Đề tài nghiên cứu vai trò của thông tin trong việc ra quyết định kinh doanh

Mọi hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh nói chung và quản trị nói riêng đều cần có thông tin và theo quan điểm quản trị hiện đại th ông tin được xem như là một nguồn lực thứ tư của một t

BÀI THẢO LUẬN HỌC PHẦN QUẢN TRỊ HỌC

Đề tài NGHIÊN CỨU VAI TRÒ CỦA THÔNG TIN TRONG VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH KINH DOANH

Nhóm 9 Lớp học phần: 231_BMGM0111_02 Giảng viên hướng dẫn: TS Trần Thị Hoàng Hà

Hà Nội, tháng 10 năm 2023

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA MARKETING THƯƠNG MẠI

- -MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 3

I PHẦN MỞ ĐẦU 4

1 Lí do lựa chọn đề tài 4

2 Mục tiêu nghiên cứu 4

II CỞ SỞ LÝ THUYẾT 5

1 Thông tin quản trị 5

1.1 Khái niệm thông tin quản trị 5

1.2 Phân loại thông tin quản trị 5

1.3 Quá trình thông tin quản trị 6

1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến giá trị thông tin 7

2 Ra quyết định quản trị và vai trò của thông tin trong ra quyết định quản trị 8 2.1 Khái niệm ra quyết định quản trị 8

2.2 Vai trò của thông tin trong ra quyết định quản trị 11

III LIÊN HỆ THỰC TIỄN 15

1 Tình huống 15

2 Phân tích tình huống 17

3 Giải pháp 18

LỜI KẾT 20

LỜI CẢM ƠN

Để thực hiện và hoàn thành bài thảo luận này, nhóm đã tham khảo, nghiên cứu từ các tài liệu liên quan, các sách, báo chuyên ngành của nhiều tác giả, các t

ổ chức nghiên cứu, Đặc biệt hơn là sự đồng hành của giảng viên hướng dẫn tr

ực tiếp trong quá trình làm bài thảo luận

Nhóm 9 xin được gửi lời biết ơn chân thành và sâu sắc đến cô Trần Thị Hoàng Hà – Giảng viên trường Đại học Thương Mại – hướng dẫn bộ môn Quản trị học đã tận tình giúp đỡ trong suốt thời gian làm bài thảo luận, cũng như truyề

n đạt những kiến thức hữu ích và tận tình trả lời những câu hỏi còn vướng mắc c

ủa chúng em

Tuy có nhiều cố gắng, nhưng trong bài thảo luận này sẽ không tránh khỏi n hững thiếu sót do hạn chế kiến thức và kinh nghiệm thực tế Vì vậy, nhóm 9 rất mong nhận được những nhận xét và ý kiến đóng góp của cô và các bạn cùng lớp,

để đề tài thảo luận này được hoàn thiện tốt hơn

Xin chân thành cảm ơn tất cả mọi người!

Nhóm 9 – 231_BMGM0111_02 – Đại học Thương Mại

I PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lí do lựa chọn đề tài

Ngày nay việc thành công trong một công ty doanh nghiệp kinh doanh phụ thuộc vào yếu tố, điều kiện nhưng trong thời gian hiện nay thông tin có vị trí quan trọng hàng đầu Trong bất kì hoạt động của các cơ quan, tổ chức cần thiết,

nó tạo tiền đề cho sự thành công của doanh nghiệp Tuỳ theo nhu cầu, nhiệm vụ

mà mỗi nhà doanh nghiệp chọn cho mình những nội dung cụ thể về việc tổ chức, thu thập và xử lý thông tin

Thông tin hiện nay được coi là một trong những loại tài sản quan trọng nhất đối với bất kì tổ chức nào Đối với các tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công cộng, phần lớn ngân sách hoạt động được dùng vào việc xử lý thông tin T hông tin được xem là máu của tổ chức; nó là mạch gắn những bộ phận phụ thuộ

c của tổ chức lại với nhau Mọi hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh nói chung

và quản trị nói riêng đều cần có thông tin và theo quan điểm quản trị hiện đại th ông tin được xem như là một nguồn lực thứ tư của một tổ chức

Trong suốt thập kỷ gần đây, thông tin được xem như là người cố vấn sáng suốt và trung thực, đáng tin cậy thực sự cần thiết của mỗi nhà lãnh đạo trong hoạt động quản lý và điều hành hoạt động của doanh nghiệp Sự phát triển của

hệ thống thông tin đã thu hẹp khoảng cách giữa các quốc gia, các vùng và làm cho mọi người có hiểu biết nhanh, đầy đủ hơn về vấn đề mình quan tâm Như lãnh tụ Lênin đã khẳng định: “Không có thông tin thì không có thắng lợi trong bất cứ lĩnh vực nào, cả khoa học , kĩ thuật và sản xuất” Song không phải thông tin nào cũng có vai trò trong công tác quản trị, số lượng thông tin là vô cùng, trong khi đó khả năng thu thập, phân tích và xử lý, lưu trữ là hữu hạn Bởi vậy quyết định nguyên tắc lựa chọn thông tin là hết sức quan trọng

2 Mục tiêu nghiên cứu

Chỉ rõ vai trò của thông tin đối với các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Khẳng định tầm quan trọng của công tác quản trị thông tin trong doanh nghiệp từ đó đưa ra một số giải pháp để công tác quản trị thông tin đạt hiệu quả cao hơn

II CỞ SỞ LÝ THUYẾT

1 Thông tin quản trị

1.1 Khái niệm thông tin quản trị

Thông tin trong quản trị là những tin tức mới được thu nhận, được hiểu và đánh giá có ích trong việc ra quyết định về hoạt động của tổ chức

1.2 Phân loại thông tin quản trị

Thông tin và quá trình thông tin trong các hoạt động quản trị là hết sức phức tạp, phong phú và đa dạng Để nghiên cứu và áp dụng những thành tựu mới nhất về công nghệ thông tin, người ta thường tiến hành phân loại thông tin

Về thực chất phân loại thông tin trong quản trị là một quá trình chia thông tin thành những lớp, những dạng đồng nhất trên một số khía cạnh nào đó để phục

vụ cho quá trình quản trị Nhờ phân loại thông tin một cách khoa học người ta

có thể dễ dàng tìm ra những qui luật và phương pháp thực hiện thông tin có hiệu quả nhất trong việc đáp ứng những nhu cầu thông tin về quản trị Thông thường người ta phân loại thông tin quản trị theo những cách cơ bản sau:

kết quả v.v

băng, dĩa, tranh ảnh v.v

không quan trọng

 Phân loại theo đối tượng sử dụng: Thông tin cho người thực hiện, thông tin cho người ra quyết định v.v

thông tin có ít giá trị

bằng kỹ thuật điện tử, thông tin thu thập bằng phỏng vấn v.v

bằng điện thoại, bằng máy tính, v.v

 Phân loại theo mức độ xử lý : Thông tin sơ cấp, thông tin thứ cấp.

Trên thực tế việc sử dụng cách phân loại thông tin quản trị nào là tuỳ thuộc vào từng vụ việc cụ thể, vào mục đích và khả năng nghiên cứu cùng nhiều yếu

tố chủ quan và khách quan ở mỗi tổ chức

1.3 Quá trình thông tin quản trị

Hệ thống thông tin trong quản trị là một hệ thống rất phức tạp và bị chi phố

i bởi nhiều yếu tố chủ quan cũng như khách quan Nhận thức đầy đủ các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình thông đạt là rất cần thiết để đảm bảo cho các hoạt động thông tin trong quản trị đạt hiệu quả cao nhất

Quá trình thông đạt bắt đầu từ nguồn (người gửi), người có ý nghĩ muốn truyền đạt sang người nhận Nguồn là người khởi xướng thông điệp và có thể là một hoặc nhiều người cùng làm việc với nhau

Thông điệp là những tín hiệu mà nguồn truyền cho người nhận Nó có thể bao gồm các biểu tượng được thiết kế để truyền những ý nghĩ của người gởi Phần lớn các thông điệp chứa đựng ngôn ngữ của nó dưới dạng lời nói hoặc chữ viết, tuy nhiên cũng có thể có những hành vi phi ngôn ngữ được sử dụng để thông tin về thông điệp, ví dụ như ngôn ngữ cơ thể (nhăn mặt, mỉm cười, lắc đầu )

Quá trình chuyển những thông điệp dự định thành những biểu tượng mà nó được sử dụng để truyền đi được gọi là quá trình mã hóa Việc mã hóa có thể rất đơn giản nhưng cũng có nhiều trường hợp việc mã hóa là rất khó khăn, ví dụ như tìm đúng từ ngữ để giải thích tại sao việc thực hiện nhiệm vụ của thuộc cấp của bạn là không phù hợp Có bốn điều kiện ảnh hưởng đến việc mã hóa là kỹ năng, quan điểm, kiến thức và yếu tố văn hóa – xã hội Quan điểm và yếu tố văn hóa xã hội sẽ chi phối hành vi của chúng ta và từ đó sẽ ảnh hưởng đến sự thông đạt

Kênh là phương tiện mà qua đó thông điệp di chuyển từ người gởi đến người nhận Nó là đường dẫn thông tin qua đó thông điệp được truyền một cách vật lý Kênh chủ yếu cho việc thông đạt giữa các cá nhân là giao tiếp trực tiếp giữa hai người Một số kênh truyền thông đại chúng bao gồm radio, tivi, báo và tạp chí, fax, internet Những thông điệp được viết ra giấy là cách phổ biến, nhưng nhiều tổ chức hiện nay đang hướng đến việc sử dụng rộng rãi những phương tiện thông tin hiện đại như thư điện tử thông qua hệ thống internet Màn hình máy vi tính được cho là kênh chủ yếu cho những thông điệp được viết ra

Người nhận thông tin sẽ nhận được thông điệp từ người gởi và vì vậy cần phải giải mã thông điệp Giải mã là quá trình trong đó các biểu tượng được diễn dịch bởi người nhận Việc giải mã cũng chịu ảnh hưởng bởi những điều kiện như quá trình mã hóa, nghĩa là những điều kiện về kỹ năng, quan điểm, kiến thức và yếu tố văn hóa – xã hội

Phản hồi là thông điệp từ người nhận đến người gởi Phản hồi rất có giá trị

để đánh giá được hiệu quả của quá trình thông đạt Người gởi có thể biết được người nhận hiểu đúng ý nghĩ của mình không nhờ vào phản hồi

Trong thực tiễn quản trị việc thông đạt là phức tạp hơn những gì ta thường nghĩ vì quá trình này bao gồm nhiều thành tố và không ít tác nhân gây nhiễu Hơn nữa, có thể thông tin đi từ người này sang người khác sẽ bị bỏ bớt đi hay được gọi là ‘lọc’ Vì vậy, nhà quản trị cần phải chọn lựa phương pháp thông tin hữu hiệu để thông đạt

1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến giá trị thông tin

 Sự thích hợp của thông tin:

 Phải cung cấp theo mục tiêu đã xác định

 Phải là cơ sở khoa học để ra những quyết định đúng đắn

 Phản ánh đúng những dữ kiện có liên quan

 Tiện lợi cho người sử dụng

 Chất lượng của thông tin

 Rõ ràng và đầy đủ

 Chính xác và trung thực

 Hệ thống và tổng hợp

 Cô đọng và logic

 Giúp: tiết kiệm thời gian, hỗ trợ ra quyết định tốt hơn,giúp nhận thức đúng những sự thay đổi, xu hướng và phát triển

 Phụ thuộc vào tiến bộ khoa học kĩ thuật và công nghệ, năng lực và khả năng nhận thức của con người, phương pháp thu thập và truyền đạt thông tin

 Tính kịp thời của thông tin

 Phân công công việc nhanh chóng

 Chớp thời cơ có lợi

 Dung lượng của thông tin

 Cần cung cấp thông tin cần thiết và đầy đủ

2 Ra quyết định quản trị và vai trò của thông tin trong ra quyết định quản trị

2.1 Khái niệm ra quyết định quản trị

Ra quyết định quản trị là việc lựa chọn một hay một số phương án hoạt độ

ng cho tổ chức nói chung hay cho việc thực hiện một công việc nào đó nhằm đạt được những mục tiêu đã định

2.1.1 Các loại quyết định quản trị

 Theo tính chất của quy trình ra quyết định

 Quyết định được lập trình hóa

 Quyết định không được lập trình hóa

 Theo cách thức của nhà quản trị

 Quyết định trực giác

 Quyết định dựa trên cơ sở lý giải vấn đề quyết định

 Theo chức năng quản trị

 Quyết định liên quan đến hoạch định

 Quyết định liên quan đến tổ chức

 Quyết định liên quan đến lãnh đạo

 Quyết định liên quan đến kiểm soát

 Theo tầm quan trọng của quyết định

 Quyết định chiến lược

 Quyết định chiến thuật

 Quyết định tác nghiệp

 Theo cấp ra quyết định

 Quyết định cấp cao

 Quyết định cấp trung gian

 Quyết định cấp cơ sở

 Theo thời gian

 Quyết định dài hạn

 Quyết định trung hạn

 Quyết định ngắn hạn

2.1.2 Các phương pháp ra quyết định quản trị

 Các phương pháp định lượng

 Phương pháp mô hình hóa

 Bước 1: Thiết lập bài toán

 Bước 2: Xây dựng mô hình

 Bước 3: Kiểm tra tính đúng đắn của mô hình

 Bước 4: Áp dụng mô hình

 Bước 5: Đổi mới mô hình

 Phương pháp ma trận lợi ích

Phương pháp ma trận lợi ích là một phương pháp xác suất - thống kê cho p hép thực hiện việc lựa chọn phương án có hiệu quả

 Phương pháp cây quyết định

Phương pháp cây quyết định là phương pháp ra quyết định dựa vào sơ đồ t

hể hiện việc đánh giá các phương án quyết định theo từng bước

 Các phương pháp định tính

 Phương pháp chuyên gia

Phương pháp chuyên gia là quy trình ra quyết định dựa trên sự thống nhất

ý kiến của các chuyên gia

 Phương pháp độc đoán

Phương pháp độc đoán là phương pháp ra quyết định được áp dụng khi nhà quản trị hoàn toàn tự ra các quyết định mà không có sự tham gia của nhân viên

và đồng sự

 Phương pháp kết luận cuối cùng

Phương pháp kết luận cuối cùng là phương pháp ra quyết định khi nhà quy

ết định cho phép nhân viên dưới quyền thảo luận và đưa ra các giải pháp cho vấ

n đề

 Phương pháp nhóm

Phương pháp nhóm là phương pháp ra quyết định có sự tham gia của nhà q uản trị và ít nhất một nhân viên khác mà không cần tham khảo ý kiến của đa số 2.1.3 Quá trình ra quyết định quản trị

Bước 1 Xác định và nhận diện vấn đề

 Cần xác định nguyên nhân

 Cần thu thập đầy đủ và chính xác các thông tin

 Cần xử lý thông tin bằng cách phân loại, lựa chọn những thông tin cần thi ết

Bước 2 Xây dựng các phương án

 Sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để tìm giải pháp giải quyết vấn đề

 Cần trao đổi, tham khảo ý kiến của đồng nghiệp, chuyên gia

 Tìm kiếm những quan điểm mới, sàng lọc để xây dựng phương án có tính khả thi cao

Bước 3 Đánh giá các phương án

 So sánh những thuận lợi, khó khăn của từng phương án - giải pháp

 Phân tích ưu điểm, nhược điểm và dự đoán kết quả - hậu quả của từng ph ương án khi được áp dụng

Bước 4 Lựa chọn phương án tối ưu

 Phương án tối ưu được lựa chọn là phương án có nhiều ưu điểm nhất (tốt nhất) trong các phương án

