HÖ thèng tµi khon kÕ to¸n hµnh chÝnh sù nghiÖp BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Nghệ An, ngày 30 tháng 9 năm 2013 QUY TRÌNH QUẢN LÝ[.]
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Nghệ An, ngày 30 tháng năm 2013 QUY TRÌNH QUẢN LÝ, SỬ DỤNG TÀI SẢN NHÀ NƯỚC (Ban hành kèm theo Quyết định số: 3006/QĐ-ĐHV ngày 30 tháng năm 2013 Hiệu trưởng Trường Đại học Vinh) Trường Đại học Vinh đơn vị nghiệp có thu tự đảm bảo phần chi phí hoạt động thường xuyên, tự chủ tài chính, chủ động bố trí kinh phí để thực nhiệm vụ, ổn định kinh phí để hoạt động thường xuyên ngân sách Nhà nước cấp Trong phạm vi nguồn tài đơn vị (bao gồm nguồn ngân sách Nhà nước cấp, nguồn thu nghiệp), khuôn khổ qui định Nhà nước thủ tục mua bán, quản lý sử dụng tài sản, Nhà trường chủ động xây dựng Quy trình quản lý, sử dụng tài sản Nhà nước phù hợp với đặc thù đơn vị Đây sở pháp lý để Nhà trường điều hành quản lý tài sản nội Trường quy định hành đạt hiệu cao QUY TRÌNH MUA SẮM TÀI SẢN I Quy định chung Đối tượng áp dụng: Các đơn vị trực thuộc Trường Đại học Vinh, chương trình, dự án, đề tài nghiên cứu khoa học hợp tác nước (sau gọi tắt đơn vị) mua sắm tài sản nhằm trì hoạt động thường xuyên đơn vị, dự án phải thực mua sắm đấu thầu theo quy định Quy trình Nội dung mua sắm tài sản, gồm: a) Trang thiết bị, phương tiện làm việc đơn vị; b) Vật tư, công cụ, dụng cụ bảo đảm hoạt động thường xuyên; c) Máy móc, trang thiết bị phục vụ cho cơng tác chun mơn, phục vụ an tồn lao động, phịng cháy, chữa cháy; d) May sắm trang phục; đ) Các sản phẩm cơng nghệ thơng tin gồm máy móc, thiết bị, phụ kiện, phần mềm sản phẩm khác, bao gồm lắp đặt, chạy thử, bảo hành (nếu có); e) Phương tiện vận chuyển: ô tô, xe máy, tàu, thuyền, xuồng g) Sản phẩm in, tài liệu, biểu mẫu, ấn phẩm, văn hoá phẩm, sách, tài liệu, phim ảnh sản phẩm khác để tuyên truyền, quảng bá phục vụ cho công tác chuyên môn nghiệp vụ; h) Các dịch vụ: Sửa chữa, bảo dưỡng tài sản, thiết bị; thuê tư vấn, dịch vụ bảo hiểm; i) Thuê tài sản: thuê ô tô, tàu, thuyền, thuê tài sản phục vụ công tác giảng dạy, học tập ; k) Bản quyền sở hữu công nghiệp, sở hữu trí tuệ (nếu có); g) Các loại tài sản khác Tất nội dung nêu (không bao gồm mua sắm vật tư, trang thiết bị thuộc dự án đầu tư xây dựng), sau gọi tắt mua sắm tài sản Nguồn kinh phí mua sắm tài sản, gồm: a) Kinh phí ngân sách nhà nước cấp Nhà trường phân giao dự toán chi ngân sách hàng năm đơn vị (kinh phí thường xuyên, chương trình mục tiêu quốc gia); b) Nguồn viện trợ, tài trợ, dự án nước nhà nước quản lý (trừ trường hợp phải mua sắm theo yêu cầu nhà tài trợ); c) Nguồn thu từ phí, lệ phí sử dụng theo quy định pháp luật; d) Nguồn kinh phí từ quỹ phát triển hoạt động nghiệp, quỹ phúc lợi đơn vị nghiệp công lập; đ) Nguồn thu hợp pháp khác theo quy định (nếu có) Thẩm quyền định mua sắm tài sản: a) Hiệu trưởng định mua sắm tài sản từ: - Nguồn thu nghiệp - Nguồn NSNN phạm vi dự toán chi thường xuyên giao hàng năm; - Nguồn chương trình Dự án có mức đầu tư: + Đến tỷ đồng: dự án mua sắm thiết bị; + Đến tỷ đồng: Đối với dự án đầu tư xây dựng (Theo văn số 8496/BGDDT-KHTC ngày 15/9/2008) b) Lập hồ sơ báo cáo Bộ Giáo dục đào tạo định đối tài sản mua sắm phạm vi điểm a/mục nêu Thẩm quyền phê duyệt kế hoạch đấu thầu: a) Hiệu trưởng phê duyệt kế hoạch đấu thầu mua sắm tài sản từ: - Nguồn thu nghiệp - Nguồn NSNN phạm vi dự toán chi thường xuyên giao hàng năm; - Nguồn chương trình Dự án có mức đầu tư: + Đến tỷ đồng: dự án mua sắm thiết bị; + Đến tỷ đồng: Đối với dự án đầu tư xây dựng (Theo văn số 8496/BGDDT-KHTC ngày 15/9/2008) b) Lập hồ sơ báo cáo Bộ Giáo dục đào tạo định đối tài sản mua sắm phạm vi điểm a/mục nêu II PHƯƠNG THỨC ĐẦU THẦU: Tài sản mua sắm hàng hố thơng dụng, sẵn có thị trường để phục vụ cho hoạt động có tính chất thường xun diễn hàng ngày đơn vị (gồm mua sắm nhỏ lẻ tài sản mới, tài sản để thay tài sản hỏng; mua sắm phụ tùng thay thế, công cụ, dụng cụ phục vụ hoạt động thường xuyên; dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng sửa chữa máy móc, trang thiết bị, phương tiện làm việc, phương tiện vận chuyển; mua sắm phục vụ yêu cầu cấp thiết, đột xuất): a) Trường hợp gói thầu có giá gói thầu từ 20.000.000 đồng (hai mươi triệu đồng) đến không 100.000.000 đồng (một trăm triệu đồng): Lấy báo giá ba nhà thầu khác (báo giá trực tiếp, fax qua đường bưu điện) làm sở để lựa chọn nhà thầu tốt Kết chọn thầu phải bảo đảm chọn nhà cung cấp hàng hoá, dịch vụ tư vấn tối ưu chất lượng, giá số yêu cầu khác (nếu có) thời hạn cung cấp hàng hoá, yêu cầu bảo hành, đào tạo, chuyển giao, không phân biệt nhà thầu địa bàn khác địa bàn b) Trường hợp gói thầu có giá gói thầu 20.000.000 đồng (hai mươi triệu đồng): BGH định việc mua sắm cho phù hợp, hiệu quả; đồng thời phải đảm bảo chế độ hoá đơn, chứng từ đầy đủ theo quy định pháp luật; có điều kiện để thực BGH định thực theo hướng dẫn gói thầu có giá gói thầu từ 20.000.000 đồng đến không 100.000.000 đồng quy định Lơ hàng có chủng loại đồng có giá trị từ 100 triệu đồng trở lên cho lần mua sắm phải tổ chức đấu thầu theo qui định hành Việc mua sắm tài sản hình thức định thầu tuân thủ theo Luật Đấu thầu