TỔNG CÔNG TY MÁY ĐỘNG LỰC TỔNG CÔNG TY MÁY ĐỘNG LỰC VÀ MÁY NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM CTCP QUY TRÌNH KIỂM SOÁT SỰ KHÔNG PHÙ HỢP & HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC, CẢI TIẾN MÃ SỐ QT 04 Lần ban hành 6 NGƯỜI SOẠN THẢO NGƯ[.]
TỔNG CÔNG TY MÁY ĐỘNG LỰC VÀ MÁY NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM - CTCP ISO 9001:2015 QUY TRÌNH KIỂM SỐT SỰ KHÔNG PHÙ HỢP & HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC, CẢI TIẾN MÃ SỐ: QT-04 Lần ban hành: NGƯỜI SOẠN THẢO Họ tên: Nguyễn V Anh Chức danh: Thư kí ISO Ngày: / / 2022 NGƯỜI SOÁT XÉT Họ tên: Chức danh: PTGĐ phụ trách Ngày: / / 2022 NGƯỜI SOÁT XÉT Họ tên: Hồ Mạnh Tuấn Chức danh: PTGĐ, QMR Ngày: / / 2022 NGƯỜI PHÊ DUYỆT Họ tên: Phan Phạm Hà Chức danh: Tổng Giám đốc Ngày: / / 2022 Mã số: QT-04 Lần ban hành: KIỂM SOÁT SỰ KPH & HÀNH ĐỘNG Ngày: 31/03/2022 KHẮC PHỤC, CẢI TIẾN Trang: 2/7 QUY TRÌNH ISO 9001:2015 PHÂN PHỐI TÀI LIỆU STT Bộ phận phân phối tài liệu Tổng Giám đốc (TGĐ) Phó TGĐ S.lg M "M" phân phối dạng mềm Văn phòng (VP) M Ban Kinh tế Kế hoạch (KTKH) M Ban Đầu tư phát triển (ĐTPT M M Ban Kỹ thuật – Nghiên cứu phát triển (KT-NCPT Ban Tài Kế tốn (TCKT) Ban Pháp chế (PC) M M Ban Kinh doanh Phát triển thị trường (KD&PTTT) Ban Tổ chức Nhân (TCNS) 10 VP HĐQT M 11 Lưu ban ISO 12 Lưu QMR Ghi M M Trường hợp tài liệu dạng mềm (soft copy), cá nhân, đơn vị phân phối tài liệu sử dụng tài liệu CƠ SỞ DỮ LIỆU VEAM (mục Hệ thống QLCL ISO) TÌNH TRẠNG BAN HÀNH, SỬA ĐỔI Nội dung sửa đổi Lần ban hành/ sửa đổi Ban hành lần Ban hành lần Ban hành lần Ban hành lần Ban hành lần – Chỉnh sửa phù hợp Ban hành lần 6: – Chỉnh sửa, cập Ngày có hiệu lực 02/05/2012 25/02/2013 20/05/2015 01/05/2017 01/09/2019 Phê duyệt Chức Ký tên danh TGĐ TGĐ TGĐ TGĐ TGĐ TGĐ nhật theo yêu cầu quản lý Nội dung chi tiết hồ sơ BM-01-05 kèm theo In 11, Oct, 2021-16:46 Mã số: QT-04 Lần ban hành: KIỂM SOÁT SỰ KPH & HÀNH ĐỘNG Ngày: 31/03/2022 KHẮC PHỤC, CẢI TIẾN Trang: 3/7 QUY TRÌNH ISO 9001:2015 MỤC ĐÍCH + Quy trình quy định cách quản lý yêu cầu khắc phục, cải tiến vấn đề phát sinh trình vận hành hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO9001; + Quy định trách nhiệm kiểm sốt Khơng phù hợp (KPH) hội cải tiến PHẠM VI ÁP DỤNG Quy trình áp dụng cho: + Sự KPH phát trình đánh giá nội (QT-03), trình thực nghiệp vụ HTQL theo tiêu chuẩn ISO9001; + Sự KPH phát qua việc tuân thủ quy định nội TCT; + Sự KPH phát qua việc thực kế hoạch, công việc giao; + Các hội cải tiến theo nhu cầu TÀI LIỆU VIỆN DẪN + Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015; + Tiêu chuẩn TCVN ISO 19011:2018; + Sổ tay quản lý; + Quy trình đánh giá nội - QT-03 THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA 4.1 Sự không phù hợp: Sự không đáp ứng yêu cầu 4.2 Yêu cầu: Nhu cầu mong đợi tuyên bố, ngầm hiểu chung bắt buộc CHÚ THÍCH 1: “Ngầm hiểu chung” nghĩa tổ chức bên quan tâm nhu cầu mong đợi coi ngầm hiểu mang tính thơng lệ thực hành chung CHÚ THÍCH 2: Yêu cầu quy định yêu cầu cơng bố, ví dụ thơng tin dạng văn CHÚ THÍCH 3: Một định ngữ sử dụng để biểu thị loại yêu cầu cụ thể, ví dụ yêu cầu sản phẩm, yêu cầu quản lý chất lượng, yêu cầu khách hàng, yêu cầu chất lượng CHÚ THÍCH 4: Yêu cầu bên quan tâm khác tổ chức đề CHÚ THÍCH 5: Cần đạt thỏa mãn khách hàng mức cao để đáp ứng mong đợi khách hàng khơng cơng bố, không ngầm hiểu chung hay bắt buộc 4.3 Hành động phòng ngừa: Hành động nhằm loại bỏ nguyên nhân không phù hợp (4.1) tiềm ẩn tình khơng mong muốn tiềm ẩn khác In 11, Oct, 2021-16:46 Mã số: QT-04 Lần ban hành: KIỂM SOÁT SỰ KPH & HÀNH ĐỘNG Ngày: 31/03/2022 KHẮC PHỤC, CẢI TIẾN Trang: 4/7 QUY TRÌNH ISO 9001:2015 CHÚ THÍCH 1: Có thể có nhiều nguyên nhân khơng phù hợp tiềm ẩn CHÚ THÍCH 2: Hành động phòng ngừa nhằm ngăn ngừa việc xảy hành động khắc phục thực nhằm ngăn ngừa việc tái diễn 4.3 Hành động khắc phục: Hành động nhằm loại bỏ nguyên nhân không phù hợp (4.1) nhằm ngăn ngừa việc tái diễn CHÚ THÍCH 1: Có thể có nhiều nguyên nhân khơng phù hợp CHÚ THÍCH 2: Hành động khắc phục nhằm ngăn ngừa việc tái diễn hành động phòng ngừa thực nhằm ngăn ngừa việc xảy 4.4 Sự khắc phục: Hành động nhằm loại bỏ khơng phù hợp (được phát CHÚ THÍCH 1: Việc khắc phục thực trước, đồng thời sau hành động khắc phục CHÚ THÍCH 2: Việc khắc phục là, ví dụ làm lại hạ cấp 4.5 Cải tiến: Hoạt động để nâng cao kết thực (4.6) CHÚ THÍCH 1: Hoạt động lặp lại đơn lẻ 4.6 Kết thực hiện: Kết đo CHÚ THÍCH 1: Kết thực liên quan đến phát định lượng định tính CHÚ THÍCH 2: Kết thực liên quan đến việc quản lý hoạt động, trình, sản phẩm, dịch vụ, hệ thống tổ chức CHÚ THÍCH 3: Thuật ngữ thuật ngữ chung định nghĩa cốt lõi tiêu chuẩn hệ thống quản lý ISO nêu Phụ lục SL Tài tiêu bổ sung hợp nhất, Phần 1, Chỉ thị ISO/IEC Định nghĩa gốc sửa đổi cách sửa đổi thích 4.8 Các chữ viết tắt khác theo PL-00-01 QT-03, Sổ tay quản lý TRÁCH NHIỆM + Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm cung cấp nguồn lực để vận hành trình Khắc phục - cải tiến; xem xét, phê duyệt kế hoạch triển khai có liên quan tới quy trình này; + QMR xem xét, thay mặt TGĐ phê duyệt nội dung liên quan tới quy trình theo ủy