CHƯƠNG 4: HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ HANDLE HÀNG SEA EXPORT Kinh nghiệm 10 NĂM LOGISTICS THỰC CHIẾN

Kinh nghiệm 10 NĂM LOGISTICS THỰC CHIẾN Postion: Nhân viên CS & Document HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ HANDLE HÀNG SEA EXPORT Tác giả: Vũ Thị Kim Phương Công ty losgistic làm việc: FI; OHL; YUSEN, JAS, APL Công ty losgistic làm việc: WWL [2010-2021] CHƯƠNG 4: HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ HANDLE HÀNG SEA EXPORT MỤC LỤC SEA EXPORT -XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 4.1 Phân biệt hàng định & hàng freehand & hàng triangle 4.2 Quy trình handle hàng từ A-Z 4.2.1 Tiếp nhận thông tin lô hàng 4.2.1.1 Nhận email booking request/booking details từ shipper 4.2.1.2 Nhận email booking request/booking details từ control office/agent (đại lý định đầu nước ngoài) 16 4.2.1.3 Nhận email booking request/booking details từ phận sale 21 4.2.1.4 Phân biệt hàng FCL/LCL Hàng Direct Consolidation 23 4.2.2 Xin approval/confirmation từ control agent (hàng định), phận sale (hàng freehand) .26 4.2.2.1 Đối với hàng định 26 4.2.2.1.1 Cách đọc hiểu lịch tàu (direct/transit) .31 4.2.2.1.2 Danh sách cảng code cảng 34 4.2.2.2 Đối với hàng freehand .35 4.2.2.3 Phân biệt hàng FCL/ Cont direct consol (qua hãng tàu) hàng LCL – hàng lẻ (qua co-loader) 37 4.2.3 Tiến hành Booking với Hãng tàu (hàng FCL) Co-loader (hàng lẻ) 39 4.2.3.1 Booking với Hãng tàu (hàng FCL) 39 4.2.3.1.1 Danh sách hãng tàu đường link website hãng tàu 39 4.2.3.1.2 Booking website hãng tàu MAERSK - MCC 40 4.2.3.1.3 Booking website hãng tàu COSCO 56 4.2.3.1.4 Booking website hãng tàu OOCL 60 4.2.3.1.5 Booking website hãng tàu KMTC 62 4.2.3.1.6 Booking website hãng tàu EVERGREEN .67 4.2.3.1.7 Booking website hãng tàu CMA – CNC 74 4.2.3.1.8 Booking website hãng tàu HAPAG LLOYDS 79 4.2.3.1.9 Booking qua EMAIL cho hãng tàu lại .84 4.2.3.2 Booking với Co-loader (hàng lẻ) .87 4.2.3.3 Nhận booking confirm từ hãng tàu/co-loader 88 4.2.3.3.1 Đọc hiểu CY cut-off / SI & VGM cut-off cách thức duyệt lệnh 88 4.2.3.3.2 Freetime - Tariff DEM/DET hãng tàu tariff lưu kho co-loader 99 a/ Đối với hãng tàu – hàng FCL .99 b/ Đối với co-loader – hàng LCL 101 4.2.3.3.3 Danh sách cảng/ICD (depot), kho bãi…phục vụ hàng xuất/nhập TP.HCM 102 Tác giả: Vũ Thị Kim Phương – Công ty logistics làm việc: FI; OHL; YUSEN, JAS, APL & WWL CHƯƠNG 4: HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ HANDLE HÀNG SEA EXPORT 4.2.3.4 Handle số loại hàng đặc biệt vận chuyển đường biển 103 - Hàng nguy hiểm 103 - Hàng gỗ/pallet gỗ .105 - Hàng lạnh 108 - Hàng GARMENT ON HANG – GOH .108 - Container OPEN TOP 109 4.2.4 Nhập hệ thống cho lô hàng gửi Booking confirmation cho khách hàng & destination agent 110 Tác giả: Vũ Thị Kim Phương – Công ty logistics làm việc: FI; OHL; YUSEN, JAS, APL & WWL CHƯƠNG 4: HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ HANDLE HÀNG SEA EXPORT 4.2.4.1 Hàng cont – FCL .110 4.2.4.2 Hàng lẻ - LCL 112 4.2.5 Gửi booking hãng tàu/co-loader; CI & PL thông tin shipper cho phận giao nhận trường hợp lơ hàng có Incoterm EXW 116 4.2.6 Yêu cầu Shipping Instruction (SI) & VGM & ISF (nếu hàng Mỹ) từ shipper phát hành DRAFT HBL gửi shipper kiểm tra .117 4.2.6.1 Yêu cầu SI & VGM & ISF & AFR từ shipper 117 4.2.6.2 Phát hành Draft HBL gửi shipper kiểm tra 121 4.2.6.2.1 Đối với hàng FCL 122 4.2.6.2.2 Đối với hàng LCL qua co-loader & direct consol box 129 4.2.6.3 Gửi Draft HBL cho shipper để xin approval/confirmation 131 4.2.6.4 Gửi Final HBL cho shipper sau có số CBM thực tế (hàng LCL, consol) 132 4.2.6.5 Một vài điều SWITCH HBL .138 4.2.7 File ISF & file manifest AMS/AFR/ACI/ENS 138 4.2.7.1 File ISF (10+2) 138 4.2.7.2 File AMS 143 4.2.7.3 File AFR 144 4.2.7.4 File ENS & ACI/E-MANIFEST 147 4.2.7.5 Tuyến China, riêng dest Shang Hai & Xiamen file maniest .153 4.2.8 Submit SI & VGM cho hãng tàu/co-loader 153 4.2.8.1 Submit SI & VGM website hãng tàu MAERSK - MCC 155 4.2.8.2 Submit SI & VGM website hãng tàu COSCO 164 4.2.8.3 Submit SI & VGM website hãng tàu OOCL 169 Tác giả: Vũ Thị Kim Phương – Công ty logistics làm việc: FI; OHL; YUSEN, JAS, APL & WWL CHƯƠNG 4: HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ HANDLE HÀNG SEA EXPORT 4.2.8.4 Submit SI & VGM website hãng tàu KMTC 174 4.2.8.5 Submit SI & VGM website hãng tàu EVERGREEN 178 4.2.8.6 Submit SI & VGM website hãng tàu CMA-CNC .182 4.2.8.7 Submit SI & VGM website hãng tàu HAPAG LLOYS 190 4.2.8.8 Submit SI & VGM website hãng tàu APL .195 4.2.8.9 Submit SI & VGM qua EMAIL cho hãng tàu lại .199 - Submit VGM qua Huyndai 202 - Submit VGM qua MSC 204 - Submit VGM qua Hamburg Sud 205 - Submit VGM qua Yang ming 207 4.2.8.10 Submit SI & VGM cho co-loader hàng LCL .208 4.2.9 Nhận MBL từ hãng tàu/coloader kiểm tra gửi Draft HBL/MBL cho đại lý định để xin confirmation .211 4.2.9.1 MBL từ hãng tàu .211 4.2.9.2 MBL từ co-loader & AMS & ISF details từ co-loader cho hàng Mỹ 214 4.2.9.3 Một số lưu ý issue HBL/MBL với hàng Indonesia, Brazil, Argentina, Costa Rica 218 4.2.9.4 Direct MBL .219 4.2.9.5 Cách phân biệt HBL & MBL & phân biệt hàng FCL/hàng LCL .219 4.2.10 Gửi Draft HBL/MBL cho đại lý định kiểm tra (trong trường hợp hàng định) .221 4.2.11 Gửi PRE-ALERT cho destination agent 223 4.2.12 Nhập Invoice/Debit Note/Credit Note/ Cost Close file 225 4.2.12.1 Debit note to customer (Hóa đơn xuất cho khách hàng) 225 Tác giả: Vũ Thị Kim Phương – Công ty logistics làm việc: FI; OHL; YUSEN, JAS, APL & WWL CHƯƠNG 4: HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ HANDLE HÀNG SEA EXPORT a/ Xuất Debit note khách hàng CIF/CFR term 228 b/ Xuất Debit note khách hàng FOB term 231 c/ Xuất Debit note khách hàng FCA term 232 d/ Xuất Debit note khách hàng EXW term .232 e/ Xuất Debit note khách hàng DDP term 233 f/ Xuất Debit note khách hàng DAP term 235 g/ Xuất Debit note khách hàng DAT term 236 4.2.12.2 Profit share & Debit Note/ Credit Note agent 238 a/ Đối với CIF/CFR term 241 b/ Đối với FOB term 242 c/ Đối với FCA term .244 d/ Đối với EXW term 245 e/ Đối với DDP term 247 f/ Đối với DAP term .249 g/ Đối với DAT term 250 4.2.12.3 Nhập Chi Phí Cost, tính Profit (Lợi nhuận) 253 a/ Đối với CIF/CFR term 256 b/ Đối với FOB term 257 c/ Đối với FCA term .258 d/ Đối với EXW term 259 e/ Đối với DDP term 260 f/ Đối với DAP term .261 g/ Đối với DAT term 262 4.2.12.4 Close file/ Close job - Hồn thành chứng từ/ đóng file/ lưu file .263 4.2.12.5 Nhập Báo cáo – Report 264 4.2.13 Thu tiền shipper, trả tờ khai (nếu có) giao HBL gốc/SUR cho shipper 265 4.2.14 Tracing theo dõi lơ hàng có lịch trình khơng .265 SEA XUẤT: XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN Là loại hình hàng hóa xuất từ Việt Nam nước ngồi đường biển (SEA EXPORT) Thường công ty logistics (forwarder) có phận sau đây: Tác giả: Vũ Thị Kim Phương – Công ty logistics làm việc: FI; OHL; YUSEN, JAS, APL & WWL CHƯƠNG 4: HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ HANDLE HÀNG SEA EXPORT Trong đó,  Bộ phận Sale: tìm kiếm khách hàng, báo giá win khách hàng  Bộ phận Pricing/ Procurement: phận làm giá, chuyên tìm kiếm & check giá tốt với hãng hàng không, hãng tàu  Bộ phận CS & Docs cho Team Air Import/Air Export/ Sea Import/Sea Export: chuyên handle hàng từ A-Z cho hàng Air Nhập/Air Xuất/ Sea Nhập/ Sea Xuất, có phận chia theo Air Nhập/Air Xuất/ Sea Nhập/ Sea Xuất có phận chia theo Air Sea, làm văn phòng  Bộ phận giao nhận/ phận trường: chuyên làm trường bên ngồi, pick up chứng từ, giao nhận hàng hóa, lo thủ tục hải quan, trucking (xe tải)  Bộ phận kế tốn/ hành nhân (Cũng có số công ty chia phận CS & Docs phận Customer service (CS) chuyên làm booking phận Document chuyên làm mảng chứng từ) Ở hướng dẫn handle hàng Sea Xuất này, bạn đóng vai trị nhân viên CS & Docs handle hàng Sea Xuất đại diện cho forwarder nơi đi/forwarder nơi xuất hàng (origin office) 4.1 Phân biệt hàng định & hàng freehand & hàng triangle: Hàng Chỉ Định (Nominated shipment) Tác giả: Vũ Thị Kim Phương – Công ty logistics làm việc: FI; OHL; YUSEN, JAS, APL & WWL CHƯƠNG 4: HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ HANDLE HÀNG SEA EXPORT  Là loại hình hàng hóa CHI NHÁNH KHÁC CÙNG MỘT TẬP ĐOÀN định handle lơ hàng Ví dụ: JAS LOGISTICS CO (NEWYORK BRANCH) định cho JAS LOGISTICS VIETNAM (HCM BRANCH) handle (cùng tập đoàn JAS, khác chi nhánh) Ở JAS HCM Chúng ta JAS New York định làm hàng  Hoặc đại lý khác (KHÁC TẬP ĐỒN) định handle lơ hàng Ví dụ: GLORY LOGISTICS CO định cho JAS LOGISTICS VIETNAM handle, đại lý đối tác thuộcMỚI: tập đoàn JAS) định hande.BOOKING TIẾP NHẬN THƠNG TIN(khơng LƠ HÀNG FCL/LCL/CONSOL (NHẬN REQUEST TỪ SHIPPER HOẶC BỘ PHẬN SALE HOẶC ĐẠI LÝ CHỈ ĐỊNH) Hàng Freehand (HàngTỪ Sales) XIN APPROVAL/CONFIRMATION AGENT (HÀNG CHỈ ĐỊNH), HOẶC BỘ PHẬN SALE (HÀNG FREEHAND) Là hàng phận sale bên sale người quyền định handle lơ hàng TIẾN HÀNHcho BOOKING VỚImình HÃNG TÀU/CO-LOADER VÀ GỬI BOOKING CONFIRMATION CHO SHIPPER VÀ AGENT, SAU ĐĨ NHẬP HỆ THỐNG Ví dụ: JAS HCM sale khách hàng định cho JAS New York GLORY handle lơ hàng TH EXW TERM: GỬI CI & PL VÀ THÔNG TIN KHÁCH HÀNG CHO BỘ PHẬN GIAO Hàng Triangle (Cross Trade) NHẬN ĐỂ HỌ LÊN TỜ KHAI VÀ CHUẨN BỊ XE TỚI KHO SHIPPER PICK-UP HÀNG YÊU CẦU SI & VGM TỪ SHIPPER VÀ PHÁT HÀNH DRAFT HBL GỬI SHIPPER KIỂM Là lô hàng làm việc bên: control agent (đại lý nắm quyền định), TRA origin agent (đại lý nơi đi), destination agent (đại lý nơi đến) FILEđược AMS/ISF MỸ khách hàng A Ví dụ: JAS NEW YORK sale kháchCHO hàng HÀNG A Mỹ,ĐInhưng AFR CHO HÀNG ĐI NHẬT mua hàng khách hàng B China bán hàng cho khách hàng C khác ENS CHO HÀNG Việt Nam, hàng nhập từ China Việt NamĐIsẽCHÂU có JASÂU CHINA & JAS VIET ACI CHO HÀNG ĐI CANADA NAM đầu origin & destination Còn đầu Mỹ, JAS NEW YORK bên nắm quyền (control office) người định toàn quyền định lơ hàng SUBMIT SI & VGM CHO HÃNG TÀU/CO-LOADER CHỜ HÃNG TÀU/CO-LOADER GỬI MBL => KIỂM TRA MBL CĨ ĐÚNG KHƠNG GỬIhandle DRAFThàng HBL/MBL 4.2 Quy trình từ A-Z:CHO ĐẠI LÝ CHỈ ĐỊNH KIỂM TRA Bên quy trình làm hàng từ A – Z hàng Sea Xuất GỬI PRE-ALERT CHO ĐẠI LÝ CHỈ ĐỊNH NHẬP DEBIT NOTE/CREDIT NOTE/INVOICE, COST, CLOSE FILE TRÊN HỆ THỐNG Tác giả: Vũ Thị Kim Phương – Công ty logistics làm việc: FI; OHL; YUSEN, JAS, APL & WWL THU TIỀN, GIAO HBL CHO SHIPPER TRACING THEO DÕI TÀU CĨ ĐI ĐÚNG LỊCH TRÌNH KHƠNG CHƯƠNG 4: HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ HANDLE HÀNG SEA EXPORT Để hiểu rõ quy trình cụ thể làm từ tiếng anh viết tắt, tơi cho ví dụ cụ thể lô hàng Sea Xuất để sâu vào bước quy trình 4.2.1 Tiếp nhận thơng tin lơ hàng mới: có cách tiếp nhận thông tin lô hàng sau: Tác giả: Vũ Thị Kim Phương – Công ty logistics làm việc: FI; OHL; YUSEN, JAS, APL & WWL CHƯƠNG 4: HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ HANDLE HÀNG SEA EXPORT  Shipper – người gửi hàng gửi yêu cầu booking cho lô hàng (booking request) hay chi tiết booking (booking details) email cho ta – forwarder nơi (origin agent)  Forwarder đầu nước (control agent) gửi email báo ta – forwarder nơi (origin agent) contact/liên lạc với shipper lô hàng (sỡ dĩ control agent biết thông tin lô hàng buyer/người mua hàng thông báo cho control agent biết)  Bộ phận Sale báo giá cho khách => khách confirm/xác nhận giá => phận sale confirm/xác nhận với bạn lô hàng carrier để bạn tiến hành booking (Carrier/ Shipping line: Hãng tàu) 4.2.1.1 Nhận email booking request/booking details từ shipper: Booking request: yêu cầu đặt chỗ / Booking details: chi tiết đặt chỗ Ví dụ: Shipper VU HOANG PHAT viết mail báo cho Phuong - JAS VIETNAM thơng báo có lơ hàng sea xuất định gửi đính kèm file booking details hay packing list (phiếu đóng gói) lơ hàng đó, file file excel hay file word Mẫu email sau: (Booking details hay packing list mẫu form tương tự nhau) Tác giả: Vũ Thị Kim Phương – Công ty logistics làm việc: FI; OHL; YUSEN, JAS, APL & WWL ...CHƯƠNG 4: HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ HANDLE HÀNG SEA EXPORT MỤC LỤC SEA EXPORT -XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 4.1 Phân biệt hàng định & hàng freehand & hàng triangle 4.2 Quy trình handle hàng. .. – Công ty logistics làm việc: FI; OHL; YUSEN, JAS, APL & WWL CHƯƠNG 4: HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ HANDLE HÀNG SEA EXPORT 4.2.3.4 Handle số loại hàng đặc biệt vận chuyển đường biển 103 - Hàng nguy... khách hàng & destination agent 110 Tác giả: Vũ Thị Kim Phương – Công ty logistics làm việc: FI; OHL; YUSEN, JAS, APL & WWL CHƯƠNG 4: HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ HANDLE HÀNG SEA EXPORT 4.2.4.1 Hàng