Ban Giám hiệu có định cụ thể trường hợp III LẬP KẾ HOẠCH MUA SẮM TÀI SẢN Kế hoạch mua sắm từ nguồn thường xuyên: Bước 1: Đơn vị có nhu cầu sử dụng/sửa chữa, bảo dưỡng tài sản kế hoạch năm học, chương trình, dự án phê duyệt lập kế hoạch mua sắm tài sản theo mẫu 01/KHTC-MSTS gửi Phòng KHTB (Phòng Quản trị, Ban QLDA) Bước 2: Phòng KHTB (Phòng Quản trị, Ban QLDA) trạng sử dụng, nhu cầu sử dụng đơn vị; nguồn tài sản có Trường để có ý kiến đề xuất gửi Phòng KH-TC: - Đề xuất điều chuyển từ đơn vị khác (nếu có) - Đề xuất cấp mới/sửa chữa Bước 3: Phịng KH-TC có ý kiến tham mưu tình Ban Giám hiệu phê duyệt phương án trang bị tài sản: - Đề xuất điều chuyển từ đơn vị khác (nếu có) - Đề xuất xuất kho (nếu có) - Đề xuất mua mới/sửa chữa Bước 4: Phòng KH - TC phối hợp với đơn vị khác liên quan để tổ chức triển khai định BGH: - TH điều chuyển: Theo quy trình điều chuyển tài sản - Xuất kho: Theo quy trình xuất nhập kho - Mua sắm tài sản: Thực theo trình tự Mục IV Quy trình mua sắm Kế hoạch mua sắm theo Chương trình, Dự án: Đơn vị có nhu cầu đầu tư trang bị đồng phục vụ nhu cầu đào tạo, nghiên cứu… lập dự án xin đầu tư trang thiết bị theo quy định, gửi Phịng Quản trị/Phịng KHTB Phịng KH-TC có ý kiến trình Ban giám hiệu nhà trường để báo cáo Bộ Giáo dục Đào tạo xem xét, định IV- TRÌNH TỰ - THỦ TỤC MUA SẮM TÀI SẢN MUA SẮM TÀI SẢN CÓ GIÁ TRỊ DƯỚI 100 TRIỆU ĐỒNG: Trình tự - thủ tục mua sắm gồm bước sau: Bước Đơn vị có nhu cầu sử dụng tài sản phối hợp với Phòng KH-TC lập dự tốn theo mẫu 02/KHTC-MSTB trình Ban Giám Hiệu duyệt Bước 2: Phòng KH-TC tập hợp yêu cầu, tham mưu đề xuất BGH việc mua tài sản hình thức lựa chọn nhà cung cấp Bước Sau Ban Giám hiệu (BGH) phê duyệt, Đơn vị sử dụng tài sản phối hợp Phòng KH-TC thu thập báo giá nhà cung cấp khác Bước Trình BGH phê duyệt lựa chọn nhà cung cấp: - Đối với tài sản mua sắm có giá trị từ trăm ngàn đồng đến 30 triệu đồng: Thực theo quy chế chi tiêu nội (Ban hành theo Quyết định số 307/QĐ-ĐHV - KHTC ngày 18/02/2011 Quyết định số 516/QĐ - ĐHV ngày 09/3/2012); - Đối với tài sản mua sắm có giá trị từ 30 triệu đồng đến 100 triệu đồng: Thực theo quy chế chế Hội đồng giá (Quyết định số 1101/QĐ - ĐHV ngày 16/5/2011 Hiệu trưởng Trường Đại học Vinh); Bước Phòng KH-TC thương thảo Hợp đồng với nhà cung cấp lựa chọn bước theo dõi tiến độ thực hợp đồng, Đối với tài sản mua sắm có giá trị từ 20 triệu đồng đến 100 triệu đồng: Phòng KH-TC thương thảo Hợp đồng để trình Ban giám hiệu ký Đối với tài sản mua sắm có giá trị từ trăm ngàn đồng đến 20 triệu đồng: thực bước Bước nghiệm thu nhập kho tài sản: a) Phịng KH-TC chủ trì phối hợp với đơn vị dụng theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hợp đồng; b) Phòng QT (Phòng KHTB) chủ trì phối hợp với đơn vị dụng Phịng kế hoạch tài nghiệm thu tài sản (kiểm tra số máy, model, nhãn hiệu ) Việc nghiệm thu phải lập thành Biên theo mẫu số 03/KHTC MSTB Phòng KH-TC ban hành c) Phòng KH-TC nhập kho tài sản theo quy trình QUY TRÌNH NHẬP, XUẤT KHO VẬT TƯ HÀNG HĨA NỘI BỘ Bước Phịng KH-TC trình Ban giám Hiệu lý Hợp đồng thực tập hợp hồ sơ, chứng từ tốn Hồ sơ tốn gồm có: a) Đối với tài sản mua sắm có giá trị từ trăm ngàn đồng đến 20 triệu đồng: - Trường hợp qua nhập kho, hồ sơ toán bao gồm: Kế hoạch (Dự toán) + Các báo giá + Biên xét chọn nhà cung cấp + Hố đơn tài + Biên bàn giao, nghiệm thu + Phiếu nhập kho + Giấy đề nghị toán đơn vị theo mẫu Phòng KH-TC ban hành (Đối với dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng tài sản, trang thiết bị khơng có phiếu nhập kho) - Trường hợp khơng qua kho, hồ sơ toán bao gồm: Kế hoạch (Dự toán) + Các báo giá + Biên xét chọn nhà cung cấp + Hố đơn tài + Biên bàn giao, nghiệm thu + Biên giao nhận TSCĐ mẫu C50-HD + Giấy đề nghị toán mẫu C37-HD b) Đối với tài sản mua sắm có giá trị từ 20 triệu đồng đến 100 triệu đồng: - Trường hợp qua nhập kho, hồ sơ toán bao gồm: Kế hoạch (Dự toán) + Các báo giá + Biên xét chọn nhà cung cấp/Biên Hội đồng giá + Quyết định định thầu + Hợp đồng + Hố đơn tài + Biên bàn giao, nghiệm thu + Biên nhập kho (mẫu C50-HD) + Biên lý hợp đồng + Giấy đề nghị tốn mẫu C37-HD - Trường hợp khơng qua kho, hồ sơ toán bao gồm: Kế hoạch (Dự toán) + Các báo giá + Biên xét chọn nhà cung cấp/Biên Hội đồng giá + Quyết định định thầu + Hợp đồng + Hoá đơn tài + Biên bàn giao, nghiệm thu + Biên bàn giao tài sản (mẫu C50-HD) + Biên lý hợp đồng + Giấy Giấy đề nghị toán mẫu C37-HD c) Trách nhiệm lập Hồ sơ phận: - Kế toán phận duyệt giá: Tổng hợp báo giá + Lập biên xét chọn nhà cung cấp/Biên hội đồng giá + Quyết định định thầu + Hợp đồng + Thanh lý Hợp đồng; - Đơn vị thực mua sắm: Biên bàn giao, nghiệm thu + Hóa đơn tài chính, Giấy đề nghị tốn - Kế tốn tài sản: Biên bàn giao TSCĐ; - Thủ kho: Phiếu nhập kho GHI CHÚ: Trong trình thực hiện, tuỳ theo giá trị tài sản tình hình thực tế nguồn vốn đầu tư, việc mua sắm thực đơn giản (giảm số bước thực hiện) phải tuân thủ quy định hành Nhà nước MUA SẮM TÀI SẢN CÓ GIÁ TRỊ TỪ 100 TRIỆU ĐỒNG TRỞ LÊN Trình tự - thủ tục mua sắm gồm bước sau: Bước Đơn vị có nhu cầu sử dụng tài sản phối hợp với Phịng KH-TC lập dự tốn theo mẫu 02/KHTC-MSTB trình Ban Giám Hiệu duyệt Bước 