công ty TNHH Thương mại và Xây dưng Vinh Vân

Tài liệu tham khảo kinh tế thương mại công ty TNHH Thương mại và Xây dưng Vinh Vân

1.1 Quá trình hình thành của Công ty 6

1.2 Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty 8

1.2.1 Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức 8

1.2.2 Năng lực lao động của Công ty 9

1.2.3 Năng lực thiết bị của Công ty 9

1.3 Năng lực hoạt động của Công ty 11

1.3.1 Năng lực kinh doanh thương mại 11

1.3.2 Năng lực thi công xây dựng, cung cấp vật tư 12

1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty 13

IIThực trạng công tác tham dự thầu tại Công tyTNHH Thương mại & Xây dựng Vinh Vân 15

2.1 Quy trình tham dự thầu 15

2.2 Các phương thức thực hiện đấu thầu 16

2.2.1 Đấu thầu một túi hồ sơ 16

2.2.2 Đấu thầu hai túi hồ sơ 16

2.2.3 Đấu thầu hai giai đoạn 16

2.3 Các loại hình đấu thầu 17

2.4 Công tác tham dự gói thầu cụ thể của Công ty Vinh Vân 17

2.4.1 Thu thập thông tin, quyết định tham dự thầu và mua HSMT 17

2.4.2 Lập hồ sơ dự thầu 21

2.4.3 Hoàn thiện hồ sơ dự thầu và nộp HSDT 27

2.4.4 Ký hợp đồng khi trúng thầu 28

2.5 Khái quát công tác tham dự thầu tại Công ty Vinh Vân 28

2.6 Đánh giá công tác tham dự thầu tại Công ty Vinh Vân 29

2.6.1 Kết quả đạt được từ công tác đấu thầu 29

2.6.2 Những hạn chế còn tồn tại dẫn đến thua thầu 31

2.6.3 Hạn chế chủ quan của Công ty Vinh Vân 36

CHƯƠNG II: Định hướng và các giải pháp hoàn thiện công tác tham dự thầu tại Công ty TNHH & Xây dựng Vinh Vân 39

I.Phương hướng phát triển của Công ty 39

IICác giải pháp hoàn thiện công tác dự thầu tại Công ty TNHH Thương mại & Xây dựng Vinh Vân 40

2.1 Một số giải pháp khắc phục hạn chế từ công tác đấu thầu chung 40

2.1.1 Thời điểm lập kế hoạch 40

2.1.2 Về hồ sơ dự thầu, hồ sơ mời thầu 40

2.1.3 Về vấn đề xét giá thầu 41

2.1.4 Nguồn cung cấp thông tin phục vụ công tác đấu thầu 42

2.1.5 Đội ngũ cán bộ 42

2.2 Một số giải pháp hoàn thiện công tác tham dự thầu tại Công ty 43

2.2.1 Tổ chức công tác marketing trong lĩnh vực xây dựng 43

2.2.2 Xây dựng chiến lược đấu thầu thích hợp 44

2.2.3 Đánh giá đối thủ cạnh tranh nhằm đưa ra giá dự thầu hợp lý 44

2.2.4 Tổ chức rút kinh nghiệm sau mỗi lần tham dự thầu 45

2.2.5 Tham dự các hiệp hội nhà thầu 46

2.2.6 Nâng cao năng lực của Công ty 46

KẾT LUẬN 52

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH

TM & XD Vinh Vân 8Sơ đồ 2: Quy trình tham dự thầu của Công ty TNHH

TM & XD Vinh Vân 15

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1: Bảng nhân lực trong Công ty 9Bảng 2: Bảng năng lực thiết bị 10Bảng 3: Bảng báo cáo kết quả kinh doanh 14

LỜI MỞ ĐẦU

Trong quá trình học tập tại trường mỗi sinh viên ngành Đầu tư có được những kiến thức cơ bản Để củng cố, nâng cao kiến thức lý thuyết đã được học ở trường, nhằm vận dụng tổng hợp những kiến thức đó vào thực tế Mỗi sinh viên được thâm nhập thực tế thông qua thực tập tại các đơn vị để phân tích đánh giá được tình hình hoạt động đầu tư, quản lý dự án của các đơn vị…

Trong giai đoạn hiện nay, để đáp ứng nhu cầu xây dựng phát triển đất nước, các công ty tham gia trong lĩnh vực xây dựng ngày một gia tăng, tính cạnh tranh trong đấu thầu xây dựng ngày trở nên khốc liệt Một công ty xây dựng muốn tồn tại và phát triển phải nhận được thầu các công trình, để đạt được điều đó Công ty phải không ngừng nâng cao năng lực của mình, tập trung nguồn nhân lực để tham gia đấu thầu, hoàn thiện phương pháp lập hồ sơ dự thầu… Đứng trước thực tế đó, vai trò quản lý hoạt động đấu thầu của Nhà nước ngày một tăng, nhằm tạo ra một sân chơi bình đẳng cho các nhà thầu.

Trong quá trình thực tập tại đơn vị, cùng với sự hướng dẫn của cô Nguyễn Thị Ái Liên em đã cố gắng hoàn thành bài báo cáo của mình đạt được kết quả tốt Đã hiểu thêm được những lĩnh vực của hoạt động đầu tư nói chung và công tác tham dự thầu tại Công ty TNHH Thương mại & Xây Dựng Vinh Vân nói riêng ở trong thực tế với sự giúp đỡ của các anh, chị trong công ty.

