Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, là phương thức phát huy trí tuệ tập thể, tri thức và kinh nghiệm của các thành viên để giải quyết những vấn đề quan trọng. Qua cuộc họp để tổ chức trao đổi thông tin giữa các thành viên, truyền đạt trực tiếp các quyết định quản lý đến những người thực hiện. Đến với các cuộc họp, các đại biểu có cơ hội để trao đổi kinh nghiệm, thảo luận và phối hợp công tác. Những vấn đề khó khăn, vướng mắc sẽ được giải quyết thông qua các cuộc họp. Trong các cơ quan hành chính nhà nước là nơi diễn ra các hoạt động của người dân và cuộc sống của họ. Tại đây, vai trò lãnh đạo của Đảng, sự quản lý của Nhà nước và hoạt động của các tổ chức chính trị xã hội đều hướng tới mục tiêu phát triển kinh tế xã hội, đảm bảo quốc phòng an ninh, giữ vững ổn định chính trị và tổ chức cuộc sống của cộng đồng dân cư. Để thực hiện hoạt động quản lý, điều hành đạt hiệu quả, người cán bộ lãnh đạo, quản lý nói chung phải thông qua hình thức tổ chức và điều hành các cuộc họp. Đối với cấp cơ sở thường xuyên tổ chức các cuộc họp như họp giao ban, họp sơ kết hoặc tổng kết công tác tháng, cả năm, các hội thảo, hội nghị chuyên đề,… Thời gian qua việc tổ chức các cuộc họp từ trung ương đến cơ sở đã hướng tới nâng cao chất lượng, nội dung và hình thức phong phú, thường xuyên thay đổi cho phù hợp với điều kiện cụ thể như triển khai thông qua hình thức gửi văn bản, thông tin trên mạng nội bộ, trên trang web, họp trực tuyến... đã giảm được việc tổ chức họp tập trung đông người, hạn chế giấy tờ, văn bản, tiết kiệm thời gian đi lại, kinh phí; sử dụng các phương tiện công nghệ hiện đại trong tổ chức cuộc họp, hướng đến tổ chức các cuộc họp thật sự quan trọng, giảm bớt những cuộc họp không cần thiết; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong tổ chức các cuộc họp. Tuy nhiên, việc tổ chức các cuộc họp nói chung và các cuộc họp ở cơ sở nói riêng cũng còn bộc lộ những bất cập, hạn chế như nội dung cuộc họp chưa chuẩn bị chu đáo, ý kiến phát biểu dàn trãi, chưa đúng trọng tâm; ý thức, trách nhiệm của một số đại biểu chưa cao, còn tình trạng đi muộn, về sớm, làm việc riêng, xem điện thoại trong thời gian họp; chưa có nhiều sự đổi mới trong điều hành, tổ chức họp; nhiều cuộc họp diễn ra một chiều là nghe trình bày báo cáo, phát biểu của lãnh đạo mà chưa dành thời gian hợp lý để các đại biểu phát biểu ý kiến, nhất là các ý kiến phản biện; các cuộc họp dân số lượng và thành phần chưa đúng và đủ, số người dân vắng mặt trong cuộc họp phải cử cán bộ đến nhà trực tiếp gặp gỡ, giải thích từng hộ… Vì vậy, nghiên cứu chủ đề: “Tổ chức và điều hành cuộc họp trong các cơ quan hành chính nhà nước Một số vấn đề lý luận và thực tiễn tại xã Minh Thành” là nội dung có ý nghĩa lý luận và thực tiễn sâu sắc.
TRƯỜNG CHÍNH TRỊ * BÀI THU HOẠCH HẾT HỌC PHẦN Chương trình Trung cấp lý luận trị - hành CHỦ ĐỀ: TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC - MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN TẠI XÃ MINH THÀNH Họ tên học viên: Lớp: Trung cấp LLCT-HC, Phần: V.1 Bình Phước, năm 2021 PHẦN I MỞ ĐẦU Họp hình thức hoạt động quản lý nhà nước, cách thức giải công việc, phương thức phát huy trí tuệ tập thể, tri thức kinh nghiệm thành viên để giải vấn đề quan trọng Qua họp để tổ chức trao đổi thông tin thành viên, truyền đạt trực tiếp định quản lý đến người thực Đến với họp, đại biểu có hội để trao đổi kinh nghiệm, thảo luận phối hợp công tác Những vấn đề khó khăn, vướng mắc giải thơng qua họp Trong quan hành nhà nước nơi diễn hoạt động người dân sống họ Tại đây, vai trò lãnh đạo Đảng, quản lý Nhà nước hoạt động tổ chức trị - xã hội hướng tới mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo quốc phòng an ninh, giữ vững ổn định trị tổ chức sống cộng đồng dân cư Để thực hoạt động quản lý, điều hành đạt hiệu quả, người cán lãnh đạo, quản lý nói