TỔNG CÔNG TY MÁY ĐỘNG LỰC TỔNG CÔNG TY MÁY ĐỘNG LỰC VÀ MÁY NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM CTCP QUY TRÌNHQUY TRÌNH THANH TOÁN TIỀN MẶTTHANH TOÁN TIỀN MẶT CHUYỂN KHOẢN NGÂN HÀNGCHUYỂN KHOẢN NGÂN HÀNG MÃ SỐ QT 11M[.]
TỔNG CÔNG TY MÁY ĐỘNG LỰC VÀ MÁY NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM - CTCP ISO 9001:2015 QUY TRÌNH THANH TỐN TIỀN MẶT CHUYỂN KHOẢN NGÂN HÀNG MÃ SỐ: QT-11 Lần ban hành: NGƯỜI SOẠN THẢO Họ tên: Hoàng Văn Lẫm Chức danh: Phụ trách Kế toán Ngày 25 tháng 10 năm 2019 NGƯỜI SOÁT XÉT Họ tên: Phạm Vũ Hải Chức danh: PTGĐ, QMR Ngày 25 tháng 10 năm 2019 NGƯỜI PHÊ DUYỆT Họ tên: Ngô Văn Tuyển Chức danh: Q.Tổng giám đốc Ngày 25 tháng 10 năm 2019 ISO 9001:2015 QUY TRÌNH THANH TỐN TIỀN MẶT CHUYỂN KHOẢN NGÂN HÀNG Mã số: QT-11 Lần ban hành: Ngày: 25.10.2019 Trang: 2/8 PHÂN PHỐI TÀI LIỆU STT 10 11 • Bộ phận phân phối tài liệu TGĐ PTGĐ VPTH Phòng KH Phòng ĐT-XDCB Phòng KT-NCPT Phòng KTTC Phòng TTKD Phòng NS-TL VPHĐQT Lưu ban ISO Lưu QMR S.lg M M M M M M M M 1 Ghi "M" phân phối dạng mềm Trường hợp tài liệu dạng mềm (soft copy), cá nhân, đơn vị phân phối tài liệu sử dụng tài liệu CƠ SỞ DỮ LIỆU VEAM (mục Hệ thống QLCL ISO) TÌNH TRẠNG BAN HÀNH, SỬA ĐỔI Nội dung sửa đổi Ban hành lần Ban hành lần Ban hành lần Ban hành lần Ban hành lần Lần ban Ngày hành/ có hiệu lực sửa đổi 02/05/2012 25/02/2013 20/05/2015 01/05/2017 25/10/2019 Phê duyệt Chức Ký tên danh TGĐ TGĐ TGĐ TGĐ Q.TGĐ In 25/10/2019 00:00:00 PM ISO 9001:2015 QUY TRÌNH THANH TOÁN TIỀN MẶT CHUYỂN KHOẢN NGÂN HÀNG Mã số: QT-11 Lần ban hành: Ngày: 25.10.2019 Trang: 3/8 MỤC ĐÍCH + Đảm bảo tốn khoản tiền mặt chuyển khoản ngân hàng quy định, chế độ, xác kịp thời, thuận tiện, hạn chế vướng mắc thủ tục tốn + Quy trình để cụ thể hóa yêu cầu quy định công tác tài chính, kế tốn nội VP quan Tổng Công ty mà không thay cho quy định pháp luật liên quan đến nghiệp vụ tài chính, kế toán + Hướng dẫn làm rõ trách nhiệm đơn vị, cá nhân trong nội VP quan Tổng Công ty, thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan cách hợp pháp, phù hợp với Quy chế tài Tổng Công ty quy định Nhà nước cơng tác tài chính, kế tốn PHẠM VI ÁP DỤNG + Tất đối tượng có yêu cầu tạm ứng, toán tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng nội VP quan Tổng Cơng ty đơn vị có liên quan tới cơng tác tốn TÀI LIỆU LIÊN QUAN + Sổ tay chất lượng + Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 + Luật doanh nghiệp, luật kế toán; Chế độ kế toán doanh nghiệp; + Các luật thuế, văn hướng dẫn thuế, chế độ sách tài Nhà nước ban hành; ĐỊNH NGHĨA: + KTT: Kế toán trưởng tương đương theo Luật + VP: Văn phòng + Các chữ viết tắt khác theo PL-00-01 