CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ GIỚI NINH BÌNH GIÁO TRÌNH MÔN HỌC TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGHỀ KỸ THUẬT CHẾ BIẾN MÓN ĂN TRÌNH ĐỘ CAO Đ[.]
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ GIỚI NINH BÌNH GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGHỀ: KỸ THUẬT CHẾ BIẾN MÓN ĂN TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-TCGNB ngày…….tháng….năm 20 Trường Cao đẳng Cơ giới Ninh Bình Ninh Bình, năm 2021 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI NÓI ĐẦU Hoạt động tổ chức kiện có từ sớm lịch sử nhân loại đóng vai trị quan trọng đời sống người Theo dòng thời gian, hoạt động diễn ngày thường xuyên nhiều lĩnh vực, từ quy mô nhỏ đến cực lớn từ đơn giản đến phức tạp Ở nước phát triển Mỹ, Anh, Pháp, Úc nước mệnh danh “con rồng châu Á” Nhật Bản, Trung Quốc hay nước láng giếng Singapore, Thái Lan tổ chức kiện trở thành ngành cơng nghiệp tăng trưởng có tính chun nghiệp, mơi trường ngày biến đổi phức tạp đòi hỏi khắt khe Tại Việt Nam, tổ chức lễ hội truyền thống có từ lâu đời vùng dân cư Nhưng hoạt động chưa tồn với tư cách ngành, mà hoạt động có tính kinh nghiệm thành viên cộng đồng chung tay Tuy nhiên, phát triển kinh tế, văn hóa xã hội hội nhập buộc hoạt động tổ chức kiện nước ta phải theo hướng chuyên nghiệp hóa tiêu chuẩn hóa Để đáp ứng địi hỏi lao động có trình độ chun mơn cao phục vụ lĩnh vực này, sinh viên học ngành kỹ thuật chế biến ăn trình độ cao đẳng cần trang bị kiến thức kỹ tổ chức kiện Để phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu ngành kỹ thuật chế biến ăn, chúng tơi xây dựng giáo trình "Tổ chức kiện" nhằm giúp sinh viên nắm kiến thức cách thức tổ chức kiện Mơn học biên soạn theo chương trình cao đẳng kỹ thuật chế biến ăn nhóm giáo viên khoa Kinh tế - Du lịch trường Cao đẳng giới Ninh Bình biên soạn nhằm cung cấp cho người học kiến thức công tác tổ chức kiện Giáo trình bao gồm chương: Chương 1: Tổng quan hoạt động tổ chức kiện Chương 2: Hình thành chủ đề, lập chương trình dự toán ngân sách kiện Chương 3: Lập kế hoạch tổ chức kiện Chương 4: Quản trị hậu cần tổ chức kiện Mặc dù nhóm biên soạn có nhiều cố gắng q trình biên soạn, khơng thể tránh khỏi khiếm khuyết Nhóm biên soạn mong nhận ý kiến đóng góp chân thành bạn đọc Nhóm biên soạn: Nguyễn Thị Nhung Nguyễn Thị Lành An Thị Hạnh MỤC LỤC Contents GIÁO TRÌNH TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN LỜI NÓI ĐẦU MỤC LỤC CHƯƠNG TRÌNH MƠN HỌC Tên môn học: Tổ chức kiện CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1 Tổ chức kiện 1.2 Các hoạt động tác nghiệp bản của tổ chức kiện .5 1.3 Các thành phần tham gia sự kiện 1.4 Đặc điểm của tổ chức kiện 1.5 Sơ lược về thị trường tổ chức sự kiện ở Việt Nam CÁC LOẠI HÌNH SỰ KIỆN 2.1 Theo quy mô, lãnh thổ .9 2.2 Theo thời gian 2.3 Theo hình thức mục đích 10 NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI TỞ CHỨC SỰ KIỆN 10 3.1 Các ́u tớ vĩ mô 10 3.2 Các yếu tố vi mô 10 MỘT SỐ Ý NGHĨA VÀ TÁC ĐỘNG CỦA SỰ KIỆN 11 4.1 Ý nghĩa hoạt động tổ chức kiện với các thành phần tham gia sự kiện 11 4.2 Một số tác động bản của sự kiện đến các lĩnh vực của đời sống xã hội 12 4.3 Mối quan hệ giữa sự kiện và du lịch 13 CÂU HỎI ÔN TẬP .14 CHƯƠNG 2: HÌNH THÀNH CHỦ ĐỀ, LẬP CHƯƠNG TRÌNH VÀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH SỰ KIỆN .15 NGHIÊN CỨU CÁC YẾU TỐ CÓ LIÊN QUAN ĐẾN SỰ KIỆN 15 1.1 Mục tiêu của sự kiện .15 1.2 Tiếp nhận các thông tin của nhà đầu tư sự kiện .17 HÌNH THÀNH CHỦ ĐỀ SỰ KIỆN 17 2.1 Chủ đề kiện 17 2.2 Các ý tưởng cho kiện 17 LẬP CHƯƠNG