quyền TGĐ; + Thư ký ISO chịu trách nhiệm tổng hợp kế hoạch khắc phục, cải tiến đơn vị, kết thực báo cáo kết tổng hợp kỳ báo cáo gần nhất: họp giao ban định kỳ, kỳ Xem xét lãnh đạo HTQL; + Các trưởng đơn vị chịu trách nhiệm lập kế hoạch khắc phục, cải tiến đơn vị giao phụ trách, định kỳ báo cáo kết thực hiện, phối hợp thực nội dung liên quan theo kế hoạch phê duyệt NỘI DUNG In 11, Oct, 2021-16:46 Mã số: QT-04 Lần ban hành: KIỂM SOÁT SỰ KPH & HÀNH ĐỘNG Ngày: 31/03/2022 KHẮC PHỤC, CẢI TIẾN Trang: 5/7 QUY TRÌNH ISO 9001:2015 6.1 Lưu đồ: (xem trang cuối) 6.2 Giải thích lưu đồ Bước Phát KPH: + Sự KPH/ Cơ hội cải tiến (sau gọi chung KPH) phát qua trình đánh giá nội bộ, trình hoạt động TCT + Khi phát KPH nào, đơn vị/ cá nhân điền thông tin vào biểu BM04-01 để theo dõi xử lí + Để phục vụ cho tra cứu, thống kê, phân tích, báo cáo kết thực hiện, đơn vị phải lập Danh mục tổng hợp phiếu xử lí KPH & hành động khắc phục theo BM04-02 Bước Ứng phó với không phù hợp: + Đơn vị phát sinh không phù hợp phải tiến hành: 1) thực hành động để kiểm sốt khắc phục khơng phù hợp; 2) xử lý hệ quả: như: sửa chữa, làm lại, loại bỏ 3) Căn mức độ ảnh hưởng KPH, thời gian thực khắc phục xem xét phù hợp theo đánh giá rủi ro/ hội QT-23 không 02 tuần sau phát KPH + Trưởng đơn vị xem xét đề xuất hành động kiểm soát KPH liên quan đến đơn vị mình; + QMR đạo đơn vị chịu trách nhiệm KHP liên quan đến nhiều đơn vị làm đơn vị chủ trì xem xét, đề xuất hành động kiểm soát KPH + QMR phê duyệt hành động ứng phó với KPH Bước 3: Đánh giá nhu cầu hành động nhằm loại bỏ (các) nguyên nhân dẫn đến không phù hợp để không tái diễn xảy nơi khác: + Đơn vị phát sinh KPH phải tiến hành xây dựng kế hoạch loại bỏ nguyên nhân KPH (sau gọi kế hoạch): 1) xem xét phân tích khơng phù hợp; 2) xác định nguyên nhân không phù hợp; 3) xác định liệu khơng phù hợp tương tự có tồn nơi khác có khả xảy tiếp hay không; 4) Hành động khắc phục/ đối ứng + Khi KPH liên quan đến nhiều đơn vị, đơn vị có trách nhiệm chủ trì thông báo cho đơn vị liên quan để xây dựng kế hoạch + Phê duyệt kế hoạch: ++ QMR phê duyệt kế hoạch theo ủy quyền và/hoặc phân công Tổng Giám đốc ++Tổng Giám đốc phê duyệt kế hoạch có liên quan đến chi phí để thực vượt thẩm quyền QMR; Bước 4: Thực hành động cần thiết: theo kế hoạch bước 3: In 11, Oct, 2021-16:46 Mã số: QT-04 Lần ban hành: KIỂM SOÁT SỰ KPH & HÀNH ĐỘNG Ngày: 31/03/2022 KHẮC PHỤC, CẢI TIẾN Trang: 6/7 QUY TRÌNH ISO 9001:2015 + Người phân công thực hành động bước cập nhật kết quả, đề xuất biện pháp vào BM-04-01và trình Trưởng đơn vị kiểm tra/ xác nhận; Bước 