Kỹ năng điều hành cuộc họp (1)

XIN KÍNH CHÀO Q THẦY CƠ! CĐ 16: KĨ NĂNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP Mục tiêu Kiến thức: nắm lí luận chung tổ chức họp Kĩ : tổ chức họp hiệu Thái độ : tự tin, có trách nhiệm tổ chức họp CĐ 16: KĨ NĂNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP Nội dung (5 tiết) Khái niệm Kĩ tổ chức họp 2.1 Chuẩn bị cho họp 2.2 Điều hành họp 2.3 Kết thúc họp CĐ 16: KĨ NĂNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP Khái niệm họp -Họp Học - Hỏi - Hiểu - Hành -Được hướng dẫn chủ tọa CĐ 16: KĨ NĂNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP Anh /Chị chuẩn bị cho họp nào? CĐ 16: KĨ NĂNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP Xác định: 2.1 Chuẩn bị cho họp • Chủ đề, mục tiêu, nội dung • Thành phần họp, chủ toạ, thư ký • Thời gian, địa điểm • Những nguyên tắc: dân chủ tập trung, quyền hạn người tham gia họp CĐ 16: KĨ NĂNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP Lưu ý - Thảo luận với thành viên chủ chốt trước họp CĐ 16: KĨ NĂNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP Lưu ý -Về Văn kiện họp cần phân loại nội dung: +Cái cung cấp thông tin, +Cái cho thảo luận +Cái họp định để thực - “Đừng cố gắng giải tất vấn đề lúc, phải sắn vấn đề một” - “Dục tốc bất đạt” CĐ 16: KĨ NĂNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP Lưu ý • Bạn “Sếp”, điều đừng nhấn mạnh vào điều điều hành họp • Lắng nghe khơng nói bạn thấy cần thiết • Vai trị bạn hổ trợ để đến kết luận tốt định cách có hiệu chấp nhận đa số CĐ 16: KĨ NĂNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP Thông báo sau có ý nghĩa gì? Thứ/ Ngày Thứ Ba 08/11 Thời gian Địa điểm Nội dung P Họp 8h30 HT1 (v/v…) Thành phần BGH; CTCĐ; Trưởng K/P/TT Trực LĐ đ/c Cầu CĐ 16: KĨ NĂNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP 2.2 Điều hành họp Là chủ tọa, A/C thấy vấn đề cần ý khi: -Bắt đầu họp - Điều hành họp: +Thời gian +Nội dung +Thái độ -Kết thúc họp ? CĐ 16: • • • • KĨ NĂNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP Bắt đầu họp Đúng Truyền đạt M, N kết mong muốn Làm rõ cách thức tham gia giao tiếp Đặt nguyên tắc bản: – Khi họp dừng kết thúc – Mong đợi thành viên (Hãy thể bạn thực đánh giá cao ý kiến, nhận định chất vấn người – Những chủ đề lưu hành nội CĐ 16: KĨ NĂNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP * Thời gian • Đảm bảo thời gian: khơng bị lãng phí với nội dung họp • Điều chỉnh nhịp độ họp: đẩy nhanh, chậm lại, tạm ngưng, thay đổi hướng tiến triển • Kiểm sốt thời gian: phát biểu thảo luận CĐ 16: KĨ NĂNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP * Nội dung • Bám sát chủ đề họp • Diễn giải làm rõ ý then chốt • Để người tham dự thực thi nội dung họp, bạn người dẫn dắt tiến trình mà thơi CĐ 16: KĨ NĂNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP * Thái độ • • • • Im lặng Lắng nghe Công tâm Kiên định CĐ 16: KĨ NĂNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP LOAFS với lời phê bình Lắng nghe (Listen to) Quan sát (Observe) Chấp nhận (Accept) Chịu đựng (Feel) Ngậm miệng (Shut-Up) Điều giải thích có hai tai, hai mắt có miệng CĐ 16: KĨ NĂNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP Kết thúc họp • Mỗi người biết rõ nhiệm vụ mình, chuyển từ “bàn bạc” sang “hành động” • Nếu cịn vấn đề chưa thống được, phải bổ sung vào KH thời gian tới • Biên họp cần soạn thảo cẩn thận • Trước kết thúc, chủ toạ kết luận ngắn gọn vấn đề họp cảm ơn tham gia đóng góp người họp • Kết thúc CĐ 16: KĨ NĂNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP Những hành động (Hồn tất họp) • Đánh giá họp: – Những làm được? – Những chưa làm được? – Những cần cải thiện lần tiếp theo? • Trên sở biên họp cảm nhận hãy: – Soạn văn họp – Gửi văn tới tất người tham gia họp, tới nhân vật quan trọng khác tổ chức – Kiểm tra, giám sát việc thực CĐ 16: KĨ NĂNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP LẬP KẾ HOẠCH CHUẨN BỊ MỤC TIÊU ĐIỀU HÀNH TiẾN HÀNH KẾT THÚC HOÀN TẤT CĐ 16: KĨ NĂNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP Những tình Có GV liên tục nhiều năm phân dạy lớp chọn GV nhiều năm k phân dạy lớp chọn có ý kiến “…Họ k chẳng qua k có đất dụng võ, yên tâm phân lớp chọn cho họ đi, hoa thơm người hưởng tí” Phụ huynh có ý kiến họ phản ánh v/v cô giáo CN k công bằng, ưu tiên bạn bác ban phụ huynh lớp chỗ ngồi, xếp loại HK, HL Tập thể lớp nhóm phụ huynh làm đơn xin đổi GV ... chức họp 2.1 Chuẩn bị cho họp 2.2 Điều hành họp 2.3 Kết thúc họp CĐ 16: KĨ NĂNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP Khái niệm họp -Họp Học - Hỏi - Hiểu - Hành -Được hướng dẫn chủ tọa CĐ 16: KĨ NĂNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP... CUỘC HỌP 2.2 Điều hành họp Là chủ tọa, A/C thấy vấn đề cần ý khi: -Bắt đầu họp - Điều hành họp: +Thời gian +Nội dung +Thái độ -Kết thúc họp ? CĐ 16: • • • • KĨ NĂNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP Bắt đầu họp. .. trung, quyền hạn người tham gia họp CĐ 16: KĨ NĂNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP Lưu ý - Thảo luận với thành viên chủ chốt trước họp CĐ 16: KĨ NĂNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP Lưu ý -Về Văn kiện họp cần phân loại nội dung: