CHỦ ĐỀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC, ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ

TRƯỜNG CHÍNH TRỊ TIỀN GIANG  BÀI THU HOẠCH CUỐI KHÓA LỚP BỒI DƯỠNG KIẾN THỨC VÀ KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ CẤP XÃ K2 CHỦ ĐỀ: KỸ NĂNG TỔ CHỨC, ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ Họ tên học viên: Phạm Quốc Huy Đơn vị công tác: Ủy ban nhân dân thị trấn Tân Hòa Lớp: Bồi dưỡng kiến thức kỹ lãnh đạo, quản lý cấp xã k2 Giảng viên hướng dẫn: GVC-Ths Nguyễn Kiêm Ái Tiền Giang, tháng năm 2022 NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ GIẢNG VIÊN 1: ……………………………………………………… GIẢNG VIÊN 2: ……………………………………………………… ƯU ĐIỂM: …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… HẠN CHẾ: …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ĐIỂM TRUNG BÌNH (số chữ): …………………………………………… …………………………………………………………………………………… GIẢNG VIÊN GIẢNG VIÊN ………………… ……………………… LỜI CẢM ƠN Sau thời gian học tập, nghiên cứu lớp Bồi dưỡng kiến thức kỹ lãnh đạo, quản lý cấp xã k2, Lãnh đạo Trường Chính trị tỉnh Tiền Giang Thầy, Cơ giáo tận tình giảng dạy, trang bị, bổ sung cho kiến thức để phục vụ tốt công tác lãnh đạo, quản lý cấp xã Xin gửi lời Cảm ơn đến Thầy/Cô giáo người đã tận tình hướng dẫn và truyền đạt những kinh nghiệm suốt quá trình nghiên cứu làm thu hoạch Cảm ơn Thầy/Cơ vì ngồi những kiến thức chun mơn tơi còn được dạy phương pháp, kỹ năng, làm việc học tập hiệu quả, khoa học và trung thực Tôi xin chân thành cảm ơn! Tiền Giang, ngày 19 tháng năm 2022 Học viên Phạm Quốc Huy MỞ ĐẦU Họp phương thức quản lý qua nhà quản lý huy động trí tuệ tập thể, tri thức kinh nghiệm thành viên, đặc biệt chuyên gia nhằm giải vấn đề phức tạp; tổ chức trao đổi thông tin thành viên tổ chức; truyền đạt trực tiếp định quản lý đến người thực Họp luôn biện pháp tốt kết nối thành viên tổ chức Trong quản lý hành nhà nước, việc họp quan trọng lâu dài họp phương thức nhằm phát huy trí tuệ tập thể, nâng cao dân chủ, khuyến khích đóng góp sáng kiến cá nhân vào trình điều hành, quản lý xã hội Hội họp (hội nghị, hội thảo, họp) hình thức để phát huy thực dân chủ xã hội chủ nghĩa, chế độ tham gia cách tập thể tự giác người lao động vào quản lý nhà nước, quản lý kinh tế lĩnh vực xã hội khác Một nhà lãnh đạo, quản lý cấp xã cần trang bị cho kỹ nhân cần thiết, kỹ cần thiết kỹ tổ chức họp Cuộc họp nơi để trao đổi bàn bạc thường có khơng khí trang trọng Nếu họp không chuẩn bị chu đáo trở nên hiệu thời gian Do người tổ chức họp cần có kỹ cách thức để tổ chức điều hành họp thành công Tổ chức điều hành thành công họp công việc mà nhà quản lý có lực phải có khả thực Đây việc khơng dễ dàng Trong thực tế, thành viên ủy ban nhân dân cấp xã chưa thấu hiểu hết tầm quan trọng họp, chưa có ý tối đa dẫn đến hiệu họp chưa đạt hiệu cao Vậy họp nên tổ chức nào? Làm để biết chắn người tham dự đến giờ? Truyền đạt hướng dẫn người thảo luận nào? Tổ chức thực công việc sau họp sao? Trăn trở trước suy nghĩ nên cán lãnh đạo, quản lý cấp xã phải có: “ Kỹ tổ chức, điều hành họp ủy ban nhân dân cấp xã’’ I Trình bày vấn đề hành họp Ủy ban nhân dân cấp xã *Khái niệm hoạt động họp: Theo nghĩa chung nhất, họp tập hợp nhiều người cách có tổ chức, theo nguyên tắc định, địa điểm, thời gian cụ thể để thực công việc như: truyền đạt, trao đổi, thảo luận thơng tin, tổng kết hoạt động tìm biện pháp giải vấn đề, nhiệm vụ mà người dự họp quan tâm Hội nghị thường họp mang nội dung phạm vi lớn, có chủ đề tên gọi rõ ràng a Đều hành họp Ủy ban nhân dân cấp xã Một họp thông thường diễn theo trình tự sau: - Trước vào họp, đại diện ban tổ chức người giao nhiệm vụ dẫn chương trình họp phải làm thủ tục ổn định tổ chức, mời đại biểu vào phòng họp ổn định chỗ ngồi tiến hành tổ chức thực nghi thức cần thiết Tuỳ thuộc nội dung, tính chất họp mà tiến hành nghi thức, nghi lễ cho phù hợp với quy định công tác lễ tân Giới thiệu đại biểu, thành phần dự họp, chủ tịch đoàn chủ tọa, đoàn thư ký thư ký họp Người chủ tọa cần đón tiếp người cách mực, tạo cho người dự họp cảm thấy thoải mái, sẵn sàng tham gia nhiệt tình với họp - Sau nghi thức mở đầu họp, chủ tọa đọc diễn văn lời khai mạc họp Diễn văn cần ngắn gọn, súc tích, nêu mục đích chính, mục tiêu mà họp hướng tới, nội dung nhiệm vụ cụ thể họp tiến hành, nhiên khơng bình luận khẳng định vấn đề có tính kết luận Lời phát biểu hấp dẫn, gợi mở vấn đề cách rõ ràng, khoa học tạo cho buổi họp bắt đầu thuận lợi Chủ tọa cần nói rõ cách thức làm việc họp trì tính phát triển liên tục, logic họp - Khi điều hành họp, chủ tọa cần tránh tình trạng đọc văn in sẵn (thường báo cáo), mà nên gửi trước cho đại biểu Người chủ toạ nêu lại ý văn gợi ý sâu vào vấn đề cần thảo luận, tránh gây lãng phí thời gian ức chế cho người dự Với vấn đề phức tạp, gây nhiều tranh cãi mà đại biểu dự họp không nghiên cứu chuẩn bị ý kiến trước họp thường bị kéo dài khó thành cơng Điều khiển q trình trình bày báo cáo tham luận: Các báo cáo tham luận cần phân loại xếp cho hợp lý chương trình họp, có tính liên hồn tạo tính thống chủ đề họp Đầu tiên trình bày báo cáo chính, sau đến báo cáo, tham luận bổ sung Các báo cáo, tham luận bổ sung thơng thường có nội dung nhằm làm rõ số vấn đề nhận thức lý luận thực tiễn khẳng định bàn bạc, tranh luận để tìm giải pháp tối ưu, phổ biến cách làm hay, kinh nghiệm tốt, sáng kiến liên quan đến vấn đề cần bàn bạc, vấn đề cịn vướng mắc, khó khăn, v.v cần bàn bạc để tháo gỡ Trong trường hợp cần thiết, cần duyệt trước nội dung báo cáo, tham luận bổ sung nhằm đảm bảo cho chương trình hội họp khơng bị phá vỡ phương hướng, gây đoàn kết viên tham gia Tiến hành nội dung thảo luận vấn đề đặt ra: Thảo luận nội dung quan trọng hầu hết họp Thảo luận với hình thức nào, thời gian cho vấn đề, thảo luận đến đâu tạm dừng để chuyển tiếp quay lại vấn đề sau…, điều tuỳ thuộc vào đánh giá công tâm, khoa học, tài đạo người chủ trì họp Có thể thảo luận tồn thể theo nhóm, khối Mỗi nhóm thảo luận tồn thể nhóm vấn đề, đưa ý kiến thống sơ nhóm để sau trình bày chung Trong trình thảo luận, người điều hành cần biết cách điều chỉnh gợi ý cho thành viên tham dự vào trọng tâm vấn đề Việc tiến hành phát biểu thảo luận cần tiến hành ngắn gọn, có chuẩn bị trước; người phát biểu nên thời gian tối đa từ 10-15 phút Người chủ trì cần điều hành tiến trình thảo luận, tranh luận cách khoa học, tránh tình trạng ý kiến trùng lắp kéo dài, ý kiến lạc đề không xây dựng Trong họp, phổ biến văn sách người chủ tọa mời, uỷ quyền cho chuyên gia đại diện đơn vị trực tiếp nghiên cứu, dự thảo văn lên trình bày thảo luận chun mơn Trong suốt trình họp, ban tổ chức họp, (cả phận chuyên môn hậu cần) phải ln có người thường trực để xử lý kịp thời tình huống, yêu cầu phát sinh họp để đảm bảo họp không bị gián đoạn cơng tác phục vụ Trong q trình điều hành hội họp, người lãnh đạo quản lý thường xuyên phải thực hoạt động giao tiếp, có thuyết trình Vì thế, kỹ thuyết trình vận dụng tình thuyết trình cụ thể sau đây: + Phát biểu ý kiến ngắn trước tập thể thể kiến tranh luận, thảo luận vấn đề công việc + Phát