Việc tổ chức hội họp có ý nghĩa quan trọng, phải tiếp nhận ý kiến từ nhiều người liên quan đến công việc. Và để có được một buổi họp thành công như mong đợi thì người tổ chức và điều hành cuộc họp, các thành phần tham dự cũng cần phải có sự chuẩn bị chu đáo về mọi mặt, có đủ các kỹ năng giúp ta đi đến được kết quả tốt đẹp nhất như: kỹ năng trình bày lại, tổng hợp, kỹ năng lắng nghe và đặt câu hỏi, kỹ năng giải quyết khó khăn trong giao tiếp.
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP 1.1 Các khái niệm .2 1.1.1 Họp gì? 1.1.2 Điều hành họp 1.1.3 Sự cần thiết phải tiến hành họp 1.2 Tổ chức họp .3 1.2.1 Các hình thức mục đích họp 1.2.2 Mục tiêu họp 1.2.3 Chuẩn bị cho họp .5 1.2.4 Hình thức tổ chức họp CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC CUỘC HỌP .7 2.1 Khái quát chung tổng công ty Cổ Phần May Việt Tiến .7 2.1.1 Lịch sử hình thành 2.1.2 Chiến lược kinh doanh tổng công ty Cổ Phần May Việt Tiến .9 2.2 Nội dung họp 10 2.2.1 Giới thiệu họp .10 2.2.2 Viết giấy mời 10 2.2.3 Chuẩn bị họp 11 2.2.4 Bắt đầu họp 12 CHƯƠNG 3: TỔNG KẾT VÀ ĐÁNH GIÁ 20 3.1 Bế mạc họp 20 3.1.1 Tóm tắt cơng việc cần thực 20 3.1.2 Cảm ơn thành viên tham gia đóng góp .20 3.2 Đánh giá sau họp 21 3.2.1 Đánh giá họp 21 3.2.2 Lên kế hoạch cho họp sau .21 3.2.3 Ghi chép tạo tài liệu rõ ràng họp .22 LỜI MỞ ĐẦU Cuộc họp nơi trì văn hố tổ chức mơi trường tập thể, cách mà tổ chức nói với người rằng: “Bạn thành viên tổ chức” Cho dù quan quản lý Nhà nước, doanh nghiệp, tổ chức… trước tổ chức kiện, hội nghị cần tổ chức họp để đề thảo luận, lên kế hoạch cụ thể, chi tiết cho chương trình hay kiện mà dự định tổ chức Có nhiều việc khác tổ chức họp chủ yếu xác định rõ mục đích, kế hoạch thực hiện, công việc làm trước sau hội họp Tổ chức thành công họp công việc mà người lãnh đạo có lực cần phải có khả thực Các họp tốt nói với nhân viên rằng: “Đây tổ chức tuyệt vời để làm việc.” Việc tổ chức hội họp có ý nghĩa quan trọng, phải tiếp nhận ý kiến từ nhiều người liên quan đến công việc Và để có buổi họp thành cơng mong đợi người tổ chức điều hành họp, thành phần tham dự cần phải có chuẩn bị chu đáo mặt, có đủ kỹ giúp ta đến kết tốt đẹp như: kỹ trình bày lại, tổng hợp, kỹ lắng nghe đặt câu hỏi, kỹ giải khó khăn giao tiếp Dưới chi tiết quy trình tổ chức điều hành họp báo cáo kết hoạt động kinh doanh năm 2020 công ty cổ phần may Việt Tiến, đề xuất khen thưởng nhân viên xuất sắc Chúng ta tìm hiểu xem cơng ty tổ chức họp để đạt kết mà họ đưa Cấu trúc báo cáo thực hành gồm chương: Chương Cơ sở lý luận chung kỹ tổ chức điều hành họp Chương Tổ chức họp Chương Tổng kết đánh giá CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP 1.1 Các khái niệm 1.1.1 Họp gì? • Theo đề cương giảng môn kỹ tổ chức điều hành họp trường Đại học Công nghiệp Hà Nội: “Họp tập hợp nhiều người cách có tổ chức, theo nguyên tắc định, địa điểm, thời gian cụ thể để thực công việc như: truyền đạt, trao đổi, thảo luận thông tin tìm biện pháp giải vấn đề, nhiệm vụ mà người dự họp cần quan tâm” • Theo Wikipedia tiếng Việt: “Họp tập hợp hai nhiều người triệu tập với mục đích đạt mục tiêu chung thơng qua tương tác lời nói, chẳng hạn chia sẻ thơng tin đạt thỏa thuận.” • Theo Tailieu.vn: “Họp hình thức giao tiếp Đó nhóm người tập trung lại để thảo luận, tranh cãi định Vì họp liên quan đến nhiều người, dẫn đến khác ý kiến gây nên vấn đề.” • Theo 123.doc: “Theo nghĩa chung nhất, họp tập hợp nhiều người cách có tổ chức, theo nguyên tắc định, địa điểm, thời gian cụ thể để thực công việc như: truyền đạt, trao đổi, thảo luận thơng tin tìm biện pháp giải vấn đề, nhiệm vụ mà người dự họp cần quan tâm.” 1.1.2 Điều hành họp • Là hoạt động người đóng vai trị chủ trì họp • Người điều hành cần: Bám sát mục tiêu tổ chức họp; bảo đảm hiệu họp • Nhiệm vụ người điều hành: - Người tạo thuận lợi: Là biết cách vận động thành viên tham gia đóng góp ý kiến, ý tưởng, nhận xét, phân tích, phê phán, đề nghị cho họp - Người điều khiển: Là phải bám sát chương trình nghị họp, đảm bảo cho họp tiến triển thuận lợi - Người điều hịa: Phải tính đến trạng thái, tâm lý thành viên tham dự, mối liên hệ riêng tư họ • Kỹ cần có: - Trình bày lại: Quan tâm tới yếu tố: Cho phép người chủ tọa vừa phát biểu trình bày lại cách tóm tắt ngắn gọn nội dung vừa phát biểu - Tổng hợp: Tóm lại nội dung cá nhân người chủ trì trình bày họp - Đặt câu hỏi: Cho phép người sâu vào vấn đề hay tiếp đà cho tranh luận 1.1.3 Sự cần thiết phải tiến hành họp • Tổ chức họp tiết kiệm thời gian, tạo động lực, tăng hiệu suất giải vấn đề đưa họp • Cung cấp thơng tin tư vấn cách trực tiếp, muốn làm rõ vấn đề với cá nhân cần có định phương án giải vấn đề nhóm • Nếu muốn chia sẻ thông tin cần thống nhóm 1.2 Tổ chức họp 1.2.1 Các hình thức mục đích họp Mục đích họp • Báo cáo tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh tổng công ty may Việt Tiến năm 2020 - Báo cáo doanh thu: Bao gồm tổng doanh thu, thuế tiêu thụ đặc biệt, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, doanh thu công ty - Báo cáo giá vốn hàng bán: Phản ánh toàn chi phí để mua hàng để sản xuất cơng ty - Chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh: Bao gồm chi phí lưu thơng chi phí quản lý • Lãi (hoặc lỗ): Phản ánh kết hoạt động kinh doanh kỳ • Các khoản trích lục dự phịng • Đề xuất khen thưởng nhân viên xuất sắc vượt tiêu năm 2020 Loại hình họp: - Cung cấp thơng tin - Họp tìm giải pháp - Họp định 1.2.2 Mục tiêu họp • Kết thúc họp đưa giải pháp nhằm nâng cao doanh số, vượt mức doanh thu cho năm tới • Ra định khen thưởng cá nhân, tập thể có nhiều cố gắng, nỗ lực cơng việc • Phát triển “nhân tố” mới, tạo môi trường chuyên nghiệp động để cá nhân học hỏi, phát huy khả • Bà Phạm Thị Lan Anh (giám đốc điều hành tổng công ty CP May Việt Tiến) cần biết điều khiển họp, giải thích rõ mục đích, mục tiêu nâng cao doanh thu công ty cho năm tới, định khen thưởng, mức thưởng cho nhân viên xuất sắc • Chuyên gia bà Hồng Kim Ngân: Đóng góp ý kiến chun mơn yêu cầu • Thư ký bà Chu Thị Phương Anh: Ghi nội dung, ý kiến định họp • Người cộng tác: Đóng góp ý kiến 1.2.3 Chuẩn bị cho họp • Thu hút tham gia người cần thiết - Người đưa định cuối cùng: Giám đốc điều hành - Bà Phạm Thị Lan Anh - Những người đưa ý kiến ủng hộ, ngăn cản định: Bà Nguyễn Thị Hồi: Trưởng phịng nhân Bà Bùi Thị Huệ Anh: Trưởng phòng kinh doanh Ơng Chu Việt Hồng: Trưởng phịng Marketing Bà Hồng Kim Ngân: Chuyên gia - Những người cung cấp thông tin liên quan: Bà Nguyễn Thị Hồi: Trưởng phịng nhân Bà Bùi Thị Huệ Anh: Trưởng phịng kinh doanh Ơng Nguyễn Khánh Phúc: Kế tốn trưởng Ơng Chu Việt Hồng: Trưởng phịng Marketing - Những người có khả cam kết giải vấn đề có định: Bà Phạm Thị Lan Anh - Những người trình bày quan điểm: Bà Phạm Thị Lan Anh: Chủ tọa Bà Nguyễn Thị Hồi: Trưởng phịng nhân Bà Bùi Thị Huệ Anh: Trưởng phịng kinh doanh Ơng Nguyễn Khánh Phúc: Kế tốn trưởng Ơng Chu Việt Hồng: Trưởng phịng Marketing Bà Hồng Kim Ngân: Chun gia tư vấn • Nội dung dự kiến trước chương trình họp: - Thời gian dự kiến: 45 phút – 11 45 phút, ngày 31 tháng 11 năm 2020 - Địa điểm: Tầng - Tại phòng họp tổng cơng ty CP may Việt Tiến - Hình thức biểu quyết: Cơng khai • Cơng tác chuẩn bị cho họp: - Thu thập tài liệu liên quan đến họp - Nói chuyện với người tham gia ý kiến mục tiêu họ - Động viên trưởng phịng tích cực phát biểu ý kiến, đưa quan điểm cá nhân để họp diễn cách tích cực - Tóm tắt nội dung họp gửi cho người tham dự họp người không tham dự họp quan tâm đến kết họp 1.2.4 Hình thức tổ chức họp • Họp bàn đưa định khen thưởng nhân viên xuất sắc, cung cấp thông tin cho người tình hình doanh thu cơng ty năm 2020, thơng báo thông tin nhằm đưa giải pháp giúp doanh thu công ty năm 2021 vượt mức năm 2020 đưa sách khen thưởng phù hợp với cống hiến nhân viên xuất sắc cơng ty • Kiểm tra đánh giá kịp thời ý kiến đưa họp • Thơng qua việc trình bày, trao đổi, tranh luận để tìm hiểu vấn đề, từ đưa hướng đánh giá, nhận thức, hành động CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC CUỘC HỌP 2.1 Khái quát chung tổng công ty Cổ Phần May Việt Tiến 2.1.1 Lịch sử hình thành Tổng công ty Cổ Phần May Việt Tiến thành lập từ năm 1975 Với sứ mệnh không ngừng nâng cao hài lòng khách hàng sản phẩm dịch vụ tốt nhất, Việt Tiến doanh nghiệp dẫn đầu ngành dệt may Việt Nam với giải thưởng danh giá như: • Huân chương lao động hạng Nhất Chính phủ trao tặng • Hàng Việt Nam chất lượng cao 20 năm liên tục • Top 10 nhãn hiệu tiếng Việt Nam • Top 10 doanh nghiệp tín nhiệm Việt Nam Từ ngày nay, Việt Tiến tự đổi cho đời hàng loạt thương hiệu để đáp ứng nhu cầu nhóm đối tượng khách hàng như: • Việt Tiến lịch lãm: Chủ lực cho thời trang công sở văn phịng • Việt Tiến Smart Casual trẻ trung: Dành cho mơi trường du lịch, dạo phố thể thao • San Sciaro sang trọng: Dòng sản phẩm cao cấp hướng tới nhóm khách hàng thành đạt • TT-up đại: Chuyên trang phục thời trang dành cho nữ giới • Giày Skechers động Tiền thân công ty xí nghiệp may tư nhân “Thái Bình Dương kỹ nghệ công ty” - tên giao dịch Pacific Enterprise Xí nghiệp cổ đơng góp vốn ông Sâm Bào Tài – doanh nhân người Hoa làm Giám Đốc Xí nghiệp hoạt động diện tích 1,513m2 Với 65 máy may gia đình khoảng 100 cơng nhân Sau ngày miền Nam hồn tồn giải phóng, Nhà nước tiếp quản & quốc hữu hóa giao cho Bộ Công nghiệp Nhẹ quản lý (nay Bộ Công Nghiệp) Trước năm 1995, quan quản lý trực tiếp công ty Liên hiệp sản xuất – xuất nhập may Do yêu cầu doanh nghiệp Bộ Cơng Nghiệp, cần phải có Tổng Công Ty Dệt May làm trung gian cầu nối doanh nghiệp với cấp vĩ mô, tiếp cận với giới nhằm hỗ trợ thông tin thị trường, cần có cụ thể hóa sách, pháp luật Chính thế, ngày 29/04/1995 Tổng công ty dệt may Việt Nam đời Căn Nghị định số 55/2003/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2003 Chính phủ, định: Thành lập Tổng cơng ty May Việt Tiến sở tổ chức lại Công ty May Việt Tiến thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam với Tên tiếng Việt: Tổng công ty Cổ Phần May Việt Tiến Tên giao dịch quốc tế: VIETTIEN GARMENT CORPORATION Tên viết tắt: VTEC Đại lý Việt Tiến thức TpHCM Chi Nhánh 1: 818 Cách Mạng Tháng Tám Phường 05 Quận Tân Bình TpHCM Chi Nhánh 2: 238 Phan Đình Phùng Phường Quận Phú Nhuận TpHCM Lĩnh vực kinh doanh: • Sản xuất quần áo loại; • Dịch vụ xuất nhập khẩu, vận chuyển giao nhận hàng hóa; • Sản xuất kinh doanh ngun phụ liệu ngành may; máy móc phụ tùng thiết bị phục vụ ngành may công nghiệp; thiết bị điện âm ánh sáng • Kinh doanh máy in, photocopy, thiết bị máy tính; thiết bị, phần mềm lĩnh vực máy vi tính chuyển giao công nghệ; điện thoại, máy fax, hệ thống điện thoại bàn; hệ thống điều hịa khơng khí phụ tùng (dân dụng công nghiệp); máy bơm gia dụng cơng nghiệp; • Kinh doanh sở hạ tầng đầu tư khu cơng nghiệp; • Đầu tư kinh doanh tài chính; • Kinh doanh ngành nghề khác theo quy định pháp luật Tầm nhìn: Trở thành tập đoàn kinh tế mạnh lĩnh vực dệt may Sứ mệnh: Không ngừng nâng cao thỏa mãn khách hàng người lao động sản phẩm dịch vụ tốt Giá trị cốt lõi: Trung thực - Trách nhiệm - Chất lượng - Đổi - Sáng tạo 2.1.2 Chiến lược kinh doanh tổng công ty Cổ Phần May Việt Tiến Nếu trước Việt Tiến biết đến với thương hiệu thời trang công sở cho quý ông trung niên đây, dịng sản phẩm đa dạng kiểu dáng, chất liệu, họa tiết, hướng đến đối tượng khách hàng khác Không đa dạng mẫu mã, dòng sản phẩm Viettien có nhiều phân khúc khác Sanciaro dịng thời trang nam dành cho người có thu nhập cao với giá từ 1-2 triệu đồng sản phẩm Viettien, Viettien Smart Casual dành cho người có thu nhập Việt Long nhắm đến phân khúc thu nhập trung bình thấp Ngồi ra, cơng ty sở hữu kênh phân phối với gần 1.400 cửa hàng, đại lý tất tỉnh, thành phố lớn Việt Nam Lào “Trang phục không chu, lịch mà phải sang trọng, lịch lãm, đáp ứng đa dạng nhu cầu quý ông môi trường khác biệt làm việc, dạo phố, thể thao, du lịch, gặp gỡ bạn bè…”, đại diện cơng ty nói Đến nay, doanh nghiệp đà chuyển mình, xóa bỏ định kiến thương hiệu lâu năm có phần truyền thống đơn điệu Hiện tại, cơng ty 2.2.4 Bắt đầu họp • Cuộc họp diễn vào lúc 45 phút, ngày 31 tháng 11 năm 2020 Từ 7h45 – 7h50 thời gian đón khách trưởng phịng, nhân viên lễ tân cơng ty chào đón khách dẫn họ vào phịng họp ngồi vị trí quy định sẵn • Từ 7h50 - 8h: Ổn định họp • Từ 8h - 8h15: Bà Phạm Thị Lan Anh tuyên bố lý tổ chức họp để báo cáo tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh công ty may Việt Tiến năm 2020 bên cạnh đề xuất khen thưởng nhân viên xuất sắc vượt tiêu năm 2020 • Sau đó, bà Phạm Thị Lan Anh giới thiệu thành phần tham dự họp bao gồm: - Bà Phạm Thị Lan Anh: Chủ tọa - Bà Chu Thị Phương Anh: Thư Ký - Bà Nguyễn Thị Hoài: Trưởng phòng nhân - Bà Bùi Thị Huệ Anh: Trưởng phịng kinh doanh - Ơng Nguyễn Khánh Phúc: Kế tốn trưởng - Bà Hoàng Kim Ngân: Chuyên gia tư vấn - Ơng Chu Việt Hồng: Trưởng phịng Marketing • Bà Phạm Thị Lan Anh gửi lời cảm ơn đến thành viên có mặt đầy đủ để tham dự họp đưa tiến trình họp sau: Thời gian Nội dung 7h45 – 7h50 Đón khách 7h50 – 8h00 Ổn định họp 13 8h – 8h15 Tuyên bố lý họp, giới thiệu thành phần tham dự trình bày tiến trình họp 8h15 – 8h55 Trưởng phòng kinh doanh báo cáo doanh thu: bao gồm tổng doanh thu, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, doanh thu 8h55 – 9h30 Trưởng phòng Marketing báo cáo biến động doanh số bán hàng năm, báo cáo tình hình ngân sách Marketing 9h30 – 10h20 Kế tốn trưởng báo cáo chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh: bao gồm chi phí lưu thơng chi phí quản lý, báo cáo kết hoạt động kinh doanh năm, thuế tiêu thụ đặc biệt 10h20 – 10h55 Giám đốc điều hành tóm tắt nội dung hoạt động sản xuất kinh doanh xin ý kiến chuyên gia việc đề xuất khen thưởng nhân viên công ty 10h55 – 11h00 Nghỉ họp 11h00 – 11h10 Các thành viên họp trưởng phịng cơng ty thảo luận đề xuất tiêu đánh giá nhân viên phù hợp cho việc khen thưởng 11h10 – 11h20 Trưởng phòng nhân đưa danh sách nhân viên vượt tiêu công việc năm cho trưởng phịng 11h20 – 11h30 Cơng bố danh sách nhân viên khen thưởng 11h30 – 11h45 Chủ tọa tóm tắt lại nội dun g họp kết thúc họp • Diễn biến họp: 14 - 8h15 – 8h55: Bà Bùi Thị Huệ Anh - Trưởng phòng kinh doanh báo cáo doanh thu: bao gồm tổng doanh thu, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, doanh thu Theo bà Bùi Thị Huệ Anh cho biết: tính riêng quý 4, doanh thu đạt gần 1.951 tỷ đồng, giảm 25,5% so với kỳ năm ngoái, tỷ lệ giảm chi phí giá vốn thấp hơn, giảm 24,6% nên lợi nhuận gộp từ bán hàng cung cấp dịch vụ 242,5 tỷ đồng, giảm 30,9% so với kỳ May Việt Tiến giải trình, tác động tiêu cực đại dịch Covid 19 toàn giới, đặc biệt Nhật Bản, Mỹ EU (đây thị trường xuất chủ yếu Công ty), đối tác nhập nước giảm phần đơn hàng dẫn đến doanh thu kỳ giảm Mặc dù chi phí bán hàng chi phí QLDN giảm đáng kể so với kỳ năm trước, VGG báo lãi quý giảm 35,7% so với kỳ xuống mức 80,7 tỷ đồng, LNST thuộc cổ đơng cơng ty mẹ ghi nhận 74,8 tỷ đồng Lũy kế năm 2020 doanh thu đạt 17.121 tỷ đồng, giảm 21,2% so với doanh thu đạt năm 2019 Mặc dù khoản chi phí tiết giảm đáng kể song lợi nhuận sau thuế giảm mạnh 63,6% so với kỳ Năm 2020, tình hình đại dịch covid 19 lan rộng khắp toàn cầu khiến đơn hàng xuất sụt giảm mạnh, nguồn cung nguyên liệu gián đoạn, không đủ nguyên liệu sản xuất kịp giao hàng cho đối tác Lượng hàng tồn kho tăng thêm gần 300 tỷ đồng so với đầu năm Do doanh nghiệp bị ảnh hưởng nặng nề tình trạng hoãn hủy đơn hàng, đặc biệt diễn mạnh vào hồi tháng 3,4/2020 Do VGG đặt mục tiêu tổng doanh thu hợp năm 2020 ước đạt 6.300 tỷ đồng lợi nhuận trước thuế dự kiến đạt 150 tỷ đồng, sụt giảm 30% 70% kết đạt năm 2019 Như vậy, kết kinh doanh giảm sút, song 15 VGG hoàn thành vượt 13% mục tiêu doanh thu vượt 20,7% mục tiêu LNTT năm Tính đến hết năm 2020 tiền khoản tương đương tiền May Việt Tiến đạt 604 tỷ đồng, giảm 206 tỷ đồng so với đầu năm, khoản tiền mặt 248 tỷ đồng (giảm 126 tỷ đồng so với đầu năm) Hiểu gánh lo nỗi trăn trở người dân mùa dịch, Việt Tiến triển khai chương trình tặng quà trợ giá phạm vi nước từ đầu tháng đến trước bối cảnh nước nỗ lực chống lại dịch bệnh, Việt Tiến định thực chương trình trợ giá nhằm tri ân ủng hộ, tin tưởng người tiêu dùng nước thời gian qua dành cho công ty Đồng thời mong muốn chung tay, sẻ chia khó khăn với người dân Việt Nam thời điểm Hầu hết sản phẩm quần áo trợ giá thông qua quà tặng sản phẩm loại với tổng giá trị chương trình lên đến 600 triệu - 8h55- 9h30: Ơng Chu Việt Hồng - Trưởng phòng Marketing báo cáo biến động doanh số bán hàng năm, báo cáo tình hình ngân sách Marketing Trưởng phòng Marketing phát biểu chia sẻ xu thị trường đối thủ cạnh tranh Ơng Chu Việt Hồng cho biết doanh số bán hàng năm 2020 tăng 22% so với năm 2019, bị ảnh hưởng covid 19 có nhiều chương trình marketing cơng ty vượt tiêu so với năm cũ Ơng Chu Việt Hồng thơng báo tình hình ngân sách Marketing cơng ty chiếm khoảng 5% doanh thu (960 triệu đồng) thị trường chủ lực Việt Tiến thị trường nội địa, công ty phát triển thị trường nước Mỹ, Nhật, Hàn Quốc Ở thị trường nội địa với tập khách hàng nam giới có nhu cầu quần áo công sở chủ yếu sống thành thị Trong bối cảnh thuận lợi khó khăn chung ngành, cơng ty ngày đa dạng hóa sản phẩm để mở rộng mức độ bao phủ thị trường miền bắc tăng sức cạnh tranh doanh nghiệp ngành phân khúc nhỏ cơng ty đưa 16 dịng sản phẩm phù hợp chất lượng, giá nhân hiệu Một số ví dụ cụ thể như: San Sciaro thương hiệu thời trang nam cao cấp mang phong cách Ý, biểu tượng trang trọng, lịch làm quyền uy thương hiệu thời trang đẳng cấp quốc tế Thương hiệu Manhattan thương hiệu nam cao cấp mang phong cách Mỹ, biểu tượng trang trọng, quý phái thoải mái, động Hai thương hiệu thời trang cao cấp dành cho nam doanh nhân thành đạt - người có thu nhập cao ổn định Hoạt động xúc tiến thương mại thành công với chiến lược quảng cáo tạp chí thời trang, băng rơn, website, slogan cho chủng sản phẩm như: “Hãy cảm nhận vẻ đẹp sống Việt Tiến”, “Mỗi mới” ấn tượng Công ty Việt Tiến dần chủ trọng đến hoạt động khuyến nhằm thu hút khách hàng gia tăng lượng hàng tung thị trường sản phẩm Các chương trình khuyến chủ yếu diễn vào dịp lễ tết ngày Quốc Khánh 2-9, Quốc tế lao động, Hiến chương nhà giáo Hoạt động cộng đồng công ty đa dạng tạo ấn tượng tốt đẹp cơng chúng Có thể nói Việt Tiến vị có nhiều hoạt động cộng đồng ln đầu hoạt động từ thiện, đóng góp xã hội Với quan niệm thương hiệu không chất lượng sản phẩm, Việt Tiến gián tiếp quảng bá hình ảnh, tạo gần gũi với người tiêu dùng thông qua hoạt động chăm sóc cộng đồng Ví dụ, khách hàng mua sản phẩm May Việt Tiến đóng góp cho quỹ từ thiện 500 triệu đồng để giúp bệnh nhân nghèo mổ mắt, chăm lo cho 40 bà mẹ Việt Nam anh hùng, giúp 500 học sinh tiểu học có hồn cảnh khó khăn khu Định Hóa-Thái Ngun Bên cạnh đó, cơng ty cịn tặng nhà tình thương, nhà tình nghĩa cho địa phương vùng sâu, vùng xa, kết hợp với đoàn niên tài trợ cho dự án phát triển đời sống nông dân tỉnh nghèo đồng sông Cửu Long, tài trợ thường niên cho 17 chương trình duyên dáng Việt Nam tổ chức; tặng thiết bị cho trung tâm dạy nghề trường giáo dục đào tạo sau cai nghiện; đóng góp giúp đỡ nạn nhân bị nhiễm chất độc da cam, hỗ trợ quỹ bảo trợ bệnh nhân nghèo, ủng hộ đồng bào bị thiên tai, lụt bão - 9h30 – 10h20: Ông Nguyễn Khánh Phúc - Kế tốn trưởng báo cáo chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh: bao gồm chi phí lưu thơng chi phí quản lý, báo cáo kết hoạt động kinh doanh năm: Kế toán báo cáo khoản: Doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ Các khoản giảm trừ Doanh thu bán hàng cung Cấp dịch vụ Giá vốn hàng bán Lợi nhuận gộp bán hàng cung cấp Dịch vụ Doanh thu hoạt động tài Chi phí tài 10 Chi phí bán hàng 11 Chi phí quản lý doanh nghiệp 12 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 13 Thu nhập khác 14 Chi phí khác 15 Lợi nhuận khác 16 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 17 Chi phí thuế TNDN hành 18 Chi phí thuế TNDN hỗn lại 19 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 18 - 10h20 – 10h55: Bà Phạm Thị Lan Anh - Giám đốc điều hành tóm tắt nội dung hoạt động sản xuất kinh doanh xin ý kiến chuyên gia đề xuất khen thưởng nhân viên công ty Trong quý vừa qua, doanh thu tài đạt 19,2 tỷ đồng, tăng tỷ so với năm 2019, chi phí tài tăng 1,4 tỷ đồng Năm 2020, tình hình đại dịch covid 19 lan rộng khắp toàn cầu khiến đơn hàng xuất sụt giảm mạnh, nguồn cung nguyên liệu gián đoạn Việt Tiến có nhiều hoạt động cộng đồng cơng ty đa dạng tạo ấn tượng tốt đẹp công chúng Doanh số bán hàng tháng đại lý thành phố khoảng 100 triệu/tháng đại lý huyện/tỉnh từ 80-100 triệu Các đại lý phải đảm bảo doanh số bán thưởng vào cuối năm doanh số đạt vượt quy định Đưa đề xuất khen thưởng nhân viên vượt tiêu cơng việc năm để khích lệ cố gắng nhân viên giám đốc xin ý kiến bà Hoàng Kim Ngân việc khen thưởng nhân viên xuất sắc - 10h55- 11h: Nghỉ họp - 11h – 11h00: Bà Nguyễn Thị Hồi - Trưởng phịng nhân sự, Bà Bùi Thị Huệ Anh - Trưởng phòng kinh doanh, Ơng Nguyễn Khánh Phúc - Kế tốn trưởng, Ơng Chu Việt Hồng - Trưởng phịng Marketing thảo luận đưa định đánh giá nhân viên phù hợp cho việc khen thưởng qua tiêu: hiệu công việc cao, thái độ làm việc tốt, tuân thủ nội quy, tác phong linh hoạt, nhanh nhẹn, quan hệ công việc với cấp trên, đồng nghiệp khách hàng thân thiện, có tinh thần hợp tác cơng việc, thao tác thực công việc nhanh, chất lượng, số lượng cơng việc hồn thành, mức độ hiểu biết công việc giao cao, khả tiếp thu công việc nhanh, hiểu rõ nghiệp vụ công việc, kiến thức chuyên môn phù hợp với công việc, mức độ tin cậy cao, tính kỷ luật tốt, khả làm việc 19 độc lập chủ động cơng việc, có sáng tạo cơng việc, hiểu biết sản phẩm dịch vụ công ty, có tinh thần học hỏi cầu tiến, chấp hành mệnh lệnh người quản lý - 11h10 – 11h20: Trưởng phòng nhân đưa danh sách nhân viên vượt tiêu công việc năm cho trưởng phòng Các trưởng phòng đánh giá theo tiêu đưa để chọn nhân viên phù hợp cho việc khen thưởng - 11h20 – 11h30: Công bố danh sách nhân viên khen thưởng trưởng phòng đưa ra, đưa mức khen thưởng với nhân viên - 11h30 – 11h45: Chủ tọa tóm tắt lại nội dung họp kết thúc họp Giám đốc điều hành tóm tắt họp: Cuộc họp chủ yếu bàn vấn đề kết hoạt động kinh doanh công ty năm 2020, đề xuất nhân viên vượt tiêu công việc năm để khen thưởng, khích lệ tinh thần làm việc cho nhân viên, đưa mức khen thưởng với nhân viên Kết thúc họp CHƯƠNG 3: TỔNG KẾT VÀ ĐÁNH GIÁ 3.1 Bế mạc họp 3.1.1 Tóm tắt công việc cần thực Cuộc họp tổ chức phịng họp tầng tổng cơng ty Cổ Phần May Việt Tiến có địa số Lê Minh Xuân, Phường 7, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh diễn sn sẻ thành cơng tốt đẹp Cuộc họp với góp mặt thành phần tham dự sau: 20 Bà Phạm Thị Lan Anh: Chủ tọa Bà Chu Thị Phương Anh: Thư Ký Bà Nguyễn Thị Hồi: Trưởng phịng nhân Bà Bùi Thị Huệ Anh: Trưởng phòng kinh doanh Ơng Nguyễn Khánh Phúc: Kế tốn trưởng Ơng Chu Việt Hồng: Trưởng phịng Marketing Bà Hồng Kim Ngân: Chuyên gia tư vấn Về diễn biến họp diễn vào lúc 7h45 - 11h45, ngày 31 tháng 11 năm 2020 gồm nội dung: Tuyên bố lý họp, giới thiệu thành phần tham dự trình bày tiến trình họp, báo cáo doanh thu, báo cáo biến động doanh số bán hàng năm tình hình ngân sách Marketing, báo cáo chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, thảo luận đề xuất tiêu đánh giá nhân viên phù hợp cho việc khen thưởng, công bố danh sách nhân viên khen thưởng, tiến hành khen thưởng 3.1.2 Cảm ơn thành viên tham gia đóng góp Kết thúc họp bà Phạm Thị Lan Anh – Giám đốc điều hành tổng công ty Cổ Phần May Việt Tiến lên cảm ơn thành viên tham gia vào họp báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh đề xuất, khen thưởng nhân viên xuất sắc vượt tiêu năm 2020 góp phần vào thành công họp, để họp diễn suôn sẻ, đạt mục tiêu đề ra, tìm phương pháp giải quyết, khắc phục hạn chế năm vừa qua, rút nhiều kinh nghiệm để đạt nhiều kết tốt năm Đồng thời bà Phạm Thị Lan Anh xin hứa thời gian tới tạo môi trường làm việc tốt giúp nâng cao tinh thần thái độ làm việc công nhân viên, dẫn dắt công ty ngày phát triển tạo chỗ đứng vững thị trường 21 3.2 Đánh giá sau họp 3.2.1 Đánh giá họp • Ưu điểm: - Cuộc họp diễn theo với kế hoạch mục tiêu đề Các thành viên có mặt đầy đủ tham gia họp với tinh thần xây dựng - Cuộc họp diễn cách minh bạch, công khai • Nhược điểm: - Các thành viên tham gia họp tranh luận vấn đề e ngại - Mic phát biểu vị trí thành viên nhỏ • Khắc phục vấn đề họp sau: - Đặt câu hỏi cho thành viên tham dự họp, động viên họ trước lúc họp diễn ra, yêu cầu thành viên công ty tham dự họp chuẩn bị trước nội dung thảo luận - Khắc phục âm việc sửa thay để họp sau chu 3.2.2 Lên kế hoạch cho họp sau Chủ tọa - Bà Phạm Thị Lan Anh lên kế hoạch cho họp tiếp theo: • Thời gian: 00, ngày 05 tháng 01 năm 2021 • Địa điểm: Tầng - Tại phòng họp tổng cơng ty CP May Việt Tiến • Nội dung dự kiến: Tổ chức họp đề chiến lược phát triển sản phẩm mắt năm 2021 • Thành phần tham dự: - Giám đốc điều hành, thư ký - Các trưởng phịng, phó phịng liên quan - Khách mời: Chuyên gia tư vấn 22 3.2.3 Ghi chép tạo tài liệu rõ ràng họp Thư ký họp - Chu Thị Phương Anh chịu trách nhiệm ghi chép lại tất nội dung, ý kiến nhận xét thành phần tham dự Các ghi chép phải đảm bảo tính trung thực, xác minh bạch Sau đó, lập thành biên để gửi cho người tham dự họp, ban giám đốc phận phịng ban khơng thể tham gia họp Biên họp lập chi tiết sau: TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN MAY VIỆT TIẾN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh Phúc Số: /BB- … TP Hồ Chí Minh, ngày 31 tháng 11 năm 2020 BIÊN BẢN CUỘC HỌP Hôm nay, vào lúc 7h45 ngày 31 tháng 11 năm 2020 tầng 2, phịng họp tổng cơng ty Cổ Phần May Việt Tiến diễn họp với nội dung sau: I Thành phần tham dự: Bà Phạm Thị Lan Anh: Giám đốc điều hành Bà Chu Thị Phương Anh: Thư ký họp Bà Nguyễn Thị Hoài: Trưởng phòng nhân Bà Bùi Thị Huệ Anh: Trưởng phịng kinh doanh Ơng Nguyễn Khánh Phúc: Kế tốn trưởng Ơng Chu Việt Hồng: Trưởng phịng Marketing Bà Hoàng Kim Ngân: Chuyên gia tư vấn Chủ trì (chủ tọa): Bà Phạm Thị Lan Anh Thư ký (người ghi biên bản): Bà Chu Thị Phương Anh II Nội dung họp 23 • Báo cáo tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh tổng công ty Cổ Phần May Việt Tiến năm 2020 • Đề xuất khen thưởng nhân viên xuất sắc vượt tiêu năm 2020 III Diễn biến họp Phần mở đầu • 7h45-8h00: Đón khách ổn định họp • 8h00-8h15: Bà Phạm Thị Lan Anh tuyên bố lý tổ chức họp để báo cáo tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh tổng công ty Cổ Phần May Việt Tiến năm 2020 bên cạnh đề xuất khen thưởng nhân viên xuất sắc vượt tiêu năm 2020 Sau đó, bà Phạm Thị Lan Anh giới thiệu thành phần tham dự đưa tiến trình họp Nội dung chi tiết họp • 8h15 – 8h55: Bà Bùi Thị Huệ Anh (trưởng phòng kinh doanh) báo cáo doanh thu: bao gồm tổng doanh thu, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, doanh thu • 8h55- 9h30: Ơng Chu Việt Hồng (trưởng phịng Marketing) báo cáo biến động doanh số bán hàng năm, báo cáo tình hình ngân sách Marketing • 9h30 – 10h20: Ơng Nguyễn Khánh Phúc (kế tốn trưởng) báo cáo chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh: bao gồm chi phí lưu thơng chi phí quản lý, báo cáo kết hoạt động kinh doanh năm, thuế tiêu thụ đặc biệt • 10h20 – 10h55: Bà Phạm Thị Lan Anh (giám đốc điều hành) tóm tắt nội dung hoạt động sản xuất kinh doanh xin ý kiến chuyên gia việc đề xuất khen thưởng nhân viên cơng ty 24 • 10h55-11h: Nghỉ họp • 11h – 11h10: Các thành viên họp trưởng phịng cơng ty thảo luận đề xuất tiêu đánh giá nhân viên phù hợp cho việc khen thưởng • 11h10 – 11h20: Bà Nguyễn Thị Hồi (trưởng phịng nhân sự) đưa danh sách nhân viên vượt tiêu công việc năm cho trưởng phịng • 11h20 – 11h30: Bà Phạm Thị Lan Anh (giám đốc điều hành) công bố danh sách nhân viên khen thưởng Phần kết thúc họp • 11h30 – 11h45: Bà Phạm Thị Lan Anh tóm tắt lại nội dung họp kết thúc họp IV Kết luận họp • Tình hình kinh doanh cơng ty gặp nhiều khó khăn đại dịch covid-19 Xong, kết đạt tiêu, doanh số bán hàng doanh thu tài có tăng lên so với năm 2019 • Khen thưởng nhân viên vượt tiêu công việc Cuộc họp kết thúc vào lúc 11h45 ngày 31 tháng 11 năm 2020 THƯ KÝ CHỦ TỌA (Đã ký) Chu Thị Phương Anh (Đã ký) Phạm Thị Lan Anh 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nguyễn Thị Tuyến, giảng kỹ tổ chức điều hành họp, khoa Quản lý kinh doanh, Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội, 2020 [2] Nguyễn Trọng Văn, doanh thu tổng công ty CP may Việt Tiến, https://www.dailyviettien.com.vn/blogs/dong-phuc/gioi-thieu-ve-viet-tien, ngày tháng 12 năm 2021 [3] Lịch sử hình thành Tổng cơng ty CP may Việt Tiến, https://www.viettien.com.vn/vi/gioi-thieu/ve-vtec, ngày tháng 12 năm 2021 PHỤ LỤC Hình 2.2 Tổng cơng ty Cổ Phần May Việt Tiến ... VỀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP 1.1 Các khái niệm 1.1.1 Họp gì? • Theo đề cương giảng môn kỹ tổ chức điều hành họp trường Đại học Công nghiệp Hà Nội: ? ?Họp tập hợp nhiều người cách có tổ. .. tìm hiểu xem công ty tổ chức họp để đạt kết mà họ đưa Cấu trúc báo cáo thực hành gồm chương: Chương Cơ sở lý luận chung kỹ tổ chức điều hành họp Chương Tổ chức họp Chương Tổng kết đánh giá CHƯƠNG...LỜI MỞ ĐẦU Cuộc họp nơi trì văn hố tổ chức mơi trường tập thể, cách mà tổ chức nói với người rằng: “Bạn thành viên tổ chức? ?? Cho dù quan quản lý Nhà nước, doanh nghiệp, tổ chức? ?? trước tổ chức kiện,