TỔNG CÔNG TY MÁY ĐỘNG LỰC

TỔNG CÔNG TY MÁY ĐỘNG LỰC TỔNG CÔNG TY MÁY ĐỘNG LỰC VÀ MÁY NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM CTCP QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU MÃ SỐ QT 01 Lần ban hành 6 NGƯỜI SOẠN THẢO NGƯỜI SOÁT XÉT 1 NGƯỜI SOÁT XÉT 2 NGƯỜI PHÊ[.]

TỔNG CÔNG TY MÁY ĐỘNG LỰC VÀ MÁY NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM - CTCP ISO 9001:2015 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU MÃ SỐ: QT-01 Lần ban hành: NGƯỜI SOẠN THẢO Họ tên: Nguyễn V Anh Chức danh: Thư kí ISO Ngày: / / 2022 NGƯỜI SOÁT XÉT Họ tên: Chức danh: PTGĐ phụ trách Ngày: / / 2022 NGƯỜI SOÁT XÉT Họ tên: Hồ Mạnh Tuấn Chức danh: PTGĐ, QMR Ngày: / / 2022 NGƯỜI PHÊ DUYỆT Họ tên: Phan Phạm Hà Chức danh: Tổng Giám đốc Ngày: / / 2022 ISO 9001:2015 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Mã số: QT-01 Lần ban hành: Ngày: 31/03/2022 Trang: 2/13 In 03/30/2022 9:47:00 AM ISO 9001:2015 Mã số: QT-01 Lần ban hành: Ngày: 31/03/2022 Trang: 3/13 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU PHÂN PHỐI TÀI LIỆU STT Bộ phận phân phối tài liệu Tổng Giám đốc (TGĐ) Phó TGĐ Văn phịng (VP) Ban Kinh tế Kế hoạch (KTKH) Ban Đầu tư phát triển (ĐTPT Ban Kỹ thuật – Nghiên cứu phát triển (KTNCPT Ban Tài Kế tốn (TCKT) Ban Pháp chế (PC) Ban Kinh doanh Phát triển thị trường (KD&PTTT) Ban Tổ chức Nhân (TCNS) VP HĐQT Lưu ban ISO Lưu QMR 10 11 12  S.lg M M M M M Ghi "M"là phân phối dạng mềm M M M M M 1 Trường hợp tài liệu dạng mềm (soft copy), cá nhân, đơn vị phân phối tài liệu sử dụng tài liệu CƠ SỞ DỮ LIỆU VEAM (mục Hệ thống QLCL ISO) TÌNH TRẠNG BAN HÀNH, SỬA ĐỔI Nội dung sửa đổi Lần ban Ngày hành/ có hiệu lực sửa đổi Phê duyệt Ký tên Chức danh Ban hành lần Ban hành lần Ban hành lần Ban hành lần 4 02/05/2012 25/02/2013 25/07/2014 01/05/2017 TGĐ TGĐ TGĐ TGĐ Ban hành lần – Chỉnh sửa hệ thống Ban hành lần – Chỉnh sửa, cập nhật yêu cầu quản lý Nội dung chi tiết hồ sơ BM-01-05 kèm theo 01/09/2019 Q.TGĐ TGĐ In 03/30/2022 9:47:00 AM ISO 9001:2015 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Mã số: QT-01 Lần ban hành: Ngày: 31/03/2022 Trang: 4/13 MỤC ĐÍCH + Quy trình quy định trách nhiệm, quyền hạn việc biên soạn, sửa đổi, phê duyệt, cấp phát, thu hồi, huỷ bỏ, lưu trữ tài liệu thuộc HTQL quan VEAM; + Quy định việc trình bày, phân loại, quản lý loại tài liệu thuộc hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO9001 quan VEAM PHẠM VI ÁP DỤNG 2.1 Kiểm soát tài liệu thuộc HTQL theo tiêu chuẩn ISO9001 quan VEAM; 2.2 Kiểm sốt tài liệu có nguồn gốc bên ngồi liên quan đến HTQL, bao gồm không hạn chế: tiêu chuẩn áp dụng, yêu cầu khách hàng bên quan tâm, hợp đồng hợp tác làm sở thực nghiệp vụ, tài sản khách hàng nhà cung cấp quyền sở hữu trí tuệ liệu cá