II Các giải pháp hoàn thiện công tác dự thầu tại Công ty
2.2.3. Đánh giá đối thủ cạnh tranh nhằm đưa ra giá dự thầu hợp lý
Trong quy chế đấu thầu quy định sau khi đạt 70% điểm kỹ thuật, thì gói thầu có giá đánh giá thấp nhất sẽ trúng thầu do đó việc tính toán để đưa ra đơn giá phù hợp, không quá thấp mà cũng không quá cao so với giá của đối thủ cạnh tranh là yếu tố quyết định đến khả năng trúng thầu của Công ty.
Công ty có thể sử dụng công tác marketing của mình để biết các đối thủ cạnh tranh trực tiếp với mình là ai, trên cơ sở đó xem xét đánh giá năng lực của họ. Việc đánh giá được dựa trên một số tiêu thức như: năng lực máy móc thiết bị, Nguồn nguyên vật liệu có thể sử dụng, đội ngũ cán bộ…
Công ty đánh giá máy móc thiết bị của đối thủ trên cơ sở đó quyết định cách tính chi phí máy cho mình: giảm đi, hay không tính đến chi phí máy. Nếu đây là một đối thủ có năng lực máy móc hạn chế Công ty chỉ cần tính chi phí máy thấp đi so với định mức đơn giá của địa phương, còn với đối thủ có tiềm lực thì ta có thể không tính đến chi phí máy với những máy móc đã khấu hao hết.
Nguồn nguyên vật liệu cũng rất quan trọng. Sau khi xem xét nếu thấy đối thủ không đang thi công nhiều công trình tương tự, điều đó có nghĩa là nếu thực hiện dự án này công ty đó sẽ phải mua nguyên vật liệu với đơn giá trên thị trường. Từ lợi thế đang thi công nhiều công trình, mua khối lượng nguyên vật liệu nhiều, giá rẻ công ty có thể đưa ra đơn giá vật liệu thấp hơn.
Đánh giá đội ngũ cán bộ sẽ cho công ty biết về khả năng quản lý, marketing cũng như đội ngũ thi công công trình của đối thủ để đưa ra kế sách nhằm tăng khả năng thắng thầu cho mình.
Đánh giá đối thủ giúp ta biết rõ hơn về những thuận lợi cũng như khó khăn của đối thủ từ đó đưa ra đơn giá hợp lý cho mình. Với công tác đánh giá này công ty không chỉ tăng khả năng thắng thầu mà còn thu về lợi nhuận tối đa.
2.2.4. Tổ chức rút kinh nghiệm sau mỗi lần tham gia đấu thầu
Công ty cần có quy định: sau mỗi lần dự thầu dù thắng thầu hay trượt thầu, bộ phận chuyên trách trong đấu thầu cần phải tổ chức rút kinh nghiệm. Nội dung cần xem xét trong buổi tổng kết rút kinh nghiệm này có thể là những nguyên nhân dẫn đến thành công hay thất bại. Đối thủ tham gia tranh thầu là những công ty nào? Điểm mạnh điểm yếu của họ trong lần tranh thầu này là gì? Đặc biệt chú ý đến các nguyên nhân dẫn đến thắng thầu hay trượt thầu, tại sao bên mời thầu lại lựa chọn công ty mà không phải là công ty khác… Qua các buổi tổng kết này, công ty sẽ có cái nhìn xác đáng về công tác đấu thầu, đánh giá được điểm mạnh, điểm yếu của mình để dần hoàn thiện, nâng cao khả năng thắng thầu của Công ty. 2.2.5. Tham gia các hiệp hội nhà thầu
Trong thời gian qua, hình thức liên danh với cac nhà thầu khác – để thực hiện các gói thầu có quy mô lớn, kỹ thuật phức tạp, nhiều hạng mục công trình của công ty còn mang tính tự phát, chưa có những chiến lược và định hướng cụ thể. Khi năng lực của công ty không đáp ứng được yêu cầu trong hồ sơ mời thầu, công ty sẽ tìm kiếm các nhà thầu có năng lực trên địa bàn để liên kết thực hiện với mục đích hai bên cùng có lợi, sau khi công trình được thi công xong thì mọi quan hệ cũng kết thúc.