TRÌNH TỔNG THỂ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 18 LẬP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN .18 4.1 Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện 18 4.2 Các nhóm chi phí bản tổ chức sự kiện .18 4.3 Các hình thức lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện 21 4.4 Lập dự toán ngân sách tổ chức kiện theo hình thức chi phí cố định, chi phí biến đổi 22 CÂU HỎI ÔN TẬP .23 CHƯƠNG 3: LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN, CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN .24 LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 24 1.1 Khái quát về kế hoạch tổ chức sự kiện 24 a Kế hoạch tổ chức sự kiện là gì 24 b Phân loại kế hoạch tổ chức kiện 25 c Vai trò của kế hoạch tổ chức sự kiện 26 1.2 Nội dung lập kế hoạch tổ chức sự kiện 26 a Một số yêu cầu bản .26 b Quy trình chung lập kế hoạch tổng thể tổ chức kiện .27 CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 27 2.1 Thành lập ban tổ chức sự kiện 27 2.2 Lập tiến độ chuẩn bị tổ chức sự kiện 27 a Bảng tiến độ 27 b Quy trình lập tiến độ cho công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện 28 2.3 Chuẩn bị thủ tục hành chính 28 2.4 Chuẩn bị các công việc có liên quan đến khách mời tham gia sự kiện 29 2.4.1 Khái niệm, phân loại khách mời tham gia sự kiện 29 2.4.2 Chuẩn bị và gửi thiếp mời/ giấy mời cho khách 30 2.5 Chuẩn bị địa điểm tổ chức kiện 33 2.5.1 Tổng quan địa điểm tổ chức kiện 33 2.5.2 Phân loại địa điểm tổ chức kiện .33 2.5.3 Các khu vực không gian địa điểm tổ chức kiện 35 2.5.4 Các yêu cầu lựa chọn địa điểm tổ chức kiện 35 2.5.5 Quy trình lựa chọn địa điểm tổ chức kiện 36 2.5.6 Quy trình chuẩn bị địa điểm tổ chức kiện 36 2.6 Các yếu tố bản trình diễn sự kiện .36 2.6.1 Không gian thực kiện .36 2.6.2 Người dẫn chương trình diễn giả .38 2.6.3 Đạo diễn dàn dựng sân khấu 38 2.7 Chuẩn bị về nhân lực cho tổ chức sự kiện 39 2.7.1 Xác định mơ hình tổ chức lao động 40 2.7.2 Các chức danh tổ chức kiện 44 2.8 Chuẩn bị hậu cần cho sự kiện 44 CÂU HỎI ÔN TẬP .44 CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ HẬU CẦN TỔ CHỨC SỰ KIỆN, TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA SỰ KIỆN 46 QUẢN TRỊ HẬU CẦN TỔ CHỨC SỰ KIỆN 46 1.1 Khái quát về quản trị hậu cần tổ chức sự kiện 46 1.1.1 Quản trị hậu cần tổ chức sự kiện là gì 46 1.1.2 Vai trò của quản trị hậu cần tổ chức sự kiện .47 1.2 Quy trình chung quản trị hậu cần tổ chức sự kiện .47 1.2.1 Lập kế hoạch về cung ứng dịch vụ 47 1.2.2 Lựa chọn các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ 47 1.2.3 Ký kết hợp đồng với nhà cung ứng .48 1.2.4 Kiểm soát và phối hợp cung ứng dịch vụ 49 1.3 Cung ứng các dịch vụ vận chuyển và tổ chức đưa đón khách .49 1.3.1 Quy trình chung quản trị hậu cầu tổ chức sự kiện 49 1.3.2 Các nhà cung ứng dịch vụ và phương tiện vận chuyển 50 1.4 Cung ứng dịch vụ lưu trú 53 1.4.1 Quy trình bản việc tổ chức nhận buồng 53 1.4.2 Quy trình chung việc tổ chức trả buồng 53 1.5 Cung ứng dịch vụ ăn uống .54 CÂU HỎI ÔN TẬP .55 TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA SỰ KIỆN 56 2.1 Tổ chức khai mạc kiện .56 2.1.1 Tổ chức đón tiếp khách nơi diễn kiện .56 2.1.2 Khai mạc kiện 56 2.2 Điều hành diễn biến kiện 57 2.2.1 Điều hành sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu 57 2.2.2 Điều hành, quản lý khán giả và khách mời 57 2.2.3 Điều hành hoạt động phụ trợ 58 2.3 Kết thúc kiện 59 2.3.1 Tổ chức bế mạc sự kiện 59 2.3.2 Tiễn khách .60 2.3.3 Thanh quyết toán kiện 61 2.3.4 Phối hợp giải quyết các công việc còn lại sau sự kiện 61 2.3.5 Lập báo cáo tổng kết về công tác tổ chức kiện .62 CÂU HỎI ÔN TẬP .63 TÀI LIỆU THAM KHẢO .64 CHƯƠNG TRÌNH MƠN HỌC Tên mơn học: Tổ chức kiện Mã mơn học: MH 18 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học: - Tính chất: Là mơn học bố trí học sau môn học chung môn học sở, bố trí học song song với mơn học, mơ đun chun mơn - Vị trí: Tổ chức kiện môn học chuyên môn Mục tiêu môn học - Về kiến thức: + Trình bày tổ chức kiện gì, loại hình kiện, yếu tố ảnh hưởng tới tổ chức kiện, số ý nghĩa tác động kiện; + Trình bày trình quản trị hậu cần tổ chức kiện - Về kỹ năng: + Lập chương trình tổng thể tổ chức kiện; + Lập dự toán ngân sách tổ chức kiện; + Lập bảng tiến độ chuẩn bị tổ chức kiện; kiện; + Chuẩn bị công việc có liên quan đến khách mời tham gia + Chuẩn bị nhân lực cho tổ chức kiện; + Tổ chức hậu cần cho kiện - Về lực tự chủ trách nhiệm: + Chủ động, tích cực việc học tập, nghiên cứu môn học; + Tiếp cận giải vấn đề có liên quan đến tổ chức kiện nhanh chóng kịp thời CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Mã chương: TCSK01 Giới thiệu: Nội dung chương giúp sinh viên nhận thức rõ khái niệm, nhận dạng môn tổ chức kiện, nội dung tổ chức kiện Qua đó, nhận thức ý nghĩa xã hội hoạt động tổ chức kiện Hơn nữa, phần đề cập tới thị trường tổ chức kiện Việt Nam, thực trạng hoạt động cung ứng triển vọng thị trường Mục tiêu: - Trình bày khái niệm, đặc điểm tổ chức kiện, loại hình kiện, yếu tố ảnh hưởng tới tổ chức kiện; - Nêu yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện; - Xác định yếu tố tác động kiện; - Phân tích loại hình tở chức sự kiện; - Nghiêm túc, chủ động, tích cực q trình nghiên cứu, học tập Nội dung chính: KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1 Tổ chức kiện 1.1.1 Sự kiện là gì? Theo nghĩa phổ biến đời sống xã hội, thì sự kiện là một hiện tượng, hoặc một sự cố, biến cố mang tính chất bất thường xuất hiện Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện người ta thường quan niệm: sự kiện đó là các hoạt động diễn các lĩnh vực thể thao, thương mại, giải trí, lễ hội, hội thảo, hội nghị Tuy nhiên, việc quan niệm hoạt động nào là “sự kiện” còn có nhiều cách hiểu khác nhau: - Có người hiểu kiện theo nghĩa có hoạt động mang tính xã hội cao, với quy mơ lớn, có ý nghĩa định đời sống kinh tế xã hội (cả tỉnh nước, phương tiện truyền thông quan tâm đưa tin) xem kiện Ví dụ các sự kiện như: hội nghị nước nói tiếng Pháp, SEGAMES 23, thi hoa hậu toàn quốc… - Trong đó, có người lại hiểu “sự kiện” theo nghĩa gần với “sự việc” có nghĩa ngồi kiện đương nhiên cách hiểu nói trên, cịn bao hàm hoạt động thường mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, cộng đồng hẹp đời sống xã hội thường ngày như: tang ma, đám cưới, sinh nhật, tiệc mời… Như vậy, khái quát có thể chỉ khái niệm về sự kiện (trong lĩnh vực tổ chức sự kiện) sau: Sự kiện hoạt động xã hội lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hợi, trị chơi cộng đồng, và hoạt động khác liên quan đến lễ hợi, văn hóa, phong tụctập quán… ... LỤC CHƯƠNG TRÌNH MƠN HỌC Tên môn học: Tổ chức kiện CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1 Tổ chức kiện ... tác tổ chức kiện Giáo trình bao gồm chương: Chương 1: Tổng quan hoạt động tổ chức kiện Chương 2: Hình thành chủ đề, lập chương trình dự tốn ngân sách kiện Chương 3: Lập kế hoạch tổ chức kiện Chương. .. kịp thời CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Mã chương: TCSK01 Giới thiệu: Nội dung chương giúp sinh viên nhận thức rõ khái niệm, nhận dạng môn tổ chức kiện, nội dung tổ chức kiện Qua