Em xin chân thành cảm ơn!

T¹i c«ng ty TNHH Th¬ng m¹i & X©y dung Vinh V©n

Hà nội, ngày 02 tháng 10 năm 2008SV thực hiện

Phạm Thị Thu Hà

1.1.Quá trình hình thành của công ty.

Công ty TNHH Thương mại & Xây dựng Vinh Vân được Sở kế hoạch & Đầu tư thành phố Hà Nội cấp phép kinh doanh số 0102027322

Tên Công ty: Công ty TNHH Thương mại & Xây dựng Vinh Vân

Tên giao dịch: Vinh Van Commercial And Construction Company LimitedTên viết tắt: Vinh Van Co.,Ltd

Trụ sở chính: Số 6, tổ 7 Thị Trấn Đông Anh, Huyện Đông Anh, Hà Nội.Văn phòng đại diện: Số 1 ngõ 178 Thái Hà, Đống Đa, Hà Nội

Ban lãnh đạo Công ty gồm:

+ Giám đốc: CN Ngô Ích Vinh

+ Phó Giám đốc: CN Ngô Xuân Hiển+ Kế toán trưởng: CN Lê Thị Thanh

Công ty TNHH Thương mại & Xây dựng Vinh Vân được thành lập ngày 20 tháng 7 năm 2006 là công ty tư doanh tự hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân theo quy định của nhà nước Từ khi Công ty TNHH Thương mại & Xây dựng Vinh Vân được hình thành đến nay, Công ty đã không ngừng tiếp thu và phát huy các khả năng, kinh nghiệp vốn có thể hiện qua các công trình do Công ty đảm nhiệm thi công từ khi thành lập.

Các lĩnh vực hoạt động của Công ty:

- Xây dựng, sửa chữa các công trình dân dụng và công nghiệp.- Trang trí nội, ngoại thất, kinh doanh vật liệu xây dựng.

- Dich vụ bảo trì bảo dưỡng các công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp.

- Buôn bán sơn, hoá chất, chất chống thấm, gỗ tự nhiên, gỗ công nghiệp.- Dịch vụ vận tải hàng hoá, vận chuyển hành khách.

- Buôn bán lắp đặt khung nhôm kính, Inox, lắp đặt trần nhựa, thạch cao, đá ốp lát…

- Đại lý bán vé máy bay, vé tàu hoả.

Kể từ khi thành lập đến nay, Công ty TNHH Thương mại & Xây dựng Vinh Vân đang là khách hang lớn của nhiều doanh nghiệp thương mại và nhà sản xuất danh tiếng ở Việt Nam Công ty đã kinh doanh thương mại các mặt hàng như: đại lý vé máy bay, phân phối sơn, chất chống thấm Intoc… , phục vụ ngành hàng không và ngành xây dựng với các hệ thống đại lý ở các tỉnh như Bắc Ninh, Bắc Giang, Thái Nguyên, Hải Phòng, Hưng Yên, Hà Nội, Hà Tây… Với đội ngũ cán bộ công nhân viên giỏi, năng động, tận tình với công việc luôn luôn mong muốn được tiếp thu, lắng nghe và học hỏi Với cơ sở vật chất, thiết bị máy móc hiện đại đã tạo nên sự thành công của Công ty, và còn là đòn bảy cho Công ty phát triển, phát triển thành công hơn nữa trong tương lai.

1.2 Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty1.2.1 Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức

- Thiết kế kỹ thuật thi công xây dựng, sửa chữa các công trình dân dụng và công nghiệp Buôn bán vật liệu nội, ngoại thất, các loại sơn hoá chất, nhà phân phối chất chống thấm INTOC khu vực phía Bắc.

- Dịch vụ bảo trì bảo dưỡng các công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp Lắp đặt khung nhôm kính, inox, lắp đặt trần nhựa, thạch cao, đá ốp lát.

- Vận tải hàng hoá, vận chuyển hàng hoá, vận chuyển hành khách.- Đại lý bán vé máy bay, vé tầu hoả.

Sơ đồ 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH TM & Xây dựng Vinh Vân

Giám đốc

Phó Giám đốc

Phòng Kế toán tổng hợp

Phòng KD & PTTTPhòng kỹ thuật

Bộ phận thiết kế - thi công

Bộ phận kinh doanh

1.2.2 Năng lực lao động của Công ty

Công ty Vinh Vân có một lực lượng lao động khá dồi dào về chất lượng và số lượng Với đội ngũ cán bộ công nhân viên năng động, nhiệt tình, sáng tạo với nhiều lĩnh vực khác nhau, nhưng đều có năng lực cơ bản và không ngừng nâng cao và tự nâng cao trình độ, tích lũy kinh nghiệm về mọi khía cạnh cho bản thân.

Bảng 1: Bảng nhân lực trong Công ty

1.2.3 Năng lực thiết bị của Công ty

Với sự nỗ lực không ngừng học hỏi Công ty TNHH Thương mại & Xây dựng Vinh Vân đã từng bước hoàn thiện không chỉ về năng lực hoạt động cũng

như Công ty đang tiếp tục đầu tư đổi mới thiết bị cộng nghệ, tiếp tục trang bị thêm cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại phục vụ cho công tác kinh doanh cũng như trong thi công xây dựng Nhằm nâng cao kỹ thuật phục vụ, chất lượng sản phẩm để đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng với chất lượng tốt nhất, thời gian nhanh nhất và chi phí thấp nhất.

Bảng 2: Bảng năng lực thiết bị

TTTên máy, thiết bịTính năngSố lượngVị trí hiện tại

13 Máy đánh bóng gạch, đá ốp lát

1.3.Năng lực hoạt động của Công ty1.3.1 Năng lực kinh doanh thương mại

Công ty TNHH Thương mại & Xây dựng Vinh Vân bắt đầu hoạt động thượng mại từ tháng 07 năm 2006 đến nay, công ty đang là khách hàng lớn của nhiều doanh nghiệp thương mại và nhà sản xuất danh tiếng ở Việt Nam như:

- Về vé máy bay phục vụ trong thương mại: đại lý cho hãng CHINA

- Về chất chống thấm: là nhà phân phối khu vực phía Bắc chất chống thấm INTOC cho công ty TNHH Tân Tín Thành Thành phố Hồ Chí Minh.

- Về sơn gồm có: Công ty Sơn ICI Việt Nam và công ty Sơn Kova

- Về Inox: Công ty Cổ phần CK & TM Đại Việt, Công ty Cổ phần Bạch Đằng 9, Công ty Cổ phần TM Xuất nhập khẩu Gia Anh, Công ty Cổ phần 289 và Công ty TNHH SX & CK Tiến Đạt.

- Về tôn: Công ty TNHH Thương mại Mỹ Việt và Công ty Cổ phần & Xây dựng Bắc Tiến.

Ngoài ra để đáp ứng nhu cầu xây dựng theo xu hướng hiện đại, Công ty TNHH Thương mại & Xây dựng Vinh Vân đã mua những vật liệu nhập ngoại như: tấm lợp thông minh, tấm trần nhôm, tấm nhôm phức hợp, nhôm compúite… xuất sứ Trung Quốc, Malaysia, Singapore… sẵn sàng phục vụ các tổ chức, cá nhân có nhu cầu.

Với đội ngũ nhân viên kinh doanh dầy dạn kinh nghiệm, đội ngũ kỹ thuật không ngừng tìm tòi sáng tạo, cải tiến kỹ thuật và học hỏi, không quản ngại khó khăn, hiện nay sản phẩm của Công ty đã có mặt ở khắp các tỉnh miền Bắc: Hà Nội, Hưng Yên, Bắc Ninh, Bắc Giang, Thái Nguyên, Quảng Ninh, Hải Phòng…

1.3.2 Năng lực thi công xây dựng, cung cấp vật tư

Danh sách các đơn vị mà Công ty TNHH Thương mại & Xây dựng Vinh Vân đã thi công xây dựng và cung cấp vật tư trong thời gian qua:

- Công ty TNHH Việt Thái:

• Giá trị cung cấp giao động khoảng 150.000.000-200.000.000đ/tháng• Vật tư: Chất chống thấm Intoc

• Địa chỉ: 121 Nguyễn Văn Linh, Hải Phòng

• Địa chỉ: Thành phố Hạ Long, Quảng Ninh- Tổng Công ty Bảo hiểm Dầu khí

• Vốn đầu tư: 650.000.000 đồng

• Địa chỉ: 154 Nguyễn Thái Học, Hà Nội

• Nội dung thực hiện: Thi công sửa chữa toàn bộ nội thất toà nhà (lát phòng họp, thay cửa, lăn sơn)

- Công ty Nhà Thép PEB• Vốn đầu tư: 430.000.000

• Địa chỉ: Khu công nghiệp Bắc Thăng Long, Đông Anh, Hà Nội• Nội dung thực hiện: thi công sơn lại toàn bộ mái xưởng công ty

- Trụ sở Thời báo Kinh tế Việt Nam• Vốn đầu tư: 210.000.000 đồng

• Địa chỉ: Số 98 Hoàng Quốc Việt, Hà Nội

• Nội dung thực hiện: Chống thấm toàn bộ toà nhà- Công ty Xây dựng số 1 – COFICO

• Giá trị cung cấp: 250.000.000-300.000.000 đồng• Vật tư: cung cấp chất chống thấm Intoc,

- Tổng công ty Đầu tư Phát triển Nhà và Đô Thị• Vốn đầu tư: 450.000.000 đồng

• Nội dung thực hiện: Thi công chống thấm nhà Nơ3 – Nơ4• Địa chỉ: Khu trung cư Pháp Vân - Tứ Hiệp

- Công ty Cổ phần Xây dựng Kiến trúc Việt• Vốn đầu tư: 2.100.000.000 đồng

• Nội dung thực hiện: Xây văn phòng cho thuê 7 tầng• Địa chỉ: Đình Thôn, Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội

1.4.Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty

Sau khi thành lập và đi vào hoạt động, trong quá trình thực hiện các kế hoạch đặt ra trên cơ sở thực tiễn cùng với những cán bộ công nhân viên trong Công ty đã không ngừng quản ngại khó khăn, với sự năng động để mở rộng các mối quan hệ tạo ra nguồn việc cho Công ty Mỗi cán bộ, công nhân viên trong Công ty luôn luôn bám sát tiến độ triển khai thực hiện kế hoạch công việc từ đó tạo ra các kết quả hoạt động kinh doanh tốt nhất và đem về những khoản doanh thu tạo ra được lợi nhuận cao nhất trong mỗi dự án.

Là một đơn vị hoạt động kinh doanh thương mại là chính với những hợp đồng chủ yếu là cung cấp sản phẩm chất chống thấm Intoc, sơn, cải tạo, sửa chữa các công trình thi công xây dựng… cho các đơn vị ở khắp các tỉnh thành miền Bắc Công ty đã gặt hái được nhiều thành công đẩy nhanh quá trình phát triển ngày một lớn mạnh của Công ty với những khách hàng truyền thống, khách hàng tiềm năng Với những hợp đồng, dự án mang về cho Công ty với tổng doanh thu và mức lợi nhuận đạt được của 6 tháng năm 2006 và năm 2007 thể hiện qua kết quả kinh doanh trong bảng sau:

Bảng 3: Bảng báo cáo kết quả kinh doanh

Đơn vị tính: VNĐ

Chỉ tiêuMSNăm 2006Năm 2007Tổng doanh thu011.176.824.5649.291.567.544

Lợi nhuận sau thuế61 76.653.078 168.654.161

Qua bảng trên, ta thấy năm 2006 Công ty TNHH Thương mại & Xây dựng Vinh Vân mới đi vào hoạt động nên chưa có biến động nhiều Năm 2007 doanh thu của Công ty đã tăng rất nhiều so với năm 2006, chứng tỏ Công ty đã có những hoạt động đầu tư cho kinh doanh, bước đầu với những thành công trong các quyết định hoạt động đầu tư của mình.

Với sự phát triển trong năm 2007 Công ty Vinh Vân đang có kế hoạch thực hiện đi sâu vào hoạt động lĩnh vực thi công xây dựng Bên cạnh đó Công ty đang huy động vốn để tạo nguồn vốn lớn hơn trong quá trình tham gia vào các dự án, gói thầu với nhu cầu xây dựng theo xu hướng hiện đại ngày một phát triển trong xã hội.

II.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM DỰ THẦU TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & XÂY DỰNG VINH VÂN

2.1 Quy trình tham dự thầu

Công tác tham gia dự thầu ở Công ty TNHH Thương mại & Xây dựng Vinh Vân được tiến hành theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2: Quy trình tham dự thầu của Công ty TNHH Thương mại & Xây dựng Vinh Vân

2.2.Các phương thức thực hiện đấu thầu

2.2.1 Đấu thầu một túi hồ sơ

Phương thức đấu thầu một túi hồ sơ được áp dụng đối với hình thức đấu thầu rộng rãi và đấu thầu hạn chế cho gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, gói thầu EPC Nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu gồm đề xuất về kỹ thuật và đề xuất về tài chính theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu Việc mở thầu được tiến hành một lần (Luật đấu thầu - Đ26/Kh2)

2.2.2 Đấu thầu hai túi hồ sơ

Là phương thức mà nhà thầu nộp đề xuất về kỹ thuật và đề xuất về giá trong từng túi hồ sơ riêng vào cùng một thời điểm Túi hồ sơ đề xuất kỹ thuật sẽ được xem xét trước để đánh giá Các nhà thầu đạt số điểm kỹ thuật từ 70% trở lên

Thu thập thông tin

Quyết định tham gia dự thầu và mua

Lập hồ sơ dự thầu

Nộp hồ sơ dự thầuKý kết hợp

đồng khi trúng thầu

sẽ được mở tiếp túi hồ sơ đề xuất về giá để đánh giá Phương thức này chỉ được áp dụng đối với đấu thầu tuyển chọn tư vấn.

2.2.3 Đấu thầu hai giai đoạn

Phương thức này áp dụng cho những trường hợp sau:

- Các gói thầu mua sắm hàng hoá và xây lắp có giá từ 500 tỷ đồng trở lên.- Các gói thầu mua sắm hàng hoá có tính chất lựa chọn công nghệ thiết bị

toàn bộ, phức tạp về công nghệ và kỹ thuật hoặc gói thầu xây lắp đặc biệt phức tạp.

- Dự án thực hiện theo hợp đồng chìa khoá trao tay.

Đối với Công ty TNHH Thương mại & Xây dựng Vinh Vân tổ chức đấu thầu theo phương thức đấu thầu một túi hồ sơ và hình thức cạnh tranh rộng rãi.

2.3.Các loại hình đấu thầu

- Đấu thầu tuyển chọn tư vấn: trong lĩnh vực đầu tư, tư vấn được hiểu là việc cung cấp những kinh nghiệm, chuyên môn cần thiết cho chủ đầu tư trong quá trình xem xét, kiểm tra và ra quyết định ở tất cả các giai đoạn của một dự án đầu tư.

- Đấu thầu xây lắp: Đấu thầu xây lắp là đấu thầu xây dựng cơ bản, hạng mục công trình và công trình xây dựng cơ bản hạ tầng… Đấu thầu xây lắp được tiến hành ở giai đoạn thực hiện dự án.

- Đấu thầu mua sắm hàng hoá, dịch vụ khác: mua sắm hàng hoá là việc cung cấp máy móc thiết bị, dây chuyền sản xuất, nguyên vật liệu, thành phẩm, bản quyền sở hữu công nghệ…, còn các dịch vụ khác có thể là

dịch vụ bảo hiểm, dịch vụ sửa chữa bảo dướng, kiểm tra chất lượng hang hoá…

- Đấu thầu chọn đối tác thực hiện dự án: khi chủ đầu tư có ý tưởng về một dự án đầu tư nhưng vì một lý do nào đó mà không thể hoặc không muốn tự mình tiến hành chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư và thậm chí cả vận hành kết quả của đầu tư thì có thể tổ chức đấu thầu để chọn đối tác thực hiện ý tưởng đầu tư Đó là các dự án có dạng chìa khoá trao tay, dự án BOT, BTO.

2.4 Công tác tham dự gói thầu cụ thể của Công ty Vinh Vân

2.4.1 Thu thập thông tin, quyết định tham dự thầu và mua hồ sơ mời thầu

2.4.1.1 Thu thập thông tin* Đầu thầu rộng rãi

- Số lượng nhà thầu tham dự: không hạn chế.

- Nguồn thông tin: đối với đấu thầu rộng rãi, thông tin chủ yếu có được từ nguồn thông tin đại chúng như: mạng điện tử, tivi, báo… thường được bên mời thầu công bố rộng rãi trên toàn quốc.

* Đấu thầu hạn chế và chỉ định thầu: đây là hình thức đấu thầu chủ yếu của Công ty

- Nguồn thông tin: So với đấu thấu rộng rãi, nguồn thông tin của đấu thầu hạn chế và chỉ định thầu phong phú hơn nhiều Các nguồn tin mà Công ty có được từ các Sở ban ngành của thành phố, từ trực tiếp chủ đầu tư, từ mạng điện tử, tivi, báo… Tùy từng quy mô và tính chất của dự án mà cấp doanh nghiệp hay Sở ban ngành sẽ trực tiếp làm chủ đầu tư.

- Nguồn tin quan trọng của Công ty có được từ:

+ Sở ban ngành: Sở Giao thông công chính, Sở Xây dựng, Sở Địa chính, Sở Thương mại, Du lịch… Đây là những sở ban ngành trực tiếp tham gia vào quá

trình thẩm định dự án Bởi vậy đó là cơ quan có thông tin về các dự án sắp được thực hiện trên địa bàn nhanh nhất Công ty thường được các sở ban ngành cung cấp thông tin về các cuộc đấu thầu Đây là nguồn tin được đánh giá cao của Công ty

Các sở ban ngành cũng đóng vai trò là chủ đầu tư và lựa chọn công ty làm nhà thầu tham dự đấu thầu.

+ Chủ đầu tư: là người sẽ xem xét các nhà thầu trong thành phố và quyết định mời một số nhà thầu đủ khả năng theo yêu cầu của mình Chủ đầu tư có thể dựa trên những đánh giá của mình để chọn công ty hoặc được sở ban ngành, các cấp có thẩm quyền trong thành phố giới thiệu đến Công ty vì Công ty là một doanh nghiệp có uy tín Ngoài ra Công ty cũng có được nguồn tin từ chính Sở xây dựng, khi Sở Xây dựng đóng vai trò là chủ đầu tư Khi đó phải thông qua ban ngành khác duyệt.

2.4.1.2 Nghiên cứu để ra quyết định tham dự thầu hay không

Khi đã có được nguồn tin, xét thấy mình đủ khả năng tham gia Phòng quản lý dự án, dưới sự chỉ đạo của Giám đốc, sẽ dùng công tác marketing tiếp cận Chủ đầu tư (dự án) để thu thập thông tin, thông qua đó để đánh giá năng lực của bên mời thầu Đây là quá trình đánh giá thông tin hai chiều Qua công tác marketing Công ty sẽ xét minh được năng lực tài chính cũng như khả năng của Chủ đầu tư (dự án) Đánh giá thông qua Ngân hàng để xem xét các khoản nợ của Chủ đầu tư, công ty Bảo hiểm để đánh giá các ưu đãi xã hội đối với công nhân, Chi cục thuế để đánh giá tình hình đóng thuế cho nhà nước của chủ đầu tư.

Thông qua đây bên mời thầu cũng nắm bắt được các thông tin về nhà thầu Hoạt động marketing sẽ giới thiệu cho chủ đầu tư biết về Công ty và qua đó đánh giá về năng lực của công ty một cách rõ ràng nhất, đây cũng là quá trình quan trọng quyết định đến việc có lựa chọn và đặt lòng tin vào Công ty của Chủ đầu tư.

Nếu là đấu thầu rộng rãi thì sau khi công bố mời thầu, bên mời thầu sẽ tổ chức một buổi đưa các công ty có ý định tham dự thầu đi xem xét thực tế công trình, đây cũng là cơ hội để các nhà thầu đánh giá, xem xét ý tưởng thi công và kiểm tra khối lượng thực tế với khối lượng đã mời thầu một cách sơ bộ nhất.