2.2.6. Nâng cao năng lực của công ty2.2.6.1. Nâng cao năng lực tài chính 2.2.6.1. Nâng cao năng lực tài chính
Từ những phân tích ở trên ta thấy hoạt động kinh doanh của công ty có hiệu quả hơn trước nhưng nguồn vốn của Công ty vẫn ít, tỷ trọng nợ của Công ty chiếm khá cao, một trong những nguyên nhân đó là do số ngày quay vòng vốn của Công ty dài dẫn đến tốc độ luận chuyển vốn chậm. Công ty cần áp dụng đồng bộ các biện pháp nhằm rút bớt số vốn và thời gian vốn lưu thông ở từng khâu, quản lý chặt chẽ về các khoản chi phí. Việc tăng tốc độ luận chuyển của vốn lưu động sẽ
có tác dụng làm giảm nhu cầu về vốn, hạn chế được những khoản vay ngắn hạn và cho phép công ty hoạt động được liện tục.
Trong lĩnh vực xây dựng công ty cần tiến hành thi công dứt điểm những công trình mang tính chiến lược nói riêng và các công trình khác nói chung, để tạo cơ sở tận thu nguồn vốn của chủ đầu tư. Phương thức thanh toán ở mỗi công trình thì có đặc điểm riêng do đó làm sao để được quyết toán vốn đúng thời hạn, đúng tiến độ. Ngoài ra công ty có thể nhận thi công các công trình vừa và nhỏ để tăng vòng quay của vốn, nhanh chóng thu được vốn, lợi nhuận để đưa vào hoạt động kinh doanh.
Đẩy nhanh tiến độ thi công công trình, nhằm sớm bàn giao công trình trước thời hạn. Góp phần thu hồi vốn, tăng nhanh vòng quay của vốn.
Xây dựng quan hệ với các nhà cung ứng vật tư có tài chính mạnh, ổn định, giá cả phải chăng. Bởi có thể mua nguyên vật liệu của các nhà cung ứng này đợi khi thi công xong thì mời phải trả tiền với cách đó cũng góp phần tăng năng lực tài chính của Công ty. Bên cạnh đó Công ty nên đi sâu tìm hiểu phân tích nhu cầu thị trường, nắm bắt được các loại vật tư, thiết bị nào mà thị trường còn thiếu để tổ chức công tác thu mua và dự trữ cho phù hợp, hạn chế tình trạng ứ đọng vật tư dự trữ nhằm giảm chi phí quản lý, giảm các khoản chệnh lệch tỷ giá và gây ứ đọng vốn cho công ty.
2.2.6.2. Nâng cao năng lực về máy móc thiết bị
Năng lực máy móc thiết bị còn là một hạn chế đối với Công ty trong công tác tham dự thầu. Để nâng cao năng lực máy móc thiết bị Công ty phải thực hiện tốt công tác quản lý, sử dụng máy móc thiết bị cũ cũng như mua sắm máy móc thiết bị mới.
* Quản lý máy móc thiết bị
Trước hết công ty cần xây dựng lại cơ cấu máy móc hợp lý giữa các đơn vị thành viên trong công ty để khai thác đồng bộ, triệt để công suất máy móc thiết
bị… Trên cơ sở đó tiến hành phân tích những máy móc nào còn hoạt động tốt, cái nào không hiệu quả để kịp thời thanh lý, nhượng bán và trên cơ sở đó tái đầu tư mua sắm những máy móc thiết bị khác.
Xây dựng kế hoạch bảo dưỡng máy móc, thiết bị theo tuần, tháng, quý, theo các loại tiểu tu, trung tu và đại tu các loại tài sản như trạm trộn bê tông, xe chở bê tông… Trước khi tiến hành sửa chữa cần phải xem xét hiệu quả của chúng để quyết định đúng đắn. Đồng thời tiến hành phân loại máy móc thiết bị nào đang cần dùng, đang phát huy tác dụng thì đẩy mạnh khai thác sử dụng còn những máy móc nào không dùng hoặc không mang lại hiệu quả kịp thời thì tiến hành thanh lý, nhượng bán để bổ sung vốn, khắc phục tình trạng thiếu vốn của Công ty.
Xây dựng định mức tiêu hao nhiên liệu cho các xe chở bê tông.
Quy định trách nhiệm vật chất đối với người bảo quản và sử dụng máy móc, thiết bị để tránh tình trạng mất mát hư hỏng trước thời hạn.
Đối với những trang thiết bị chuyên dụng việc kiểm tra, giám sát quản lý đòi hỏi phải có những cán bộ có trình độ, kinh nghiệm quản lý, hiểu biết về máy móc thiết bị trong lĩnh vực này. Liên tục theo dõi hiệu suất chất lượng của thiết bị để có những biện pháp kế hoạch khắc phục và thay thế những thiết bị kịp thời
Đối với máy móc thiết bị dùng cho an toàn lao động, đòi hỏi phải có sự quan tâm thường xuyên kịp thời khi có sự cố xảy ra cũng như việc kiểm tra thường xuyên trước kh sử dụng thiết bị này.
An toàn lao động là điều cần thiết cho quá trình thi công đảm bảo tiến độ và chất lượng công trình. Thực hiện tốt giải pháp này, làm tăng thêm khả năng kỹ thuật có thể giảm mức giá dự toán thầu. Đây là nhân tố có ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng trúng thầu của Công ty.
* Sử dụng máy móc thiết bị
theo các địa điểm xây dựng và mặt bằng thi công hợp lý, điều phối máy giữa các công trình.
Có kế hoạch cải tiến sử dụng máy móc, nhằm nâng cao hệ số sử dụng máy theo công suất, theo thời gian và đầu máy đưa vào hoạt động.
Xác định các hình thức tổ chức sử dụng máy móc thiết bị hợp lý như kết hợp tốt giữa phương án tự mua sắm và phương án đi thuê, giữa phương án quản lý sử dụng máy tập trung hay phân tán, các hình thức sử dụng có liên quan đến việc kích thích người công nhân sử dụng máy vừa có hiệu quả vừa có bảo đảm cho máy móc lâu hư hỏng, các hình thức khoán sản phẩm nội bộ.
Lựa chọn phương án khấu hao phù hợp với kỳ kế hoạch sao cho có thể vừa bảo toàn lại vừa bảo đảm tính cạnh tranh của giá thành sản phẩm cũng như tạo điều kiện để đổi mới kỹ thuật sản xuất của Công ty.
* Mua sắm máy móc thiết bị mới.
Về máy móc thiết bị dùng cho sản xuất: hiện nay còn thiếu nhiều tuy nhiên muốn trang bị mới công ty phải có một nguồn vốn lớn. Trong giai đoạn hiện nay để khắc phục tình trạng này công ty đã đi thuê máy móc thiết bị vì giá cả thuê máy móc rất rẻ. Tuy nhiên việc thuê máy móc này bị phụ thuộc vào người cho thuê. Nếu thuận lợi thì không sao nhưng khi công ty đang cần thuê nhanh thì số máy móc thiết bị đó bị người khác thuê hay có thể bị hư hỏng. Điều này gây khó khăn và làm ảnh hưởng đến tiến độ thi công. Do đó mà công ty cần lên kế hoạch mua sắm bổ sung tài sản mới.
Về trang thiết bị văn phòng ở công ty hiện nay với số lượng nhân viên như vậy thì cần phải mua săm thêm một số máy để cho phù hợp hơn. Bên cạnh đó công ty nên sử dụng các phần mềm tin học ứng dụng để giúp đỡ cho công việc thiết kế công trình, xử lý kỹ thuật… được diễn ra một cách trôi chảy và tốt đẹp. Khi ứng dụng các phàn mềm tin học vào công tác thiết kế sẽ giúp cho cán bộ công nhân viên trong công ty giảm bớt sức lực và hoạt động được hiệu quả hơn. Hiện
tại các công ty xây dựng trong miền Nam và miền Trung đã sử dụng các phần mềm tin học ứng dụng và đạt hiệu quả khá cao như thiết kế cầu Mỹ Thuận.
Đầu tư đổ mới trang thiết bị đi đôi với nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên, trang bị hệ thống máy móc đồng bộ và hoàn chỉnh để thực hiện phương pháp xây dựng đã lựa chọn.
2.2.6.3. Đội ngũ cán bộ công nhân viên.
Chiến lược đào tạo con người luôn là công việc thường xuyên và lâu dài để đảm bảo sự tồn tại và phát triển lâu dài của mỗi công ty. Do đó Công ty Vinh Vân cần chú trọng đến công tác đào tạo và đào tạo lại nhằm nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ công nhân viên trong công ty. Chú trọng đào tạo cán bộ quản lý, kỹ sư lành nghề có thể tham gia và sử dụng những công nghệ tiên tiến nhằm nâng cao hiệu quả công tác đấu thầu ở Công ty. Việc bố trí hợp lý nguồn nhân lực sẽ giúp cho công ty tiết kiệm được chi phí phát sinh, nâng cao năng suất lao động, giảm chi phí nhân công trong giá thành xây dựng… góp phần giảm giá dự toán thầu và làm tăng khả năng trúng thầu.