NỘI DUNG 5.1 Trách nhiệm + KTT kế tốn viên có trách nhiệm đảm bảo việc hướng dẫn giám sát tuân thủ đơn vị, cá nhân có liên quan yêu cầu quy định quy trình quản lý tài + KTT có trách nhiệm đảm bảo việc xem xét, cập nhật thay đổi quy trình cho phù hợp với sách, quy định, pháp luật Nhà nước quy định công tác tài kế tốn + Trưởng đơn vị cá nhân có liên quan VP quan Tổng Công ty đảm bảo nắm bắt tuân thủ đầy đủ yêu cầu quy định quy trình thực nghiệp vụ kinh tế tài phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Tổng Công ty In 25/10/2019 00:00:00 PM ISO 9001:2015 QUY TRÌNH THANH TỐN TIỀN MẶT CHUYỂN KHOẢN NGÂN HÀNG Mã số: QT-11 Lần ban hành: Ngày: 25.10.2019 Trang: 4/8 5.2 Quy định chứng từ toán 5.2.1 Quy định chung + Các chứng từ tốn phải đảm bảo có đầy đủ chữ ký người có thẩm quyền thích hợp, khơng rách nát, tẩy xóa, khơng viết nhiều loại mực, phải điền đầy đủ thông tin cần thiết đóng dấu (nếu cần) Tất nghiệp vụ mua bán hàng hóa, dịch vụ phải có hóa đơn tài chính, chứng từ hợp pháp Bộ Tài quy định + Hóa đơn tài phải ghi đầy đủ: Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán; Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua; Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi số chữ; Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngồi dịng đơn giá giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dịng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải toán ghi số chữ ; Người mua, người bán ký ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) ngày, tháng, năm lập hóa đơn + Trường hợp mua hàng hóa dịch vụ hóa đơn tài khơng ghi đủ tiêu: Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ phải lập bảng kê chi tiết đính kèm cho hóa đơn phát hành + Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị khơng q 200.000 đồng khơng thể lấy hóa đơn tài phải có hóa đơn bán lẻ giấy biên nhận ghi đầy đủ tên địa kinh doanh bên bán bên mua, ghi rõ nội dung, mặt hàng số tiền hóa đơn (hoặc giấy biên nhận), ký ghi rõ họ tên người mua, người bán Tuyệt đối không chia nhỏ khoản chi để lập giấy biên nhận + Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị 200.000 đồng đến 1.000.000 đồng mà khơng thể lấy hóa đơn tài phận mua hàng phải u cầu nhà cung cấp lập Giấy biên nhận ghi rõ họ tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân người cung cấp phải có xác nhận mặt hành quyền địa phương nơi người cung cấp sinh sống thực kinh doanh + Tổng Công ty quy định mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị 10.000.000 đồng mua trực tiếp tiền mặt không thiết phải lập hợp đồng kinh tế Tuy nhiên để tăng thêm tính chặt chẽ quản lý tài ràng buộc trách nhiệm