chung phải thơng qua hình thức tổ chức điều hành họp Đối với cấp sở thường xuyên tổ chức họp họp giao ban, họp sơ kết tổng kết công tác tháng, năm, hội thảo, hội nghị chuyên đề,… Thời gian qua việc tổ chức họp từ trung ương đến sở hướng tới nâng cao chất lượng, nội dung hình thức phong phú, thường xuyên thay đổi cho phù hợp với điều kiện cụ thể triển khai thông qua hình thức gửi văn bản, thơng tin mạng nội bộ, trang web, họp trực tuyến giảm việc tổ chức họp tập trung đông người, hạn chế giấy tờ, văn bản, tiết kiệm thời gian lại, kinh phí; sử dụng phương tiện cơng nghệ đại tổ chức họp, hướng đến tổ chức họp thật quan trọng, giảm bớt họp không cần thiết; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí tổ chức họp Tuy nhiên, việc tổ chức họp nói chung họp sở nói riêng cịn bộc lộ bất cập, hạn chế nội dung họp chưa chuẩn bị chu đáo, ý kiến phát biểu dàn trãi, chưa trọng tâm; ý thức, trách nhiệm số đại biểu chưa cao, cịn tình trạng muộn, sớm, làm việc riêng, xem điện thoại thời gian họp; chưa có nhiều đổi điều hành, tổ chức họp; nhiều họp diễn chiều nghe trình bày báo cáo, phát biểu lãnh đạo mà chưa dành thời gian hợp lý để đại biểu phát biểu ý kiến, ý kiến phản biện; họp dân số lượng thành phần chưa đủ, số người dân vắng mặt họp phải cử cán đến nhà trực tiếp gặp gỡ, giải thích hộ… Vì vậy, nghiên cứu chủ đề: “Tổ chức điều hành họp quan hành nhà nước - Một số vấn đề lý luận thực tiễn xã Minh Thành” nội dung có ý nghĩa lý luận thực tiễn sâu sắc PHẦN II NỘI DUNG CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 1.1 Khái niệm họp quan hành nhà nước Theo nghĩa chung nhất, họp tập hợp nhiều người cách có tổ chức, theo nguyên tắc định, địa điểm, thời gian cụ thể để thực công việc như: truyền đạt, trao đổi, thảo luận thông tin, tổng kết hoạt động tìm biện pháp giải vấn đề, nhiệm vụ mà người dự họp quan tâm Ngày 25/5/2006 Thủ tướng Chính phủ ký Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ban hành Quy định chế độ họp hoạt động quan hành nhà nước Theo đó, họp hình thức hoạt động quản lý nhà nước, cách thức giải cơng việc, thơng qua Thủ trưởng quan hành nhà nước trực tiếp thực lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động việc giải công việc thuộc chức năng, thẩm quyền quan theo quy định pháp luật Theo Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg, quan hành có loại họp sau: - Họp tham mưu, tư vấn; - Họp làm việc; - Họp chuyên môn; - Họp giao ban; - Hội nghị tập huấn, triển khai; - Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm; - Họp sơ kết tổng kết chuyên đề (Hội nghị sơ kết tổng kết) Hiện nay, thuật ngữ “công sở” sử dụng phố biến khoa học quản lý Việt Nam với nghĩa khác theo cách tiếp cận khác Trong số trường hợp, thuật ngữ áp dụng để khía cạnh vật chất, địa điểm hoạt động, hay gọi trụ sở quan hành nhà nước - nơi cơng vụ llcn hành dịch vụ công cung cấp Trong Quyết định số ! 13/2006/QĐ-TTg ngày 25-9-2006 Thủ tướng Chính phủ viộc ban hành Quy chế quản lý công sở quan hành nhà nước thuật ngữ công sở hiểu theo nghĩa Tuy nhiên, phần lán trường hợp khác, “công sở” hiểu dạng tổ chức xã hội Về bản, thuật ngữ công sở sử dụng để phân biệt với tư sở Trong nhiều loại công sở tồn xã hội công sở trị, cơng sở nhà nước, cơng sở trị-xã hội, cách hiểu dùng thuật ngữ cách phố biến gắn với ý nghĩa liên quan đến quyền nhà nước Từ hiểu, cơng sở địa điểm hoạt động, hay cịn gọi trụ sở quan Đảng, Nhà nước tổ chức trị - xã hội, nơi tiến hành hoạt động công vụ dịch vụ công Có thể phân loại cơng sở thành loại khác sở sử dụng tiêu chí định Theo tiêu chí mục đích hoạt động, có cơng sở cơng quyền đơn vị nghiệp Theo tiêu chí thẩm quyền, có cơng sở thẩm quyền chung cơng sở thẩm quyền riêng Theo tiêu chí phạm vi hoạt động, có cơng sở Trung ương, công sở địa phương, v.v Điều hành công sở nhu cầu tất yếu, liên quan đến việc nghiên cứu ứng dụng kỷ năng, kỷ thuật quản lý tổ chức lao động công sở nhằm đảm bảo cho công sở thực tốt chức năng, nhiệm vụ giao phát triển công sở cách bền vững Điều hành công sở nội dung quản lý hành nhà nước, qua xác lập trạng thái hoạt động loại hình quan thuộc máy nhà nước thành lập theo luật định Điều hành công sở nhằm thực nhiệm vụ quản lý công vụ, công chức; tổ chức phối hợp công việc phận đê thực mục tiêu chung; tổ chức hoạt động thông tin để đảm bảo liên hệ bên bên ngoài; tổ chức hoạt động giao tiếp hành chính; quản lý tài sản cơng, ngân sách giao; xây dựng thực quy chế 3 Như vậy, hiểu, điều hành cơng sở hoạt động đám bảo cho cán bộ, công chức thuộc quyền thực hiệu công việc giao để hoàn thành mục tiêu chung tổ chức Mục tiêu hoạt động quản lý, điều hành nhằm mục tiêu định Điều hành công sở quản lý nhà nước nhằm: Hiện thực hóa chủ trương, sách Đảng Nhà nước Các chủ trương, sách Đảng, Nhà nước đề điều chinh lĩnh vực thuộc đời sống xã hội, người thực thơng qua q trình hoạt động máy quan nhà nước nói chung cơng sở nói riêng Góp phần nâng cao suất lao động công sở Để tạo suất lao động cao, phải có đầy đủ yếu tố chủ quan khách quan, đồng thời phải biết kết hợp yếu tố Điều hành hoạt động công sở phải biết sử dụng hiệu yếu tố có để đạt mục tiêu đề Tạo nếp làm việc khoa học Điều hành công sở theo nguyên tắc, quy định Nhà nước, có chuẩn mực, có kế hoạch góp phần tạo nếp làm việc tốt cho quan, nếp làm việc khoa học; tránh lối làm việc tùy tiện, tự do; giải điều hành công việc thiếu sở, Thực có hiệu q trình cải cách hành nhà nước Cải cách hành nhà nước chiến lược lớn Đảng Nhà nước ta nỗ lực xây dựng hành đại, minh bạch, hiệu Việc nâng cao chất lượng điều hành công sở quan nhà nước góp phần đẩy nhanh q trình cải cách hành quan, đơn vị, từ hướng tới thực hiệu chiến lược cải cách hành quốc gia nói chung 1.2 Tổ chức điều hành họp Họp hình thức hoạt động quản lý nhà nước, cách thức giải cơng việc, thơng qua thủ trưởng quan hành nhà nước trực tiếp thực lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động việc giải công việc thuộc chức năng, thẩm quyền quan theo quy định pháp luật Hội họp thức hội họp diễn theo quy trình, thủ tục định; có xem xét biên hội họp trước nhiều trường họp có thành phần theo quy định Hội họp cung cấp cho nhà quản lý hội để thống nhận thức; tăng cường dân chủ điều hành, phát huy trí tuệ tập thể; tăng cường phối hợp, ủng hộ; khuyến khích nhân viên; đánh giá nhân viên tăng cường hiểu biết lẫn nhau; tạo áp lực hành động Đó cách thức hữu hiệu để thu thập thông tin phản hồi cho quản lý Họp công việc phương thức quản lý qua nhà quản lý huy động trí tuệ tập thể, tri thức kinh nghiệm thành viên, đặc biệt chuyên gia nhằm giải vấn đề phức tạp; tổ chức trao đổi thông tin thành viên tổ chức; truyền đạt trực tiếp định quản lý đến người thực Họp biện pháp tốt kết nối thành viên tổ chức Trong quản lý hành nhà nước, việc họp quan trọng lâu dài họp phương thức nhằm phát huy trí tuệ tập thể, nâng cao dân chủ, khuyến khích đóng góp sáng kiến cá nhân vào trình điều hành, quản lý xã hội Hội họp (hội nghị, hội thảo, họp) hình thức để phát huy thực dân chủ xã hội chủ nghĩa, chế độ tham gia cách tập thể tự giác người lao động vào quản lý nhà nước, quản lý kinh tế lĩnh vực xã hội khác Mặc dù, họp mang mục đích khác - đưa thơng tin trao đổi thơng tin, tìm hiểu thực tế, giải vấn đề, v.v tức nhằm mục tiêu định đó, song khơng lý xác đáng họp tổ chức hiệu chúng thường làm thời gian người Tóm lại, vấn đề tố chức họp có hiệu nhất, nhanh chóng chấm dứt tình trạng “loạn họp”, loại bỏ họp gây lãng phí thời gian, tiền bạc nhân dân, đất nước Nhằm trật tự hóa hoạt động họp, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25-5-2006 quy định chế độ họp hoạt động quan hành nhà nước Trên sở quy định Chính phủ, bộ, ngành Trung ương địa phương xây dựng quy định chế độ hội họp quan, tổ chức, đơn vị hướng tới tổ chức họp quan trọng, giảm bớt họp không cần thiết phải đảm bảo nâng cao chất lượng họp hoạt động quan quản lý nhà nước cấp, ngành, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí việc tổ chức họp, tiếp tục đối mới, nâng cao hiệu lực, hiệu đạo, điều hành thủ trưởng quan hành nhà nước, đáp ứng yêu cầu cải cách hành Theo Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25-5-2006 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy định chế độ họp hoạt động quan hành nhà nước, tùy thuộc mục tiêu họp cần phân biệt loại họp sau: - Họp tham mưu, tư vấn họp để thủ trưởng quan hành nhà nước nghe ý kiến đề xuất kiến nghị thủ trưởng quan, đơn vị cấp dưới, chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thơng tin, có thêm sở, trước định theo chức năng, thẩm quyền - Họp làm việc họp cấp với thủ trưởng quan, đơn vị cấp để giải cơng việc có tính chất quan trọng vượt thẩm quyền cấp để kiêm tra trực tiếp chỗ tình hình thực nhiệm vụ công tác cấp - Họp chuyên môn họp để trao đổi, thảo luận vấn đề thuộc chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng hoàn thiện dự án, đề án - Họp giao ban họp lãnh đạo quan, đơn vị hành nhà nước để nắm tình hình triển khai thực nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến thực đạo giải công việc thường xuyên - Họp tập huấn, triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai) họp để quán triệt, thống nhận thức hành động nội dung tinh thần chủ trương, sách lớn, quan trọng Đảng Nhà nước quản lý, điều hành hoạt động kinh tế - xã hội 5 - Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm họp để kiêm điểm, đánh giá tình hình kết thực nhiệm vụ công tác hàng năm bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới quan, đơn vị hành nhà nước - Họp sơ kết tổng kết (Hội nghị sơ kết tổng kết) chuyên đề họp để đánh giá tình hình triển khai kết thực chủ trương, sách quan trọng Ví dụ: ủy ban nhân dân xã mồi tháng họp lần, ngày họp cụ thể Chủ tịch định Thành phần tham dự phiên họp gồm có: Chủ tịch, Phó Chủ tịch ủy viên ủy ban nhân dân xã Chủ tịch ủy ban nhân dân mời Thường trực Đảng ủy, Thường trục Hội đồng nhân dân tham dự Chủ tịch Mặt trận Tổ quốc, người đứng đầu đồn thể nhân dân, cán khơng chun trách, công chức cấp xã trưởng thôn, tổ trưởng dân phố mời tham dự bàn cơng việc có liên quan Đại biểu mời tham dự phát biếu ý kiến khơng có quyền biểu Trình tự phiên họp sau: - Chủ tịch ủy ban nhân dân chủ tọa phiên họp Khi Chủ tịch vắng mặt, ủy quyền Phó Chủ tịch chủ tọa phiên họp - Văn phòng ủy ban nhân dân báo cáo số thành viên ủy ban nhân dân có mặt, vắng mặt, đại biểu mời dự chương trình phiên họp - Chủ đề án báo cáo tóm tắt đề án, vấn đề cịn có ý kiên khác nhau, vấn đề cần thảo luận xin ý kiến phiên họp - Các đại biểu dự họp phát biếu ý kiến - Chủ tọa phiên họp kết luận đề án lấy biểu Đe án thông qua nửa tổng số thành viên ủy ban nhân dân biểu tán thành Trường hợp vấn đề thảo luận chưa thơng qua Chủ tọa yêu cầu chuẩn bị thêm đế trình lại vào phiên họp khác - Chủ tọa phát biếu ý kiến kết luận phiên họp Hàng tuần, Chủ tịch Phó Chủ tịch họp giao ban lần theo định Chú tịch để kiểm điểm tình hình, thống đạo công tác; xử lý vấn đề nảy sinh; vấn đề cần báo cáo xin ý kiến ủy ban nhân dân, Hội đồng nhân dân xã, ủy ban nhân dân huyện; chuấn bị nội dung phiên họp ủy ban nhân dân, hội nghị, họp khác ủy ban nhân dân xã chủ trì triển khai Thường trực Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Mặt trận Tổ quốc người đứng đầu đoàn thể nhân dân cấp xã cán bộ, công chức xã mời tham dự bàn vấn đề có liên quan Trình tự giao ban sau: - Văn phòng ủy ban nhân dân xã báo cáo cơng việc giải tuần trước, khó khăn, vướng mắc, tồn cơng việc cần xử lý; chương trình cơng tác tuần 6 - Chủ tịch, Phó Chủ tịch thảo luận, định vấn đề thuộc thẩm quyền xử lý nội dung công tác Khi cần thiết, Chủ tịch Phó Chủ tịch ủy ban nhân dân xã triệu tập trưởng thôn, tố trưởng dân phố, số cán bộ, công chức họp để đạo, giải vấn đề theo yêu cầu nhiệm vụ Sáu tháng lần thấy cần thiết, ủy ban nhân dân xã họp liên tịch với Thường trực Đảng ủy, Thường trục Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Mặt trận Tổ quốc người đứng đầu đoàn thể nhân dân cấp xã, cán không chuyên trách công chức cấp xã, trưởng thôn, tổ trưởng dân phố để thơng báo tình hình kinh tế - xã hội, kiểm điểm chi đạo, điều hành ủy ban nhân dân triến khai nhiệm vụ công tác tới Các hội nghị chuyên đề, sơ kết, tổng kết công tác tháng, năm ủy ban nhân dân xã nhiệm vụ công tác cụ thể tô chức theo hướng dẫn quan nhà nước cấp Để đạt hiệu định, họp cần tiến hành đảm bảo yêu cầu sau đây: - Bắt đầu họp Nếu chờ đợi người đến muộn (bằng cách tranh thủ xem lại tài liệu; trao đổi vài vấn đề với vài người có mặt, v.v.) cỏ nghĩa người đến khơng tơn trọng, đồng thời vơ tình tập cho người thói quen trễ - Xác định tóm tắt, ngắn gọn mục tiêu họp Nhấn mạnh điểm cần lưu ý Nếu không phân phát chương trình nghị phải đảm bảo người nắm nội dung họp để đạt mục tiêu đề - Nêu hạn chế thời gian dành cho nội dung công việc đưa chương trình nghị Đảm bảo nội dung chương trình nghị phân bổ thời gian tương ứng cho vấn đề, v.v - Bắt đầu họp cách hấp dẫn, lôi ý người tham dự Tránh câu không xác định (đáng liếc, không nhà hùng biện; thời gian nên chưa kịp chuẩn bị, V.V.) Lựa chọn giọng điệu nghiêm túc, song nhẹ nhàng - Giới thiệu đại biểu, đặc biệt người lạ (nếu cần) - Phải bảo đảm họp tiến hành trôi chảy trọng tâm cần đề cập lúc nhấn mạnh vấn đề lớn, cấp bách quan trọng - Đảm bảo chương trình nghị Hãy cố gắng để thực thời gian định - Trình bày tóm tắt vấn đề (khơng đọc tồn văn văn chuẩn bị trước), nêu rõ vấn đề cần xin ý kiến, không xa chủ đề, lạc chủ đề Khi phát biểu phải thật ngắn gọn súc tích Trong trường hợp nhiều người nêu ý kiến cá nhân, đề nghị họ không nên làm thời gian họp Khi có nhiều người tham gia ý kiến vấn đề, người chủ trì họp nên nhắc nhở thấy ý kiến sau trùng lắp với ý kiến trước 7 Điều chỉnh “bầu khơng khí” họp hướng hội nghị theo chủ đề (điều chỉnh báo cáo, tham luận dài dòng, lặp lại, “chạy trước” lạc đề) Chú ý tín hiệu phát biểu dành thời gian thích hợp cho đại biểu tham gia ý kiến - Tạo bầu không khí mang tính chun nghiệp Khơng cho phép nói chuyện riêng Phát biểu giọng nói đầy sức mạnh, nghị lực, sử dụng câu hỏi phù hợp, có nhận xét định hướng cho người để thảo luận đến thống kết luận cuối Neu họp bị kéo dài mà không đưa định nào, cần kịp thời dừng việc tiếp tục thảo luận; cịn điều chưa đưa giải pháp, phải xác định cần phải làm để giải vấn đề tương lai bổ sung vào kế hoạch Phải tỏ kiên định trường hợp người dự họp chệch khỏi vấn đề triển khai buổi họp đề nghị thảo luận họp khác - Kiểm tra việc giải vấn đề chương trình nghị - Kiểm tra hoạt động thư ký - Tổng kết vấn đề ghi rõ việc thực - Dự kiến xếp lịch cho họp vào cuối họp - Kết thúc họp quy định, đừng kéo dài Tâm lý người dự họp ln thấy bất an, bất bình phải họp kéo dài quy định Họ nhiều dự định phải giải sau họp, không nên bắt họ lỡ công việc khác, họ không tâm trạng để lắng nghe phát biểu - Từng bước ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ việc họp CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC XÃ MINH THÀNH HIỆN NAY 2.1 Những kết đạt Theo yêu cầu nhiệm vụ, hàng năm, xã Minh Thành tổ chức từ vài chục đến hàng trăm họp (bao gồm: họp, hội nghị, hội thảo, tọa đàm, tham mưu, tư vấn, chuyên đề, giao ban, họp làm việc, họp kiểm tra, sơ kết, tổng kết, tập huấn…) Tùy theo tính chất, yêu cầu họp để quan chủ trì, phối hợp đơn vị có liên quan chuẩn bị nội dung, chương trình, thành phần tham dự, xác định hình thức họp trực tiếp trực tuyến, quy mô, phạm vi tổ chức quan, đơn vị, địa phươg Ngoài ra, quan, đơn vị mời tham dự nhiều họp quan, đơn vị khác tổ chức Hiện nay, việc tổ chức họp xã Minh Thành quy định Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng năm 2006 Thủ tướng Chính phủ; Quyết định số 77/2006/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế làm việc mẫu UBND xã, phường, thị trấn; Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ việc tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế Việt Nam Căn văn này, xã Minh Thành ban hành kế hoạch thực đưa nội dung họp vào quy chế làm việc để triển khai thực Bên cạnh đó, để nâng cao chất lượng, giảm số lượng họp, xã Minh Thành thực giải pháp như: Chuẩn bị kỹ nội dung, chương trình; trình bày slide video clip thay cho việc trình bày báo cáo để đại biểu dễ tiếp thu, nắm bắt vấn đề; tăng cường phối hợp xử lý công việc lấy ý kiến văn bản, trao đổi công việc qua điện thoại, thư điện tử, cập nhật thơng tin tình hình, kết thực nhiệm vụ vào phần mềm liệu để chủ động kiểm tra, khai thác, chia sẻ thông tin; điều phối, lồng ghép họp phù hợp với tính chất, nhiệm vụ quan, đơn vị… Qua giảm số lượng kinh phí tổ chức họp, điển năm 2020 xã Minh Thành giảm 14% họp so với năm 2019 2.3 Những hạn chế tồn Bên cạnh kết đạt được, việc tổ chức họp có tồn tại, hạn chế là: Số lượng họp ngày tăng, nhiều họp không thật cần thiết tổ chức; việc chuẩn bị nội dung họp, ý kiến phát biểu, báo cáo tham luận số họp chất lượng chưa cao; chấp hành kỷ luật, nội quy họp số cán bộ, công chức chưa thực nghiêm túc muộn, sớm, làm việc riêng thời gian họp; chưa có nhiều đổi điều hành, tổ chức họp; nhiều họp diễn chiều nghe trình bày báo cáo, phát biểu lãnh đạo mà chưa dành thời gian hợp lý để đại biểu phát biểu ý kiến, ý kiến phản biện; việc thực kết luận, thông báo ý kiến đạo lãnh đạo có thẩm quyền khơng họp chưa đầy đủ, kịp thời… Tồn tại, hạn chế nêu trên, bên cạnh nguyên nhân khách quan như: Khối lượng công việc ngày tăng, yêu cầu chất lượng xử lý ngày cao, nhiều nhiệm vụ đột xuất, cấp bách… nên cần tổ chức họp để đạo xử lý Bên cạnh đó, chủ yếu nguyên nhân chủ quan, là: cán chủ trì xã Minh Thành chưa thật quan tâm đạo nâng cao chất lượng, giảm số lượng, đổi cách thức tổ chức họp, hội nghị; công tác phối hợp, trao đổi, chia sẻ, xử lý thông tin quan, đơn vị chưa thường xuyên, liên tục; tham mưu xử lý công việc số cán bộ, công chức có việc hiệu chưa cao, chậm tiến độ; chưa liệt xây dựng ứng dụng đồng công nghệ thông tin công tác đạo, điều hành… CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP VÀ LIÊN HỆ TRÁCH NHIỆM BẢN THÂN 3.1 Giải pháp Thứ nhất, chủ tọa họp Cần xác định nội dung, xây dựng chương trình họp, chuẩn bị khai mạc, bế mạc (nếu có u cầu), thơng báo thời gian thành phần họp Chủ toạ họp cần có định hướng rõ ràng, trình bày ngắn gọn nội dung họp, gợi ý nội dung cần tập trung thảo luận nhiệm vụ trọng tâm cần thực hiện, vấn đề người dân quan tâm, định hướng phát triển kinh tế - xã hội địa phương Chủ toạ kỳ họp phải thực linh hoạt, uyển chuyển trình điều hành nhằm tạo khơng khí dân chủ, thoải mái, nghiêm túc Điều quan trọng chủ toạ họp phải nắm bắt, tổng hợp đầy đủ, kịp thời ý kiến thảo luận đại biểu Sau kết thúc họp, chủ tọa cần kết luận họp, phân công nhiệm vụ thông báo thời gian, tiến độ thực nội dung công việc Đối với họp dân, chủ tọa trình bày nội dung họp thật cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu, trọng tâm họp, dành nhiều thời gian cho dân đóng góp ý kiến vấn đề có liên quan; giải trình vấn đề người dân quan tâm, thảo luận Thứ hai, đại biểu tham dự Các đại biểu dự họp cần nâng cao ý thức trách nhiệm, nghiên cứu tài liệu, chuẩn bị nội dung trước dự họp để tham gia phát biểu ý kiến trọng tâm Người họp cần dự họp nghiêm túc Quá trình phát biểu thảo luận phải thể ý thức trách nhiệm tinh thần xây dựng, giữ gìn đồn kết nội bộ, tránh làm chệch hướng nội dung ảnh hưởng đến thời gian họp 9 Thứ ba, công tác chuẩn bị họp Để họp thật hiệu cần có chuẩn bị chu đáo nội dung, tài liệu, phương tiện, sở vật chất… Trước họp diễn cần chuẩn bị tài liệu đầy đủ Ví dụ họp Đảng ủy Hội nghị Ban Chấp hành Đảng bộ, Họp Ban Thường vụ Đảng ủy, họp Thường trực Đảng ủy, họp giao ban, Hội nghị tiếp Đoàn kiểm tra, giám sát chuyên đề cá nhân lãnh đạo hay tập thể Đảng bộ,…) Trước họp bắt đầu, văn phòng phải giúp Đảng ủy chuẩn bị đầy đủ tài liệu phục vụ họp dự thảo Báo cáo, dự thảo Chương trình cơng tác Đảng ủy xã Báo cáo phục vụ Hội nghị chuyên đề, kiểm tra, giám sát theo yêu cầu Ngoài ra, cần chuẩn bị điều kiện vật chất cho họp Tùy vào tính chất họp có chuẩn bị riêng Cần chuẩn bị phịng họp; trang trí, xếp bàn ghế; đón tiếp bố trí vị trí ngồi; hỗ trợ thiết bị âm thanh, ánh sáng, phương tiện cần thiết… Đối với họp dân cần chọn ngày, giờ, địa điểm thích hợp để tổ chức họp dân đạt hiệu Thứ tư, thực số yêu cầu để họp đạt hiệu Bắt đầu họp giờ, đảm bảo đầy đủ nội dung họp trọng tâm; phân bổ thời gian tương ứng cho nội dung, kết thúc họp quy định; áp dụng công nghệ thông tin, phương tiện đại phục vụ họp Các quan, địa phương nên trọng triển khai họp trực tuyến, họp khơng thật cần thiết giải quyết, triển khai thơng qua hình thức gửi văn bản, thông tin mạng nội bộ, trang web Như vậy, họp có nhiều ý nghĩa mục đích khác tổ chức họp khơng hiệu làm thời gian, cơng sức nhiều người Vấn đề làm để tổ chức họp nói chung họp cấp sở nói riêng đảm bảo nội dung, nâng cao hiệu cơng tác, tránh phơ trương hình thức, gây lãng phí, tốn thời gian, cơng sức, tiền bạc Nhà nước nhân dân Thứ năm, xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác khoa học, hợp lý, khả thi Duy trì nghiêm túc việc cập nhật đầy đủ, kịp thời tình hình, kết thực nhiệm vụ vào hệ thống quản lý văn hồ sơ công việc, phục vụ đôn đốc, kiểm tra tổng hợp, báo cáo Đồng thời, cần đẩy mạnh việc phân cấp ủy quyền xử lý công việc cho cấp Thứ sáu, tiến hành họp theo chương trình, kế hoạch thực cần thiết Khi phải tổ chức họp cần xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự, để phân công chuẩn bị kỹ, chu đáo, bảo đảm hiệu quả, thiết thực, khơng hình thức, phơ trương không để việc tổ chức họp làm ảnh hưởng tiến độ, chất lượng thực nhiệm vụ việc giải công việc cho cá nhân, tổ chức Việc bố trí thời gian, địa điểm tổ chức họp phải khoa học, phù hợp để đại biểu tham dự thành phần, thuận lợi cho việc di chuyển tiết kiệm kinh phí Thứ bảy, đẩy mạnh ứng dụng cơng nghệ thông tin cách thống nhất, đồng đạo, điều hành, tổ chức họp, tăng cường họp trực tuyến, ứng dụng chữ ký điện tử, sử dụng văn điện tử thay cho văn giấy, trao đổi, xử lý công việc qua thư điện tử công vụ, điện thoại… Thứ tám, tăng cường phát hành văn xin ý kiến dự thảo văn bản, đề án, vấn đề cịn khó khăn, vướng mắc, bất cập trong thực nhiệm vụ Các quan, đơn vị xin ý kiến có trách nhiệm trả lời văn theo thời hạn quan, đơn vị đề nghị theo quy trình liên thông quy chế phối hợp Thường xuyên làm tốt công tác phối hợp xử lý công việc quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân 10 Thứ chín, nâng cao trách nhiệm, lực lãnh đạo cấp đạo, điều hành; trách nhiệm, lực công chức, viên chức tham mưu để chủ động xử lý tốt nhiệm vụ giao Đồng thời phải nâng cao tính chuyên nghiệp, kỹ để tổ chức họp đáp ứng mục tiêu, yêu cầu đặt ra, đôn đốc để kết luận, ý kiến đạo lãnh đạo họp thực tiến độ, hiệu Tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành chính, tác phong cơng vụ Tiếp nhận, xử lý, trả lời phản ánh, kiến nghị người dân, doanh nghiệp chế, sách, thủ tục hành theo quy định pháp luật 3.2 Liên hệ trách nhiệm thân Trên sở cán xã, thân thay đổi nhận thức chế độ họp thân nhận thức rằng, việc cải cách chế độ hội họp phải nhận thức đắn trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức thực nhiệm vụ có chuyển biến tích cực việc thực chế độ họp Cần nhấn mạnh rằng, cải cách chế độ hội họp - nội dung quan trọng cải cách thủ tục hành phải gắn với nhân tố quan trọng người, muốn cải cách họp phải cải cách từ người Chuyển biến từ người thực mang đến chuyển biến nội mạnh mẽ cho thân hành chính, làm cho chế độ họp ngày khoa học, hợp lý, hiệu đạt chất lượng cao Do vậy, cương vị cán xã thân tuyệt đối không lợi dụng việc tổ chức họp, hội nghị… để chi tiêu ngân sách không mục đích, khơng vi phạm ngun tắc tài mà nguyên nhân tăng thêm số lượng họp Bên cạnh đó, q trình cơng tác, tham dự họp, thân nêu cao ý thức trách nhiệm, nghiên cứu tài liệu, chuẩn bị nội dung trước dự họp để tham gia phát biểu ý kiến trọng tâm Khi họp ln dự họp nghiêm túc Q trình phát biểu thảo luận thể ý thức trách nhiệm tinh thần xây dựng, giữ gìn đoàn kết nội bộ, tránh làm chệch hướng nội dung ảnh hưởng đến thời gian họp Trên cuong vị cán xã, tiến hành họp với tư cách chủ trì, thân tơi ln chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác khoa học, hợp lý, khả thi Duy trì nghiêm túc việc cập nhật đầy đủ, kịp thời tình hình, kết thực nhiệm vụ vào hệ thống quản lý văn hồ sơ công việc, phục vụ đôn đốc, kiểm tra tổng hợp, báo cáo Luôn phát huy dân chủ để họp đạt kết cao Đồng thời tiến hành họp theo chương trình, kế hoạch thực cần thiết Khi phải tổ chức họp cần xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự, để phân công chuẩn bị kỹ, chu đáo, bảo đảm hiệu quả, thiết thực, khơng hình thức, phơ trương khơng để việc tổ chức họp làm ảnh hưởng tiến độ, chất lượng thực nhiệm vụ việc giải cơng việc cho cá nhân, tổ chức Việc bố trí thời gian, địa điểm tổ chức họp phải khoa học, phù hợp để đại biểu tham dự thành phần, thuận lợi cho việc di chuyển tiết kiệm kinh phí PHẦN III KẾT LUẬN Họp hình thức hoạt động quản lý nhà nước, cách thức giải cơng việc, thơng qua thủ trưởng quan hành nhà nước trực tiếp thực lãnh đạo, đạo, điều hành giải công việc thuộc chức năng, thẩm quyền quan trình, thủ tục định; có xem xét biên hội họp trước nhiều trường hợp có quy định thành phần tham dự Họp công việc phương thức quản lý qua nhà quản lý huy động trí tuệ tập thể, tri thức kinh nghiệm thành viên, đặc biệt chuyên gia nhằm 11 giải vấn đề phức tạp; tổ chức trao đổi thông tin thành viên tổ chức; truyền đạt trực tiếp định quản lý đến người thực Họp biện pháp tốt kết nối thành viên Trong quản lý hành nhà nước, việc họp quan trọng lâu dài họp phương thức nhằm phát huy trí tuệ tập thể, nâng cao dân chủ, khuyến khích đóng góp sáng kiến cá nhân vào trình điều hành, quản lý xã hội Hội họp (hội nghị, hội thảo, họp) hình thức để thực hiện, phát huy dân chủ xã hội chủ nghĩa, chế tham gia tập thể tự giác người lao động vào quản lý nhà nước, quản lý kinh tế lĩnh vực xã hội Họp mang mục đích khác nhau, song khơng có lý xác đáng họp tổ chức hiệu thường làm thời gian người Vấn đề đặt tổ chức họp có hiệu nhất, chấm dứt tình trạng “loạn họp”, loại bỏ họp gây lãng phí thời gian, tiền bạc nhân dân, đất nước TÀI LIỆU THAM KHẢO Đinh Văn Mậu, Lưu Kiếm Thanh: Cẩm nang cơng tác quyền cấp xã, Nxb Thành phố Hồ Chí Minh, 2002 Nguyễn Văn Thâm: Tổ chức điều hành hoạt động cơng sở, Nxb.Chính trị quốc gia Nguyễn Văn Thâm, Lưu Kiếm Thanh: Hướng dẫn kỹ thuật nghiệp vụ hành Nxb.Thống kê, H.2003 Học viện Hành Quốc gia: Nghiệp vụ thư ký văn phòng tổ chức, H.2007 ... Minh Thành? ?? nội dung có ý nghĩa lý luận thực tiễn sâu sắc PHẦN II NỘI DUNG CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 1.1 Khái niệm họp quan hành. .. số người dân vắng mặt họp phải cử cán đến nhà trực tiếp gặp gỡ, giải thích hộ… Vì vậy, nghiên cứu chủ đề: ? ?Tổ chức điều hành họp quan hành nhà nước - Một số vấn đề lý luận thực tiễn xã Minh Thành? ??... HÀNH CUỘC HỌP TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC XÃ MINH THÀNH HIỆN NAY 2.1 Những kết đạt Theo yêu cầu nhiệm vụ, hàng năm, xã Minh Thành tổ chức từ vài chục đến hàng trăm họp (bao gồm: họp, hội