Hoàn thiện công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu tại công ty TNHH công nghệ cơ khí Trúc Lâm

Luận Văn: Hoàn thiện công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu tại công ty TNHH công nghệ cơ khí Trúc Lâm

MỤC LỤC

1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của công ty5

3.2 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty11

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝVÀ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY

1.Những nhân tố chủ yếu ảnh hưởng đến công tác quản lý và

1.1 Hình thức pháp lý và loại hình sản xuất kinh doanh15

1.6 Nguyên vật liệu và tình hình cung ứng nguyên vật liệu21

2.Thực trạng công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu

2.1 Công tác xây dựng kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu23 2.2 Công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng

2.3 Công tác tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu29

2.6 Công tác thống kê, kiểm kê nguyên vật liệu35

vật liệu của công ty TNHH công nghệ cơ khí Trúc Lâm

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆNCÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬTLIỆU TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ CƠ KHÍTRÚC LÂM

2.2 Hoàn thiện công tác xây dựng, tổ chức mua sắm, tiếp

2.3 Huy động và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn cho công

2.4 Thúc đẩy các mối quan hệ trong công tác đảm bảo

2.5 Sử dụng một cách có hiệu quả nhất nguồn nguyên vật

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, việc cạnh tranh giữa các doanhnghiệp với nhau nhằm tạo thế đứng cho doanh nghiệp mình đang ngày càng trởnên gay gắt và khốc liệt Để có thể đứng vững trong môi trường kinh doanh đó,doanh nghiệp cần phải tạo ra được những ưu thế riêng có của mình như: chấtlượng, giá cả, sản phẩm, mẫu mã, tính hiện đại tiện dụng…Để có được những ưuthế trên, ngoài yếu tố khoa học kỹ thuật công nghệ và trình độ quản lý kinh doanhthì điều kiện tối cần thiết để doanh nghiệp đứng vững và có uy tín trên thị trườngchính là việc quản lý và cung ứng nguyên vật liệu hiệu quả Đảm bảo quản lý vàcung ứng nguyên vật liệu cho sản xuất là một yêu cầu khách quan, thường xuyêncủa mọi đơn vị sản xuất và nó có tác động rất lớn tới hoạt động sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp Việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu ảnhhưởng trực tiếp đến hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh của doanh nghiệp Nguyênvật liệu được đảm bảo đầy đủ, đồng bộ, đúng chất lượng là điều kiện quyết địnhkhả năng tái sản xuất mở rộng và góp phần đảm bảo tiến độ sản xuất của doanhnghiệp Trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu là bộ phận trực tiếp tạo nên sảnphẩm, nó chiếm 60-70% trong cơ cấu giá thành sản phẩm Do đó nguyên vật liệucó vai trò quan trọng trong việc giảm chi phí sản xuất kinh doanh và giá thànhsản phẩm

Xuất phát từ vai trò và tầm quan trọng của nguyên vật liệu cũng như côngtác quản lý cung ứng nguyên vật liệu như đã nêu trên; nay có điều kiện thực tế vàđược sự chỉ bảo tận tình của cô giáo-Thạc sỹ Ngô Thị Việt Nga và các cán bộtrong công ty TNHH công nghệ cơ khí Trúc Lâm đã giúp đỡ em Em đã chọn đề

tài “ Hoàn thiện công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu tại công ty

TNHH công nghệ cơ khí Trúc Lâm” để làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp cho

Chuyên đề được chia thành 3 chương với kết cấu như sau:

Chương 1: Giới thiệu chung về công ty

Chương2: Thực trạng của công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệutại công ty TNHH công nghệ cơ khí Trúc Lâm

Chương3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý và cungứng nguyên vật liệu tại công ty TNHH công nghệ cơ khí Trúc Lâm

Trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu đề tài do còn nhiều hạn chế về thờigian và trình độ nên chuyên đề thực tập không tránh khỏi những thiếu sót, em rấtmong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô và các bạn.

Hà Nội năm 2010 Sinh viên thực hiện

Lê Thị Tuyết Chi

CHƯƠNG 1

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY1.Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của công ty

1.1.Lịch sử hình thành

Từ sau Đại hội đảng VI nền kinh tế Việt Nam chuyển dần sang kinh tế thịtrường có sự điều tiết của Nhà nước theo đinh hướng xã hội chủ nghĩa Nhà nướcđã khuyến khích phát triển nền kinh tế với 5 thành phần kinh tế cơ bản dướihìnhthức sở hữu chính trong hoạt động sản xuất kinh doanh là: sở hữu Nhà nước, sởhữu tập thể và sở hữu tư nhân về tư liệu sản xuất Cùng với công cuộc đổi mớinày, Luật doanh nghiệp tư nhân được ban hành ngày 21 tháng 12 năm 1990 đãtạo hành lang pháp lý cho rất nhiều tập thể, cá nhân có khả năng về vốn, laođộng, khoa học kỹ thuật và công nghệ…đứng ra hoạt động sản xuất kinh doanhdưới sự quản lý và điều tiết vĩ mô của Nhà nước.

Trong điều kiện thuận lợi như trên, Công ty TNHH công nghệ cơ khí TrúcLâm (tiền thân là Xí nghiệp cơ khí Trúc Lâm – là một doanh nghiệp tư nhân)được thành lập và đi vào hoạt động theo giấy phép thành lập doanh nghiệp số1780/GP-UB do Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp ngày 24 tháng 5 năm1995 và Giấy phép đăng ký kinh doanh số 013849 do Sở Kế hoạch và đầu tưThành phố cấp ngày 1 tháng 6 năm 1995 với vốn pháp định là 250 triệu đồng.

-Tính chất và nhiệm vụ sản xuất của Công ty:

Với ngành nghề kinh doanh đã đăng ký và được cấp phép là:+Sản xuất lắp ráp máy móc thiết bị, công cụ.

+Sản xuất hàng cơ khí tiêu dùng.+Các cửa hàng dịch vụ

Tại Công ty TNHH công nghệ cơ khí Trúc Lâm tính chất sản xuất mangđặc thù của ngành công nghiệp cơ khí đó là các dạng: Gia công cắt gọt kim loạinhư tiện, phay, bào mài, khoan; Các công nghệ hàn cắt kim loại, sơn tĩnh điệntrên bề mặt kim loại…Trong sản xuất cơ khí, trình tự các bước công nghệ giacông được quy định tương đối nghiêm ngặt từ tạo phôi, gia công cắt gọt hay giacông áp lực, gia công hoàn thiện, kiểm tra lắp ráp, bao gói Chất lượng chi tiết giacông ở các bước sau phụ thuộc rất nhiều vào các nguyên công trước đó cho nênchỉ một sơ xuất ở một nguyên công nhỏ nào đấy thôi cũng có thể làm hỏng sản

phẩm, gây lãng phí rất lớn Hàm lượng kỹ thuật trong nhiều mặt hàng cơ khí rấtcao đòi hỏi máy móc thiết bị phải hiện đại, có độ chính xác nhất định và đòi hỏiđội ngũ công nhân phải điêu luyện, có tay nghề giỏi, có nhiều kinh nghiệm trongnghề.

Đối tượng sản xuất của Công ty là những máy móc thiết bị và công cụphục vụ cho các ngành sản xuất khác như lắp ráp xe máy, tivi, quạt, chế biếnphân rác vi sinh, công nghiệp sản xuất lò đứng…Hướng nữa là sản xuất các mặthàng cơ khí phục vụ cho các doanh nghiệp khác ngoài ngành cơ khí như điện tử,truyền hình… và sản xuất các sản phẩm gia dụng, nội thất phục vụ tiêu dùng.

-Ngày 01/10/2009 Xí nghiệp cơ khí Trúc Lâm đổi tên thành Công tyTNHH công nghệ cơ khí Trúc Lâm.

Tên công ty: Công ty TNHH công nghệ cơ khí Trúc LâmLoại hình công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty TNHH công nghệ cơ khí Trúc Lâm

Quan hệ chỉ đạoQuan hệ tác nghiệp

Chức năng nhiệm vụ của Ban Giám Đốc:

Giám đốc:

Là đại diện pháp nhân của doanh nghiệp, người đứng đầu doanh nghiệpchịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý của cấp trên và pháp luật về điều hànhmọi hoạt động sản xuất kinh đoanh của công ty và trực tiếp phụ trách các phòngban, các bộ phận sản xuất kinh doanh trong toàn công ty.

Phó giám đốc kỹ thuật:

Chịu trách nhiệm trước giám đốc về các mặt kỹ thuật, công nghệ, nâng cao chấtlượng sản phẩm, cải tiến và thiết kế sản phẩm mới, quy trình công nghệ mới, xâydựng các chỉ tiêu định mức về khoa học kỹ thuật cho từng sản phẩm, nghiên cứuxây dựng các phương án, đầu tư chiều sâu và định hướng chiến lược cho sảnphẩm của công ty đồng thời phụ trách công tác đào tạo nâng cấp bồi dưỡng trìnhđộ của công nhân viên kỹ thuật trong toàn công ty.

Phó giám đốc sản xuất:

Phụ trách khâu sản xuất kinh doanh, chỉ đạo sản xuất thực hiện theo đúngkế hoạch của công ty, nắm được các kế hoạch chiến lược sản xuất trung và dàihạn, tiến độ bán hàng, doanh thu của công ty…phụ trách điều hành các phân

PHÒNG KỸ THUẬT

PHÒNG KINH DOANH

PHÂN XƯỞNGCƠ KHÍ

PHÒNG KẾ TOÁN-TÀI VỤ

PHÂN XƯỞNGSƠN

KHO HÀNGPHÒNG KCS

Chức năng nhiệm vụ các phòng ban:

Phòng kỹ thuật:

Là bộ phận chịu trách nhiệm thiết kế, cải tiến, nâng cao chất lượng sảnphẩm, quy trình công nghệ của công ty Dựa vào các hợp đồng kinh tế, các bảnvẽ thiết kế điều hành tổ chức thiết kế, lập quy trình sản xuất, đảm bảo các yêu cầukỹ thuật của sản phẩm, phù hợp với trang thiết bị của doanh nghiệp, xây dựngđịnh mức vật tư cho từng loại sản phẩm sản xuất trong kỳ Tham mưu cho lãnhđạo về phương hướng duy trì, đẩy mạnh, phát triển công tác khoa học quản lýcông nghệ, phục vụ cho mục tiêu sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng tốthơn

Phòng kinh doanh:

Là bộ phận hoạch định các kế hoạch, phương án kinh doanh của công ty,nghiên cứu tham mưu cho ban giám đốc trong việc mở rộng các hoạt động kinhdoanh trong công ty một cách hiệu quả đồng thời nghiên cứu tư vấn thị trường,đánh giá các hoạt động nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.

Phòng kế toán tài vụ:

Là bộ phận chịu trách nhiệm trong công tác quản lý tài chính, hạch toán kếtoán, quản lý nhân sự, tiền lương, tiền thưởng đồng thời phối hợp với phòng kinhdoanh, phòng kỹ thuật và các tổ chức có liên quan trong việc phân tích, tìm ra cácbiện pháp kịp thời và hợp lý trong việc kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanhcủa công ty.

Phân xưởng cơ khí: Chịu trách nhiệm trong việc gia công cắt gọt, chấn, gấp, hàn…kim loại tạonên các bộ phận của sản phẩm sao cho đúng quy trình công nghệ, thiết kế, hoànthành đúng tiến độ được giao.

Phân xưởng sơn:

Chịu trách nhiệm sơn tĩnh điện và lắp ráp hoàn thiện các sản phẩm củacông ty và nhận làm hàng sơn thuê từ bên ngoài để tạo thêm doanh thu cho côngty.

Phòng KCS:

Đặt ra các tiêu chuẩn về quy trình sản xuất và theo dõi, kiểm tra chất lượngsản phẩm từ khâu gia công chế tạo đến bao gói sản phẩm để đảm bảo hàng xuấtxưởng đạt yêu cầu về chất lượng, mẫu mã, kiểu dáng sản phẩm

Với cơ cấu tổ chức này, giám đốc điều hành doanh nghiệp được sự trợ giúpcủa các bộ phận chức năng để chuẩn bị các quyết định, theo dõi kiểm tra việcthực hiện các quyết định, đồng thời có toàn quyền quyết định và chịu trách nhiệmvề mọi mặt lãnh đạo các công việc trong Công ty.

3.Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm gần đây

3.1.Số lượng, chất lượng sản phẩm

Sản phẩm của Công ty là những mặt hàng cơ khí rất đa dạng và phức tạpđáp ứng cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của thị trường, theo đúng như nộidung đăng ký kinh doanh của Công ty đã xin phép Có thể căn cứ vào đặc tính sửdụng để chia sản phẩm của công ty ra thành các dạng chính sau:

-Các loại máy móc thiết bị công cụ phục vụ cho sản xuất của các ngànhcông nghiệp khác Đây là loại mặt hàng chiếm tỷ trong tương đối lớn từ 38% đến46% giá trị tổng sản lượng hàng năm của doanh nghiệp và càng về sau này giá trịsản lượng của mặt hàng này càng tăng lên Đối với từng bạn hàng, từng đối tượngphục vụ, Công ty đều có những sản phẩm thích ứng để đáp ứng các nhu cầu:

+ Các máy nghiền, sàng rung, máy trộn, máy đùn viên dùng cho các máychế biến phân vi sinh, Công ty có khả năng cung cấp thiết bị đồng bộ cho các nhàmáy này.

+ Hệ thống truyền tải bằng băng tải cao su, băng tải tấm, các loại vít tảiruột xoắn, băng rung kín, gầu tải… dùng trong các nhà máy xi măng lò đứng, cácnhà máy gạch tuynen.

+ Các lò sấy, lò tráng men gốm bằng điện, bằng ga cùng các loại thiết bịlọc bụi túi đơn, lọc bụi ciclon – nước rất thuận lợi cho việc xử lý môi trường củacác nhà máy công nghiệp hiện nay.

+ Một thế mạnh lớn của Công ty là chế tạo các dây chuyền sản xuất chocông nghệ lắp ráp như: dây chuyền lắp tivi, dây chuyền lắp ráp xe gắn máy.

-Các mặt hàng giá lưu trữ, giá tài liệu cùng các loại tủ sắt nội thất vănphòng là sản phẩm truyền thống của công ty Cho đến nay loại sản phẩm hànghóa này vẫn duy trì đều đặn chiếm tỷ trọng từ 45 đến 55% giá trị tổng sản lượngcủa doanh nghiệp Do được đầu tư đúng hướng cho mặt hàng này như hệ thốngtẩy rửa, dây truyền sơn tĩnh điện… nên hình thức chất lượng sản phẩm cũng nhưuy tín của sản phẩm ngày càng được nâng cao

-Với phương châm không ngừng mở rộng quan hệ và đa dạng hóa sảnphẩm, công ty luôn dành một bộ phận nhỏ để làm dịch vụ cơ khí nhằm đáp ứngnhững nhu cầu gia công nhỏ lẻ của các bạn hàng cũ hoặc mới trong công tácnghiên cứu sản xuất của họ, từ đó phát triển dần thành hàng hóa của doanhnghiệp như vỏ máy phát truyền hình, cây xăng mini, vỏ loa không dây…Hàngnăm công ty sản xuất ra những mặt hàng này đạt tỷ trọng từ 5 đến 9% giá trị tổngsản lượng.

Bảng 1: Bảng số liệu về sự biến động sản phẩm từ năm 2006 đến năm 2009

7 Dây truyền lắp tivi Bộ 01 02 04 03

Nguồn: Phòng Kế toán-Tài chính Công tyCùng với sự nỗ lực tăng dần của số lượng sản phẩm, đa dạng hóa sảnphẩm, các nhà quản trị trong công ty cũng rất coi trọng tới chất lượng cho sảnphẩm đầu ra của doanh nghiệp mình vì nhận thức được rõ chất lượng sản phẩm làmột trong những chiến lược quan trọng nhất làm tăng năng lực cạnh tranh củadoanh nghiệp trên thị trường Nên trong những năm gần đây chất lượng của cácsản phẩm mang tính truyền thống của công ty như mặt hàng máy nghiền, máysàng rung, máy trộn, lò sấy, giá lưu trữ, tủ sắt nội thất văn phòng luôn đượckhách hàng tín nhiệm và có được thị trường ổn định Còn với các mặt hàng nhưvỏ máy phát, vỏ loa không dây, băng chuyền inox là những mặt hàng mới màcông ty đang khai thác có rất nhiều tiềm năng về thị trường đang được chú trọngnghiên cứu về mẫu mã, kiểu dáng và chất lượng để ngày càng trở thành mặt hàngchủ lực của công ty Tuy nhiên do doanh nghiệp còn hạn chế về nhiều mặt nhưvốn ít, quy mô nhỏ, công nghệ của máy móc thiết bị còn chưa cao và trình độ taynghề của người lao động còn chưa theo kịp với công nghệ của một số máy mócmới nhập khẩu nên một số sản phẩm cơ khí của công ty được sản xuất ra còn bịlỗi sản phẩm Đây là vấn đề quan trọng mà lãnh đạo công ty cần phải tìm hướngđể khắc phục

3.2.Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Trong khoảng thời gian 4 năm gần đây, công ty cơ khí Trúc Lâm đã có sựphát triển dần dần từng bước vững chắc, tuy rằng sang đến năm 2009 có sự giảmsút về doanh thu và lợi nhuận Đây là khó khăn khách quan chung của kinh tếtrong nước và thế giới mà doanh nghiệp không nằm ngoài vòng xoáy suy thoáikinh tế đó Nhưng ban giám đốc công ty và người lao động đã chung sức cùngnhau vượt qua được thời kỳ khó khăn nhất và có thể tin tưởng vào sự phát triển

của công ty trong thời gian tới Bảng số liệu dưới đây sẽ giúp ta thấy được rõ hơntình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong những năm qua.

Bảng 2: Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH côngnghệ cơ khí Trúc Lâm

Nguồn: Phòng Kế toán-Tài chính Công tyQua bảng tổng hợp ta thấy các chỉ tiêu kinh tế từ năm 2006 đến năm 2008đều tăng và sang đến năm 2009 thì bị giảm đáng kể.

-Về doanh thu tiêu thụ: Năm 2007 tăng so với năm 2006 là 108% tươngứng với mức tăng tuyệt đối là 885,4 triệu Năm 2008 tăng so với năm 2007 là127% tương ứng với mức tăng tuyệt đối là 2997,6 triệu Điều này chứng tỏ quymô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đã được mở rộng Tuy nhiên do ảnhhưởng của suy thoái kinh tế toàn cầu nên sang đến năm 2009 doanh thu tiêu thụđã bị giảm 2580,9 triệu so với năm 2008, công ty cần có những biện pháp để khắcphục tình trạng giảm doanh thu trên.

-Về chi phí: Chi phí năm 2007 so với năm 2006 tăng lên 745,9 triệu hay108,1%, năm 2008 so với 2007 tăng 127,4% hay 2721,3 triệu, năm 2009 so với2008 giảm 80,34% hay 2507,3 triệu Như vậy lượng chi phí tăng và giảm ít hơnso với doanh thu tiêu thụ nên Công ty cần tiếp tục phát huy hơn nữa để giảmthiểu chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh.

-Về lợi nhuận: Do tốc độ tăng giảm chi phí nhỏ hơn doanh thu tiêu thụ nênđã làm cho lợi nhuận bán hàng tăng lên và tăng dần từ năm 2006 đến năm 2008;đến năm 2009 do doanh thu tiêu thụ giảm nên lợi nhuận cũng giảm theo chỉ đạtđược 547,5 triệu.

-Về tỷ suất lợi nhuận: chỉ tiêu này cho thấy năm 2006 cứ 100 đồng doanhthu tạo ra 4,5 đồng lợi nhuận, năm 2007 cứ 100 đồng doanh thu tạo ra 4,7 đồnglợi nhuận Như vậy từ năm 2006 đến năm 2007 tỷ suất lợi nhuận có chiều hướngtăng lên tuy nhiên sang năm 2008 thì đã bị giảm, cứ 100 đồng doanh thu chỉ tạora 4,3 đồng lợi nhuận Nguyên nhân lượng chi phí giảm (80,34%) ít hơn so vớidoanh thu giảm (81,37%) Sang đến năm 2009 tuy doanh thu tiêu thụ giảm so vớinăm 2008 nhưng 100 đồng doanh thu lại tạo ra 4,8 đồng lợi nhuận điều đó chứngtỏ Công ty đã có dấu hiệu tăng trưởng trở lại, đứng vững hơn trong cơn bão suythoái kinh tế toàn cầu.

-Với mức thu nhập của cán bộ công nhân viên tăng dần qua các năm từ2550 ngàn đồng đến 2820 ngàn đồng, đến 3080 ngàn đồng, đến 3140 ngàn đồngchứng tỏ sự quan tâm của lãnh đạo công ty trong việc đảm bảo thu nhập, nângcao đời sống đối với cán bộ công nhân viên; điều đó đã khuyến khích người laođộng nhiệt tình chu đáo với công việc của mình hơn Bên cạnh đó sự đóng gópcủa Công ty vào ngân sách Nhà nước cũng tăng.

Tóm lại, tuy bị ảnh hưởng của cuộc suy giảm kinh tế toàn cầu vào năm2008, 2009 làm doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp giảm sút nhưng cùngvới những dấu hiệu phục hồi của kinh tế trong nước và thế giới trong quý 1 năm2010, cùng với sự nỗ lực và quyết tâm của ban giám đốc và người lao động trongcông ty, cùng với việc sang năm 2010 công ty đã nhận được thêm nhiều đơn đặthàng và có sự thành công trong chuyển hướng sang khai thác mặt hàng mới vớinhiều tiềm năng về lợi nhuận và thị trường là mặt hàng inox Như vậy có thể thấydoanh nghiệp đang và sẽ tìm ra được lối đi cho riêng mình để thoát khỏi khủnghoảng, từng bước ổn định, đứng vững và phát triển trong thời gian tới.

1.1.Hình thức pháp lý và loại hình sản xuất kinh doanh

Là một doanh nghiệp sản xuất nên các vấn đề liên quan đến việc mua sắm,dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu sao cho có hiệu quả nhất luôn được công ty cơkhí Trúc Lâm chú trọng đến Ban giám đốc cùng phối hợp với phòng kỹ thuật, bộphận vật tư và thủ kho thông qua kế hoạch sản xuất trong kỳ để xác định nhu cầunguyên vật liệu cần thiết.

Do đặc điểm sản xuất sản phẩm của công ty là chuyên sản xuất các mặthàng cơ khí phục vụ cho các ngành sản xuất khác nên hầu hết nguyên vật liệudùng cho sản xuất sản phẩm như sắt thép, que hàn, khóa tủ điện, bulon ốc vít…đều có thể dễ dàng mua trên thị trường Tuy nhiên trong thời gian gần đây, giá cảcủa các loại sắt thép trên thị trường biến động mạnh nên công ty cũng gặp một sốkhó khăn nhất định trong việc thu mua, bảo quản và cấp phát nguyên vật liệu đảmbảo cho sản xuất Mặc dù vậy, công ty vẫn hết sức cố gắng trong công tác quản lývà cung ứng nguyên vật liệu nhằm khắc phục những khó khăn đang diễn ra, đảmbảo cho sản xuất được liên tục và có hiệu quả

1.2.Bộ máy quản trị

Là một doanh nghiệp sản xuất sản phẩm cơ khí với quy mô còn nhỏ nênnhìn chung bộ máy quản trị của công ty khá gọn nhẹ, bao gồm một số phòng banchức năng và 2 phân xưởng sản xuất Chính vì vậy nên việc đưa ra các quyết địnhvề công tác quản trị nói chung và công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệunói riêng của công ty khá nhanh gọn và chính xác, không phải thông qua quánhiều khâu trung gian Công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu do bộ phậnvật tư – thủ kho đảm nhận Thông qua kế hoạch sản xuất trong kỳ, bộ phận vật tư– thủ kho phối hợp với phòng kỹ thuật đưa ra các quyết định về việc mua sắm, dựtrữ và sử dụng nguyên vật liệu rồi trình lên ban giám đốc xác nhận Mỗi khi cóhợp đồng sản xuất sản phẩm, bộ phận vật tư – thủ kho dựa vào định mức nguyênvật liệu do phòng kỹ thuật đưa ra, ký lệnh cấp phát nguyên vật liệu rồi cùng cácquản đốc phân xưởng điều hành sản xuất Thêm vào đó, trình độ của các nhàquản trị trong công ty cũng ngày được nâng cao và có nhiều kinh nghiệm tronglĩnh vực sản xuất cũng như điều hành sản xuất Hầu hết các vị lãnh đạo trongcông ty đều có trình độ đại học và nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất

cũng như điều hành sản xuất Các nhà quản trị trong công ty luôn chú trọng tiếpthu công nghệ và kĩ thuật sản xuất mới nhằm tạo ra những máy móc thiết bị cócông suất cao, chất lượng ổn định từ đó có thể sử dụng một cách tiết kiệm và cóhiệu quả nhất lượng nguyên vật liệu Chính vì vậy công ty luôn có những kếhoạch thu mua, bảo quản, cấp phát nguyên vật liệu phù hợp nhất với tình hình vàđiều kiện sản xuất trong kỳ.

1.3.Đội ngũ lao động

Nhân tố con người là yếu tố quyết định trong hoạt động sản xuất kinhdoanh do đó công ty đã xác định: lao động là yếu tố hàng đầu trong quá trình sảnxuất kinh doanh Nếu như đảm bảo được số lượng, chất lượng lao động sẽ manglại hiệu quả cao vì yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất lao động, hệ sốsử dụng lao động nên công ty luôn chú trọng phát triển số lượng lao động đồngthời nâng cao chất lượng lao động để hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.Là doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nên dạng lao động chủ yếu của Công tygồm 2 loại:

-Lao động quản lý: bao gồm những người làm công tác quản lý sản xuấtkinh doanh Họ là cầu nối để nối liền các yếu tố bên trong và bên ngoài doanhnghệp thành một khối thống nhất Họ là cầu nối giữa các loại lợi ích của chủdoanh nghiệp và công nhân sản xuất Họ là những người nhận thức được các quyluật kinh tế để đưa ra các quyết định hướng dẫn hành động cho toàn công ty cũngnhư cá nhân họ Họ chính là những thực thể cấu thành nên cơ cấu tổ chức quản lýcủa xí nghiệp

-Lao động trực tiếp sản xuất: Là doanh nghiệp sản xuất cơ khí nên laođộng trực tiếp sản xuất đa số là nam, chỉ có một số ít nữ ở các bộ phận như sơn,in và bao gói hoàn thiện sản phẩm Công ty quy tụ được nhiều công nhân có trìnhđộ tay nghề cao, phần lớn được học qua các trường công nhân kỹ thuật Để tiếtkiệm chi phí đối với những công việc đơn giản công ty vẫn sử dụng những laođộng chưa qua đào tạo nhưng có sức khoẻ và gắn bó với công ty, phần lớn số nàyđều học hết phổ thông trung học, trong quá trình làm việc công ty rất chú ý kèmcặp để họ rèn dũa tay nghề, nâng cao trình độ dần trở thành những công nhânthạo việc

Bảng 3: Tình hình lao động của Công ty qua các năm

STT Chỉ tiêu ĐVT 2006 2007 2008 20091 Tổng số lao động Người 80 84 86 862 Lao động trực tiếp Người 66 70 72 72

Tỷ trọng % 82,5 83,3 83,7 83,73 Lao động gián tiếp Người 14 14 14 14

Tỷ trọng % 17,5 16,4 16,3 16,3 Nguồn: Phòng Kế toán-Tài chính Công ty

Như vậy không chỉ trình độ của các nhà quản trị trong công ty mới ảnhhưởng đến việc quản lý và cung ứng nguyên vật liệu cho sản xuất mà chất lượngcủa đội ngũ lao động đặc biệt là lao động trực tiếp sản xuất cũng ảnh hưởng rấtlớn đến việc sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu sản xuất.Chính vì vậy, trongnhững năm gần đây, công ty cơ khí Trúc Lâm luôn chú ý đầu tư đến vấn đề quảntrị nguồn nhân lực Càng ngày tỷ lệ giữa công nhân sản xuất trực tiếp và gián tiếpcàng hợp lý hơn Hiện nay, trình độ của người lao động ngày càng được nângcao, do công ty đã đầu tư đúng mức cho việc phát triển và đào tạo nguồn nhânlực Trình độ tay nghề của người công nhân cao, được sản xuất trong dây chuyềncông nghệ liên tục,hiện đại đáp ứng được các yêu cầu về chất lượng cũng như kĩthuật của sản phẩm Công nhân có thể thích nghi được với điều kiện làm việc liêntục,căng thẳng nhằm đạt đúng tiến độ đã đề ra Với số lượng công nhân có trìnhđộ tay nghề cao chiếm một tỉ lệ khá lớn, công ty có rất nhiều ưu thế trong việc sửdụng tiết kiệm nguồn nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất và hoàn thành kếhoạch định mức nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm mà phòng kĩ thuật đề ra.Không chỉ có vậy, đội ngũ công nhân của công ty còn tuân thủ kỉ luật rất nghiêmngặt, sử dụng nguyên vật liệu đúng mục đích, luôn phấn đấu giảm mức tiêu dùngnguyên vật liệu, tận dụng cao độ phế liệu và giảm phế phẩm giúp cho hoạt độngsản xuất kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao Chính vì trình độ của ngườilãnh đạo cũng như trình độ của người lao động có ảnh hưởng rất lớn đến công tác

quản lí và cung ứng nguyên vật liệu nên công ty luôn tìm cách tạo điều kiện chongười lao động nâng cao trình độ tay nghề cũng như trình độ quản lí Công ty đãhỗ trợ cho một số cán bộ công nhân viên tham gia các khóa học trung và dài hạnnhằm nâng cao trình độ cho người lao động để có thể tiếp thu được với nhữngtrình độ công nghệ tiên tiến, hiện đại Công ty còn thường xuyên tổ chức cácphong trào thi đua nhằm tăng năng suất lao động cũng như tiết kiệm nguyên,nhiên vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất.

Bảng 4: Cơ cấu chất lượng lao động năm 2009

Tỷ trọng(%)

Nguồn: Phòng Kế toán-Tài chính Công ty

Tóm lại, đội ngũ lao động trong công ty có ảnh hưởng rất lớn đến công tácquản lí và cung ứng nguyên vật liệu Công ty cần quan tâm động viên và đầu tưnhiều hơn nữa đến người lao động.

1.4 Kĩ thuật công nghệ

Trình độ máy móc thiết bị kĩ thuật là một nhân tố quan trọng ảnh hưởngđến lượng tiêu dùng nguyên vật liệu trong sản xuất Máy móc thiết bị hiện đại,năng suất cao cộng với trình độ lành nghề của người lao động sẽ dẫn đến việc sửdụng nguyên vật liệu tiết kiệm và hiệu quả Ngược lại, với trình độ máy móc thiếtbị kĩ thuật quá lạc hậu thì việc lãng phí nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất làđiều không thể tránh khỏi Đánh giá một cách khách quan thì hiện nay, trình độmáy móc công nghệ kĩ thuật của công ty cơ khí Trúc Lâm còn chưa cao, hơn nữacông ty chưa có các kế hoạch sản xuất phù hợp để tận dụng hết công suất máymóc thiết bị Điều đó ảnh hưởng lớn tới việc sản xuất sản phẩm cũng như việc sửdụng nguyên vật liệu có hiệu quả Nhìn chung công ty vẫn còn dùng một số máymóc thiết bị lạc hậu làm cho việc sử dụng nguyên vật liệu vượt quá định mức đặt

ra Đó chính là một hạn chế mà công ty cần phải khắc phục Chính vì vậy công tyluôn luôn phải đảm bảo sửa chữa, bảo dưỡng kịp thời tránh tình trạng máy mócthiết bị hỏng quá lâu, không đáp ứng được tiến độ sản xuất Việc làm đó cũnggóp phần không nhỏ vào việc sử dụng vật tư sao cho có hiệu quả hơn Cho nênlượng nguyên vật liệu sử dụng tuy có lúc vượt quá định mức do phòng kĩ thuậtđặt ra nhưng nhìn chung vẫn đạt được hiệu quả như mong đợi Các dây chuyềnsản xuất các loại mặt hàng có thế mạnh của công ty vẫn hoạt động tốt và luôn tiếtkiệm được một lượng nguyên vật liệu đáng kể góp phần làm giảm giá thành sảnphẩm, giữ vững vị thế cạnh tranh của mình Tuy nhiên nếu được đầu tư đúng chỗ,năng suất lao động bình quân cũng như việc thực hiện định mức lượng nguyênvật liệu sử dụng cho sản xuất của công ty sẽ đạt kết quả tốt hơn Trong thời giantới, công ty có kế hoạch đầu tư mua sắm thêm một số loại máy móc, thiết bị mới,hiện đại Điều này sẽ góp phần không nhỏ vào việc nâng cao hiệu quả sản xuấtcủa công ty cũng như góp phần rất lớn vào việc tiết kiệm nguyên vật liệu nhờthực hiện theo đúng định mức và quy trình công nghệ Do đó ta có thể thấy rằngmáy móc thiết bị trong mỗi doanh nghiệp có ảnh hưởng rất lớn đến công tác quảnlý nguyên vật liệu nên để công tác này đạt hiệu quả mong muốn cần chú ý tớicông tác quản lý máy móc công nghệ kỹ thuật.

Bảng 5: Bảng theo dõi máy móc thiết bị của công ty trong tháng 3

n m 2010ăm 2010

trong công tyPhân xưởng cơ khí Phân xưởng sơn

Máy khác 2 2 5Tổng số máy móc hiện có trong toàn công ty 55 Nguồn: Phòng Kế toán-Tài chính Công ty

1.5.Nguồn vốn

Vốn sản xuất kinh doanh là một trong những yếu tố quan trọng nhất củacác doanh nghiệp Vốn không chỉ ảnh hưởng lớn đến công tác quản lý và cungứng nguyên vật liệu mà còn ảnh hưởng quyết định đến công tác quản trị sản xuấtkinh doanh chung của toàn doanh nghiệp Doanh nghiệp có thể sử dụng vốn đểđầu tư nghiên cứu thị trường, nghiên cứu phát triển, đầu tư đổi mới trang thiết bịmáy móc thiết bị công nghệ, đầu tư hiện đại hóa hoạt động quản trị và đào tạo,bồi dưỡng nghiệp vụ Điều này ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản lý và cungứng nguyên vật liệu tại công ty Dù trong điều kiện hoàn cảnh nào, công ty cũngcó đủ năng lực tài chính để mua sắm thiết bị vật tư cần thiết cho sản xuất Nguồnvốn của công ty cơ khí Trúc Lâm so với một số công ty TNHH khác không phảilà lớn nhưng cũng không quá nhỏ, nhìn chung là phù hợp với tình hình sản xuấtkinh doanh ở công ty Vốn cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp chủ yếu làvốn chủ sở hữu, việc vay mượn ngân hàng hay các tổ chức là rất hãn hữu vì phảichịu lãi suất, đôi khi rất cao mà thủ tục lại rườm rà, rất khó giữ bí mật kinhdoanh Trong quá trình hoạt động đôi khi cũng cần đến vốn lớn, chủ doanhnghiệp thường chỉ huy động vốn trong bạn bè, người thân hay áp dụng nhữngbiện pháp như mua hàng trả chậm hoặc xin ứng trước hợp đồng…Hàng năm vốnkinh doanh của doanh nghiệp đều được bổ sung bằng lợi nhuận từ hoạt động sảnxuất kinh doanh Việc sử dụng vốn được đề ra là phải tiết kiệm, chỉ đầu tư vàonhững loại tài sản cố định nào cần thiết cho sản xuất kinh doanh và phải nhanhchóng mang lại hiệu quả ví dụ như: dây chuyền sơn tĩnh điện, các máy móc cắtgọt kim loại, các loại máy hàn

Bảng 6: Cơ cấu vốn của công ty những năm gần đây

VT: ĐVT: tri u ệu đồng đồngng

Vốn cố định bình quân 2855,3 3165,3 3303,8 4325,6Vốn lưu động bình quân 2974,1 3546,2 3648,8 3521,7 Nguồn: Phòng Kế toán-Tài chính Công ty

Do điều kiện địa lý của công ty khá thuận lợi về mặt giao thông nên việcthu mua nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất là dễ dàng, khi cần hàng là có ngaynên việc dự trữ nguyên vật liệu tại công ty không gặp khó khăn mấy Vì vậy, vớimột năng lực tài chính khá ổn định như vậy công ty cơ khí Trúc Lâm luôn đảmbảo được tất cả các mặt trong công tác quản trị kinh doanh nói chung cũng nhưcông tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu nói riêng

1.6 Nguyên vật liệu và tình hình cung ứng nguyên vật liệu

Do doanh nghiệp sản xuất kinh doanh các mặt hàng cơ khí nên nguyên vậtliệu chủ yếu của Công ty là sắt thép các loại; ngoài ra còn có các nguyên vật liệuphụ khác như hóa chất tẩy rửa, sơn, dung môi, vật liệu đóng gói cùng các loạinhiên liệu, năng lượng như điện, dầu, ga.

Nguyên vật liệu dạng kim loại sắt, thép, nhôm chiếm tỷ trọng lớn trên 60%tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất của Công ty Do đặc điểm từngthời kì của sản xuất Công ty nhập vào như: Thép tấm các loại dày từ 0,6 đến10mm, thép định hình dạng hộp vuông, hộp chữ nhật, hình chữ L, chữ I, chữ U;các thép kết cấu cho chế tạo thiết bị hình tròn có dạng đường kính từ 20 đến100mm, hay thép dụng cụ như 5XMH, 9XC cho chế tạo dụng cụ khuôn mẫu;hoặc nhôm hợp kim cứng dạng tấm dày từ 1 đến 5mm.

Với quan điểm của các nhà quản trị trong công ty là nguyên vật liệu có đạttiêu chuẩn, đúng quy cách thì sản phẩm sản xuất ra mới đáp ứng được nhu cầungày càng khắt khe của thị trường Chính những yêu cầu về chất lượng sản phẩmđó mà cần phải yêu cầu đòi hỏi khắt khe cho nguyên vật liệu Bảng sau sẽ chothấy đòi hỏi của công ty về nguyên vật liệu.

Bảng 7: Yêu c u v quy cách c a m t s lo i nguyên v t li uầu về quy cách của một số loại nguyên vật liệuề quy cách của một số loại nguyên vật liệuủa một số loại nguyên vật liệuột số loại nguyên vật liệu ố loại nguyên vật liệu ại nguyên vật liệuật liệu ệu đồngTên chủng loại NVL Quy cách, phẩm chất Đơn giá (VNĐ)

Thép tấm 0,6*1500*2500

Đúng kích thước

14800Phẳng, mềm, đẹp

Màu sáng

Không bị cong, méoĐúng kích thước

Dây hàn 0,8mm

Dây cuộn đều

17750Không bị vỡ nhựa

Màu vàng sáng đều

Nguồn: Phòng Kế toán-Tài chính Công tyLà doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nên những vấn đề về công tác quảnlý và cung ứng nguyên vật liệu luôn được công ty Trúc Lâm đặt lên hàng đầu.Thông qua định mức vật tư phòng kỹ thuật đưa ra cho từng loại sản phẩm,bộphận vật tư – thủ kho tổ chức mua sắm, cấp phát nguyên vật liệu cho từng bộphận sản xuất sao cho tiết kiệm và có hiệu quả nhất Để đạt được điều này, côngty thường xuyên chú trọng đến các bạn hàng cung ứng nguyên vật liệu cho mìnhnhằm đảm bảo được lượng nguyên vật liệu cần thiết cả trong điều kiện, tình hìnhkinh tế không thuận lợi…Công ty thường mua nguyên vật liệu của một số bạnhàng lâu năm nên nguồn nguyên vật liệu được cung ứng khá ổn định Các nhàcung cấp nguyên vật liệu dạng kim loại cho Công ty phần lớn là các cửa hàng cơkim khí của Hà Nội thuộc Tổng công ty kim khí Một phần nữa được cung ứngbởi các cửa hàng tư doanh vật liệu sắt thép ở đường La Thành, đường Kim Mã.Vì điều kiện kho bãi chật hẹp nên việc bảo quản nguyên vật liệu rất khó khăn, dovậy những vật liệu dùng nhiều như thép tấm, thép định hình, thép kết cấu thì hàngtháng Công ty lên kế hoạch dự trù các hợp đồng cung ứng trước, nhưng mỗitháng chỉ nhập về 2 lần với khối lượng phù hợp cho sản xuất sao cho dư kho hợplý Còn các loại kim loại quý sử dụng ít hơn như thép dụng cụ, nhôm hợp kim thìdoanh nghiệp tự đi mua và chuyên chở về thường là mỗi quý chỉ một lần, hai lần.

Tình hình cung ứng nguyên vật liệu kim loại ở nước ta mấy năm gần đâykhông có thay đổi đột biến gì nhiều, đặc biệt là không có hiện tượng khan hiếmhàng, do vậy Công ty cũng không có chủ trương dự trữ dự phòng nguyên vật liệucho sản xuất nhiều mà bỏ hẳn phần dự trữ an toàn chỉ nhập vật tư theo nhu cầusản xuất và gối đầu một lượng nhỏ giữa hai kì nhập hàng.

Đối với các vật liệu phụ như hóa chất tẩy rửa, vật tư bao gói, dầu, ga thìviệc cung ứng kịp thời đầy đủ cho sản xuất không mấy khi gặp trở ngại vì tươngđối sẵn trên thị trường Hà Nội Riêng loại vật liệu sơn tĩnh điện thì tương đối trắc

trở vì số lượng các nhà cung ứng loại vật tư này trên miền Bắc rất ít Công ty chủyếu quan hệ lấy hàng qua Công ty Đại Phú (đại diện cho hãng sơn Jotun tại ViệtNam) mà mỗi lần lấy hàng đều phải đăng kí trước chủng loại mã hiệu sơn, sốlượng mỗi loại, sau đó phải chờ đợi họ làm thủ tục nhập từ nước ngoài về hayđưa từ miền Nam ra nên mất nhiều thời gian và thường khó xác định được thờiđiểm nhập hàng Do vậy đối với loại vật liệu này Công ty bao giờ cũng phải tínhtoán nhu cầu trước xa thời điểm sử dụng và phải có một lượng dự trữ an toàn đủđáp ứng cho nhu cầu sản xuất từ 2 tuần đến 1 tháng Vì vậy việc sản xuất sảnphẩm luôn được diễn ra liên tục và tương đối ổn định.

2 Thực trạng công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu tại công tyTNHH công nghệ cơ khí Trúc Lâm

2.1 Công tác xây dựng kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu

- Kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu của doanh nghiệp chịu ảnh hưởng củanhiều nhân tố khác nhau Trước hết đó là kế hoạch sản xuất sản phẩm trên cơ sởcầu thị trường và các nhân tố khác Thứ hai, định mức tiêu dùng Thứ ba, tìnhhình giá cả Thứ tư, tình hình tài chính của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch Thứnăm, năng lực kho tàng của doanh nghiệp, Hiện nay tại công ty Trúc Lâm đangsử dụng các tài liệu dưới đây để xác định kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu chotừng thời kỳ:

+Các báo cáo về tình hình thị trường có chú ý đến việc đánh giá khả năngphát triển kinh tế trong kỳ kế hoạch.

+Số liệu thống kê của các cơ quan thống kê, các phân tích và dự báo thịtrường của các cơ quan nghiên cứu.

+Thống kê về tiêu thu sản phẩm ở các thời kỳ trước đó và các nhân tố ảnhhưởng đến khả năng tiêu thụ sản phẩm trong kỳ kế hoạch.

+Thẻ kho theo dõi nguyên vật liệu theo từng nhóm loại cụ thể để biết đượccác thông tin về lưu kho mỗi loại.

+Sổ theo dõi lượng đặt hàng từ nhiều người cấp hàng khác nhau vào cácthời điểm khác nhau

- Bởi công ty cơ khí Trúc lâm là đơn vị chuyên sản xuất các mặt hàng cơkhí phục vụ cho các ngành sản xuất khác cùng các sản phẩm gia dụng, nội thất

tiêu dùng nên đặc điểm nguyên vật liệu đưa vào sản xuất là rất dễ bảo quản,chủng loại nguyên vật liệu đa dạng Chính vì vậy, kế hoạch mua sắm nguyên vậtliệu là một trong những khâu quan trọng trong công tác quản lý và cung ứngnguyên vật liệu tại công ty Vậy thì trong công tác mua sắm bao gồm những côngviệc gì?

+Tiến độ mua sắm nguyên vật liệu: Công việc đầu tiên của mua sắmnguyên vật liệu là lập tiến độ mua sắm Việc lập tiến độ mua sắm nguyên vật liệuphải đảm bảo luôn luôn có đầy đủ chủng loại, số lượng và chất lượng vật tư phụcvụ kịp thời cho sản xuất Phải tính toán riêng từng loại nguyên vật liệu với sốlượng chính xác và thời gian giao nhận cụ thể Kế hoạch tiến độ cung cấp phảiđảm bảo sử dụng hợp lý các phương tiện vận chuyển và kho tàng nhằm giảm chiphí vận chuyển và chi phí bảo quản lưu kho, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuấtkinh doanh của công ty.

Kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu tại công ty Trúc Lâm do bộ phận vật tư– thủ kho đảm nhiệm Bộ phận vật tư – thủ kho có nhiệm vụ nghiên cứu tình hìnhsản xuất thực tế năm trước do phòng kế toán gửi xuống rồi thông qua đó lập kếhoạch sản xuất từng kỳ (tháng, quý, năm) Ngoài việc phải lập kế hoạch sản xuấtvà tiêu thụ sản phẩm, bộ phận vật tư – thủ kho còn phải tổ chức sản xuất, đảmbảo cung ứng nguồn nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất, sửa chữa Phải tínhtoán chi tiết lượng nguyên vật liệu dự trữ, bảo hiểm cần thiết cho cả giai đoạn sảnxuất trong kỳ Phải lập kế hoạch chiến lược sản xuất và tiêu thụ sản phẩm trongthời gian tới Tính toán chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí quản lý để từđó xác định giá thành sản phẩm một cách tối ưu nhất.

Bộ phận vật tư – thủ kho thông qua định mức tiêu hao nguyên vật liệu dophòng kỹ thuật đưa ra và căn cứ vào số lượng sản phẩm kỳ kế hoạch, lượng phếphẩm thu hồi trong kỳ trước, lượng phế phẩm phát sinh cho phép…rồi lập kếhoạch cung ứng nguyên vật liệu cho từng đối tượng sản phẩm trong kỳ sau đótrình lên ban giám đốc Nếu được ban giám đốc phê chuẩn, bộ phận vật tư – thủkho tiến hành thực hiện công tác cung ứng nguyên vật liệu cho quá trình sản xuấttrong toàn công ty sao cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục và đảm bảo tiến độsản xuất.

Ngoài ra doanh nghiệp cũng hiểu rằng thị trường cũng là nơi chịu ảnhhưởng của nhiều yếu tố kinh tế- chính trị- xã hội khác nhau cho nên nó thườngxuyên biến động và tạo ra những khó khăn và thuận lợi mới, tạo ra sức ép củabên bán sản phẩm và mua nguyên vật liệu Điều mà doanh nghiệp không thểkhông tính đến và phải có sách lược thích hợp để đối phó với tình hình, có thểphải điều chỉnh cả kế hoạch mua sắm Điều này càng chứng tỏ quan tâm thật tốtđến việc lập kế hoạch mua sắm vật tư, nguyên vật liệu là đã gần đạt được mụcđích đặt ra.

+Thực hiện mua sắm nguyên vật liệu:

Việc chọn phương pháp mua sắm sao cho có hiệu quả là một yếu tố quyếtđịnh Trên thực tế có những phương pháp mua sắm sau:

Nhóm 1: Mua sắm không thường xuyên, số lượng ít, có giá trị bằng tiềnnhỏ.

Nhóm 2: Mua sắm 1 lần hoặc không thường xuyên với số lượng lớn.Nhóm 3: Mua sắm với khối lượng lớn, sử dụng theo thời gian hoặc mua ởnhững vị trí phức tạp.

Riêng đối với công ty Trúc Lâm trong công tác mua sắm cũng có nhữngnét riêng biệt, tuy không theo một ekip nhất định nào song áp dụng trong từngtrường hợp cụ thể của công ty thì không những không gây ảnh hưởng mà còn tạocho đội ngũ đảm trách công tác này có được sự linh hoạt và thích ứng nhanh vớisự biến đổi của thị trường.

-Vì nguyên vật liệu dùng để sản xuất công ty phải tìm mua trên thị trườngnên việc lựa chọn nhà cung ứng có ý nghĩa trong việc sản xuất, xem xét vấn đềgiá cả, chất lượng, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng Công ty xác định chomỗi loại nguyên vật liệu từ hai đến ba người cung ứng, tham khảo giá và các yêucầu khác nhau lựa chọn sao cho chi phí thấp, có lợi nhất Công ty định kỳ tiếnhành đánh giá người cung cấp thông qua một hệ thống các chỉ tiêu như giá cả, uytín, năng lực, thời hạn cung ứng, chất lượng nguyên vật liệu, việc thực hiện hợpđồng…, từ đó sẽ chủ động tìm nguồn cung ứng thích hợp.

2.2 Công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng nguyên vật liệu

Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là lượng tiêu dùng lớn nhất cho phépđể sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thành một công việc nào đótrong những điều kiện tổ chức và kỹ thuật nhất định của thời kỳ kế hoạch, vì vậymà công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng nguyên vật liệu ở công tycơ khí Trúc Lâm rất được chú trọng Để đảm bảo nguyên vật liệu một cách tốtnhất cho sản xuất thì không thể không coi trọng việc nâng cao chất lượng củacông tác định mức.

Xây dựng hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là công việc rất phức tạpbởi chủng loại nguyên vật liệu rất phong phú và đa dạng, khối lượng xây dựngđịnh mức lớn Một số loại vật liệu phụ tuy giá trị không lớn nhưng lại rất quantrọng trong việc sản xuất sản phẩm Vì vậy công ty không chỉ chú trọng công tácxây dựng và quản lý định mức nguyên vật liệu cho các loại vật liệu chính mà cònthực hiện rất nghiêm túc công tác xây dựng và quản lý nguyên vật liệu cho vậtliệu phụ, nhằm quản lý được toàn bộ chi phí nguyên vật liệu đã và sẽ tiêu dùngtrong kì, từ đó tìm biện pháp hạn chế được lượng tiêu dùng nguyên vật liệu khôngcần thiết giúp cho việc sử dụng nguyên vật liệu sản xuất có hiệu quả nhất.

Công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng nguyên vật liệu tạicông ty cơ khí Trúc Lâm do phòng kĩ thuật đảm nhiệm.Việc xây dựng và quản lýđịnh mức tiêu dùng nguyên vật liệu được tiến hành chủ yếu dựa vào các bản vẽthiết kế sản phẩm Hợp đồng kinh tế giữa công ty và bạn hàng luôn kèm theo cácbản vẽ kỹ thuật Phòng kỹ thuật dựa vào các bản vẽ đó, xây dựng hệ thống địnhmức nguyên vật liệu sao cho lượng nguyên vật liệu sử dụng tích kiệm nhất màvẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm Phòng kỹ thuật luôn luôn kết hợp giữaviệc tính toán về kinh tế và kỹ thuật với việc phân tích toàn diện các yếu tố ảnhhưởng đế tiêu dùng nguyên vật liệu cho kì kế hoạch Ngoài việc dựa vào các bảnvẽ kỹ thuật, việc tiến hành công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùngnguyên vật liệu còn được đưa vào những căn cứ liên quan đến máy móc thiết bị,trình độ và kinh nghiệm của người lao động… Phòng kỹ thuật luôn chú ý đếnviệc xây dựng hệ thống định mức sao cho phù hợp với thực tế sản xuất Công tycũng hết sức quan tâm đến công tác xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệucho sản xuất tiến hành quản lý một cách chặt chẽ và không ngừng hạ thấp định

mức tiêu dùng nguyên vật liệu nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng nguyênvật liệu cũng như hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Thông qua hàng loạt các hợp đồng cũng như kinh nghiệm sản xuất lâunăm, phòng kỹ thuật luôn cố gắng đưa ra một hệ thống định mức vật tư cho từngloại sản phẩm một cách thực tế nhất Từ bảng định mức do phòng kỹ thuật đưaxuống, bộ phận vật tư – thủ kho dựa vào đó tính toán ra lượng vật tư cần mua đểsản xuất hết số lượng sản phẩm trong kỳ, tính ra chi phí vật tư trong kỳ rồi thựchiện công tác thu mua nguyên vật liệu Nhìn chung thì bảng định mức do phòngkỹ thuật đưa ra khá chính xác và hợp lý, công nhân sau khi thực hiện quá trìnhsản xuất sản phẩm thường hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao, sử dụng địnhmức vật tư không vượt quá định mức đặt ra.

Bộ phận vật tư – thủ kho sau khi cấp phát vật tư cho các phân xưởng đểtiến hành sản xuất sản phẩm thường cho cán bộ vật tư đi kiểm tra, theo dõi tìnhhình sử dụng vật tư ở từng phân xưởng, từ đó đưa ra được các quyết định quản lývà cung ứng nguyên vật liệu hợp lý hơn Nếu các phân xưởng sử dụng vật tư sảnxuất sản phẩm vượt quá định mức đặt ra quá nhiều (tỷ lệ sai hỏng so với địnhmức cho phép là 0,5%) thì cán bộ kỹ thuật cùng phối hợp với cán bộ vật tư, thủkho và quản đốc phân xưởng tìm nguyên nhân giải quyết, nếu cần thì phải đề ramột hệ thống định mức khác phù hợp hơn.

Bảng 8: Bảng kế hoạch định mức nguyên vật liệu cho một số loại sản phẩm chính Quý I năm 2010

Tên sản phẩm STT Tên nguyên vật liệu ĐVT Số lượng

3 Bulon M12 cao 40 Bộ 04Tủ văn phòng

Nguồn: Phòng Kế toán-Tài chính Công ty

2.3 Công tác tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu

Có thể nói tiếp nhận nguyên vật liệu là khâu bổ sung, hỗ trợ cho công tácmua sắm nguyên vật liệu Công tác tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu ở công tycơ khí Trúc Lâm là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua, vận chuyểnvà bộ phận quản lý vật tư Theo chế độ hiện hành quy định, tất cả các loại nguyênvật liệu về đến công ty đều phải tiến hành làm thủ tục nhập kho, việc thu muacung ứng nguyên vật liệu cho sản xuất của công ty đều do bộ phận vật tư và thủkho đảm nhiệm.Bộ phận vật tư có nhiệm vụ xem xét tất cả các loại sổ sách, hợpđồng trong kỳ sản xuất và phối hợp cùng với thủ kho xác định chính xác số lượngtừng loại nguyên vật liệu cần mua rồi từ đó xác định rõ thời gian đi mua, thờigian giao hàng và thời gian sử dụng loại nguyên vật liệu đó

Khi nguyên vật liệu được nhà cung ứng vận chuyển đến kho của công ty,bộ phận vật tư sau khi nhận được hóa đơn hay phiếu xuất kho của người bán gửiđến thì tiến hành kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng để quyết định chấpnhận hay không chấp nhận lô hàng đó Nếu không có sai sót gì thì bộ phận vật tưlàm thủ tục tiến hành nhập kho.

Để đảm bảo số lượng nguyên vật liệu trước khi nhập, một số dụng cụ vàmáy móc được đưa vào kiểm tra, nhưng bên cạnh đó còn có những phát sinh màcông cụ dụng cụ và máy móc không thể kiểm tra được mà phải dựa vào trình độquản lý và kinh nghiệm của ban kiểm nghiệm của công ty Trước tiên, nguyên vậtliệu mua về phải được kiểm nghiệm về chất lượng, số lượng, chủng loại, quycách xem có hợp tiêu chuẩn không Ban kiểm nghiệm gồm cán bộ vật tư, đại diệnphòng KCS và thủ kho Đại diện phòng KCS tiến hành kiểm tra số lượng, chấtlượng của từng loại hàng rồi trước sự chứng kiến của ban kiểm nghiệm, lập haibiên bản kiểm nghiệm, một giao cho cán bộ vật tư, một giao cho phòng kế toán.Trường hợp nguyên vật liệu không đúng số lượng, quy cách, phẩm chất so vớichứng từ, hóa đơn thì lập thêm một liên gửi cho đơn vị bán để giải quyết Bộ

phận vật tư phải chịu trách nhiệm về việc này, phải trình lên ban giám đốc và chờý kiến giải quyết của lãnh đạo còn nếu chất lượng cũng như số lượng của nguyênvật liệu không có sai sót gì thì thủ kho tiến hành nhập kho theo đúng thủ tục.(mẫu biên bản kiểm nghiệm và mẫu phiếu nhập kho – xem phụ lục)

Bảng 9: Bảng số liệu tiếp nhận số lượng,chất lượng NVL

số Tiêu chuẩn Đvt

Số temKT

Kết quả Ngườikiểm tra

Nguồn: Phòng Kế toán-Tài chính Công tyNhìn chung, công tác tổ chức tiếp nhận vật tư tại công ty cơ khí Trúc Lâmkhá đơn giản và thuận tiện Mọi thủ tục trước khi nhập kho đều được nhữngngười có liên quan thực hiện nghiêm túc và đầy đủ Khi tiếp nhận, thủ kho ghi sốthực nhận, cùng với người giao hàng ký vào phiếu nhập kho và vào cột nhập củathẻ kho, chuyển phiếu nhập kho cho bộ phận kế toán ký nhận vào sổ gioa nhậnchứng từ.

2.4 Công tác bảo quản nguyên vật liệu

-Kho là nơi tập trung dự trữ nguyên, nhiên vật liệu, thiết bị máy móc trướckhi đưa vào sản xuất, đồng thời cũng là nơi tập trung thành phẩm của công tytrước khi tiêu thụ Bất cứ một doanh nghiệp sản xuất nào cũng có rất nhiều loạinguyên vật liệu sản xuất khác nhau do đó để tập trung chúng cũng cần phải cónhiều loại kho khác nhau để phù hợp với từng loại đối tượng dự trữ Việc sắp xếphợp lý vật tư trong kho có ý nghĩa rất quan trọng bởi vì nó sẽ tạo điều kiện thuậnlợi để quản lý tốt và sử dụng có hiệu quả diện tích kho Việc sắp xếp diện tíchkho phải đảm bảo các yêu cầu:

+Sử dụng hợp lý diện tích, không gian và vị trí các khu vực trong kho.+Sắp xếp hợp lý vật tư trong kho theo phương châm “4dễ”: dễ tìm, dễthấy, dễ lấy và dễ kiểm tra để tạo điều kiện thuận lợi thực hiện công việc bảoquản, xuất nhập vật tư hàng hóa.

+Vận dụng tốt các thành tựu khoa học kỹ thuật hiện đại nhất là kỹ thuật vitính vào việc sắp xếp quản lý kho.

-Cũng như các doanh nghiệp cơ khí khác, nguyên vật liệu dùng cho sảnxuất sản phẩm của công ty cơ khí Trúc Lâm rất đa dạng về mẫu mã và chủng loại.Mỗi lần thu mua nguyên vật liệu công ty nhập kho với nhiều loại khác nhau Cácloại sắt, thép, nhôm rất dễ bị ôxi hóa nếu không được bảo quản kịp thời Các loạihóa chất tẩy rửa, dầu, khí hàn, gas rất dễ gây cháy nổ, nguy hiểm nếu không đượcbảo quản và đặt đúng chỗ Chính vì vậy việc bảo quản các loại nguyên vật liệunày là rất quan trọng và cần thiết Ngay sau khi nhập kho, bộ phận kho tiến hànhlau chùi, bôi dầu mỡ, đóng gói nguyên vật liệu và sản phẩm trước khi sắp xếpđúng chỗ, đúng trình tự Đặc biệt là các loại nguyên vật liệu chính dùng cho sảnxuất sản phẩm, mỗi loại có một đặc điểm riêng và dùng cho việc chế tạo nhữngsản phẩm có đặc tính khác nhau Như thép tấm, thép định hình, thép kết cấu dùngđể sản xuất các loại vỏ máy công nghiệp, dây chuyền lắp ráp; thép 5XMH, 9XCdùng cho chế tạo dụng cụ khuôn mẫu Mà các sản phẩm này đều đòi hỏi chấtlượng sản phẩm phải cao, phải đạt được hệ thống chỉ tiêu chất lượng…nênnguyên vật liệu dùng để sản xuất các sản phẩm này cũng phải đạt được các yêucầu về chất lượng Chính vì vậy, việc bảo quản, sắp xếp nguyên vật liệu trongkho sao cho có óc khoa học luôn đòi hỏi các nhà quản lý và cung ứng nguyên vậtliệu trong công ty phải có óc quan sát và có trình độ quản lý cao.

-Công ty đã áp dụng các phương pháp sắp xếp chủ yếu sau:

+Phương pháp sắp xếp vật tư theo từng loại và khu vực: Theo phươngpháp này toàn bộ diện tích kho được chia thành nhiều khu vực, có giá sắp đặtngăn cách riêng, mỗi khu vực dành cho một loại vật tư nhất định và sắp xếp theonhững nguyên tắc nhất định Đây là phương pháp rất khoa học thuận tiện choviệc kiểm tra Đối với các loại nguyên vật liệu chính, dễ bị ôxi hóa thì công tythực hiện các công việc như lau chùi, đóng gói, để lên các kệ hàng…sao chochống lại được tác động của môi trường Đối với những loại nhiên liệu dễ gâycháy nổ công ty có những biện pháp bảo quản ngiêm ngặt, có những trang thiết bịchắc chắn an toàn như hệ thống báo động, cứu hỏa, cấp cứu Các loại công cụ,dụng cụ và vật liệu phụ như que hàn, dây đai, bulong ốc vít, dụng cụ đo, cắt, kìm,