Nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
Mục đích tổ chức công tác kế toán
Xây dựng cơ cấu kế toán đáp ứng việc tổ chức ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin phù hợp cho từng đối tượng sử dụng Đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp: yêu cầu quản lý của các doanh nghiệp rất đa dạng, vì vậy việc tổ chức công tác kế toán đòi hỏi cần phải nắm bắt đầy đủ các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để xây dựng hệ thống kế toán cho phù hợp
Các yêu cầu này có thể về nội dung, tính chất, thời điểm cung cấp thông tin kế toán, các yêu cầu về quản lý hoạt động kinh doanh trong nội bộ doanh nghiệp, giữa các đơn vị thành viên, yêu cầu về quản lý vốn, tài sản hay nguồn nhân lực
Công tác kế toán phải phù hợp với đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp: mỗi doanh nghiệp có lĩnh vực, ngành nghề hoạt động kinh doanh khác nhau, có các đặc điểm khác nhau như đối tượng kinh doanh có hay không có hình thái vật chất, chu kỳ kinh doanh ngắn hơn hay dài hơn chu kỳ kế toán, rủi ro trong kinh doanh cao hay thấp Ứng dụng một cách hợp lý và hữu hiệu các thành tựu của công nghệ thông tin trong công tác kế toán của doanh nghiệp
Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác kế toán
Kế toán là một công cụ quản lý kinh tế, có chức năng thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị, vì vậy tổ chức công tác kế toán chịu ảnh hưởng bởi các chính sách kinh tế tài chính, nền tảng pháp lý quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp của thông tin kế toán
Môi trường pháp lý bao gồm sự tuân thủ luật kế toán, chuẩn mực kế toán, các chế độ kế toán đặc thù cho từng lĩnh vực ngành nghề cũng như sự tuân thủ các nội quy, quy chế của các cơ quan quản lý và của bản thân doanh nghiệp chi phối trực tiếp đến công tác tổ chức kế toán nhằm bảo vệ quyền lợi chính đáng cho các đối tượng sử dụng thông tin đa dạng ở bên ngoài doanh nghiệp, trong đó có các cơ quan chức năng của nhà nước
1.1.2.2 Ảnh hưởng của môi trường kinh doanh
Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp phải gắn với thực tế đơn vị, chính vì thế mà hệ thống kế toán do các cơ quan chức năng ban hành luôn có tính linh hoạt và tính mở để giúp các doanh nghiệp có thể vận dụng và đạt được hiệu quả cao nhất
Khi thiết lập mô hình tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức tuân thủ và vận dụng hệ thống kế toán cùng các phương pháp kế toán để thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin, tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ, thiết lập hệ thống sổ kế toán và lựa chọn hình thức kế toán doanh nghiệp phải luôn xuất phát từ những yếu tố thực tế của đơn vị như: tính chất sở hữu của loại hình doanh nghiệp, đặc điểm và lĩnh vực hoạt động, quy mô và đặc điểm tổ chức công tác quản lý, khả năng phát triển và hội nhập của doanh nghiệp, năng lực của kế toán viên, mức độ ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác kế toán
1.1.2.3 Nhu cầu thông tin của các đối tượng sử dụng thông tin kế toán
Trong thời đại bùng nổ thông tin ngày nay, nhu cầu thông tin kế toán của các đối tượng sử dụng có ảnh hưởng trực tiếp đến tổ chức cung cấp thông tin và qua đó có tác động nhất định đến việc tổ chức và xử lý thông tin kế toán trong doanh nghiệp
Một trong những yêu cầu chung về thông tin kế toán của các đối tượng sử dụng là đảm bảo tính hữu ích, thiết thực, vì thế đối tượng sử dụng cần thông tin gì thì kế toán cung cấp thông tin đó, không cung cấp những thông tin dư thừa mà đối tượng sử dụng không có nhu cầu.
Nội dung tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành, là nguồn thông tin ban đầu được kế toán sử dụng, xử lý tạo thành những thông tin có tính tổng hợp và hữu ích cho người sử dụng Đó là những minh chứng về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, có ý nghĩa kinh tế và pháp lý quan trọng không chỉ đối với công tác kế toán mà còn liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau
Chế độ chứng từ kế toán được nhà nước quy định có tính chất chung, áp dụng cho nhiều lĩnh vực hoạt động và các thành phần kinh tế khác nhau, vì vậy khi tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán, doanh nghiệp cần căn cứ vào quy định của chế độ chứng từ kế toán và đặc điểm loại hình hoạt động của mình để lựa chọn các loại chứng từ cho phù hợp về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập Bên cạnh các loại chứng từ được quy định trong chế độ kế toán, doanh nghiệp còn thiết lập các loại chứng từ mang tính chất nội bộ nhằm đáp ứng cho yêu cầu quản lý, cung cấp và xử lý thông tin
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán Các nghiệp vụ này phát sinh ở nhiều thời điểm, địa điểm và có thể liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau, do đó doanh nghiệp cần có các quy định, hướng dẫn việc ghi chép chứng từ kế toán nhằm đảm bảo các chứng từ này được lập đúng, kịp thời, đầy đủ các yếu tố theo quy định của nhà nước, làm căn cứ tin cậy để ghi sổ kế toán
Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải xây dựng một quy trình luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận trong và ngoài doanh nghiệp một cách khoa học, đảm bảo chứng từ kế toán được đầy đủ và đúng thời gian quy định nhằm phục vụ cho việc ghi sổ, lưu trữ và bảo quản an toàn theo luật định
1.1.3.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất áp dụng trong doanh nghiệp là một mô hình phân loại đối tượng kế toán được nhà nước quy định để thực hiện việc xử lý thông tin gắn liền với từng đối tượng kế toán nhằm phục vụ cho việc tổng hợp, kiểm tra, kiểm soát
Doanh nghiệp dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành, căn cứ vào đặc điểm của mình để lựa chọn các tài khoản phù hợp, hình thành hệ thống tài khoản cho đơn vị, đồng thời cụ thể hóa hệ thống tài khoản bằng cách bổ sung các tài khoản cấp 3, cấp 4 nhằm phản ảnh, hệ thống hóa đầy đủ, cụ thể mọi nội dung đối tượng hạch toán và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
1.1.3.3 Tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán
Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết để xử lý thông tin từ các chứng từ kế toán nhằm phục vụ cho việc lập BCTC, kiểm tra kiểm soát từng loại tài sản, nguồn vốn cũng như từng quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Hệ thống sổ kế toán gồm nhiều loại, có những loại sổ được mở theo quy định chung của các cơ quan quản lý, nhưng cũng có loại sổ được mở nhằm đáp ứng yêu cầu và đặc điểm quản lý của doanh nghiệp
Căn cứ vào quy mô, yêu cầu quản lý, trình độ và phương tiện hỗ trợ doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong năm hình thức kế toán: Nhật ký - Sổ cái; Chứng từ ghi sổ; Nhật ký - chứng từ; Nhật ký chung hoặc Kế toán trên máy vi tính Tuy nhiên, cho dù lựa chọn hình thức kế toán nào, doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ theo nguyên tắc nhất quán
1.1.3.4 Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán là kết quả của công tác kế toán trong doanh nghiệp, là nguồn thông tin quan trọng cung cấp cho các đối tượng sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp
Báo cáo kế toán có hai phân hệ: BCTC và Báo cáo quản trị
Việc lập BCTC phải tuân thủ chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành trong các quy định về mẫu, nội dung, phương pháp tính toán, trình bày, thời gian lập, nộp và công khai BCTC
Theo chế độ kế toán hiện hành, hệ thống BCTC bao gồm: Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; Bản thuyết minh BCTC
Báo cáo kế toán quản trị bao gồm các báo cáo được lập ra để đáp ứng yêu cầu quản trị trong nội bộ của doanh nghiệp, vì thế báo cáo quản trị không cần phải công khai
1.1.3.5 Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán là một trong những nội dung quan trọng hàng đầu trong tổ chức công tác kế toán, nó phụ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp, trình độ chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp của nhân viên kế toán, đặc điểm về tổ chức sản xuất và yêu cầu quản lý, điều kiện ứng dụng khoa học kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập xử lý và cung cấp thông tin Việc tổ chức bộ máy kế toán phải tuân thủ theo nguyên tắc: 1 cấp - mỗi doanh nghiệp độc lập chỉ có một bộ máy kế toán thống nhất, (nếu doanh nghiệp có các bộ phận hay đơn vị phụ thuộc có tổ chức kế toán thì gọi là đơn vị kế toán phụ thuộc); chỉ đạo toàn diện, thống nhất và tập trung; gọn, nhẹ, hợp lý theo hướng chuyên môn hóa