nhà cung cấp Tổng Công ty khuyến khích việc lập hợp đồng kinh tế giao dịch mua bán hàng hóa có giá trị từ 5.000.000 đồng trở lên hợp đồng có yếu tố kỹ thuật, vận tải + Khoản b, Điều Luật số 32 sửa đổi bổ sung Thuế TNDN có hiệu lực từ ngày 01/01/2014 quy định: "…Đối với hoá đơn mua hàng hố, dịch vụ lần có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên phải có chứng từ tốn khơng dùng tiền mặt…" + Đối với khoản tạm ứng, cá nhân phải có trách nhiệm hoàn tạm ứng sau 07 ngày làm việc sau kết thúc chuyến công tác kết thúc công việc thực theo kế hoạch phê duyệt để đảm bảo việc ghi nhận chi phí kỳ hạch tốn Chú ý: khoản chi đột xuất có giá trị lớn phải lập dự tốn cấp có thẩm quyền duyệt trước thực In 25/10/2019 00:00:00 PM ISO 9001:2015 QUY TRÌNH THANH TỐN TIỀN MẶT CHUYỂN KHOẢN NGÂN HÀNG Mã số: QT-11 Lần ban hành: Ngày: 25.10.2019 Trang: 5/8 5.2.2 Hồ sơ, chứng từ cần thiết trường hợp cụ thể 5.2.2.1 Mua vật tư, hàng hóa theo hợp đồng kinh tế + Hồ sơ, chứng từ cần thiết bao gồm: Giấy đề nghị mua hàng; Giấy báo giá phê duyệt; Hợp đồng kinh tế; Đơn đặt hàng (dùng mua hàng thông qua hợp đồng nguyên tắc); Hóa đơn bán hàng (Hóa đơn GTGT); Phiếu thu tiền nhà cung cấp (nếu toán tiền mặt); Biên nghiệm thu (nếu có); Biên bàn giao; Biên xác nhận giá trị hàng hóa cung cấp hồn thành kỳ tốn (áp dụng với hợp đồng nguyên tắc nhập hàng thành nhiều lần toán vào cuối kỳ) Biên lý hợp đồng (nếu có), Phiếu nhập kho có chữ ký xác nhận phận liên quan, Giấy đề nghị chuyển tiền (nếu toán ngân hàng); Giấy đề nghị toán (nếu toán tiền mặt) 5.2.2.2 Đầu tư xây dựng bản, mua sắm tài sản cố định + Hồ sơ, chứng từ cần thiết bao gồm: Quyết định đầu tư, mua sắm tài sản cố định cấp có thẩm quyền; Hợp đồng kinh tế; Dự toán; Giấy báo giá; Quyết toán; Biên nghiệm thu, chạy thử có tải khơng tải, liên động; Biên bàn giao; Các văn bản, biên khác theo yêu cầu Nhà nước công tác quản lý đầu tư xây dựng lĩnh vực đầu tư cụ thể; hóa đơn bán hàng (Hóa đơn GTGT); Biên lý hợp đồng; Giấy đề nghị chuyển tiền 5.2.2.3 Thanh tốn chi phí, mua sắm dụng cụ, đồ dùng giá trị nhỏ + Hồ sơ, chứng từ cần thiết bao gồm: Giấy đề nghị mua hàng (nếu xác định giá xác); Dự trù xin mua hàng (nếu chưa xác định giá xác); Dự trù chi phí (đối với công việc khác mua hàng); Giấy báo giá; Hóa đơn bán hàng (Hóa đơn GTGT), Hóa đơn bán lẻ, Giấy biên nhận, Phiếu nhập kho; Biên nghiệm thu; Biên bàn giao; Giấy đề nghị toán + Đối với tốn cơng tác phí chứng từ bao gồm: Giấy đường; Quyết định điều động cơng tác (nếu có); Dự trù chi phí; Giấy đề nghị cơng tác; Nhật trình cơng tác; Thẻ lên máy bay (boarding pass); Hộ chiếu photo phần xuất nhập cảnh chuyến đi; Giấy đề nghị toán; Báo cáo cơng tác; 5.2.2.4 Thanh tốn chi phí tổ chức hội nghị, hội thảo, tuyên truyền, quảng cáo + Hồ sơ, chứng từ cần thiết bao gồm: Dự trù chi phí; Hợp đồng quảng cáo; Hợp đồng th phịng hội thảo, phịng nghỉ (nếu có); Biên lý hợp đồng; Danh sách khách mời tham dự hội nghị; Lịch tổ chức; Quyết định TGĐ việc tổ chức hội nghị; hội thảo (nếu có); Hóa đơn bán hàng (Hóa đơn GTGT); Giấy đề nghị tốn, In 25/10/2019 00:00:00 PM ISO 9001:2015 QUY TRÌNH THANH TOÁN TIỀN MẶT CHUYỂN KHOẢN NGÂN HÀNG Mã số: QT-11 Lần ban hành: Ngày: 25.10.2019 Trang: 6/8 5.3 Lưu đồ quy trình tốn Bước Trách nhiệm Người làm toán Kế toán toán Nội dung Tài liệu BM-11-02 BM-11-04 BM-11-01 BM-11-03 Chứng từ gốc liên quan BM-11-02 BM-11-04 BM-11-01 BM-11-03 Chứng từ gốc liên quan BM-11-02 BM-11-04 BM-11-01 BM-11-03 Chứng từ gốc liên quan BM-11-02 BM-11-04 BM-11-01 BM-11-03 Chứng từ gốc liên quan KTT TGĐ Kế toán toán 1) Lệnh chi (mẫu ngân hàng) 2) Phiếu chi (mẫu phần mềm) KTT 1) Lệnh chi (mẫu ngân hàng) 2) Phiếu chi (mẫu phần mềm) TGĐ 1) Lệnh chi (mẫu ngân hàng) 2) Phiếu chi (mẫu phần mềm) Kế toán toán, thủ quỹ Kế toán toán, thủ quỹ BM-11-02 BM-11-04 BM-11-01 BM-11-03 Chứng từ gốc liên quan BM-11-02 BM-11-04 BM-11-01 BM-11-03 Chứng từ gốc liên quan In 25/10/2019 00:00:00 PM ISO 9001:2015 QUY TRÌNH THANH TỐN TIỀN MẶT CHUYỂN KHOẢN NGÂN HÀNG Mã số: QT-11 Lần ban hành: Ngày: 25.10.2019 Trang: 7/8 5.4 Mô tả lưu đồ 5.4.1 Nộp chứng từ + Các cá nhân, đơn vị có nhu cầu tạm ứng, tốn khoản chi tiêu tiền mặt chuyển tiền ngân hàng tập hợp chứng từ lập: - Đề nghị tạm ứng (nếu tạm ứng tiền): BM-11-02 - Đề nghị toán tạm ứng (nếu toán tạm ứng): BM-11-03 - Đề nghị toán (nếu toán tiền trực tiếp): BM-11-04 - Đề nghị chuyển tiền (nếu toán tiền qua ngân hàng tạm ứng chuyển khoản qua ATM): BM-11-01 + Các chứng từ nộp cho kế toán toán Kế toán tốn có trách nhiệm tiếp nhận tồn chứng từ có liên quan 5.4.2 Kiểm tra, tính tốn, đề xuất + Sau tiếp nhận chứng từ, kế toán toán xử lý: - Các khoản toán đột xuất: kiểm tra tính pháp lý đầy đủ chứng từ trình KTT (nếu đảm bảo thủ tục, chế độ); trường hợp không chắn đảm bảo thủ tục, chế độ liên hệ với người đề nghị để làm rõ báo cáo KTT; trường hợp chắn không đảm bảo thủ tục, vi phạm chế độ sách liên hệ trả lại cho người đề nghị từ chối tốn - Các khoản tốn khơng đột xuất: thời gian ngày làm việc, kể từ ngày nhận chứng từ, thực việc kiểm tra, tính tốn, u cầu người đề nghị bổ sung/hồn chỉnh hồ sơ xử lý: ∗ Nếu đảm bảo thủ tục, chế độ trình KTT kiểm sốt; ∗ Nếu người đề nghị khơng bổ sung/hồn chỉnh chứng từ trả lại báo cáo KTT để định; ∗ Nếu vi phạm chế độ, sách Nhà nước từ chối tốn, xuất tốn khoản chi vượt theo quy định chế độ, dự toán 5.4.3 Kiểm soát + Trong thời gian ngày làm việc kể từ nhận chứng từ kế tốn viên trình, KTT kiểm sốt xử lý: - Nếu chứng từ đảm bảo thủ tục, chế độ ký kiểm soát vào Đề nghị tạm ứng; Đề nghị toán; Đề nghị toán tạm ứng; Đề nghị chuyển tiền trình Chủ tài khoản uỷ quyền Chủ tài khoản phê duyệt; - Nếu phát sai sót, chưa thủ tục, chế độ u cầu kế toán toán liên hệ với người đề nghị để bổ sung/hồn thiện xuất tốn, từ chối toán (trả lại chứng từ cho người đề nghị) 5.4.4 Phê duyệt In 25/10/2019 00:00:00 PM ISO 9001:2015 QUY TRÌNH THANH TỐN TIỀN MẶT CHUYỂN KHOẢN NGÂN HÀNG Mã số: QT-11 Lần ban hành: Ngày: 25.10.2019 Trang: 8/8 + Trong thời gian ngày, kể từ phòng TCKT nộp chứng từ, Chủ tài khoản uỷ quyền Chủ tài khoản xem xét, xử lý: - Nếu đồng ý, ký duyệt toán vào Đề nghị tạm ứng; Đề nghị toán; Đề nghị toán tạm ứng; Đề nghị chuyển tiền - Nếu không đồng ý, yêu cầu phòng KTTC người đề nghị làm rõ từ chối toán + Khi chứng từ Chủ tài khoản uỷ quyền Chủ tài khoản duyệt toán, chứng từ chuyển lại cho kế toán toán lập Phiếu chi, Lệnh chi thực theo trình tự từ điểm 5.4.2 - 5.4.4, mục Thời gian thực công việc không ngày 5.4.5 Thực + Phiếu chi có đầy đủ chữ ký (Chủ tài khoản uỷ quyền Chủ tài khoản, KTT, kế toán toán) chuyển thủ quỹ để thực việc thu xuất quỹ tiền mặt Lệnh chi có đầy đủ chữ ký chuyển đến ngân hàng để thực giao dịch chuyển tiền 5.4.6 Lưu hồ sơ + Đây khâu cuối trình tốn Tồn chứng từ sau thực có đầy đủ chữ ký kế toán viên, KTT, Chủ tài khoản uỷ quyền Chủ tài khoản, thủ quỹ người nhận tổ chức lưu giữ phòng TCKT theo chế độ kế toán hành tuân thủ qui định pháp luật LƯU HỒ SƠ TT Loại hồ sơ Những chứng từ kế tốn năm tài Những chứng từ kế tốn trước Nơi lưu trữ File lưu Thời gian Phòng KTTC Tại máy chủ phịng KTTC Theo chế độ kế tốn Kho lưu trữ phòng KTTC TÀI LIỆU KÈM THEO BM-11-01 Đề nghị chuyển tiền (dùng chuyển khoản tạm ứng) BM-11-02 Đề nghị tạm ứng (dùng tiền mặt) BM-11-03 Đề nghị toán tạm ứng BM-11-04 Đề nghị toán (dùng tiền mặt) In 25/10/2019 00:00:00 PM ... nội VP quan Tổng Công ty mà không thay cho quy định pháp luật liên quan đến nghiệp vụ tài chính, kế tốn + Hướng dẫn làm rõ trách nhiệm đơn vị, cá nhân trong nội VP quan Tổng Công ty, thực nghiệp... Quy chế tài Tổng Cơng ty quy định Nhà nước công tác tài chính, kế tốn PHẠM VI ÁP DỤNG + Tất đối tượng có yêu cầu tạm ứng, toán tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng nội VP quan Tổng Công ty đơn vị có... có liên quan VP quan Tổng Cơng ty đảm bảo nắm bắt tuân thủ đầy đủ yêu cầu quy định quy trình thực nghiệp vụ kinh tế tài phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Tổng Công ty In 25/10/2019 00:00:00