GIAO TRINH TIN HOC CAN BAN OFFICE 2007 GIÁO TRÌNH TIN HỌC CĂN BẢN – OFFICE 2007 TRUNG TÂM TIN HỌC GV TRỊNH QUANG MINH GV BÙI XUÂN TÙNG Page 1 SOẠN THẢO VĂN BẢN VỚI MICROSOFT WORD CÁC THÀNH PH ẦN CƠ BẢ.
GIÁO TRÌNH TIN HỌC CĂN BẢN – OFFICE 2007 SOẠN THẢO VĂN BẢN VỚI MICROSOFT WORD CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN TRÊN MÀN HÌNH WORD: Hệ thống “ribbon” với thành phần chính: thẻ (Tab), nhóm (Group) nút lệnh (Command button) Các nút lệnh có liên quan đến gom vào nhóm, ví dụ nút chọn font, cỡ chữ, in ñậm, nghiêng, gạch chân gom vào nhóm Font Nhiều nhóm có chung tác vụ lại ñược gom vào thẻ Ở góc bên tay trái có nút hình trịn , có tên Microsoft Office Button Nhấn nút xuất bảng lệnh tương tự menu File phiên Word trước, bao gồm lệnh: New, Open, Save, Print TRUNG TÂM TIN HỌC - GV TRỊNH QUANG MINH - GV BÙI XUÂN TÙNG Page GIÁO TRÌNH TIN HỌC CĂN BẢN – OFFICE 2007 Quick Access Toolbar công cụ nằm cạnh nút Microsoft Office Button, giúp truy cập nhanh ñến nút lệnh thường dùng Bạn nhấn chuột vào nút mũi tên cuối bổ sung thêm nút lệnh bạn hay dùng khác vào cơng cụ cách đánh dấu chọn vào Sử dụng phím tắt để mở thẻ, nút lệnh Sử dụng phím tắt để truy cập đến thẻ, nút lệnh cách nhanh chóng Rất đơn giản, giữ phím Alt giây, xuất chữ thẻ, bạn nhấn tiếp chữ thẻ muốn mở, thẻ ñược kích hoạt Bây nút lệnh lại xuất loạt chữ để bạn kích hoạt với cách tương tự Nhấn ESC để Tạo tài liệu Phím tắt để tạo tài liệu Word Ctrl+N Cách khác: Nhấn chuột vào Microsoft Office Button , chọn New, nhấn ñúp chuột vô mục Blank document Tạo tài liệu từ mẫu có sẵn: Nhấn Microsoft Office Button , chọn New Nhấn Installed Templates, sau chọn mẫu cài vào máy hay chọn mẫu từ Microsoft Office Online (u cầu có kết nối Internet để tải về) Nhấn nút Create ñể tạo tài liệu từ mẫu ñã chọn TRUNG TÂM TIN HỌC - GV TRỊNH QUANG MINH - GV BÙI XUÂN TÙNG Page GIÁO TRÌNH TIN HỌC CĂN BẢN – OFFICE 2007 Mở tài liệu có sẵn máy Phím tắt mở tài liệu có sẵn Ctrl+O Bạn vào Microsoft Office Button , chọn Open TRUNG TÂM TIN HỌC - GV TRỊNH QUANG MINH - GV BÙI XUÂN TÙNG Page GIÁO TRÌNH TIN HỌC CĂN BẢN – OFFICE 2007 Lưu tài liệu Phím tắt để lưu tài liệu Ctrl+S Cách khác: Nhấn Microsoft Office Button , chọn Save Nếu file tài liệu trước chưa lưu lần nào, bạn ñược yêu cầu ñặt tên file chọn nơi lưu Để lưu tài liệu với tên khác (hay ñịnh dạng khác), bạn nhấn Microsoft Office Button , chọn Save As (phím tắt F12) Mặc định lưu tài liệu dạng Word 2003 trở trước Mặc ñịnh, tài liệu Word 2007 ñược lưu với ñịnh dạng *.DOCX (khác với *.DOC) Với ñịnh dạng này, bạn khơng thể mở Word 2003 trở trước khơng cài thêm chuyển đổi Để tương thích mở Word 2003 mà khơng cài thêm chương trình, Word 2007 cho phép bạn lưu lại với ñịnh dạng Word 2003 (trong danh sách Save as type hộp thoại Save As, bạn chọn Word 97-2003 Document) Muốn Word 2007 