Khi các dữ liệu đã có, đặt con trỏ bất cứ nơi nào trong phần dữ liệu bao gồm tất cả các dữ liệu worksheet trong báo cáo hoặc chọn dữ liệu bạn muốn sử dụng trong các báo cáo, sau đó trên [r]
(1)GIÁO TRÌNH Tìm hiểu Microsoft Office 2007 Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 LÊ VĂN HIẾU 2009 VIỆT NAM (2) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 MỤC LỤC PHẦN I: LÀM QUEN VỚI EXCEL 2007 Làm quen nhanh với Excel 2007 a Những thuật ngữ cần nhớ b Ribbon công cụ Excel 2007 c Chuẩn XML Tìm hiểu Excel 2007: Tạo workbook đầu tiên a Mở workbook có sẵn b Lưu workbook c Đóng workbook d Sắp xếp workbook e Thủ thuật với worksheet Tìm hiểu Excel 2007: Cách nhập công thức 11 a Tìm hiểu công thức Excel 2007 11 b Bắt đầu với dấu (=) 12 c Tìm hiểu công thức tổng giá trị cột (SUM) 12 d Nên copy công thức thay vì tạo công thức 13 e Tìm hiểu cell (ô) 14 f Cập nhật kết công thức 14 g Sử dụng công thức Sum cho vài giá trị cột 15 h Sử dụng công thức đơn giản khác Excel 2007 15 i Tìm giá trị trung bình 15 j Tìm giá trị lớn nhỏ 16 k In các công thức để dễ ghi nhớ 16 l Dấu hiệu lạ xuất trên bảng tính 17 m Tìm nhiều công thức khác 18 Cách dùng hàm Excel 2007 để xác định thông tin ngày 18 a Bài học thứ nhất: Ngày liên quan đến Excel nào? 18 b Bài học thứ hai: Tính toán ngày tháng cách sử dụng công thức 20 PHẦN II: CÁCH TẠO BIẾU ĐỒ 24 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com (3) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Làm nào để tạo biểu đồ Excel 2007 24 a Tạo biểu đồ Excel 2007 24 b Cách tạo biểu đồ 24 c Làm nào để liệu worksheet xuất biểu đồ 25 d Tìm hiểu Chart Tools 26 e Thay đổi biểu đồ 26 f Thêm tiêu đề cho biểu đồ 27 PHẦN III: CÁCH TẠO BÁO CÁO VỚI PIVOTABLE 28 PivotTable I: Làm quen với PivotTable reports Excel 2007 28 a Lấy liệu để làm việc 28 b Xem lại liệu nguồn 28 c Tạo hộp thoại PivotTable 29 d Cơ PivotTable Report 30 PivotTable II: Lọc các liệu PivotTable Excel 2007 30 a Chỉ xem liệu mà bạn muốn xem báo cáo PivotTable 30 b Lọc để xem nhiều sản phẩm 31 c Giới hạn lọc cho sản phẩm 31 d Tìm loại sản phẩm có doanh thu cao 32 e Lọc thông tin theo thời gian 32 f Hủy bỏ lọc 32 g Hủy bỏ filter báo cáo PivotTable 33 PivotTable III: Tính toán liệu báo cáo PivotTable Excel 2007 34 a Làm việc với số 34 b Tóm tắt liệu cách khác 34 c Thực phép tính % 35 d Nhân viên nào nhận tiền thưởng? 35 PHẦN IV: CHIA SẺ THÔNG TIN 36 Chia sẻ liệu Excel với ứng dụng khác cách xuất lên SharePoint 36 a Chia sẻ liệu Excel lên SharePoint 36 b Lấy địa website cho trang SharePoint 36 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com (4) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 c Xuất bảng biểu đến SharePoint: phần I 37 d Xuất bảng biểu đến SharePoint: phần II 37 e Xem danh sách bạn trên trang web SharePoint 38 f Cho người biết danh sách đâu 38 g Duyệt lại danh sách SharePoint 39 h Cập nhật liệu bảng biểu Excel 39 Excel Services I: Phần 40 a Lưu Workbook đến trang web SharePoint bạn 40 b Tìm hiểu Excel Services 40 Excel Services II: Yêu cầu, đề nghị và phân quyền 41 a Làm nào để ngăn người khác chỉnh sửa 41 b Sự khác sử dụng workbook Excel và Excel Services 42 c Những gì bạn cần cho Excel Services 43 d Phần mềm yêu cầu cho Excel Services 44 e Những thư viện tài liệu và Excel Services 44 f Thiết lập thư viện tài liệu cho Excel Services 45 Excel Services I: Phần (box) 46 a Lưu Workbook đến trang web SharePoint bạn 46 b Tìm hiểu Excel Services 46 Excel Services III: Kiểm soát gì bạn chia sẻ 47 a Giới thiệu