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán được định hướng theo các dạng: tổ chức kế toán tập trung và tổ chức kế toán phân tán
Tổ chức kế toán tập trung là mô hình trong đó toàn bộ thông tin kế toán được xử lý tập trung ở phòng kế toán, các bộ phận và đơn vị phụ thuộc chỉ thực hiện việc thu thập, phân loại và chuyển chứng từ, các báo cáo nghiệp vụ về phòng kế toán để xử lý và tổng hợp
Giới thiệu tổng quát về mô hình Công ty mẹ - Công ty con
Bản chất của mô hình Công ty mẹ - Công ty con
Công ty mẹ - Công ty con là tổ hợp gồm một số công ty liên kết với nhau thông qua hình thức góp vốn, đầu tư tài chính Trên cơ sở liên kết về vốn, một công ty với tư cách là công ty mẹ thực hiện đầu tư vốn ở mức độ chi phối để nắm quyền lãnh đạo và kiểm soát các công ty con, do đó nắm quyền chi phối cả tập đoàn về vốn, lao động, công nghệ và chiến lược phát triển
Theo chuẩn mực kế toán quốc tế IAS, công ty mẹ là một thực thể pháp lý có ít nhất một đơn vị trực thuộc, gọi là công ty con Công ty con là thực thể pháp lý bị kiểm soát bởi công ty mẹ Kiểm soát ở đây được hiểu là sở hữu trực tiếp hay gián tiếp nhiều hơn 50% số phiếu bầu, hoặc sở hữu 50% số phiếu bầu hay ít hơn nhưng nắm quyền đối với hơn 50% số phiếu bầu theo sự thoả thuận với các cổ đông khác
Theo Nghị định số 153/NĐ-CP ngày 09/8/2004 của Chính phủ về tổ chức, quản lý Tổng công ty nhà nước và chuyển đổi Tổng công ty nhà nước, công ty nhà nước độc lập theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con thì: Tổng công ty theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con là hình thức liên kết và chi phối lẫn nhau bằng đầu tư, góp vốn, bí quyết công nghệ, thương hiệu hoặc thị trường giữa các doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, trong đó có một công ty nhà nước giữ quyền chi phối các doanh nghiệp thành viên khác (gọi tắt là công ty mẹ) và các doanh nghiệp thành viên khác bị công ty mẹ chi phối (gọi tắt là công ty con) hoặc có một phần vốn góp không bị chi phối của công ty mẹ (gọi tắt là công ty liên kết)
Theo Luật doanh nghiệp năm 2005, một công ty được coi là công ty mẹ của công ty khác nếu thuộc một trong các trường hợp sau đây: sở hữu trên 50% vốn điều lệ hoặc tổng số cổ phần phổ thông đã phát hành của công ty đó; có quyền trực tiếp hoặc gián tiếp bổ nhiệm đa số hoặc tất cả thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc của công ty đó; có quyền quyết định việc sửa đổi, bổ sung điều lệ của công ty đó.
Mối liên kết và hình thức hình thành mô hình Công ty mẹ - Công ty con
Trong các tập đoàn kinh tế tổ chức theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con, mối liên kết chủ đạo giữa các thành viên được dựa trên nền tảng đầu tư tài chính của công ty mẹ vào công ty con Với việc nắm giữ đa số vốn điều lệ của công ty con, cùng với các thế mạnh về vốn, công nghệ, thị phần, thương hiệu công ty mẹ đóng vai trò chi phối, kiểm soát, định hướng hoạt động của các công ty con theo mục tiêu, chiến lược kinh doanh của cả tập đoàn thông qua người trực tiếp quản lý phần vốn của công ty mẹ được bầu tham gia vào hội đồng quản trị, hội đồng thành viên của công ty con hoặc công ty mẹ có thể sử dụng quyền biểu quyết của mình với tư cách là cổ đông hay bên góp vốn để chi phối các quyết định quan trọng của công ty con Tuy nhiên, Công ty mẹ - Công ty con vẫn là hai thực thể pháp lý độc lập có bộ máy quyền lực riêng, hoạt động theo các quy định của pháp luật, thực hiện hạch toán độc lập nhau
Xét về cấu trúc, mô hình Công ty mẹ - Công ty con có thể được chia thành hai dạng: Cấu trúc đơn giản và Cấu trúc hỗn hợp
Theo mô hình này, công ty mẹ nắm giữ cổ phần của các công ty con (các công ty cấp 2), đến lượt các công ty con lại nắm giữ cổ phần của các công ty cháu (các công ty cấp 3), hay nói cách khác, việc đầu tư kiểm soát được thực hiện theo trực hệ, không có sự đầu tư lẫn nhau giữa các thành viên, không có sự đầu tư ngược lại từ công ty con, công ty cháu vào công ty mẹ, và không có sự đầu tư từ công ty mẹ vào các công ty cháu
Sơ đồ 1.1: Mô hình Công ty mẹ - Công ty con theo cấu trúc đơn giản
Trên thực tế, cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường, thị trường tài chính ngày càng phát triển, các công ty có xu hướng đầu tư vào nhiều đối tượng khác nhau để vừa mở rộng cơ hội, đồng thời cũng để phân tán rủi ro, do đó mô hình Công ty mẹ - Công ty con theo cấu trúc giản đơn ít tồn tại mà thường kết hợp đan xen với các hình thức phức tạp hơn, từ đó đã hình thành nên mô hình Công ty mẹ - Công ty con có cấu trúc hỗn hợp
Theo cấu trúc này, các quan hệ đầu tư kiểm soát gồm có:
Công ty con 1 Công ty con 3
(1) Các công ty mẹ đầu tư, kiểm soát các công ty con trực hệ
(2) Công ty con đầu tư kiểm soát các công ty cháu trực hệ
(3) Công ty mẹ đầu tư, kiểm soát trực tiếp công ty cháu
(4) Các công ty đồng cấp đầu tư vốn lẫn nhau
(5) Công ty con, công ty cháu đầu tư ngược lại công ty mẹ
Sơ đồ 1.2: Mô hình Công ty mẹ - Công ty con dạng cấu trúc phức tạp
Theo Nghị định 153/2004/NĐ-CP, cơ cấu tổ chức của các tổng công ty, công ty độc lập hoạt động theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con như sau:
Công ty con 2 Công ty con 3
Sơ đồ 1.3: Mô hình Công ty mẹ - Công ty con theo NĐ 153/2004/NĐ-CP
- Công ty mẹ là công ty nhà nước, hoạt động theo luật DNNN, được hình thành từ việc chuyển đổi, tổ chức lại Tổng công ty, công ty thành viên hạch toán độc lập của Tổng công ty, công ty nhà nước độc lập hoặc trên cơ sở một công ty đầu tư, mua cổ phần, góp vốn và các nguồn lực khác vào các công ty con, công ty liên kết và giữ quyền chi phối theo quy định, hoặc công ty mẹ có thể là công ty cổ phần có cổ phần chi phối hoặc không chi phối của nhà nước
- Các công ty con bao gồm:
(1) Công ty có vốn góp chi phối của công ty mẹ gồm: công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty cổ phần, công ty liên doanh với nước ngoài, công ty ở nước ngoài
(2) Công ty TNHH một thành viên do công ty mẹ nắm giữ toàn bộ vốn điều lệ
- Công ty liên kết là các công ty có vốn góp không chi phối của công ty mẹ, tổ chức dưới hình thức công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty cổ phần, công ty liên doanh với nước ngoài, công ty ở nước ngoài
(Công ty mẹ không nắm cổ phần chi phối)
Công ty con có vốn góp chi phối từ công ty mẹ
Công ty TNHH một thành viên
Quyền kiểm soát và phần lợi ích của công ty mẹ đối với công ty con
Mức độ ảnh hưởng đầu tư của công ty mẹ vào công ty con biểu hiện qua quyền kiểm soát của công ty mẹ đối với công ty con Kiểm soát là quyền chi phối các chính sách tài chính và hoạt động của doanh nghiệp nhằm thu được lợi ích kinh tế từ các hoạt động của doanh nghiệp đó Sự kiểm soát đó được thể hiện qua một trong những hình thức sau:
Quyền sở hữu: công ty mẹ sở hữu (trực tiếp hoặc gián tiếp) thông qua các công ty con, chiếm trên 50% quyền biểu quyết
Quyền biểu quyết: công ty mẹ có quyền biểu quyết thực tế chiếm trên 50% theo thỏa thuận với các nhà đầu tư khác
Chính sách: công ty mẹ có quyền quản lý, điều chỉnh các chính sách tài chính và hoạt động của công ty con theo quy chế hoặc theo thỏa thuận
Hội đồng quản trị: công ty mẹ có quyền bổ nhiệm hoặc bãi miễn đa số thành viên của hội đồng quản trị hoặc cấp quản lý tương đương
Quyền biểu quyết của các thành viên hội đồng quản trị: công ty mẹ có quyền bỏ đa số phiếu tại các cuộc họp của hội đồng quản trị hoặc cấp quản lý tương đương
Quyền kiểm soát là tiêu chí được dùng để phân định phạm vi quan hệ mẹ - con giữa các công ty, do đó để có căn cứ hợp nhất số liệu từ các BCTC, cần phải xác định quyền kiểm soát và phần lợi ích của công ty mẹ đối với công ty con
Công thức xác định quyền kiểm soát và phần lợi ích của công ty mẹ đối với công ty con được trình bày cụ thể trong phụ lục 1.