2: Phịng KH-TC tập hợp yêu cầu, tham mưu đề xuất BGH việc mua tài sản hình thức lựa chọn nhà cung cấp Bước 3: Phòng KH-TC phối hợp với đơn vị sử dụng TS, Phòng KHTB (Quản trị): a) Lập hồ sơ yêu cầu tài sản chào hành cạnh tranh trình Ban Giám hiệu phê duyệt (Đối với trường hợp mua sắm theo hình thức cạnh tranh); b) Lập hồ sơ mời thầu tài sản đấu thầu trình Ban Giám hiệu phê duyệt (Đối với trường hợp mua sắm theo hình thức đấu thầu); c) Lập kế hoạch đấu thầu tổ chức mời thầu Bước 4: Trình Bộ BGH Bộ GD&ĐT (đối với TS mua sắm thuộc thẩm quyền phê duyệt Bộ GD&ĐT) xem xét phê duyệt kế hoạch đấu thầu Sau BGH Bộ GD&ĐT phê duyệt kế hoạch đấu thầu, Phòng KHTB (Quản trị) phối hợp với Phòng KH-TC đơn vị tổ chức đấu thầu, mua sắm thực tiếp bước 5, bước 6, bước 7, bước bước sau Bước Phòng KHTB (Quản trị) liên hệ đăng thông báo mời thầu nhật báo phát hành nước; lập phát hành hồ sơ mời thầu; trình BGH ký định thành lập Tổ chuyên gia đấu thầu Tổ chuyên gia tư vấn cho Tổ Chuyên gia đấu thầu (nếu thấy cần thiết) Bước Phòng KHTB (Quản trị) phối hợp với đơn vị có liên quan tổ chức mở thầu xét thầu hồ sơ dự thầu nhà thầu với chủ trì BGH; lập biên mở thầu, biên xét thầu, báo cáo xét thầu gửi Tổ Chuyên gia đấu thầu trình BGH (hoặc Bộ GD&ĐT) xem xét phê duyệt kết đấu thầu Sau có Quyết định phê duyệt kết đấu thầu Bộ GD&ĐT (hoặc BGH), Phịng KHTB (Quản trị) soạn thơng báo trúng thầu thư cảm ơn (đối với nhà cung cấp không trúng thầu) Bước Phòng KH-TC phối hợp với Phòng KHTB (Quản trị) đơn vị sử dụng tài sản thương thảo hợp đồng với nhà cung cấp trúng thầu trình BGH ký hợp đồng với nhà cung cấp; giao hồ sơ có liên quan đến gói thầu (bản COPY hồ sơ dự thầu, hợp đồng) cho đơn vị để theo dõi tiến độ thực hợp đồng, nhận bàn giao, nghiệm thu tài sản từ nhà cung cấp; Phòng KHTB kiểm tra số máy, model, nhãn hiệu để ghi nhập tài sản Bước Nghiệm thu nhập kho tài sản: a) Phịng KH-TC chủ trì phối hợp với đơn vị dụng theo dõi, đốn đốc tiến độ thực hợp đồng; b) Phòng QT (Phòng KHTB) chủ trị phối hợp với đơn vị dụng Phịng kế hoạch tài nghiệm thu tài sản (kiểm tra số máy, model, nhản hiệu ) Việc nghiệm thu phải lập thành Biên theo mẫu Phòng KH-TC ban hành c) Phòng KH-TC nhập kho tài sản Bước Phịng KH-TC trình BGH ký Biên lý thực tập hợp hồ sơ, chứng từ tốn Hồ sơ tốn gồm có: (i) QĐ BGH Bộ GD&ĐT phê duyệt dự án đầu tư TBĐT, mua sắm TS; (ii) Kế hoạch đấu thầu BGH Bộ DG&ĐT phê duyệt; (iii) Hồ sơ mời thầu; (iv) QĐ thành lập Tổ CGĐT; (v) Biên mở thầu, Biên xét thầu, báo cáo xét thầu; (iv) Hồ sơ dự thầu nhà thầu chọn; (vi) QĐ trúng thầu BGH Bộ phê duyệt; (vii) Thông báo trúng thầu; (viii) Hợp đồng; (ix) QĐ thành lập Tổ nghiệm thu; (x) Biên nghiệm thu; (xi) BB giao nhận TSCĐ (mẫu C50-HD); (xii) BBTLHĐ; (xiii) Giấy đề nghị toán đơn vị (theo mẫu C37-HD); (xiv) Hố đơn tài GHI CHÚ: Trong trình thực hiện, tuỳ theo giá trị tài sản tình hình thực tế nguồn vốn đầu tư, việc mua sắm thực đơn giản (giảm số bước thực hiện) phải tuân thủ quy định hành Nhà nước QUY TRÌNH NHẬP, XUẤT KHO TSCĐ, CƠNG CỤ DỤNG CỤ, VẬT TƯ TIÊU HAO CHƯƠNG I- QUY ĐỊNH CHUNG I Phạm vi đối tượng điều chỉnh 1.Quy chế quy định cụ thể công tác quản lý nhập xuất TSCĐ, công cụ dụng cụ, vật tư tiêu hao nội toàn Trường Đại học Vinh, bao gồm: - Tài sản hình thành từ mua sắm; - Tài sản nhận điều chuyển từ đơn vị khác; - Tài sản hình thành từ nguồn viện trợ, cho, biếu, tặng Quy chế nhập TSCĐ, công cụ dụng cụ, vật tư tiêu hao áp dụng tất tài sản: TSCĐ, tài sản văn phòng, vật tư, thiết bị, phụ tùng, bảo hộ lao động, công cụ dụng cụ, vật rẻ tiền mau hỏng văn phòng phẩm loại…phục vụ cho công tác giảng dạy, đào tạo nghiên cứu Nhà trường Quy chế áp dụng cho tất các đơn vị trực thuộc Trường Đại học Vinh (sau gọi tắt đơn vị) cá nhân có liên quan đến công tác nhập xuất TSCĐ, công cụ dụng cụ, vật tư tiêu hao toàn trường II Những quy định chung Tất tài sản, trang thiết bị, cơng cụ dụng cụ, phụ tùng, văn phịng phẩm, hóa chất phục vụ cho thí nghiệm nêu mục II phải phân nhóm, loại, theo dõi theo chi tiết kho để thuận tiện cho việc nhập xuất, quản lý bảo quản cách tốt Tất vật tư, phụ tùng, công cụ dụng cụ, bảo hộ lao động, hóa chất thí nghiệm…khi nhập kho, xuất kho phải có phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, có đầy đủ chữ ký theo quy định Tất vật tư, trang thiết bị, hàng hóa, phụ tùng, công cụ dụng cụ, … (trừ vật tư tiêu hao) qua sử dụng nguyên tắc phải thu hồi nhập lại kho sau lĩnh vật tư, phụ tùng thay Trường hợp cần ứng vật tư, trang thiết bị, phụ tùng trước để thay thế, sau nhập lại vật tư, phụ tùng cũ phải có ý kiến phịng chức ý kiến đồng ý Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng giao phụ trách Phịng Kế hoạch - Tài có trách nhiệm theo dõi vật tư, phụ tùng nhận để thay thế, thời gian trả hàng chậm ngày kể từ ngày ứng vật tư, phụ tùng phải hoàn tất trước ngày cuối tháng Trừ trường hợp đặc biệt phải có ý kiến Hiệu trưởng Nhà trường Việc xử lý vật tư, phụ tùng thu hồi Hội đồng lý Nhà trường xử lý, Hội đồng có trách nhiệm đánh giá lại giá trị vật tư qua sử dụng, Hội đồng lý thực theo chức năng, nhiệm vụ ghi định thành lập Đối với vật tư, phụ tùng, thiết bị cũ thu hồi sau sữa