CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH PHÂN TÍCH CHI PHÍ PHỤC VỤ CHO VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH KINH DOANH
Tổng quan về quyết định kinh doanh
Ra quyết định của doanh nghiệp là việc lựa chọn từ nhiều phương án khác nhau, trong đó mỗi phương án được xem xét ở nhiều góc độ, tiếp cận rất nhiều thông tin, nhất là thông tin về chi phí nhằm đạt được lợi ích kinh tế cao nhất
Ra quyết định kinh doanh là một quá trình kết nối quan trọng các chức năng quản trị với nhau (hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra) Quá trình ra quyết định kinh doanh thường được tiến hành theo 8 bước sau:
Sơ đồ 1.1 – Sơ đồ quy trình ra quyết định (www.ntu.edu.vn)
Xác định rõ vấn đề cần giải quyết
Xác định các nhân tố ảnh h-ởng đến quá trình ra quyết định Xác định mục tiêu ra quyết định
Xây dựng các ph-ơng án Đánh giá các ph-ơng án
Lựa chọn ph-ơng án
Triển khai quyết định Đánh giá kết quả Dữ li ệu c ủa H ệ t h ố n g k ế to án quản trị
Cung cÊp thông tin Để ra quyết định kinh doanh trong mọi lĩnh vực của doanh nghiệp, nhà quản trị doanh nghiệp phải thường xuyên nắm bắt những thông tin liên quan đến các lĩnh vực đó Có nhiều phương pháp thu thập thông tin khác nhau hỗ trợ cho quá trình ra quyết định của nhà quản trị Trong đó, ra quyết định kinh doanh dựa trên nguồn thông tin từ hệ thống kế toán quản trị thực sự mang lại sự đáng tin cậy và ngày càng thu hút sự quan tâm của nhà quản trị thuộc nhiều cấp khác nhau Tuy nhiên, để đảm bảo cho việc ra quyết định một cách đúng đắn, nhà quản trị cần phải có những công cụ thích hợp giúp họ phân biệt được những thông tin thích hợp và những thông tin không thích hợp, làm căn cứ cho việc ra quyết định
1.1.2 Tiêu chuẩn kinh tế khi ra quyết định kinh doanh
Tiêu chuẩn về mặt kinh tế của việc ra quyết định là lựa chọn hành động dự tính sẽ mang lại lợi nhuận cao nhất (hoặc lỗ ít nhất) cho doanh nghiệp Việc vận dụng nguyên tắc này để chọn các quyết định đúng đắn không phải lúc nào cũng đơn giản, do đó cần phải có 2 nguyên tắc bổ sung, có tác dụng trong quá trình lựa chọn
Một là: các khoản thu và chi phí thích hợp cho việc ra quyết định thường là những khoản thu và chi phí ước tính chênh lệch giữa các phương án sẵn
Hai là: các khoản thu và chi giống nhau, các khoản thu đã kiếm được hoặc các khoản chi đã chi thì không thích hợp cho việc xem xét quản quyết định Tuy nhiên chúng có thể sử dụng để dự đoán các khoản thu và chi trong tương lai
(Đoàn Ngọc Quế và cộng sự, 2009)
Mặt khác, để ra quyết định một cách hiệu quả, các quyết định đưa ra phải đặt trong mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí Nếu một phương án mang lại lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp nhưng có chi phí rất cao, làm cho tỷ lệ lợi ích trên chi phí thấp thì chưa hẳn đã là một phương án tối ưu Bởi vì doanh nghiệp có rất nhiều mục tiêu cần phải đạt đến mà nguồn lực thường thì có hạn
Trong nền kinh tế thị trường, cùng với sự phát triển của sản xuất hàng hóa và dịch vụ, nhu cầu về sản phẩm của khách hàng ngày càng đa dạng với vòng đời sản phẩm ngày càng ngắn Sản phẩm cung cấp cho khách hàng không chỉ thỏa mãn nhu cầu của khách hàng mà còn phải tạo ra giá trị gia tăng cho khách hàng khi sử dụng Vì vậy, chúng ta cần phải xem xét thêm tiêu chuẩn về chi phí biên tế, được đo lường trên cơ sở chi phí một đơn vị hữu ích trên một chức năng sản phẩm Với tiêu chuẩn này, sẽ giúp nhà quản trị đo lường được chi phí liên quan đến từng bộ phận chức năng của sản phẩm và đánh giá tầm quan trọng của từng bộ phận chức năng, tạo cơ sở cho việc thiết kế sản phẩm với những chức năng thích hợp trong điều kiện nguồn lực cho phép, từ đó giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng sản xuất và giới thiệu một sản phẩm có các chức năng không cần thiết với chi phí quá cao, gây lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp
1.1.3 Các loại quyết định kinh doanh
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp luôn phải đối mặt với các loại quyết định kinh doanh Tùy theo tính chất và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, các quyết định kinh doanh này có thể được phân loại theo các tiêu thức khác nhau
Xét về mặt thời gian, quyết định kinh doanh trong doanh nghiệp thường được chia thành hai loại: quyết định kinh doanh ngắn hạn và quyết định kinh doanh dài hạn
Quyết định kinh doanh ngắn hạn:
Xét về mặt thời gian, một quyết định được xem là ngắn hạn nếu nó chỉ liên quan đến một thời kỳ hoặc ngắn hơn, nghĩa là kết quả của nó thể hiện rõ trong kỳ kế toán Xét về mặt vốn đầu tư, quyết định ngắn hạn là quyết định không đòi hỏi vốn đầu tư lớn
Quyết định ngắn hạn có tính dễ thay đổi hơn nhiều so với quyết định dài hạn và mục tiêu của quyết định ngắn hạn là nhằm phục vụ cho việc thực hiện mục tiêu lâu dài của quyết định dài hạn Vì vậy, các dạng quyết định ngắn hạn phát sinh một cách thường xuyên, liên tục trong quá trình điều hành, chẳng hạn như: quyết định về các phương pháp sản xuất; quyết định về các cách thức phân phối hàng hoá; quyết định nên sản xuất hay nên mua ngoài; quyết định nên tiếp tục kinh doanh hay ngừng kinh doanh một bộ phận; quyết định nên bán hay tiếp tục sản xuất; quyết định trong điều kiện năng lực sản xuất bị giới hạn và kể cả các quyết định về định giá bán các sản phẩm sản xuất trong điều kiện hoạt động bình thường và sản phẩm của các đơn đặt hàng đặc biệt,
Quyết định kinh doanh dài hạn:
Quyết định dài hạn là các quyết định liên quan đến quá trình đầu tư vốn để phục vụ mục tiêu lâu dài của tổ chức, hay nói một cách khác, đây là các quyết định liên quan đến vốn đầu tư dài hạn cho mục đích thu được lợi tức trong tương lai Các quyết định dài hạn thường liên quan đến việc đầu tư vào các loại tài sản cố định (các tài sản dài hạn - long term assets) như máy móc thiết bị, công trình nhà xưởng, Một vài dạng quyết định dài hạn thường gặp như: quyết định đầu mở rộng sản xuất, để tiết kiệm chi phí hoạt động; quyết định về lựa chọn loại máy móc thiết bị cần đầu tư; quyết định về phương thức mua sắm hay thuê mướn TSCĐ,
Mỗi loại quyết định kinh doanh cần có những phương thức, kỹ thuật và công cụ hỗ trợ ra quyết định khác nhau Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ trong việc lựa chọn phương thức, kỹ thuật và công cụ hỗ trợ ra quyết định nhằm đưa ra những quyết định kinh doanh mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp và đạt được mục tiêu mà doanh nghiệp đã đặt ra.
