NỘI DUNG
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ TÍNH HỮU HIỆU CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1.1.1 Khái niệm
Kế toán được xem như là một hệ thống thông tin là một định nghĩa mới nhất của kế toán Lần đầu tiên được Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ phát biểu vào năm 1966: Kế toán thật sự là một hệ thống thông tin, chính xác hơn là thực hành các lý thuyết tổng hợp của thông tin trong lĩnh vực những hoạt động kinh tế hữu hiệu và bao gồm trong đó có một bộ phận chủ yếu của thông tin đó là được trình bày dưới hình thức định lượng
Hệ thống là một tập hợp của hai hoặc nhiều bộ phận, thành phần có mối liên hệ với nhau, ảnh hưởng tác động lẫn nhau để đạt được những mục tiêu chung Hệ thống hầu hết được tạo thành từ nhiều hệ thống phụ nhỏ hơn, mỗi hệ thống phụ đó có những chức năng đặc biệt và hỗ trợ cho hệ thống lớn hơn Thông tin là dữ liệu được sắp xếp và xử lý để cung cấp một cách có ý nghĩa cho người sử dụng Cái người sử dụng cần là thông tin ra quyết định hoặc cải thiện quá trình ra quyết định, nói chung người sử dụng có thể ra quyết định tốt hơn là nhờ vào chất lượng và số lượng thông tin tăng lên (Romney et al., 2006)
Hệ thống thông tin (hay là hệ thống thông tin quản lý) là một hệ thống nhân tạo, nói một cách tổng quát nó gồm có tập hợp các bộ phận của hệ thống máy tính và các bộ phận thủ công được thiết lập để thu thập, lưu trữ, và quản lý dữ liệu và cung cấp thông tin đầu ra cho người sử dụng (Gelinas et al., 2005)
Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) được xem là một hệ thống phụ của hệ thống thông tin quản lý Mục đích của HTTTKT là thu thập, xử lý và báo cáo thông tin liên quan đến khía cạnh tài chính của các sự kiện của doanh nghiệp HTTTKT bao gồm sáu thành phần sau:
- Con người là người điều hành hệ thống và thực hiện những chức năng khác nhau trong hệ thống
- Các thủ tục và hướng dẫn, bao gồm cả thủ công và máy tính, liên quan tới thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu về hoạt động của tổ chức
- Dữ liệu về tổ chức và quá trình kinh doanh của tổ chức
- Phần mềm được sử dụng để xử lý dữ liệu của tổ chức
- Cơ sở hạ tầng thông tin kỹ thuật, bao gồm máy tính, thiết bị ngoại vi, và thiết bị liên kết mạng được sử dụng để thu thập, lưu trữ, xử lý và chuyển đổi dữ liệu thành thông tin
- Hệ thống kiểm soát nội bộ và biện pháp bảo vệ để bảo vệ an toàn dữ liệu trong HTTTKT
1.1.2 Vai trò và chức năng của hệ thống thông tin kế toán
Mục tiêu của hầu hết các tổ chức là cung cấp giá trị cho khách hàng của họ
Chuỗi giá trị của một tổ chức bao gồm 5 hoạt động chính cung cấp giá trị trực tiếp đến khách hàng Đó là: (1) Inbound logistic, (2) Hoạt động sản xuất kinh doanh, (3) Outbound logistic, (4) Tiếp thị và bán hàng, (5) Dịch vụ hậu mãi Vai trò của HTTTKT như là một hoạt động hỗ trợ, HTTTKT đóng góp giá trị bằng cách cung cấp thông tin chính xác và kịp thời vì vậy 5 hoạt động chính của chuỗi giá trị có thể được thực hiện hữu hiệu và hiệu quả hơn (Romney et al., 2006) HTTTKT thiết kế tốt có thể cộng vào giá trị của tổ chức thông qua:
- Góp phần cải thiện chất lượng và giảm chi phí của sản phẩm hoặc dịch vụ: HTTTKT có thể giám sát các bộ phận vì thế người quản lý bộ phận được thông báo ngay lập tức khi hoạt động bị xuống dốc vượt ra khỏi giới hạn chất lượng chấp nhập được Nó giúp duy trì chất lượng sản phẩm, nó cũng làm giảm số nguyên liệu lãng phí và chi phí của việc tái tạo lại