Tổ chức công tác kế toán cho doanh nghiệp hoạt động theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con để phục vụ yêu cầu lập BCTC hợp nhất
Tổng quan về BCTC hợp nhất
Điều 29, mục 3 Luật kế toán quy định hệ thống BCTC của doanh nghiệp bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán;
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh;
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ;
Trong một tập đoàn, do các công ty thành viên hạch toán độc lập nên có hệ thống BCTC riêng của công ty mẹ và hệ thống BCTC riêng của từng công ty con, các báo cáo này được lập và trình bày theo yêu cầu, nguyên tắc và phương pháp chung được quy định trong các chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành
Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 25 “BCTC hợp nhất và khoản đầu tư vào công ty con”, BCTC hợp nhất là BCTC của một tập đoàn được trình bày như BCTC của một doanh nghiệp Báo cáo này được lập trên cơ sở hợp nhất BCTC của công ty mẹ và các công ty con
1.3.1.1 Mục đích của BCTC hợp nhất
BCTC hợp nhất trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, các khoản doanh thu, thu nhập khác, các khoản chi phí, lãi, lỗ và các luồng tiền của cả tập đoàn (bao gồm công ty mẹ và các công ty con, không tính đến ranh giới pháp lý riêng biệt của các pháp nhân) nhằm cung cấp thông tin về tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh của tập đoàn tại thời điểm kết thúc năm tài chính, đồng thời giúp người sử dụng có thể dự đoán được các luồng tiền trong tương lai, đặc biệt là thời điểm và mức độ chắc chắn của việc tạo ra những luồng tiền đó
Thông tin của BCTC hợp nhất là căn cứ quan trọng giúp các cấp lãnh đạo của tập đoàn đề ra các quyết định quản lý, chiến lược hoạt động sản xuất kinh doanh, bên cạnh đó, thông qua việc công khai BCTC, nhà quản lý có thể tạo ra kênh thông tin đáp ứng nhu cầu hữu ích cho số đông người sử dụng bên ngoài tập đoàn trong việc đưa ra các quyết định kinh tế, các chiến lược đầu tư phù hợp ngoài ra thông tin của BCTC hợp nhất của các tập đoàn còn góp phần giúp các cấp quản lý nhà nước có thể kiểm tra, giám sát và thực hiện các chức năng quản lý vĩ mô đối với nền kinh tế
1.3.1.2 Nội dung của hệ thống BCTC hợp nhất
Theo hướng dẫn của thông tư 161/2007/TT-BTC của Bộ tài chính, hệ thống BCTC hợp nhất gồm có gồm BCTC hợp nhất năm và BCTC hợp nhất giữa niên độ
(1) BCTC hợp nhất năm gồm:
- Bảng cân đối kế toán hợp nhất
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh hợp nhất
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ hợp nhất
- Bản thuyết minh BCTC hợp nhất
(2) BCTC hợp nhất giữa niên độ BCTC hợp nhất giữa niên độ gồm BCTC hợp nhất giữa niên độ dạng đầy đủ và BCTC hợp nhất giữa niên độ dạng tóm lược a) BCTC hợp nhất giữa niên độ dạng đầy đủ, gồm:
- Bảng cân đối kế toán hợp nhất giữa niên độ (dạng đầy đủ);
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh hợp nhất giữa niên độ (dạng đầy đủ);
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ hợp nhất giữa niên độ (dạng đầy đủ);
- Bản thuyết minh BCTC hợp nhất chọn lọc b) BCTC hợp nhất giữa niên độ dạng tóm lược, gồm:
- Bảng cân đối kế toán hợp nhất giữa niên độ (dạng tóm lược);
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh hợp nhất giữa niên độ (dạng tóm lược);
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ hợp nhất giữa niên độ (dạng tóm lược);
- Bản thuyết minh BCTC hợp nhất chọn lọc
Ngoài ra, để phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế, tài chính, yêu cầu chỉ đạo, điều hành các hoạt động sản xuất, kinh doanh các tập đoàn, tổng công ty nhà nước có thể quy định lập thêm các BCTC hợp nhất chi tiết khác
BCTC hợp nhất được lập tuân theo các quy định của hệ thống Chuẩn mực kế toán Việt Nam, chủ yếu là các chuẩn mực sau đây:
- Chuẩn mực kế toán số 07 - Kế toán khoản đầu tư vào công ty liên kết;
- Chuẩn mực kế toán số 08 -Thông tin tài chính về những khoản góp vốn liên doanh;
- Chuẩn mực kế toán số 10 - Ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái;
- Chuẩn mực kế toán số 11 - Hợp nhất kinh doanh;
- Chuẩn mực kế toán số 21 - Trình bày BCTC;
- Chuẩn mực kế toán số 24 - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ;
- Chuẩn mực kế toán số 25 - BCTC hợp nhất và kế toán khoản đầu tư vào Công ty con
Trong quá trình áp dụng, nếu thấy cần thiết các tập đoàn, tổng công ty có thể bổ sung chi tiết các chỉ tiêu của BCTC hợp nhất cho phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của tập đoàn, tổng công ty Nếu có sửa đổi, bổ sung phải được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản
1.3.1.3 Phạm vi các công ty phải lập và trình bày BCTC hợp nhất
Trên thế giới, việc lập và trình bày BCTC hợp nhất của mỗi quốc gia có một vài điểm khác nhau, nhưng nhìn chung các quốc gia đều tuân thủ các quy định về lập và trình bày BCTC hợp nhất được trình bày trong chuẩn mực kế toán quốc tế số 27 (IAS 27) do Ủy ban chuẩn mực kế toán quốc tế (IASB - International Accounting Standards Board) ban hành
Theo IAS 27, công ty mẹ phải lập và trình bày BCTC hợp nhất đối với các khoản đầu tư trong các công ty con, ngoại trừ các trường hợp:
- Bản thân công ty mẹ là một công ty con được một công ty khác sở hữu toàn bộ hoặc gần như toàn bộ và được các cổ đông thiểu số, bao gồm cả những cổ đông có quyền biểu quyết nhất trí công ty mẹ đó không cần phải lập và trình bày BCTC hợp nhất;
- Các khoản chứng khoán của công ty mẹ không được giao dịch trên thị trường;
- Công ty mẹ đó không nằm trong quá trình phát hành chứng khoán ra thị trường;
- Công ty sở hữu công ty mẹ phát hành BCTC hợp nhất ra công chúng phù hợp với các chuẩn mực BCTC quốc tế IFRS
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 25 (VAS 25) - BCTC hợp nhất và kế toán khoản đầu tư vào công ty con, tất cả các công ty mẹ phải lập và trình bày BCTC hợp nhất chỉ ngoại trừ trường hợp công ty mẹ đồng thời là công ty con bị công ty khác sở hữu toàn bộ hoặc gần như toàn bộ và nếu được các cổ đông thiểu số trong công ty chấp thuận thì không phải lập BCTC hợp nhất Trong trường hợp này, công ty mẹ phải giải trình lý do không lập và trình bày BCTC hợp nhất và cơ sở kế toán các khoản đầu tư vào các công ty con trong BCTC riêng của công ty mẹ; đồng thời phải trình bày rõ tên và địa điểm trụ sở chính của công ty mẹ của nó đã lập và trình bày BCTC hợp nhất
Công ty mẹ khi lập BCTC hợp nhất phải hợp nhất các BCTC của tất cả các công ty con ở trong và ngoài nước, ngoại trừ các công ty con sau:
- Quyền kiểm soát của công ty mẹ chỉ là tạm thời vì công ty con này chỉ được mua và nắm giữ cho mục đích bán lại trong tương lai gần (dưới 12 tháng); hoặc;
- Hoạt động của công ty con bị hạn chế trong thời gian dài và điều này ảnh hưởng đáng kể tới khả năng chuyển vốn cho công ty mẹ