Chi phí và vai trò của chi phí trong việc ra quyết định kinh doanh
Chi phí sản xuất kinh doanh là những phí tổn tiêu hao nguồn lực kinh tế của doanh nghiệp sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh Nó là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các hao phí về lao động sống và lao động vật hóa mà doanh nghiệp đã bỏ ra có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ của doanh nghiệp Nói cách khác, chi phí sản xuất kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí mà doanh nghiệp phải tiêu dùng trong một kỳ để thực hiện quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm
1.2.1.2 Tiếp cận chi phí trong hoạt động kinh doanh
Trong hoạt động kinh doanh, chi phí thường được nhận thức và tiếp cận theo những tư duy, quan điểm quản lý chi phí sản xuất kinh doanh khác nhau, phù hợp với đặc điểm của mô hình sản xuất đang áp dụng
Trong quá khứ, với tư duy quản lý chi phí sản xuất kinh doanh theo hướng chuyên môn hóa, chi phí thường được tiếp cận cục bộ theo từng công đoạn, bộ phận chức năng theo từng doanh nghiệp và phù hợp với mô hình sản xuất truyền thống Với cách tiếp cận này thường hướng góc nhìn chi phí, kiểm soát chi phí, tiết kiệm chi phí cũng như các quyết định liên quan đến chi phí vào bên trong doanh nghiệp, chi phí hiện tại
Cùng với sự phát triển của sản xuất hàng hóa và dịch vụ, của kinh tế thị trường, mô hình “sản xuất tinh gọn” xuất hiện thay cho mô hình sản xuất truyền thống, tạo tiền đề cho lý thuyết chuỗi giá trị giá trị ra đời Với tư duy này, chi phí thường được tiếp cận theo từng chuỗi Đó là chi phí gắn liền và xuyên suốt quy trình hoạt động kinh doanh Theo cách tiếp cận này chúng ta có thể thông qua chuỗi giá trị để xác định các loại chi phí phát sinh tạo nên giá trị của hàng hóa và dịch vụ ở một số doanh nghiệp theo các sơ đồ dưới đây
Đối với doanh nghiệp sản xuất công nghiệp:
Sơ đồ 1.2 – Sơ đồ tiếp cận chi phí theo chuỗi giá trị tại doanh nghiệp
Các nhân tố ảnh hưởng:
Nghiên cứu và Phát triển
Chế tạo hoặc Sản xuất Marketing Phân phối
Giá trị của hàng hóa
Giai đoạn đầu Giai đoạn chính
Giai đoạn cuối sản xuất
- Ở giai đoạn đầu, tức là giai đoạn nghiên cứu, các loại chi phí có thể phát sinh gồm: chi phí nghiên cứu và phát triển sản phẩm, chi phí thiết kế sản phẩm, chi phí triển khai sản phẩm
- Ở giai đoạn 2, đây là giai đoạn sản xuất (giai đoạn chính của quá trình), các chi phí có thể phát sinh gồm: chi phí triển khai sản phẩm, chi phí sản xuất, chi phí Marketing
- Ở giai đoạn 3, tức là giai đoạn hậu sản xuất, chi phí có thể phát sinh gồm: chi phí Marketing, chi phí phân phối và chi phí dịch vụ khách hàng
Đối với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ:
Sơ đồ 1.3 – Sơ đồ tiếp cận chi phí theo chuỗi giá trị tại doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ
- Ở giai đoạn đầu, tức là giai đoạn nghiên cứu, các loại chi phí có thể phát sinh gồm: chi phí nghiên cứu và phát triển dịch vụ, chi phí thiết kế dịch vụ
- Ở giai đoạn 2, đây là giai đoạn thực hiện và cung cấp dịch vụ (giai đoạn chính của quá trình), các chi phí có thể phát sinh gồm: chi phí thiết kế dịch vụ, chi phí sản xuất, chi phí phân phối, chi phí Marketing
Các nhân tố ảnh hưởng:
Nghiên cứu và Phát triển
Giá trị của dịch vụ
- Ở giai đoạn 3, tức là giai đoạn hậu sản xuất, chi phí có thể phát sinh gồm: chi phí Marketing và chi phí dịch vụ hỗ trợ khách hàng
Việc tổ chức và quản lý sản xuất theo chuỗi giá trị đã tạo ra những điều kiện thuận lợi để hình thành một cách tiếp cận mới – tiếp cận chi phí theo từng chuỗi
Phương pháp mới này cho phép cung cấp những thông tin hữu ích, đúng lúc và loại bỏ sự phức tạp, tốn kém vốn có của phương pháp truyền thống “Kế toán chi phí theo chuỗi giá trị ghi nhận chi phí thực tế của từng chuỗi giá trị và cung cấp được một báo cáo chi phí theo đúng mục đích của sản xuất tinh gọn” (Huỳnh Thị Hồng Hạnh và cộng sự, 2010) Theo đó, tất cả những chi phí liên quan đến chuỗi giá trị nào thì sẽ được tập hợp cho đúng chuỗi giá trị đó, bao gồm chi phí lao động, nguyên vật liệu, các chi phí dịch vụ và hỗ trợ sản xuất
Như vậy cách tiếp cận chi phí theo từng chuỗi thường hướng góc nhìn chi phí, kiểm soát chi phí, tiết kiệm chi phí cũng như quyết định liên quan đến chi phí không chỉ bên trong mà cả bên ngoài doanh nghiệp, chi phí hiện tại và cả những chi phí tiềm ẩn trong tương lai
1.2.2 Phân loại chi phí hoạt động kinh doanh
Như đã trình bày ở trên, đối với kế toán quản trị thì chi phí có thể là những phí tổn thực tế phát sinh gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh hằng ngày của doanh nghiệp, cũng có thể là những phí tổn ước tính để thực hiện một dự án
Do đó, việc phân loại chi phí theo nhiều tiêu thức khác nhau nhằm đáp ứng mục tiêu quản lý khác nhau là một yêu cầu cần thiết trong doanh nghiệp Với mỗi tiêu thức khác nhau, chi phí được phân thành nhiều loại khác nhau và có ảnh hưởng đến việc ra quyết định kinh doanh
1.2.2.1 Phân loại chi phí theo phạm vi và chức năng hoạt động
Phân loại chi phí theo phạm vi và chức năng hoạt động là cách phân loại cơ sở, hầu như phải thực hiện trước khi tiến hành các cách phân loại khác đối với tổng chi phí nhằm đáp ứng các yêu cầu quản lý khác nhau của doanh nghiệp
Theo cách phân loại này, toàn bộ chi phí được chia thành hai loại: chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất
Quy trình phân tích chi phí phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh
1.3.1 Mục tiêu của quy trình phân tích chi phí phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh
Như chúng ta đã biết, chi phí có vai trò rất quan trọng trong việc ra quyết định kinh doanh của doanh nghiệp, là một trong những yếu tố làm căn cứ cho việc ra quyết định Vì vậy, việc xác lập quy trình phân tích chi phí ra quyết định kinh doanh hợp lý trong doanh nghiệp là hết sức cần thiết
Quy trình phân tích chi phí ra quyết định kinh doanh trong doanh nghiệp phải đáp ứng được các mục tiêu cụ thể như sau:
1 Chỉ rõ cách thức tiếp cận để đưa ra quyết định kinh doanh;
2 Chỉ rõ những tiêu chí phải đáp ứng khi phân tích ra quyết định kinh doanh;
3 Chỉ rõ các các loại chi phí và ảnh hưởng của chi phí đến tiêu chí khi ra quyết định kinh doanh
Thông qua quy trình phân tích chi phí ra quyết định, nhà quản trị doanh nghiệp có được những thông tin thích hợp liên quan đến chi phí nhằm phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh Đó là những chi phí hữu ích nhằm tạo ra giá trị gia tăng cho khách hàng và từ đó tạo nên giá trị của sản phẩm, dịch vụ Các quyết định đưa ra phải trên cơ sở xem xét những thông tin chi phí thích hợp, đảm bảo cho việc ra quyết định hợp lý, thỏa mãn các tiêu chí kinh tế mà doanh nghiệp lựa chọn
Chính vì vậy việc lựa chọn một quy trình phân tích chi phí ra quyết định kinh doanh đáp ứng các mục tiêu trên trong doanh nghiệp là không phải là một vấn đề đơn giản Doanh nghiệp cần phải xem xét đến nhiều yếu tố như khả năng cung cấp thông tin chi phí thích hợp, khả năng vận dụng và ra quyết định linh hoạt, hiệu quả và giải quyết được các vấn đề đặt ra của nền kinh tế thị trường Quy trình phân tích chi phí theo mục tiêu phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh đảm bảo được các yêu cầu trên
1.3.2 Quy trình phân tích chi phí phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh trong nền kinh tế thị trường
Trong nền kinh tế thị trường, hoạt động của doanh nghiệp phải hướng đến thị trường và thỏa mãn những yêu cầu của thị trường Vì vậy quy trình phân tích chi phí ra quyết định trong nền kinh tế thị trường cần phải hướng đến đáp ứng, giải quyết các vấn đề này
Tiếp cận chi phí ra quyết định trong nền kinh tế thị trường có nhiều phương pháp Mỗi phương pháp đều có quy trình, kỹ thuật tiếp cận khác nhau, trong đó nổi bật là phương pháp tiếp cận phân tích chi phí mục tiêu để ra quyết định kinh doanh
Phân tích chi phí mục tiêu ra quyết định là tổng thể các phương pháp, công cụ quản trị cho phép đạt được mục tiêu chi phí và mục tiêu hoạt động ở giai đoạn thiết kế và kế hoạch hóa sản phẩm mới Quy trình này cũng cho phép cung cấp một cơ sở kiểm soát ở giai đoạn sản xuất và đảm bảo được các sản phẩm này đạt được mục tiêu lợi nhuận đã được xác định phù hợp với chu kỳ sống của sản phẩm Nói cách khác, quy trình phân tích chi phí mục tiêu ra quyết định là
“phương pháp quản trị chi phí được sử dụng nhằm đạt được lợi nhuận đã đặt ra”
(CIMA NHS Working Group, 2005) Với mỗi loại sản phẩm, để đạt được mức lợi nhuận mong muốn họ phải tìm cách giảm chi phí đến mức mong muốn trong giai đoạn nghiên cứu, thiết kế và cung ứng vật tư
Tiếp cận phân tích chi phí mục tiêu để ra quyết định kinh doanh trong doanh nghiệp gắn liền với quy trình sau:
Sơ đồ 1.4 – Sơ đồ quy trình phân tích chi phí mục tiêu ra quyết định Ƣớc tính chi phí chu kỳ sống
Chi phí chu kỳ sống ước tính chấp nhận?