chữa cần ưu tiên phục hồi tái sử dụng; đồng thời phải phòng chức xác nhận Hiệu trưởng đồng ý để lại sử dụng phải bàn giao lại theo dõi sổ sách Đối với vật tư, hóa chất xuất sử dụng không hết, định kỳcác đơn vị sử dụng phải nhập trả lại kho Vật tư Nhà trường vào cuối tháng để bảo quản vàtránh thất thoát lãng phí III Trách nhiệm đơn vị Đơn vị sử dụng - Có trách nhiệm đề xuất danh mục, quy cách, số lượng tham gia nghiệm thu, giao nhận ký vào biên nghiệm thu hàng nhập kho vật tư hàng hoá, phụ tùng đơn vị đề xuất mua sắm Đối với vật tư, phụ tùng dùng chung, thường xuyên văn phòng phẩm, vật tư tiêu hao khác, giao phòng Kế hoạch - Tài chủ trì phối hợp với đơn vị liên quan để lên kế hoạch mua sắm - Xác nhận vào phiếu yêu cầu nhận vật tư, phụ tùng (phiếu xuất + phiếu ứng) vật tư phụ tùng thay thế, sữa chữa đơn vị quản lý cho hoạt động sữa chữa - Là thành viên hội đồng xử lý, hội đồng đánh giá lại giá trị vật tư, phụ tùng cũ thu hồi sau sữa chữa 2.Đơn vị sữa chữa, thay - Chỉ thay vật tư, phụ tùng phịng chức xác nhận khơng có khả sử dụng nữa, khơng đảm bảo điều kiện an toàn cấn phải tiến hành sửa chữa - Phối hợp với phòng ban chức thực công tác phục hồi vật tư, thiết bị, phụ tùng qua sử dụng Phòng Kế hoạch - Tài - Có trách nhiệm quy hoạch mạng lưới kho vật tư, ban hành biểu mẫu phục vụ cho công tác quản lý với quy định hành, chủ trì cơng tác nghiệm thu, nhập, xuất, quản lý vật tư tồn Trường - Có trách nhiệm phối hợp với đơn vị để lập biên nghiệm thu, lập phiếu nhập, xuất kho tập hợp hồ sơ nhập kho vật tư, phụ tùng đầy đủ, quy định nhà nước nói chung Nhà trường nói riêng - Là thành viên Hội đồng xử lý, Hội đồng đánh giá giá trị vật tư, phụ tùng cũ thu hồi sau sữa chữa Hội đồng lý - Chủ trì việcthu hồi vật tư, phụ tùng cũ theo quy định - Làm thủ tục nhập, xuất vật tư, phụ tùng cũ để phục hồi, hay bán lý có u cầu - Phối hợp với phịng Quản trị, phòng QLKH&TB quy hoạch kho để phân loại, xếp, bảo quản đảm bảo khoa học, an tồn phịng chống cháy nổ vệ sinh môi trường - Định kỳ hàng tháng, quý, năm lập báo cáo tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn kho vật tư, phụ tùng, công cụ dụng cụ a) Quy định Thủ kho Thủ kho trực thuộc phịng Kế hoạch - Tài đồng thời kiêm kế tốn vật tư số cơng việc khác phịng giao nhiệm vụ - Khi nhập xuất hàng, thủ kho phải tuân thủ nguyên tắc sau: + Chỉ nhập vật tư, phụ tùng, cơng cụ dụng cụ, có đủ hồ sơ pháp lý kèm theo + Chỉ xuất hàng có phiếu xuất kho Xuất theo số lượng, chủng loại, danh mục duyệt (không xuất vượt), khơng tẩy xóa phiếu hình thức + Phải ghi đầy đủ vào cột số lượng thực xuất cột mã danh điểm vật tư - Mỗi nghiệp vụ nhập xuất phát sinh phải ghi thẻ kho Mỗi thẻ kho lập để theo dõi Nhập - Xuất - Tồn kho loại vật tư, phụ tùng kho Cuối ngày Thủ kho phải tính tốn ghi chép vào cột tồn kho Định kỳ kiểm kê, đối chiếu số liệu thực tế với thẻ kho, đối chiếu số liệu kế toán với số liệu thẻ kho (Kế toán ký xác nhận số liệu tồn kho vào thẻ kho), điều chỉnh số liệu chênh lệch (nếu có) theo chế độ quy định b) Quy định Kế toán vật tư Kế toán vật tư trực thuộc phịng Kế hoạch - Tài chịu phân cơng trực tiếp Trưởng phịng Kế hoạch - Tài Chịu hồn tồn trách nhiệm theo dõi hồ sơ, sổ sách xuất nhập vật tư tồn trường theo lĩnh vực phân cơng Lập phiếu nhập, xuất kho theo quy định Mỗi nghiệp vụ nhập, xuất phát sinh phải hạch toán, ký đối chiếu thẻ kho Định kỳ kiểm kê, đối chiếu số liệu thực tế với thẻ kho, đối chiếu số liệu thủ kho với số liệu thẻ kho (Kế toán ký xác nhận số liệu tồn kho vào thẻ kho), điều chỉnh số liệu chênh lệch (nếu có) theo chế độ quy định c) Quy định Kế toán TSCĐ Kế tốn TSCĐ trực thuộc phịng Kế hoạch - Tài chịu phân cơng trực tiếp Trưởng phịng Kế hoạch - Tài Chịu hồn tồn trách nhiệm theo dõi hồ sơ, sổ sách xuất nhập TSCĐ tồn trường theo lĩnh vực phân cơng Lập phiếu nhập, xuất kho theo quy định Mỗi nghiệp vụ nhập, xuất phát sinh phải hạch toán, ký đối chiếu thẻ kho Định kỳ kiểm kê, đối chiếu số liệu thực tế với thẻ kho, đối chiếu số liệu thủ kho với số liệu thẻ kho (Kế toán ký xác nhận số liệu tồn kho vào thẻ kho), điều chỉnh số liệu chênh lệch (nếu có) theo chế độ quy định Phòng Quản trị, Phòng QL Khoa học Thiết bị - Là thành viên Hội đồng nghiệm thu, Hội đồng xử lý, Hội đồng đánh giá giá trị vật tư, phụ tùng cũ thu hồi sau sữa chữa Hội đồng lý - Chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi, phân loại vật tư theo chủng loại; vật tư có khả phục hồi, khơng có khả phục hồi; vật tư đề nghị lý Đồng thời với phòng KH-TC, đơn vị sữa chữa thay đơn vị quản lý sử dụng thiết bị lập biên bàn giao kho theo biểu mẫu - Chủ trì phối hợp với đơn vị thay thế, sữa chữa đơn vị liên quan nghiên cứu đưa phương án phục hồi, sửa chữa vật tư, phụ tùng cũ tận dụng đề xuất Hiệu trưởng cho phục hồi Trường thuê đơn vị - Tham gia việc tổng hợp xây dựng dự toán, dự trù, hội đồng duyệt giá sửa chữa, mua sắm vật tư, hóa chất, cơng cụ dụng cụ, vật tư phụ tùng rẻ tiền mau hỏng - Kiểm tra đánh giá chất lượng tiến hành nghiệm thu sau sửa chữa hoàn thành theo lĩnh vực phân công Chương II - QUẢN LÝ NHẬP VẬT TƯ HÀNG HÓA NỘI BỘ I Quy trình lập phiếu nhập kho Khi hàng hóa về, hội đồng nghiệm thu