việc phân quyền với Excel Services 47 b Tác động việc phân quyền 48 c Làm nào để thêm người cho nhóm Viewers 48 d Giữ liệu riêng tư Excel Services 49 Excel Services IV: Cho phép nhập thông tin 49 a Bước 1: Kiểm tra tên cell 50 b Bước 2: Đặt tên cell cho Excel Services 50 c Bước 3: Cho phép liệu truy cập Excel Services 51 d Bước 4: Nhập giá trị Excel Services 51 PHẦN V: CÁC KỸ NĂNG OFFICE CƠ BẢN 52 Làm quen nhanh với hệ thống Office 2007 52 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com (5) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 a Ribbon 52 b Nhiều tùy chọn cần thiết khác 53 c Tạo công cụ cho riêng bạn 54 d Chuẩn XML 54 e Hệ thống phím tắt Office 2007 54 An toàn thông tin 55 a Các đe dọa an ninh 56 b Nguồn lây nhiễm 57 c Microsoft Update cách để hạn chế rủi ro 57 d Phần mềm chống Virus 58 e Một số thiết lập an ninh khác 59 f An toàn cho email 59 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com (6) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 PHẦN I: LÀM QUEN VỚI EXCEL 2007 Làm quen nhanh với Excel 2007 Tìm hiểu giao diện và cách hoàn thành các tác vụ hàng ngày trên Excel 2007, chút khái niệm chuẩn định dạng XML a Những thuật ngữ cần nhớ Workbook: Đây là tập tin để làm việc như: tính toán, vẽ đồ thị, …và lưu trữ liệu Một workbook có thể chứa nhiều sheet, có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với tập tin Mỗi workbook chứa nhiều worksheet hay chart sheet, tùy thuộc vào nhớ máy tính Worksheet: Có gọi là “sheet” hay “bảng tính”, là nơi lưu trữ và làm việc với liệu Một worksheet có nhiều ô và các ô có chứa các cột và dòng Worksheet lưu workbook Trong Excel 2007, Worksheet chứa 16,384 cột và 1,048,576 dòng, thay vì 256 cột và 65,536 dòng phiên cũ Chart sheet: Thực chất là sheet workbook, nó chứa đồ thị Vì vậy, muốn xem đồ thị riêng lẻ thì chart sheet là lựa chọn tối ưu Sheet tabs: Tên các sheet thể trên các thẻ đặt góc trái cửa sổ workbook Bạn có thể di chuyển từ sheet này sang sheet khác thao tác đơn giản là nhấp chuột vào tên sheet cần đến sheet tab b Ribbon công cụ Excel 2007 Ribbon - trung tâm kiểm soát bạn Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com (7) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Khi lần đầu tiên sử dụng Excel 2007, giao diện nó có thể làm cho bạn choáng ngợp thay đổi khác hẳn so với các phiên trước Thay cho các trình đơn (menu) truyền thống là các cụm lệnh trình bày phía trên màn hình, giúp người dùng sử dụng thuận tiện hơn, đó chính là Ribbon Bộ công cụ Ribbon gồm: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins Những thứ bạn cần bây trực quan, dễ nhìn, rõ ràng và dễ sử dụng Ribbon thực là trung tâm hỗ trợ công việc tuyệt vời Với Excel 2007, các lệnh tập hợp lại theo nhóm chức năng, cần là có Hình minh họa các Ribbon c Chuẩn XML Excel 2007 dùng định dạng tập tin mặc định là XLSX dựa trên chuẩn XML (eXtensible Markup Language) thay cho định dạng chuẩn trước đây là XLS Chuẩn này giúp cho các tài liệu an toàn hơn, dung lượng tài liệu nhỏ và tích hợp sâu với các hệ thống thông tin và các nguồn liệu bên ngoài Nhờ vậy, các tài liệu quản lý, phân tích và chia sẻ dễ dàng, hiệu hết Tìm hiểu Excel 2007: Tạo workbook đầu tiên Làm nào để tạo workbook, nhập và chỉnh sửa văn và số liệu, thêm dòng, cột… a Mở workbook có sẵn Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com (8) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 WorkBook và Worksheet Bạn có thể mở tập tin sẵn có cách khác nhau: Cách thứ nhất: Bấm chuột vào nút