Giá mục tiêu Lợi nhuận mục tiêu Đƣa vào sản xuất
Sản xuất và quá trình thay đổi thiết kế design changes Sản phẩm chuẩn
Thiết kế có đáp ứng được chi phí mục tiêu ?
Chi p h í c h u k ỳ số ng Chi p h í K a ize n s
Thay đổi thiết kế sản xuất sản phẩm
Gia i đ oạ n lậ p kế ho ạ ch sả n x uấ t
Qua sơ đồ trên chúng ta thấy, quy trình phân tích chi phí mục tiêu phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh có thể được chia thành các bước như sau:
Bước 1: Thiết lập một giá bán mục tiêu cho các sản phẩm mới và doanh thu bán hàng ước tính từ kết quả phân tích thị trường và mục tiêu lợi nhuận
Trong bước này doanh nghiệp cần xem lại những phân khúc thị trường mà doanh nghiệp muốn bán sản phẩm Nhóm nghiên cứu của doanh nghiệp cần phải xác định một sản phẩm cụ thể với các chức năng mà khách hàng có nhiều khả năng mua nhất và số tiền mà họ sẵn lòng trả cho những chức năng đó Nhóm nghiên cứu phải tìm hiểu về các giá trị nhận thức cá nhân đối với các chức năng sản phẩm, từ đó định hình ra một sản phẩm với những chức năng nhất định và giá bán ước tính cho sản phẩm đó Đồng thời, nhóm nghiên cứu cũng cần phải xác định những nhân tố nào sẽ tác động chủ yếu đến giá bán của sản phẩm nếu sau khi bỏ bớt một hoặc một số chức năng của sản phẩm Điều này là hết sức cần thiết cho việc đưa ra quyết định bỏ bớt chức năng nào của sản phẩm trong trường hợp doanh nghiệp không thể cung cấp sản phẩm với tất cả các chức năng trong khi vẫn phải đáp ứng chi phí mục tiêu của sản phẩm Vào cuối quá trình này, nhóm nghiên cứu sẽ đưa ra ý tưởng về giá bán mục tiêu có thể bán của sản phẩm được đề xuất với một tập hợp các chức năng đã được xác định và giá bán dự kiến sẽ thay đổi như thế nào nếu bỏ bớt một số chức năng của sản phẩm
Thông qua khảo sát và phân tích thị trường, doanh nghiệp có thể ước tính được số lượng tiêu thụ dự kiến và từ đó xác định doanh thu dự kiến trên cơ sở kết hợp với giá bán mục tiêu của sản phẩm Trong kế hoạch lợi nhuận của mình, doanh nghiệp có thể ước tính được lợi nhuận mục tiêu mà doanh nghiệp mong muốn đối với từng sản phẩm thông qua chỉ tiêu lợi nhuận gộp mong muốn
Bước 2: Xác định chi phí mục tiêu Chi phí mục tiêu được xác định bằng cách lấy giá bán mục tiêu trừ đi lợi nhuận mục tiêu Theo công thức này, doanh nghiệp có thể dễ dàng xác định chi phí mục tiêu mà sản phẩm phải đạt được trước khi xem xét nó có được phép đưa vào sản xuất hay không
Bước 3: Thực hiện phân tích chi phí mục tiêu chức năng cho các bộ phận của sản phẩm
Chi phí mục tiêu nên được xác định chi tiết cho từng bộ phận (đại diện cho các chức năng) của sản phẩm Việc xác định chi phí mục tiêu cho các bộ phận phải dựa vào mức độ quan trọng của nó đối với sản phẩm, từ đó xác định tỷ lệ chi phí của từng thành phần trong tổng số chi phí của sản phẩm theo tỷ lệ thuận với mức độ quan trọng của nó Doanh nghiệp có thể thực hiện việc đánh giá mức độ quan trọng từng bộ phận của sản phẩm bằng cách cho điểm các chức năng của sản phẩm Mặt khác, việc xác định chi phí mục tiêu cho từng bộ phận của sản phẩm cũng đòi hỏi phải có một hệ thống định mức kinh tế - kỹ thuật hợp lý và phải phù hợp với điều kiện sản xuất tại doanh nghiệp
Bước 4: Xác định chi phí ước tính cho sản phẩm Một khi chi phí mục tiêu tổng thể đã được thiết lập cho các sản phẩm, doanh nghiệp cần phải xác định chi phí ước tính cho sản phẩm để thiết kế sản phẩm dựa trên quy trình sản xuất hiện tại, các nhà cung cấp, công suất máy móc thiết bị và định mức kinh tế - kỹ thuật của sản phẩm
Bước 5: So sánh chi phí ước tính với chi phí mục tiêu Thực hiện so sánh giữa chi phí ước tính của sản phẩm khi thiết kế với chi phí mục tiêu của sản phẩm khi nghiên cứu
THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH PHÂN TÍCH CHI PHÍ PHỤC VỤ
Quy trình phân tích chi phí phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh tại công
2.2.1 Quan điểm chung về phân tích chi phí phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh tại công ty
2.2.1.1 Quan điểm về quyết định kinh doanh tại Công ty
Chúng ta biết rằng ra quyết định là một phần rất quan trọng trong cuộc sống và đặc biệt việc ra quyết định còn là vấn đề sống còn trong kinh doanh của tổ chức Trong suốt quá trình hoạt động của mình, Thiên Nam đã không ngừng đối mặt với rất nhiều quyết định kinh doanh mà trong đó có không ít những quyết định mang tính chiến lược, quyết định đến sự phát triển và phồn vinh của Công ty
Ra quyết định là một chức năng cơ bản của tập thể ban lãnh đạo Công ty, đồng thời cũng là nhiệm vụ phức tạp và khó khăn nhất của họ Trong quá trình điều hành hoạt động kinh doanh, ban lãnh đạo Công ty luôn phải đối diện với việc phải đưa ra các quyết định ở nhiều dạng khác nhau Tính phức tạp càng tăng thêm khi mà mỗi một tình huống phát sinh đều tồn tại không chỉ một hoặc hai mà nhiều phương án liên quan khác nhau phải lựa chọn
Là một công ty Cổ phần niêm yết trên sàn chứng khoán, tập thể Ban Lãnh đạo Thiên Nam luôn ý thức được rằng bất cứ quyết định nào được đưa ra và thực thi sẽ ảnh hưởng rất nhiều không chỉ với bản thân Công ty mà có thể còn ảnh hưởng đến cổ đông, nhà đầu tư, khách hàng và những đối tác Chính vì vậy, mọi quyết định đưa ra đều được xem xét rất thận trọng trước khi ban hành và thực thi
Quyết định kinh doanh phải hướng đến một mục tiêu nhất định và mang lại giá trị tối đa cho Công ty
2.2.1.2 Tiêu chí kinh tế ra quyết định kinh doanh tại Công ty Để ra quyết định kinh doanh đúng đắn, tập thể ban lãnh đạo Công ty luôn cân nhắc đến từng mục tiêu cụ thể để lựa chọn tiêu chí kinh tế phù hợp làm căn cứ cho việc ra quyết định
Tiêu chí về mặt kinh tế thông thường mà tập thể ban lãnh đạo Thiên Nam hướng tới là lựa chọn hành động dự tính sẽ mang lại lợi nhuận cao nhất cho Công ty
Mặt khác, để ra quyết định một cách hiệu quả, các quyết định đưa ra phải đặt trong mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí Nếu một phương án mang lại thu nhập cao nhất cho Công ty nhưng có chi phí quá cao, làm cho tỷ lệ lợi ích trên chi phí thấp thì chưa hẳn đã là một phương án tối ưu Bởi vì Công ty cũng có rất nhiều mục tiêu cần phải đạt đến trong khi đó nguồn lực thường thì có hạn
Việc lựa chọn một tiêu chí kinh tế đúng đắn làm cơ sở cho việc ra quyết định kinh doanh là hết sức cần thiết và giúp Công ty có thể đưa ra được những quyết định kinh doanh hợp lý, mang lại giá trị cao nhất cho Công ty
2.2.1.3 Vai trò của chi phí trong việc ra quyết định kinh doanh tại Công ty Để thực hiện các mục tiêu của mình Công ty phải bỏ ra những khoản chi phí nhất định Chi phí hoạt động kinh doanh của Công ty được xây dựng trên tiêu chí hiệu quả kinh doanh và tiết kiệm Các tỷ lệ định phí, biến phí trên lãi gộp được xây dựng trong kế hoạch tài chính hàng năm của Công ty
Là một công ty thương mại, hoạt động kinh doanh chủ yếu hiện nay của Thiên Nam là mua và bán hàng hoá nhằm thu lợi nhuận và thực hiện các mục tiêu kinh tế xã hội khác của Công ty Trong tương lai khi chính thức bước vào mở rộng sản xuất thì ngoài các chi phí trên thì Công ty sẽ phải gánh chịu thêm chi phí sản xuất và các chi phí có liên quan khác
Các chi phí hoạt động kinh doanh phát sinh trong kỳ nào được bù đắp bằng thu nhập hoặc doanh thu kinh doanh của Công ty trong kỳ đó Nói cách khác, chi phí hoạt động kinh doanh ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của Công ty Vì vậy vấn đề kiểm soát chi phí hoạt động kinh doanh rất được Công ty quan tâm Điều này được thể hiện trong kế hoạch kiểm soát chi phí của Công ty Kế hoạch đã hoạch định phương pháp kiểm soát nguồn vốn và các khoản chi tiêu sao cho sử dụng được tối đa các nguồn lực với chi phí hợp lý nhất, mang lại hiệu quả cao nhất cho Công ty
Một trong những căn cứ để ra quyết định kinh doanh là chi phí hoạt động kinh doanh Mục tiêu của Công ty là tối đa hóa lợi nhuận trên cơ sở sử dụng hợp lý các nguồn lực trong điều kiện giới hạn
Với mục đích hoạt động hiệu quả hơn sau những đợt kinh doanh suy thoái trên thị trường gần đây, giống như nhiều công ty khác, Thiên Nam cũng đang tìm kiếm những cách thức khác nhau để đẩy mạnh doanh số bán hàng và tăng lợi nhuận Khi bắt tay vào xây dựng các chiến lược sản xuất kinh doanh Công ty luôn phải tính đến việc các chi phí sẽ được quản lý và sử dụng như thế nào, xem các đồng vốn bỏ ra đạt hiệu quả đến đâu, có đem lại lợi nhuận và hiệu quả như mong muốn ban đầu hay không? Rõ ràng yếu tố chi phí luôn đóng vai trò quan trọng trong bất cứ kế hoạch mở rộng và tăng trưởng kinh doanh nào của Công ty
Chính vì vậy, nếu muốn tăng trưởng và đẩy mạnh lợi nhuận thì Công ty cần phải không ngừng tìm kiếm những phương thức quản lý và sử dụng hiệu quả nhất các nguồn vốn, chi phí kinh doanh, đồng thời phải tái đầu tư các khoản tiền đó cho những cơ hội tăng trưởng triển vọng nhất Muốn làm được điều đó, trước tiên Công ty cần phải xây dựng được một quy trình phân tích chi phí ra quyết định kinh doanh hợp lý, phù hợp với nền kinh tế thị trường
2.2.2 Quy trình phân tích chi phí phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh tại công ty
Quy trình phân tích chi phí ra quyết định kinh doanh tại Công ty gắn liền với quy trình dưới đây:
Sơ đồ 2.2 – Sơ đồ quy trình phân tích chi phí phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh tổng quát tại Công ty (Nguồn: Công ty Cổ phần Thương mại
Xuất Nhập Khẩu Thiên Nam)
2.2.2.2 Diễn giải nội dung quy trình
1) Bước 1: Khảo sát thị trường và xác định sản phẩm
Thông qua kết quả khảo sát thị trường, xác định nhu cầu về các sản phẩm của khách hàng và dự đoán xu hướng phát triển của sản phẩm trên thị trường, từ đó Công ty lựa chọn sản phẩm với các chức năng, tính năng xác định để giới thiệu cho khách hàng
2) Bước 2: Tìm kiếm nhà cung cấp
Đánh giá thực trạng quy trình phân tích chi phí phục vụ cho việc ra quyết định
2.3.1 Đánh giá quy trình phân tích chi phí phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh tại Công ty
Quy trình phân tích chi phí ra quyết định kinh doanh tại Công ty chỉ mới dừng lại ở dự kiến sản phẩm và giá bán đơn thuần, chưa chỉ ra mối liên hệ giữa giá bán và chức năng sản phẩm Từ đó việc lựa chọn sản phẩm, thay đổi kinh doanh thường gặp nhiều khó khăn, không có sự liên kết giữa sản phẩm với thị trường
Việc xác định chi phí chưa rõ ràng, cụ thể từ góc độ giá bán, chưa tạo lập quan hệ giữa giá bán với chức năng sản phẩm nên việc xác định chi phí cũng không cụ thể, xác đáng Ngoài ra việc ước tính lợi nhuận mục tiêu cũng chưa phù hợp
Quy trình phân tích chi phí ước tính tại Công ty chưa gắn kết chặt chẽ giữa sản phẩm – chức năng sản phẩm – quy trình sản xuất – tiêu chuẩn kinh tế ra quyết định Từ đó việc phân tích chi phí thường cục bộ, không chỉ ra được những yếu điểm của từng lĩnh vực cũng như sự liên kết của các lĩnh vực này để điều chỉnh chi phí Đây chính là cách thức tiếp cận chi phí cổ điển đã lỗi thời
Ngoài ra với quy trình phân tích này, Công ty cũng chưa tiếp cận được đầy đủ, toàn diện các chi phí, nhất là những chi phí có thể xảy ra bên ngoài doanh nghiệp trong chu kỳ sống của sản phẩm
Mặt khác, quy trình này cũng không tạo lập cơ sở, tiền đề cho kiểm soát chi phí, cải tiến hoạt động, thay thế sản phẩm khi đi vào sản xuất kinh doanh
Việc phân tích chi phí tại Công ty chỉ ở dừng lại ở việc so sánh giữa chi phí giá vốn hàng bán thực tế với chi phí giá vốn hàng bán của từng sản phẩm
Phương pháp sử dụng để phân tích chi phí còn đơn giản, chủ yếu sử dụng phương pháp so sánh Nếu Công ty vẫn giữ trạng thái kinh doanh như hiện nay mà không mở rộng sản xuất thì quy trình phân tích chi phí mà Công ty đang áp dụng có thể vẫn thỏa mãn được yêu cầu về việc đánh giá hiệu quả kinh doanh của các mặt hàng Tuy nhiên, hiện nay Công ty đã quyết định bước vào giai đoạn mở rộng sản xuất thì quy trình phân tích chi phí như trên đã không thực sự hiệu quả vì nó chỉ nhằm mục đích đánh giá hiệu quả của hoạt động mà chưa phục vụ nhiều cho mục đích ra quyết định
Việc phân loại chi phí theo mối quan hệ với mức độ hoạt động tại Công ty vẫn chưa rõ ràng Công ty cũng chưa tiến hành phân tích các chi phí phù hợp để ra các quyết định sản xuất kinh doanh
Việc tổ chức vận hành quy trình trên chưa có tính rõ ràng và khoa học Các trung tâm trách nhiệm chưa được xây dựng nên chưa đánh giá được vai trò của từng bộ phận đối với việc cắt giảm chi phí
Với những hạn chế trên, Công ty cần phải xác lập một quy trình phân tích chi phí ra quyết định phù hợp trong nền kinh tế thị trường, khắc phục những hạn chế hiện tại và đảm bảo cho việc thực hiện mục tiêu của Công ty trong thời gian tới
2.3.2 Sự cần thiết áp dụng quy trình phân tích chi phí mục tiêu phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh tại Công ty 2.3.2.1 Phương hướng hoạt động ngành thép đến năm 2015 của Công ty
Tầm nhìn của Công ty Thiên Nam là phấn đấu trở thành doanh nghiệp phát triển bền vững trên 3 lĩnh vực kinh doanh chủ lực: kinh doanh sắt thép, phân phối hàng công nghệ thực phẩm ngoại nhập và kinh doanh bất động sản Đối với lĩnh vực kinh doanh sắt thép, mục tiêu đến năm 2015 của Thiên Nam là chiếm lĩnh 10% thị phần sắt thép nhập khẩu ở thị trường phía Nam, tương đương sản lượng khoảng 200.000 tấn Để đạt được mục tiêu trên, công ty quyết định mở rộng hoạt động sản xuất trong thời gian tới Và do đó, Thiên Nam cần vạch một kế hoạch chi tiết và lập dự toán sản xuất kinh doanh để phục vụ cho việc thực hiện quyết định của mình
2.3.2.2 Sơ lƣợc về dự án thành lập trung tâm sản xuất và kinh doanh sắt thép Long An a) Các yếu tố tác động tới dự án (Phân tích SWOT)
- Nhân sự chủ chốt điều hành hoạt động kinh doanh sắt thép tại Thiên Nam có nhiều kinh nghiệm về sắt thép cán, dẹp, bán thành phẩm nhập khẩu (cuộn, tấm, lá, dây ), phân khúc có tốc độ tăng trưởng ~ 15-20%/năm với áp lực cạnh tranh không quá gay gắt Các nhân sự được chuẩn bị để điều hành Trung tâm hiểu rõ đối tác và đối thủ cạnh tranh trong nội bộ ngành, đã có quá trình thử thách thực tế trong hoạt động tự doanh sỉ lẻ sắt thép, xây dựng cửa hàng thép
- Thiên Nam có mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp sắt thép trên thị trường thế giới, đảm bảo được nguồn hàng ổn định và giá cả cạnh tranh
- Có mối quan hệ tốt và uy tín với SATRA, các đối tác, ngân hàng, khách hàng, nhà cung ứng nên công ty có lợi thế về đàm phán thương lượng giá sản phẩm, dịch vụ, hạn mức tín dụng cho phép huy động và tăng cường tiềm lực tài chính khi cần thiết
- Đội ngũ nhân sự vững nghiệp vụ và có kinh nghiệm nhiều năm trong hoạt động xuất nhập khẩu, giao nhận hàng hóa
XÁC LẬP QUY TRÌNH PHÂN TÍCH CHI PHÍ PHỤC VỤ CHO VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU THIÊN NAM
Quan điểm và định hướng trong việc ứng dụng quy trình phân tích chi phí phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh tại công ty Cổ phần XNK Thiên Nam
3.1.1 Quan điểm Để xác lập quy trình phân tích chi phí ra quyết định kinh doanh tại Công ty phải tuân thủ một số quan điểm chung sau đây:
- Phù hợp với mục tiêu, chiến lược xây dựng và phát triển của Công ty
- Phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất, quy trình sản xuất, yêu cầu và trình độ quản lý của Công ty
- Phải đảm bảo tính khả thi đối với Công ty, đảm bảo hài hòa giữa chi phí và lợi ích đem lại và có khả năng áp dụng các công nghệ hiện đại
- Phù hợp với năng lực chuyên môn của cán bộ kế toán, phù hợp với tình hình trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật trong công tác kế toán của Công ty
- Đáp ứng được mục đích của các cấp lãnh đạo của Công ty mà không phá vỡ cơ cấu tổ chức hiện tại
- Phải xem xét lợi ích và chi phí, nghĩa là đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và có hiệu quả, theo nguyên tắc này, thông tin cung cấp phải có chất lượng cao với chi phí hợp lý
Quy trình phân tích chi phí mục tiêu được sử dụng để lên kế hoạch hoặc dự toán chi phí của sản phẩm trước khi sản phẩm được sản xuất và giới thiệu cho khách hàng nhằm đảm bảo rằng các sản phẩm có lợi nhuận thấp sẽ không được sản xuất và giới thiệu
Việc xác lập quy trình phân tích chi phí mục tiêu ra quyết định tại Công ty phải hướng tới các mục tiêu sau:
1) Phải tập trung vào các yêu cầu của khách hàng Để giải quyết các vấn đề của thị trường, trước tiên quy trình phân tích chi phí mục tiêu phải tập trung vào các yêu cầu của khách hàng về chất lượng, chi phí và tuổi thọ của sản phẩm, làm cơ sở cho các quyết định liên quan đến sản phẩm và hướng dẫn việc phân tích các chi phí mục tiêu
Quy trình phân tích chi phí mục tiêu buộc Công ty phải cụ thể hóa về những gì khách hàng muốn và mức giá mà họ sẵn sàng trả, phải xác định và xem đây như một kỹ năng thực hành tốt nhất trong chi phí mục tiêu (Swenson nd, 2003)
Công ty phải chủ động tiếp thu ý kiến từ khách hàng về các vấn đề thiết kế sản phẩm để kiểm tra xem khách hàng có sẵn sàng trả tiền cho các đổi mới thiết kế hay không và nhằm xác định sự đổi mới trong thiết kế có được khách hàng chấp nhận hay không, ngay cả trong trường hợp chi phí bỏ ra vượt quá giá trị mang lại cho khách hàng Quá trình này có thể được thực hiện thông qua các cuộc thảo luận và trao đổi với khách hàng trong việc tùy chọn các thiết kế khác nhau, nhằm mục đích hướng tới cân bằng giữa chi phí và giá trị Đây chính là một khác biệt rất lớn so với các quy trình quản lý chi phí khác có xu hướng không kết nối với nhận thức giá trị và yêu cầu của khách hàng, và vì vậy quy trình này có thể giải quyết được vấn đề mà nền kinh tế thị trường đặt ra cho Công ty
2) Phải tập trung vào việc làm giảm chi phí ở ngay giai đoạn đầu trong quá trình phát triển sản phẩm
Quy trình phân tích chi phí mục tiêu được bắt đầu ở giai đoạn sớm nhất trong quá trình phát triển sản phẩm mới đó là giai đoạn nghiên cứu, thiết kế Vì vậy việc phân tích chi phí một cách chi tiết phải được diễn ra ngay từ đầu Dẫn đến quá trình thay đổi thiết kế cần được thực hiện trước khi bắt đầu sản xuất và giới thiệu sản phẩm Điều này có nghĩa là thiết kế ban đầu được đơn giản hóa trước khi sản xuất, dẫn đến chi phí thấp hơn và thời gian đưa ra thị trường nhanh chóng hơn khi thiết kế được hoàn thành
3) Phải có sự tham gia của toàn bộ các chuỗi giá trị/chuỗi cung ứng
Tầm quan trọng của sự tham gia của chuỗi cung ứng là để xác định những cơ hội tiết kiệm chi phí Điều này đặc biệt quan trọng trong trường hợp tổng chi phí của một sản phẩm là nguyên liệu và các thành phần được mua chiếm tỷ lệ cao
Mặt khác, chi phí mục tiêu sẽ không thể đạt được mà không cần các công ty có liên quan Một vài nhà cung cấp xem chuỗi cung ứng của họ như một phần của một “thiết kế mở rộng hoạt động doanh nghiệp” và thông tin chi phí được chia sẻ cùng các nhóm liên công ty được thành lập để đáp ứng giảm chi phí mục tiêu xác nhận nhà cung cấp để mua trong để nhắm chi phí mục tiêu là khía cạnh khó khăn nhất của phương pháp chi phí mục tiêu hiện nay
4) Phải xem xét toàn bộ vòng đời sản phẩm Để đảm bảo rằng tổng chi phí được giảm thiểu cho cả Công ty và khách hàng, quy trình phân tích chi phí mục tiêu đòi hỏi phải khảo sát đầy đủ chi phí vòng đời của sản phẩm (Swenson nd, 2003) Điều này bao gồm cả việc xem xét giá mua, chi phí vận hành, bảo dưỡng và chi phí phân phối của sản phẩm
5) Phải thiết lập một quy trình đa ngành với sự tham gia của các bộ phận chức năng
Một đặc điểm được đề cập trong tất cả các tài liệu quy trình phân tích chi phí mục tiêu là bản chất đa ngành của quy trình và tầm quan trọng của sự tham gia của tất cả các bộ phận chức năng trong việc phân tích và ra quyết định kinh doanh Trách nhiệm cho các chi phí mục tiêu đạt được cũng phải được chia sẻ trên các bộ phận chức năng Sự tham gia đa ngành trong quá trình quản lý chi phí và vai trò quan trọng do các bộ phận chức năng khác nhau được thể hiện như sau:
- Bộ phận tài chính – kế toán với vai trò điều phối: Quản lý việc giao chỉ tiêu chi phí cho các thành phần và các hệ thống cá nhân, thực hiện báo cáo và theo dõi thành tích hiệu suất trên toàn doanh nghiệp, thúc đẩy và đạt được chi phí mục tiêu, đồng thời nhấn mạnh sự cần thiết phải hành động khi xảy ra sai lệch
- Bộ phận bán hàng lập kế hoạch và phân phối : Lập chi phí mục tiêu tổng thể
- Bộ phận mua: Tìm cách tiết kiệm chi phí thông qua việc phân tích các bộ phận và các thành phần được sử dụng trong các sản phẩm mới và làm việc với nhà cung cấp để cải thiện cơ sở chi phí của họ và thiết kế lại các bộ phận
- Bộ phận kỹ thuật: Sử dụng các kỹ thuật như kỹ thuật phân tích giá trị để xác định tiết kiệm chi phí có thể được thực hiện trong khi duy trì chức năng của sản phẩm
Nội dung và quy trình phân tích chi phí phục vụ cho việc ra quyết định kinh
Với mỗi loại sản phẩm, để đạt được mức lợi nhuận mong muốn Công ty phải tìm cách giảm chi phí đến mức mong muốn trong giai đoạn nghiên cứu, thiết kế và cung ứng vật tư Để làm được điều đó Công ty cần phải xác lập quy trình phân tích chi phí mục tiêu phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh Quy trình này được mô tả trong sơ đồ dưới đây:
Sơ đồ 3.1 – Sơ đồ quy trình phân tích chi phí mục tiêu ra quyết định tổng quát
3.2.2 Diễn giải nội dung và trình tự các bước tiến hành quy trình
Quy trình phân tích chi phí mục tiêu phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh tại Công ty gồm các bước như sau:
Bước 1: Thiết lập giá bán cho các sản phẩm mới và doanh thu bán hàng ước tính từ kết quả phân tích thị trường và mục tiêu lợi nhuận
Không Ƣớc tính chi phí sản phẩm
Chi phí ƣớc tính có đƣợc chấp nhận?