- Góp phần cải thiện hiệu quả: Một HTTTKT được thiết kế tốt có thể làm cho tổ chức hiệu quả hơn bằng cách cung cấp thông tin kịp thời Ví dụ như sản xuất đúng hạn, chính xác, cập nhật thông tin về nguyên vật liệu trong kho và địa điểm của nó
- Chia sẽ kiến thức: Một HTTTKT được thiết kế tốt có thể làm cho chia sẽ kiến thức và đưa ra ý kiến chuyên môn được dễ dàng hơn, có thể làm cải thiện các bộ phận của tổ chức và thậm chí cung cấp sự cạnh tranh thuận lợi, cung cấp đầy đủ thông tin cho các bộ phận có liên quan
- Góp phần cải thiện cấu trúc kiểm soát nội bộ: Bảo vệ, kiểm soát và tách biệt là vấn đề quan trọng trên thế giới hiện nay Một HTTTKT với một cấu trúc kiểm soát nội bộ thích hợp có thể bảo vệ hệ thống từ những vấn đề như gian lận, sai sót, thiết bị và phần mềm bị lỗi, tai họa từ tự nhiên,…
- Góp phần cải thiện việc ra quyết định Quá trình ra quyết định rất phức tạp, nhiều bước thực hiện: xác định vấn đề, thu thập và giải thích thông tin, đánh giá cách giải quyết vấn đề, lựa chọn phương pháp giải quyết và thực hiện giải quyết vấn đề Một HTTTKT có thể cung cấp sự hỗ trợ trong tất cả các giai đoạn trong việc ra quyết định Báo cáo có thể giúp xác định các vấn đề tiềm năng bằng các công cụ khác nhau như: giao diện biểu đồ, có thể giúp người ra quyết định làm sáng tỏ kết quả mô hình ra quyết định và đánh giá và lựa chọn giữa các giai đoạn biến đổi của hoạt động Cuối cùng HTTTKT có thể cung cấp phản hồi trên kết quả của hoạt động
Theo Jelinas et al (2005) thì một hệ thống thông tin phục vụ cho hai chức năng trong một tổ chức: Thứ nhất, HTTTKT phản ánh trung thực và giám sát hoạt động trong tổ chức hệ thống bằng cách xử lý, ghi nhận, và báo cáo các sự kiện tài chính Chức năng thứ hai của HTTTKT là hỗ trợ hoạt động quản lý, bao gồm ra quyết định quản trị
Theo Romney et al (2006) HTTTKT có ba chức năng Hai chức năng đầu tiên được định nghĩa tương tự như Jelinas et al (2005): Thu thập và lưu trữ dữ liệu về hoạt động, nguồn lực và nhân sự của tổ chức Chuyển đổi dữ liệu thành hữu ích cho người sử dụng để ra quyết định quản lý như: hoạch định, điều hành, kiểm soát, đánh giá hoạt động nguồn lực và nhân sự Romney et al (2006) đã bổ sung vào chức năng thứ ba của hệ thống đó là: cung cấp kiểm soát thích hợp để bảo vệ tài sản của tổ chức, bao gồm: dữ liệu, để đảm bảo những tài sản và dữ liệu sẳn có khi cần và dữ liệu chính xác và đáng tin cậy Thông tin và hệ thống thông tin cần phải được bảo vệ tránh khỏi mất mát, giảm giá trị, và bị đánh cắp HTTTKT phải đáng tin cậy
Tóm lại một HTTTKT thực hiện các chức năng sau:
- Thu thập, xử lý chuyển đổi dữ liệu, lưu trữ và báo cáo các sự kiện tài chính
- Hỗ trợ hoạt động quản lý, ra quyết định bằng cách cung cấp dữ liệu hữu ích
- Cung cấp một hệ thống kiểm soát thích hợp
1.2 TÍNH HỮU HIỆU CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1.2.1 Khái niệm về tính hữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán
Hiện nay không có khung lý thuyết hoàn chỉnh và nghiên cứu nào đưa định nghĩa chính xác tính hữu hiệu của HTTKT
Có rất nhiều quan điểm và tiêu chuẩn khác nhau về tính hữu hiệu của HTTTKT Chẳng hạn, theo Otley (1980) HTTTK được xem là hữu hiệu khi thông tin cung cấp bởi chúng phục vụ cho những yêu cầu nhiều hơn người sử dụng hệ thống yêu cầu; hoặc HTTTKT hữu hiệu khi hệ thống cung cấp những thông tin tiềm năng ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định (Ivest et al., 1983) Một vài nghiên cứu kế toán chỉ ra rằng hữu hiệu của HTTTKT phụ thuộc vào chất lượng đầu ra của hệ thống thông tin cái mà có thể thõa mãn được yêu cầu của người sử dụng (Cameron
1986, Lewin and Minton 1986, Quinn and Rohrbaugh 1983, Deone and Mclean