Đồng thời, công ty phải luôn có kế hoạch kiểm tra lại trình độ kỹ thuật, quản lý để có thể bồi dưỡng kịp thời nhằm phục vụ cho các giai đoạn tăng trưởng của công ty.
Công ty cũng cần có chính sách khuyến khích để động viên người lao động nhằm nâng cao ý thức và hiệu quả lao động của họ, có thể khuyến khích bằng biện pháp tăng lương giảm giờ làm… các chính sách thưởng phạt công minh để đảm bảo lợi ích người lao động cho cán bộ công nhân viên đi học để tiếp thu kinh nghiệm quản lý, tác phong lao động công nghiệp, các thành tựu khoa học kỹ thuật…
Mặt khác công ty cần bổ sung cán bộ về marketing để nâng cao công tác quảng cáo giới thiệu về công ty nhằm nâng cao danh tiếng cũng như uy tín của Công ty trong công tác nhận thầu.
- Đối với đội ngũ cacsn bộ làm công tác đấu thầu: cần tăng cường đào tạo, bồi dưỡng các kiến thức về kinh tế tài chính, pháp luật… các kỹ năng về ngoại ngữ, tin học nhằm nâng cao chất lượng hồ sơ dự thầu, nâng cao khả năng trực tiếp tham gia dự thầu các loại công trình xây dựng dù phức tạp hay đơn giản.
- Công ty cũng cần chú trọng đến việc tuyển dụng, đào tạo đội ngũ cán bộ gián tiếp và công nhân kỹ thuật trực tiếp thi công tại các công trình. Bởi vì đội ngũ lao động này trực tiếp quyết định đến tiến độ cũng như chất lượng công trình, thực hiện các chủ trương đường lối của ban giám đốc công ty.
- Công ty cần có biện pháp sử dụng đội ngũ lao động địa phương, tại các nơi mà công trình được thi công.
KẾT LUẬN
Trong giai đoạn hiện nay để hòa mình vào xu thế phát triển chung của khu vực cũng như trên thế giới, Việt nam đã không ngừng đẩy mạnh quá trình công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước. Hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản cũng vì thế mà được tăng cường và phát triển ngày một mạnh mẽ làm bộ mặt đất nước như được thay đổi từng ngày. Bên cạnh đó, quá trình toàn cầu hóa đang diễn ra hết sức sôi nổi cũng gây ảnh hưởng lớn đến ngành xây dựng, làm thị trường xây dựng ngày một mở rộng và sự cạnh tranh cũng vì thế mà ngày một gay gắt, quyết liệt. Trong quá trình phát triển ngành xây dựng, đấu thầu được ra đời như một quy luật tất yếu, nhằm đáp ứng những đòi hỏi của cơ chế thị trường. Phương thức đấu thầu được áp dụng rộng rãi sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của công tác xây dựng, giảm bới tiêu cực, thúc đẩu hiệu quả kinh tế xã hội của hoạt động đầu tư.
Quan nghiên cứu thực trạng hoạt động đấu thầu tại Công ty TNHH Thương mại & Xây dựng Vinh Vân, được tiếp cận và học hỏi những kiến thức quý báu về công tác đấu thầu, từ đó thấy được tầm quan trọng của đấu thầu trong một Công ty
Qua chuyên đề ta đã phản ánh toàn bộ nội dung công tác đấu thầu tại Công ty và một số ý kiến của cá nhân nhằm nâng cao khả năng thắng thầu của công ty. Tuy nhiên để nâng cao hiệu quả công tác tham dự thầu thì ngoài sự cố gắng, phấn đấu của tập thể đội ngũ cán bộ công nhân viên trong Công ty thì Nhà nước cũng có một số vai trò hết sức quan trọng.
Tài liệu tham khảo
1. Hồ sơ năng lực Công ty TNHH TM & XD Vinh Vân 2. Tài liệu Công ty TNHH TM & XD Vinh Vân
3. Giáo trình Lập dự án đầu tư – Trường ĐH Kinh tế Quốc dân
4. Giáo trình Kinh tế đầu tư – Trường ĐH Kinh tế Quốc dân
5. Giáo trình Đấu thầu – Trường ĐH Kinh tế Quốc dân
6. Nghị định số 14/2000/NĐ-CP ngày 05 tháng 5 năm 2000 của Chính phủ về việc sửa đổi bổ sung mộ số điều của Quy chế Đấu thầu ban hành