biểu, diễn thuyết họp, hội nghị, lễ hội + Trình bày ý tưởng kế hoạch cơng tác với cấp trên; giao yêu cầu cấp thực nhiệm vụ; trao đổi công việc với đồng nghiệp + Phổ biến văn hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ, nhân dân + Nói chuyện thời sự, nói chuyện chuyên đề + Đàm phán, thương lượng với đối tác đại diện quan, tổ chức có quan hệ hợp tác với quan, địa phương - Ghi biên bản: Người chủ trì họp định việc ghi biên bản, ghi âm, ghi hình họp Đơn vị chủ trì tổ chức họp tổ chức ghi biên bản, ghi âm, ghi hình họp theo đạo Việc lưu trữ tài liệu ghi âm, ghi hình họp thực theo quy định Biên phải ghi đầy đủ, xác nội dung, diễn biến họp, gồm nội dung sau đây: + Người chủ trì danh sách người tham dự có mặt họp; + Trình tự, diễn biến, nội dung, vấn đề trình bày thảo luận họp; + Ý kiến phát biểu người tham dự họp; + Các kết biểu (nếu có); + Kết luận người chủ trì họp định đưa họp Đối với họp cần thông báo kết luận, đạo người chủ trì họp, quan, đơn vị giao trách nhiệm phải thông báo kết luận họp văn bản, gửi cho quan, đơn vị, cá nhân có liên quan biết, thực vịng 05 ngày làm việc sau ngày kết thúc họp Biên phải ghi đầy đủ, trung thực, ngắn gọn, súc tích, khơng bỏ sót ý kiến Biên phải trình sau kết thúc họp chủ toạ nêu ý kiến tổng kết, kết luận giao thư ký họp thể vào biên Trong điều kiện cho phép tiến hành hồn thiện văn kiện có liên quan.Trong trường hợp họp có vấn đề chưa trí cao, chủ toạ cần làm sáng tỏ mức độ thống chưa thống để người ghi biên ghi chép xác, trung thực tinh thần họp Để phục vụ cho việc ghi biên bản, thư ký họp cần nắm vững chương trình họp hiểu biết định chuyên môn mà họp bàn đến Biên cần phải ghi đầy đủ thông tin như: - Thời gian bắt đầu kết thúc, địa điểm tiến hành họp, thành phần tham dự khách mời, số đại biểu có mặt vắng mặt, chủ tịch đoàn thư ký đoàn, nội dung diễn biến họp , ý kiến thảo luận Khi ghi ý kiến thảo luận ghi theo ý chính, tóm tắt ý kiến diễn giả Trong trường hợp cần thiết phải ghi nguyên văn lời phát biểu, trường hợp dùng hỗ trợ máy ghi âm ghi tốc ký Tuy nhiên, thư ký văn phòng cần lưu ý khơng phải lời nói họp phải ghi vào biên bản, trường hợp người dự họp lý đó, thiếu kiềm chế, dùng lời lẽ nóng nảy thái độ khác thường Trong trường hợp này, thư ký phải chọn từ ngữ cho phản ánh khơng khí thực tế họp, khơng làm cho biên tính nghiêm túc, khách quan cần thiết – Thư ký phải ghi đầy đủ, xác kết luận họp, trình kết bầu cử (nếu có), cuối biên phải có chữ ký chủ toạ thư ký - Chủ trì kết luận họp: Cùng với kết đạt phần trình điều hành họp, người điều hành họp cần khẳng định nội dung: + Các vấn đề trí, nhấn mạnh nội dung biện pháp, phân cơng thực (nếu có) nội dung thống Các vấn đề chưa trí, chưa trí lý gì, gồm nội dung cụ thể gì?, phương án giải + Thông qua biên họp + Thông qua Nghị văn khác(nếu có) + Đánh giá kết thúc họp Cuối có diễn văn bế mạc + Lưu ý công việc cần thực sau họp thành viên dự họp b Trách nhiệm Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã việc tổ chức điều hành họp * Xác định rõ mục đích, nội dung họp Người chủ trì họp có trách nhiệm thực hoạt động sau: - Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chương trình, thời gian họp - Xác định thời gian tối đa cho người tham dự họp trình bày ý kiến; trường hợp gần hết thời gian họp phát phiếu xin ý kiến góp ý để tổng hợp, nghiên cứu - Điều hành họp theo chương trình nghị cơng bố trước họp, phát huy dân chủ thảo luận; khuyến khích ý kiến có tính chất phản biện; tăng cường đối thoại, trao đổi, tranh luận trực tiếp - Có