nhân… TÀI LIỆU VIỆN DẪN + Sổ tay quản lý: mục 4.4.2, 7.4, 7.5, 8.5.3; + Tiêu chuẩn ISO 9001:2015; + QT-02: Quy trình quản lý hồ sơ; + QT-20: Quy trình quản lý thơng tin – đến; + Quy định trình bày văn VEAM – THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA 4.1 Thuật ngữ liên quan đến liệu, thông tin tài liệu 4.1.1 Dữ liệu: Dữ kiện đối tượng (Điều khoản 3.6.1 – ISO9000:2015) 4.1.2 Thơng tin: Dữ liệu có ý nghĩa (đề cập 4.1.1) 4.1.3 Bằng chứng khách quan: Dữ liệu (4.1.1) chứng minh tồn hay thật điều CHÚ THÍCH 1: Bằng chứng khách quan thu thơng qua quan sát, đo lường, thử nghiệm cách thức khác CHÚ THÍCH 2: Với mục đích đánh giá, chứng khách quan thường bao gồm hồ sơ, tuyên bố kiện thông tin (4.1.2) khác liên quan đến chuẩn mực đánh giá kiểm tra xác nhận 4.1.4 Hệ thống thông tin: mạng lưới kênh trao đổi thông tin sử dụng tổ chức 4.1.5 Tài liệu (là kết hợp của) Thông tin (4.1.2) phương tiện chứa đựng thơng tin VÍ DỤ: Hồ sơ (4.1.7), quy định, tài liệu quy trình, vẽ, báo cáo, tiêu chuẩn CHÚ THÍCH 1: Phương tiện giấy, đĩa từ, đĩa điện tử, đĩa quang, ảnh, mẫu gốc tổ hợp dạng CHÚ THÍCH 2: Tập hợp tài liệu, ví dụ quy định hồ sơ, thường gọi “hệ thống tài liệu” In 03/30/2022 9:47:00 AM ISO 9001:2015 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Mã số: QT-01 Lần ban hành: Ngày: 31/03/2022 Trang: 5/13 CHÚ THÍCH 3: Một số u cầu (ví dụ đọc được) liên quan đến tất loại tài liệu Tuy nhiên, có yêu cầu khác quy định (ví dụ yêu cầu kiểm soát việc sửa đổi) hồ sơ (ví dụ u cầu khôi phục lại) 4.1.6 Thông tin dạng văn bản: Thơng tin (4.1.2) cần kiểm sốt trì phương tiện chứa đựng thơng tin CHÚ THÍCH 1: Thơng tin dạng văn định dạng phương tiện từ nguồn CHÚ THÍCH 2: Thơng tin dạng văn đề cập tới: - Hệ thống quản lý, gồm q trình liên quan; - Thơng tin tạo cho việc vận hành tổ chức (hệ thống tài liệu); - Bằng chứng kết đạt (hồ sơ (4.1.7) 4.1.7 Hồ sơ: Tài liệu (4.1.5) nêu kết đạt cung cấp chứng hoạt động thực CHÚ THÍCH 1: Hồ sơ sử dụng để, ví dụ thực thức việc truy xuất nguồn gốc cung cấp chứng việc kiểm tra xác nhận, hành động phòng ngừa hành động khắc phục CHÚ THÍCH 2: Hồ sơ thường khơng cần chịu kiểm sốt sửa đổi CHÚ THÍCH 3: Từ định nghĩa trên, thơng tin dạng văn bao gồm quy trình, quy định, hồ sơ, tồn dạng cứng, diệu điện tử, website, 4.2 Các định nghĩa khác + Tài liệu gốc: tài liệu nguyên trực tiếp phê duyệt người có thẩm quyền (khơng phải chép); + Tài liệu nội bộ: tài liệu TCT biên soạn, ban hành sử dụng nội bộ; + Tài liệu bên ngồi: tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài; + Tài liệu tham khảo: tất tài liệu dùng để tra cứu, tham khảo phục vụ cho công tác chuyên môn; + Tài liệu lỗi thời: tài liệu khơng cịn hiệu lực áp dụng; trường hợp chưa huỷ bỏ, mà lưu trữ để tham