TỔNG CÔNG TY MÁY ĐỘNG LỰC TỔNG CÔNG TY MÁY ĐỘNG LỰC VÀ MÁY NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM CTCP QUY TRÌNH MUA HÀNG HÓA, DỊCH VỤ MÃ SỐ QT 09 Lần ban hành 5 NGƯỜI SOẠN THẢO NGƯỜI SOÁT XÉT NGƯỜI PHÊ DUYỆT Họ và tên[.]
TỔNG CÔNG TY MÁY ĐỘNG LỰC VÀ MÁY NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM - CTCP ISO 9001:2015 QUY TRÌNH MUA HÀNG HÓA, DỊCH VỤ MÃ SỐ: QT-09 Lần ban hành: NGƯỜI SOẠN THẢO Họ tên: Hoàng Anh Tuấn Chức danh: PP VPTH Ngày 01 tháng 09 năm 2019 NGƯỜI SOÁT XÉT Họ tên: Phạm Vũ Hải Chức danh: PTGĐ, QMR Ngày 01 tháng 09 năm 2019 NGƯỜI PHÊ DUYỆT Họ tên: Ngô Văn Tuyển Chức danh: Q Tổng Giám đốc Ngày 01 tháng 09 năm 2019 ISO 9001:2015 QUY TRÌNH MUA HÀNG HĨA, DỊCH VỤ Mã số: QT-09 Lần ban hành: Ngày: 01/09/2019 Trang: 2/7 In 09/20/2019 4:08:00 PM ISO 9001:2015 QUY TRÌNH MUA HÀNG HĨA, DỊCH VỤ Mã số: QT-09 Lần ban hành: Ngày: 01/09/2019 Trang: 3/7 PHÂN PHỐI TÀI LIỆU STT 10 11 12 Bộ phận phân phối tài liệu TGĐ PTGĐ VPTH Phòng KH Phòng ĐT-XDCB Phòng KT-NCPT Phòng KT-TC Phòng TT-KD Phòng PC Phòng NS-TL VP HĐQT Lưu ban ISO Lưu QMR S.lg M M M M M M M M M 1 Ghi "M"là phân phối dạng mềm Trường hợp tài liệu dạng mềm (soft copy), cá nhân, đơn vị phân phối tài liệu sử dụng tài liệu CƠ SỞ DỮ LIỆU VEAM (mục Hệ thống QLCL ISO) TÌNH TRẠNG BAN HÀNH, SỬA ĐỔI Nội dung sửa đổi Ban hành lần Ban hành lần Ban hành lần Ban hành lần – Phù hợp ISO9001:2015 Ban hành lần – Bổ sung BM-09-03 chỉnh sửa liên quan Lần ban Ngày hành/ có hiệu lực sửa đổi Phê duyệt Ký tên Chức danh 02/05/2012 25/02/2013 20/05/2015 01/05/2017 TGĐ TGĐ TGĐ TGĐ 01/09/2019 Q TGĐ In 09/20/2019 4:08:00 PM ISO 9001:2015 QUY TRÌNH MUA HÀNG HĨA, DỊCH VỤ Mã số: QT-09 Lần ban hành: Ngày: 01/09/2019 Trang: 4/7 MỤC ĐÍCH + Quy trình quy định trình tự bước thực mua hàng hóa, dịch vụ (sau gọi tắt “mua hàng”, nhằm đảm bảo đạt yêu cầu chất lượng, tiến độ, giá cả…, đáp ứng yêu cầu bên quan tâm; PHẠM VI ÁP DỤNG + Áp dụng cho việc mua tất loại vật tư, hàng hoá, trang thiết bị dịch vụ phục vụ cho hoạt động quan văn phòng TCT; + Các loại tài sản cố định (hữu hình vơ hình) vật tư sửa chữa, nâng cấp tài sản cố định; + Vật tư, hàng hóa mua cho phục vụ chế tạo thử nghiệm theo QT-24 – Quản lý gia cơng chế thử; + Các dịch vụ th ngồi mà quan Tổng công ty không tự tiến hành được: tư vấn, đào tạo, tổ chức kiện… + Không áp dụng việc mua: - Vật tư sử dụng cho hoạt động loại xe ô tơ văn phịng xăng, dầu, vật tư cho bảo dưỡng, sửa chữa xe (các loại trang bị thêm cho tơ phải tn theo quy trình này); - Hàng hoá mua hợp đồng kinh doanh thương mại theo QT-12; - Vật tư nhận mua uỷ thác cho chi nhánh TÀI LIỆU VIỆN DẪN + Sổ tay chất lượng; + Tiêu chuẩn ISO 9001:2015; + QT-04: Quy trình kiểm sốt KPH hành động khắc phục ĐỊNH NGHĨA + Đơn vị đề xuất mua hàng: đơn vị có nhu cầu; + Đơn vị quản lý mua hàng: Tổng Giám đốc quy định đơn vị chịu trách nhiệm quản lý mua hàng tùy theo thời kỳ + Đơn đặt hàng: thông tin chi tiết quy cách hàng hóa mua, kèm theo hợp đồng/ hợp đồng nguyên tắc + Các chữ viết tắt khác theo PL-00-01 In 09/20/2019 4:08:00 PM ISO 9001:2015 TT QUY TRÌNH MUA HÀNG HÓA, DỊCH VỤ NỘI DUNG 5.1 Lưu đồ Trách nhiệm Nội dung Mã số: QT-09 Lần ban hành: Ngày: 01/09/2019 Trang: 5/7 Tài liệu Các đơn vị có nhu cầu, Đơn vị quản lý mua hàng TGĐ (hoặc người uỷ quyền) Đơn vị có nhiệm vụ mua hàng Đơn vị có nhiệm vụ mua hàng TGĐ (hoặc người uỷ quyền) Đơn vị mua, TGĐ (hoặc người uỷ quyền) Đơn vị có nhiệm vụ mua hàng Đơn vị có nhiệm vụ mua hàng Kiểm tra Yêu cầu chất lượng QT-04 Đơn vị có nhiệm vụ mua hàng Phịng Kế tốn-TC Nhập kho Thanh tốn Theo hướng dẫn Phịng Kế tốn-Tài 10 Đơn vị đặt hàng/ Quản lý đặt hàng Phịng Kế tốn-TC Nhu cầu sử dụng, kế hoạch mua BM-09-01 Phê duyệt BM-09-01 Lựa chọn nhà cung ứng (nếu cần) Thay đổi Phê duyệt Kí hợp đồng, đơn hàng Báo giá, chào hàng BM-09-02 Thơng báo cho đơn vị có nhu cầu (văn bản, Email) Báo giá, chào hàng BM-09-02 Hợp đồng, đơn hàng Thực mua hàng Lưu hồ sơ BM-09-03 In 09/20/2019 4:08:00 PM ISO 9001:2015 QUY TRÌNH MUA HÀNG HĨA, DỊCH VỤ Mã số: QT-09 Lần ban hành: Ngày: 01/09/2019 Trang: 6/7 5.2 Diễn giải lưu đồ Bước Nhu cầu sử dụng, kế hoạch mua: + Căn nhu cầu sử dụng, phịng theo chức lập nhu cầu mua vật tư, hàng hoá theo BM-09-01 Tùy theo yêu cầu, đề xuất mua kèm theo giải trình đơn vị lập nhu cầu; + Các loại vật tư dùng chung văn phòng phẩm, trang thiết bị văn phòng, ; + Các loại vật tư khác liên quan đến phịng phịng lập nhu cầu; + Tuỳ theo loại vật tư, mà phịng đề xuất mua trực tiếp, kí hợp đồng mua, tìm nhà cung ứng; Bước Phê duyệt: + TGĐ người uỷ quyền xem xét phê duyệt kế hoạch mua vật tư, duyệt phương thức mua + Sau phê duyệt, mục kế hoạch thực tiếp bước 3, Bước Lựa chọn nhà cung ứng: + Lựa chọn nhà cung ứng cho loại vật tư phù hợp, đề xuất theo BM-09-02; Bước Thay đổi chủng loại vật tư: + Nếu phải thay đổi chủng loại vật tư, đơn vị có nhiệm vụ mua hàng phải thơng báo (bằng văn bản, Email) cho đơn vị có nhu cầu để thống thay đổi danh mục hàng hóa thực lại bước Bước Phê duyệt nhà cung ứng: + TGĐ (hoặc người uỷ quyền) phê duyệt lựa chọn nhà cung ứng Bước Kí hợp đồng, đơn hàng: + Tuỳ theo loại vật tư cụ thể trường hợp mua cụ thể, phòng có trách nhiệm mua hàng chuẩn bị hợp đồng đơn hàng; + TGĐ (hoặc người uỷ quyền) kí hợp đồng đơn hàng Bước Thực mua hàng: + Đơn vị giao nhiệm vụ mua theo kế hoạch duyệt; Bước Kiểm tra hàng mua: + Các phòng thực mua chịu trách nhiệm chất lượng vật tư, hàng hố mua; + Nếu có vấn đề liên quan đến không phù hợp chất lượng, cần có đối sách xử lí theo QT-04 Bước Nhập kho, toán: + Vật tư sau kiểm tra xác nhận đủ tiêu chuẩn chất lượng, làm thủ tục nhập kho, toán; In 09/20/2019 4:08:00 PM QUY TRÌNH MUA HÀNG HĨA, DỊCH VỤ ISO 9001:2015 Mã số: QT-09 Lần ban hành: Ngày: 01/09/2019 Trang: 7/7 + Thủ tục nhập kho, toán theo hướng dẫn nghiệp vụ Phịng Kế tốn-Tài + Đơn vị có nhu cầu mua hàng đơn vị quản lý mua hàng lập Báo cáo kết mua hàng theo BM-09-03 LƯU HỒ SƠ TT Tên hồ sơ Đơn vị lưu trữ Thời gian lưu Kế hoạch kết mua hàng Đơn vị quản lý mua năm Hồ sơ liên quan nhà cung ứng Đơn vị quản lý mua năm Hợp đồng, hồ sơ toán Đơn vị quản lý mua, P KT-TC Theo quy định TÀI LIỆU KÈM THEO BM-09-01 Kế hoạch mua hàng BM-09-02 Phiếu đánh giá lựa chọn nhà cung ứng BM-09-03 Báo cáo kết mua hàng In 09/20/2019 4:08:00 PM ... Quản lý gia công chế thử; + Các dịch vụ thuê ngồi mà quan Tổng cơng ty khơng tự tiến hành được: tư vấn, đào tạo, tổ chức kiện… + Không áp dụng việc mua: - Vật tư sử dụng cho hoạt động loại xe... 9001:2015; + QT-04: Quy trình kiểm sốt KPH hành động khắc phục ĐỊNH NGHĨA + Đơn vị đề xuất mua hàng: đơn vị có nhu cầu; + Đơn vị quản lý mua hàng: Tổng Giám đốc quy định đơn vị chịu trách nhiệm... hợp ISO9001:2015 Ban hành lần – Bổ sung BM-09-03 chỉnh sửa liên quan Lần ban Ngày hành/ có hiệu lực sửa đổi Phê duyệt Ký tên Chức danh 02/05/2012 25/02/2013 20/05/2015 01/05/2017 TGĐ TGĐ TGĐ TGĐ