Cơ cấu tổ chức khách sạn caravelle

Tiểu luận Cơ cấu tổ chức khách sạn Caravelle LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ KHÁCH SẠN CARAVELLE: Khách sạn Caravelle khách sạn đạt tiêu chuẩn quốc tế hàng đầu tọa lạc trung tâm kinh doanh, mua sắm, thương mại, giải trí sầm uất thành phố Hồ Chí Minh cách Sân bay quốc tế Tân Sơn Nhất khoảng km đường Trong nhiều năm qua, khách sạn Caravelle nhận nhiều giải thưởng: giải thưởng “Khách sạn tốt dành cho doanh nhân TP.HCM”, giảithưởng “Khách sạn tổ chức kiện tốt khu vực Châu Á”, giải thưởng “100 Khách sạn sang trọng giới năm 2006”, danh hiệu “Khách sạn tốt Việt Nam” năm 2007 VỊ TRÍ Khách sạn Caravelle tọa lạc gần trung tâm mua sắm sầm uất Thành Phố Hồ Chí Minh Địa chỉ: 19 Công Trường Lam Sơn, Quận 1, Hồ Chí Minh (Sài Gịn) Khách sạn Caravelle khách sạn đạt tiêu chuẩn quốc tế hàng đầu tọa lạc trung tâm kinh doanh, mua sắm, thương mại, giải trí sầm uất thành phố Hồ Chí Minh cách Sân bay quốc tế Tân Sơn Nhất khoảng km đường QUI MÔ  Khách sạn Caravelle có 335 phịng trang bị đầy đủ tiện nghi  Hệ thống phòng khách sạn Caravelle:  Về phịng ốc : với kích thước phịng tối thiểu 38.5m2 đánh giá rộng thoải mái Khách hàng có nhu cầu phịng rộng Caravell sẵn sàng đáp ứng  Khách sạn Caravelle có nhà hàng quầy bar: Nhà hàng Nineteen, Saigon Saigon Bar, Martini Bar, Bar hồ bơi, Nhà hàng Reflections Lobby Lounge  Phòng hội nghị Caravelle có sức chứa tối đa 700 người LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com  Phòng hội nghị Opera có sức chứa tối đa 150 người  11 phòng họp thiết kế để lấy ánh sáng tự nhiên DỊCH VỤ BỔ SUNG  Dịch vụ spa chăm sóc sức khỏe:  Hồ bơi: tách biệt riêng tư, hồ bơi tự trời, nằm tầng Giờ mở cửa : 6:00 - 22:00  CLB Chăm sóc Sức khỏe Phịng tập mở cửa suốt 24 dành cho tất khách ưu trú khách sạn CLB cịn có thêm chương trình huấn luyện thể thao khác Tại tầng Giờ mở cửa : 6:00 - 24:00  Qi Spa at Caravelle: quản lý Tập đoàn HAL Tại tầng Giờ mở cửa: 9:00 - 22:00  Câu lạc bộ:  Câu l c b Vegas: Các dãy bàn giải trí tiêu chuẩn quốc tế dù bạn người chơi chuyên nghiệp hay tìm kiếm may mắn Tầng Mở cửa suốt  Tiệc cưới Caravelle: việc tổ chức tiệc cưới Caravelle cịn có dịch vụ kèm theo như: chụp ảnh cưới, thiệp cưới, nhẫn cưới, tuần trăng mật D ch v khác:  Bảo vệ trực 24/24  Phục vụ phòng 24/24  Dịch vụ xe cao cấp đưa đón internet Wi-Fi xe  Dịch vụ khuân vác giúp việc 24/24  Đưa đón tận sân bay LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com II CƠ CẤU TỔ CHỨC KHÁCH SẠN CARAVELLE Hiện , khách sạn Caravelle có 403 nhân viên “Trong số có người ngoại quốc Sơ đồ cấu tổ chức: CARAVELLE HOTEL ORGANIZATION CHART GENERAL MANAGER Executive Secretary FRONT OFFICE EXECUTIVE MANAGER HOUSEKEEPER DIRECTOR OF SALES F&B SERVICE DIRECTOR OF FOOD & BERVERAGE MANAGER CHIEF HUMAN RESOURCES ACCOUNT SECURITY CHIEF RECREATION MANAGER ENGINEER MANAGER MANAGER ASST FOM ASST SALES MANAGER EXE HSK ASST EXE F&B MANAGER CHEF Beverage Manager CỤ THỂ Ở TỪNG BỘ PHẬN : FRONT OFFICE LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com FRONT OFFICE MANAGER The receptionist Reservation Staff Staff Doorman Staff Doorman operator Representative at the airport Nhiệm vụ: giám sát phận tiền sảnh theo ca, giải vấn đề xảy ca, phối hợp với phận phòng phục vụ phòng việc nhận trả phòng khách  The receptionist: Nhân viên tiếp tân  Reservation staff: Nhân viên đặt phòng  Doorman Staff: Nhân viên gác cửa  Relation staff: Nhân viên giao tế  Operator: Nhân viên tổng đài  Representative at the airport: Nhân viên đại diện sân bay HOUSEKEEPING LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com EXE HOUSEKEEPE R PA SUPERVISOR PA ATTENDANT LOCKER ATTENDANT ASST EXE HSK Order Taker (1) (2) SUPERVISOR BUTLER (1) (3) LAUNDRY ATTENDANT FLORIST (1) TEAM LEADER ROOM ATTENDANT MINIBAR ATTENDANT Nhiệm vụ Đảm bảo trang thiết bị phòng khách ngăn nắp, trước khách nhận phòng Làm vệ sinh phòng sau khách trả phòng LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com SALES & MARKETING DIRECTOR OF SALES (1) SALES MANAGER CORPORATE EVENTS MANAGER (1) (1) E-SALES&ADMINISTRATION PR & E DISTRIBUTION (1) (1) Nhiệm vụ Quản lý phận kinh doanh, định giá hợp đồng với công ty du lịch, lữ hành Lên chiến lược kinh doanh, dự báo thị trường để có chiến lược giá kinh doanh hợp lý, đảm bảo doanh số FINANCE LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com CHIEF ACCOUNT (1) GENERAL ACOUNT (1) INCOME AUDITOR RECEIVABLE PAYABLE COST CONTROLLER PURCHASING (1) (1) (1) (1) OFFICER GENERAL CASHIER STOREKEEPER (1) (1) NIGHT AUDITOR RECEIVER (1) (1) ACCOUNT CLERK (1) Nhiệm vụ Phụ trách vấn đề ngân quỹ, theo dõi thu chi, thực nghiệp vụ kế toán theo chế độ hành,… giúp giám đốc quản lý điều hành tốt hoạt động tài q trình hoạt động kinh doanh LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com DIRECTOR OF FOOD & BERVERAG EXE CHEF (1) EXE SOUS CHEF Secretary (1) Western Kit Asian Sous chef Chef de partie (2) PASTRY CHEF Show kit Chef de partie Chef de partie (1) Chef de partie (1) Chef de partie Cold kit Chef de partie Chief Steward (1) (1) Canteen Chef de partie Demi Chef Steward Demi Chef (1) Supervisor (1) (1) Demi Chef Demi Chef Demi Chef Demi Chef Commis Steward Commis (3) (4) (1) (1) (2) (8) (5) Commis Butcher Commis Commis (1) (2) (1) (3) LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Beverage Manager Bartenders Barista Bar Waitstaff Busboy/girl Nhiệm vụ Nhiệm vụ cung cấp thức ăn cho khách Hội ý tổ trưởng nhà hàng để lập thực đơn hàng ngày, thực đơn cho khách đoàn, thực đơn cho buổi tiệc khác Góp ý bàn bạc với kế tốn để lập giá bán cho phù hợp Quản lý toàn nhân viên, kỹ thuật nấu nướng vệ sinh bếp Thường xuyên kiểm tra chất lượng thực phẩm trước chế biến kiểm tra sản phẩm nếm thử ăn cho vị gia vị trước đem phục vụ khách Kiểm soát ăn mặt trình bày trước cung cấp Chịu trách nhiệm khu vực có liên quan đến nhà bếp vệ sinh an toàn thực phẩm việc lưu mẫu Quan sát tất hoạt động diễn bếp lên thực đơn, quản lý nhân viên bếp, lựa chọn thực phẩm, xếp thứ tự ăn thực đơn, ước lượng số khách lượng thực phẩm cần dùng quan trọng khơng kiểm tra chất lượng thức ăn nấu chín 10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com HUMAN RESOURCES HUMAN RESOURCES HUMAN RESOURCES TRANING MANAGER Admin Officer (1) Nurse (1) Nhiệm vụ Quản lý hoạt động hoạch định nhân sự, tuyển dụng, bố trí sử dụng, đào tạo bồi dưỡng, đánh giá nhân viên, đãi ngộ hân sự, giúp giám đốc nâng cao hiệu sử đụng đội ngũ lao động 11 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com SECURITY CHIEF SECURITY (1) ASST CHIEF SECURITY SHIFT LEADER (1) (2) SECURITY GUARD SECURITY GUARD (12 (10) Nhiệm vụ Bảo vệ an ninh cho khách sạn, an ninh hành khách, kiêm phòng cháy chữa cháy 12 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com MAINTENANCE & ENGINEERING CHIEF ENGINEER (1) ASST CHIEF ENGINEER SECRETARY (1) (1) DUTY ENGINEER HEAD GARDENR EDP (4) (1) (2) TECHNICIAN GARDENER (8) (4) Nhiệm vụ Chịu trách nhiệm cho hoạt động có hiệu tồn khách sạn tất thiết bị, dịch vụ bảo dưỡng sửa chữa phụ trợ bảo vệ tài sản Chủ đầu tư Chịu trách nhiệm tất phận cấu trúc khu resort việc trì trang thiết bị mặt đất bên RECREATION 13 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com RECREATION MANAGER (1) SPA ATTENDANT (4) ASST MANAGER RECEPTION SUP RECEPTION LIFEGUARD CASHIER POOL ATTEND ATTENDANT (1) (2) (2) (4) (3) (2) (4) SPA SUPERVISOR GYM SUPERVISOR OUTDOOR SUPERVISOR (2) (1) (2) SPA THERAPIST RECEPTIONIST (5) (2) GYM ATTENDANT OUTDOOR ATTENDANT (3) (4) Nhiệm vụ Cung cấp dịch vụ đáp ứng nhu cầu đa dạng để làm thỏa mãn khách hàng nghỉ ngơi khách sạn 14 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Vị trí Mơ tả cơng việc Mở cửa, chào khách, giúp vận chuyển hành lý từ cửa vào khách sạn Giúp khách vận chuyển hành lý từ sảnh lên phòng, từ Concierge phòng xe Đưa thư, báo, thư tín lên phịng khách Quản lý đội ngũ conceirge, chịu trách nhiệm hoạt động Concierge Manager vận chuyển hành lý, thư Chịu trách nhiệm bảo vệ an ninh cho khách sạn, Security Officer an ninh hành khách, kiêm trách nhiệm phòng cháy chữa cháy Chịu trách nhiệm giám sát đội ngũ bảo vệ, giám sát Security Supervisor hoạt động điều phối đội ngũ theo ca Chịu trách nhiệm hoạt động phận bảo vệ, Security Manager lên kế hoạch huấn luyện điều phối đội ngũ Trực tiếp phục vụ khách: massage, trang điểm, Spa therapist hướng dẫn sử dụng mỹ phẩm cách trang điểm Chịu trách nhiệm quản lý đội ngũ spa theparist: Spa Manager huấn luyện, điều phối giám sát Tiếp nhận trả lời tất điện thoại từ vào tổng đài Operator Hướng dẫn, cung cấp thông tin dịch vụ khách sạn Chuyển gọi đến phận có liên quan Tiếp nhận phản hồi yêu cầu khách qua điện Order Taker thoại: laundry, room service, transport,… Kiểm