Thông tin trong quản lý hành chính pptx

Khái niệm: Thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận, là sự truyền tín hiệu , truyền tin tức về những sự kiện, hoạt động đã, đang và sẽ xảy ra cho nhiều người cùng b

THÔNG TIN

I THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH:

1 Khái niệm:

Thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận, là sự truyền tín hiệu ,

truyền tin tức về những sự kiện, hoạt động

đã, đang và sẽ xảy ra cho nhiều người cùng biết.

• THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH:

2 Vai trò của thông tin :

•Là phương tiện để thống nhất mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị

•Là cơ sở để ban hành các quyết định quản lý

•Là đối tượng, là công cụ đắc lực của nhà QL

•Là nhu cầu thương xuyên trong cuộc sống và của các cơ quan doanh nghiệp

•Thông tin làm phát triển dân trí

Quá trình xử lý thông tin trong

cơ quan

Sự phản hồi thông

tin Thông

I TRUYỀN THÔNG TRONG GIAO TIẾP:

1 Quá trình truyền thông giữa các cá nhân

• Quá trình trao đổi thông tin

gồm nhiều thành tố: người

gửi,người nhận, thông điệp,

các kênh trao đổi thông tin,

thông tin phản hồi và những

yếu tố cản trở quá trình trao

đổi.

•Mã hóa là quá trình biểu đạt ý nghĩ thành lời nói, chữ viết hay đấu hiệu, ký hiệu, các phương tiện phi ngôn ngữ khác

•Kênh là phương tiện qua đó thông điệp di chuyển từ người gửi đến người người nhận

•Giải mã là quá trình trong đó các biểu tượng được diễn đạt bởi người nhận

•Sau khi giải mã và nhận thức bản thông điệp, người nhận

phản hồi tới người gửi thực sự là thông điệp khác thể hiện hiệu quả của việc thông tin

•Trong việc truyền thông điệp và nhận sự phản hồi, thông điệp có thể bị nhiễu

b Hoàn thiện quá trình truyền thông

giữa các cá nhân :

* Yêu cầu đối với người phát:

• Tại sao bạn phải giao tiếp (Why) ?

• - Bạn sẽ giao tiếp về cái gì (What

• - Bạn sẽ giao tiếp với ai (Who)

• - Bạn sẽ giao tiếp như thế nào (How)

• Khi nào thì nên giao tiếp (When)

• Nên giao tiếp ở đâu (Where)

b Hoàn thiện quá trình truyền thông

2 Truyền thông trong tổ chức:

- Truyền thông không chính thức:người phát đi bản thông điệp đó chỉ với tư cách cá nhân, không thay mặt ai hay đại diện cho ai chính thức

b Các hình thức truyền thông trong tổ chức:

• 3 Chiều truyền thông:

• - Thông tin từ trên xuống

• - Thông tin từ dưới lên

• - Thông tin theo chiều ngang

• 4 Mạng truyền thông:

• Mạng truyền thông có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu

quả hoạt động của tổ chức vì chính nó là mạch máu

của tổ chức Có 5 loại mạng

4 Mạng truyền thông:

• Mạng dây chuyền:

Trưởng nhóm chỉ có thể giao tiếp với 1 người

gần mình nhất Tính

chính xác của thông tin cao, tuy nhiên nó không tạo ra nhiều mối quan

hệ và tốc độ truyền

thông chậm.

thể giao tiếp với nhau

và chỉ giao tiếp với

trưởng nhóm

4 Mạng truyền thông:

• Mạng đan chéo: tất cả

thành viên đều giao

tiếp được với nhau ,

quan hệ không bị hạn

chế, tốc độ truyền

thông nhanh

3.Tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau trong giao tiếp

•I KV CHUNG - khu vực mở tương ứng

với những gì mà chúng ta biết về mình và người khác cũng biết về chúng ta

•II – khu vực MÙ tương ứng với những

gì mà chúng ta không biết được về mình, nhưng đối tượng giao tiếp lại biết

•III – khu vực RIÊNG tương ứng với

những gì mà chỉ chúng ta biết về mình còn đối tượng giao tiếp lại không biết Nó có thể được coi là riêng vì trong giao tiếp chúng ta không cởi mở để bộc lộ với người khác

•IV – KV KHÔNG NHẬN BIẾT ĐƯỢC

tương ứng với những gì mà cả chúng ta lẫn người khác không biết, thông thường bao gồm lĩnh vực vô thức và tiềm thức

II NHẬN THỨC TRONG GIAO TIẾP:

3 Tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau trong GT

Mỗi khu vực có thể được mở rộng hay bị thu hẹp phụ thuộc chủ yếu vào hai yếu tố : sự phản hồi và tính cởi mở

•Sự phản hồi là sự truyền thông tin ngược trở về đối tượng giao tiếp

đến chúng ta, nó cho chúng ta biết suy nghĩ, cảm tưởng, đánh giá, nhận xét của đối tượng giao tiếp về chúng ta Sự phản hồi làm cho khu vực chung được mở rộng và làm cho khu vực mù thu hẹp đi

•Sự cởi mở là sẵn sàng chia sẻ những suy nghĩ, những tình cảm, ước

muốn, niềm tin và những phẩm chất tâm lý khác của mình với đối tượng giao tiếp

Trong giao tiếp mọi người đều cởi mở với nhau thì khu vực chung của mỗi người sẽ được mở rộng, lấn át khu vực riêng, làm cho họ hiểu biết nhau nhiều hơn và xích lại gần nhau hơn

Bài tập

•Tháng trước T được nhận vào làm việc tại bộ phận tiếp thị của Tập đoàn HP Tại Văn phòng, ngoài ông John

là trưởng văn phòng đại diện, ở mỗi bộ phận còn có

người phụ trách Bộ phận tiếp thị là ông M Công việc của T là chào bán các sản phẩm của HP

•Một hôm, có một khách hàng đề nghị một hợp đồng lớn nhưng theo T là hơi mạo hiểm Ngay hôm sau, T vội vàng lên gặp ông John trình bày về hợp đồng đó và xin ý kiến ông ta Ông John chăm chú nghe T trình bày nhưng ông không đưa ra ý kiến gì Hôm sau nữa, ông M gọi T đến gặp và phê bình T

•Theo bạn Ông M phê bình T về vấn đề gì? Bạn hãy

bình luận cách xử sự của T

• Thuyết phục là một phương pháp tác động ảnh hưởng có mục

đích nhằm thay đổi các quan điểm, thái độ của người khác, hoặc xây dựng quan điểm mới

• Sự thuyết phục và ám thị có những điểm khác nhau nhất định

Am thị là tạo ra trạng tâm lý chấp nhận một cách trực tiếp mà không cần phải có sự giải thích, lập luận, chứng minh Ngược lại, thuyết phục được xây dựng trên cơ sở tính logic, tính chặt chẽ, xác đáng của các lập luận để làm cho đối tượng hiểu

được các lý lẽ và đồng thời đồng tình với các lý lẽ đó