1. Mục đích Purpose Để đảm bảo tất cả các lỗi sự cố, rủi ro, mối nguy về sản phẩm cũng như các rủi ro của hoạt động sản xuất, kinh doanh được thông tin rộng rãi tới cộng đồng, người mua, nhà nhập khẩu, cơ quan hữu trách của nước nhậpxuất khẩu, phương tiện truyền thông. To ensure all faults, risks, product risks as well as risks of production and business activities are widely communicated to the community, buyers, importers, agencies, importexport country, social media. Bảo vệ sức khỏe, tính mạng của người trực tiếp sử dụng cộng đồng To protect health danger of directly using community Bảo vệ uy tín, thương hiệu của công ty To protect reputation brand name of the company Thể hiện trách nhiệm của công ty đối với cộng đồng. Demonstrate the companys responsibility to the community.
QUI TRÌNH GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI CỦA CỘNG ĐỒNG HANDLING COMMUNITY’S CLAIM PROCEDURE Ngày hiệu lực Date of effects Lần sửa đổi Revision Trang/ Tổng Page/Pages Phân phối tới phận/distributed to: Ban Giám đốc/BOD Phòng/BP QA/QC Phòng/BP HC&NS/HR & Admin Phịng/BP QLSX/Production MGM Phịng/BP tài & kế tốn/Finance & Acc Phòng/BP kỹ thuật /Tech Phòng/BP mua hàng/Purchasing Phòng/BP điện Phòng/BP XNK/Shipment Phòng/BP Compliance/ISO/SEA Phòng/BP kho/Warehouse Ban điều hành/Management Committee Phịng/BP kế hoạch/Merchandiser & OC Cơng đồn/Trade Union Quản Lý Sự Thay Đổi /Change Control Lần/Rev Ngày/Date Người biên soạn Composed by Chữ ký Signatur e Họ tên Full Name Chủ tịch cơng đồn/Union Nội dung đổi/Revised content Quản lý chất lượng & kĩ thuật Quality/Technical dept manager Trường Nhóm ATLĐ-MT/TNX H HSE/Compliance team leader Giám đốc (General) Director Mục đích /Purpose - Để đảm bảo tất lỗi cố, rủi ro, mối nguy sản phẩm rủi ro hoạt động sản xuất, kinh doanh thông tin rộng rãi tới cộng đồng, người mua, nhà nhập khẩu, quan hữu trách nước nhập/xuất khẩu, phương tiện truyền thông - To ensure all faults, risks, product risks as well as risks of production and business activities are widely communicated to the community, buyers, importers, agencies, import/export country, social media - Bảo vệ sức khỏe, tính mạng người trực tiếp sử dụng & cộng đồng - To protect health & danger of directly using & community - Bảo vệ uy tín, thương hiệu cơng ty - To protect reputation & brand name of the company - Thể trách nhiệm công ty cộng đồng - Demonstrate the company's responsibility to the community Phạm vi /Scope - Công ty & địa điểm kinh doanh, sản xuất, văn phịng (nếu có) Company & business location & manufacturing, office (if any) Sản phẩm: may mặc, bảo hộ lao động (rủi ro thấp) Product: apparel, personal protection equipment (low risk) Định nghĩa, viết tắt yêu cầu / luật liên quan (sắp xếp theo thứ tự bảng ch ữ cái) Definition, abbreviation and related law/requirement (in anphabet order) - BGĐ: ban giám đốc - BOD: board of director - BVMT: bảo vệ mơi trường - Chính sách: cam kết công ty - NLĐ: người lao động/Employee - Policy: company’s commitment - Procedure: necessary processes to implement a policy - Quy trình: cụ thể hóa sách bước, công đoạn cần thực - RDS: Responsible Down Standard - SEA: Social & environmental affairs - TNXH: trách nhiệm xã hội - Tài liệu, hồ sơ: Tài liệu cung cấp chứng khách quan hoạt động thực hay kết đạt - T&C: testing and commissioning - TLBN: Tài liệu bên Trách nhiệm /Responsibility - Ban điều hành có trách nhiệm phổ biến cho NLĐ & khách, nhà thầu (nếu có liên quan) biết - The management board is responsible for communicating the employees and visitors, contractor (if concerned) - Thủ kho chịu trách nhiệm số lượng, chất lượng nguyên liệu, phụ liệu thuộc kho quản lý trước cơng ty - Warehouse keepers are responsible for the quantity and quality of raw materials and auxiliary materials under their management in the company - Khi có nhầm lẫn, sai sót sảy thủ kho có trách nhiệm tìm ngun nhân - Warehouse are responsible for finding the root cause when occurring mistake, error (if any) - Thủ kho chịu trách nhiệm hướng dẫn nhân viên kho phận liên quan thực theo quy trình - Warehouse keepers are responsible for guiding their staff and related departments to follow this process Đánh giá rủi ro/Risk audit - Các mối nguy rủi ro liên quan tới nội dung tài li ệu này, c ứ vào m ức đ ộ ảnh hưởng đáng kể chúng, đánh giá r ủi ro m ặt: nhân quy ền, s ức kh ỏe, an toàn lao động, phịng cháy chữa cháy, mơi tr ường, an ninh, an toàn s ản ph ẩm, ch ất l ượng & kinh doanh - The hazards and risks related to this document contents, based on their significant influence, will be assessed risks in terms of human rights, health safety and prevention fire protection, environment, security, product safety, quality & business Nội dung /Content 6.1 Chính sách chung/ General Policy: - Công ty cam kết/ Company commitment: o tất lỗi cố, rủi ro, mối nguy sản phẩm, rủi ro ATLĐ-MT, an ninh hoạt động sản xuất, kinh doanh chủ động thông tin rộng rãi tới người mua, nhà nhập khẩu, quan hữu trách nước nhập/xuất khẩu, phương tiện truyền thông minh bạch, rõ ràng, đầy đủ All faults, risks, product hazards, OSH risks, production security and business activities will be proactively informed to buyers, importers and agencies, the ones who responsibility of the importing / exporting country, the social media is transparent, clearly and fully information o Công chúng dễ dàng tiếp cận tới đường dây nóng (hotline), email giải khiếu nại công ty cách nhanh chóng, kịp thời Employees easy access to hotline, company email to solving grievance quickly and promptly o Đối thoại chân thành với công đồng tác động liên quan hoạt động sản xuất, kinh doanh công ty gây mối nguy ATLĐ-MT, PC, an ninh,… Sincere dialogue with the community about the related impacts of the company's production and business activities on hazards of labor safety, environment, PC, security, o Hợp tác đầy đủ, chân thành với quan hữu trách, ban điều tra tổ chức, hiệp hội người tiêu dùng, tổ chức phi phủ, cộng đồng, nước sở hoặc/& đại diện nhà nhập khẩu, giám sát công chúng báo giới Cooperate fully and sincerely with authorities, investigation boards of organizations, consumer associations, non-governmental organizations, communities, of host countries or / & representatives of importers, under public supervision and press o Bồi thường thỏa đáng lỗi công ty theo phán tòa án nước sở nước nhập Satisfactory compensation if due to the fault of the company or in the judgment of the host country or the importing country o Bảo mật thông tin người khiếu nại; nạn nhân tòa án, nạn nhân thân nhân yêu cầu Confidentiality of complainant information; or victim if required by court, victim or relative o NLĐ đào tạo, hiểu rõ thực đầy đủ quy trình liên quan Employees will be trained, understood and fully implemented in related process o Thực hành an toàn sản phẩm, ATLĐ-MT, an ninh quy trình sản xuất hàng hóa, đặc biệt sản phẩm phục vụ y tế Practicing product safety, safety and hygiene, security in every production process, especially products serving health 6.2 Sự kiện cần báo cáo/ Reporting Event - lỗi cố, rủi ro, mối nguy gây tai nạn, bệnh tật sản phẩm hoạt động sản xuất, kinh doanh công ty Faults, risks, accidents, product-related diseases, production activities, business activity of the company - cố y khoa liên quan khơng phát trước liên quan đến sản phẩm công ty hoặc/& sản phẩm tương tự công ty khác thị trường A related medical issue not previously detected related to a company's product or / & similar product of another company on the market - Giải thích hiểu sai cách sử dụng, bảo quản, thải bỏ sản phẩm người mua, công chúng Explain the misunderstanding in using, storage and disposal of products by the buyer and the public - Giải khiếu nại, khiếu kiện khách hàng sản phẩm Solving grievance, complain of customer about the product 6.3 Mức độ nghiêm trọng cần xem xét/ Consideration severity (tham khảo tiêu chí quan y tế Canada - Health Canada/ Refer to Health Canada criteria) - Không đáng kể (Green): tai nạn nhẹ Not significant (Green): minor accident - Đáng kể (Yellow): thương tích, chấn thương phần mềm, bệnh thơng thường Significant (Yellow): injuries, software injuries, common diseases - Nghiêm trọng (Orange): làm chết 01 người hoặc/& bị thương tật vĩnh viễn từ 02 người trở lên Serious (Orange): killed 01 person or / & permanently injured from 02 people or more - Đặc biệt nghiêm trọng (Red): làm chết từ 02 người trở lên hoặc/& xảy dịch bệnh diện rộng (cấp xã phường) Particularly serious (Red): killing or more people or / & having a large-scale epidemic (commune and ward level) 6.4 Nơi nhận báo cáo/ Report recipient - quan y tế hữu trách, health authorities - ban điều tra tổ chức, hiệp hội người tiêu dùng, tổ chức phi phủ, cộng đồng, nước sở Investigating boards of organizations, consumer associations, non-governmental organizations, communities, of host countries - đại diện nhà nhập khẩu, Importer representative - Tổ chức chứng nhận (nếu có) Certification organization (if any) - Cơ quan phủ liên quan (bộ y tế) Relevant government agencies (Health Ministry) - Tổ chức phi phủ liên quan (WHO) Relevant non-governmental organizations - công chúng báo giới (công bố website công ty) Public and press (published on the company's website) 6.5 Báo cáo/ Reporting - Đây yêu cầu báo cáo bắt buộc, BGĐ công ty không đ ược tránh né, thoái thác, ph ải thực nhận thức mối nguy (khơng phải chờ có r ủi ro) ho ặc sau cố quy mơ nhỏ xảy This is a mandatory reporting requirement, the Company Board of Directors must not avoid, repudiate, must be done right after being aware of the risk (without waiting for risks) or after a small-scale incident may happened - Sử dụng biểu mẫu biên việc, hành động khắc phục phòng ngừa hoặc/& mẫu biểu nước sở tại/nhập yêu cầu Using reporting form, corrective action plan and/ or form of country/importation - BGĐ, điều hành định người phát ngơn thức Thực hi ện quy ch ế phát ngôn, ch ỉ “Một nguồn thống nhất” – 01 đại diện chuyên trách BGĐ định Không ngoại lệ The Executive Board and the Executive appoint the official spoken person Implementing the regulation of speech, only "One unified source" - 01 full-time representative of the Board of Directors No exceptions - BGĐ, điều hành họp khẩn cấp – ban hành động (action team) Board of Directors, executive of emergency meetings - action team - Công ty bổ nhiệm ban đại diện hành động bao gồm nhân viên kĩ thu ật, pháp lý, kiểm soát sản xuất chất lượng nhằm phân tích nguyên nhân g ốc r ễ x ảy s ự c ố, hướng khắc phục, phòng ngừa, tái đánh giá mối nguy rủi ro The Company will appoint an action representative board comprising technical, legal, production and quality control personnel to analyze the root cause of the incident, how to fix it, prevent it, re Hazard and risk assessment - Người phát ngơn thức đưa thơng tin nhanh chóng vịng mu ộn nh ất t 2h12h tới người tiêu dùng, cộng đồng, đối tác gửi báo cáo vòng tối đa 10 ngày sớm tùy theo yêu cầu quan hữu trách nước sở tại/nhập Official spokesperson brings information quickly within the latest from 2h-12h to consumers, communities, partners and send reports within 10 days or sooner as required by the authorities country / import authority - Tùy theo đánh giá