5: Xem xét hiệu lực hành động khắc phục thực hiện: + Nếu hành động thực có hiệu lực, đạt kết kế hoạch, Trưởng đơn vị trình QMR xác nhận gửi kết theo BM-00-01 cho Thư ký ISO cập nhật + Trưởng đơn vị Thư ký ISO cập nhật BM-04-02 theo khu vực phân công Bước 6: Cập nhật rủi ro hội xác định trình hoạch định: + Khi cần thiết, QMR đạo đơn vị liên quan cập nhật rủi ro/ hội theo QT-23 Bước 7: Thực thay đổi hệ thống quản lý: + Khi cần thiết, QMR đạo đơn vị liên quan thực thay đổi hệ thống quản lý; + Thư ký ISO theo dõi, tổng hợp kết thay đổi, cập nhật Sổ tay quản lý báo cáo TGĐ định kỳ cần thiết + Các hội cải tiến: tùy theo mức độ nhu cầu quản lý, thực không phù hợp Bước Lưu trữ thông tin dạng văn bản: + Thư ký ISO tập hợp kết thực để báo cáo định kỳ cần thiết theo yêu cầu QMR TGĐ + Các phận liên quan lưu trữ hồ sơ theo QT-02 LƯU HỒ SƠ STT Nội dung hồ sơ Hồ sơ KPH & hành động Khắc phục – Cải tiến Danh mục tổng hợp xử lý KPH & hành động KP Đơn vị lưu trữ Các đơn vị Thời gian lưu Lưu theo cấp độ rủi ro vụ việc năm TÀI LIỆU/ BIỂU MẪU KÈM THEO BM-04-01 BM-04-02 Phiếu xử lý KPH & hành động khắc phục – cải tiến Danh mục tổng hợp phiếu xử lý KPH & hành động khắc phục – cải tiến In 11, Oct, 2021-16:46 Mã số: QT-04 Lần ban hành: KIỂM SOÁT SỰ KPH & HÀNH ĐỘNG Ngày: 31/03/2022 KHẮC PHỤC, CẢI TIẾN Trang: 7/7 QUY TRÌNH ISO 9001:2015 LƯU ĐỒ 6.1 TT Trách nhiệm Phát Các đơnKPH/ vị Nhu cầu cải tiến 2.a 2.b 3.a 3.b Trưởng đơnsựvịkhơng phù hợp Ứng phó với QMR/ Trưởng đơn vị Phê duyệt KPH Trưởng đơn vị Đánh giá nhu cầu hành động nhằm loại bỏ (các) nguyên nhân Tổng Giám đốc/ QMR Nội dung Tài liệu BM-04-01 BM-04-02 BM-04-01 BM-04-01 BM-04-01 BM-04-01 BM-04-02 Phê duyệt Các đơn vị Thực hành động cần thiết Trưởng đơn vị, QMR Đánh giá Trưởng đơn vị/ QMR Cập nhật rủi ro hội Thư ký ISO/ QMR/ TGĐcác hành động Thực cần thiết Các phận BM-04-01 BM-04-02 Các QT liên quan BM-04-01 BM-04-02 QT-23 Sổ tay quản lý QT-02 Lưu trữ In 11, Oct, 2021-16:46 ... hoạch theo ủy quyền và/hoặc phân công Tổng Giám đốc + +Tổng Giám đốc phê duyệt kế hoạch có liên quan đến chi phí để thực vượt thẩm quyền QMR; Bước 4: Thực hành động cần thiết: theo kế hoạch bước... BM-04-01và trình Trưởng đơn vị kiểm tra/ xác nhận; Bước 5: Xem xét hiệu lực hành động khắc phục thực hiện: + Nếu hành động thực có hiệu lực, đạt kết kế hoạch, Trưởng đơn vị trình QMR xác nhận gửi kết... lý KPH & hành động khắc phục – cải tiến Danh mục tổng hợp phiếu xử lý KPH & hành động khắc phục – cải tiến In 11, Oct, 2021-16:46 Mã số: QT-04 Lần ban hành: KIỂM SOÁT SỰ KPH & HÀNH ĐỘNG Ngày: 31/03/2022