TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ VÀ THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ BÁO CÁO TỔNG THỂ MÔN PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ Đề tài Phát triển hệ thống “Quản lý công việc Monowork”[.]
lOMoARcPSD|15978022 TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ VÀ THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ BÁO CÁO TỔNG THỂ MÔN: PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ Đề tài: Phát triển hệ thống “Quản lý công việc Monowork” theo hướng nghiên cứu ứng dụng giải pháp có sẵn Giảng viên hướng dẫn: Trần Hồi Nam Lớp học phần: 2166eCOM1511 Nhóm thực hiện: Nhóm Năm học: 2021 - 2022 lOMoARcPSD|15978022 DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM STT Họ tên Mã sinh viên Đỗ Duy Khánh 19D140094 Doãn Ngọc Khánh 19D140233 Trần Thị Khuyên 19D140024 Hà Thị Tuyết Lan 19D140235 Nguyễn Thị Lan 19D140305 Phạm Hoài Linh 19D140098 Phạm Thị Diệu Linh 19D140167 Võ Thảo Linh 19D140307 Đỗ Thị Loan (Nhóm trưởng) 19D140099 10 Dương Thị Lụa 19D140309 lOMoARcPSD|15978022 MỤC LỤC TÍNH CẤP THIẾT CỦA DỰ ÁN THỰC TRẠNG CỦA CÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TRÊN THẾ GIỚI VÀ VIỆT NAM HIỆN NAY .4 GIỚI THIỆU HỆ THỐNG MONOWORK MƠ TẢ BÀI TỐN 4.1 Mô tả sơ 4.2 Mô tả chi tiết .8 4.2.1 Tác vụ 4.2.2 Người dùng 10 4.2.3 Nội dung 19 4.2.4 Công cụ 27 YÊU CẦU CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ DỰ ÁN 30 NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP CÓ SẴN 30 PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ VÀ CHO ĐIỂM CÁC GIẢI PHÁP 31 7.1 Phân tích giải pháp .31 7.2 Đánh giá cho điểm giải pháp 38 ĐỀ XUẤT VÀ PHÂN TÍCH GIẢI PHÁP PHÙ HỢP NHẤT 40 8.1 Đề xuất giải pháp phù hợp .40 8.2 Phân tích hệ thống Open project .41 8.2.1 Mô tả sơ 41 8.2.2 Mô tả chi tiết .41 8.2.3 Quy trình hoạt động Open Project 44 lOMoARcPSD|15978022 TÍNH CẤP THIẾT CỦA DỰ ÁN Trong thời đại công nghệ số, thứ phát triển không theo chiều ngang mà theo chiều sâu Công việc vậy, chúng trở nên khó mà cịn vơ nặng nề với số lượng ngày khổng lồ Trước đây, đồng nghiệp thường trao đổi cơng việc qua lời nói sử dụng giấy tờ để lưu trữ thông tin Tuy nhiên thời điểm tại, với tình trạng cơng việc vậy, phương pháp lỗi thời khơng hiệu Bởi tiếp tục trì cách thức truyền thống thủ công vậy, doanh nghiệp cá nhân dễ dàng gặp phải vấn đề sau: áp lực tăng cao, làm việc không đồng đều, xếp cơng việc khó khăn, lãng phí thời gian hội Vì doanh nghiệp khơng tìm biện pháp quản lý cơng việc hợp lý dẫn đến tổn thất hiệu công việc khơng cao Trong tình trạng ấy, doanh nghiệp cá nhân tìm giải pháp để bắt kịp với thời đại, sử dụng phần mềm quản lý công việc Với phát triển mạnh mẽ công nghệ đại, phần mềm quản lý cơng việc tích hợp nhiều thiết bị di động, thiết bị máy tính nhỏ gọn, thuận tiện cho nhu cầu di chuyển người dùng Ngồi ra, phần mềm quản lý cơng việc tiếng việt phát triển, đem lại lợi ích lớn cho người dùng trợ thủ đắc lực cho nhà quản trị đại Với kinh tế Việt Nam lên, ln đề cao tính sáng tạo, hiệu công việc, lĩnh vực nghiên cứu khoa học Nhận thấy điều này, chúng em thực đề tài nhằm nghiên cứu, điều tra, đánh giá để đưa phần mềm quản lý công việc ưu việt nhất, phù hợp với nhu cầu đặc tính sử dụng người Việt Nam với hy vọng góp phần làm giảm áp lực cơng việc, xếp chia công việc cách khoa học Phần mềm công cụ quan trọng giúp việc quản lý công việc doanh nghiệp cá nhân trở nên đơn giản đạt hiệu cao công việc THỰC TRẠNG CỦA CÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TRÊN THẾ GIỚI VÀ VIỆT NAM HIỆN NAY lOMoARcPSD|15978022 Trên giới Thực tế nay, công nghệ thông tin diện đóng vai trị quan trọng khơng thể thiếu trình quản trị, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Sự phát triển ứng dụng Internet làm thay đổi mô hình cách thức hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, việc chuyển dần giao dịch truyền thống sang giao dịch điện tử ảnh hưởng đến vị trí, vai trò nhu cầu bên hữu quan (khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư…) doanh nghiệp Theo PMI, doanh nghiệp giới ứng dụng thành công phần mềm quản lý dự án có xu hướng tăng cao đáp ứng tiến độ công việc, ngân sách đưa kết then chốt tốt hẳn đơn vị lại Thậm chí, mặt số liệu, tổ chức tiết kiệm tới 28 lần ngân sách dự kiến sở hữu quy trình quản lý, vận hành hiệu Đây rõ ràng tín hiệu tốt cho doanh nghiệp, khơng mà chủ quan tùy tiện sử dụng phần mềm vô tội vạ Bởi thông số đáng ngưỡng mộ xảy đến kết việc sử dụng phần mềm hiệu Ví dụ cụ thể số phần mềm quản lý công việc sử dụng phổ biến nay: Phần mềm quản lý công việc Asana Asana tiếng danh sách phần mềm quản lý công việc giới Asana tạo vào năm 2008 Dustin Moskovitz, người đồng sáng lập Facebook, anh định chia tay với gã khổng lồ mạng xã hội tạo cộng đồng trực tuyến riêng Asana sử dụng nhiều công ty tập đoàn lớn Google, Hubspot, Spotify, Amazon, Slack, 100,000 tổ chức khác giới, tảng dẫn đầu Hạng mục Quản lý dự án (Project Management) 2021 Bảng xếp hạng G2 Phần mềm quản lý công việc Trello Trello ứng dụng, phần mềm, công cụ quản lý công việc dùng để thiết lập quản lý đầu việc vơ logic hiệu Tính bật Trello quản lý cơng việc theo nhóm Các cơng việc chung nhóm thành viên cần lOMoARcPSD|15978022 nhìn qua nắm tồn cơng việc Sau đợt thử nghiệm kín, Trello mắt TechCrunch Disrupt vào tháng 09 năm 2011 với ứng dụng web dành cho iPhone Mùa hè năm 2012, Trello đạt tới số 500.000 thành viên mắt kho ứng dụng Android Có tới 1.000.000 nhóm tồn giới sử dụng Trello để hồn thành nhiều cơng việc hàng ngày Hàng triệu người dùng công ty với loại hình quy mơ tin dùng Trello Một số tên bật ứng dụng Trello kể đến là: Google, Fender, Squarespace, Costco Wholesale, Lush, Pinterest, Peloton… Ở Việt Nam Tại Việt Nam, tỷ lệ công ty, doanh nghiệp sử dụng hệ thống quản lý cơng việc cịn thấp nhiều so với giới, nhiên ngày hội nhập có xu hướng tăng nhanh năm gần Các doanh nghiệp Việt Nam tham gia mạnh mẽ vào cơng số hóa dịch Covid lan rộng Điều đòi hỏi phải thực việc giãn cách xã hội, bắt buộc doanh nghiệp cần ứng dụng chuyển đổi số quản lý, toán điện tử, marketing trực tuyến Trong việc quản lý nội bộ, doanh nghiệp ứng dụng chuyển đổi số tăng 19,5% so với thời điểm trước dịch Covid Hệ thống họp trực tuyến, quản lý công việc 30% doanh nghiệp ứng dụng Khi khảo sát hiệu sử dụng hệ thống quản lý cơng việc với doanh nghiệp, có đến 98% doanh nghiệp có thay đổi hoạt động sản xuất kinh doanh nhờ giảm chi phí 71%, giảm thủ tục rườm rà khơng đáng có chiếm 61,4%; nâng cao chất lượng công việc chiếm 45,3% Tuy nhiên thực tế doanh nghiệp gặp khơng khó khăn việc áp dụng phần mềm quản lý công việc nhận thức người quản lý, thiếu kiến thức chuyển đổi số, chưa sẵn sàng đổi mới, thiếu tảng công nghệ thông tin, thiếu nguồn nhân lực vận dụng, thách thức văn hóa doanh nghiệp,… Một số doanh nghiệp tổ chức Việt Nam có ứng dụng phần mềm quản lý công việc: Downloaded by Quang Quang (khoa31141020806@gmail.com) lOMoARcPSD|15978022 - Các ngân hàng: VIB, ACB, Sacombank, VPBank… - Công ty Cổ phần Dịch vụ Thương mại Tổng hợp Vincommerce - Hãng hàng không Bamboo Airways - Các trường đại học: Ngoại thương, Văn Lang, Bách khoa… Như vậy, giới nói chung Việt Nam nói riêng, việc sử dụng hệ thống quản lý cơng việc doanh nghiệp phát triển Vì giới có khơng tổ chức áp dụng hệ thống quản lý công việc đem lại hiệu tốt, nhiên Việt Nam việc áp dụng công cụ tổ chức cịn hạn chế, gặp nhiều khó khăn Nhu cầu sử dụng công cụ vô lớn thiết thực, thúc đẩy nhóm tới nghiên cứu ứng dụng đề tài nhằm đóng góp phần cơng sức vào cơng đem lại tính hiệu cao giảm áp lực công việc GIỚI THIỆU HỆ THỐNG MONOWORK Đối với doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ, khả quản lý dự án đóng vai trị quan trọng việc định liệu doanh nghiệp có phát triển hay khơng, có nhiều khách hàng hay khơng,…đặc biệt công ty chuyên lĩnh vực dịch vụ, cơng nghệ thơng tin, cơng ty có nhiều phận chuyên làm việc với khách hàng theo dõi tương tác, đáp ứng nhu cầu khách hàng Tuy nhiên việc quản lý cơng việc nhóm chưa dễ dàng, nhiệm vụ đòi hỏi người quản lý phải thực đồng thời nhiều công việc, tạo liên kết cơng việc project hồn chỉnh Để giảm bớt gánh nặng này, giải vấn đề thường gặp trình vận hành, cải thiện hiệu kinh doanh cho doanh nghiệp nhiều dịch vụ thiết kế phần mềm quản lý dự án đời Phần mềm quản lý công việc, quản lý dự án Monowork đời với sứ mệnh trở thành cơng cụ hữu ích dành cho doanh nghiệp, thúc đẩy tính cạnh tranh khẳng định vị trí doanh nghiệp thị trường Phần mềm Monowork thiết kế nhằm giúp cơng ty theo dõi, lên kế hoạch, tổ chức, quản lý công việc, nhân sự, thông tin, liệu dự án cách khao học, mạch lạc, dễ dàng tìm kiếm Thơng qua phần mềm khơng người quản lý dự án nắm bắt thông tin, xử lý công việc quản lý hiệu mà thành viên nhóm theo dõi, nâng cao khả tương tác, tăng hiệu suất công việc Phần mềm hỗ trợ tảng, thiết bị thơng minh có kết nối internet Downloaded by Quang Quang (khoa31141020806@gmail.com) lOMoARcPSD|15978022 như: smartphone, máy tính bảng, laptop, PC… giúp người dùng thuận tiện quản lý, theo dõi, thực công việc lúc nơi mà khơng phải gị bó văn phịng MƠ TẢ BÀI TỐN 4.1 Mơ tả sơ Hệ thống gồm nhóm người dùng Admin, quản lý nhân viên với quy trình gồm giai đoạn: Giai đoạn 1: Đăng nhập Admin đăng nhập vào tài khoản đăng kí sau cấp tài khoản cho nhà quản lí nhân viên Nhà quản lí nhân viên đăng nhập vào hệ thống theo ID mật cấp Giai đoạn 2: Thiếp lập dự án Nhà quản lí tạo dự án với trường nội dung cần thiết để nhân viên triển khai công việc add thành viên tham gia dự án email Khi add vào dự án nhân viên nhận thông báo qua email hệ thống, nhân viên có quyền truy cập vào tài liệu liên quan đến dự án Giai đoạn 3: Phân chia cơng việc Nhà quản lí tạo đầu việc với đầu mục, yêu cầu, thời gian thực hiện, tài liệu liên quan, … phân công cho thành viên dự án Thông báo gửi tới tài khoản nhân viên thông báo qua email Giai đoạn 4: Upload kết công việc Nhân viên sau hồn thành cơng việc upload báo cáo kết lên hệ thống (có thể chọn gửi riêng cơng khai), nhà quản lí nhận thơng báo phản hồi cơng việc đạt yêu cầu hay chưa Các thành viên khác dự án bình luận góp ý hồn thiện cơng việc cho nhân viên Giai đoạn 5: Xuất liệu kết thúc Sau đầu mục thực tiến đến hoàn thành dự án, nhà quản lí xuất liệu gửi thơng qua nhiều hình thức như: email, in trực tiếp,… 4.2 Mơ tả chi tiết 4.2.1 Tác vụ Đăng nhập Downloaded by Quang Quang (khoa31141020806@gmail.com) lOMoARcPSD|15978022 Người dùng hệ thống đăng nhập vào hệ thống tài khoản có (nhân viên nhà quản lý sử dụng ID password admin cung cấp) Đăng xuất tài khoản Sau đăng nhập tài khoản, người dùng phải hoạt động hệ thống, người dùng khơng có hoạt động khoảng thời gian định hệ thống tự động đăng xuất tài khoản Điều nhằm tăng tính bảo mật cho hệ thống, hạn chế nguy cơng việc bị xem trộm, tiết lộ ngồi Tìm kiếm Giúp người dùng tìm kiếm cơng việc, dự án cần tìm cách nhanh thơng qua văn giọng nói danh sách cơng việc Bất nhân viên tìm kiếm thơng tin cụ thể dự án, thông tin nhà quản lý dự án cập nhật lưu hệ thống Tạo dự án Người quản lý thiết lập dự án với thông tin tổng quan thời gian thực hiện, nội dung, yêu cầu, giá trị dự án… Sau tạo đầu cơng việc nhỏ giao cho nhân viên gửi lời mời tham gia dự án qua email số điện thoại Thông báo Người giao việc nhận thông báo có cơng việc đưa (bao gồm u cầu cơng việc, thời hạn hồn thành, ) nhà quản lí có sửa đổi, bổ sung thêm công việc Nhà quản lý nhận thông báo nhân viên bắt đầu nhận việc sau hồn thành cơng việc Tác vụ giúp nhà quản lí người giao việc ln nắm bắt kịp thời công việc, nhu cầu mong muốn Nhắc việc Khi công việc triển khai gần tới deadline người quản lí sử dụng tác vụ để đôn đốc nhắc nhở nhân viên hoàn thành nhiệm vụ thời hạn yêu cầu Theo dõi cơng việc Mỗi nhiệm vụ chia thành phần nhỏ, sau hoàn thành phần, người giao tích vào để xác nhận tiến độ cơng việc Qua đó, người quản Downloaded by Quang Quang (khoa31141020806@gmail.com) lOMoARcPSD|15978022 lý theo sát q trình làm việc nhân viên thơng qua tác vụ Chỉ người quản lý biết tiến độ làm việc người giao, người thực nhiệm vụ không thấy điều nhằm tạo tâm lí thoải mái, khơng phải chịu áp lực Chat Các thành viên dự án có mối liên hệ với sử dụng tác vụ để trao đổi, bàn bạc cơng việc Tác vụ tạo phịng chat riêng cho phận phụ trách dự án để thuận tiện trao đổi công việc mà khơng cần sử dụng tảng ngồi khác Thống kê, báo cáo Báo cáo chi tiết, trực quan công việc, tiến độ, chất lượng dự án, thành viên (bao gồm: hiệu suất làm việc, ) dự báo tiến độ công việc thông qua biểu đồ giúp nhà quản lí đảm bảo chất lượng làm việc đội/nhóm, cân nhắc điểm mạnh, điểm yếu cá nhân để phân bổ nguồn lực cách tối ưu, đưa mức đãi ngộ tương xứng với hiệu làm việc người Upload file Người dùng upload file với dung lượng lên tới 100MB nhiều định dạng khác (.doc, docx, pdf, ppt, pptx, jpg ) theo yêu cầu công việc, đảm bảo nhiều người truy cập hệ thống đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng Lưu trữ Tác vụ cho phép người dùng lưu trữ nội dung công việc thực cách bảo mật an toàn Người dùng tìm thấy file báo cáo, sản phẩm upload lên hệ thống, nội dung công việc trao đổi, thông tin dự án 4.2.2 Người dùng Admin Đăng nhập Tên use case: đăng nhập Mô tả: admin đăng nhập hệ thống Downloaded by Quang Quang (khoa31141020806@gmail.com) ... nói riêng, việc sử dụng hệ thống quản lý công việc doanh nghiệp phát triển Vì giới có khơng tổ chức áp dụng hệ thống quản lý công việc đem lại hiệu tốt, nhiên Việt Nam việc áp dụng cơng cụ tổ chức... mềm quản lý công việc Trello Trello ứng dụng, phần mềm, công cụ quản lý công việc dùng để thiết lập quản lý đầu việc vô logic hiệu Tính bật Trello quản lý cơng việc theo nhóm Các cơng việc chung... trước dịch Covid Hệ thống họp trực tuyến, quản lý công việc 30% doanh nghiệp ứng dụng Khi khảo sát hiệu sử dụng hệ thống quản lý công việc với doanh nghiệp, có đến 98% doanh nghiệp có thay đổi hoạt