Bài giảng quản trị học

1 MỞ ĐẦU Ngày nay, các doanh nghiệp phải hoạt động trong môi trường cạnh tranh quyết liệt với những biến đổi nhanh chóng về khoa học công nghệ, xuất hiện những chính sách, đạo luật mới và sự trung thà.

MỞ ĐẦU Ngày nay, doanh nghiệp phải hoạt động môi trường cạnh tranh liệt với biến đổi nhanh chóng khoa học- cơng nghệ, xuất sách, đạo luật trung thành khách hàng ngày giảm sút Vì vậy, điều kiện vậy, việc hỗ trợ vốn kỹ thuật công nghệ không đảm bảo mang lại phát triển chất lượng lực quản lý yếu kém.Hơn nữa, xu hội nhập tồn cầu hóa kinh tế, tất tổ chức đứng trước thử thách lớn nên địi hỏi có nhà quản trị động, tài giỏi, có tư đổi quản trị Quản trị hoạt động thiết yếu nảy sinh có nỗ lực tập thể nhằm thực mục tiêu chung Xã hội phát triển, người có nhu cầu phải hợp tác với để hồn thành cơng việc chung, không, tự thân cá nhân thực Các Mác: “Một dàn nhạc, cần phải có nhạc trưởng” Ngày nay, nỗ lực hợp tác gia tăng yêu cầu phối hợp hoạt động để thành đạt mục tiêu chung lớn Các nhà quản trị phải đáp ứng nhu cầu khác nhân viên, đồng thời phải biết phát huy lực cá nhân kết hợp với sức mạnh tập thể để hướng tới thành công tổ chức Do hoạt động quản trị coi trọng Quản trị học môn chuyên ngành ngành quản trị kinh doanh (QTKD) Với tầm quan trọng môn học sở kiến thức quản trị ứng dụng cho nhiều ngành kinh tế tài chính, thương mại, luật học…và tham khảo để vận dụng hoạt động thực tiễn nhiều lĩnh vực Môn học thực tín gồm phần với chương: Phần Các vấn đề chung quản trị học đại + Chương Tổng quan quản trị tổ chức + Chương Sự phát triển tư tưởng quản trị + Chương Môi trường hoạt động tổ chức + Chương Thông tin định quản trị Phần Các chức quản trị + Chương Chức hoạch định (lập kế hoạch) + Chương Chức tổ chức + Chương Chức lãnh đạo + Chương Chức kiểm tra Nhóm tác giả: -TS Lê Minh Thống - ThS Nguyễn Thanh Thủy - ThS Nguyễn Lan Hoàng Thảo PHẦN CÁC VẤN ĐỀ CHUNG TRONG QUẢN TRỊ HỌC CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ CÁC TỔ CHỨC Mục đích yêu cầu chương: -Hiểu khái niệm quản trị cần thiết quản trị tổ chức - Nắm bắt bốn chức quản trị - Hiểu rõ hiệu quản trị để ứng dụng vào thực tiễn - Biết rõ vai trò nhà quản trị - Xác định cấp quản trị tổ chức nhiệm vụ chủ yếu cấp quản trị - Hiểu phải học quản trị học để trở thành nhà quản trị học 1.1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC 1.1.1 Khái niệm đặc trưng tổ chức a Khái niệm tổ chức - Khái niệm: Tổ chức tập hợp hay nhiều người hoạt động hình thái cấu định để đạt mục đích chung Hay tổ chức thực thể có mục đích riêng biệt, có thành viên có cấu chặt chẽ có tính hệ thống Ví dụ: Gia đình Cơ quan Nhà nước Doanh nghiệp Đơn vị quân đội Tổ chức tôn giáo Đội thể thao, nghệ thuật… b Những đặc trưng tổ chức - Mọi tổ chức mang tính mục đích - Mọi tổ chức đơn vị xã hội - Mọi tổ chức hoạt động theo cách thức định để đạt mục tiêu mà kế hoạch lập - Mọi tổ chức phải thu hút phân bổ nguồn lực cần thiết để đạt mục đích - Các tổ chức hoạt động mối quan hệ tuơng tác với tổ chức khác - Mọi tổ chức có nhà quản trị để liên kết, phối hợp người tổ chức kết hợp với nguồn lực khác đạt mục đích, với hiệu cao 1.1.2 Các hoạt động tổ chức - Tìm hiểu dự báo xu biến động mơi trường nhằm trả lời mơi trường địi hỏi tổ chức? Tạo hội thách thức gì? hoạt động tổ chức - Tìm kiếm huy động nguồn vốn cho hoạt động tổ chức - Tìm hiểu yếu tố đầu vào trình tạo sản phẩm dịch vụ lượng, nhân lực, máy móc chọn lọc, thu nhận yếu tố - Cung cấp sản phẩm dịch vụ tổ chức cho khách hàng - Thu lợi ích cho tổ chức phân phối lợi ích cho người tạo nên tổ chức thành viên tham gia hoạt động - Hoàn thiện, đổi sản phẩm dịch vụ, quy trình hoạt động tạo sản phẩm dịch vụ mới, công nghệ mới…v.v - Đảm bảo chất lượng hoạt động, sản phẩm dịch vụ…v.v Nghiên cứu môi trường Nguồn vốn Đầu vào hoạt động Sản xuất Phân phối sản phẩm dịch vụ Phân phối lợi ích Khơng ngừng đổi đảm bảo chất lượng Hình 1.1 Quá trình hoạt động tổ chức 1.2 QUẢN TRỊ TỔ CHỨC 1.2.1 Khái niệm quản trị dạng quản trị, hiệu quản trị a Khái niệm Quản trị hoạt động cần thiết phải thực người kết hợp với tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung Quản trị phương thức làm cho hoạt động hướng tới mục tiêu hoàn thành với hiệu cao; hoạt động phát sinh người kết hợp với thành tập thể, khơng người khơng biết làm gì, làm lúc hay làm cách lộn xộn Quản trị có khả sáng tạo to lớn: Cùng điều kiện người, điều kiện vật chất kỹ thuật quản trị có khả khai thác khác Có nhiều định nghĩa khác quản trị: - Theo Mary Parker Follett cho rằng: Quản trị hồn thành cơng việc thông qua người khác (Định nghĩa đưa cách tiến hành hoạt động quản trị thông qua người khác, quản trị hoạt động có mục đích mang tính tập thể khơng phải hồn thành cơng việc mình) - Theo James Stoner Stephen Robbins: Quản trị tiến trình hoạch định, tổ chức, bố trí nhân sự, lãnh đạo kiểm sốt cơng việc nỗ lực người nhằm đạt mục tiêu vạch - Quản trị vận dụng khai thác nguồn lực tài nguyên để đạt kết kỳ vọng… * Định nghĩa: Quản trị tác động chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt mục tiêu định điều kiện biến động môi trường b Các dạng quản trị đặc điểm chung - Quản trị giới vô sinh: Nhà xưởng, ruộng đất, hầm mỏ, máy móc, sản phẩm… - Quản trị giới sinh vật: trồng, vật nuôi… - Quản trị người: Doanh nghiệp, gia đình, đồn thể, qn đội… Các dạng quản trị có đặc điểm chung là: + Gồm hệ quản trị: chủ thể quản trị đối tượng quản trị Chủ thể quản trị tác nhân tạo tác động quản trị nhằm dẫn dắt đối tượng quản trị đạt mục tiêu (một người, nhiều người, máy móc, thiết bị) Đối tượng quản trị tiếp nhận tác động thể chế quản trị gồm giới vô sinh, sinh vật người + Phải có một tập hợp mục đích thống cho mơi trường biến động nguồn lực hạn chế + Quản trị liên quan đến việc trao đổi thông tin nhiều chiều q trình thơng tin Chủ thể quản trị phải liên tục thu thập liệu môi trường, hệ thống, tiến hành chọn lọc thông tin, xử lý thông tin, đánh giá thông tin, truyền thông tin định Đối tượng quản trị tiếp nhận tác động để thực chức năng, nhiệm vụ… + Quản trị có khả thích nghi: dù thay đổi đối tượng quản trị, môi trường, chủ thể quản trị nỗ lực quản trị có hiệu nhờ điều chỉnh, đổi cấu, phương pháp, công cụ, hoạt động… c Hiệu quản trị Quản trị tiến hành hoàn thành mục tiêu hoạt động thông qua người cách hiệu kết * Hiệu (efficiency): tương quan so sánh giá trị đầu giá đầu vào trình quản trị Quản trị có hiệu khi: + Giảm thiểu chi phí nguồn lực đầu vào, giữ nguyên sản lượng đầu + Giữ nguyên đầu vào gia tăng sản lượng đầu + Vừa giảm thiểu chi phí đầu vào, vừa gia tăng giá trị đầu * Kết (effectiveness): thành đạt đầu trình quản trị * So sánh hiệu kết quả: + Hiệu gắn với phương pháp, phương tiện thực Kết gắn liền với mục tiêu thực mục đích cần đạt + Hiệu làm việc (doing things right) Kết làm việc (doing the right things) + Hiệu xem tỉ lệ thuận với kết tỉ lệ nghịch với phí tổn bỏ ra: Hiệu = Kết / Phí tổn + Gọi P suất, O giá trị đầu (Output), I giá trị đầu vào (Input) thì: P O I (P > hiệu cao) Vậy lý tồn hoạt động quản trị muốn có hiệu 1.2.2 Quản trị tổ chức a Khái niệm - Khái niệm: Quản trị tổ chức trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra nguồn lực hoạt động tổ chức nhằm đạt mục đích tổ chức với kết hiệu cao điều kiện mơi trường ln biến động Q trình quản trị Lập kế hoạch Các nguồn lực - Nhân lực - Tài lực - Vật lực - Thông tin Kiểm tra Phối hợp hoạt động Kết - Đạt mục đích - Đạt mục tiêu + Sản phẩm + Dịch vụ - Hiệu cao Tổ chức Lãnh đạo Hình 1-2 Sơ đồ logic khái niệm quản trị tổ chức Như vậy, quản trị tổ chức quản trị hoạt động phát sinh từ tập hợp tự giác nhóm người cách có ý thức nhằm hồn thành mục tiêu chung cụ thể Quản trị tổ chức trì thúc đẩy hoạt động tổ chức nhằm bảo đảm tồn vận hành tổ chức hướng vào thực mục tiêu Doanh nghiệp tổ chức nên cần quản trị - Khái niệm quản trị doanh nghiệp: QTDN tác động liên tục, có tổ chức, có hướng đích chủ thể doanh nghiệp lên tập thể người lao động doanh nghiệp, sử dụng cách tốt tiềm hội nhằm đạt mục tiêu đề doanh nghiệp theo luật định thông lệ xã hội Luật định thông lệ XH quốc tế Chủ thể DN Những người cung ứng đầu vào Tác động Người lao động DN Thị trường Các đối thủ cạnh tranh Khách hàng Mục tiêu DN Các hội Các rủi ro Hình 1-3 Sơ đồ logic khái niệm quản trị doanh nghiệp b Bản chất quản trị tổ chức * Xét mặt tổ chức - kỹ thuật: quản trị kết hợp nỗ lực chung người tổ chức để đạt tới mục đích chung tổ chức mục tiêu riêng người cách khôn khéo hiệu Quản trị đời để tạo hiệu hoạt động cao hẳn so với hoạt động cá nhân riêng rẽ nhóm người họ tiến hành hoạt động chung - Làm quản trị làm gì? Đó thực trình quản trị bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra - Đối tượng chủ yếu trực tiếp quản trị gì? Đó mối quan hệ người bên bên tổ chức Vậy thực chất quản trị tổ chức quản trị người - Quản trị tiến hành nào? Đó thực liên tục theo thời gian với cố gắng tạo dựng tương lai mong muốn sở khứ - Mục đích quản trị tổ chức gì? Đó hiệu cao Vậy nghiên cứu phương diện tổ chức - kỹ thuật quản trị cho thấy có nhiều điểm tương đồng hoạt động quản trị tổ chức nhà quản trị nên mang tính khoa học người học tập để trở thành nhà quản trị * Xét mặt kinh tế – xã hội quản trị: mục tiêu lợi ích tổ chức, bảo đảm cho tổ chức tồn phát triển lâu dài, bảo đảm tính độc lập cho phép thoả mãn đòi hỏi xã hội nhà quản trị thành viên tổ chức - Tổ chức thành lập hoạt động mục đích gì? Tuỳ thuộc pháp nhân, lực lượng, chủ thể quản trị khác (tổ chức trường học, bệnh viện, quân đội, doanh nghiệp) - Ai người nắm quyền lãnh đạo điều hành tổ chức? Ai nắm quyền sở hữu nắm quyền lãnh đạo, định điều hành tổ chức - Giá trị gia tăng nhờ hoạt động quản trị phụ thuộc vào mục đích tổ chức  Quản trị tổ chức khác khác Ví dụ: Quản trị nhà trường khác quản trị doanh nghiệp khác quản trị bệnh viện… c Chức quản trị tổ chức Để quản trị, chủ thể quản trị phải thực nhiều loại công việc khác gọi chức quản trị * Khái niệm: Chức quản trị loại công việc quản trị khác nhau, mang tính độc lập tương đối, hình thành q trình chun mơn hố hoạt động quản trị *Phân loại chức quản trị + Các chức quản trị phân theo trình quản trị: - Hoạch định: Là chức quan trọng q trình quản trị Có nghĩa phải xác định mục tiêu tổ chức, từ đề biện pháp tốt để thực mục tiêu điều kiện mơi trường cụ thể - Tổ chức: Là xác định cấu tổ chức, phân công nhiệm vụ thiết lập thẩm quyền, phân phối ngân sách cần thiết để thực kế hoạch Nhờ xác định xem ai, phận hồn thành nhiệm vụ nào, đâu Tổ chức đắn tạo nên môi trường nội thuận lợi thúc đẩy hoạt động đạt mục tiêu doanh nghiệp thất bại cho dù hoạch định tốt - Lãnh đạo: Ở thể hoạt động huy, đôn đốc thực động viên, thúc đẩy, kích thích, phê bình, điều phối, giải vấn đề nảy sinh hoạt động hàng ngày nhằm thực mục tiêu tiến độ hoạch định - Kiểm tra: Đây chức cuối q trình quản trị Nhờ có chức mà nhà quản trị biết mục tiêu, kế hoạch thực nào, có vấn đề trở ngại cho cơng việc cấp phận, từ có hành điều chỉnh bổ sung kịp thời, đảm bảo cho công việc thực cách thuận lợi tiến độ Đây chức chung nhà quản trị, không phân biệt ngành nghề, quy mô lớn nhỏ, môi trường xã hội…v.v + Chức quản trị phân theo hoạt động tổ chức: Tuỳ theo hoạt động tổ chức với lĩnh vực khác mà có chức quản trị khác - Quản trị Marketing - Quản trị nhân - Quản trị nghiên cứu phát triển - Quản trị sản xuất - Quản trị tài chính…v.v * Tính thống lĩnh vực quản trị với trình quản trị hình thành ma trận chức quản trị sau: Quá trình QT Lĩnh vực QT Lập kế hoạch Tổ chức Lãnh đạo Kiểm tra Quản trị Quản trị Quản trị Quản trị … Marketing + + + + R&D + + + + sản xuất + + + + tài + + + + … … … … - Theo chiều dọc ma trận: tất lĩnh vực quản trị phải thực trình quản trị - Theo chiều ngang: tất kế hoạch Marketing, R & D, tài chính…v.v tồn thành hệ thống, mối liên hệ chặt chẽ tạo thành kế hoạch tổ chức chung hệ thống 1.3 NHÀ QUẢN TRỊ 1.3.1 Khái niệm nhà quản trị a Khái niệm - Khái niệm: Nhà quản trị người đạt kết cách thiết lập trì mơi trường cho nỗ lực tồn nhóm có kết tốt Trong tổ chức, nhà quản trị người có trách nhiệm huy, điều khiển giám sát chịu trách nhiệm người khác Nhà quản trị người có quyền định tổ chức thực định b Công việc quản trị Quản trị tổ chức khác lĩnh vực khác công việc họ có nét tổng quát, phổ biến Ở cấp quản trị cao cơng việc nhà quản trị giống có tính đặc trưng cho nhà quản trị hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra tham gia vào vấn đề chuyên môn nghiệp vụ kỹ thuật tác nghiệp hàng ngày Quản trị viên cấp cao KỸ NĂNG QUẢN TRỊ KỸ NĂNG KỸ THUẬT Quản trị viên cấp trung gian Quản trị viên cấp sở Hình 1-4 Sơ đồ quan hệ quản trị kỹ chuyên môn Một tổng kết số liệu cho thấy tỉ lệ thời gian giành cho chức cấp quản trị khác sau: Cấp quản trị Hoạch định Tổ chức Lãnh đạo Kiểm tra Cấp cao 28% 36% 22% 14% Cấp trung 18% 33% 36% 13% Cấp sở 15% 24% 51% 10% 1.3.2 Cấp bậc quản trị kỹ quản trị a Cấp bậc quản trị Bất tổ chức kinh doanh hay phi kinh doanh, sản xuất, phi sản xuất có cấp quản trị viên * Quản trị viên cấp cao (top managers): Là người chịu trách nhiệm định có tính chất đường lối, chiến lược, trì phát triển tổ chức, đóng vai trị đại d Ví dụ: Chủ tịch hội đồng (Ban quản trị), Tổng giám đốc, Hiệu trưởng, Viện phó * Quản trị viên cấp trung gian (middle managers): Là người đứng đầu ngành, phận, định mang tính chất chiến thuật chịu trách nhiệm trước quản trị viên cấp cao Ví dụ: Trưởng phịng, chủ nhiệm khoa, giám đốc xí nghiệp, quản đốc phân xưởng, cửa hàng trưởng *Quản trị viên cấp sở (first-line managers): Là quản trị viên cấp bậc cuối hệ thống cấp bậc tổ chức, định tác nghiệp thực thi cơng việc cụ thể Ví dụ: Trưởng nhóm, đốc cơng, đội trưởng Các cấp quản trị Cấp cao Cấp trung gian Cấp sở Người thừa hành Marketing Tài Sản xuất Nhân Hành Hình 1-5 Sơ đồ cấp bậc quản trị Tuy nhiên cần ý tổ chức xã hội khơng thiết có hệ thống nhà quản trị tổ chức xếp theo hình kim tự tháp Tuỳ theo đặc điểm tổ chức, có trường hợp có số lượng quản trị viên cấp cao nhiều quản trị viên cấp sở cấp trung gian tổ chức đồn thể, tổ chức trị b Kỹ quản trị Để hồn thành nhiệm vụ phức tạp khó khăn nhà quản trị cần phải có số kỹ cần thiết Robert Katz trình bày loại kỹ mà nhà quản trị phải có, kỹ ảnh hưởng đến hoạt động doanh nghiệp mà nhà quản trị phụ trách, đồng thời ảnh hưởng đến phát triển nghề nghiệp nhà quản trị * Kỹ kỹ thuật (technical skills)- kỹ chuyên môn nghiệp vụ: Là khả cần thiết để thực công việc cụ thể Nhà quản trị có chun mơn qua đào tạo trường hay qua bồi dưỡng đơn vị Bên cạnh yêu cầu cấp có yêu cầu kinh nghiệm hoạt động lĩnh vực chun mơn tổ chức Ví dụ: Người đốc cơng phải có khả hướng dẫn kỹ sử dụng dụng cụ cho cơng nhân, kế tốn viên phải thực quy trình kế tốn, trưởng phịng nhân phải nắm chứcnăng quản trị nhân Kỹ cần cho nhà quản trị viên cấp sở làm việc chặt chẽ với tiến trình sản xuất * Kỹ nhân (human skills): liên quan đến khả làm việc, động viên, điều khiển nhân cấp khác Kỹ nhân tài đặc biệt nhà quản trị, việc quan hệ với người khác nhằm tạo thuận lợi thúc đẩy hoàn thành cơng việc chung Có thể nói nhà quản trị nào, dù cấp cao hay cấp thấp cần có kỹ nhân xét đến quản trị cấp phải tiếp xúc làm việc với người Kỹ nhân cần thiết cho quản trị viên nào, cách thơng đạt hữu hiệu, có thái độ quan tâm tích cực đến người khác, xây dựng khơng khí hợp tác lao động, biết cách tác động hướng dẫn nhân tổ chức hoàn thành kết kỳ vọng * Kỹ tư (conceptual skills): Đây kỹ đặc biệt quan trọng nhà quản trị, quản trị cấp cao Kỹ đòi hỏi nhà quản trị phải hiểu rõ mức độ phức tạp môi trường, biết phân tích giải vấn đề cách hệ thống biết cách giảm thiểu mức độ phức tạp xuống mức độ đối phó được, an tồn Đây kỹ khó tiếp thu khơng phải nhà quản trị đạt mức độ tư cần thiết công việc Tuy nhiên, kỹ gia tăng trình làm việc tiếp xúc với thực tế công việc Các nhà quản trị phải có đầy đủ kỹ trên, tầm quan trọng kỹ phụ thuộc theo cấp bậc nhà quản trị tổ chức Nói chung, kỹ kỹ thuật giảm dần độ quan trọng lên cao dần hệ thống cấp bậc nhà quản trị Ở cấp cao, nhà quản trị cần có nhiều kỹ tư chiến lược Ở cấp thấp, kỹ kỹ thuật cần thiết tính trực tiếp cơng việc Kỹ nhân cần thiết cho nhà quản trị tất cấp, cấp nhà quản trị phải làm việc với người Tầm quan trọng kỹ cấp quản trị thể qua sơ đồ sau: Nhà quản trị sở Nhà quản trị trung gian Nhà quản trị cấp cao Kỹ tư Kỹ nhân Kỹ kỹ thuật Ngoài cần số kỹ khác cụ thể: - Kỹ lãnh đạo nhóm - Kỹ lập kế hoạch - Kỹ giải vấn đề - Kỹ giao tiếp tốt 1.3.3 Vai trò nhà quản trị Xét theo vai trò, nhà quản trị thực chức thường phải ứng xử theo cách khác tuỳ thuộc không gian, thời gian, địa điểm mục đích đối tượng mà quan hệ a Nhóm vai trị quan hệ với người (interpersonal roles) * Vai trò đại diện có tính cách tượng trưng cho tổ chức thể nghi lễ, tiếp xúc ngoại giao, phần nét tổ chức 10 ... - Quản trị Marketing - Quản trị nhân - Quản trị nghiên cứu phát triển - Quản trị sản xuất - Quản trị tài chính…v.v * Tính thống lĩnh vực quản trị với trình quản trị hình thành ma trận chức quản. .. thực tiễn - Biết rõ vai trò nhà quản trị - Xác định cấp quản trị tổ chức nhiệm vụ chủ yếu cấp quản trị - Hiểu phải học quản trị học để trở thành nhà quản trị học 1.1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC 1.1.1... Giá trị gia tăng nhờ hoạt động quản trị phụ thuộc vào mục đích tổ chức  Quản trị tổ chức khác khác Ví dụ: Quản trị nhà trường khác quản trị doanh nghiệp khác quản trị bệnh viện… c Chức quản trị