Phân tích thị trường và xác định sản phẩm
Xác định chi phí mục tiêu
Quá trình nghiên cứu và thiết kế sản phẩm Đƣa sản phẩm vào sản xuất
Thay đổi thiết kế và cải tiến sản phẩm
Thiết kế có đạt đƣợc chi phí mục tiêu?
C h ip h í c h u k ỳ số ng C h i p h í K a iz en s
Trong bước này Công ty cần xem lại những phân khúc thị trường mà Công ty muốn bán sản phẩm Nhóm nghiên cứu của Công ty cần phải xác định một sản phẩm cụ thể với các chức năng mà khách hàng có nhiều khả năng mua và số tiền mà họ sẵn lòng trả cho những chức năng đó, từ đó định hình ra một sản phẩm với những chức năng nhất định và giá bán ước tính Sau đó, nhóm nghiên cứu cần phải xác định những nhân tố nào sẽ tác động đến giá bán sản phẩm nếu sau khi bỏ bớt một hoặc một số chức năng của sản phẩm Vào cuối quá trình này, nhóm nghiên cứu sẽ đưa ra ý tưởng về giá bán mục tiêu có thể bán của sản phẩm được đề xuất với một tập hợp chức năng xác định và giá bán sẽ thay đổi như thế nào nếu bỏ bớt một số chức năng của sản phẩm
Thông qua nghiên cứu thị trường, Công ty có thể ước tính được số lượng sản phẩm tiêu thụ dự kiến và ước tính doanh thu dự kiến trên cơ sở kết hợp giá bán mục tiêu của sản phẩm Trong kế hoạch lợi nhuận của mình, Công ty có thể ước tính được lợi nhuận mục tiêu mà Công ty mong muốn đối với sản sản phẩm thông qua chỉ tiêu lãi gộp mong muốn
Bước 2: Xác định chi phí mục tiêu của sản phẩm
Chi phí mục tiêu được xác định bằng cách lấy giá bán mục tiêu trừ đi lợi nhuận mục tiêu Theo công thức này, Công ty có thể dễ dàng xác định chi phí mục tiêu mà sản phẩm phải đạt được trước khi xem xét nó có thể được cho phép đưa vào sản xuất hay không
Bước 3: Thực hiện phân bổ chi phí mục tiêu cho các bộ phận chức năng của sản phẩm
Chi phí mục tiêu tại Công ty cũng nên được xác định chi tiết cho từng bộ phận (đại diện cho các chức năng) của sản phẩm Việc xác định chi phí cho các bộ phận phải dựa vào mức độ quan trọng của nó đối với sản phẩm, từ đó xác định tỷ lệ chi phí của từng thành phần trong tổng số chi phí của sản phẩm theo tỷ lệ thuận với mức độ quan trọng của nó Công ty có thể thực hiện việc đánh giá mức độ quan trọng từng bộ phận của sản phẩm bằng cách cho điểm các chức năng của sản phẩm Cách cho điểm tầm quan trọng sẽ được xếp theo thứ tự, điểm cao nhất là 5 và thấp nhất là 0 Thứ tự ưu tiên tương ứng với điểm 5 là 1 và sẽ tăng dần đến 5 Việc đánh giá tầm quan trọng của tính năng sản phẩm và đánh giá tính ưu tiên của các chức năng đó sẽ lập thành bảng chỉ tiêu cho viêc phân bổ chi phí dưới đây:
Bảng 3.1 – Mẫu bảng đánh giá chỉ tiêu phân bổ chi phí
STT Chỉ tiêu Tầm quan trọng Thứ tự ưu tiên
Việc xác định chi phí mục tiêu cho từng bộ phận của sản phẩm đòi hỏi phải có một hệ thống định mức kinh tế - kỹ thuật hợp lý và phải phù hợp với điều kiện sản xuất tại Công ty
Bước 4: Xác định chi phí ước tính cho sản phẩm
Một khi chi phí mục tiêu tổng thể đã được thiết lập cho các sản phẩm, Công ty cần phải ước tính chi cho sản phẩm để thiết kế sản phẩm dựa trên quy trình sản xuất hiện tại, các nhà cung cấp, năng suất và vật tư định mức Lập bảng tính chi phí ước tính cho sản phẩm theo mẫu dưới đây:
Bảng 3.2 – Mẫu bảng xác định chi phí ước tính cho từng sản phẩm
Chi phí trực tiếp Chi phí gián tiếp
Bước 5: So sánh chi phí ước tính với chi phí mục tiêu
Lập bảng so sánh giữa chi phí ước tính của sản phẩm khi thiết kế và chi phí mục tiêu của sản phẩm khi nghiên cứu
Bảng 3.3 – Mẫu bảng so sánh chi phí ước tính và chi phí mục tiêu
Chỉ tiêu Chi phí mục tiêu Chi phí ƣớc tính Chênh lệch
Chức năng 1 Chức năng 2 Chức năng 3
Kết quả của việc so sánh có thể rơi vào một trong các trường hợp sau:
- Nếu chi phí ước tính vượt quá chi phí mục tiêu, cần xem xét lại quá trình thiết kế, lặp lại phân tích chi phí/giá trị kỹ thuật của sản phẩm nhằm cắt giảm chi phí ước tính Đây có thể là một quá trình lặp đi lặp lại cho đến khi đáp ứng được chi phí mục tiêu thì thôi Nếu sau khi xem xét hết các phương án mà không thiết kế được sản phẩm đạt được chi phí mục tiêu thì Công ty không nên đưa sản phẩm vào sản xuất và giới thiệu cho khách hàng
- Nếu chi phí ước tính đạt đến chi phí mục tiêu Công ty có thể đưa ra quyết định sản xuất sản phẩm và giới thiệu cho khách hàng
Bước 6: Quản lý chi phí trong quá trình sản xuất của sản phẩm
Trong quá trình sản xuất cần phát hiện những bộ phận của sản phẩm có chi phí quá cao so với tầm quan trọng được xác định ở bước thứ 3 Quy trình sản xuất những bộ phận này cần phải điều chỉnh thông qua việc áp dụng các nguyên tắc và phương pháp quản ý nghiêm ngặt để giảm chi phí sản xuất
Bên cạnh đó, ở giai đoạn này bộ phận kỹ thuật của Công ty cũng cần phát hiện các bộ phận của sản phẩm có chi phí quá thấp so với tầm quan trọng của nó để gia tăng chi phí hợp lý nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm Thường xuyên theo dõi và phát hiện những chi phí không phù hợp để không ngừng cắt giảm chi phí nhằm duy trì một tỷ lệ chi phí/lợi nhuận ở mức thấp nhất (chi phí thực tế/lợi nhuận mục tiêu phải luôn luôn nhỏ hơn hoặc bằng chi phí mục tiêu/lợi nhuận mục tiêu) Hay nói cách khác, ở giai đoạn này, nhà quản trị Công ty phải nhận diện những cơ hội để cắt giảm chi phí thông qua việc áp dụng Kaizens với nguyên lý 5S đơn giản đó là: loại bỏ những thứ không cần thiết khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được xếp gọn gàng, đặt ở vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị được bảo quản, bảo dưỡng sạch sẽ
Bước 7: Đánh giá kết quả thực hiện chi phí
Trong quá trình tổ chức và quản lý sản xuất theo phương pháp chi phí mục tiêu có thể dẫn đến một trong các kết quả như sau:
- Chi phí thực tế nằm trong giới hạn chi phí mục tiêu và chi phí ước tính:
Nhà quản trị cần phải tạm dừng các hoạt động sản xuất để xem xét lại kế hoạch sản xuất vì khả năng đạt lợi nhuận mục tiêu từ sản xuất là bấp bênh
- Chi phí thực tế đạt đến chi phí mục tiêu: Nhà quản trị cần phải xem xét lại toàn bộ quy trình Phải xem xét kỹ quá trình thiết kế sản phẩm đã hợp lý chưa hoặc xem xét lại các bước của giai đoạn sản xuất để giảm chi phí
Việc đánh giá kết quả thực hiện chi phí có thể được thực hiện theo bảng:
Bảng 3.4 – Mẫu bảng đánh giá kết quả thực hiện chi phí
Chỉ tiêu Chi phí mục tiêu Chi phí ƣớc tính Chi phí thực tế
Chức năng 1 Chức năng 2 Chức năng 3
Các phương pháp có thể vận dụng ở giai đoạn thiết kế sản phẩm và giai đoạn sản xuất nhằm cắt giảm chi phí như sau:
+ Kế hoạch tốt hơn quá trình chế tạo sản phẩm;
+ Cải tiến phương pháp sản xuất, lựa chọn đầu tư hợp lý, lựa chọn công nghệ phù hợp mang lại hiệu suất cao, vận dụng hệ thống sản xuất kịp thời để loại bỏ các chi phí phát sinh do thời gian chờ các yếu tố sản xuất
+ Áp dụng hệ thống quản trị chất lượng tổng thể (TQS) để tránh lãng phí làm gia tăng chi phí
3.2.3 Minh họa số liệu cho một quyết định kinh doanh cụ thể tại Công ty Để làm rõ hơn về quy trình phân tích chi phí mục tiêu phục vụ cho việc ra quyết định chúng ta xem xét về trường hợp ứng dụng quy trình này đối với sản phẩm thép dây Wire rod trong trường hợp Công ty dự tính tự thực hiện sản xuất mặt hàng này trong năm 2014
Bước 1: Qua việc phân tích thị trường, Công ty vẫn xác định phân khúc thị trường tiêu thụ chủ yếu là bán trực tiếp cho các cơ sở sản xuất sử dụng nguyên liệu thép để cán kéo và sản xuất các sản phẩm phục vụ cho xuất khẩu, ngành công nghiệp và hàng tiêu dùng Với 2 trung tâm kinh doanh sắt thép Bình Thạnh, Long An đã đi vào hoạt động ổn định và việc mở rộng hệ thống phân phối toàn quốc, nhu cầu tiêu thụ thép dây Wire rod trong năm 2014 tăng 10% so với năm 2013 (mức tiêu thụ bình quân hiện nay của mặt hàng này là 3500 tấn/tháng Các mức giá mà khách hàng sẵn lòng trả cho mặt hàng này theo từ kết quả phân tích thị trường mà Công ty thực hiện như sau:
Bảng 3.5 – Bảng tổng hợp kết quả khảo sát giá thép dây Wire rod
Tên mặt hàng Tính năng Giá (đồng/tấn)
Thép dây Wire rod Độ cứng và khả năng chịu lực cao; độ dẻo, độ đàn hồi thấp; độ chảy, độ bền cao
12.900.000 Độ cứng và khả năng chịu lực vừa phải; độ dẻo, độ đàn hồi cao; độ chảy, độ bền vừa phải
13.200.0000 Độ cứng và khả năng chịu lực cao; độ dẻo, độ đàn hồi vừa phải; độ chảy, độ bền cao; chất lượng đồng đều
(Nguồn: Số liệu thống kê phòng kế toán - Công ty Cổ phần Thương mại Xuất
Tổ chức ứng dụng quy trình phân tích chi phí phục vụ cho việc ra quyết định
Để quá trình tổ chức ứng dụng quy trình phân tích chi phí phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh tại Công ty đạt hiệu quả, Công ty cần phải giải quyết các vấn đề sau đây:
- Xác lập các điều kiện liên quan đến vấn đề về kỹ thuật, nghiệp vụ để xây dựng và vận hành hiệu quả quy trình;
- Xác lập những vấn đề về chuyên môn kỹ thuật liên quan đến quy trình;
- Xác lập những vấn đề về tổ chức và nhân sự khi ứng dụng quy trình
3.3.1 Xác lập các điều kiện liên quan đến vấn đề về kỹ thuật, nghiệp vụ để xây dựng và vận hành hiệu quả quy trình Để việc tổ chức ứng dụng quy trình phân tích chi phí ra quyết định kinh doanh tại Công ty đạt được kết quả cao thì trước tiên Công ty cần phải xác lập các điều kiện liên quan đến vấn đề kỹ thuật, nghiệp vụ để xây dựng và vận hành hiệu quả quy trình dựa trên cơ sở lý luận của quy trình phân tích chi phí mục tiêu ra quyết định
Quy trình này đòi hỏi sự kiểm soát và cam kết về việc cung ứng sản phẩm với chi phí không vượt quá chi phí mục tiêu đã xác lập từ đầu Có thể nói, quy trình phân tích chi phí mục tiêu là phương pháp quản trị chi phí được sử dụng nhằm đạt được lợi nhuận đã đặt ra Với mỗi loại sản phẩm, để đạt được mức lợi nhuận mong muốn họ phải tìm cách giảm chi phí đến mức mong muốn trong tất cả các giai đoạn từ nghiên cứu, thiết kế và cung ứng sản phẩm Chính vì vậy, quy trình phân tích chi phí mục tiêu cũng đòi hỏi sự liên kết và phối hợp chặt chẽ của tất cả các bộ phận trong việc thực hiện mục tiêu giảm chi phí Và do đó, để đáp ứng các yêu cầu trên thì Công ty cần xác lập một quy trình phân tích chi phí mục tiêu ra quyết định tổng quát và các quy định liên quan đến việc vận hành quy trình Các điều kiện liên quan đến vấn đề kỹ thuật, nghiệp vụ trong việc xây dựng và vận hành quy trình phân tích chi phí mục tiêu ra quyết định bao gồm:
1) Tái định hướng văn hóa và thái độ các bộ phận trong Công ty:
Bước đầu tiên và khó khăn nhất là định hướng lại suy nghĩ theo hướng thị trường, theo định hướng giá cả và nhu cầu khách hàng ưu tiên thay vì chỉ yêu cầu về mặt kỹ thuật, thiết kế làm cơ sở cho phát triển sản phẩm Đây là một thay đổi cơ bản từ thái độ trong hầu hết các tổ chức, nơi chi phí là kết quả của việc thiết kế chứ không phải là có ảnh hưởng đến thiết kế, giá cả và có nguồn gốc từ việc xây dựng một ước tính chi phí sản xuất sản phẩm
2) Thiết lập một mức giá mục tiêu theo định hướng thị trường:
Một mức giá mục tiêu cần được thiết lập dựa trên các yếu tố thị trường như vị trí công ty trên thị trường (thị phần), tình hình kinh doanh và chiến lược về thâm nhập thị trường, cạnh tranh và đáp ứng giá cả cạnh tranh, phân khúc thị trường mục tiêu hoặc giá khởi điểm và độ co dãn của nhu cầu Nếu Công ty đáp ứng một yêu cầu đề xuất/báo giá, giá mục tiêu được dựa trên phân tích giá để giành thắng lợi khi xem xét khả năng chi trả của khách hàng và phân tích thị trường cũng như tình hình cạnh tranh
3) Xác định chi phí mục tiêu:
Một khi giá mục tiêu được thiết lập, chi phí mục tiêu được tính bằng cách trừ đi lợi nhuận mục tiêu, dự phòng bảo hành và bất kỳ phân bổ nào mà Công ty không thể kiểm soát được Chi phí mục tiêu được phân bổ xuống cho các bộ phận chức năng của sản phẩm một cách phù hợp với cấu trúc của các đội hoặc trách nhiệm thiết kế cá nhân
4) Cân bằng chi phí mục tiêu với các yêu cầu: Để có được một quy trình phân tích chi phí mục tiêu hoàn thiện, chi phí mục tiêu cần phải được xem xét kết hợp với yêu cầu về mặt chức năng của sản phẩm
Cơ hội lớn nhất để kiểm soát chi phí của sản phẩm là thông qua thiết kế phù hợp các yêu cầu về mặt chức năng hoặc thông số kỹ thuật Điều này đòi hỏi một sự hiểu biết rõ ràng và chi tiết về nhu cầu của khách hàng Do đó, Công ty cần phải sử dụng kết hợp các phương pháp phân tích để hiểu được những giá trị mà khách hàng mong muốn trên các sản phẩm cụ thể và sử dụng các kỹ thuật phân tích giá trị/chức năng để lựa chọn thiết kế một sản phẩm với tập hợp các chức năng phù hợp với chi phí mục tiêu thiết lập
5) Thiết lập một quá trình chi phí mục tiêu:
Một quá trình được xác định rõ là cần tích hợp các hoạt động và nhiệm vụ để hỗ trợ quy trình phân tích chi phí mục tiêu ra quyết định Quá trình này cần phải được xem xét sớm và chủ động dựa trên lý luận về quy trình phân tích chi phí mục tiêu và kết hợp với việc sử dụng các công cụ, phương pháp mô tả sau đó
Việc thiết lập quy trình chi phí mục tiêu cần phải xem xét đến sự phối hợp của các ngành thiết yếu như tiếp thị, kỹ thuật, sản xuất, thu mua và tài chính với trách nhiệm để hỗ trợ quy trình phân tích chi phí mục tiêu được xác định rõ ràng và vận hành hiệu quả hơn
6) Suy nghĩ và phân tích lựa chọn thay thế:
Cơ hội đáng kể nhất thứ hai để đạt được giảm chi phí thông qua việc xem xét nhiều phương án lựa chọn thay thế và thiết kế cho nhiều loại sản phẩm sản xuất của mình cùng với quá trình hỗ trợ tại mỗi giai đoạn của chu kỳ phát triển
Những cơ hội có thể đạt được hoặc xem xét lựa chọn thay thế sáng tạo kết hợp với phân tích cấu trúc và phương pháp ra quyết định
7) Xây dựng mô hình chi phí sản phẩm để hỗ trợ ra quyết định:
Mô hình chi phí sản phẩm và bảng chi phí cung cấp các công cụ để đánh giá những tác động của khái niệm và thiết kế lựa chọn thay thế Trong giai đoạn đầu phát triển, các mô hình này đều dựa trên dự toán tham số hoặc kỹ thuật tương tự
Quá trình trở nên rõ ràng hơn khi thêm vào trong chu kỳ phát triển các sản phẩm, những mô hình này dựa trên kỹ thuật công nghiệp hoặc các kỹ thuật tính toán
Các mô hình cần phải đầy đủ để giải quyết tất cả các tài liệu được đề xuất, quy trình chế tạo, quá trình lắp ráp và cần phải được xác nhận để đảm bảo độ chính xác hợp lý
Một bảng chi phí mục tiêu được thiết lập có thể được sử dụng để nắm bắt các yếu tố khác nhau của giá thành sản phẩm, so sánh các lựa chọn thay thế, cũng như theo dõi các thay đổi ước tính chi phí đối với mục tiêu trong chu kỳ phát triển
8) Sử dụng các công cụ để giảm chi phí:
Đánh giá về triển vọng mở rộng mô hình cho các doanh nghiệp Việt Nam
Đối với các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, quy trình phân tích chi phí mục tiêu phục vụ cho việc ra quyết định dường như còn mới, vì quản trị chi phí nói chung và kế toán quản trị nói riêng vẫn chưa được coi trọng đúng mức và đang ở giai đoạn đầu của quá trình định hình Mặc dù tổ chức sản xuất và quản lý ở nước ta có sự cách biệt so với các nước phát triển, khả năng vận dụng quy trình này ở các Công ty có quy trình công nghệ hiện đại và tổ chức sản xuất tiên tiến là hoàn toàn có thể
Thật vậy, phân tích nội dung quản trị chi phí theo mục tiêu cho thấy, phương pháp này có vài điểm giống với phương pháp chi phí định mức và kế hoạch, một phương pháp đã được vận dụng từ lâu ở các doanh nghiệp Việt Nam Sự khác biệt lớn nhất ở đây liên quan đến vấn đề kiểm soát chi phí và sự phối hợp của tất cả các giai đoạn của quy trình sản xuất để cắt giảm chi phí
Có thể nói rằng, không có nhiều ràng buộc đặc biệt về việc vận dụng quy trình này ở các doanh nghiệp Việt Nam Có chăng chỉ là ý thức và khả năng tổ chức quản trị của doanh nghiệp Vận dụng quy trình này đòi hỏi nhà quản trị phải phân chia quy trình sản xuất phù hợp với kết cấu sản phẩm đã được xác lập tại quy trình thiết kế sản phẩm, hoạch định kế hoạch chi phí ở các bộ phận theo mức độ quan trọng của các bộ phận cấu thành nên sản phẩm được chế tạo ở bộ phận đó và tổ chức kiểm soát chi phí ở tất cả các khâu Để làm được điều này, một mặt, quy trình sản xuất phải được phân định thành nhiều giai đoạn, tổ chức sản xuất phải chia theo nhiều cấp sản xuất phù hợp với các giai đoạn của quy trình sản xuất, mặt khác đòi hỏi phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa bộ phận kỹ thuật, bộ phận quản lý sản xuất và bộ phận kế toán quản trị của doanh nghiệp để phân tích, phát hiện và cải tiến không ngừng quy trình chế tạo, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất và tài chính
Do đó, việc tổ chức vận dụng quy trình chi phí mục tiêu ra quyết định vào các doanh nghiệp Việt Nam là có tính khả thi và có thể giúp cho các doanh nghiệp chủ động hơn trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp trong nền kinh tế thị trường
Trong nền kinh tế thị trường với nhiều rủi ro và thách thức, các nhà quản lý doanh nghiệp không những phải đưa ra những giải pháp nhằm đáp ứng các yêu cầu của thị trường mà còn phải đảm bảo mục tiêu lợi nhuận được thực hiện Thực hiện tốt việc phân tích chi phí ra quyết định sẽ làm tăng hiệu quả kinh doanh và tính cạnh tranh của doanh nghiệp, từ đó tạo ra những cơ hội kinh doanh mới cho doanh nghiệp Các doanh nghiệp sẽ càng có cơ hội hơn trong việc lựa chọn các quy trình thích hợp để áp dụng và quy trình phân tích chi phí mục tiêu ra quyết định là một trong những quy trình nổi bật mà tác giả muốn giới thiệu
Quy trình phân tích chi phí mục tiêu ra quyết định không những giúp Công ty giải quyết các vấn đề mà thị trường đặt ra mà còn đảm bảo một mức lợi nhuận chắc chắn thông qua việc kiểm soát chi phí trong tất cả các khâu trong vòng đời sản phẩm từ giai đoạn nghiên cứu thiết kế cho đến quá trình sản xuất Để thực hiện quy trình phân tích chi phí mục tiêu ra quyết định thành công, Công ty cần xây dựng một hệ thống lý luận, nghiệp vụ chặt chẽ, tái định hướng văn hóa và ý thức doanh nghiệp, tổ chức các vấn đề về mặt chuyên môn, kỹ thuật, bộ máy và con người một cách hợp lý nhằm hỗ trợ tối đa cho việc tổ chức ứng dụng Quy trình này cần phải có sự tham gia và phối hợp của tất cả các bộ phận có liên quan trong vấ đề kiểm soát và cắt giảm chi phí nhằm đảm bảo chí mục tiêu được thực hiện, từ đó hoàn thành mục tiêu lợi nhuận của Công ty
Kết luận chung Đây là công trình nghiên cứu ứng dụng cho đặc thù của Công ty Cổ phần Thương mại Xuất Nhập Khẩu Thiên Nam Trên cơ sở nghiên cứu lý luận, thực tiễn và xuất phát từ nhu cầu thực tế được xem là cấp thiết, đề tài tiến hành xác lập một quy trình phân tích chi phí ra quyết định tại Công ty Cổ phần Thương mại Xuất Nhập Khẩu Thiên Nam nhằm tăng cường công tác kiểm soát chi phí, hỗ trợ cho việc ra quyết định kinh doanh và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cũng như mở ra một hướng nghiên cứu mới cho việc tổ chức và vận dụng quy trình này ở các doanh nghiệp Việt Nam nói chung Về cơ bản, đề tài đã giải quyết được một số vấn đề như sau:
Hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản về xác lập quy trình phân tích chi phí ra quyết định kinh doanh tại Công ty Cổ phần Thương mại Xuất Nhập Khẩu Thiên Nam nói riêng
Phân tích và đánh giá thực trạng quy trình phân tích chi phí ra quyết định kinh doanh tại Công ty Cổ phần Thương mại Xuất Nhập Khẩu Thiên Nam, qua đó đưa ra những giải pháp, đề xuất để giải quyết những vấn đề khó khăn mà Công ty gặp phải
Lần đầu quy trình phân tích chi phí ra quyết định kinh doanh được xác lập và ứng dụng tại Công ty một cách hệ thống với mục đích phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh hợp lý và hiệu quả
Với việc xác lập và ứng dụng quy trình phân tích chi phí ra quyết định kinh doanh tại Thiên Nam đã hứa hẹn mang lại nhiều lợi ích trong việc phân tích chi phí ra quyết định kinh doanh nhằm giúp cho công ty đạt được được mục tiêu lợi nhuận và giải quyết các vấn đề mà thị trường đặt ra
Trong khuôn khổ đề tài này chỉ nghiên cứu ứng dụng cho đặc thù Công ty Cổ phần Thương mại Xuất Nhập Khẩu Thiên Nam, giúp cho Công ty kiểm soát tốt h ơ n chi phí và ra quyết định kinh doanh hợp lý trên cơ sở phân tích chi phí tại Công ty.
1 Các tài liệu thực tế tại công ty Cổ phần Thương mại Xuất Nhập Khẩu Thiên Nam
2 Đoàn Ngọc Quế và cộng sự, 2009 Kế toán quản trị Nxb Lao động
3 Huỳnh Lợi Ứng dụng mô hình phân tích thông tin thích hợp lập báo cáo phân tích phương án kinh doanh [Ngày down1oad 24/09 /2013]
4 Huỳnh Thị Hồng Hạnh và cộng sự, 2010 Kế toán chi phí theo chuỗi giá trị - cách tiếp cận mới cho mô hình sản xuất tinh gọn
[Ngày down1oad 18/09 /2013]
5 Nguyễn Bích Hương Thảo Kế toán quản trị - cơ sở để ra quyết định quản lý < www.ntu.edu.vn > [Ngày down1oad 17/09 /2013]
6 Phạm Văn Dược và cộng sự, 2010 Kế toán quản trị Nxb Thống Kê
7 Trần Nhật Thiện Thông tin kế toán quản trị với việc ra quyết định
[Ngày truy cập 10/06/2013]
8 T ương Bá Thanh Kế toán chi phí theo phương pháp chi phí mục tiêu
[Ngày truy cập 16/10/2013]
9 Cơ sở chi phí ra quyết định [Ngày down1oad 10/06 /2013]
10 CIMA NHS Working Group, 2005 Target costing in the NHS:
Reforming the NHS from within [Accessed
11 Kenneth Crow, 2002 Target costing < http://www.npd- solutions.com) [Accessed 10 June 2013]
12 Robert S Kaplan, Anthony A Atkinson, 1998 Advanced Management