tiến hành nghiệm thu Các phòng chức KHTC, QT, KHTB, TCCB thực kiểm duyệt chức năng, đặc tính kỹ thuật tài sản… Phòng KHTC đối chiếu tiêu: số lượng, đơn giá, tổng giá trị toán… kết nghiệm thu, đồng ý nhập kho theo thực tế Căn số liệu chứng từ số lượng thực tế nghiệm thu, thủ kho lập phiếu nhập kho theo mẫu số 20-HD phản ảnh rõ số lượng chứng từ số lượng thực tế nhập kho Phiếu nhập kho phải lập thành liên: - Liên 1: Thủ kho lưu gốc - Liên 2: Giao người giao hàng - Liên 3: Chuyển kế toán vật tư Kế toán vật tư nhận phiếu nhập kho phản ảnh đơn giá, giá trị hàng nhập kho, phản ảnh lên sổ kế toán Định kỳ, kế toán vật tư đối chiếu số liệu sổ kế tốn với thẻ kho xử lý thừa thiếu (nếu có) theo quy định Chương III QUẢN LÝ XUẤT TSCĐ, CÔNG CỤ DỤNG CỤ, VẬT TƯ TIÊU HAO Quy trình xuất kho kiểm sốt Căn tình hình thực kế hoạch năm học, đơn vị có nhu cầu sử dụng lập tờ trình đề nghị cung cấp tài sản, công cụ dụng cụ, vật tư tiêu hao theo mẫu số 01/KHTC-CCVT Các phòng chức năng: KHTC KHTB; QT; TCCB thực kiểm duyệt chức năng, đặc tính kỹ thuật loại tài sản có liên quan đến chức giao Phòng KHTC rà soát số liệu tổng hợp xuất cho đơn vị, số lượng thực tế tài sản, vật tư tồn kho, tư vấn BGH số lượng xuất kho, BGH xem xét duyệt kế hoạch xuất kho sử dụng tài sản, CCDC, vật tư… Căn kế hoạch duyệt, thủ kho lập phiếu xuất kho theo mẫu số: C21 - HD Liên 1: Thủ kho lưu gốc Liên 2: Giao đơn vị nhận Liên 3: Chuyển kế toán theo dõi tài sản, CCDC, vật tư tồn kho Căn phiếu xuất kho nhận được, kế toán theo dõi tài sản, CCDC, vật tư tồn kho phản ảnh giá trị hàng xuất theo giá xuất kho, lưu phiếu xuất kho Định kỳ, kế toán vật tư đối chiếu số liệu thẻ kho với Thủ kho, đối chiếu chứng từ xuất kỳ 10 QUY TRÌNH QUẢN LÝ, SỬ DỤNG TÀI SẢN, CÔNG CỤ DỤNG CỤ I MỤC ĐÍCH, NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ TÀI SẢN NHÀ NƯỚC 1- Mục đích: Để đảm bảo loại tài sản quản lý chặt chẽ, hiệu quả, khoa học với quy định Nhà nước 2- Nguyên tắc: Tài sản nhà nước giao cho đơn vị cá nhân cụ thể quản lý, sử dụng Việc giao, nhận phải lập biên Việc quản lý, sử dụng tài sản theo quy định pháp luật quản lý tài sản nhà nước quy định Trường Đại học Vinh Đơn vị/cá nhân giao quản lý, sử dụng tài sản có trách nhiệm: - Sử dụng mục đích, tiêu chuẩn, định mức, chế độ tiết kiệm; - Thực chế độ bảo dưỡng, sửa chữa tài sản theo quy định; Đơn vị/cá nhân giao quản lý, sử dụng tài sản không chiếm đoạt, sử dụng trái phép tài sản nhà nước; Tự ý điều chuyển tài sản cho đơn vị/cá nhân khác Trường Đại học Vinh sử dụng II- QUY TRÌNH QUẢN LÝ, SỬ DỤNG VÀ HẠCH TOÁN TÀI SẢN Bước 1: Bàn giao tài sản/công cụ dụng cụ cho đơn vị/cá nhân sử dụng: Phòng KHTC phối hợp với phòng KHTB/QT, đơn vị/cá nhân sử dụng phịng/ban có liên quan: - Đối với tài sản xuất từ kho: Thực xuất kho/bàn giao tài sản cho đơn vị/cá nhân sử dụng theo Quy trình nhập, xuất kho TSCĐ, cơng cụ dụng cụ (Phiếu xuất kho Biên bàn giao theo mẫu quy định) - Đối với tài sản mua sắm, nhận điều chuyển, tiếp nhận viện trợ, cho, biếu tặng không qua nhập kho: Lập Biên bàn giao theo mẫu quy định Bước Đơn vị/cá nhân sử dụng có trách nhiệm: (1) Ghi chép sổ sách theo dõi tài sản theo mẫu sổ phòng KHTC cung cấp hướng dẫn (2) Cán viên chức có nghĩa vụ tôn trọng bảo vệ tài sản chung trường; phát nguyên nhân làm hư hỏng tài sản chủ động báo với đơn vị phịng chức có liên quan để có biện pháp xử lý ngay, hạn chế thấp thiệt hại tài sản (3) Những người giao nhiệm vụ quản lý, sử dụng bảo quản tài sản đơn vị nâng cao ý thức trách nhiệm, nghiêm chỉnh chấp hành chế độ, nội quy quy định; giữ gìn khơng để tài sản bị mát; sử dụng hiệu kịp thời phát nguyên nhân gây hư hỏng tài sản Tài sản cần bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa theo định kỳ tiêu chuẩn kỹ thuật hãng sản xuất quy định (4) Thủ trưởng đơn vị có nhiệm vụ nắm rõ tình hình tài sản thuộc phạm vi quản lý, giao nhiệm vụ rõ ràng cho phịng thí nghiệm, phịng thực hành, tổ trực sở giao cá nhân phụ trách Các phòng thí nghiệm, thực hành, sở học tập phải có nội qui, qui định sử dụng trang thiết bị, điện nước, 11 điện thoại… Thường xuyên nhắc nhở cán viên chức nâng cao ý thức tôn trọng bảo vệ công, nội quy sử dụng, bảo quản tài sản, nâng cao ý thức thực hành tiết kiệm, chống lãng phí đơn vị Kiểm tra việc thi hành chế độ báo cáo, thống kê; quy định quản lý tài sản (5) Tài sản đơn vị phải quản lý, sử dụng mục đích, tiêu chuẩn, chế độ; bảo đảm tiết kiệm, hiệu để phục vụ công tác hoạt động đơn vị Nghiêm cấm việc sử dụng tài sản khơng mục đích giao; làm thất thoát, hư hỏng gây thiệt hại tài sản nhà trường Mọi trường hợp làm hư hỏng tài sản, người quản lý sử dụng tài sản phải báo cáo kịp thời cho Thủ trưởng đơn vị biết tiến hành thủ tục cần thiết để xử lý (6) Không chiếm đoạt, sử dụng trái phép tài sản nhà nước; Tự ý điều chuyển tài sản cho đơn vị/cá nhân khác Trường Đại học Vinh sử dụng (7) Trường hợp tài sản hỏng hóc, hết khấu hao khơng sử dụng được, khơng có nhu cầu sử dụng phải đề xuất xử lý: + Đề xuất bảo dưỡng, sửa chữa thực theo Mẫu số 01/KHTC-MSTS thực theo quy trình QUY TRÌNH BẢO DƯỠNG, SỬA CHỮA TÀI SẢN Trường ban hành + Đề xuất bán, điều chuyển, lý, thu hồi theo Mẫu số 01/KHTC-XLTS để thực xử lý theo quy trình điều chuyển, lý, bán, thu hồi tài sản Trường ban hành Bước 3: Phòng KH-TC - Kế toán TSCĐ vào số chứng từ Phiếu xuất kho để ghi vào sổ TSCĐ (theo Mẫu số S32-H theo Quyết định số 19/20006/QĐ-BTC) sổ theo dõi TSCĐ công cụ nơi sử dụng (theo Mẫu số S22-H theo Quyết định số 19/20006/QĐ-BTC); - Lập Thẻ tài sản Mẫu số 01-TSCĐ/TSNN (Ban hành kèm theo Thông tư số 245/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 Bộ Tài chính), ghi mã hiệu kiểm sốt, dán tem kiểm sốt (Kế tốn TSCĐ); - Hàng năm tính hao mịn/khấu hao cho TSCĐ theo quy định Nhà nước Bước 4: Phòng KHTB/ Quản trị chủ trị phối hợp Phòng KH-TC đơn vị/cá nhân sử dụng: - Kiểm tra việc quản lý, sử dụng đơn vị/cá nhân sử dụng tài sản (định kỳ/ đột xuất); - Đề xuất xử lý tài sản bán, lý, điều chuyển, thu hồi theo quy trình bán, lý, điều chuyển, thu hồi Trường ban hành Bước 5: Phòng KHTB/ Quản trị chủ trị phối hợp Phòng KH-TC đơn vị/cá nhân sử dụng: - Kiểm kê định kỳ cuối năm: Các đơn vị phải tổ chức kiểm kê thực tế tài sản lần vào thời điểm ngày 01 tháng 01 hàng năm Trong trình kiểm kê phải ghi chép đầy đủ, kịp thời vào sổ theo dõi TSCĐ, TSCC, xác định rõ nguyên nhân hư hỏng mát, đề xuất biện pháp xử lý tài sản, báo cáo với Ban kiểm kê Trường theo quy định 12 - Đối với trường hợp bàn giao, chia tách, sát nhập, giải thể đơn vị, tổng kiểm kê đánh giá lại TSCĐ theo chủ trương Nhà nước: Tiến hành kiểm kê thực tế tài sản (lập biên bàn giao tài sản, biên đánh giá lại tài sản cần thiết) - Tổ kiểm kê TSCĐ thành lập theo định Hiệu trưởng Tổ kiểm kê phải tiến hành kiểm kê TSCĐ tất đơn vị Trường, ghi rõ số liệu vào Bảng kiểm kê tài sản theo Mẫu số C53-HĐ (ban hành kèm theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 Bộ Tài chính) - Phịng Quản trị/KHTB có trách nhiệm tổ chức đối chiếu sổ sách tài sản đơn vị với sổ sách tài sản nhà trường quản lý, đề xuất hình thức xử lý tài sản tài sản không cần dùng hư hỏng Bước 6: Lập báo cáo tài sản: - Các phịng thí nghiệm, thực hành thuộc Khoa, Ban, trung tâm có trách nhiệm báo cáo số liệu trạng tài sản phịng thí nghiệm, thực hành để Khoa, Ban, trung tâm biết có định hướng đề nghị đầu tư mua sắm, bổ sung đề nghị điều chuyển, lý - Phòng QT/KHTB với chức quản lý tài sản thống kê báo cáo kịp thời trạng tài sản trường Ban Giám hiệu yêu cầu Tham mưu đề xuất Ban Giám hiệu đầu tư mua sắm, xử lý tài sản đơn vị - Phịng KH-TC (Kế tốn tài sản cố định) phối hợp Phòng Quản trị, KHTB, BQLDA Báo cáo tình hình quản lý, sử dụng tài sản hang năm Báo cáo định kỳ đột xuất cho Bộ, ngành có liên quan Ghi chú: Đối với tài sản thuộc chương trình, dự án (sau gọi chung dự án) sử dụng vốn ngân sách nhà nước, bao gồm dự án sử dụng nguồn vốn hỗ trợ phát triển thức (ODA) nguồn viện trợ khơng hồn lại phải có sổ sách theo dõi tài sản cho dự án từ lúc nhập kết thúc dự án Khi kết thúc dự án, phận quản lý dự án có trách nhiệm: (i) Thực thủ tục để xử lý tài sản dự án kết thúc theo chế độ quy định; (ii) Sau có định xử lý tài sản, phận Quản lý dự án phối hợp với Phòng QT/KHTB + Phòng KH-TC đơn vị tiếp nhận tài sản từ dự án thực việc bàn giao; (iii) Bảo quản hồ sơ tài sản theo nguyên trạng bàn giao cho quan, đơn vị tiếp nhận hoàn thành việc bán, lý tài sản theo định cấp có thẩm quyền; khơng tự ý tháo dỡ, thay đổi kết cấu, phụ tùng, linh kiện tài sản cho thuê, cho mượn tài sản; 13 QUI TRÌNH LẬP, LƯU TRỮ HỒ SƠ VỀ TÀI SẢN I Hồ sơ liên quan đến việc hình thành, biến động tài sản nhà nước: Đối với trụ sở làm việc (bao gồm quyền sử dụng đất): - Quyết định giao đất, cho thuê đất; - Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; - Biên xác định giá trị quyền sử dụng đất theo quy định Nghị định số 13/2006/NĐ-CP ngày 24/01/2006 Chính phủ xác định giá trị quyền sử dụng đất để tính vào giá trị tài sản tổ chức nhà nước giao đất không thu tiền sử dụng đất; - Các tài liệu liên quan đến việc phê duyệt dự án, thiết kế, vẽ hồn cơng, nghiệm thu, bàn giao đưa cơng trình vào sử dụng; - Văn chấp thuận mua trụ sở làm việc cấp có thẩm quyền; - Hợp đồng mua trụ sở làm việc; - Hoá đơn mua trụ sở làm việc; - Biên giao nhận trụ sở làm việc; - Các văn liên quan đến thu hồi, điều chuyển, lý, bán trụ sở làm việc; - Các tài liệu khác có liên quan (Quy hoạch sử dụng đất, Bản vẽ trạng, ) Phương tiện vận tải, hồ sơ gồm: - Quyết định mua (điều chuyển ) xe cấp có thẩm quyền; - Hợp đồng mua xe; - Hoá đơn mua xe; - Biên giao nhận xe; - Giấy đăng ký xe ô tô; - Các văn liên quan đến thu hồi, điều chuyển, lý, bán xe; - Các tài liệu khác có liên quan (Chứng từ chi phí có liên quan để đưa tài sản vào hoạt động: lệ phí trước bạ, chi phí lắp đặt, chạy thử; chí sửa chữa lớn ) Đối với tài sản khác, hồ sơ gồm: - Văn chấp thuận mua sắm tài sản cấp có thẩm quyền; - Hợp đồng mua sắm tài sản; - Hoá đơn mua tài sản; - Biên giao nhận tài sản (hoặc Phiếu Xuất, nhập kho); - Các hồ sơ liên quan đến kỹ thuật tài sản - Các văn liên quan đến thu hồi, điều chuyển, lý, bán, tiêu huỷ tài sản; Các tài liệu khác có liên quan (Đối với tài sản nhà nước phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng theo quy định pháp luật mà đăng ký quan có thẩm quyền yêu cầu phải nộp hồ sơ quan, tổ chức, đơn vị lưu giữ hồ sơ đó) II TRÁCH NHIỆM LẬP, LƯU TRỮ Đối với trụ sở làm việc (bao gồm quyền sử dụng đất) a) Ban QLDA xây dựng: 14 - Lập hồ sơ liên quan đến đầu tư xây dựng nhà, vật kiến trúc có giá trị lớn thuộc nhiệm vụ quản lý xây dựng Ban QLDA mục 1/I nêu - Khi hoàn thành, bàn giao cho đơn vị sử dụng đồng thời bàn giao hồ sơ có liên quan cho Phịng Quản trị Ban Quản lý Dự án lưu tồn hồ sơ gốc b) Phịng Quản trị: - Lập lưu trữ hồ sơ liên quan đến: đầu tư xây dựng cơng trình có giá trị nhỏ thuộc nhiệm vụ quản lý Phòng Quản trị; bảo dưỡng, sửa chữa nhà, vật kiến trúc; - Lưu hồ sơ hình thành, biến động nhà, vật kiến trúc có giá trị lớn Ban QLDA bàn giao c) Phòng KH-TC: Lưu hồ sơ liên quan đến chứng từ tạm ứng, thanh, toán cơng trình Phương tiện vận tải a) Phịng Quản trị:Lập tồn hồ sơ có liên quan đến hình thành, biến động tài sản theo quy định mục 2/I nêu Đối với Giấy đăng ký xe: Lái xe giữ gốc để lưu hành phương tiện theo quy định c) Phòng KH-TC: Lưu hồ sơ liên quan đến (i) chứng từ tạm ứng, thanh, toán (trong trường hợp mua sắm); (ii) Quyết định cấp thẩm quyền liên quan đến hình thành, biến động tài sản Quyết định điều chuyển, cho, biếu tặng Tài sản khác a) Phòng KHTB/QT: Lưu trữ hồ sơ kỹ thuật liên quan đến tài sản c) Phòng KH-TC: - Lập lưu trữ hồ sơ lại theo quy định mục 3/I nêu - Lập lưu Thẻ tài sản cố định theo Mẫu số 01-TSCĐ/TSNN ban hành kèm theo Thông tư số 245/2009/TT-BTC để theo dõi, hạch toán theo chế độ kế toán hành: Thẻ Tài sản cố định lập thành 03 bản, lưu tại: Phòng Quản trị (01 bản) để theo dõi, quản lý tài sản; Phòng Kế hoạch - Tài (01 bản) để hạch tốn theo chế độ hành; Người/Khoa/ Ban… trực tiếp quản lý, sử dụng TSCĐ (01 bản) 15 QUY TRÌNH SỬA CHỮA, CẢI TẠO, NÂNG CẤP TÀI SẢN CỐ ĐỊNH (Nhà cửa - vật kiến trúc) Bước 1: Đơn vị sử dụng nhà cửa, vật kiến trúc bị hư hỏng cần phải sửa chữa, nâng cấp, có đề nghị sửa chữa, cải tạo, nâng cấp nhà, vật kiến trúc gửi Phòng Quản trị, Phịng KHTC Ban giám hiệu Bước 2: Trình BGH phê duyệt chủ trương: Phịng Quản trị chủ trì phối hợp với Phòng KH-TC đơn vị sử dụng: a) Tổ chức khảo sát trạng tài sản Kết khảo sát trạng lập thành Biên Phòng Quản trị ban hành; b) Trên sở kết khảo sát trạng, thẩm định nhu cầu sửa chữa, cải tạo, nâng cấp để trình BGH phê duyệt chủ trương (các hạng mục) sửa chữa, cải tạo, nâng cấp nhà, vật kiến trúc Bước 4: Lập phê duyệt dự toán sửa chữa, cải tạo, nâng cấp nhà, vật kiến: Phịng Quản trị chủ trì phối hợp phịng KH-TC: a) Mời tổ chức có chức tư vấn thiết kế lập vẽ thiết kế hạng mục sửa chữa, cải tạo, nâng cấp BGH phê duyệt lập dự toán thiết kế; b) Thuê đơn vị thẩm tra dự toán thiết kế Kết thẩm tra dự toán thiết kế lập thành Biên c) Trên sở dự toán thiết kế kết thẩm tra dự toán thiết kế, trình BGH phê duyệt dự tốn sửa chữa, cải tạo, nâng cấp nhà, vật kiến Bước 5: Lựa chọn nhà thầu thi cơng: - Căn vào dự tốn duyệt, Phòng Quản trị phối hợp với Phòng KHTC vào Luật quản lý sử dụng tài sản nhà nước, Luật đấu thầu Nghị định, Thông tư hướng dẫn thực hiện…, lập tờ trình xin tổ chức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế định thầu - Trên sở kết lựa chọn nhà thầu, Phòng Quản trị phối hợp với Phòng KH-TC thương thảo Hợp đồng kinh tế với đơn vị thi cơng, trình Ban Giám hiệu ký Bước 6: Giám sát thực hiện, nghiệm thu cơng trình bàn giao sử dụng: Phòng Quản trị phối hợp với Phòng KH-TC đơn vị sử dụng tổ chức giám sát, nghiệm thu cơng trình sửa chữa ban giao cho đơn vị sử dụng Việc nghiệm thu Bàn giao phải lập thành Biên Phòng Quản trị phát hành Bước 7: Thanh, toán: a) Căn biên nghiệm thu, Phòng Quản trị phối hợp Phòng KH-TC: Lập Quyết tốn cơng trình lý hợp đồng trình BGH phê duyệt b) Phòng Quản trị tập hợp hồ sơ, chứng từ gửi Phịng KHTC để tốn Hồ sơ toán gồm : Phê duyệt chủ trương BGH + Dự toán + Quyết định phê duyệt lựa chọn đơn vị thi công, đơn vị tư vấn lập dự toán thiết kế, đơn vị thẩm tra dự toán thiết kế + Hợp đồng + Hố đơn tài + Biên nghiệm thu, bàn giao + Hồ sơ kỹ thuật + Biên lý hợp đồng + Giấy đề nghị toán theo mẫu quy định Phịng KHTC Bước 8: Phịng KH-TC hạch tốn tăng chi phí tăng TSCĐ Đối với hạch tốn tăng TSCĐ kế tốn tốn có trách nhiệm chuyển cho kế tốn TSCĐ 01 hồ sơ 16 QUY TRÌNH THU HỒI, ĐIỀU CHUYỂN TÀI SẢN NỘI BỘ I - Các trường hợp xử lý thu hồi, điều chuyển tài sản: Thu hồi tài sản: a) Đơn vị, cá nhân sử dụng tài sản sai mục đích (cho thuê, sử dụng vào mục đích cá nhân ), vượt tiêu chuẩn, định mức, chế độ, không sử dụng b) Tài sản trang bị cho đơn vị/cá nhân mà khơng cịn nhu cầu sử dụng giảm nhu cầu sử dụng thay đổi tổ chức thay đổi chức năng, nhiệm vụ nguyên nhân khác Điều chuyển tài sản: a) Từ nơi thừa sang nơi thiếu theo tiêu chuẩn, định mức sử dụng tài sản nhà nước quan nhà nước có thẩm quyền quy định d) Đơn vị giao quản lý, sử dụng tài sản nhà nước khơng có nhu cầu sử dụng thường xuyên c) Để mang lại hiệu sử dụng cao II – Quy trình Bước 1: Đơn vị/cá nhân sử dụng TS: Khi phát sinh tài sản khơng có nhu cầu sử dụng, đơn vị/cá nhân sử dụng tài sản có văn gửi Phịng KHTB/QT đề nghị xử lý theo Mẫu số 01/KHTC-XLTS Bước 2: Phịng KHTB/QT có trách nhiệm: a) Căn đề nghị đơn vị mục bước nhu cầu sử dụng tài sản đơn vị khác Trường, Phòng KHTB/QT đề nghị xử lý tài sản gửi Phịng KH-TC theo hình thức thức xử lý sau: - Điều chuyển cho đơn vị khác Trường có nhu cầu; - Thu hồi nhập kho để quản lý - Bán để thu hồi tiền b) Trường hợp cá nhân/đơn vị sử dụng tài sản không thực đề xuất xử lý tài sản bước 1, vào (i) tiêu chuẩn, định mức sử dụng tài sản; (ii) nhu cầu sử dụng tài sản đơn vị thuộc Trường, Phịng KHTB/QT đề nghị xử lý tài sản gửi Phòng KH-TC theo hình thức xử lý sau: - Thu hồi tài sản để điều chuyển cho đơn vị khác; - Thu hồi kho quản lý - Bán để thu hồi tiền Bước : Phòng KH-TC quy định Nhà nước xử lý tài sản: a) Lập hồ sơ trình BGH định xử lý theo hình thức: (i) Điều chuyển, (ii) thu hồi để điều chuyển; (iii) thu hồi nhập kho; Hồ sơ hồm có: - Văn đề nghị xử lý tài sản đơn vị có tài sản ý kiến Phịng KHTC/QT; Hoặc văn đề nghị Phòng KHTB/QT; - Dự thảo Quyết định điều chuyển/thu hồi, điều chuyển/thu hồi nhập kho kèm theo Danh mục tài sản điều chuyển theo Mẫu Phòng KH-TC ban hành b) Lập hồ sơ bán tài sản: - Trình BGH định bán theo phân cấp Bộ GD-ĐT; - Trình BGH báo cáo Bộ GD-ĐT xem xét, định tài sản thuộc thẩm quyền định Bộ GD-ĐT - Hồ sơ đề nghị bán tài sản bao gồm: 17 (i) Văn đề nghị bán tài sản; (ii) Danh mục tài sản đề nghị bán lập theo mẫu: + Đối với tài sản nhà, vật kiên trúc: Theo Mẫu số 01-DM/TSNN kèm theo Thông tư số 09/2012/TT-BTC Bộ Tài chính; + Đối với tài sản tơ: Theo Mẫu số 02-DM/TSNN kèm theo Thông tư số 09/2012/TT-BTC Bộ Tài chính; + Đối với TS khác khơng phải nhà, vật kiến trúc ô tô: Theo Mẫu số 03-DM/TSNN kèm theo Thông tư số 09/2012/TT-BTC Bộ Tài Bước 4: Phịng KH-TC tổ chức thực định xử lý tài sản: a) Sau BGH định điều chuyển tài sản/thu hồi để điều chuyển tài sản, Phòng KH-TC phối hợp đơn vị tổ chức bàn giao, tiếp nhận Việc tổ chức bàn giao, tiếp nhận tài sản phải lập thành biên Nội dung chủ yếu biên giao, nhận tài sản Phòng KH-TC ban hành b) Sau BGH định thu hồi để nhập kho, Phòng KH-TC lập Phiều nhập kho thoi dõi c) Sau có định bán tài sản cấp có thẩm quyền, Phòng KH-TC tổ chức thực bán tài sản theo quy định Bước 5: Phòng KH-TC thực Báo cáo kê khai tài sản theo Mẫu 04aĐK/TSNN, 04b-ĐK/TSNN, 04c-ĐK/TSNN, 04d-ĐK/TSNN, 04đ-ĐK/TSNN – kèm theo Thông tư số 09/2012/TT-BTC Bộ Tài trường hợp bán tài sản; Bước 6: - Phịng KH-TC (kế tốn tài sản cố định) ghi chép, hạch toán sổ sách kế toán; Lập thẻ tài sản (đối với trường hợp điều chuyển nội thu hồi nhập kho); theo dõi, quản lý số tiền thu từ bán tài sản theo quy định - Đơn vị giao: Ghi giảm tài sản, giá trị tài sản sổ sách theo dõi đơn vị (trong trường hợp điều chuyển thu hồi) - Đơn vị nhận: Ghi tăng tài sản, giá trị tài sản sổ sách theo dõi đơn vị (trong trường hợp điều chuyển nội bộ) 18 QUY TRÌNH THANH LÝ TÀI SẢN I - Các trường hợp lý tài sản nhà nước: 1- Đã sử dụng vượt thời gian sử dụng theo quy định chế độ mà tiếp tục sử dụng; 2- Tài sản bị hư hỏng sử dụng việc sửa chữa khơng có hiệu quả; 3- Trụ sở làm việc tài sản khác gắn liền với đất phải phá dỡ theo định quan nhà nước có thẩm quyền trường hợp khác theo quy định pháp luật II – Quy trình Bước 1: Đề xuất lý tài sản: a) Khi phát sinh tài sản đủ điều kiện lý theo quy định mục I, đơn vị/cá nhân sử dụng tài sản có văn gửi Phịng KHTB/QT theo mẫu 01/KHTC-XLTS đề nghị lý theo mẫu: b) Phòng KHTB/QT kiểm tra thực tế sử dụng tài sản điều kiện lý tài sản Nếu đủ điều kiện lý có ý kiến gửi Phịng KH-TC thực thủ tục lý tài sản Bước : Phòng KH-TC quy định trường hợp xử lý theo hình thức lý tài sản nêu mục I, lập hồ sơ đề nghị lý trình BGH Hồ sơ gồm: - Văn đề lý tài sản đơn vị có tài sản ý kiến Phòng KHTC/QT; - Danh mục tài sản lý: + Đối với tài sản nhà, vật kiên trúc: Theo Mẫu số 01-DM/TSNN kèm theo Thông tư số 09/2012/TT-BTC Bộ Tài chính; + Đối với tài sản tô: Theo Mẫu số 02-DM/TSNN kèm theo Thông tư số 09/2012/TT-BTC Bộ Tài chính; + Đối với TS khác nhà, vật kiến trúc ô tô: Theo Mẫu số 03-DM/TSNN kèm theo Thông tư số 09/2012/TT-BTC Bộ Tài - Đối với loại tài sản mà pháp luật có quy định lý cần có ý kiến xác nhận chất lượng tài sản quan chun mơn phải gửi kèm ý kiến văn quan Bước 3: Phịng KH-TC trình hồ sơ lý tài sản để BGH định theo phân cấp Bộ GD-ĐT; trình BGH báo cáo Bộ GD-ĐT định Bước 4: Phòng KH-TCtổ chức thực lý tài sản theo quy định pháp luật Bước 5: Phòng KH-TC thực Báo cáo kê khai tài sản theo Mẫu 04aĐK/TSNN, 04b-ĐK/TSNN, 04c-ĐK/TSNN, 04d-ĐK/TSNN, 04đ-ĐK/TSNN – kèm theo Thông tư số 09/2012/TT-BTC Bộ Tài Bước 6: - Phịng KH-TC (kế toán TSCĐ) ghi chép, hạch toán sổ sách kế toán tài sản lý; Đối với số tiền thu từ lý tài sản, sử dụng để bổ sung Quỹ phát triển hoạt động nghiệp - Đơn vị có tài sản lý: Ghi giảm tài sản, giá trị tài sản sổ sách theo dõi đơn vị 19 ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Quy trình có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 10 năm 2013 Phịng Kế hoạch – Tài có trách nhiệm hướng dẫn đơn vị triển khai thực theo quy định Quy chế Các đơn vị, cá nhân có hành vi vi phạm chấp hành không đầy đủ Quy chế này, tùy theo mức độ vi phạm bị xử lý kỷ luật lao động theo quy định Nhà trường Pháp luật./ HIỆU TRƯỞNG (Đã ký) PGS.TS Đinh Xuân Khoa 20