QUY CHẾ LÀM VIỆC TẠI ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2018 CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY LẮP TRƯỜNG THÀNH CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG Điều Quy định chung Quy chế quy định quyền, nghĩa vụ cổ đông, đại diện cổ đông; trách nhiệm chủ thể tham gia Đại hội cổ đông; cách thức thảo luận, biểu Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2018 Công ty cổ phần Đầu tư Xây lắp Trường Thành (sau gọi tắt “Đại hội”) Điều Mục đích Quy định nhằm mục đích đảm bảo cho Đại hội tiến hành trình tự thủ tục luật định phù hợp với quy định pháp luật; đảm bảo cho Đại hội tiến hành trật tự, an toàn, thời gian chương trình nghị Đại hội; đảm bảo cho cổ đông thực thi quyền lợi ích hợp pháp cách dân chủ, bình đẳng đồn kết, phản ánh mong muốn đáng quyền lợi cổ đơng đáp ứng nhu cầu phát triển bền vững Công ty Điều Chương trình làm việc Đại hội Chương trình nghị Đại hội gửi trước cho cổ đông kèm theo Thông báo mời họp Cổ đơng nhóm cổ đơng sở hữu từ 10% tổng số cổ phần phổ thơng có quyền kiến nghị vấn đề đưa vào chương trình họp Đại hội Kiến nghị phải văn gửi đến Công ty chậm ba ngày làm việc trước ngày khai mạc Đại hội (cụ thể trước 10 ngày 14/4/2018) Kiến nghị phải ghi rõ: tên cổ đông, số lượng loại cổ phần cổ đông, mã số cổ đơng (nếu có), vấn đề kiến nghị đưa vào chương trình họp Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông chấp nhận đưa kiến nghị vào dự kiến chương trình nội dung họp, trừ trường hợp kiến nghị gửi đến không thời hạn không đủ, không nội dung vấn đề kiến nghị không thuộc thẩm quyền định Đại hội đồng cổ đơng Chương trình nội dung Đại hội phải Đại hội đồng cổ đông thông qua phiên khai mạc Đại hội Điều Nghĩa vụ Cổ đông Đại hội Cổ đông tham dự Đại hội phải tuân thủ quy định sau đây: Mặc trang phục lịch Xuất trình đầy đủ giấy tờ tùy thân, thông báo mời họp giấy tờ liên quan đến việc xác minh tư cách đại biểu bàn tiếp đón Giữ trật tự tư cách nghiêm túc họp Không hút thuốc lá, không nói chuyện riêng, khơng sử dụng điện thoại di động Hội trường Giao tiếp hòa nhã, thân thiện; khơng bỏ chưa có đồng ý chủ tọa Đại hội 1/5 Phải ngồi vị trí khu vực Ban Tổ chức đại hội quy định tuyệt đối tuân thủ việc xếp vị trí Ban Tổ chức Tuyệt đối tuân thủ điều hành chủ tọa, phát biểu có đồng ý chủ tọa CHƯƠNG II: TỔ CHỨC ĐẠI HỘI Điều 5: Các vấn đề Đại hội đồng cổ đông thông qua Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2018 có quyền thảo luận thơng qua vấn đề sau đây: - Báo cáo hoạt động năm 2017 kế hoạch hoạt động năm 2018 HĐQT; - Báo cáo kết SXKD năm 2017 kế hoạch SXKD năm 2018 Ban Điều hành; - Báo cáo hoạt động năm 2017 kế hoạch hoạt động năm 2018 BKS; - Báo cáo tài năm 2017 kiểm toán; - Phương án phân phối lợi nhuận năm 2017, dự kiến năm 2018 - Thù lao Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát năm 2017, dự kiến năm 2018; - Danh sách đơn vị kiểm toán Báo cáo tài năm 2018; - Biên bản, Nghị Đại hội Điều Chủ tọa Đại hội Chủ tọa điều hành Đại hội gồm 01 người Theo quy định Luật Doanh nghiệp Điều lệ Công ty, chủ tọa điều hành Đại hội Chủ tịch Hội đồng quản trị (người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đơng) Chủ tọa có trách nhiệm: Điều khiển Đại hội theo nội dung chương trình làm việc, quy chế, thể lệ Đại hội thông qua Hướng dẫn Đại hội thảo luận, lấy ý kiến biểu vấn đề nằm nội dung chương trình làm việc Đại hội vấn đề có liên quan suốt q trình Đại hội Có quyền hỗn Đại hội có đủ số người đăng ký dự họp theo quy định đến thời điểm khác thay đổi địa điểm họp trường hợp có người tham dự họp có hành vi cản trở, gây rối trật tự, có nguy làm cho họp không tiến hành cách công hợp pháp Trả lời vấn đề Đại hội yêu cầu Giải vấn đề phát sinh (nếu có) q trình diễn Đại hội Điều Thư ký Đại hội Giúp việc cho Chủ tọa Đại hội Thư ký Đại hội Thư ký Đại hội Chủ tọa giới thiệu Thư ký có nhiệm vụ: - Ghi chép đầy đủ trung thực nội dung Đại hội - Hỗ trợ Đồn Chủ tọa cơng bố văn kiện, kết luận thông báo gửi đến cổ đông yêu cầu - Chịu trách nhiệm trước Chủ tọa Đại hội Đại hội đồng cổ đơng nhiệm vụ mình; ghi chép đầy đủ, trung thực toàn nội dung diễn biến Đại hội vấn đề cổ đơng thơng qua kể vấn đề cịn bảo lưu Đại hội; tiếp nhận 2/5 phiếu đóng góp ý kiến cổ đông; soạn thảo biên họp Đại hội đồng cổ đông Nghị vấn đề thông qua Đại hội Điều Ban kiểm tra tư cách cổ đông Ban Kiểm tra tư cách cổ đông gồm 05 người Hội đồng Quản trị Công ty cổ phần Đầu tư Xây lắp Trường Thành cử có trách nhiệm: Giúp Chủ tọa Đại hội kiểm tra điều kiện để tiến hành Đại hội; Kiểm tra tư cách cổ đông dự họp; Phát phiếu biểu cho Cổ đông danh sách dự họp trước khai mạc; Báo cáo trước Đại hội đồng cổ đông điều kiện tiến hành họp Đại hội đồng Cổ đông Điều 9: Ban kiểm phiếu bầu cử Ban Kiểm phiếu bầu cử Chủ tọa giới thiệu Đại hội biểu đồng ý Ban Kiểm phiếu bầu cử có trách nhiệm: Phổ biến thể lệ nguyên tắc biểu Xem xét báo cáo với Đại hội định trường hợp vi phạm thể lệ bầu cử đơn từ khiếu nại bầu cử Tổ chức kiểm phiếu biểu Kiểm tra, giám sát việc biểu cổ đông, đại diện cổ đông Xác định kết biểu cổ đông vấn đề thông qua Đại hội Công bố kết biểu Giao kết kiểm phiếu biểu cho Chủ tọa Thư ký Đại hội Điều 10 Các quyền Cổ đơng Cổ đơng Cơng ty có quyền trực tiếp tham dự Đại hội ủy quyền Giấy ủy quyền (theo mẫu Công ty cổ phần Đầu tư Xây lắp Trường Thành quy định) cho 01 (một) người đại diện tham dự phát biểu ý kiến đóng góp, biểu vấn đề nội dung chương trình Đại hội Mỗi cổ đơng đại diện cho cổ đông đến tham dự Đại hội cần phải mang theo giấy tờ tùy thân gồm: CMND (hoặc hộ chiếu), Thông báo tham dự, Giấy ủy quyền tham dự Đại hội nộp cho Ban kiểm tra tư cách cổ đông nhận Phiếu biểu tham gia biểu Cổ đông, đại diện cổ đông tới dự Đại hội muộn, đăng ký sau có quyền biểu Đại hội sau đăng ký Chủ tọa Đại hội khơng có trách nhiệm dừng Đại hội cổ đông đăng ký hiệu lực đợt biểu tiến hành không bị ảnh hưởng Cổ đông Ban tổ chức Đại hội thông báo công khai thơng tin Chương trình Đại hội đồng cổ đơng, phát tài liệu liên quan đến nội dung Đại hội có trách nhiệm: - Tuân thủ Quy chế làm việc Đại hội - Phải hoàn thành thủ tục đăng ký tham dự Đại hội với Ban tổ chức - Thảo luận nội dung báo cáo - Biểu vấn đề Đại hội - Chấp hành điều khiển chủ tọa Đại hội CHƯƠNG III: THẢO LUẬN, BIỂU QUYẾT VÀ BIÊN BẢN ĐẠI HỘI Điều 11 Thảo luận Đại hội Khi thảo luận vấn đề chương trình Đại hội, cổ đông cần tuân thủ quy định sau đây: 3/5 Nguyên tắc: Cổ đông tham dự Đại hội muốn phát biểu ý kiến thảo luận phải đồng ý Chủ tọa chấp thuận cho phát biểu Cách thức phát biểu: Cổ đông phát biểu ngắn gọn tập trung vào nội dung trọng tâm cần trao đổi, phù hợp với nội dung chương trình làm việc Đại hội thơng qua để đảm bảo đại hội tiến hành chương trình thơng qua, nội dung khơng vi phạm pháp luật, liên quan đến vấn đề cá nhân vượt quyền hạn doanh nghiệp Chủ tọa xếp cho cổ đông phát biểu theo thứ tự đăng ký, đồng thời giải đáp thắc mắc cổ đơng Các ý kiến đóng góp chất vấn tập hợp lúc giải đáp theo tham gia đóng góp ý kiến phần thảo luận Đại hội Trường hợp nhiều cổ đơng có ý kiến trùng lặp với Đồn Chủ tọa chọn lọc trả lời chung cho tất cổ đông Sau khơng cịn ý kiến phát biểu cổ đơng, Chủ tọa trả lời ý kiến cổ đơng định người có trách nhiệm Ban điều hành Công ty trả lời ý kiến Điều 12 Biểu Đại hội Nguyên tắc biểu : - Tất vấn đề chương trình nghị Đại hội thông qua cách lấy ý kiến biểu tất cổ đông Thẻ biểu Phiếu biểu theo số cổ phần sở hữu đại diện - Thẻ biểu màu hồng - Phiếu biểu màu trắng - Mỗi cổ đông cấp 01 Thẻ Biểu 01 Phiếu biểu ghi tên cổ đơng/đại diện ủy quyền, số cổ phần có quyền biểu (sở hữu ủy quyền) cổ đơng có đóng dấu Công ty cổ phần Đầu tư Xây lắp Trường Thành góc trái phía Trong phiếu biểu ghi nội dung cần biểu Thể lệ biểu quyết: - Biểu Thẻ biểu quyết: Được thực nội dung: Thông qua chương trình làm việc; Thơng qua quy chế làm việc Đại hội; Thông qua nhân Ban Kiểm phiếu; Thông qua Biên đại hội vấn đề khác Chủ tọa đề nghị Các cổ đông tham dự Đại hội biểu cách giơ Thẻ biểu (khi Chủ tọa hỏi ý kiến: đồng ý hay không đồng ý); cổ đông không giơ Thẻ biểu xem khơng có ý kiến vấn đề cần biểu - Biểu Phiếu biểu quyết: Phiếu biểu sử dụng cổ đông biểu thông qua Báo cáo, tờ trình Đại hội ngồi nội dung Đại hội biểu Thẻ biểu Cổ đông thực biểu sau: + Cổ đông Người đại diện ủy quyền thực việc biểu để đồng ý, không đồng ý, khơng có ý kiến vấn đề cách cổ đông đánh dấu “X” vào ô tương ứng Phiếu biểu theo trình tự: “Đồng ý”, “Khơng đồng ý” “Khơng có ý kiến” Sau biểu hết nội dung, cổ đông biểu ký tên vào Phiếu biểu bỏ vào thùng phiếu, Ban kiểm phiếu thu hồi Phiếu biểu cổ đông để thống kê kết + Trường hợp thay đổi ý kiến, cổ đông ký nháy bên cạnh ô lấy ý kiến lựa chọn cuối để tránh giả mạo - Phiếu biểu không hợp lệ phiếu: 4/5 + Phiếu biểu không Công ty cổ phần Đầu tư Xây lắp Trường Thành ban hành khơng có dấu Cơng ty cổ phần Đầu tư Xây lắp Trường Thành + Phiếu để trống ô vuông lấy ý kiến điền vào nhiều ô vuông lấy ý kiến nội dung biểu + Phiếu sửa chữa, gạch xóa điền vào nhiều ô vuông lấy ý kiến mà khơng có chữ ký nháy cổ đơng bên cạnh ô vuông đánh dấu + Phiếu chữ ký Cổ đông - Mỗi cổ phần sở hữu đại diện sở hữu ứng với đơn vị biểu Thông qua định Đại hội đồng cổ đông Các vấn đề biểu Đại hội thơng qua đạt tỷ lệ 51% tổng số cổ phần biểu tất cổ đơng có mặt trực tiếp thơng qua đại diện ủy quyền có mặt Đại hội tán thành Riêng vấn đề liên quan đến việc thay đổi ngành nghề lĩnh vực kinh doanh, thay đổi cấu tổ chức quản lý công ty; dự án đầu tư bán tài sản có giá trị lớn 35% (ba mươi lăm phần trăm) tổng gía trị tài sản ghi báo cáo tài gần cơng ty; loại cổ phần tổng số cổ phần loại quyền chào bán thơng qua có từ 65% tổng số cổ phần biểu tất cổ đơng có mặt trực tiếp thông qua đại diện ủy quyền có mặt Đại hội tán thành Điều 13 Biên Đại hội Các nội dung Đại hội phải Thư ký Đại hội ghi vào Biên Đại hội Biên phải đọc thông qua trước bế mạc Đại hội Trên toàn Quy chế làm việc Đại hội cổ đông thường niên năm 2018 Công ty cổ phần Đầu tư Xây lắp Trường Thành Kính trình Đại hội xem xét thông qua! TM.HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH Phạm Văn Quý 5/5 ... qua trước bế mạc Đại hội Trên toàn Quy chế làm việc Đại hội cổ đông thường niên năm 2018 Công ty cổ phần Đầu tư Xây lắp Trường Thành Kính trình Đại hội xem xét thông qua! TM.HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ... Điều Ban kiểm tra tư cách cổ đông Ban Kiểm tra tư cách cổ đông gồm 05 người Hội đồng Quản trị Công ty cổ phần Đầu tư Xây lắp Trường Thành cử có trách nhiệm: Giúp Chủ tọa Đại hội kiểm tra điều... tra tư cách cổ đông nhận Phiếu biểu tham gia biểu Cổ đông, đại diện cổ đông tới dự Đại hội muộn, đăng ký sau có quy? ??n biểu Đại hội sau đăng ký Chủ tọa Đại hội khơng có trách nhiệm dừng Đại hội cổ