tra mini bar phòng khách, đảm bảo số lượng thức uống Room service Supervisor snack đủ theo tiêu chuẩn khách sạn Phục vụ thức ăn cho khách phòng Bell man/ Door man 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Điều phối giám sát đội ngũ room service, order hàng, chịu trách nhiệm doanh số phận Room Service Manager Giám sát giải vấn đề có liên quan đến phận Hỗ trợ khách thông tin khách sạn, nhận trả phòng, Receptionist thu ngân, đổi tiền giám sát phận tiền sảnh theo ca, giải vấn đề Front Office Supervisor xảy ca, phối hợp với phận phòng (FO) phục vụ phòng việc nhận trả phòng khách Hỗ trợ trưởng phận tiền sảnh Chịu trách nhiệm AFOM hoạt động phận Chịu trách nhiệm giám sát hoạt động phận tiền Duty manager sảnh ca đêm Quản lý hoạt động phận tiền sảnh, điều phối nhân FOM viên, ngân sách cho phận Trực tiếp lấy thông tin phàn hồi từ khách chất lượng Guest Relation Officer dịch vụ khách sạn phản ánh trực tiếp đến phận có liên quan Đại diện cho khách sạn giải phản hồi Guest Relation Manager khách, giao tiếp với giới truyền thông Trực tiếp quản lý phận tiền sảnh phận phòng Room Division Manager Kết hợp với phận kinh doanh để tăng cơng suất phịng (expat) mức iệu Đảm bảo trang thiết bị phòng khách ngăn nắp, trước khách nhận phòng Làm vệ sinh phòng House Keeper sau khách trả phòng House Keeping Giám sát điểu phối nhân viên phục vụ phòng Supervisor Laundry Staff Trực tiếp điều khiển máy giặt sử dụng hóa chất hợp lý 16 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Giám sát hoạt động nhân viên giặt ủi Quản lý, giám sát hoạt động nhân viên phận Laundry Manager laundry Trực tiếp liên hệ với công ty du lịch, lữ hành để giới thiệu Sale Executive sản phẩm phòng khách sạn, đàm phán giá hợp đồng với khách Quản lý phận kinh doanh, định giá hợp Sale Manager đồng với công ty du lịch, lữ hành Sale & Marketing Lên chiến lược kinh doanh, dự báo thị trường để có Director chiến lược giá kinh doanh hợp lý, đảm bảo (expat) doanh số Waiter/ Waitress Phục vụ bàn, nhận order Bartender Pha chế thức uống theo yêu cầu khách Chịu trách nhiệm điều phối dịch vụ quản lý khu vực Captain nhà hàng Đón khách hướng dẫn khách vào chỗ ngồi, Hostess cung cấp thông tin nhà hàng cho khách Cashier Thu tiền, xuất hóa đơn, đổi tiền cho khách có yêu cầu Giám sát đội ngũ phục vụ, giải vấn đề phát Restaurant Supervisor sinh trình phục vụ Hỗ trợ thay quản lý nhà hàng chịu trách nhiệm Assistant Restaurant hoạt động nhà hàng, giải phản hồi, phàn nàn Supervisor liên quan đến nhà hàng Quản lý, điều phối nhân viên, giám sát hoạt động nhà Restaurant Manager hàng, chịu trách nhiệm doanh thu, chất lượng phục vụ Giám sát đội ngũ phục vụ tiệc, điều phối huấn luyện Banquet Supervisor phục vụ tiệc Quản lý phận tiệc khách sạn Điều hành nhân viên, Banquet Manager huấn luyện, chịu trách nhiệm chất lượng phục vụ kinh doanh Laundry Supervisor 17 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Assistant F&B Manager F&B Manager (expat) Cook Helper Cook Cook Chief Executive Chief (expat) Hỗ trợ trưởng phận ẩm thực hoạt động liên quan đến phận Kết hợp bếp quản lý nhà hàng nhằm đưa chiến lược kinh doanh tốt cho phận ẩm thực Chịu trách nhiệm chất lượng thức ăn phục vụ Hỗ trợ bếp chuẩn bị, sơ chế theo u cầu bếp Trực tiếp đứng bếp, nấu theo thực đơn phó bếp xếp Quản lý đội ngũ bếp, thực đơn, đặt hàng, giám sát bếp q trình nấu, chịu trách nhiệm chất lượng thức ăn Quản lý đội ngũ bếp, quản lý chi phí bếp, lên chương trình khuyến III ĐÁNH GIÁ CƠ CẤU TỔ CHỨC Nhận xét: Đây mơ hình tổ chức hồn hợp, phạm vi kiểm soát rộng mơ hình hợp lý, việc phân chia nhiệm vụ rõ ràng đáp ứng đầy đủ kịp thời yêu cầu khách 18 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Ưu điểm: - Đảm bảo phân quyền rõ ràng,cụ thể, xác để phận cá nhân cấu tổ chức hiểu hồn thành nhiệm vụ giao - Chun mơn hóa cơng việc khách sạn suất hiệu công việc cao Ta thấy vài phận khách sạn, điển hình như: Nhân viên bảo vệ, nhân viên đại diện sân bay, nhân viên gác cửa, bellman,… - Thấy trách nhiệm thuộc phận khách sạn có sơ suất xảy - Sự thống phân công nhiệm vụ, trách nhiệm cho nhân viên - Có thể điều hành máy kiểm sốt tốt Nhược điểm: - Khơng có mối liên hệ chức cấu không đảm bảo trì phối hợp hoạt động phận, cá nhân cấu tổ chức doanh nghiệp - Có nhiều trung gian quản lí khiến đường truyền thông tin truyền đạt bị nhiễu gây khó khăn cơng tác quản lý, tình hình chung hầu hết khách sạn có quy mơ lớn - Trong mơ hình recreation manager phận reception reception sup có chức tương tự làm dư thừa lực hao phí nguồn nhân lực, làm cho cấu tổ chức thêm rắc rối nhóm đưa giải pháp Giải pháp: Gộp phận reception reception mơ hình recreation manager lại thành reception để thống hoạt động Để đảm bảo trì phối hợp hoạt động phận, ta cần liên kết phối hơp phận với 19 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com GENERAL MANAGER Executive Secretary FRONT OFFICE EXECUTIVE MANAGER HOUSEKEEPER DIRECTOR OF SALES F&B SERVICE DIRECTOR OF FOOD & BERVERAGE MANAGER CHIEF HUMAN RESOURCES ACCOUNT MANAGER ASST FOM ASST EXE HSK SALES MANAGER ASST EXE F&B MANAGER CHEF SECURITY CHIEF RECREATION MANAGER ENGINEER MANASecreSe cretary Beverage Manager 20 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ... : add luanvanchat@agmail.com II CƠ CẤU TỔ CHỨC KHÁCH SẠN CARAVELLE Hiện , khách sạn Caravelle có 403 nhân viên “Trong số có người ngoại quốc Sơ đồ cấu tổ chức: CARAVELLE HOTEL ORGANIZATION CHART... năm qua, khách sạn Caravelle nhận nhiều giải thưởng: giải thưởng ? ?Khách sạn tốt dành cho doanh nhân TP.HCM”, giảithưởng ? ?Khách sạn tổ chức kiện tốt khu vực Châu Á”, giải thưởng “100 Khách sạn sang... ? ?Khách sạn tốt Việt Nam” năm 2007 VỊ TRÍ Khách sạn Caravelle tọa lạc gần trung tâm mua sắm sầm uất Thành Phố Hồ Chí Minh Địa chỉ: 19 Cơng Trường Lam Sơn, Quận 1, Hồ Chí Minh (Sài Gịn) Khách sạn