mặc ñịnh lưu với ñịnh dạng Word 2003, bạn nhấn Microsoft Office Button , chọn Word Options ñể mở hộp thoại Word Options Trong khung bên trái, chọn Save Tại mục Save files in this format, bạn chọn Word 97-2003 Document (*.doc) Nhấn OK TRUNG TÂM TIN HỌC - GV TRỊNH QUANG MINH - GV BÙI XUÂN TÙNG Page GIÁO TRÌNH TIN HỌC CĂN BẢN – OFFICE 2007 Giảm thiểu khả liệu chương trình bị đóng bất ngờ Để đề phịng trường hợp treo máy, cúp ñiện làm liệu, nên bật tính lưu tự động theo chu kỳ Trong hộp thoại Word Options, chọn mục Save bên trái, ñánh dấu check vào Save AutoRecover information every, sau nhập số phút tự động lưu vào bên cạnh Nhấn OK Lưu tài liệu với ñịnh dạng PDF/XPS Word 2007 khả lưu tài liệu với dạng file *.PDF (Portable Document Format) *.XPS (XML Paper Specification) loại file điện tử có bố cục cố ñịnh, ñảm bảo file ñược xem mạng hay đem in giữ lại xác phần ñịnh dạng bạn cần, liệu file không dễ thay ñổi Để lưu xuất sang ñịnh dạng PDF/XPS, trước hết bạn cần cài ñặt thêm phần hỗ trợ Microsoft Save as PDF or XPS cho hệ thống Office 2007: truy cập vào http://r.office.microsoft.com/r/rlidMSAddinPDFXPS làm theo hướng dẫn để cài đặt Cài xong bạn lưu tài liệu lại với dạng PDF/XPS cách nhấn Microsoft Office Button , chọn Save As, chọn PDF or XPS TRUNG TÂM TIN HỌC - GV TRỊNH QUANG MINH - GV BÙI XUÂN TÙNG Page GIÁO TRÌNH TIN HỌC CĂN BẢN – OFFICE 2007 Phóng lớn / thu nhỏ tài liệu Ở góc bên phải cửa sổ, trạng thái thấy trượt Zoom Bạn việc kéo trượt qua phải để phóng lớn hay qua trái ñể thu nhỏ tài liệu Xác lập chế độ phóng lớn / thu nhỏ đặc biệt Trong thẻ View, nhóm Zoom, nhấn 100% để đưa tài liệu kích cỡ Nút One Page cho phép bạn hiển thị vừa ñúng trang hình, nút Two Pages hiển thị trang, cịn Page Width chế độ Zoom mà chiều rộng trang vừa với chiều rộng hình Xem tài liệu chế độ Full Screen Reading Cơng cụ nằm thẻ View, nhóm Document Views, mục Full Screen Reading Khi chế độ Full Screen Reading, nhấn phím mũi tên góc trang để di chuyển qua lại trang Nhấn ESC ñể trở chế ñộ Print Layout Cũng nhóm Document Views bạn chọn nhiều chế ñộ hiển thị khác Web Layout, Outline, Draft Thanh thước kẻ (Ruler) Thước kẻ dọc ngang tiện lợi cho bạn canh chỉnh, cho phép bạn tùy ý bật tắt Ruler (menu View – Ruler), chức ñã ñược ñưa vào thẻ View, nhóm Show/Hide Bạn việc đánh dấu check vào mục Ruler lên lại Một cách khác ñể cho thước kẻ nhấn chuột vào nút View Ruler phía cuộn dọc TRUNG TÂM TIN HỌC - GV TRỊNH QUANG MINH - GV BÙI XUÂN TÙNG Page GIÁO TRÌNH TIN HỌC CĂN BẢN – OFFICE 2007 Lưu ý: Bạn phải xem tài liệu chế độ Print Layout ñủ ñược thước kẻ Thay ñổi xác lập lề trang Trong menu Page Layout, ñể thay ñổi lề trang, nhấn nút Margins, menu xổ xuống cho bạn chọn kiểu lề trang thích (mỗi kiểu lề có ghi thơng số bên cạnh, ví dụ kiểu Normal lề trên, dưới, trái, phải cách mép giấy inch ) TRUNG TÂM TIN HỌC - GV TRỊNH QUANG MINH - GV BÙI XUÂN TÙNG Page GIÁO TRÌNH TIN HỌC CĂN BẢN – OFFICE 2007 Hiển thị lề trang Nhấn Microsoft Office Button, nhấn tiếp Word Options Trong hộp thoại xuất hiện, khung bên trái nhấn Advanced, khung bên phải kéo trượt xuống nhóm Show document content đánh dấu check vào hộp kiểm Show text boundaries Nhấn OK TRUNG TÂM TIN HỌC - GV TRỊNH QUANG MINH - GV BÙI XUÂN TÙNG Page GIÁO TRÌNH TIN HỌC CĂN BẢN – OFFICE 2007 Chọn hướng giấy cho toàn tài liệu Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn nút Orientation chọn hai kiểu Portrait (trang dọc) Landscape (trang ngang) Xác lập trang dọc trang ngang tài liệu - Dùng chuột quét chọn ñoạn văn mà bạn muốn thay ñổi sang hướng dọc ngang - Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn nút Margins - Nhấn Custom Margins, chọn tiếp Portrait (trang dọc) Landscape (trang ngang) mục Orientation - Trong mục Apply to, chọn Selected text Nhấn OK Thay ñổi cỡ giấy Nếu muốn thay ñổi kích cỡ trang giấy, thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, bạn nhấn nút Size Menu xổ xuống cho bạn chọn cỡ giấy có sẵn như: Letter, A4, A5, A6, Postcard Muốn xác lập cỡ giấy đặc biệt khơng có danh sách, bạn chọn More Paper Sizes cuối menu nhập vào chiều rộng (Width), chiều cao (Height) thích Khắc phục tượng: Lề bị biến Khi bạn xem tài liệu chế ñộ Print Layout, ñiểm chèn nằm sát góc bên trái trang, giống khơng có lề Cách khắc phục: Khi lề lề khơng hiển thị, bạn đưa trỏ chuột ñến lề lề trang cho ñến trỏ biến thành mũi tên hai ñầu nhấn ñúp chuột vào Lề lề ñây ñã ñược hiển thị Một cách khác ñể khắc phục tượng bị lề trên: - Trong thẻ View, nhóm Document Views, đảm bảo nút Print Layout ñang ñược chọn - Nhấn Microsoft Office Button , nhấn tiếp Word Options - Trong khung bên trái, chọn Display TRUNG TÂM TIN HỌC - GV TRỊNH QUANG MINH - GV BÙI XUÂN TÙNG Page GIÁO TRÌNH TIN HỌC CĂN BẢN – OFFICE 2007 - Ở khung bên phải, nhóm Page display options, đánh dấu chọn mục Show white space between pages in Print Layout view Nhấn OK Chèn Header, Footer cho toàn tài liệu Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer Một menu xổ xuống với Header, Footer mẫu cho bạn chọn Kế ñến bạn nhập nội dung cho Header hay Footer Nhập xong nhấn ñúp chuột vào vùng nội dung trang, Header / Footer ñược áp dụng cho toàn trang tài liệu TRUNG TÂM TIN HỌC - GV TRỊNH QUANG MINH - GV BÙI XUÂN TÙNG Page 10 GIÁO TRÌNH TIN HỌC CĂN BẢN – OFFICE 2007 Chèn tranh, hình từ file: menu Insert chọn Picture Chọn ổ ñĩa, thư mục chọn hình cần chèn vào: TRUNG TÂM TIN HỌC - GV TRỊNH QUANG MINH - GV BÙI XUÂN TÙNG Page 25 GIÁO TRÌNH TIN HỌC CĂN BẢN – OFFICE 2007 Trong menu Layout, Chọn kiểu Square (để cho chữ ơm bao xung quanh hình) Chọn hình, click vào menu Picture Tools TRUNG TÂM TIN HỌC - GV TRỊNH QUANG MINH - GV BÙI XUÂN TÙNG Page 26 GIÁO TRÌNH TIN HỌC CĂN BẢN – OFFICE 2007 Một tay nhấn Ctrl Chèn hình vng, hình chữ nhật, hình trịn: kéo chuột vẽ Trong Menu Insert, Chọn nút Shapes Nhấn Shift ñể cho tròn Thực chức Mail Merger Trong Mailings, chọn Start Mail Merge TRUNG TÂM TIN HỌC - GV TRỊNH QUANG MINH - GV BÙI XUÂN TÙNG Page 27 GIÁO TRÌNH TIN HỌC CĂN BẢN – OFFICE 2007 TRUNG TÂM TIN HỌC - GV TRỊNH QUANG MINH - GV BÙI XUÂN TÙNG Page 28 GIÁO TRÌNH TIN HỌC CĂN BẢN – OFFICE 2007 XỬ LÝ BẢNG TÍNH VỚI MICROSOFT EXCEL Menu Home TRUNG TÂM TIN HỌC - GV TRỊNH QUANG MINH - GV BÙI XUÂN TÙNG Page 29 GIÁO TRÌNH TIN HỌC CĂN BẢN – OFFICE 2007 Menu Insert Chèn ñồ thị Trong Menu Insert, chọn kiểu ñồ thị cần chèn: ta chọn kiểu Pie (3-D Pie) Chọn Select Data: TRUNG TÂM TIN HỌC - GV TRỊNH QUANG MINH - GV BÙI XUÂN TÙNG Page 30 GIÁO TRÌNH TIN HỌC CĂN BẢN – OFFICE 2007 Chọn Format Data Labels TRUNG TÂM TIN HỌC - GV TRỊNH QUANG MINH - GV BÙI XUÂN TÙNG Page 31 GIÁO TRÌNH TIN HỌC CĂN BẢN – OFFICE 2007 Click chọn mục Percentage: TRUNG TÂM TIN HỌC - GV TRỊNH QUANG MINH - GV BÙI XUÂN TÙNG Page 32 GIÁO TRÌNH TIN HỌC CĂN BẢN – OFFICE 2007 Menu Page Layout Menu Formulas Menu Data Menu Review Menu View TRUNG TÂM TIN HỌC - GV TRỊNH QUANG MINH - GV BÙI XUÂN TÙNG Page 33 GIÁO TRÌNH TIN HỌC CĂN BẢN – OFFICE 2007 Xem công thức Function Arguments: TRUNG TÂM TIN HỌC - GV TRỊNH QUANG MINH - GV BÙI XUÂN TÙNG Page 34 GIÁO TRÌNH TIN HỌC CĂN BẢN – OFFICE 2007 TRÌNH DIỄN VỚI MICROSOFT POWERPOINT TRUNG TÂM TIN HỌC - GV TRỊNH QUANG MINH - GV BÙI XUÂN TÙNG Page 35 GIÁO TRÌNH TIN HỌC CĂN BẢN – OFFICE 2007 Menu Insert: Chèn ñoạn video clip vào powerpoint: menu Insert, chọn Movie Ta chọn tiếp Movie from File… TRUNG TÂM TIN HỌC - GV TRỊNH QUANG MINH - GV BÙI XUÂN TÙNG Page 36 GIÁO TRÌNH TIN HỌC CĂN BẢN – OFFICE 2007 Menu Design: Menu Animation: Chọn hiệu ứng cho ñối tượng Animation: mục Animate Click vào Custom Animation TRUNG TÂM TIN HỌC - GV TRỊNH QUANG MINH - GV BÙI XUÂN TÙNG Page 37 GIÁO TRÌNH TIN HỌC CĂN BẢN – OFFICE 2007 Menu Slide Show: TRUNG TÂM TIN HỌC - GV TRỊNH QUANG MINH - GV BÙI XUÂN TÙNG Page 38 GIÁO TRÌNH TIN HỌC CĂN BẢN – OFFICE 2007 Menu Review: Menu View: TRUNG TÂM TIN HỌC - GV TRỊNH QUANG MINH - GV BÙI XUÂN TÙNG Page 39 ... TRUNG TÂM TIN HỌC - GV TRỊNH QUANG MINH - GV BÙI XUÂN TÙNG Page 27 GIÁO TRÌNH TIN HỌC CĂN BẢN – OFFICE 2007 TRUNG TÂM TIN HỌC - GV TRỊNH QUANG MINH - GV BÙI XUÂN TÙNG Page 28 GIÁO TRÌNH TIN HỌC... Page 31 GIÁO TRÌNH TIN HỌC CĂN BẢN – OFFICE 2007 Click chọn mục Percentage: TRUNG TÂM TIN HỌC - GV TRỊNH QUANG MINH - GV BÙI XUÂN TÙNG Page 32 GIÁO TRÌNH TIN HỌC CĂN BẢN – OFFICE 2007 Menu Page Layout... GIÁO TRÌNH TIN HỌC CĂN BẢN – OFFICE 2007 TRÌNH DIỄN VỚI MICROSOFT POWERPOINT TRUNG TÂM TIN HỌC - GV TRỊNH QUANG MINH - GV BÙI XUÂN TÙNG Page 35 GIÁO TRÌNH TIN HỌC CĂN BẢN – OFFICE 2007 Menu Insert: