gian và chi phí cho quá trình dự thảo, phản hồi, phê duyệt và chấp thuận Để dự toán hiệu quả, cần có sự kết hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và thành viên trong từng bộ phận, đồng thời năng lực và trình độ của các thành viên cũng ảnh hưởng đáng kể đến công tác dự toán.
1.3.3 Mô hình thông tin từ dưới lên
Quản trị cấp trung gian
Quản trị cấp trung gian
Quản trị cấp cơ sở
Quản trị cấp cơ sở
Quản trị cấp cơ sở
Quản trị cấp cơ sở
S ơ đồ 1.4 Trình t ự l ậ p d ự toán t ừ d ướ i lên
- Mô hình thông tin từ dưới lên được lập từ cấp quản lý thấp nhất đến quản lý cấp cao nhất, cụ thể như sau:
Dự toán cấp dưới, thường là dự toán tự lập, cần được trình lên cấp quản lý cao hơn để xem xét và phê duyệt Việc kiểm tra và xem xét lại các dự toán này là cần thiết nhằm tránh nguy cơ lập dự toán không chính xác, đồng thời hạn chế quyền tự chủ quá mức trong hoạt động.
Tất cả các cấp của doanh nghiệp đều tham gia vào quá trình lập dự toán, nhưng quản lý cấp cao thường không chú ý đến các chi tiết nhỏ Họ dựa vào thông tin từ các quản lý cấp dưới để hoàn thiện công tác dự toán Các số liệu dự toán từ từng bộ phận do quản lý cấp dưới cung cấp sẽ được tổng hợp bởi quản lý cấp cao, từ đó tạo ra một hệ thống dự toán tổng thể có tính thống nhất cao.
Trình tự lập dự toán từ dưới lên có những ưu điểm, nhược điểm sau: Ưu điểm
- Mọi bộ phận, mọi cấp trong doanh nghiệp đều được tham gia vào quá trình xây dựng dự toán
- Dự toán được lập có khuynh hướng chính xác và đáng tin cậy hơn
Các chỉ tiêu tự đề đạt giúp các nhà quản lý thực hiện công việc một cách chủ động và thoải mái hơn Điều này tăng khả năng thành công, vì họ xây dựng dự toán của riêng mình thay vì bị áp đặt từ cấp trên.
Trình tự lập dự toán từ dưới lên thường tốn nhiều thời gian, vì dự toán do các cấp quản lý dưới thực hiện và sau đó được gửi lên cấp trên Các nhà quản trị cấp trên sẽ xem xét, điều chỉnh cho hợp lý trước khi chuyển giao cho các bộ phận cấp dưới thực hiện.
Qua 3 mô hình trên, chúng ta thấy mỗi mô hình đều có ưu điểm và nhược điểm nhất định Vì vậy, tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp mà lựa chọn mô hình dự toán cho thích hợp Trong 3 mô hình trên, dự toán theo mô hình thông tin từ dưới lên hiện đang được các doanh nghiệp chọn lựa và áp dụng.
Các nhân tố ảnh hưởng đến dự toán ngân sách
Nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong hiệu quả báo cáo dự toán của doanh nghiệp Các nhà quản trị cần áp dụng kỹ thuật và kỹ năng trong lập dự toán ngân sách, đồng thời chú trọng đến yếu tố nhân sự, vì dự toán ngân sách không chỉ là công cụ động viên mà còn tạo sự phối hợp giữa các bộ phận, hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Sự thành công của dự toán ngân sách phụ thuộc vào mức độ chấp nhận và sự hỗ trợ của các nhà quản trị, đặc biệt là các nhà quản trị cấp cao Một dự toán chỉ thực sự hiệu quả khi nhận được sự quan tâm từ lãnh đạo, vì nếu các nhà quản trị cấp cao xem nhẹ dự toán ngân sách, thì các nhà quản trị cấp thấp cũng sẽ thiếu động lực trong việc xây dựng và thực hiện dự toán.
Trong quá trình xây dựng và thực hiện dự toán ngân sách, các nhà quản trị cần tránh gây áp lực căng thẳng cho nhân viên, vì một dự toán không hợp lý có thể dẫn đến sự chống đối và căng thẳng trong đội ngũ Khi nhân viên không cảm thấy thoải mái, họ sẽ thiếu nhiệt huyết trong công việc, từ đó ảnh hưởng tiêu cực đến việc thực hiện các mục tiêu doanh nghiệp đã đề ra.
Nhiều chuyên gia kinh tế nhấn mạnh rằng dự toán ngân sách cần phải hợp lý và phù hợp để tạo động lực cho nhân viên Nếu mục tiêu đặt ra quá cao, nhân viên sẽ cảm thấy nản lòng, trong khi nếu quá thấp, họ sẽ thiếu động lực phấn đấu Thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp áp đặt mục tiêu cao cho nhân viên, dẫn đến áp lực lớn và có thể gây ra gian lận để hoàn thành nhiệm vụ.
Để xây dựng một dự toán ngân sách hiệu quả, sự tham gia của các cấp quản lý trong doanh nghiệp là rất quan trọng Điều này giúp mọi người trong tổ chức cảm thấy thoải mái với các mục tiêu cần đạt được, đồng thời hướng đến mục tiêu chung của doanh nghiệp Đây chính là yếu tố then chốt quyết định thành công của dự toán ngân sách, và các doanh nghiệp cần chú trọng đến điều này trong quá trình lập dự toán.
Cơ sở vật chất đóng vai trò quan trọng trong việc lập dự toán và báo cáo dự toán tại các doanh nghiệp Việc trang bị máy móc, trang thiết bị và phần mềm hiện đại giúp tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, hỗ trợ nhân viên xử lý công việc nhanh chóng Đặc biệt, các phần mềm kế toán tiên tiến là công cụ xử lý thông tin hiệu quả, cho phép doanh nghiệp cập nhật, liên kết và xuất dữ liệu, từ đó tạo ra báo cáo dự toán chính xác và kịp thời.
1.4.3 Tổ chức công tác kế toán
Tổ chức công tác kế toán có ảnh hưởng đáng kể đến công tác lập dự toán và hiệu quả báo cáo dự toán
Tổ chức công tác kế toán đóng vai trò quyết định trong hiệu quả của báo cáo dự toán, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa vai trò của nhân viên lập dự toán Điều này thể hiện trách nhiệm và sự phối hợp giữa các nhân viên, đồng thời giảm thiểu những yếu kém, cắt giảm chi phí và nâng cao chất lượng báo cáo dự toán.
Quy trình dự toán có ảnh hưởng đáng kể đến công tác lập dự toán và hiệu quả báo cáo dự toán trong các doanh nghiệp
Một quy trình làm việc rõ ràng giúp nhân viên lập dự toán hiểu rõ công việc và phối hợp hiệu quả với các thành viên khác Điều này không chỉ giúp họ chủ động và có kế hoạch làm việc cụ thể mà còn giảm áp lực và tình trạng quá tải vào cuối tháng hay cuối năm Kết quả là, các báo cáo dự toán được lập ra sẽ có chất lượng cao hơn.
1.4.5 Chế độ chính sách nhà nước
Chế độ chính sách nhà nước có ảnh hưởng đáng kể đến công tác lập dự toán và hiệu quả báo cáo dự toán tại các doanh nghiệp
Nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần phù hợp với các chế độ và chính sách quản lý kinh tế tài chính trong từng thời kỳ Sự thay đổi trong chế độ kế toán, chính sách thuế, điều chỉnh giá và lạm phát có thể ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán và hoạt động sản xuất kinh doanh Do đó, các doanh nghiệp cần quản lý tài chính một cách cẩn trọng, và nhân viên lập dự toán phải xem xét tác động của những yếu tố này để điều chỉnh các chỉ tiêu dự đoán trong báo cáo dự toán cho năm kế tiếp.
Dự toán ngân sách là yếu tố then chốt trong việc hoạch định và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời đóng vai trò quan trọng trong kế toán quản trị, giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả.
Dự toán ngân sách ngắn hạn là một hệ thống dự toán quan trọng, bao gồm các báo cáo như dự toán tiêu thụ, sản xuất, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, giá vốn hàng bán, tiền, kết quả hoạt động kinh doanh và bảng cân đối kế toán.
Dự toán ngân sách cần tuân thủ quy trình rõ ràng và nhất quán, bắt đầu từ dự toán tiêu thụ cho đến dự toán báo cáo tài chính Tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp, dự toán có thể được xây dựng theo ba mô hình: mô hình ấn định thông tin từ trên xuống, mô hình thông tin phản hồi và mô hình thông tin từ dưới lên.
Chương 1 cung cấp cái nhìn tổng quan về lý luận dự toán ngân sách, làm nền tảng cho nghiên cứu ở các chương tiếp theo Đồng thời, chương này cũng đề cập đến các yếu tố quan trọng trong lập dự toán như mô hình, quy trình và con người Qua đó, nội dung chương 1 sẽ khảo sát thực trạng lập dự toán ngân sách tại các doanh nghiệp trong KCN Biên Hòa 2.
Chương 2 Thực trạng công tác dự toán ngân sách tại các doanh nghiệp trong Khu công nghiệp Biên Hòa 2
Giới thiệu khái quát về Khu công nghiệp Biên Hòa 2
Khu công nghiệp Biên Hòa 2, thành lập năm 1995, là sản phẩm đầu tiên của Công ty Phát triển Khu công nghiệp Biên Hòa (Sonadezi Biên Hòa), đánh dấu sự thành công của doanh nghiệp Nhà nước trong lĩnh vực đầu tư và phát triển hệ thống các Khu công nghiệp tại Việt Nam.
KCN Biên Hòa 2 nằm trong khu vực kinh tế trọng điểm phía Nam, sở hữu vị trí đắc địa gần quốc lộ, cảng, và sân bay, thuận lợi cho việc thu hút lao động Với cơ sở hạ tầng hoàn chỉnh, khu công nghiệp này luôn là lựa chọn hàng đầu cho các nhà đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.
Nhà máy xử lý nước thải tại KCN Biên Hòa 2, với công suất 8.000 m³/ngày đêm, cam kết phát triển sản xuất kinh doanh song song với bảo vệ môi trường Điều này nhằm đảm bảo xử lý hiệu quả nước thải phát sinh trong khu công nghiệp, góp phần vào sự phát triển ổn định và bền vững cho cộng đồng.
Khu công nghiệp Biên Hòa 2 hiện đã hoàn toàn lấp đầy với hơn 100 dự án từ các nhà đầu tư đến từ 19 quốc gia và vùng lãnh thổ khác nhau Trong số các khách hàng tiêu biểu tại đây có thể kể đến Cargill, Hisamitsu, Sanyo, Philips, Syngenta và C.P.
KCN Biên Hòa 2, tọa lạc tại vùng kinh tế trọng điểm phía Nam, có tổng diện tích quy hoạch 365 ha, trong đó 100% diện tích đất công nghiệp cho thuê đã được lấp đầy Đây là một trong những khu công nghiệp nổi bật nhất Việt Nam và được công nhận là KCN điểm của khu vực phía Nam.
KCN Biên Hòa 2 tọa lạc tại vị trí chiến lược nhất của tỉnh Đồng Nai, nơi có nhiều lợi thế nhờ tiếp giáp với nhiều tỉnh thành lân cận.
- Phía đông giáp tỉnh Bình Thuận
- Phía đông bắc giáp tỉnh Lâm Đồng
- Phía tây bắc giáp tỉnh Bình Dương, Bình Phước
- Phía nam giáp tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu
- Phía tây giáp thành phố Hồ Chí Minh
- Nằm trên trục quốc lộ 1A
- Cách trung tâm thành phố Biên Hòa 05Km
- Cách trung tâm TPHCM 25km
- Cách Thành phố Vũng Tàu 90km
- Cách cảng Đồng Nai 02km
- Cách cảng Phú Mỹ 65km
- Cách cảng Sài Gòn 20km
- Cách Ga Biên Hòa 10km
- Cách Ga Sài Gòn 28km
- Cách sân bay Quốc tế Tân Sơn Nhất 35km
- Cách sân bay Quốc tế Long Thành 33km Rất thuận lợi cho việc giao thương bằng đường bộ, đường thủy, đường sắt và đường hàng không
2.1.4 Ngành nghề thu hút đầu tư tại Khu công nghiệp Biên Hòa 2
- Cơ khí: chế tạo, Ô tô, Hàng hải, Thiết kê, Nâng chuyển, Gò hàn
- Gia công may mặc dệt
- Giày da, chế biến cao su
- Thực phẩm (đường, sữa, bánh kẹo, thức ăn gia súc, bột ngọt,…)
- Sản xuất, lắp ráp các thiết bị và phụ tùng thay thế
- Vật liệu xây dựng (gạch nhẹ, cửa nhôm, vật liệu cách điện, polymer trong xây dựng, tấm lợp…)
- Chế tác đồ trang sức
- Hóa dược, hóa chất và liên quan đến hóa chất (sơn, dung môi, dược phẩm,…)
- Kinh doanh, dịch vụ, kho bãi…
2.1.5 Phân loại doanh nghiệp trong Khu công nghiệp Biên Hòa 2
- Danh sách các doanh nghiệp trong Khu công nghiệp Biên Hòa 2 (Xem phụ lục 1) Đồ th ị 2.1 Phân lo ạ i DN theo ch ứ c n ă ng kinh doanh
(Ngu ồ n: Do tác gi ả th ố ng kê)
Trong tổng số 128 doanh nghiệp trong KCN Biên Hòa, có 107 doanh nghiệp sản xuất, chiếm tỷ lệ 83,59%, 3 doanh nghiệp thương mại và dịch vụ, chiếm 2.34%,
12 doanh nghiệp dịch vụ chiếm 9.38% và 6 doanh nghiệp khác (xây lắp, kinh doanh bất động sản), chiếm 4.49%.
Thực trạng lập dự toán ngân sách tại các doanh nghiệp trong Khu công nghiệp Biên Hòa 2
2.2.1 Tổng quan về quá trình khảo sát 2.2.1.1 Mục tiêu khảo sát
Đề tài khảo sát nhằm thống kê và mô tả thực trạng lập dự toán ngân sách tại các doanh nghiệp trong KCN Biên Hòa 2, với mục tiêu cụ thể là phân tích quy trình lập dự toán và đánh giá hiệu quả sử dụng ngân sách.
- Tìm hiểu tình hình tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp trong KCN Biên Hòa 2
- Tìm hiểu thực trạng lập dự toán lập dự toán ngân sách tại các doanh nghiệp trong KCN Biên Hòa 2
- Tìm ra những nguyên nhân dẫn đến yếu kém trong công tác lập dự toán tại các doanh nghiệp trong KCN Biên Hòa 2
Để phân loại doanh nghiệp theo chức năng kinh doanh, cần tìm hiểu thông tin và quy mô của từng doanh nghiệp Các loại hình doanh nghiệp bao gồm doanh nghiệp sản xuất, doanh nghiệp thương mại và dịch vụ, cũng như doanh nghiệp dịch vụ Việc phân loại này giúp xác định rõ vai trò và hoạt động chính của từng loại hình doanh nghiệp trong nền kinh tế.
Từ đó có những kết luận và giải pháp thích hợp cho từng loại hình DN
Kết quả thu thập từ khảo sát cung cấp thông tin quan trọng để giải quyết các vấn đề liên quan đến thực trạng lập dự toán ngân sách của các doanh nghiệp trong KCN Biên Hòa 2 Nội dung khảo sát của đề tài sẽ được trình bày chi tiết nhằm làm rõ các khía cạnh này.
- Thông tin chung về các doanh nghiệp khảo sát:
• Loại hình tổ chức, chức năng kinh doanh của doanh nghiệp
• Quy mô vốn và lao động của DN (tổng số lao động, tổng số vốn kinh doanh)
- Tình hình lập dự toán ngân sách tại các DN trong KCN Biên Hòa 2
Tình hình tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp bao gồm việc sắp xếp bộ máy kế toán, lựa chọn hình thức kế toán phù hợp và áp dụng chế độ kế toán hiện hành Doanh nghiệp cần đảm bảo bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả, lựa chọn hình thức kế toán đáp ứng nhu cầu quản lý và tuân thủ chế độ kế toán để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
Tình hình lập dự toán tại các doanh nghiệp trong KCN Biên Hòa 2 đang cho thấy nhiều khía cạnh đáng chú ý, bao gồm mô hình lập dự toán, môi trường thực hiện dự toán, quy trình lập dự toán và các báo cáo liên quan đến dự toán Việc áp dụng các mô hình dự toán phù hợp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao hiệu quả hoạt động Môi trường lập dự toán cần được cải thiện để đảm bảo tính chính xác và khả thi của các dự toán Quy trình lập dự toán cần được thực hiện một cách bài bản và khoa học để đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính Cuối cùng, các báo cáo dự toán cần được tổng hợp và phân tích để cung cấp thông tin hữu ích cho việc ra quyết định.
• Đánh giá công tác lập dự toán tại các DN trong KCN Biên Hòa 2
2.2.1.3 Đối tượng khảo sát và phạm vi khảo sát
- Đối tượng khảo sát: Đối tượng được tiến hành khảo sát là vấn đề về dự toán ngân sách ngắn hạn
- Việc chọn mẫu khảo sát dựa vào chức năng kinh doanh của DN Các doanh nghiệp được khảo sát bao gồm tất cả các doanh nghiệp trong KCN
Khu vực Biên Hòa 2 hiện có tổng cộng 128 doanh nghiệp, bao gồm 107 doanh nghiệp sản xuất, 3 doanh nghiệp thương mại và dịch vụ, 12 doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, cùng với 6 doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây lắp và kinh doanh bất động sản.
- Phạm vi khảo sát: Khảo sát việc lập dự toán ngân sách tại các doanh nghiệp trong KCN Biên Hòa 2
- Thời gian tiến hành khảo sát: từ tháng 02/2012 đến tháng 04/2012
- Giấy giới thiệu khảo sát của Ban quản lý các Khu công nghiệp (xem Phụ lục 2)
- Danh sách các doanh nghiệp được khảo sát ( xem Phụ lục 03)
2.2.1.4 Phương pháp thiết kế bảng câu hỏi Đề tài nghiên cứu thực hiện bằng cách điều tra thông tin qua bảng câu hỏi Đo đó, nội dung trong bảng câu hỏi phải thể hiện được đầy đủ các thông tin cần thu thập với những nội dung đã được đề cập như trên Tác giả đã cố gắng thiết kế bảng câu hỏi với những vấn đề chung nhất, mang tính phổ biến ở nhiều doanh nghiệp và sử dụng ngôn ngữ chuyên dụng để có thể thu thập được những thông tin hữu ích phục vụ cho mục đích nghiên cứu Cấu trúc bảng câu hỏi gồm 18 câu hỏi Nội dung mỗi câu hỏi giúp người được phỏng vấn trả lời một cách thuận tiện và nhanh nhất
Các câu hỏi trong bảng khảo sát được thiết kế dưới dạng sau:
Câu hỏi đóng là loại câu hỏi đã được xác định phương án trả lời, cho phép người được phỏng vấn chọn lựa câu trả lời phù hợp nhất Dạng câu hỏi này hỗ trợ tác giả trong việc thu thập thông tin một cách nhanh chóng và chính xác.
Câu hỏi mở là loại câu hỏi không có phương án trả lời có sẵn, yêu cầu người được phỏng vấn tự do diễn đạt suy nghĩ và ý kiến của mình Loại câu hỏi này giúp tác giả thu thập thông tin về nhận thức và quan điểm cá nhân, từ đó giải quyết những vấn đề liên quan đến sự khác biệt trong quan điểm.
Câu hỏi vừa đóng vừa mở là một dạng câu hỏi kết hợp, cho phép người được phỏng vấn lựa chọn từ các phương án có sẵn và đồng thời đưa ra câu trả lời tự do không có trong bảng câu hỏi Dạng câu hỏi này giúp tác giả thu thập thông tin rõ ràng và những thông tin mới mẻ, từ đó bổ sung và làm phong phú thêm nội dung nghiên cứu.
- Bảng câu hỏi xem phụ lục 04
Để đáp ứng nhu cầu thu thập thông tin chính xác phục vụ nghiên cứu, tác giả đã lựa chọn hai hình thức phỏng vấn: phỏng vấn trực tiếp và phỏng vấn qua thư điện tử Trong đó, phỏng vấn trực tiếp là chủ yếu, còn phỏng vấn qua thư điện tử được áp dụng cho những doanh nghiệp không thuận tiện cho phỏng vấn trực tiếp Kết quả khảo sát cho thấy kích thước mẫu đã giảm từ 128 doanh nghiệp xuống còn 102 doanh nghiệp.
DN sản xuất là 92, số lượng DN thương mại và dịch vụ là 2, số lượng DN dịch vụ là
7, Số lượng DN khác là 1
2.2.1.6 Phương pháp xử lý dữ liệu
Dữ liệu trong bảng câu hỏi khảo sát được xử lý bằng phần mềm xử lý dữ liệu trong thống kê SPSS phiên bản 20.0
Sau khi thu thập các bảng câu hỏi, tác giả thực hiện quy trình làm sạch dữ liệu và kiểm tra lại thông tin Nếu cần thiết, tác giả sẽ tiến hành phỏng vấn bổ sung hoặc loại bỏ những bảng câu hỏi thiếu thông tin quan trọng hoặc không phù hợp Sau khi hoàn tất việc kiểm tra, tác giả tiến hành nhập liệu.
Phần mềm SPSS cung cấp kết quả thống kê và mô tả, bao gồm hệ số Cronbach Alpha và phân tích EFA, giúp lập bảng tần số thể hiện số quan sát và tỷ lệ phần trăm Ngoài ra, SPSS còn tổng hợp và phân tích dữ liệu, kiểm định các thang đo định lượng, từ đó làm cơ sở cho việc phân tích và đề xuất các giải pháp phù hợp.
Cronbach Alpha là phương pháp phổ biến để kiểm tra độ tin cậy của thang đo, trong đó một biến tiềm ẩn hoặc nhân tố ảnh hưởng được đo bằng nhiều biến quan sát có mối tương quan với nhau Để các nhân tố ảnh hưởng đến dự toán ngân sách đạt yêu cầu, hệ số Cronbach Alpha cần nằm trong khoảng 0.6 đến 0.9 và Tương quan giữa biến và tổng (Corrected Item – Total Correlation) phải lớn hơn 0.3.
Phân tích nhân tố khám phá (EFA) được sử dụng để kiểm tra sự hội tụ của các biến, giúp rút gọn nhiều biến quan sát phụ thuộc lẫn nhau thành các nhân tố ít hơn, mang lại ý nghĩa rõ ràng hơn mà vẫn giữ lại hầu hết thông tin từ tập biến ban đầu Để thực hiện phân tích này, cần đáp ứng một số điều kiện nhất định.
• Hệ số KMO (Kaiser-Mayer-Olkin) ≥ 0.5 và mức ý nghĩa của kiểm định Bartlett’test sig ≤ 0.05
• Hệ số tải nhân tố (Factor Loading) > 0.4, nếu biến quan sát nào có hệ số tải nhân tố < 0.4 sẽ bị loại
• Thang đo được chấp nhận khi tổng phương sai trích ≥ 0.5
Xác lập mô hình dự toán và báo cáo dự toán ngân sách cho các loại hình doanh nghiệp trong Khu công nghiệp Biên Hòa 2
Quan điểm hoàn thiện
Môi trường kinh doanh ảnh hưởng trực tiếp đến việc lập dự toán ngân sách, một nhiệm vụ quan trọng của kế toán quản trị Hiện nay, các doanh nghiệp siêu nhỏ đang nỗ lực phát triển thành các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Do vậy, hầu hết các doanh nghiệp đều phải nổ lực để hướng đến mục tiêu đã đặt ra
Để phát triển bền vững, các nhà quản trị cần có tầm nhìn chiến lược nhằm vượt qua rào cản cạnh tranh trên thị trường Dự toán ngân sách là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả và nâng cao năng lực cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường.
Dự toán ngân sách là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tự kiểm soát chi phí và tối ưu hóa nguồn lực Nó không chỉ phản ánh nhu cầu nội tại của doanh nghiệp mà còn liên quan chặt chẽ đến kế toán quản trị Để thực hiện hiệu quả, dự toán ngân sách cần tuân thủ các quy định pháp luật về kế toán theo hướng dẫn của cơ quan nhà nước.
3.1.2 Phù hợp với đặc điểm và quy mô của các DN trong KCN Biên Hòa
Hiện nay, các doanh nghiệp khảo sát đã lập dự toán nhưng các báo cáo này chưa phát huy hiệu quả tối đa Cần hoàn thiện dự toán dựa trên nguyên tắc cân bằng giữa lợi ích và chi phí, đảm bảo rằng chi phí lập dự toán ngân sách mang lại lợi ích kinh tế chung cho doanh nghiệp.
Hoàn thiện dự toán ngân sách cần dựa vào phân tích các yếu tố tác động trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm yếu tố bên trong như cơ sở vật chất, nguồn nhân lực và tổ chức công tác kế toán, cùng với yếu tố bên ngoài như chế độ chính sách của nhà nước, biến động kinh tế và lạm phát Đồng thời, quá trình này cũng cần kế thừa hệ thống báo cáo dự toán cũ để đảm bảo tính liên tục và hiệu quả.
Mục tiêu và nguyên tắc hoàn thiện
Báo cáo dự toán cần cung cấp thông tin chất lượng, hữu ích cho người sử dụng, giúp doanh nghiệp kiểm soát và tiết kiệm nguồn lực tài chính Điều này góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý trong các doanh nghiệp.
Báo cáo dự toán được xây dựng đơn giản và dễ hiểu, thể hiện đúng tiềm năng của doanh nghiệp Các chỉ tiêu trong báo cáo cung cấp thông tin đầy đủ, đáp ứng yêu cầu quản trị của từng doanh nghiệp.
Dự toán ngân sách là công cụ quan trọng giúp truyền đạt thông tin, mục tiêu và chiến lược giữa các bộ phận, từ đó tiết kiệm chi phí và giảm lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp Ngoài ra, dự toán còn đóng vai trò là cơ sở để đánh giá kết quả thực hiện công việc tại từng bộ phận trong doanh nghiệp.
Lập dự toán hiệu quả cần sự tham gia của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp, nhằm phối hợp đưa ra các chỉ tiêu phù hợp Sự hợp tác này giúp cung cấp thông tin thực tế và chính xác hơn, góp phần nâng cao chất lượng dự toán.
Dự toán ngân sách cần đảm bảo tính linh hoạt để có thể điều chỉnh kịp thời khi có sự thay đổi từ các yếu tố bên ngoài như tỷ giá và lạm phát Việc lập dự toán không chỉ diễn ra một lần cho năm kế hoạch mà phải được thực hiện liên tục, bao gồm việc theo dõi và so sánh ngân sách với thực tế Doanh nghiệp cần dự báo dựa trên dữ liệu quá khứ và các yếu tố không chắc chắn, vì vậy báo cáo dự toán linh hoạt là rất quan trọng để thích ứng với những biến động không mong muốn.
Dự toán ngân sách cần được xây dựng dựa trên mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Các giải pháp đề xuất
Lựa chọn mô hình lập dự toán phù hợp là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình lập và hiệu quả của dự toán trong việc hoạch định và kiểm soát hoạt động doanh nghiệp Để báo cáo dự toán hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định mô hình dự toán tương thích với quy mô hoạt động, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm, và cấu trúc quản lý của mình.
Kết quả khảo sát chương 2 cho thấy rằng phần lớn các doanh nghiệp lập dự toán là doanh nghiệp vừa, trong khi hầu hết doanh nghiệp nhỏ không thực hiện điều này Việc không lập dự toán gây cản trở cho việc kiểm soát chi phí Do đó, các doanh nghiệp nhỏ cần tích cực áp dụng công cụ lập dự toán ngân sách vào quản lý để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Xuất phát từ quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp tại Khu công nghiệp Biên Hòa 2, tác giả đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện dự toán cho các doanh nghiệp tương ứng với quy mô hoạt động của họ.
- Đối với các doanh nghiệp nhỏ: áp dụng mô hình dự toán ấn định thông tin từ trên xuống
- Đối với doanh nghiệp vừa: mô hình thông tin từ dưới lên
• Mô hình ấ n đị nh thông tin t ừ trên xu ố ng
Khi áp dụng mô hình này, các nhà quản trị cần có cái nhìn tổng quát và toàn diện về doanh nghiệp, đồng thời quản lý cấp cao phải nắm vững chi tiết hoạt động của từng bộ phận, cả về mặt định tính và định lượng Điều này giúp đưa ra các chỉ tiêu phù hợp, nhưng chỉ thực sự hiệu quả đối với doanh nghiệp quy mô nhỏ, ít phân cấp quản lý hoặc trong những tình huống đặc biệt yêu cầu tuân theo chỉ đạo từ cấp cao hơn.
• Mô hình thông tin t ừ d ướ i lên
Lập dự toán theo mô hình tự quyết định giúp các bộ phận trong doanh nghiệp có sự chủ động, từ đó nâng cao độ chính xác và tính thực tiễn của số liệu Khi mọi người tham gia trực tiếp vào quá trình lập dự toán, họ sẽ cảm thấy hứng thú hơn với những mục tiêu do chính mình đề ra, dẫn đến khả năng thực hiện dự toán cao hơn và tạo sự đồng thuận trong tổ chức hướng tới mục tiêu chung.
Việc cho phép các bộ phận tự lập dự toán sẽ nâng cao vai trò kiểm tra của dự toán, khuyến khích mọi người trong tổ chức nỗ lực đạt được kế hoạch mà họ đã đề ra Khi không đạt chỉ tiêu trong dự toán, các bộ phận sẽ chỉ có thể tự trách mình, không thể đổ lỗi cho ai khác Mô hình dự toán này rất phù hợp với các công ty lớn hoặc tập đoàn, vì nó thể hiện sự phân quyền trong quản lý.
Mô hình tự định dự toán có nhược điểm lớn là các bộ phận có thể lập dự toán thấp hơn khả năng thực tế, dẫn đến việc không phát huy hiệu quả của dự toán, gây trì trệ hoạt động sản xuất và lãng phí tài nguyên Để khai thác tối đa tiềm năng của doanh nghiệp, nhà quản lý cấp cao cần kiểm tra và cân nhắc kỹ lưỡng trước khi chấp nhận ngân sách tự định của cấp dưới Nếu phát hiện các khoản mục nghi ngờ, cần thảo luận với quản lý các cấp dưới cho đến khi đạt được sự đồng thuận.
3.3.2 Hệ thống báo cáo dự toán áp dụng cho các loại hình doanh nghiệp trong Khu công nghiệp Biên Hòa 2
Kết quả khảo sát cho thấy rằng các doanh nghiệp trong KCN Biên Hòa 2 đã lập dự toán, nhưng hệ thống báo cáo của họ còn thiếu sót, không phản ánh đầy đủ các nguồn lực và không dự báo chính xác các chỉ tiêu thực hiện trong năm kế hoạch Do đó, tác giả đề xuất rằng các doanh nghiệp cần cải thiện hệ thống báo cáo dự toán để nâng cao hiệu quả quản lý.
Hệ thống dự toán bao gồm tất cả các hệ thống sản xuất kinh doanh Bao gồm: (xem Phụ lục 5)
- Dự toán doanh thu bán hàng
- Dự toán nguyên vật liệu trực tiếp
- Dự toán chi phí nhân công trực tiếp
- Dự toán chi phí sản xuất chung
- Dự toán chi phí bán hàng
- Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp
- Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh
- Dự toán cân đối kế toán
- Dự toán cân đối thu chi
3.3.2.2 Doanh nghiệp thương mại và dịch vụ
- Dự toán chi phí bán hàng
- Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp
- Dự toán kế quả hoạt động kinh doanh
- Dự toán cân đối kế toán
- Dự toán cân đối thu, chi
- Dự toán kế quả hoạt động kinh doanh
- Dự toán cân đối kế toán
- Dự toán cân đối thu, chi
3.3.3 Quy trình dự toán áp dụng cho các loại hình doanh nghiệp trong Khu công nghiệp Biên Hòa 2 Để báo cáo dự toán cung cấp những thông tin hữu ích, phục vụ cho việc kiểm soát tốt chi phí thì bộ phận lập dự toán ngân sách cần nắm rõ quy trình và các bước thực hiện công việc phải được cụ thể hóa Do đó, các doanh nghiệp cần hoàn thiện hơn quy trình lập dự toán ngân sách Cụ thể, dự toán ngân sách thực hiện thông qua 3 giai đoạn sau:
Giai đ o ạ n 1: Chuẩn bị dự toán ngân sách
Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu kinh doanh thông qua cuộc họp với cán bộ quản lý từng phòng ban Mục tiêu này phải mang tính phát triển và phù hợp với thực tế của doanh nghiệp Đồng thời, cần chuẩn bị nhân sự cho việc lập dự toán, phân công rõ ràng ai và bộ phận nào sẽ tham gia vào từng giai đoạn và công việc cụ thể.
Tránh tình trạng lập dự toán khi công việc quá tải, do hầu hết các nhân viên lập dự toán phải đảm nhiệm công việc khác
Giai đ o ạ n 2 : Soạn thảo ngân sách
Bộ phận chuyên trách dự toán cung cấp biểu mẫu dự toán cho các bộ phận liên quan Các bộ phận này tiến hành soạn thảo ngân sách riêng và nộp báo cáo dự toán cho bộ phận chuyên trách Sau đó, bộ phận chuyên trách sẽ kiểm tra, tổng hợp và điều chỉnh để hoàn thiện dự toán cho toàn doanh nghiệp.
Sau khi hoàn thành báo cáo dự toán, bộ phận chuyên trách chuyển cho Ban Lãnh đạo doanh nghiệp để xem xét tính hợp lý Doanh nghiệp tổ chức họp xét duyệt dự toán với sự tham gia của trưởng các bộ phận liên quan nhằm hạn chế tính thiếu khả thi và đảm bảo phản ánh đúng năng lực thực tế Sau cuộc họp, báo cáo dự toán được công bố chính thức cho các bộ phận để tiến hành thực hiện.
Giai đ o ạ n 3: Theo dõi dự toán ngân sách
Bộ phận chuyên trách về dự toán thực hiện theo dõi, so sánh và phân tích sự khác biệt giữa kết quả thực tế và dự toán đã lập Đồng thời, họ kiểm tra các yếu tố bất thường để điều chỉnh cho các dự toán trong tương lai.
Việc lập dự toán hàng năm bắt đầu từ vài tháng trước kỳ kế hoạch, bao gồm nhiều bước liên tiếp Để các bộ phận có thể chủ động trong công tác lập dự toán ngân sách, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình cụ thể và phổ biến đến các bộ phận liên quan.
3.3.3.1 Quy trình lập dự toán trong doanh nghiệp sản xuất (xem Phụ lục 6)
Dự toán ngân sách ngắn hạn trong doanh nghiệp sản xuất là một kế hoạch tổng thể, kết nối nhiều dự toán khác nhau Quy trình lập dự toán bao gồm nhiều bộ phận và thực hiện theo các bước tuần tự.
Sơ đồ 3.1 Quy trình lập dự toán trong doanh nghiệp sản xuất
Dự toán tồn kho thành phẩm cuối kỳ
Dự toán chi phí bán hàng và quản lý DN
Dự toán CP NVL trực tiếp
Dự toán CP SX chung
Dự toán CP NC trực tiếp
Dự toán báo cáo kết quả kinh doanh
Dự toán bảng cân đối kế toán Dự toán bảng lưu chuyển tiền tệ
Dự toán giá vốn Hàng bán