ý kiến kết luận, định kết thúc họp Nội dung kết luận, định đưa họp phải rõ ràng, chặt chẽ, có tính khả thi gồm nội dung sau: + Nội dung cơng việc, tính chất tầm quan trọng công việc; + Cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân chủ trì thực hiện, quan, đơn vị, tổ chức cá nhân phối hợp thực hiện; + Thời gian lộ trình thực - Chỉ đạo thu hồi tài liệu có dẫn phạm vi lưu hành nội bộ, tài liệu xác định cấp độ mật phát cho đại biểu tham dự họp - Giao trách nhiệm cho quan, đơn vị văn thông báo kết luận họp (nếu cần thiết)… - Điều hành việc biểu liên quan đến họp cần phải xin ý kiến biểu - Kết thúc họp: Người điều hành họp cần tóm tắt lại nội dung chốt lại vấn đề thống nhất, vấn đề chưa thống (nội dung nguyên nhân) Chỉ đạo thực thông qua biên họp Như vậy, người chủ trì ln phải xác định rõ mục đích, nội dung họp Trên sở đó, người chủ trì xác định cho cách ứng xử phù hợp Các họp cần tổ chức cách linh hoạt, phù hợp tình hình thực tiễn, tránh cách làm theo chủ nghĩa hình thức dẫn tới lãng phí khơng cần thiết thời gian vật chất Điều quan trọng phải giữ tính chất nghiêm túc, tập trung vào nội dung chính, dân chủ tính hiệu điều hành họp * Phân công trách nhiệm cụ thể cho thành viên có liên quan để giải trình làm rõ nội dung họp Các loại họp khác thường có chương trình nghị khác phương pháp, kỹ điều hành chủ tọa, tham gia phận tham mưu, giúp việc khác Căn cư vào nội dung họp, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phân công nhiệm vụ cụ thể cho Phó Chủ tịch thành viên có liên quan chịu trách nhiệm báo cáo, giải trình sở phù hợp với khả năng, lực thành viên phân công lĩnh vực công việc giao phụ trách Đồng thời, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phân cơng thành viên khác, phối hợp hỗ trợ… II Đánh giá thực trạng hành họp Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn Khái quát đặc điểm kinh tế - xã hội: - Thị trấn Tân Hịa trung tâm kinh tế, Văn hóa – xã hội huyện Gị Cơng Đơng có vị trí thuận lợi giao thơng đường bộ, cách thị xã Gị Công 7km hướng Tây; cách biển Tân Thành km hướng Đông Đường tỉnh 862 trục đường khu vực trung tâm thị trấn dài khoảng 03 km nối liền thị xã Gị Cơng với Biển Tân Thành - Về địa giới hành thị trấn: Phía Đơng Nam giáp xã Tăng Hịa; phía Tây giáp xã Phước Trung phía Bắc giáp xã Bình Nghị Thị trấn Tân Hịa có tuyến đường tỉnh ĐT 862; đường huyện 04, ĐH 02, Đường Võ Duy Linh, Đường 30/4, Đường Nguyễn Văn Côn, Đường Nguyễn Trãi qua tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao lưu thị trấn với xã lân cận Hiện thị trấn có khu phố bao gồm khu phố Dương Phú, khu phố Hòa Thơm 1, Khu phố Hịa Thơm 2, khu phố Xóm Gị khu phố Lị Gạch - Tổng diện tích đất tự nhiên tồn thị trấn 325,01 (trong diện tích đất nông nghiệp 229,35 với 1.490 hộ, dân số 5.764, mật độ dân số 2005 người/km2, tỷ lệ hộ nghèo chiếm 0.5%) Địa bàn thị trấn tương đối hẹp từ thuận lợi xây dựng khu thị gắn với việc tập trung chuyển đổi cấu kinh tế, giảm nông nghiệp đẩy mạnh phát triển thương mại, dịch vụ, tiểu thủ cơng nghiệp để bước hình thành mặt thị ngày hồn thiện văn minh - Những năm gần đời sống vật chất, tinh thần nhân dân thị trấn không ngừng phát triển, đời sống cải thiện, mạng lưới y tế, văn hóa-xã hội, giáo dục nâng cao, việc xã hội hóa để xây dựng sở hạ tầng đơng đảo nhân dân đồng tình hưởng ứng, lộ giao thơng khu phố nhựa hóa, bê tơng hóa trục lộ khu phố tạo thuận lợi cho việc vận chuyển hàng hóa lại nhân dân, góp phần thuận lợi cho việc xây dựng thị trấn đô thị văn minh ngày hiệu - Giá trị sản xuất nông - ngư - lâm nghiệp tăng 2% so với năm 2021: cuối năm xét - Giá trị sản xuất công nghiệp - xây dựng tăng 5% so với năm 2021: cuối năm xét - Giá trị thương mại - dịch vụ tăng 6% so với năm 2021: cuối năm xét - Thu ngân sách: đến ngày 31/8/2022 là: 1.824.095.000/2.110.000.000 đạt 86,45%; Chi: 5.799.667.939/13.155.000.000 đạt 44,1% - Tỷ lệ huy động học sinh độ tuổi lớp bậc học mẫu giáo 100% (Nghị 100%), tiểu học 100% (Nghị 100%), THCS 98%; giữ vững nâng chất chuẩn quốc gia chống mù chữ phổ cập tiểu học, trung học sở độ tuổi - Tốc độ tăng dân số tự nhiên 1%: cuối năm xét - Phấn đấu hỗ trợ 04 hộ thoát nghèo: cuối năm xét - Vận động Nhân dân tham gia Bảo hiểm y tế tự nguyện đến ngày 31/8/2022 5.436/5.675 đạt 95,79% (Nghị 98,5%) - Giao quân: 06/06 niên, đạt 100% (nghị quyết: 100%) Kết thực tiêu tập huấn, huấn luyện quân sự: 72/76 đạt 94,7% - Vận động Nhân dân sử dụng nước đạt 100% (trong có hộ sử dụng nước máy 99%) Hiện đạt - Tỷ lệ chất thải rắn thu gom, xử lý: 98% (trong đó: hộ đăng ký thu gom rác đạt 80%); 100% sở sản xuất, kinh doanh dịch vụ xử lý chất thải đạt tiêu chuẩn môi trường Hiện đạt - Mặt trận Tổ quốc, tổ chức trị - xã hội đạt hoàn thành tốt nhiệm vụ trở lên: cuối năm xét - Kết nạp 05/07 đảng viên mới, đạt 71,4% (đã gửi huyện 02 hồ sơ) - 100% tổ chức đảng trực thuộc xếp loại chất lượng hoàn thành tốt nhiệm vụ (nghị 90%), 100% đảng viên hoàn thành nhiệm vụ trở lên (nghị 98%) Đánh giá thực trạng hành họp Ủy ban nhân dân thị trấn Tân Hòa: Bên cạnh họp thiết thực cần thiết nhiều họp chưa thực hiệu Cách 12 năm, báo chí phản ánh: ngày địa bàn thành phố Hà Nội có khoảng 1.000 họp; nước có 3.000 họp Tổng chi phí cho họp vào khoảng 1,5 tỷ đồng ngày (Báo Tuổi Trẻ ngày 19/01/2007) Một lãnh đạo thành phố Hồ Chí Minh thống kê năm mời dự 700 họp Trung ương địa phương, chí có ngày mời dự 07 (Báo Vietnamnet.vn ngày 18/8/2007) Mười năm sau (2017), “Khủng hoảng họp” báo Tiền phong số ngày 08/9/2017, Giám đốc Sở Quy hoạch Kiến trúc TP Hồ Chí Minh Nguyễn Thanh Nhã cho biết: từ đầu năm đến nay, Giám đốc, Phó Giám đốc lãnh đạo phịng, ban, cơng chức chủ chốt Sở Quy hoạch Kiến trúc phải dự tổng cộng 1.500 họp Ông Sử Ngọc Anh, Giám đốc Sở Kế hoạch Đầu tư TP Hồ Chí Minh cho biết Sở phải chịu ba áp lực lớn, số sức ép họp mà lãnh đạo Sở phải tham dự Cụ thể, với người Ban Giám đốc, tháng đầu năm 2017, lãnh đạo Sở Kế hoạch Đầu tư TP Hồ Chí Minh phải dự 2.000 họp.  Những số liệu nêu cho thấy, nước ta nay, quan, đơn vị địa phương, tình trạng họp diễn nhiều, hiệu quả, gây lãng phí cán 10 bộ, cơng chức khơng cịn thời gian để giải quyết, xử lý cơng việc Thậm chí, nhiều quan, đơn vị phải xin tăng thêm cấp phó “để có người họp”, dẫn đến “lạm phát cấp phó” Với phát triển công nghệ thông tin thiết bị kỹ thuật số đại, có tỷ lệ khơng nhỏ người dự họp làm việc với thiết bị mà không để ý đến nội dung họp Tại Hội nghị trực tuyến báo cáo viên tỉnh ủy, thành ủy, đảng ủy trực thuộc Trung ương ngày 05/7/2019 quán triệt Nghị số 35-NQ/TW Bộ Chính trị tăng cường bảo vệ tảng tư tưởng Đảng, đấu tranh phản bác quan điểm sai trái, thù địch tình hình mới, đồng chí Võ Văn Thưởng, Ủy viên Bộ Chính trị, Bí thư Trung ương Đảng, Trưởng ban Ban Tuyên giáo Trung ương nói: “Nhiều buổi học nghị quyết, quan sát tỷ lệ không nhỏ ngồi xem ipad, iphone, đọc tin, nhắn tin”.  Tuy nhiên, khơng Việt Nam có nạn họp hành nhiều Trên giới, tình trạng hội họp nhiều vấn nạn Ví dụ Mỹ, hàng năm trung bình có khoảng 11 triệu họp diễn ra, có 30% họp khơng hiệu quả, gây lãng phí Ước tính năm Mỹ tới 37 tỷ USD cho họp này.  Cấp xã nơi diễn hoạt động người dân sống họ Tại đây, vai trò lãnh đạo Đảng, quản lý Nhà nước hoạt động tổ chức trị - xã hội hướng tới mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo quốc phịng an ninh, giữ vững ổn định trị tổ chức sống cộng đồng dân cư Để thực hoạt động quản lý, điều hành đạt hiệu quả, người cán lãnh đạo, quản lý nói chung phải thơng qua hình thức tổ chức điều hành họp. Đối với ủy ban nhân dân thị trấn Tân Hịa – huyện Gị Cơng Đơng thường xun tổ chức họp họp giao ban, họp Khối vận, họp khối Ủy ban, họp sơ kết nhiệm vụ trị tháng tổng kết cơng tác tháng, năm, hội thảo, hội nghị chuyên đề,…   Thời gian qua việc tổ chức họp thị trấn hướng tới việc nâng cao chất lượng, nội dung hình thức phong phú, thường xuyên thay đổi cho phù hợp với điều kiện cụ thể triển khai thơng qua hình thức gửi văn bản, thơng tin mạng nội bộ, nhóm zalo, văn phịng điện tử giảm việc tổ chức họp tập trung đông người, hạn chế giấy tờ, văn bản, tiết kiệm thời gian lại, kinh phí Tuy nhiên, việc tổ chức họp ủy ban nhân dân thị trấn bộc lộ bất cập, hạn chế nội dung họp chưa chuẩn bị chu đáo, ý kiến phát biểu dàn trãi, chưa trọng tâm; ý thức, trách nhiệm số đại biểu chưa cao, cịn tình trạng trể, chưa kết thúc họp, làm việc riêng, xem điện thoại thời gian họp; chưa có nhiều đổi điều hành, tổ chức họp; nhiều họp diễn chiều nghe trình bày báo cáo, phát biểu lãnh đạo mà chưa dành thời gian hợp lý để đại biểu phát biểu ý kiến, ý kiến phản biện; họp dân số lượng thành phần chưa đủ, số người dân vắng mặt họp phải cử cán 11 đến nhà trực tiếp gặp gỡ, giải thích hộ…Do cần nhìn nhận cách thẳn thắn vào vấn đề nên tổ chức họp hiệu Đánh giá, nhận xét chung hành họp Ủy ban nhân dân thị trấn Tân Hòa: a/ Những kết đạt nguyên nhân: * Kết đạt được: Theo yêu cầu nhiệm vụ, hàng năm ủy ban nhân dân thị trấn trực tiếp tổ chức khoảng 156 họp (bao gồm: họp, hội nghị, hội thảo, tọa đàm, tham mưu, tư vấn, chuyên đề, giao ban, họp làm việc, họp kiểm tra, sơ kết, tổng kết, tập huấn…) Tùy theo tính chất, yêu cầu họp để quan chủ trì, phối hợp đơn vị có liên quan chuẩn bị nội dung, chương trình, thành phần tham dự, xác định hình thức họp trực tiếp Ngồi ra, ủy ban nhân dân thị trấn mời tham dự nhiều họp quan, đơn vị, ban, ngành, đoàn thể cấp tổ chức huyện cấp tỉnh Hiện nay, việc tổ chức họp quan hành nước quy định Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 Thủ tướng Chính phủ; Quyết định số 77/2006/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế làm việc mẫu UBND xã, phường, thị trấn Căn văn này, ủy ban nhân dân thị trấn ban hành kế hoạch thực nội dung họp vào quy chế làm việc để triển khai thực * Nguyên nhân đạt được: Để nâng cao chất lượng, giảm số lượng họp, ủy ban nhân dân thị trấn thực giải pháp như: Chuẩn bị kỹ nội dung, chương trình; trình bày slide video clip thay cho việc trình bày báo cáo để đại biểu dễ tiếp thu, nắm bắt vấn đề; tăng cường phối hợp xử lý công việc lấy ý kiến văn bản, trao đổi công việc qua điện thoại, thư điện tử, cập nhật thơng tin tình hình, kết thực nhiệm vụ vào phần mềm liệu để chủ động kiểm tra, khai thác, chia sẻ thông tin; điều phối, lồng ghép họp phù hợp với tính chất, nhiệm vụ quan, đơn vị… Qua giảm số lượng kinh phí tổ chức họp, cụ thể năm 2022: Ủy ban nhân dân thị trấn giảm 30% họp, giảm 12% ngân sách chi cho họp, so với năm 2021 b Những hạn chế, yếu nguyên nhân hạn chế, yếu kém: *Những hạn chế, yếu kém: Bên cạnh kết đạt được, việc tổ chức họp có tồn tại, hạn chế là: Số lượng họp ngày 12 tăng, nhiều họp không thật cần thiết tổ chức; việc chuẩn bị nội dung họp, ý kiến phát biểu, báo cáo tham luận số họp chất lượng chưa cao; chấp hành kỷ luật, nội quy họp số cán bộ, công chức chưa thực nghiêm túc muộn, sớm, chưa chuẩn bị báo cáo cho ngành phụ trách, làm việc riêng thời gian họp; chưa có nhiều đổi điều hành, tổ chức họp; nhiều họp diễn chiều nghe trình bày báo cáo, phát biểu lãnh đạo mà chưa dành thời gian hợp lý để đại biểu phát biểu ý kiến, ý kiến phản biện; việc thực kết luận, thông báo ý kiến đạo lãnh đạo có thẩm quyền khơng họp chưa đầy đủ, kịp thời…   *Nguyên nhân hạn chế, yếu kém: Tồn tại, hạn chế nêu trên, bên cạnh nguyên nhân khách quan như: Khối lượng công việc ngày tăng, yêu cầu chất lượng xử lý ngày cao, nhiều nhiệm vụ đột xuất, cấp bách… nên cần tổ chức họp để đạo xử lý Bên cạnh đó, chủ yếu nguyên nhân chủ quan, là: Chủ tịch ủy ban nhân dân thị trấn chưa thật quan tâm đạo nâng cao chất lượng, giảm số lượng, đổi cách thức tổ chức họp, hội nghị; công tác phối hợp, trao đổi, chia sẻ, xử lý thông tin quan, đơn vị chưa thường xuyên, liên tục; tham mưu xử lý công việc số cán bộ, cơng chức có việc hiệu chưa cao, chậm tiến độ; chưa liệt xây dựng ứng dụng đồng công nghệ thông tin công tác đạo, điều hành… Chủ tịch ủy ban nhân dân thị trấn chưa thường xuyên kiểm tra việc thực hiên kết luận kỳ họp trước để đánh giá tiến đô thực cấp III Đề giải pháp kiến nghị nhằm nâng cao hiệu điều hành họp Ủy ban nhân dân thị trấn Tân Hòa, huyện Gị Cơng Đơng: Đề giải pháp nhằm nâng cao hiệu điều hành họp Ủy ban nhân dân thị trấn Tân Hịa, huyện Gị Cơng Đông: a Giải pháp 1: Đối với chủ tọa họp:   Cần xác định nội dung, xây dựng chương trình họp, chuẩn bị khai mạc, bế mạc (nếu có u cầu), thơng báo thời gian thành phần họp Chủ toạ họp cần có định hướng rõ ràng, trình bày ngắn gọn nội dung họp, gợi ý nội dung cần tập trung thảo luận nhiệm vụ trọng tâm cần thực hiện, vấn đề người dân quan tâm, định hướng phát triển kinh tế - xã hội địa phương Chủ toạ kỳ họp phải thực linh hoạt, uyển chuyển q trình điều hành nhằm tạo khơng khí dân chủ, thoải mái, nghiêm túc Điều quan trọng chủ toạ họp phải nắm bắt, tổng hợp đầy đủ, kịp thời ý kiến thảo luận đại biểu Sau kết thúc 13 họp, chủ tọa cần kết luận họp, phân công nhiệm vụ thông báo thời gian, tiến độ thực nội dung công việc b Giải pháp 2: Đối với đại biểu tham dự:  Các đại biểu dự họp cần nâng cao ý thức trách nhiệm, nghiên cứu tài liệu, chuẩn bị nội dung trước dự họp để tham gia phát biểu ý kiến trọng tâm Người họp cần dự họp nghiêm túc. Quá trình phát biểu thảo luận phải thể ý thức trách nhiệm tinh thần xây dựng, giữ gìn đồn kết nội bộ, tránh làm chệch hướng nội dung ảnh hưởng đến thời gian họp c Giải pháp 3: Về công tác chuẩn bị họp: Để họp thật hiệu cần có chuẩn bị chu đáo nội dung, tài liệu, phương tiện, sở vật chất… Trước họp diễn cần chuẩn bị tài liệu đầy đủ Ví dụ họp sơ kết, tổng kết, họp giao ban, Hội nghị tiếp Đoàn kiểm tra…của ủy ban nhân dân xã Trước họp bắt đầu, văn phòng phải giúp ủy ban nhân dân xã chuẩn bị đầy đủ tài liệu phục vụ họp dự thảo Báo cáo, dự thảo Chương trình cơng tác ủy ban xã Báo cáo phục vụ Hội nghị chuyên đề theo yêu cầu Ngoài ra, cần chuẩn bị điều kiện vật chất cho họp Tùy vào tính chất họp có chuẩn bị riêng Cần chuẩn bị phòng họp; trang trí, xếp bàn ghế; đón tiếp bố trí vị trí ngồi; hỗ trợ thiết bị âm thanh, ánh sáng, phương tiện cần thiết… Đối với họp dân cần chọn ngày, giờ, địa điểm thích hợp để tổ chức họp dân đạt hiệu d Giải pháp 4: Thực số yêu cầu để họp đạt hiệu quả:  Bắt đầu họp giờ, đảm bảo đầy đủ nội dung họp trọng tâm; phân bổ thời gian tương ứng cho nội dung, kết thúc họp quy định; áp dụng công nghệ thông tin, phương tiện đại phục vụ họp Ủy ban nhân dân xã trọng triển khai họp trực tiếp, họp không thật cần thiết giải quyết, triển khai thơng qua hình thức gửi văn bản, thơng tin mạng nội bộ, zalo, thông tin tuyên truyền facbook, thông tin điều hành Đề xuất kiến nghị nhầm nâng cao hiệu điều hành họp ủy ban nhân dân thị trấn Tân Hịa, huyện Gị Cơng Đơng a Kiến nghị với tỉnh: Ủy ban nhân dân tỉnh kiến nghị Hội đồng nhân dân tỉnh tăng kinh phí tiền nước uống tiền xe cho Đại biểu dự họp b Kiến nghị với huyện: Tăng cường tổ chức họp trực tuyến 02 cấp huyện cấp xã tránh làm lãng phí thời gian kinh phí lại đại biểu cấp xã 14 c Kiến nghị với nội thị trấn: Đối với Đại biểu dự họp có thư mời ủy ban nhân dân thị trấn nên đến thành phần để tránh làm ảnh hưởng đến chất lượng họp KẾT LUẬN Hội họp cung cấp cho nhà lãnh đạo, quản lý hội để thống nhận thức; tăng cường dân chủ  điều hành, phát huy trí tuệ tập thể; tăng cường phối hợp, ủng hộ; khuyến khích nhân viên; đánh giá nhân viên tăng cường hiểu biết lẫn nhau; tạo áp lực hành động Đó cách thức hữu hiệu để thu thập thông tin phản hồi cho quản lý đồng thời phương thức quản lý qua nhà lãnh đạo, quản lý huy động trí tuệ tập thể, tri thức kinh nghiệm thành viên, đặc biệt chuyên gia nhằm giải vấn đề phức tạp; tổ chức trao đổi thông tin thành viên tổ chức; truyền đạt trực tiếp định quản lý đến người thực Họp luôn biện pháp tốt kết nối thành viên tổ chức Trong quản lý hành nhà nước, việc họp quan trọng lâu dài họp phương thức nhằm phát huy trí tuệ tập thể, nâng cao dân chủ, khuyến khích đóng góp sáng kiến cá nhân vào trình điều hành, quản lý xã hội Hội họp hình thức để phát huy thực dân chủ xã hội chủ nghĩa, chế độ tham gia cách tập thể tự giác người lao động vào quản lý nhà nước, quản lý kinh tế lĩnh vực xã hội khác./ 15 TÀI LIỆU THAM KHẢO Đại học Khoa học xã hội nhân văn Quản trị văn phịng, Giáo trình đào tạo cử nhân Quản trị văn phòng, Nxb Khoa học kỹ thuật, Hà Nội, 2010; Nghị định số 145/2013/NĐ-CP quy định tổ chức ngày kỷ niệm, nghi thức trao tặng, đón nhận hình thức khen thưởng, danh hiệu thi đua, nghi lễ đối ngoại đón tiếp khách nước ngồi; Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09/11/2018 củaThủ tướng phủ Quy định chế độ họp hoạt động quản lý, điều hành quan thuộc hệ thống hành nhà nước; Quyết định số 77/2006/QĐ-TTg ngày 13/4/2006 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế làm việc mẫu UBND xã, phường, thị trấn; Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp hoạt động quản lý, điều hành quan thuộc hệ thống hành nhà nước; Luật số: 77/2015/QH13, Luật tổ chức quyền địa phương Nguyễn Hữu Thân, Quản trị hành văn phịng, Nxb Thống kê, TP.HCM,2009; 16 ... Tổ chức thực công việc sau họp sao? Trăn trở trước suy nghĩ nên cán lãnh đạo, quản lý cấp xã phải có: “ Kỹ tổ chức, điều hành họp ủy ban nhân dân cấp xã? ??’ I Trình bày vấn đề hành họp Ủy ban nhân. .. Đồng thời, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phân công thành viên khác, phối hợp hỗ trợ… II Đánh giá thực trạng hành họp Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn Khái quát đặc điểm kinh tế - xã hội: -... họp sơ kết, tổng kết, họp giao ban, Hội nghị tiếp Đoàn kiểm tra? ?của ủy ban nhân dân xã Trước họp bắt đầu, văn phòng phải giúp ủy ban nhân dân xã chuẩn bị đầy đủ tài liệu phục vụ họp dự thảo Báo