mức độ mối nguy, công ty định t ạm d ừng s ản xu ất sản phẩm liên quan rà soát quy trình sản xuất kiểm sốt chất lượng Depending on the hazard assessment level, the company will decide to suspend production of related products and review production processes and quality control - Đồng thời, công ty tham vấn quan hữu trách, chuyên môn Besides that, the company consulted the responsible and specialized agencies 6.6 Hành động sau báo cáo/ Action after reporting - Hợp tác đầy đủ, chân thành với quan hữu trách, ban điều tra tổ chức, hiệp hội người tiêu dùng, tổ chức phi phủ, cộng đồng, nước sở hoặc/& đại diện nhà nhập khẩu, giám sát công chúng báo giới Cooperate fully and sincerely with authorities, investigation boards of organizations, consumer associations, non-governmental organizations, communities, of host countries or / & representatives of importers, under public supervision and press - Thực hành kế hoạch khắc phục phòng ngừa tránh tái diễn Practice corrective action plan and prevent recurrence - Thực truy vết triệu hồi sản phẩm sản phẩm có nguy gây nguy hại cho người sử dụng Making and recalling products if the products are likely to cause harm to users - Khắc phục, sửa chữa sản phẩm chưa sử dụng tái chế; khơng, tiêu hủy Recover and fix products if they are not used and can be recycled, If not, it should be destroyed - Khắc phục cố ATLĐ-MT, an ninh Recover the problem about health safety environment, security - Bồi thường thỏa đáng lỗi công ty theo phán c tòa án n ước s nước nhập Satisfactory compensation if due to the fault of the company or the judgment of the host country or the importing country - Thực hành bảo trì, bảo dưỡng, hiệu chuẩn thiết bị, máy sản xuất, đo lường nhằm ngăn ngừa cố tái diễn Practice maintenance, maintenance, calibration of production equipment, and measuring machines to prevent recurrence - Khảo sát người sử dụng để đánh giá lại thị trường sản phẩm liên quan Survey users to re-evaluate the market for related products - Khảo sát cộng đồng mức độ hài lòng người dân việc khắc phục cố công ty Survey the community about the satisfaction level of the people on troubleshooting of the company - Bổ sung thông tin vào sổ tay người dùng – khuyến cáo người sử dụng Adding information in user’s manual – recommended user - Thông tin/đào tạo lại case-study cho NLĐ/QC, kĩ thuật viên liên quan công ty Information/ re-training case-study for employees / QC, related technicians of the company Tài liệu biểu mẫu liên quan Related document & form (attached excel file) Lưu đồ (smart art, visio, file excel đính kèm, khuyến khích infographics): N/A Chart (smart art, visio or excel, recommended infographics) Bảo mật quyền sở hữu trí tuệ Security & Copyrights - Tuân thủ quy định bảo mật thông tin tài liệu h s ơ, thông tin liên quan Comply with regulations on security information for this document and related documents - Tài liệu soạn thảo giữ quyền tác giả chia sẻ đồng quyền với cá nhân/tổ chức có thỏa thuận liên quan This document has been drafted and copyrighted by the author and sharing copyrights with the individual / organization with the relevant agreement ... & cộng đồng - To protect health & danger of directly using & community - Bảo vệ uy tín, thương hiệu công ty - To protect reputation & brand name of the company - Thể trách nhiệm công ty cộng đồng. .. (hotline), email giải khiếu nại cơng ty cách nhanh chóng, kịp thời Employees easy access to hotline, company email to solving grievance quickly and promptly o Đối thoại chân thành với công đồng tác động... Giải thích hiểu sai cách sử dụng, bảo quản, thải bỏ sản phẩm người mua, công chúng Explain the misunderstanding in using, storage and disposal of products by the buyer and the public - Giải khiếu