1.3.1.4 Tổ chức hệ thống thông tin theo yêu cầu lập BCTC hợp nhất a Hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin là hệ thống thu nhận các dữ liệu đầu vào, trải qua quy trình xử lý để cung cấp thông tin đầu ra cho người sử dụng
Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống được thiết lập nhằm thu thập, lưu trữ và cung cấp thông tin kế toán cho người sử dụng trong việc hoạch định, thực hiện, kiểm soát, đánh giá các hoạt động của doanh nghiệp nhằm mục tiêu thực hiện các hoạt động cung cấp các hàng hóa, dịch vụ có giá trị cho khách hàng
Sơ đồ 1.4: Mô hình Hệ thống thông tin kế toán b Tổ chức hệ thống thông tin theo yêu cầu lập BCTC hợp nhất
THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VÀ BÁO CÁO TÀI CHÍNH CỦA CÔNG TY VINATRANS
Sơ lược về ngành nghề hoạt động và cơ cấu tổ chức của VINATRANS
Công ty Giao nhận Kho vận Ngoại thương Thành phố Hồ Chí Minh (VINATRANS) nguyên trước đây là Công ty Giao nhận Kho vận Ngoại thương miền Nam Việt Nam, được thành lập theo Quyết định số 411 BKTTC/QĐTC vào ngày 14/7/1975 bởi Bộ Kinh tế Tài chính Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa Miền Nam Việt Nam, có trụ sở chính đặt tại 406 Trịnh Minh Thế (nay là 406 Nguyễn Tất Thành), quận 4, TP HCM
Ngày 24/6/1976, cùng với sự thống nhất đất nước về mặt Nhà nước, Bộ Ngoại thương đã ra Quyết định chuyển Công ty Giao nhận Kho vận Ngoại thương miền Nam Việt Nam thành Công ty Giao nhận Kho vận Ngoại thương Thành phố Hồ Chí Minh và thành lập Tổng Công ty Giao nhận Kho vận Ngoại thương Việt Nam, trong đó Công ty Giao nhận Kho vận Ngoại thương Thành phố Hồ Chí Minh là thành viên
Ngày 18/01/1995, Bộ Thương mại đã ban hành Quyết định số 51/QĐ-TCCB tách Công ty Giao nhận Kho vận Ngoại thương Thành phố Hồ Chí Minh thành doanh nghiệp Nhà nước hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ và trực thuộc Bộ Thương mại
Năm 1996, Công ty đã hoàn thành xong thủ tục đăng ký thành lập lại doanh nghiệp Nhà nước theo Nghị định số 388/NĐ-CP của Chính phủ và được xếp hạng Doanh nghiệp hạng 1 theo Quyết định của Bộ Thương mại
Ngày 08/6/1996, Công ty đã thành lập chi nhánh tại Hà Nội
Ngày 05/9/1996, Công ty thành lập chi nhánh tại Đà Nẵng
Ngày 01/10/1998, để phù hợp với hệ thống tổ chức và phạm vi kinh doanh đã được mở rộng trong phạm vi cả nước, được sự đồng ý của Bộ Thương mại, Công ty đã sử dụng tên thương mại chính thức là VINATRANS
Ngày 25/12/1998, Công ty thành lập Chi nhánh tại Hải Phòng Năm 1999, thực hiện chủ trương cổ phần hoá doanh nghiệp Nhà nước của Chính phủ, Công ty đã chuyển Xí nghiệp Đại lý vận tải và Gom hàng thành Công ty cổ phần VINALINK
Năm 2001, Công ty tiếp tục cổ phần hoá Xí nghiệp Dịch vụ Kho vận thành Công ty cổ phần VINAFREIGHT
Năm 2002, Công ty tiếp tục cổ phần hoá chi nhánh Đà Nẵng thành Công ty cổ phần VINATRANS ĐÀ NẴNG
Cuối năm 2002, Công ty thành lập văn phòng đại diện tại Cần Thơ Năm 2003, Công ty tiếp tục cổ phần hoá Chi nhánh Hà Nội thành Công ty cổ phần VINATRANS HÀ NỘI
Năm 2004, Công ty góp vốn thành lập 2 công ty con là Công ty TNHH VA - EXPRESS và Công ty TNHH V-TRUCK và 1 công ty liên kết là Công ty TNHH VECTOR AVIATION
Ngoài ra, trong quá trình hoạt động, Công ty đã tham gia thành lập các công ty liên doanh với các đối tác nước ngoài: Công ty liên doanh KONOIKE VINA, Công ty liên doanh NISSIN LOGISTICS, Công ty liên doanh AGILITY, Công ty liên doanh HYUNDAI VINATRANS LOGISTICS
2.1.2 Đặc điểm của ngành nghề hoạt động
Theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh doanh nghiệp nhà nước số
4106000283 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp, đăng ký lần đầu số 103384 ngày 10 tháng 8 năm 1996, Công ty có chức năng kinh doanh chủ yếu:
- Giao nhận và vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng quá cảnh, hàng ngoại giao, hàng hội chợ triển lãm, thiết bị cho các cuộc biểu diễn văn hoá nghệ thuật, hàng công trình, hàng siêu trường siêu trọng, đồ dùng cá nhân, hàng biếu tặng, hàng mẫu, tài liệu chứng từ bằng đường hàng không, đường biển, đường sông, đường sắt, đường bộ trong và ngoài nước
- Đại lý tàu biển, đại lý lưu cước gom và chia lẻ hàng, quản lý container, đại lý cho các hãng giao nhận, đại lý cho các hãng chuyển phát nhanh, đại lý ký gửi hàng hóa, đại lý thủ tục hải quan, kiểm kiện, kiểm nghiệm, giám định, mua bảo hiểm hàng hóa theo đúng quy định của Nhà nước
- Đại lý và tổng đại lý cho các hãng hàng không các dịch vụ vận tải hàng hóa và hành khách
- Môi giới thuê và cho thuê tàu cho các chủ hàng và chủ tàu trong và ngoài nước Dịch vụ cung ứng tàu biển, tiếp nhận bảo quản hàng hóa máy móc và cung ứng mọi dịch vụ sửa chữa, thay thế máy móc, tàu biển, gửi trả lại hãng tàu những máy móc thiết bị hư để thay thế hoặc dư thừa theo yêu cầu của hãng tàu trong quy trình sửa chữa nâng cấp
- Thực hiện dịch vụ tư vấn về giao nhận vận tải, xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan, thông tin thị trường theo yêu cầu của tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước
- Kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp và nhận ủy thác xuất nhập khẩu các loại hàng hoá
- Kinh doanh dịch vụ logistics và quản lý chuỗi cung ứng
- Kinh doanh dịch vụ vận tải đa phương thức
- Kinh doanh dịch vụ chuyển phát nhanh
- Tổ chức hội chợ triển lãm, hội nghị, hội thảo
- Đầu tư xây dựng, quản lý, kinh doanh, khai thác bất động sản, cơ sở hạ tầng, khu công nghiệp, cao ốc văn phòng, căn hộ chung cư, trung tâm thương mại, khu du lịch, khách sạn, nhà hàng
Mối quan hệ về hoạt động kinh doanh, tài chính kế toán giữa công ty mẹ
mẹ VINATRANS và các công ty con
2.2.1 Mối quan hệ về hoạt động kinh doanh
Công ty mẹ VINATRANS, các công ty con và các công ty liên kết đã hình thành nên một chuỗi các công ty được gọi chung là VINATRANS Group, kinh doanh chuyên nghiệp trong lĩnh vực giao nhận vận tải quốc tế với tổng nguồn vốn gần 1.000 tỷ đồng
VINATRANS Group đã tạo nên một mạng lưới kinh doanh phủ kín thị trường trong nước và là đối tác của hàng trăm hãng giao nhận của hơn 100 quốc gia trên thế
BỘ PHẬN QUẢN LÝ BỘ PHẬN NGHIỆP VỤ
BỘ PHẬN CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG
TỪ HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN giới trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ có liên quan đến giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu
Trong hệ thống các công ty nói trên, VINATRANS đã và đang giữ vai trò chủ đạo với tư cách là chủ đầu tư, có thành viên tham gia vào hội đồng quản trị, hội đồng thành viên của tất cả các công ty còn lại trong nhóm Với kinh nghiệm và uy tín thương hiệu gần 35 năm hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải, đội ngũ lãnh đạo và nhân viên thành thạo chuyên môn nghiệp vụ, có hệ thống đại lý rộng khắp, VINATRANS đã tạo nên một sự phối hợp khai thác lợi thế kinh doanh của từng đơn vị thành viên để đem lại hiệu quả kinh doanh cao nhất
Các công ty con và các công ty liên kết tuy thời gian thành lập sớm muộn khác nhau nhưng đều đã hình thành nên những thương hiệu có tiếng trên thị trường với các mạng lưới hoạt động tương đối độc lập với nhau Các công ty này đều có phạm vi kinh doanh chủ yếu, có thế mạnh và lĩnh vực hoạt động chuyên biệt: vận tải hàng không, đường biển, vận chuyển nội địa, kinh doanh kho hàng, bến bãi…
Sự hợp tác giữa công ty mẹ, công ty con và công ty liên kết dựa trên cơ sở kinh tế, vì mục tiêu phát triển chung của cả hệ thống và của riêng từng đơn vị thành viên
Bên cạnh cơ chế tự chủ trong hoạt động kinh doanh, các công ty luôn có sự phối hợp chặt chẽ với nhau, tạo nên một hệ thống kinh doanh đa dạng, tích tụ vốn, nguồn nhân lực, cơ sở kho tàng, bến bãi, phương tiện vận chuyển… tạo thuận lợi cho việc cung cấp các dịch vụ có chất lượng cao, giải quyết có kết quả những dự án lớn, triển khai công nghệ, phương thức kinh doanh tiên tiến của thế giới mà riêng mỗi đơn vị không có điều kiện để thực hiện được Bên cạnh đó, cơ chế tham khảo thông tin và phối hợp xử lý thông tin kinh doanh của cả hệ thống lãnh đạo các công ty, tạo nên sự thống nhất, kịp thời và hiệu quả trong lãnh đạo và khai thác khả năng của các đơn vị trong hệ thống, từ đó đã tạo nên thế và lực tương xứng trong việc cạnh tranh với các tập đoàn giao nhận vận tải trên thế giới, đặc biệt kể từ sau khi Việt Nam gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO
2.2.2 Mối quan hệ về tài chính, kế toán
Trong hệ thống VINATRANS, tùy theo loại hình sở hữu mà các công ty hoạt động dưới sự chi phối của các điều luật khác nhau, trong đó công ty mẹ VINATRANS hoạt động theo luật doanh nghiệp nhà nước, các công ty con và các công ty liên kết hoạt động theo luật doanh nghiệp hoặc luật đầu tư (đối với các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài) Các công ty đều có tư cách pháp nhân riêng, có con dấu riêng, hạch toán kinh tế độc lập và tự chủ về tài chính Ở công ty mẹ VINATRANS, quy chế quản lý tài chính được thực hiện theo nghị định số 09/2009/NĐ-CP ngày 05 tháng 02 năm 2009 của Chính phủ ban hành quy chế quản lý tài chính của công ty nhà nước và quản lý vốn nhà nước đầu tư vào doanh nghiệp khác (Nghị định 09/2009/NĐ-CP thay thế cho Nghị định 199/2004/NĐ-
CP , ngày 03 tháng 12 năm 2004), cụ thể:
Quản lý và sử dụng vốn: theo kết quả định giá doanh nghiệp nhằm mục đích cổ phần hóa, giá trị phần vốn Nhà nước tại VINATRANS là 255 tỉ đồng, công ty được quyền chủ động sử dụng nguồn vốn được giao, chịu trách nhiệm trước đại diện chủ sở hữu về bảo toàn, phát triển vốn, hiệu quả sử dụng vốn; đảm bảo quyền lợi của những người có liên quan đến công ty nhà nước như các chủ nợ, khách hàng, người lao động theo các hợp đồng đã giao kết Đối với các khoản vốn góp vào các công ty con luôn tuân thủ theo quy định của pháp luật, phù hợp với chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển của công ty, không làm ảnh hưởng đến việc thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty được nhà nước giao và đảm bảo nguyên tắc có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn, tăng thu nhập
Công ty mẹ trực tiếp quản lý cổ phần, vốn góp chi phối ở công ty con, có quyền và nghĩa vụ đối với cổ phần và vốn góp chi phối theo quy định hiện hành
Công ty mẹ cử đại diện tham gia vào hội đồng thành viên của công ty con và có quyền chi phối căn cứ vào tỉ lệ vốn đầu tư của mình Vào đầu niên độ kế toán, trên cơ sở kết quả hoạt động kinh doanh thực hiện năm trước, đánh giá năng lực thực tế và các tác nhân ảnh hưởng, hội đồng thành viên sẽ giao kế hoạch cho công ty con thực hiện trong năm hiện hành, đồng thời ban hành quy chế khen thưởng và trích lập các quỹ căn cứ vào kết quả thực hiện kế hoạch được giao và phần chênh lệch giữa kết quả thực tế so với kế hoạch
Căn cứ vào kế hoạch được giao, công ty con sẽ chủ động triển khai thực hiện các kế hoạch kinh doanh của mình Định kỳ hàng tháng, các công ty con có trách nhiệm lập các báo cáo nhanh gửi về cho công ty mẹ để báo cáo về tình hình hoạt động kinh doanh thực tế tại đơn vị
Khi các công ty con có nhu cầu tăng vốn để mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, ban giám đốc công ty con sẽ lập đề án tăng vốn và trình cho hội đồng thành viên, nếu đề án được hội đồng thành viên đánh giá khả thi và thông qua, công ty mẹ sẽ góp vốn bổ sung theo tỉ lệ vốn góp ban đầu của mình
Quản lý công nợ: các khoản phải thu phải trả đều được công ty mẹ và các công ty con mở sổ theo dõi theo từng đối tượng, thường xuyên phân loại các khoản nợ để đáp ứng khả năng thanh toán kịp thời cho nhà cung cấp, đồng thời đôn đốc thu đòi công nợ khách hàng, hạn chế đến mức thấp nhất các khoản tín dụng xấu Đối với các khoản công nợ nội bộ giữa công ty mẹ và công ty con, trước thời điểm tháng 4/ 2008, các khoản công nợ này được kế toán tập hợp và tự động cấn trừ trong tháng, phần chênh lệch còn lại sau khi đã cấn trừ sẽ thực hiện thanh toán giữa hai bên mỗi tháng một lần Tuy nhiên do đặc thù của ngành giao nhận, các khoản công nợ phát sinh tương đối lớn, đặc biệt các khoản cước vận tải quốc tế, do đó để đảm bảo tính thanh khoản và tạo điều kiện luân chuyển dòng tiền, từ tháng 4/2008, công ty mẹ VINATRANS quyết định bỏ chính sách cấn trừ công nợ, theo đó, các khoản công nợ sẽ được thanh toán trực tiếp, đồng thời kế toán công ty mẹ và các công ty con sẽ mở sổ theo dõi các khoản công nợ này như một khách hàng độc lập khác
Quản lý tài sản: các công ty con có trách nhiệm quản lý tài sản của công ty mình và chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên nếu để tình trạng thất thoát tài sản xảy ra
Phân phối lợi nhuận và trích lập các quỹ: Việc phân phối lợi nhuận và trích lập các quỹ ở công ty mẹ được thực hiện theo nghị định số 09/2009/NĐ-CP ngày 05 tháng 02 năm 2009 của Chính phủ ban hành quy chế quản lý tài chính của công ty nhà nước và quản lý vốn nhà nước đầu tư vào doanh nghiệp khác (trước đây thực hiện theo quy định tại nghị định 199/2004/NĐ-CP , ngày 03 tháng 12 năm 2004), cụ thể như sau: Bù đắp khoản lỗ của các năm trước đã hết thời hạn được trừ vào lợi nhuận trước thuế; Trích 10% vào quỹ dự phòng tài chính; hiện nay số dư quỹ đã bằng 25% vốn điều lệ nên không tiếp tục trích nữa; trích tối đa không quá 3 tháng lương thực hiện cho hai quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi; phần còn lại được bổ sung vào nguồn vốn kinh doanh
Mục tiêu xác lập mô hình
Mặc dù đã chuyển sang hoạt động theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con được 3 năm, nhưng đến thời điểm hiện nay hệ thống báo cáo kế toán tài chính của công ty mẹ VINATRANS và các công ty con vẫn chưa được tiến hành hợp nhất Bên cạnh đó công ty mẹ VINATRANS hiện đang trong giai đoạn kết thúc quá trình cổ phần hóa, và trong khoảng thời gian ngắn sắp tới sẽ tổ chức đại hội đồng cổ đông phiên đầu tiên để chính thức chuyển từ một doanh nghiệp nhà nước sang mô hình công ty cổ phần Khi đó việc lập BCTC hợp nhất không chỉ nhằm thực hiện đúng theo quy định của luật kế toán và chuẩn mực kế toán Việt Nam, mà còn để đáp ứng yêu cầu được cung cấp thông tin cho các nhà đầu tư bên ngoài doanh nghiệp Vì vậy, việc xác lập mô hình tổ chức công tác kế toán để phục vụ yêu cầu lập BCTC hợp nhất là một yêu cầu cấp thiết hiện nay ở VINATRANS
Việc xác lập mô hình phải đáp ứng được các mục tiêu sau:
3.1.1 Phù hợp với đặc điểm về tổ chức quản lý và ngành nghề hoạt động của công ty
VINATRANS Group là một hệ thống các công ty thuộc các loại hình sở hữu khác nhau, chịu sự chi phối của các hệ thống luật khác nhau, trong đó công ty mẹ hiện tại vẫn chịu sự chi phối của Luật doanh nghiệp nhà nước, các công ty con chịu sự chi phối của Luật doanh nghiệp, trong khi đó các công ty liên kết hoặc chịu sự chi phối của Luật doanh nghiệp hoặc của Luật đầu tư Ngoài ra, VINATRANS còn làm đại lý cho một số hãng tàu nước ngoài, nên ngoài việc tuân thủ hệ thống pháp luật Việt Nam, các phòng đại lý này còn phải đáp ứng được các yêu cầu về hệ thống báo cáo cho công ty mẹ ở nước ngoài… những điều này đòi hỏi mô hình tổ chức và hoạt động kế toán của các công ty trong hệ thống cũng ít nhiều khác nhau, tuy nhiên dù đa dạng hình thức sở hữu, có các đối tác đầu tư trong hay ngoài nước nhưng một khi đã kinh doanh trên lãnh thổ Việt Nam thì đều phải tuân thủ theo hệ thống pháp luật hiện hành của Việt Nam trong các hoạt động kinh doanh
Là hệ thống doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận, kho vận, sản phẩm cung cấp cho thị trường chủ yếu là các loại hình dịch vụ phi vật chất, phát sinh nhiều nghiệp vụ thu chi hộ cho các đối tác trong và ngoài nước, tiềm ẩn nhiều rủi ro do đó việc xây dựng nội dung tổ chức công tác kế toán nói chung và các chính sách kế toán nói riêng phải đáp ứng được đặc điểm này
Trong điều kiện mới chuyển đổi sang mô hình mới, công tác kế toán phải được hoàn thiện dần từng bước để phù hợp với quy mô, điều kiện, khả năng và trình độ quản lý của từng đơn vị, tránh sự áp đặt đột ngột và cứng nhắc
3.1.2 Gắn kết được hoạt động kế toán trong toàn bộ hệ thống dưới sự chỉ đạo tập trung của công ty mẹ
Công ty mẹ, công ty con và các công ty liên kết đều là các pháp nhân riêng rẽ, đều tự chủ trong các chiến lược kinh doanh và hoạt động của đơn vị mình Hệ thống kế toán của mỗi đơn vị được xem là công cụ quan trọng phục vụ cho bộ máy quản lý trong việc quản trị kinh doanh và điều hành doanh nghiệp, vì vậy công tác kế toán của các công mẹ và các công ty con sẽ được tổ chức để phù hợp với đặc thù kinh doanh riêng của mình
Tuy nhiên, xét trên toàn bộ hệ thống, với việc nắm giữ tỉ lệ cổ phần chi phối, công ty mẹ có trách nhiệm chỉ đạo vì sự phát triển chung của cả hệ thống Mặc dù công ty mẹ không can thiệp cụ thể vào hoạt động của các công ty con, nhưng vẫn phải có các cơ chế quản lý và kiểm soát ở góc độ tổng thể Công tác kế toán cũng không nằm ngoài yêu cầu đó
Dù có cơ chế hạch toán độc lập, nhưng công tác kế toán của các công ty trong hệ thống phải luôn có sự gắn kết chặt chẽ với nhau, tương đồng nhau trong nội dung tổ chức và xây dựng các chính sách kế toán phù hợp với sự chỉ đạo chung của công ty mẹ Các công ty con và các công ty liên kết phải cung cấp các BCTC, các thông tin cần thiết về cho công ty mẹ khi có yêu cầu Định kỳ, bộ máy kế toán công ty mẹ sẽ phân công bộ phận đi kiểm tra kiểm soát việc thực hiện công tác kế toán tài chính tại các công ty con
3.1.3 Tăng cường tính chủ động của các đơn vị cấp dưới khi thực hiện công tác kế toán cụ thể phù hợp với chính sách kế toán chung của công ty
Trên cơ sở chính sách kế toán chung của hệ thống, các công ty con sẽ chủ động xây dựng các nội dung cụ thể trong công tác kế toán, sắp xếp tổ chức bộ máy kế toán để phù hợp với mục tiêu và chiến lược quản trị doanh nghiệp của đơn vị mình
Các công ty con và các công ty liên kết đều thực hiện hạch toán độc lập theo chế độ kế toán đặc thù và phù hợp với quy chế tài chính riêng của đối với từng loại hình doanh nghiệp Các công ty phải tổ chức bộ máy kế toán riêng và lập hệ thống BCTC theo luật định, bao gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; Thuyết minh BCTC
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh giữa các công ty thành viên trong hệ thống sẽ được kế toán mỗi công ty thu thập xử lý và theo dõi hạch toán kế toán như các pháp nhân bên ngoài hệ thống Việc hạch toán phải cụ thể theo từng đối tượng riêng rẽ để tạo sự thuận lợi cho công ty mẹ trong việc loại bỏ các giao dịch nội bộ khi tiến hành lập BCTC hợp nhất Định kỳ, ngoài việc gửi BCTC đến các cơ quan chủ quản theo luật định, các công ty con và các công ty liên kết có trách nhiệm chuyển BCTC riêng và các tài liệu chứng từ cần thiết liên quan đến các nghiệp vụ giao dịch nội bộ về cho công ty mẹ để công ty mẹ lập BCTC hợp nhất cho cả hệ thống
3.1.4 Nâng cao khả năng kiểm soát nội bộ để đảm bảo thông tin thu thập cung cấp đạt được tính xác thực ở mức độ cao
Một mô hình tổ chức công tác kế toán được xem là hoạt động có hiệu quả khi nó cung cấp ra sản phẩm là các BCTC được đánh giá trung thực và hợp lý, phản ảnh thực chất về tình tài chính của doanh nghiệp, giúp cho các nhà quản lý có cơ sở để thực hiện các chiến lược phát triển kinh doanh, giúp cho các nhà đầu tư đưa ra các quyết định đầu tư đúng đắn và giúp cho các cơ quan hữu quan thực hiện được chức năng quản lý của mình
Một trong những nhân tố quan trọng quyết định điều này chính là khả năng hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ Điều này đòi hỏi các công ty trong hệ thống, đặc biệt là công ty mẹ phải củng cố lại hệ thống kiểm soát nội bộ của mình, cơ cấu lại các bộ phận hợp thành nhằm nâng cao khả năng kiểm soát nội bộ, để đảm bảo việc thu thập và cung cấp thông tin có độ xác thực cao
Tuy nhiên, khi tổ chức bộ máy kế toán và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phải luôn bảo đảm tính hiệu quả và tính kinh tế, điều này được thể hiện qua việc xây dựng bộ máy tổ chức gọn nhẹ, hiệu quả, tiết kiệm chi phí Mặt khác mô hình tổ chức công tác kế toán vẫn phải bảo đảm khả năng quản lý một cách tốt nhất các hoạt động liên quan đến lĩnh vực tài chính kế toán của đơn vị, hạn chế các rủi ro, ngăn ngừa các hiện tượng gây thất thoát, lãng phí và các gian lận có thể nảy sinh.
Quan điểm và nguyên tắc lập BCTC hợp nhất
3.2.1.1 Phù hợp với chuẩn mực kế toán Việt Nam và chuẩn mực kế toán quốc tế
Giống như BCTC riêng rẽ của công ty mẹ hay của mỗi công ty con, BCTC hợp nhất là tài liệu chính thống cung cấp các thông tin liên quan tình hình tài chính kế toán cũng như tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của cả hệ thống cho các đối tượng có nhu cầu bên trong và bên ngoài doanh nghiệp Để đáp ứng được yêu cầu đó, việc lập BCTC hợp nhất đòi hỏi phải tuân thủ theo các quy định của Luật kế toán, phù hợp với hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam và chế độ kế toán hiện hành Các nội dung trong BCTC hợp nhất phải phản ảnh một cách trung thực và hợp lý các đặc điểm và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp
Về hình thức, BCTC hợp nhất phải được trình bày theo các mẫu biểu đã được Bộ Tài chính quy định trong chuẩn mực kế toán 21-Trình bày BCTC
Mặt khác, VINATRANS nói riêng và hệ thống VINATRANS Group nói chung là một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực giao nhận của Việt Nam, sau gần 35 năm hình thành và phát triển, các công ty trong hệ thống đã thiết lập mối quan hệ đại lý với các hãng tàu, các hãng hàng không của hàng trăm quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt như hiện nay, để có thể đảm bảo được uy tín, duy trì và phát triển được các mối quan hệ hợp tác này, một tất yếu khách quan là VINATRANS Group phải cung cấp được cho các đối tác các thông tin rõ ràng, minh bạch về tình hình kinh doanh của mình thông qua các BCTC Như vậy, muốn vượt ra khỏi biên giới của Việt Nam để đến với các đối tác trên thế giới, BCTC hợp nhất của VINATRANS không chỉ tuân thủ các quy định của Việt Nam mà còn phải phù hợp với thông lệ quốc tế và các quy định trong hệ thống chuẩn mực kế toán quốc tế để trở thành một hệ thống BCTC có ngôn ngữ toàn cầu
3.2.1.2 Đảm bảo tính hợp lý và đầy đủ của thông tin khi thực hiện việc lập BCTC hợp nhất
Thực hiện hợp nhất BCTC của công ty mẹ VINATRANS với BCTC của các công ty con phải trải qua một quá trình xử lý, điều chỉnh nhiều chỉ tiêu, liên quan đến nhiều khoản mục trong BCTC Nhằm hạn chế tối đa các sai sót có thể xảy ra, đảm bảo tính hợp lý và đầy đủ của thông tin trình bày, khi tiến hành hợp nhất, đòi hỏi người thực hiện cần phải xác định đúng trình tự, phương pháp và các nội dung cần điều chỉnh, xử lý
Mặt khác, do các công ty con hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau, chịu tác động chi phối của các yếu tố khác nhau trong môi trường kinh doanh nên tất yếu phát sinh những sự khác biệt trong chính sách kế toán để phù hợp với đặc thù hoạt động, vì vậy để thuận tiện cho việc hợp nhất BCTC ngay từ đầu phải xác định các kỹ thuật điều chỉnh cho phù hợp
3.2.2 Nguyên tắc lập BCTC hợp nhất
BCTC hợp nhất là văn bản cung cấp thông tin tài chính của cả hệ thống cho các đối tượng sử dụng, khi lập BCTC hợp nhất cần phải tuân thủ các quy định của luật kế toán cũng như các chuẩn mực kế toán có liên quan và phải bảo đảm thực hiện được ba nguyên tắc sau:
BCTC hợp nhất là một hệ thống bao gồm 4 loại báo cáo: Bảng cân đối kế toán hợp nhất, Báo cáo kết quả kinh doanh hợp nhất, Báo cáo luân chuyển tiền tệ hợp nhất và Bản thuyết minh BCTC hợp nhất Do các báo cáo này được thực hiện trên cơ sở hợp nhất các BCTC riêng rẽ của công ty mẹ và các công ty con khác nhau, nên quy trình điều chỉnh xử lý các chỉ tiêu liên quan trên các BCTC giữa công ty mẹ và mỗi công ty con phải được thực hiện đồng bộ với nhau, đồng thời các phương pháp và kỹ thuật điều chỉnh phải được thực hiện thống nhất ở tất cả các báo cáo nhằm tạo ra sự thống nhất về chất lượng thông tin cần cung cấp
Quá trình hợp nhất BCTC được thực hiện theo đúng quy trình, phương pháp và sử dụng các mẫu biểu thống nhất theo quy định của chuẩn mực kế toán và các thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính
Nguyên tắc thứ 2 nhằm bảo đảm đầy đủ, hợp lý và đáng tin cậy của BCTC hợp nhất đó là nguyên tắc thống nhất Công ty mẹ và các công ty con là các pháp nhân khác nhau, hoạt động mang tính độc lập tương đối trong các lĩnh vực khác nhau, do đó trước khi thực hiện hợp nhất BCTC, cần phải tạo ra sự thống nhất trên một số vấn đề cơ bản trong công tác tổ chức kế toán giữa công ty mẹ và các công ty con
Sự thống nhất này cần phải đảm bảo ở các yếu tố: kỳ kế toán, các chính sách kế toán, hệ thống mẫu biểu sổ sách và phần mềm kế toán áp dụng Đối với các khoản giao dịch nội bộ giữa công ty mẹ và công ty con cũng như giữa các công ty con với nhau cần được kế toán theo dõi riêng, hạch toán thống nhất trong cùng một kỳ nhằm đảm bảo cho tránh các sai sót trong việc loại bỏ các khoản giao dịch nội bộ khi tiến hành hợp nhất BCTC
Là doanh nghiệp hoạt động theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con trong một thời gian chưa lâu, đặc biệt công ty mẹ VINATRANS đang trong quá trình chuyển đổi từ doanh nghiệp nhà nước sang loại hình công ty cổ phần, nên trong quá trình thực hiện tổ chức công tác kế toán vẫn còn nhiều biến động để từng bước hoàn thiện dần cho phù hợp với mô hình quản lý này cũng như phù hợp điều kiện về vật chất, con người, khả năng thích ứng, trình độ quản lý và quy mô phát triển của doanh nghiệp
Do đó việc xác lập mô hình kế toán để phục vụ cho nhu cầu lập BCTC hợp nhất cần phải thực hiện từng bước tuần tự, tránh tâm lý cầu toàn, nóng vội.
Xác lập mô hình tổ chức công tác kế toán tại công ty VINATRANS để phục vụ yêu cầu lập BCTC hợp nhất
Mô hình Công ty mẹ - Công ty con tại hệ thống VINATRANS nói riêng và ở nước ta nói chung vẫn còn là mô hình tổ chức mới, ra đời trong xu thế phát triển của nền kinh tế thị trường Mặc dù Chính phủ và Bộ tài chính đã ban hành một số quyết định thí điểm mô hình Công ty mẹ - Công ty con và mẫu chung về quy chế tài chính, tổ chức công tác kế toán ở một số tập đoàn và tổng công ty, nhưng việc triển khai thực hiện lập BCTC hợp nhất vẫn còn gặp nhiều vướng mắc, lúng túng Đứng trước thực tế đó, để góp phần khắc phục những khó khăn vướng mắc khi lập BCTC hợp nhất, căn cứ vào tình hình thực tế của doanh nghiệp, vận dụng các văn bản pháp quy hướng dẫn, đồng thời tham khảo một số mô hình của các tập đoàn khác, người viết xin đưa ra một số ý kiến nhằm xác lập một mô hình tổ chức công tác kế toán nhằm phục vụ yêu cầu lập BCTC hợp nhất tại VINATRANS Để thiết lập mô hình tổ chức công tác kế toán này cần thực hiện các vấn đề sau:
3.3.1 Xây dựng mô hình kế toán phù hợp
Mô hình kế toán phù hợp là mô hình đảm bảo việc thu thập, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tình hình hoạt động kinh doanh của từng doanh nghiệp nói riêng và của toàn hệ thống nói chung Tổ chức hoạt động kế toán theo mô hình này phải có tính hệ thống, khoa học, bảo đảm các nguyên tắc:
Tuân thủ các quy định của luật kế toán, các chuẩn mực kế toán Việt Nam và chế độ kế toán hiện hành, cụ thể là chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các văn bản hướng dẫn kèm theo
Mô hình kế toán phải phù hợp với đặc thù kinh doanh của các doanh nghiệp trong hệ thống, phù hợp với quy mô, cơ cấu tổ chức và địa bàn hoạt động của công ty
Phù hợp với nguồn nhân lực của bộ phận kế toán, mạng lưới máy móc thiết bị và trình độ kỹ thuật công nghệ ứng dụng trong công tác tài chính kế toán
Tổ chức công tác kế toán phải bảo đảm tính khách quan, thông tin đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy Các chứng từ nghi sổ phải bảo đảm tính hợp lý, hợp lệ
Mô hình kế toán phải thỏa mãn nguyên tắc tiết kiệm, thiết thực và có hiệu quả Để đạt được những điều trên, khi thiết lập mô hình kế toán cần thực hiện các công việc sau:
3.3.1.1 Xác lập quy chế tổ chức kế toán chung
Mô hình Công ty mẹ - Công ty con trong hệ thống VINATRANS là một thực thể bao gồm nhiều công ty thành viên hoạt động trong các lĩnh vực tương đối khác nhau, trong đó mỗi công ty tự tổ chức bộ máy kế toán riêng, có hệ thống BCTC riêng
Do đó, để tiến hành hợp nhất các BCTC riêng rẽ của các công ty trong hệ thống lại với nhau, cần thiết phải xác lập quy chế tổ chức kế toán chung cho cả hệ thống, quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế toán công ty mẹ và của các công ty con
Mô hình kế toán áp dụng chung cho các công ty trong hệ thống là mô hình kế toán tập trung, tất cả các nghiệp vụ hạch toán kế toán được xử lý tại phòng kế toán tài vụ của mỗi công ty, bộ phận nhân viên kế toán tại các phòng ban, các văn phòng đại diện chỉ làm nhiệm vụ thống kê ban đầu, tập hợp chứng từ và chuyển về phòng kế toán tổng hợp
Tùy theo quy mô hoạt động và điều kiện cụ thể của mình, công ty mẹ cũng như các công ty con tự chủ động tổ chức công tác kế toán tại đơn vị mình, tuy nhiên vẫn phải bảo đảm các vấn đề chung như sau:
(1)Chức năng và nhiệm vụ chung của công tác kế toán
- Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư , tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
- Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, việc thu nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng các loại tài sản, vật tư, tiền vốn, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm chính sách, chế độ, kỷ luật kinh tế, tài chính của công ty và những quy định do nhà nước ban hành
- Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra, phân tích hoạt động kinh tế, tài chính, đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính
- Tham mưu cho Ban Giám đốc về công tác Tài chính Kế toán, quản lý, sử dụng vốn, về các chế độ kế toán và những thay đổi của chế độ qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh
Một số kiến nghị liên quan đến việc lập BCTC hợp nhất
Để hoàn thiện việc lập BCTC hợp nhất áp dụng cho mô hình Công ty mẹ - Công ty con ở VINATRANS nói riêng và ở các doanh nghiệp Việt Nam nói chung, cần tạo ra sự kết hợp đồng bộ giữa nơi soạn thảo, ban hành chế độ kế toán, nơi đào tạo đội ngũ nhân viên kế toán và quan điểm lãnh đạo của các doanh nghiệp
3.4.1 Đối với Bộ Tài chính, các cơ quan chức năng
Cần tạo dựng đầy đủ và hoàn thiện khung pháp lý về mô hình tổ chức doanh nghiệp theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con, tạo ra môi trường tài chính và môi
Vận dụng chứng từ KT,
Sổ KT, tài khoản KT Chính sách kế toán trường pháp luật cho các doanh nghiệp hoạt động trong mô hình này Trong mỗi doanh nghiệp, kế toán là công cụ quản lý kinh tế, tài chính, có mối liên hệ mật thiết với các phòng ban bộ phận của cả đơn vị, cho nên nếu không có môi trường pháp lý đồng bộ sẽ gây ra nhiều khó khăn cho hoạt động kế toán Đối với mô hình Công ty mẹ
- Công ty con, nhà nước cần ban hành các quy định pháp lý cho các loại hình khác nhau, không chỉ giới hạn trong phạm vi các công ty mẹ - con được chuyển đổi từ các công ty/ tổng công ty nhà nước như hiện nay
Bộ Tài chính cần tiếp tục hoàn thiện hệ thống khuôn khổ pháp lý kế toán về nguyên tắc, chuẩn mực kế toán liên quan đến Công ty mẹ - Công ty con, chế độ kế toán hướng dẫn về việc tổ chức bộ máy kế toán Đặc biệt đối với việc lập BCTC hợp nhất cần thống nhất các văn bản có liên quan thành một văn bản có tính pháp lý chung để hướng dẫn về hợp nhất BCTC Mặc dù Bộ tài chính đã ban hành thông tư 161/2007/TT-BTC hướng dẫn thực hiện chuẩn mực VAS 25 - BCTC hợp nhất và kế toán khoản đầu tư vào công ty con, khắc phục được một số hạn chế của thông tư 23/2005/TT-BTC trước đây, nhưng việc lập BCTC hợp nhất vẫn còn liên quan đến quá nhiều chuẩn mực kế toán, nên vẫn gây nhiều khó khăn cho người nghiên cứu và thực hiện
Ban hành mô hình tổ chức công tác kế toán mẫu để các doanh nghiệp có thể làm căn cứ vận dụng vào thực tế tại đơn vị của mình
Bộ tài chính phối hợp với Bộ giáo dục đào tạo, Hội kế toán và các tổ chức nghề nghiệp mở các lớp đào tạo, bồi dưỡng trình độ năng lực quản lý cho cán bộ quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp, đội ngũ kế toán viên, kiểm toán viên về tạp đoàn kinh tế theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con, về BCTC hợp nhất Chương trình đào tạo này cũng cần được biên soạn thành các chương trình phù hợp để đưa vào giảng dạy chính quy tại các trường đại học, cao đẳng trên cả nước Bên cạnh việc mở các lớp đào tạo, Bộ tài chính và các cơ quan chức năng liên quan cần có quy chế kiểm tra giám sát nhằm phát triển và nâng cao chất lượng của các khoá đào tạo này
Tiếp tục công tác nghiên cứu khoa học tại các trường, viện nghiên cứu để tiếp tục hoàn thiện về BCTC hợp nhất phù hợp với xu thế phát triển của từng thời kỳ, phù hợp với mô trường pháp lý và kinh doanh ở Việt Nam, cung như xu hướng hội nhập với nền kinh tế thế giới
3.4.2 Đối với ban lãnh đạo VINATRANS
Nâng cao nhận thức của mô hình Công ty mẹ - Công ty con, vận dụng nội dung mô hình tổ chức quản lý này để lựa chọn mô hình phù hợp với đặc thù hoạt động kinh doanh của cả hệ thống
Nghiên cứu và ban hành quy chế tổ chức kế toán trong đơn vị để bảo đảm tính thống nhất khi thực hiện các chính sách kế toán, kỳ kế toán cũng như việc ghi nhận các thông tin chi tiết liên quan đến vấn đề giao dịch nội bộ nhằm giúp cho việc thu nhận và xử lý các thông tin khi hợp nhất BCTC được thuận lợi, dễ dàng và đầy đủ
Nghiên cứu và xây dựng mô hình tổ chức kế toán phù hợp với tình hình tổ chức quản lý, tổ chức kinh doanh và đặc điểm hoạt động để có được những thông tin thích hợp khi đánh giá các công ty con và phục vụ cho việc lập BCTC hợp nhất
Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp để đảm bảo cho các thông tin được thu nhận và trình bày trên BCTC hợp nhất có được sự tin cậy cần thiết cho các đối tượng sử dụng thông tin
Tăng cường bồi dưỡng trình độ năng lực của đội ngũ cán bộ quản lý, kế toán viên, kiểm toán viên nội bộ trong toàn hệ thống
Tiến hành nghiên cứu và ứng dụng phần mềm hệ thống ERP vào công tác quản lý trong toàn doanh nghiệp Nâng cấp hệ thống máy móc công nghệ, ứng dụng khoa học quản lý hiện đại vào công tác kế toán nói riêng và công tác quản lý điều hành doanh nghiệp nói chung
3.4.3 Đối với lãnh đạo Phòng Kế toán tài vụ
Tham mưu với ban lãnh đạo VINATRANS trong việc ban hành quy chế tổ chức kế toán trong đơn vị và xây dựng mô hình tổ chức kế toán chung cho cả hệ thống
Thiết lập mối quan hệ hạch toán kế toán trong nội bộ hệ thống nhằm phục vụ tốt nhất cho việc luân chuyển chứng từ tài liệu kế toán, hướng dẫn chính sách hợp nhất BCTC và các nghiệp vụ xử lý giao dịch nội bộ cho các công ty thành viên