Sau khi xem xét, đánh giá thấy yêu cầu của gói thầu phù hợp với khả năng của Công ty Công ty sẽ tính toán các chỉ tiêu để nhận biết được gói thầu nếu thực hiện có lãi không, lợi nhuận là bao nhiêu để từ đó đưa ra quyết định có tham dự đấu thầu hay không Tùy từng gói thầu cụ thể mà Công ty sẽ đưa ra các tiêu thức khác nhau Các gói thầu mang tính chất công cộng, Công ty không đề cao chỉ tiêu lợi nhuận mà muốn được thực hiện để nâng cao uy tín và tạo cho mình một chỗ đứng vững chắc Thông thường khi xây dựng đơn giá Công ty thường tính toán trên cơ sở mức lợi nhuận thu về tối thiểu là 3%.

2.4.1.3 Mua hồ sơ mời thầu

Sau khi quyết định tham dự thầu Công ty tiến hành mua hồ sơ mời thầu để qua đó đi sâu vào đánh giá các chi tiết cụ thể về yêu cầu của bên mời thầu Để nhìn nhận một quá trình tham gia đấu thầu xây lắp ở Công ty TNHH Thương mại & Xây dựng Vinh Vân thông qua gói thầu cụ thể Công ty đã tham gia Đó là gói thầu: Xây dựng văn phòng cho thuê 07 tầng tại Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội

Sau khi mua hồ sơ mời thầu, Công ty xem xét chi tiết các điều kiện của gói thầu đối với đơn vị dự thầu Xây dựng văn phòng cho thuê 7 tầng tại Mỹ Đình là một gói thầu được tổ chức hạn chế với những điều kiện đặt ra đối với nhà thầu là

- Có quyết định thành lập doanh nghiệp

- Có đăng ký kinh doanh và chứng chỉ hành nghề xây dựng

- Đã thi công những công trình có giá trị từ 2 tỷ đồng Việt Nam trở lên điều này phải được thể hiện bằng văn bản xác nhận của chủ đầu tư Một hợp đồng kinh tế hoặc chứng chỉ để tường trình nhà thầu thực hiện tốt.

Để được tham dự thầu, bên chủ đầu tư yêu cầu về chi phí dự thầu và bảo lãnh dự thầu Mọi chi phí dự thầu bao gồm chuẩn bị hồ sơ dự thầu và các hồ sơ khác có liên quan do đơn vị chịu thầu chịu, bảo lãnh dự thầu phải nộp cho một ngân hàng có uy tín với giá trị bằng 10% giá trị hợp đồng.

Sau khi xem xét, các điều kiện yêu cầu đối với nhà thầu Công ty TNHH Thương mại & Xây dựng Vinh Vân đều có đủ và Công ty quyết định tham gia đấu thầu Quá trình đấu thầu bao gồm nhiều giai đoạn và được tiến hành tuần tự nhau.

Nội dung của đơn giá đầy đủ để định giá dự thầu bao gồm:- Chi phí vật liệu

- Chi phí nhân công- Chi phí sử dụng máy- Chi phí chung

- Thu nhập chịu thuế tính trước- Thuế VAT

- Dự toán xây lắp sau thuế

Lập hồ sơ dự thầu là công việc quan trọng nhất trong công tác đấu thầu của Công ty Hồ sơ dự thầu một mặt thể hiện năng lực của nhà thầu, mặt khác nó thể hiện sự đáp ứng của nhà thầu đối với các yêu cầu của bên mời thầu và là căn cứ để

bên mời thầu đánh giá, lựa chọn nhà thầu Hồ sơ mời thầu được bóc tách thành từng nhóm công việc do 2 nhóm lớn phụ trách

2.4.2.1 Nhóm kỹ thuật: phụ trách và chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật thực hiện các công việc sau:

- Dựa trên bản vẽ thiết kế kỹ thuật trong hồ sơ mời thầu bóc tách khối lượng công việc cần phải làm.

Kết quả của công việc được thể hiện ở bảng tiên lượng dự toán chi tiết (hay còn gọi là bảng diễn giải tiên lượng) Tiên lượng dự toán chi tiết có vai trò quan trọng trong hồ sơ dự thầu Nó thể hiện xem nhà thầu đọc và hiểu rõ công việc nào cần phải làm và là căn cứ để tính giá trị dự toán dự thầu.

Trong bước công việc này, nhóm kỹ thuật phải khẳng định tiên lượng đã bao gồm hết những công việc cần thiết phải làm hay chưa Trường hợp sai lệch, tùy theo yêu cầu của bên mời thầu trong hồ sơ mời thầu mà nhóm kỹ thuật có thể phải ghi rõ và thuyết trình về những sai lệch đó.

Thông thường hồ sơ mời thầu đã có bảng tiên lượng công việc, trong trường hợp này nhóm kỹ thuật có trách nhiệm kiểm tra lại khối lượng công việc mà bên mời thầu đưa ra Do tiên lượng các công việc trong hồ sơ mời thầu chỉ được coi là để tham khảo nên mọi sai sót trong tiên lượng nếu không được phát hiện sẽ gây thiệt hại về kinh tế cho nhà thầy bởi vì những công việc không được chào mà nhà thầu khi trúng thầu vẫn phải thực hiện Trong nhiều trường hợp vì lý do này mà nhà thầu tìm cách bớt vật tư, vât liệu để làm cho đủ số công việc phát sinh làm ảnh hưởng đến chất lượng công trình.

- Tính toán tiến độ thi công công trình:

Trên cơ sở hồ sơ thiết kế kỹ thuật công trình, khối lượng các công việc, điều kiện thi công, mặt bằng thi công, yêu cầu chất lượng và thời gian đòi hỏi phải hoàn thành công trình cũng như khối lượng máy móc, nguồn nhân lực của công ty

có thể huy động cho công trình mà nhóm kỹ thuật tính toán thời gian xây dựng tối ưu nhất.

Do hoạt động xây dựng thường xuyên kéo dài, chịu ảnh hưởng mạnh của yếu tố thời tiết nên việc kéo dài thời gian xây dựng có thể gây thất thoát nguyên vật liệu, nhiều khi ảnh hưởng đến chất lượng công trình Hơn nữa, hoạt động xây dựng thường tiến hành trên những địa điểm khác nhau mà không thể một lúc có thể điều động ngay một lực lượng lao động hay khối lượng máy móc thi công đến hay đi Bởi những đặc thù trên nên việc tính toán thời gian xây dựng hợp lý có ý nghĩa lớn, góp phần nâng cao hiệu quả kinh tế cho nhà thầu khi xây dựng công trình.

- Tính toán khối lượng máy móc, nhân công cần huy động cho công trình:Tùy theo đặc điểm của từng công trình, yêu cầu về thời gian mà nhóm kỹ thuật tính toán khối lượng máy móc, nhân công cần thiết huy động cho công trình sao cho vừa đảm bảo hoàn thành công trình trong điều kiện hiện có, vừa tận dụng máy móc dư thừa ở công trình khác.

Khối lượng máy móc cần huy động cho công trình được thể hiện ở danh sách máy móc thiết bị dự kiến đưa vào cho công trình: số lượng, chủng loại, công suất…

Số lượng công nhân cần thiết huy động cho công trình được thể hiện trên biểu đồ nhân lực Biểu đồ nhân lực là một phần gắn với sơ đồ tiến độ thi công mà nhóm kỹ thuật phải tính toán hợp lý sao cho số lượng nhân công trên công trình tăng dần rồi giảm dần, tránh tình trạng tăng giảm đột biến gây khó khăn cho công ty khi phải huy động tối đa lực lượng vào giai đoạn cao điểm đồng thời tránh việc dư thừa lao động vào giai đoạn chuyển tiếp.

- Đề xuất biện pháp thi công công trình:

Nhóm kỹ thuật căn cứ trên hồ sơ thiết kế kỹ thuật, những yêu cầu trong hồ sơ mời thầu và những căn cứ thực tế công trình, thực tế năng lực công ty… mà đưa ra biện pháp thi công thích hợp Biện pháp thi công được thể hiện trên:

+ Biện pháp đảm bảo an toàn lao động+ Thuyết minh biện pháp thi công+ Sơ đồ bố trí thi công công trình

Trường hợp phức tạp có thể có hai hay nhiều biện pháp thi công cho một công việc, khi đó dựa trên những kinh nghiệm, trên những yêu cầu của công trình mà nhóm trưởng sẽ bàn bạc và đưa ra quyết đinh cuối cùng Những đề xuất biện pháp thi công này có thể khi trúng thầu nhà thầu sẽ giải trình nếu có yêu cầu của bên mời thầu.

2.4.2.2 Nhóm kinh tế: phải thực hiện những công việc:- Xác định chủng loại danh mục vật tư, nguồn cung cấp- Lập hồ sơ tổ chức công trường

- Tính giá trị dự toán, dự thầu

* Xác định danh mục chủng loại vật tư, nguồn cung cấp: danh mục chủng loại vật tư được nhóm kinh tế xác định trên những yêu cầu của bên mời thầu và phòng vật tư Danh mục chủng loại vật tư là một cam kết của nhà thầu khi trúng thầu Nó đảm bảo những loại vật tư chủ yếu mà nhà thầu phải sử dụng khi trúng thầu Điều này tránh tình trạng nhà thầu gian lận trong việc sử dụng các loại vật tư có nguồn gốc không rõ ràng.

Ví dụ: Trong công trình xây dựng Văn phòng cho thuê 7 tầng tại Mỹ Đình thì danh mục chủng loại vật tư được công ty đưa ra như sau:

+ Xi măng: Dùng xi măng PC30 của Công ty Xi măng Việt Nam, Công ty Xi măng Bút Sơn…

+ Sắt: sắt dùng cho công trình loại Φ<=10 là loại A1, có cường độ Ra = 2.100kg/m2, loại Φ>10 là loại A2, có cường độ Ra = 2.700kg/m2 Các lô thép được sử dụng vào công trình theo đúng quy định và mẫu kiểm nghiệm chất lượng trước khi sử dụng.

+ Gạch xây: dùng gách máy có kích thước đều đặn 220 x 105 x 6 cường độ >= 75 không cong vênh, nứt nẻ, gách xây tường là gạch 2 lỗ tuynel, xây móng gạch đặc

+ Tôn lợp mái là tôn lợp Austnam màu xanh.

+ Các loại gạch ốp tường WC là gạch liên doanh nên cần được tuyển lựa để có sự đồng đều về kích thước, màu sắc và độ phẳng.

+ Đường ống cấp nước sử dụng ống tráng kẽm liên doanh + Ống thoát nước PVC Tiền Phong

+ Kính và khuôn nhôm dùng nhóm Asean.

+ Sơn sắt thép: Sử dụng sơn chống gỉ, sơn màu các loại của Công ty Sơn ICI Việt Nam, Sơn Kova

+ Các loại cát đá đã được thí nghiệm+ Gỗ đóng cửa: khuôn gỗ nhóm III

+ Gach nát nền: là gach theo thiết kế 30x30 Mẫu gạch được thông qua bên A trước khi nát.

+ Cốt pha: dùng cốt pha gỗ ép kết hợp với cốt pha thép định hình…

* Lập sơ đồ tổ chức công trường: sơ đồ tổ chức công trường được lập như sau:

+ Danh mục cán bộ chủ chốt tham gia công trình+ Danh mục các công nhân huy động cho dự án

+ Những ai là người phụ trách tại trụ sở, ai là người phụ trách tại công trình và lực lượng dự bị khi cần thiết.

Tùy từng quy mô công trình mà Công ty sẽ bố trí đội ngũ cán bộ, công nhân viên quản lý và thi công công trình khác nhau sao cho có hiệu quả nhất.

* Tính giá trị dự toán dự thầu:

Công tác tính giá trị dự toán dự thầu của Công ty xác định trên cơ sở:

+ Khối lượng tính theo hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công và bản khối lượng mời thầu ghi trong hồ sơ mời thầu.

+ Đơn giá tính theo đơn giá địa phương (phù hợp với từng công trình)+ Tính toán theo định mức xây dựng cơ bản số 1242/1998/QĐ-BXD ngày 25/11/1998 của Bộ xây dựng.

+ Một số loại vật tư nếu không có trong đơn giá thì sẽ tính theo thông báo giá gần nhất của địa phương (hoặc theo chỉ dẫn trong hồ sơ mời thầu).

+ Thuế VAT tính theo thông tư số 106/1999/TT – BTC ngày 30/8/1999 của Bộ tài chính

Việc tính giá dự toán dự thầu của Công ty TNHH Thương mại & Xây dựng Vinh Vân dựa trên cơ sở bảng tiên lượng dự toán chi tiết, đã được nhóm kỹ thuật bóc tách và đơn giá tổng hợp từng công việc mà nhóm kinh tế sử dụng.

Trên cơ sở khối lượng công việc chi tiết của từng hạng mục công trình, và đơn giá tổng hợp của từng công việc, nhóm kinh tế tính được giá dự toán hạng mục công trình trước thuế, giá dự toán dự thầu sau thuế bằng giá dự toán dự thầu trước thuế cộng thuế giá trị gia tăng (VAT) Sau đó tổng hợp giá dự toán dự thầu của hạng mục công trình được đánh giá dự toán dự thầu của toàn bộ công trình sau thuế Giá dự toán dự thầu là mức giá được ghi chính thức trong đơn dự thầu.

Đối với mỗi công trình cụ thể, công ty xét thấy có thể giảm giá thì viết đơn xin giảm giá gửi tới hội đồng xét thầu Tùy từng trường hợp mà bên mời thầu có thể chấp nhận hay không Trường hợp được chấp nhận thì mức giá được dùng để đánh giá hồ sơ dự thầu và ký kết hợp đồng (khi trúng thầu) sẽ là giá dự thầu công trình sau giảm giá.

Đơn xin giảm giá của công ty được căn cứ vào những yếu tố sau:

+ Do đơn vị thi công có năng lực lớn về thiết bị máy móc, trong đó các thiết bị đang sử dụng tốt trong đã thực hiện giá trị khấu hao hết hoặc gần hết, do đó có thể tiết kiệm trong chí phí máy thi công.

+ Do đơn vị thi công có bề dày kinh nghiệm trong công tác quản lý thi công xây dựng các công trình, lực lượng công nhân lành nghề chiếm tỷ trọng cao, do đó có thể tiết kiệm chi phí chung.

+ Do đơn vị có hệ thống dàn giáo, cốt pha vẫn sử dụng tốt song đã khấu hao hết nên giảm đáng kể chi phí cốt phá trong thi công.

+ Do đơn vị đang thi công những công trình tương tự nên có sự ưu đãi về giá các nguyên vật liệu thi công.

+ Do đơn vị công có những ưu thế riêng biệt như có nguồn nguyên liệu tại chỗ (không mất khoản chi phí vận chuyển).

+ Tiết kiệm chi phí thu nhập trước thuế (thường từ 1% - 2%)…

Ngoài ra việc giảm giá dự thầu của công ty còn do một số yếu tố khác như:+ Do bên mời thầu dự toán không chuẩn làm giá đưa ra cao hơn so với thực tế.

+ Do chênh lệch về giá dự toán giữa nước ta và nước ngoài.+ Công ty vận dụng được số lượng vật liệu còn tồn kho.+ Công ty đang có chiến lược mở rộng thị trường….

2.4.3 Hoàn thiện hồ sơ dự thầu và nộp hồ sơ dự thầu:

Trước khi nộp hồ sơ dự thầu thì hồ sơ dự thầu được kiểm tra lần cuối về tính pháp lý như các giấy tờ có liên quan, chữ ký, xem xét lại trước khi nộp.

Sau khi kiểm tra lại hồ sơ dự thầu nếu hồ sơ dự thầu còn điểm nào chưa phù hợp thì được sửa đổi bổ sung cho phù hợp.

- Sau khi hoàn tất hồ sơ dự thầu: