HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ BẰNG MICROSOFT OUTLOOK 2010 MỤC LỤC KHÁI QUÁT CHUNG 1-1 1.1 MỤC ĐÍCH 1-1 1.2 ĐỐI TƯỢNG, ĐIỀU KIỆN SỬ DỤNG 1-1 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG 2-2 2.1 HƯỚNG DẪN CẤU HÌNH 2-2 2.1.1 2.1.2 2.2 Máy tính join domain 2-2 Máy tính chưa join domain 2-3 HƯỚNG DẪN GỬI/NHẬN EMAIL 2-5 HẢI QUAN VIỆT NAM KHÁI QUÁT CHUNG 1.1 MỤC ĐÍCH Đây tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống Email Exchange phục vụ cho hoạt động trao đổi thư điện tử Hải quan Việt Nam Tài liệu xây dựng nhằm hướng dẫn cán Hải quan sử dụng dịch vụ Email phần mềm Microsoft Outlook 2010 1.2 ĐỐI TƯỢNG, ĐIỀU KIỆN SỬ DỤNG Đối tượng sử dụng hướng dẫn toàn cán bộ, nhân viên Hải quan Việt Nam Điều kiện truy cập hệ thống Email Microsoft Outlook 2010 là: Người dùng có tài khoản hệ thống Email Hải quan Việt Nam Máy tính phải kết nối vào mạng nội Hải quan Việt nam Hệ điều hành : o Windows XP Service pack trở lên o Windows 7/8 Máy tính cài đặt phần mềm Microsoft Outlook 2010 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống Email Hải quan Việt Nam Trang 1-1 HẢI QUAN VIỆT NAM HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG 2.1 HƯỚNG DẪN CẤU HÌNH 2.1.1 Máy tính join domain Đối với máy tính join vào domain, hệ thống tự động cấu hình chương trình Microsoft Outlook 2010 để kết nối đến hệ thống thư điện tử Người dùng cần thao tác vài bước đơn giản: Bước 1: Đăng nhập vào máy tài khoản domain cấp, chạy chương trình MS Outlook 2010 -> Tại hình Startup, click Next -> Tại hình Accout Configuration, chọn Yes click Next Bước 2: Tại hinh Add New Email Account, MS Outlook 2010 có chức Auto Discovery tự tìm tài khoản người dùng Kiểm tra tên địa email mình, xác chọn Next Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống Email Hải quan Việt Nam Trang 2-2 HẢI QUAN VIỆT NAM Bước 3: Tại hình Online search for your server setting, chờ hệ thống kiểm tra thơng tin Username Mail server Khi hồn thành click Finish để kết thúc trình cấu hình Microsoft Outlook 2010 để kết nối vào mailbox bạn Khi đó, bạn sẵn sàng để sử dụng hệ thống thư điện tử 2.1.2 Máy tính chưa join domain Trong trường hợp máy tính bạn chưa join vào domain, bạn khơng sử dụng tính tự động cấu hình hệ thống Khi đó, bạn phải thực cấu hình tay Bước 1: Trên máy trạm cài đặt Outlook 2010, vào Start chọn Control Panel Nếu chế độ hiển thị Control Panel Category View, bên trái cửa sổ kích vào Other Control Panel Options chọn Mail Nếu chế độ hiển thị Classic View, nháy kép vào Mail Bước 2: Trong cửa sổ Mail Setup – Outlook click vào Email Accounts…, Trong cửa sổ Account Settings, chọn tab Email nhấn New Bước 3: Trong cửa sổ Auto Account Setup, tích vào mục Manually configure server setting or ađitional server type nhấn Next Bước 4: Trong cửa sổ Choose Email Service chọn Microsoft Exchange nhấn Next Trong cửa sổ Microsoft Exchange Settings nhập vào thông số sau: Đối với người dùng Tổng cục 25 Cục Hải quan thường o Điền mail.customs.gov.vn vào ô Microsoft Exchange Server o Điền tên người dùng vào ô User name Bấm Check Name o Chọn Next Đối với người dùng TTDL Hải quan o Điền XXX-EX01.XXX.haiquan.vn vào ô Microsoft Exchange Server (XXX tên domain tương ứng) o Điền tên người dùng vào ô User name Bấm Check Name o Chọn Next Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống Email Hải quan Việt Nam Trang 2-3 HẢI QUAN VIỆT NAM Chọn Next hiển thị hình đăng nhập, ta nhập User Name Password theo cấu trúc Rồi chọn OK Bước 5: Sau hệ thống kiểm tra xong, hệ thống hiển thị tên đầy đủ người dùng Username, nhấn vào Next rối sau nhấn Finish để hồn tất q trình cấu hình đăng nhập vào hệ thống thư điện tử Microsoft Outlook 2010 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống Email Hải quan Việt Nam Trang 2-4 HẢI QUAN VIỆT NAM 2.2 HƯỚNG DẪN GỬI/NHẬN EMAIL GỬI THƯ Để tạo gửi mail mới, người dùng chuyển sang tab Mail (mặc định tab này) kích chuốt vào nút New nhấn vào mũi tên bên phải nút New chọn Mail Message Một cửa sổ Untitled Message xuất hiện, người dùng nhập vào đầy đủ thông tin người nhận mục To mục Cc , Subject nội dung thư nhấn nút Send để gửi thư Trong trường hợp người dùng muốn gửi theo file đính kèm, cửa sổ Untitled Mesage nhấn biểu tượng đính kèm , cửa sổ Insert File xuất hiện, người dùng đường dẫn đến file cần đính kèm nhấn nút Insert (Hệ thống thư điện tử Hải quan Việt Nam cho phép gửi nhận thư có tổng dung lương 10 MB) Nếu người dùng muốn bỏ file đính kèm lựa chon, kích chuột vào file nhấn phím Delete nháy phải chuột vào file nhấn Clear NHẬN THƯ Mặc định người gửi đăng nhập vào hệ thống thư điện tử, thư gửi đến tự động chuyển đến người dùng có thơng báo góc phải hình để báo cho người dùng biết có thư gửi đến Trong trường hợp người dùng muốn thực yêu cầu gửi/ nhận, nhấn vào nút Send/Receive để thực gửi/ nhận tức TRẢ LỜI THƯ Khi người dùng muốn trả lời thư mà nhận được, chọn thư muốn trả lời kích vào nút Reply muốn trả lời cho người gửi Reply All để trả lời cho tất người (cả người mục Cc…) Trong cửa sổ ra, nhập vào danh sách người nhận nhập thêm nội dung cần thiết người dùng muốn nhấn nút Send để chuyển Người dùng đính kèm thêm file tra lời thư Cách đính kèm file bạn trả lời thư tương tự bạn gửi thư CHUYỂN TIẾP THƯ Khi người dùng nhận thư muốn chuyển tiếp thư cho người khác, người dùng chọn thư muốn chuyển tiếp nhấn vào nút Forward Trong cửa sổ ra, nhập vào danh sách người nhận nhập thêm nội dung cần thiết người dùng muốn nhấn nút Send để chuyển Người dùng đính kèm thêm file chuyển tiếp thư Cách đính kèm file bạn chuyển tiếp thư tương tự bạn gửi thư ADDRESS BOOK Address Book cho phép người dùng dễ dàng tìm kiếm thơng tin người cần liên hệ Để tìm kiếm người dùng, bạn nhập tên người cần tìm kiếm vào ô Type a contact to find để hệ thống tự động tìm kiếm trả danh sách người dùng người bạn tìm kiếm nhấn vào nút Address Book , cửa sổ Address Book Trong cửa sổ Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống Email Hải quan Việt Nam Trang 2-5 HẢI QUAN VIỆT NAM này, nhấn vào nút thả có tiêu đề “Show Names from the:” chọn đơn vị cơng tác người cần tìm kiếm Hệ thống liệt kê danh sách người dùng mà bạn chọn bạn dễ dàng tìm kiếm người cần liên hệ thông tin liên quan đến họ Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống Email Hải quan Việt Nam Trang 2-6 ... hướng dẫn sử dụng hệ thống Email Exchange phục vụ cho hoạt động trao đổi thư điện tử Hải quan Việt Nam Tài liệu xây dựng nhằm hướng dẫn cán Hải quan sử dụng dịch vụ Email phần mềm Microsoft Outlook. .. tính cài đặt phần mềm Microsoft Outlook 2010 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống Email Hải quan Việt Nam Trang 1-1 HẢI QUAN VIỆT NAM HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG 2.1 HƯỚNG DẪN CẤU HÌNH 2.1.1 Máy tính join... Microsoft Outlook 2010 1.2 ĐỐI TƯỢNG, ĐIỀU KIỆN SỬ DỤNG Đối tượng sử dụng hướng dẫn toàn cán bộ, nhân viên Hải quan Việt Nam Điều kiện truy cập hệ thống Email Microsoft Outlook 2010 là: Người