 Việc chọn cách thức ra quyết định nào tốt nhất còn tùy thuộc vào từng tìn

h huống quản trị cụ thể

Bước 5 Thực hiện quyết định

Những công việc cần làm trong giai đoạn này là:

 Xác định mọi thứ sẽ như thế nào khi quyết định hoàn toàn được thực hiện

 Phác thảo trình tự công việc theo thời gian và những công việc cần thiết

 Liệt kê nguồn lực và những thứ cần thiết để thực hiện từng công việc

 Ước lượng thời gian cần để thực hiện từng công việc

 Phân chia trách nhiệm cho từng cá nhân theo từng công việc cụ thể

 Tổ chức thực hiện công việc, phối kết hợp các cá nhân, bộ phận

Bước 6 Đánh giá quyết định

 Cần thường xuyên theo dõi, kiểm tra việc thực hiện phương án đã lựa chọ

n

 Tiến hành điều chỉnh, bổ sung, sửa đổi để quyết định quản trị đưa ra phù hợp với thực tế

2.1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc ra quyết định quản trị

 Các nhân tố khách quan

nh là những lực lượng và yếu tố bên ngoài hệ thống ra quyết định như

ng lại có ảnh hưởng sâu sắc tới việc ra quyết định

n tối ưu, ra các quyết định quản trị nhằm giải quyết vấn đề phát sinh tr ong từng giai đoạn thời gian cụ thể

á trị thì cơ hội nhà quản trị ra quyết định đúng đắn càng lớn

 Các nhân tố chủ quan

uyền hạn, phong cách lãnh đạo, tính cách, định kiến hay niềm tin… kh

ác nhau nên việc ra các quyết định quản trị cũng khác nhau

ác quyết định quản trị trong thẩm quyền của mình

tài chính, cơ sở vật chất, văn hóa tổ chức,…

2.2 Vai trò của thông tin trong ra quyết định quản trị

2.2.1 Các dòng thông tin để ra quyết định quản trị

 Các dòng thông tin bên trong tổ chức

dẫn, chỉ đạo của nhà quản trị đối với các hoạt động của cấp dưới, là hình thức nhằm đảm bảo cấp dưới thực hiện các hoạt động theo yêu cầu của nhà quản trị

các báo cáo, kiến nghị, đề xuất, khiếu nại, yêu cầu của cấp dưới đến cấp cao hơn trong tổ chức

cá nhân, bộ phận đồng cấp cùng thực hiện, liên kết những người cùng cấp trong tổ chức khi thực hiện nhiệm vụ

bộ phận ở các cấp khác nhau nhưng không có quan hệ báo cáo trực tiếp

 Các dòng thông tin bên ngoài tổ chức

 Dòng thông tin bên ngoài tổ chức liên quan đến những yếu tố khác nhau trong môi trường hoạt động của tổ chức, ví dụ như khách hàng, nhà cung cấp, các cơ quan nhà Nước,

 Quan dòng thông tin này, nhà quản trị thu nhận, phân tích và đánh giá thông tin, từ đó lập kế hoạch chiến lược và kế hoạch ngắn hạn tổ chức

 Quá trình đánh giá dòng thông tin bên ngoài tổ chức như sau:

CÓ

Bắt đầu

Lựa chọn dữ liệu để đánh giá

Ước lượng giá trị kì vọng của thông tin

hoàn chỉnh sự đầy đủ và sự chính xác,

với tính hữu ích tối đa

1 Tăng giá trị thông tin bằng cách giảm sự không chính xác hoặc tăng tính hữu ích Hoặc

2 Giảm chi phí bằng cách giảm độ chính xác hoặc giảm tính hữu ích.

Khấu trừ:

1 Sự thiếu thụt và sự không chính xác

2 Thiếu tính hữu ích (các vấn đề hình

thức, thời điểm và địa điểm)

So sánh giá trị và chi phí của TT

Tiếp tục?

Giá trị hiện tại của

TT lớn hơn chi phí

Thu nhận thông tin

Kết thúc

Dừng hoặc lặp lại với dữ liệu khác