Bài giảng Kỹ năng giao tiếp được thực hiện bởi TS. Đặng Thị Vân có nội dung trình bày 3 chương. Chương 1: kỹ năng thuyết trình; Chương 2: kỹ năng lắng nghe và phản hồi hiệu quả. Chương 3: kỹ năng thương lượng. Mời quý thầy cô và các em cùng tham khảo bài giảng tại đây.
lOMoARcPSD|16911414 HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM KHOA SƯ PHẠM & NGOẠI NGỮ *** - TS ĐẶNG THỊ VÂN (Chủ biên) ThS TRẦN THỊ THANH TÂM BÀI GIẢNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP 3HÀ NỘI, 2016 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 MỤC LỤC Chương KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH Trang 1.1 PHẦN LÝ THUYẾT 1.1.1 Khái niệm thuyết trình 1.1.2 Chuẩn bị thuyết trình 3 1.1.3 Cấu trúc thuyết trình 1.1.4 Luyện tập, tiến hành thuyết trình đánh giá kết 1.1.5 Một số kỹ thuyết trình 1.2 PHẦN THỰC HÀNH 13 18 21 46 1.2.1 Kỹ sử dụng ngôn ngữ phi ngôn ngữ 1.2.2 Kỹ đặt câu hỏi trả lời câu hỏi 1.2.3 Kỹ sử dụng phương tiện hỗ trợ thuyết trình 46 46 47 1.2.4 Kỹ kiểm sốt tâm lý thuyết trình 1.2.5 Kỹ thuyết trình tổng hợp Chương KỸ NĂNG LẮNG NGHE VÀ PHẢN HỒI HIỆU 47 47 49 QUẢ 2.1 PHẦN LÝ THUYẾT 2.1.1 Kỹ lắng nghe 49 49 2.1.2 Kỹ phản hồi 2.2 PHẦN THỰC HÀNH 55 59 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 2.2.1 Kỹ lắng nghe 2.2.2 Kỹ phản hồi Chương KỸ NĂNG THƯƠNG LƯỢNG 59 61 64 3.1 PHẦN LÝ THUYẾT 3.1.1 Khái niệm thương lượng 3.1.2 Phân loại thương lượng 64 64 65 3.1.3 Quy trình thương lượng 3.1.4 Những sai lầm thường mắc thương lượng 3.1.5 Những chiến thuật thương lượng hiệu 65 71 71 3.1.6 Các kiểu thương lượng 3.1.7 Các chiến thuật thương lượng cách ứng phó với thủ thuật đối tác 72 74 3.2 PHẦN THỰC HÀNH 3.2.1 Nhận biết kiểu thương lượng 3.2.2 Thử nghiệm khả thương lượng 3.2.2 Vận dụng chiến thuật thương lượng vào tình 76 76 77 78 cụ thể 3.2.4 Kỹ ứng phó với chiêu trò đối tác thương lượng 78 TÀI LIỆU THAM KHẢO 81 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 Chương KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH 1.1 PHẦN LÝ THUYẾT 1.1.1 Khái niệm thuyết trình Có cách định nghĩa khác thuyết trình, kể đến số khái niệm sau: Trong từ điển cụm từ “thuyết trình” có nhiều nghĩa hiểu từ “thuyết trình” theo nghĩa xuất phát từ “trình bày” có nghĩa “đưa cho - nói điều với đó” giao tiếp với “Thuyết trình” hình thức giao tiếp nhận thấy nhiều hình thức khác Thuyết trình hay diễn thuyết nói chuyện trước nhiều người vấn đề cách có hệ thống Tựu trung lại: Thuyết trình trình bày vấn đề trước nhiều người cách có hệ thống Trước thuyết trình, chủ thể nên tự hỏi phải thuyết trình hay mục đích buổi thuyết trình gì? Đáp án câu hỏi giúp chuẩn bị tốt thuyết trình Cũng việc, người ta muốn xây nhà họ cần có vẽ, vẽ giúp chủ đầu tư tính tốn mua vật tư theo dõi vật tư cho hiệu Để có thuyết trình hiệu quả, cần triển khai theo bước 1.1.2 Chuẩn bị thuyết trình Các vấn đề để triển khai thuyết trình hiệu quả: 1) Nội dung thuyết trình; 2) Cách thuyết trình; 3) Hình thức bên ngồi; 4)Tinh thần; a) Nội dung thuyết trình Xác định mục đích, mục tiêu thuyết trình Mục đích: Trước thuyết trình, cần xác định mục đích thuyết trình gì? Chẳng hạn: thuyết trình để góp vui cho hội ngộ bạn bè; để truyền đạt thông tin khoa học; để chia sẻ vấn đề mà đối tượng nghe quan tâm Xác định mục đích thuyết trình định hướng tốt cho thuyết trình Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 Mục tiêu: Trên sở mục đích xác định, cần xác định mục tiêu thuyết trình Mục tiêu phải đảm bảo tính cụ thể, rõ ràng Chẳng hạn: Sau buổi thuyết trình, có 90% người tham gia làm theo gợi ý, hướng dẫn bạn; 85% người tham gia thử sản phẩm hay sau tiết học, 80% số sinh viên tham gia học hiểu rõ kiến thức vận dụng vào việc giải tập… Xác định đối tượng nghe Mỗi đối tượng nghe có trình độ, hiểu biết, nhu cầu, nhận thức, thái độ, định kiến, tâm trạng,… khác Muốn đạt mục đích thuyết trình chủ thể cần nắm bắt đặc điểm người nghe để lựa chọn nội dung thuyết trình, cách thuyết trình phù hợp Có 04 tiêu chí cần lưu ý liên quan đến đối tượng nghe: Giá trị: Cái quan trọng với người nghe Mỗi văn hóa, nhóm người, tổ chức khác có hệ thống giá trị khác Chẳng hạn: Thuyết trình cho sinh viên khác với thuyết trình cho cơng nhân hay nơng dân cho dù lựa chọn chủ để Ngay tổ chức, phận khác có hệ thống giá trị khác Nhu cầu: Xác định nhu cầu đối tượng nghe tham dự thuyết trình; nhu cầu họ khác hồn tồn với người thuyết trình Vì thế, người thuyết trình cần phải tìm hiểu kỹ tìm cách hóa giải khác biệt nhu cầu thật đối tượng nghe người thuyết trình nghĩ Sự ràng buộc: Là ức chế ràng buộc đối tượng trình nghe Có bó buộc cần lưu ý: Về quan điểm trị: Những quan điểm khác trị gây nên bó buộc Nếu chủ thể thuyết trình muốn ủng hộ nhóm đối lập cần phải ý đến điều chuẩn bị thuyết trình Về tài chính: Bất vấn đề có liên quan đến tài phải đối mặt với phản đối Vì vậy, thuyết trình phải chuẩn bị thật kỹ, chu đáo, thực có ý nghĩa với họ, xứng đáng với chi phí mà họ bỏ Về kiến thức: Thực tế, cá nhân chuyên lĩnh vực chuyên môn mà không hiểu rộng, sâu lĩnh vực khác Do vậy, thuyết trình khơng nên viết tắt, lạm dụng thuật ngữ chuyên ngành Nếu muốn biết thuật ngữ người biết hay chưa hỏi lại đối tượng nghe, họ chưa rõ cần đưa định nghĩa hay cách giải thích dễ hiểu đơn giản Thơng tin chung buổi thuyết trình: số lượng người nghe, địa điểm, thời gian, thiết bị địa điểm… để lên kế hoạch chuẩn bị tốt cho thuyết trình Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 * Chuẩn bị thuyết trình Một thuyết trình chất lượng cần triển khai theo 08 bước đây: Bước 1: ĐỘNG NÃO ĐỂ CĨ ĐƯỢC NHỮNG Ý TƯỞNG CHÍNH Bước thực sau: Liệt kê ý tưởng cách viết giấy mà chưa cần sửa chữa Bước cần nhiều ý tưởng tốt Hãy loại bỏ chắt lọc từ nhiều ý tưởng bạn xuống – ý Đây cách người ta thường sử dụng trình bày Nếu trình bày nhiều ý dẫn đến thơng tin bị lỗng ảnh hưởng tới thời gian thuyết trình Trong trường hợp, sau chắt lọc mà nhiều ý tưởng biến vài ý thành ý phụ Bước 2: TRÌNH BÀY NHỮNG Ý PHỤ Khi có ý chính, ý phụ cần triển khai làm sở cho ý Ý phụ số liệu, dẫn chứng, lời giải thích, minh họa… Sau xác định rõ ý phụ, chúng cần xếp cho hợp lý logic Bước 3: NÊU NHỮNG LỢI ÍCH Để thuyết phục người nghe, người thuyết trình cần nêu cụ thể lợi ích mà đối tượng nghe thu họ làm theo yêu cầu, đề xuất Bước 4: THIẾT KẾ TÀI LIỆU PHÂN PHÁT (Bước này, người thuyết trình người phải định có phát hay khơng tùy thuộc vào tầm quan trọng nội dung hay hỗ trợ thơng tin q trình thuyết trình) Một số lợi ích tài liệu phát tay: Củng cố thơng tin quan trọng; tóm tắt hoạt động để người nghe theo dõi cách thuận lợi; cung cấp thêm thông tin để người nghe rõ vấn đề mà không cần dùng nhiều dụng cụ trực quan Chẳng hạn, bạn Chủ tịch Hội sinh viên Học Viện Nơng Nghiệp Việt Nam Bạn cần thuyết trình trước Ban giám đốc Học viện đề xuất xây dựng thêm ký túc xá xây cho sinh viên Học Viện Mỗi bạn sinh viên động não để có ý tưởng Có thể kể đến ý tưởng như: - Nhu cầu nhà sinh viên cao; - Tiết kiệm kinh tế cho gia đình sinh viên; Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 - Tập trung sinh viên dễ quản lý hạn chế tệ nạn; - Nhà trường có thêm nguồn thu… , Trên sở ý tưởng đa dạng nêu ra, số ý tưởng bật chắt lọc, hội tụ từ nhiều ý tưởng nhỏ Chẳng hạn như: Ý 1: Số phịng ký túc khơng đủ so với số lượng sinh viên; Ý 2: Xây dựng văn hóa sinh viên Nơng Nghiệp; Ý 3: Giá trị kinh tế cho sinh viên nhà trường Sau có ý chính, xây dựng ý phụ để giải thích, làm sáng rõ ý phụ Chẳng hạn: Minh họa cho ý 1: 1) Số phịng kí túc xá dành cho sinh viên đủ tối đa cho 4000 sinh viên Trong đó, tổng số sinh viên trường cho khóa 32.000 sinh viên quy chưa kể đến sinh viên cao đẳng hệ đào tạo khác 2) Nhu cầu muốn vào kí túc sinh viên để giảm gánh nặng tiền bạc cho bố mẹ; 3) Có mơi trường học tập tốt gần giảng đường, thư viện; thuận lợi tham gia hoạt động đoàn thể Học viện tổ chức khác Với ý ý ý mà đánh mạnh vào lợi ích người nghe Bước 5: CHUẨN BỊ DỤNG CỤ TRỰC QUAN Có nhiều dụng cụ trực quan sử dụng thuyết trình: biểu đồ, tranh, dụng cụ khác… Tuy nhiên, công cụ hỗ trợ hiệu sử dụng cách khoa học phần mềm powerpoint Một số điểm cần lưu ý sử dụng: • Màu sắc: hài hịa, dễ nhìn, đồng - Nền lạt, chữ đậm (vd: trắng chữ xanh) - Nền đậm, chữ nhạt (vd: xanh, chữ vàng) • Âm thanh: thận trọng đến đối tượng nghe (trẻ em, niên, người lớn tuổi) • Kiểu chữ: khơng có chân (Sans - serif) - Font Arial, Tahoma, Times New Roman • Hình ảnh Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 - Thích hợp với đối tượng nghe - Khơng lạm dụng hình ảnh - Cẩn thận sử dụng hình ảnh động • Biểu đồ, bảng - Chữ khơng nhỏ, - Dùng biểu đồ để diễn tả số liệu thay bảng biểu (nếu có thể) • Nội dung slide: - Sử dụng tiêu đề cho slide - Khơng chép tồn soạn vào slide - Dùng “bullets” (phân cấp) cho ý • Hiệu ứng (effect) - Đơn giản - Không sử dụng hiệu ứng gây rối mắt - Không dùng nhiều hiệu ứng slide tồn trình bày LỜI KHUYÊN In trước slide, ghi điều cần diễn giải thêm Đến sớm để kiểm tra trang thiết bị Chạy thử nơi trình bày Bước 6: NHẮC LẠI Ý CHÍNH Cần nhắc lại ý phần trình bày để đảm bảo người nghe nắm vững hiểu rõ nội dung, thông tin quan trọng Chẳng hạn, trình bày vấn đề cần xây dựng thêm ký túc xá, câu cần phải nhắc lại là: Việc xây dựng thêm ký túc xá việc làm cần thiết thời điểm để đáp ứng nhu cầu nơi cho sinh viên, đồng thời góp phần xây dựng văn hóa sinh viên mang lại khoản tài cho Học viện Bước 7: VIẾT PHẦN MỞ BÀI Phần mở có hai chức chính: Cung cấp thơng tin: cung cấp thông tin quan trọng, nêu lên tầm quan trọng chủ đề, giới thiệu thân người thuyết trình, nêu lý diện người thuyết trình, Thu hút ý: Nhiệm vụ người thuyết trình thu hút đối tượng nghe nhanh chóng đến với thuyết trình, đặc biệt trường hợp đối tượng nghe chưa có tâm sẵn sàng, tập trung hay bị chi phối yếu tố khác 10 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 Một số cách mở bài: Giai thoại: Là câu chuyện ngắn để minh họa cho ý Thơng thường khơi hài, đơi lúc không Gợi ý mở đầu giai thoại: Chuyện kể rẳng, sau nhiều lần bị trạng Quỳnh lỡm khiến nhà vua vô tức giận Nhà vua yêu cầu quân lính đến nhà trạng vệ sinh nhà - đại tiện Quân lính hùng hổ đến nhà trạng nêu yêu cầu Trạng thủng thỉnh trả lời, không sao, lệnh nhà vua đại tiện nên đại tiện cịn tiểu tiện ta cắt “cái ấy” Trên đời này, làm có chuyện đại mà khơng có tiểu Quân lính vội vã cấp báo với nhà vua Nhà vua tức sửa lại lệnh bao gồm đại tiểu tiện Ít lâu sau sau kiện đó, nhà trạng trồng loại cải to, xanh mượt Trạng liền cắt đưa vào cung tiến vua Vua nhìn cải to, xanh ngon, mà ăn thật tuyệt liền vời trạng đến hỏi mà trồng giống rau vậy? Trạng liền vui vẻ thưa “Nhờ ơn đức vua, từ đợt cho quân lính đến nhà thần đại tiện mà thần có cải to vậy” Nhà vua chết nghẹn, lại bị trạng lỡm “Vua ăn … quân lính” Câu chuyện vui để giúp khơng khí thêm thoải mái thế, tơi muốn đề đề cập đến chủ đề ngày hôm vai trò phân hữu trồng Cịn tệ bạn mở câu chuyện chẳng liên quan đến đề tài Chẳng hạn như: “Các bạn nghe câu chuyện ba vịt vào nhà hàng gọi đủ tốn đủ thẻ tín dụng chưa? Hơm tơi trình bày mạng lưới bán hàng doanh nghiệp” Một cách để mở đầu thuyết trình dẫn dắt thơng qua câu chuyện đơn giản, có ý nghĩa, liên quan đến nội dung thuyết trình có tác dụng gây ý, hào hứng tò mò người nghe Tính khơi hài: Tính khơi hài cách để xóa tan khoảng cách bạn người nghe Tuy nhiên, sử dụng nghệ thuật cần ý chuyện khôi hài cần liên quan đến chủ đề trình bày, người nghe người trình bày Cần tránh nói đùa vấn đề liên quan đến tình dục, chủng tộc; khơng nói đùa vấn đề quốc gia, tôn giáo vấn đề riêng tư Mở câu hỏi: Có hai cách để mở câu hỏi: Cách thứ câu hỏi mở, nhiên cách khiến cho người thuyết trình gặp khó khăn đối tác trả lời sai đùa cợt Cách thứ hai hỏi yêu cầu người giơ tay, cách an toàn với người thuyết trình dễ theo hướng mà người thuyết trình chuẩn bị 11 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 Chẳng hạn với đề tài có nên học văn hay khơng bạn bắt đầu thuyết trình với câu hỏi: “Trong số bạn ngồi đây, học văn xin mời giơ tay?”, “Một câu hỏi dành cho bạn, bạn muốn học văn hai lại không học?” Những câu hỏi vừa giúp bạn thu hút lôi kéo tham gia người nghe Thêm vào đó, bạn cịn tìm hiểu kỹ đối tượng lắng nghe xem phù hợp với phần liên hệ, câu hỏi việc nên khơng nên học văn Mở câu hỏi tu từ: Câu hỏi tu từ câu hỏi hiển nhiên có câu trả lời Đây cách tương đối thành công để thu hút ý người nghe Ví dụ: “Ở có người mong muốn giàu có?”; “Ở có người mong muốn hỗ trợ nhiều cho phần nghiên cứu mình?” Câu nói gây sốc: Ví dụ: Năm ngối, số người chết tai nạn giao thơng số lượng ghế ngồi sân vận động Mỹ Đình Đó lý hơm tơi thuyết phục bạn đội mũ bảo hiểm lái xe Một câu nói giúp bạn thu hút ý người nghe Trích dẫn: Có thể bắt đầu thuyết trình trích dẫn ngắn gọn, – câu, phải rõ nguồn trích Điểm cần lưu ý câu trích dẫn phải đề cập đến nội dung có liên quan mật thiết tới chủ điểm thuyết trình Ví dụ: Cố thủ tướng Phạm Văn Đồng nói “Nghề dạy học nghề cao quý nghề cao quý” bạn thuyết trình giá trị nghề dạy học tỉ phú Bill Gates nói “Nếu bạn sinh nghèo khó, khơng phải lỗi bạn Nhưng bạn chết nghèo khó, lỗi bạn” hay nhà văn Uông Cách viết “Khơng nghèo khơng có tài, khơng hèn khơng có chí” để đề cập đến chủ đề sức mạnh ý chí người Quan tâm thuộc câu trích dẫn ấn tượng, câu châm ngôn hay làm công cụ hữu dụng diễn thuyết Trường hợp bạn khơng thể nhớ xác bạn nên diễn giải lời trích dẫn tiếng, chẳng hạn “Có người than phiền hệ thống máy tính chẳng làm để cải thiện cả” Bước 8: VIẾT PHẦN KẾT BÀI Phần kết nhắc lại thông tin phần mở Thường chúng liên quan đến vấn đề bản, giai thoại, câu hỏi tu từ… thông tin bạn sử dụng trình diễn thuyết 12 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) ... số kỹ thuyết trình 1.2 PHẦN THỰC HÀNH 13 18 21 46 1.2.1 Kỹ sử dụng ngôn ngữ phi ngôn ngữ 1.2.2 Kỹ đặt câu hỏi trả lời câu hỏi 1.2.3 Kỹ sử dụng phương tiện hỗ trợ thuyết trình 46 46 47 1.2.4 Kỹ. .. sốt tâm lý thuyết trình 1.2.5 Kỹ thuyết trình tổng hợp Chương KỸ NĂNG LẮNG NGHE VÀ PHẢN HỒI HIỆU 47 47 49 QUẢ 2.1 PHẦN LÝ THUYẾT 2.1.1 Kỹ lắng nghe 49 49 2.1.2 Kỹ phản hồi 2.2 PHẦN THỰC HÀNH... “thuyết trình” theo nghĩa xuất phát từ “trình bày” có nghĩa “đưa cho - nói điều với đó” giao tiếp với “Thuyết trình” hình thức giao tiếp nhận thấy nhiều hình thức khác Thuyết trình hay diễn thuyết