khảo, phải đóng dấu “Lỗi thời”; + Ngày ban hành: ngày thức tài liệu có hiệu lực (khi thay đổi ngày ban hành tức tài liệu thay lần ban hành); + Lần ban hành: lần ban hành lần 1; + Lần sửa đổi: Sổ tay quản lý Quy trình ISO, sửa đổi nội dung đó, thực ban hành lại (kể sửa Quy định Hướng dẫn kèm theo) Đối với Biểu mẫu Phụ lục kèm theo, lần sửa đổi lần ban hành Biểu mẫu Phụ lục ấy; + Sốt xét tài liệu: kiểm tra phù hợp tài liệu soạn thảo, đảm bảo tương thích với tiêu chuẩn ISO 9001:2008; + Phê duyệt tài liệu: đảm bảo cho tài liệu có hiệu lực áp dụng; + Các chữ viết tắt khác theo PL-00-01 In 03/30/2022 9:47:00 AM ISO 9001:2015 Mã số: QT-01 Lần ban hành: Ngày: 31/03/2022 Trang: 6/13 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU TRÁCH NHIỆM Trách nhiệm cấp vận hành q trình kiểm sốt tài liệu theo quy trình bảng sau: Tên tài liệu Sổ tay quản lý Quy trình, PL, BM kèm theo Thay BM, PL Quy định Quản lý (gồm QD, HD, phịng, ban Các tài liệu bên ngồi Biên soạn, sửa đổi, cập nhật Sốt xét Ban ISO Trưởng, phó đơn vị Trưởng, phó đơn vị QMR/ Phó TGĐ phụ trách Thư ký ISO Không quy định Không quy định Phê duyệt việc áp dụng TGĐ QMR (*) TGĐ/ PTGĐ phụ trách Trưởng đơn vị TGĐ/ PTGĐ phụ trách Trưởng đơn vị (*) Chữ kí phê duyệt (đối với cứng) thay BM, PL thực cột "Kí tên"của phần "TÌNH TRẠNG BAN HÀNH, SỬA ĐỔI" NỘI DUNG 6.1 Tài liệu HTQL 6.1.1 Cấu trúc nội dung tài liệu Sổ tay quản lý Các quy trình, Quy định, Hướng dẫn Hồ sơ theo yêu cầu tiêu chuẩn bên quan tâm a) Sổ tay quản lý + Là tài liệu mô tả trình HTQL VEAM tương tác q trình đó; + Bao gồm tối thiểu nội dung như: Giới thiệu TCT; Sơ đồ tổ chức TCT; Chính sách chất lượng; Giới thiệu trình HTQL VEAM tương tác trình; Các chương tương ứng với điều khoản theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO9001 b) Quy trình ISO In 03/30/2022 9:47:00 AM ISO 9001:2015 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Mã số: QT-01 Lần ban hành: Ngày: 31/03/2022 Trang: 7/13 Là tài liệu hướng dẫn vận hành nhiều trình nghiệp vụ, bao gồm mục sau: Mục đích: nêu mục đích tài liệu; Phạm vi áp dụng: nêu phạm vi mà tài liệu áp dụng; Tài liệu viện dẫn: liệt kê tài liệu sử dụng thực hiện; Định nghĩa: nêu định nghĩa chữ viết tắt tài liệu, có; Trách nhiệm: Trách nhiệm vận hành nhiều trình liên quan tới Quy trình; Nội dung: nêu nội dung chi tiết bước vận hành, bao gồm lưu đồ/ sơ đồ khối tóm tắt bước; Hồ sơ: nêu loại hồ sơ liên quan đến quy trình cách thức lưu trữ hồ sơ; Danh mục biểu mẫu/ tài liệu kèm theo: Liệt kê biểu mẫu, phụ lục sử dụng với quy trình c) Quy định, hướng dẫn + Quy định, hướng dẫn nhằm làm rõ số nội dung quy trình phần quy trình đó; + Cấu trúc trình bày quy định, hướng dẫn bao gồm mục quy trình * Quy định quản lý đơn vị + Là quy định riêng phòng, ban TCT; + Nội dung bao gồm thông tin: Sơ đồ tổ chức, phân công nhiệm vụ, quyền hạn chức danh, cá nhân, phận đơn vị, người thay người đảm nhiệm chức danh vắng mặt; Quy định quản lý, phân phối, phê duyệt tài liệu thuộc chức nhiệm vụ đơn vị Tổng giám đốc người ủy quyền giao d) Phụ lục, biểu mẫu + Các biểu mẫu quy định SCL, QT (gồm quy định, hướng dẫn kèm theo); + Các phụ lục (nếu có) phần SCL, QT, QD, HD, chứa đựng nội dung, thơng tin có mức độ sửa đổi, cập nhật thường xun hơn, thuận lợi cho việc trích xuất thơng tin; + Các phụ lục trích xuất thơng tin từ nguồn bên ngồi, làm rõ cho nội dung tài liệu Nội dung phụ lục sửa đổi nguồn thông tin, cách trình bày thay đổi; + Phụ lục biểu mẫu phần không tách rời SCL QT 6.1.2 Nhận biết tài liệu a) Quy định kí hiệu tài liệu + Sổ tay chất lượng/ Sổ tay quản lý: SCL + Quy trình: QT + Hướng dẫn: HD + Quy định: QD In 03/30/2022 9:47:00 AM ISO 9001:2015 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Mã số: QT-01 Lần ban hành: Ngày: 31/03/2022 Trang: 8/13 + Biểu mẫu: BM + Phụ lục: PL + Hồ sơ: HS b) Quy định mã số tài liệu Quy trình: QT-XX: quy trình XX (XX có giá trị từ 01  99) Ví dụ, QT-01: quy trình số 01 Quy định, hướng dẫn: QD-XX-YY: quy định YY quy trình XX (YY có giá trị từ 01  99) HD-XX-YY: hướng dẫn YY quy trình XX (YY có giá trị từ 01  99) Ví dụ: QD-01-03: quy định 03, thuộc QT-01 Ví dụ: HD-02-01: hướng dẫn 01 thuộc QT-02 Biểu mẫu, phụ lục: BM-XX-ZZ: biểu mẫu ZZ thuộc quy trình XX (ZZ có giá trị từ 01  99) PL-XX-ZZ: phụ lục ZZ thuộc quy trình XX (ZZ có giá trị từ 01  99) Các BM, PL Quy định, Hướng dẫn đánh số theo Quy trình Ví dụ: BM-01-01: biểu mẫu 01 thuộc QT-01 Ví dụ: PL-00-01: phụ lục 01 thuộc SCL 6.1.3 Hình thức trình bày tài liệu a) Trình bày trang + Sử dụng khổ giấy A4, chủ yếu trình bày theo chiều dọc trang Các BM & PL cần thiết trình bày theo chiều ngang + Định lề trang (margin, layout) quy định cho văn trình bày theo chiều dọc Khi trình bày trang theo chiều ngang, có sử dụng bảng biểu, lề trang thay đổi, phải đảm bảo cân đối trang Top: 20 ~ 25 mm Bottom 20 ~ 25 mm (lề trên, lề dưới) Left: 30 ~ 35 mm Right: 15 ~ 20 mm (lề trái, lề phải) Header: 1cm Footer: 1cm (đầu trang, chân trang) + Khổ văn (paragraph): Khoảng cách dòng (line spacing): dòng đơn (single) Giãn cách khổ văn (spacing): 3pt ~ 6pt (before after) Khi xuống dòng, đầu dòng lùi vào default tab (1.27cm) + Kiểu chữ (font): sử dụng chủ yếu kiểu Times New Roman (bộ mã unicode) theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 + Kích thước chữ (size) văn 12pt 13pt Các tiêu đề, ghi có kích thước lớn nhỏ b) Trình bày loại tài liệu + Tài liệu phải thống trình bày In 03/30/2022 9:47:00 AM ISO 9001:2015 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số: QT-01 Lần ban hành: Ngày: 31/03/2022 Trang: 9/13 + SCL QT-01 người biên soạn thiết kế (lần đầu ban hành lại) + Các quy trình từ QT-02 trở phải thống cách trình bày theo QT-01 + Các quy định, hướng dẫn có hình thức tương tự quy trình + Các biểu mẫu có phần đầu trang & chân trang (header, footer) thiết kế theo BM-01-01 Các biểu mẫu đặc biệt, tuỳ theo yêu cầu, có thiết kế khác + Một số văn có định dạng khác (ví dụ: hợp đồng, đơn hàng, biên ) mà muốn quy định thành BM thủ tục đó, giữ ngun định dạng + Soạn thảo biểu mẫu dùng phần mềm MS Word Excel + Hình thức trình bày phụ lục tương tự biểu mẫu, định dạng khác phụ thuộc nguồn gốc 6.1.4 Hình thức hữu tài liệu + Tài liệu hữu dạng, gồm cứng (hard copy) mềm (soft copy), có giá trị + Tính hiệu lực việc phê duyệt, phân phối dạng tài liệu thực theo nội dung quy định mục 5.1.8 6.1.5 Sửa đổi tài liệu a) Sửa SCL, QT, QD, HD + Các tài liệu sửa đổi nội dung trang nào, thực ban hành lại tài liệu + Đối với phiên tài liệu ban hành trước phiên QT-01 này, có mục L " ần sửa đổi:"ở phần đầu trang (header), không thực sửa đổi trang, kể từ ngày ban hành QT-01 Khi ban hành lại tài liệu áp dụng theo định dạng đầu trang QT-01 + Các sửa đổi có tính chất sửa lỗi tả, cách trình bày, mà khơng ảnh hưởng đến nội dung, phép sửa (đối với soft copy), thay trang (đối với hard copy), tương tự thay trang bị rách, hỏng * Đối với tài liệu đóng (hard copy), thay trang cách đóng dấu "lỗi thời"vào trang cần thay gắn (dán) trang thay vào sau trang b) Sửa PL, BM + Các phụ lục, biểu mẫu cần sửa đổi nội dung, thay mới; + PL & BM có mục "Lần ban hành" ghi dạng "m.n" Trong đó, "m" số lần ban hành tài liệu mà PL, BM kèm; "n" lần ban hành PL, BM (n "1"); + Khi tài liệu mà PL, BM kèm thay đổi "lần ban hành" (m), phải ban hành lại tất PL, BM kèm theo Khi đó, số lần ban hành PL, BM trở "m.1" Vì dụ, QT-01 ban hành lần 3, BM-01-02 kèm có lần ban hành 3.1, thay có lần ban hành 3.2 c) Ghi chép nội dung phần "TÌNH TRẠNG BAN HÀNH, SỬA ĐỔI" + Khi ban hành lại SCL, QT, QD, HD (hoặc PL, BM nó), phần "TÌNH TRẠNG BAN HÀNH, SỬA ĐỔI" tài liệu phải ghi rõ nội dung cột In 03/30/2022 9:47:00 AM ISO 9001:2015 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Mã số: QT-01 Lần ban hành: Ngày: 31/03/2022 Trang: 10/13 + Đối với BM, PL "Lần ban hành" với tài liệu có dạng m.1 (điểm b trên), nên thay có lần ban hành từ m.2 trở Tại cột "Lần ban hành /sửa đổi" ghi lần ban hành BM, PL * Ví dụ, QT-09 ban hành lần 2, sau thay BM-09-01, thực ghi sau: Nội dung sửa đổi Ban hành lần Ban hành lần Thay BM-09-01 Tài liệu ban hành lần BM ban hành lại Lần ban hành / sửa đổi Ngày có hiệu lực 2.2 02/05/2012 25/02/2013 06/08/2014 Phê duyệt Ký tên Chức danh TGĐ TGĐ QMR 6.1.7 Lưu đồ kiểm soát tài liệu nội (xem trang cuối) 6.1.8 Giải thích lưu đồ Bước Đề xuất biên soạn, sửa đổi: + Đơn vị có liên quan đến việc áp dụng tài liệu chủ trì đề xuất trực tiếp biên soạn, sửa đổi tài liệu + Các cá nhân, đơn vị liên quan đến tài liệu áp dụng đề xuất việc sửa đổi tài liệu Ý kiến đề xuất thực qua email, gửi trực tiếp cho đơn vị chủ trì tài liệu, có c/c cho QMR thư kí Ban ISO + QMR trực tiếp đề xuất sửa đổi tài liệu chuyển ý kiến cho cá nhân, đơn vị chủ trì tài liệu thực + Người phân công biên soạn, sửa đổi theo quy định mục + SCL QMR phân công thành viên Ban ISO soạn thảo (hoặc QMR trực tiếp soạn thảo) + Trong q trình biên soạn, sửa đổi tài liệu trao đổi lấy ý kiến cá nhân, đơn vị TCT (khuyến khích trao đổi qua hình thức email) theo biểu mẫu BM01-04 Bước Phê duyệt tài liệu: + Trưởng đơn vị biên soạn tiến hành xem xét mức độ ảnh hưởng việc thay đổi tài liệu theo BM-00-05 Sổ tay quản lý, đồng thời đề xuất biện pháp quản lý thay đổi + Thẩm quyền phê duyệt tài liệu quy định mục + Đối với tài liệu dạng cứng, thay BM, PL Phó TGĐ phụ trách phê duyệt cách kí phần "TÌNH TRẠNG BAN HÀNH, SỬA ĐỔI" Bước Phân phối, thu hồi, hủy tài liệu: * Tài liệu dạng cứng: + Tài liệu dạng cứng phải đóng dấu kiểm sốt theo mẫu dấu phụ lục PL-01-01 In 03/30/2022 9:47:00 AM ISO 9001:2015 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Mã số: QT-01 Lần ban hành: Ngày: 31/03/2022 Trang: 11/13 + Đơn vị phân phối tài liệu lập bảng tổng hợp theo dõi tài liệu theo biểu mẫu BM01-02 Đối với tài liệu phân phối mềm, ghi "M" cột số lượng phân phối + Các đơn vị tự lập danh mục tất tài liệu áp dụng liên quan đến đơn vị + Tài liệu dạng cứng giao nhận đơn vị đơn vị tự lập sổ theo dõi + Tài liệu dạng cứng hết hiệu lực thu hồi để hủy bỏ, cần lưu trữ để tham khảo, đóng dấu “Lỗi thời” vào đầu trang tài liệu (mẫu dấu theo PL-01-01) Cá nhân, đơn vị giao tài liệu đồng thời có trách nhiệm thu hồi, hủy bỏ tài liệu * Tài liệu dạng mềm: + Tài liệu phân phối dạng mềm thực ban hành thống từ sở liệu mạng nội (LAN/ website) TCT (gửi qua email trường hợp cần thông báo nhanh) + Tài liệu sau phê duyệt (ở bước 2) người soạn thảo, thư kí Ban ISO, QMR (tùy trường hợp cụ thể) gửi trực tiếp cho cán phụ trách liệu mạng LAN để ban hành (ban hành thay lỗi thời) + Trường hợp ban hành lại BM PL, thay trang có ghi TÌNH TRẠNG BAN HÀNH, SỬA ĐỔI + Các BM cần tải xuống để soạn thảo sử dụng, bắt buộc phải dạng file soạn thảo Các mềm tài liệu khác khơng quy định định dạng file Riêng trang bìa SCL, QT, QD, HD có chữ kí cứng phê duyệt, phải scan kèm theo file tài liệu + Người gửi tài liệu để ban hành mạng nội người có trách nhiệm thông báo áp dụng, cách gửi email cho tất người, theo địa all@veamcorp.com + Các cá nhân, đơn vị tải tài liệu từ mạng nội máy tính cá nhân (để thuận tiện sử dụng) tự quy định nội bộ, tránh sử dụng tài liệu lỗi thời + Trường hợp in tài liệu SCL QT để sử dụng, phải kèm theo trang bìa có chữ kí (bản scan, photocopy từ cứng lưu Ban ISO) đóng dấu kiểm soát tài liệu (mẫu dấu phụ lục PL-01-01) 6.2 Kiểm sốt tài liệu Tài liệu bên ngồi + Các tài liệu bên phải lập danh mục quản lý, theo dõi, sử dụng theo BM-01-03 + Các tài liệu thuộc quyền sở hữu trí tuệ liệu cá nhân khách hàng cần quản lý tuân thủ theo cam kết với khách hàng + Các tài liệu quản lý đơn vị đơn vị trưởng phê duyệt + Các tài liệu có liên quan đến nhiều đơn vị cần phê duyệt Tổng Giám đốc Phó TGĐ ủy quyền + Các tài liệu bên đến VEAM theo đường cơng văn quản lý theo QT-20 + Tài liệu bên ngồi phải có dấu kiểm sốt theo PL-01-01 LƯU HỒ SƠ In 03/30/2022 9:47:00 AM QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU ISO 9001:2015 TT Mã số BM-01-02 BM-01-03 BM-00-05 BM-01-04 Mã số: QT-01 Lần ban hành: Ngày: 31/03/2022 Trang: 12/13 Nội dung hồ sơ Đơn vị lưu trữ Thời gian lưu Bảng tổng hợp theo dõi tài liệu Danh mục tài liệu bên ngồi Bảng góp ý biên soạn tài liệu Ban ISO, đơn vị Đến có thay đổi 03 năm, kể từ kết thúc kiểm soát thay đổi Phiếu quản lý thay đổi Ban ISO, đơn vị Các Quy trình có chữ ký phê duyệt gốc Ban ISO 10 năm kể từ có thay đổi TÀI LIỆU/ BIỂU MẪU KÈM THEO BM-01-01 Mẫu biểu mẫu khổ A4 dọc (.doc) BM-01-02 Bảng tổng hợp theo dõi tài liệu BM-01-03 Danh mục tài liệu bên ngồi BM-01-04 Bảng góp ý biên soạn tài liệu PL-01-01 Mẫu dấu kiểm soát tài liệu In 03/30/2022 9:47:00 AM QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU ISO 9001:2015 Mã số: QT-01 Lần ban hành: Ngày: 31/03/2022 Trang: 13/13 LƯU ĐỒ KIỂM SOÁT TÀI LIỆU NỘI BỘ TT Trách nhiệm Người đề xuất, người Biên soạn biên soạn 2.1 Trưởng đơn vị/ Phó Kiểm tra TGĐ phụ trách Nội dung Tài liệu/ Biểu mẫu BM-01-04 BM-00-05 Không BM-01-04 BM-00-05 Đạt PhêQMR TGĐ, 2.2 Không duyệt BM-01-04 BM-00-05 Đạt Không Phân phối, áp Ban ISO, đơn vị dụng BM-01-02 Đơn vị phân Kiểm tra hiệu cơng lực BM-00-05 Đạt Duy trì, áp dụng Ban ISO, đơn vị BM-00-05 Các QT liên quan Ban ISO, cácsơđơn vị Lưu hồ QT-02 In 03/30/2022 9:47:00 AM ... đạt cung cấp chứng hoạt động thực CHÚ THÍCH 1: Hồ sơ sử dụng để, ví dụ thực thức việc truy xuất nguồn gốc cung cấp chứng việc kiểm tra xác nhận, hành động phòng ngừa hành động khắc phục CHÚ THÍCH... tham khảo: tất tài liệu dùng để tra cứu, tham khảo phục vụ cho công tác chuyên môn; + Tài liệu lỗi thời: tài liệu khơng cịn hiệu lực áp dụng; trường hợp chưa huỷ bỏ, mà lưu trữ để tham khảo, phải... phân công nhiệm vụ, quyền hạn chức danh, cá nhân, phận đơn vị, người thay người đảm nhiệm chức danh vắng mặt; Quy định quản lý, phân phối, phê duyệt tài liệu thuộc chức nhiệm vụ đơn vị Tổng giám