Office, chọn Open Trong hộp thoại Open, đường dẫn đến nơi lưu trữ tập tin và chọn tên tập tin cần mở nhấn nút Open (hay nhấn ENTER trên bàn phím bấm đôi phím trái chuột) để mở tập tin Cách thứ hai: Chỉ có tác dụng tập tin làm việc với phần mềm Excel trên máy tính bạn Bấm chọn tên tập tin danh sách tài liệu mở thời gian gần (Recent Documents) trên nút Office để mở tập tin Excel 2007 mặc định lưu lại tối đa 50 tên file sử dụng gần Cách thứ ba: Tìm đến tập trình quản lý tập tin, Windows Explorer, nhấp đôi chuột lên tập tin để mở b Lưu workbook Sau làm việc với tập tin, điều cốt tử là phải lưu lại chỉnh sửa, thay đổi, không, công sức bạn xem bỏ biển Excel 2007 cung cấp chế lưu tự động khoảng thời gian định (mặt định là 10 phút/lần) Nhưng bạn có thể tùy chỉnh để rút ngắn khoảng thời gian các lần lưu lại để đề phòng trường hợp máy tích bị trục trặc bất ngờ hay bị cúp điện Cách tùy chỉnh đơn giản: Bấm vào nút Office, chọn Excel options, chọn Save, bạn cần đánh dấu vào tuỳ chọn Save AutoRecover Information Every chỉnh lại thời gian lưu tự động theo ý muốn Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com (9) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Tùy chỉnh lưu tự động Excel 2007 Trên đây là chế độ lưu tự động, nhiên có lúc bạn cần phải thực lưu thủ công Sau đây là vài cách lưu workbook: Chọn nút có hình đĩa mềm trên Quick Access Tollbar góc trên cùng bên trái màn hình để mở nhanh chức Office Save để tiến hành lưu tài liệu Bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl+S hay Shift+F12 để thực công việc quan trọng này Nếu muốn tạo để giữ tập tin gốc, bạn chọn chức Save As và đặt tên khác, chọn kiểu tập tin Save as type, chọn nơi chứa cho tập tin (bản sao) bạn vừa tạo Cuối cùng nhấn nút Save để lưu trữ c Đóng workbook Sau làm việc và lưu xong, bạn phải đóng workbook Đây là cách đóng phổ biến: Chọn nút Office, sau đó chọn Close; bấm vào nút có ký hiệu " X " góc trên bên phải màn hình, dùng tổ hợp phím Ctrl+F4 Ctrl+W d Sắp xếp workbook Excel 2007 cung cấp cho bạn khả xếp lại các workbook mở cùng lúc Nhờ vậy, việc tham khảo qua lại các các workbook thuận tiện Để xếp, bạn bấm chuột vào nhóm lệnh View, chọn Arrange All, chọn cho mình kiểu bố trí thích hợp e Thủ thuật với worksheet Chèn và xóa cột ô (cell), (column) , dòng (row): Bạn có thể chèn thêm các cột, dòng, ô vào vùng làm việc worksheet Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com (10) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Các ô chèn tùy ý vào cá vị trí: bên trái, bên trên ô hành Các ô chọn có thể dịch chuyển qua phải xuống ô hành Excel 2007 cho phép thực việc chèn thêm các dòng lên bên trên, các cột vào bên trái ô hành Đồng thời, bạn có thể xóa các ô, các dòng và cột không phù hợp Các ô chứa liệu Chèn thêm worksheet vào workbook: Để làm việc này, bạn cần làm theo các cách sau: Dùng tổ hợp phím Shift+F11 chèn sheet vào trước sheet hành; chọn tab Home, nhóm Cells - Insert - Insert sheet; nhấp phải chuột lên sheet tab và chọn Insert…, chọn Worksheet và nhấn nút OK hộp thoại Insert, có Sheet chèn vào Xóa worksheet: Muốn xóa work sheet, bạn chọn Sheet muốn xóa chọn nhóm Home - chọn nhóm Cells - chọn Delete - chọn Delete sheet Cách nhanh là nhấp phải chuột lên tên sheet muốn xóa sau đó chọn Delete, bấm OK để xác nhận xóa Đổi tên worksheet: Việc này đơn giản, cần nhấp phải chuột lên tên sheet cần đổi tên sheet tab, chọn Rename, nhập vào tên và cuối cùng nhấn phím ENTER Lưu ý: Excel 2007 không cho phép dùng các ký hiệu, ký tự đặc biệt để đặt tên (như: / \ ? *: ) để đặt tên cho sheet Sắp xếp các worksheet: Đối với việc di chuyển số sheet, cách nhanh là dùng chức kéo thả Excel Người dùng có thể bấm và giữ phím trái chuột lên tên sheet kéo đến vị trí để thả xuống Khi phải di chuyển hay copy nhiều sheet, thì bấm phím phải chuột lên tên sheet cần xếp, chọn Move or Copy Lúc đó xuất hộp thoại Move or Copy Chỉ cần bấm chọn tên sheet, sau đó bấm OK để di chuyển Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 10 (11) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Sao chép: Nhấp phải chuột lên sheet, chọn Move or Copy chọn vị trí đặt vùng Before sheet, chọn Creat a copy, nhấn OK để hoàn thành Muốn cùng lúc chép nhiều sheet, nhấn giữ phím Ctrl, dùng chuột chọn tên sheet cần chép, giữ trái chuột để kéo đến vị trí đặt trên sheet tab thả chuột Lưu ý: cần chọn nhiều sheet lệnh Ctrl + nhấp chuột trước thực lệnh này Trường hợp bạn muốn chép các sheet sang workbook khác thì mở workbook nguồn, chọn lệnh Move or Copy, chọn tên workbook đích To book Ngoài thủ thuật trên, bạn có thể tô màu cho sheet tab để dễ quản lý sheet tab Chỉ cần nhấp phải chuột lên tên sheet mà bạn muốn tô màu chọn Tab Color và chọn màu thích hợp để tô Bạn có thể làm ẩn worksheet cách nhấp phím phải chuột lên tên sheet, sau đó chọn Hide để giấu nó Khi cần làm việc trở lại với sheet này, bạn nhấp phím phải chuột lên Sheet tab, chọn Unhide, chọn tên sheet và nhấn nút OK nó hiển thị trên màn hình Tìm hiểu Excel 2007: Cách nhập công thức Làm nào để chèn công thức đơn giản vào bảng tính và tự động cập nhật kết a Tìm hiểu công thức Excel 2007 Ví dụ hình trên bạn nhìn vào ngân sách chi tiêu gia đình cho phần Entertainment và worksheet ô C6 cồn trống (chi tiêu cho đĩa CD tháng 2) chưa nhập Trong phần này bạn hướng dẫn sử dụng Excel để làm bài toán công thức đơn giản Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 11 (12) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 b Bắt đầu với dấu (=) Nhập công thức ô C6 Nhấn nút ENTER để xem kết Khi nào bạn click vào ô C6, công thức xuất trên công thức (formula bar) Hai đĩa CD mua tháng Hai trị giá là $12.99 và $16.99 Vậy tổng giá trị chi tiêu cho đĩa CD tháng hai là hai đĩa CD Bạn có thể cộng giá trị này Excel cách nhập công thức vào ô C6 Những công thức Excel luôn dấu (=) Như công thức ô C6 là: =12.99+16.99 Dấu cộng (+) là thuật toán để Excel cộng thêm giá trị Nếu bạn tự hỏi làm nào để có kết này thì công thức rõ công thức bạn click vào ô C6 Bạn nên biết các thuật toán Excel bao gồm dấu cộng (+) dấu trừ (-), dấu nhân (*) và dấu chia (\) c Tìm hiểu công thức tổng giá trị cột (SUM) Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 12 (13) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Để có kết chi tiêu tháng 1, click vào ô B7 và sau đó thực các bước sau: Trên tab Home, click nút Sum nhóm Editing Công thức xuất trọng ô B7 Nhấn ENTER để có kết ô B7 Click vào ô B7 để hiển thị công thức trên công thức Bạn có thể cộng chi tiêu tháng Giếng ô B7 cách nhấn lệnh Sum nhóm Editing, trên tab Home, nó tự động cộng giá trị cột Cách làm này làm cho người dùng đỡ tốn thời gian, thay vì phải nhập công thức Khi nhấn ENTER kết ô B7 là 95.94 Công thức là =SUM(B3:B6) xuất trên công thức bạn click vào ô B7 d Nên copy công thức thay vì tạo công thức Dùng chuột kéo phần ô công thức đến ô sử dụng cùng công thức, sau đó thả chuột Nút Auto Fill Options xuất và kết Trong vài trường hợp thì việc copy công thức dễ thực việc tạo công thức Trong ví dụ trên bạn đã xem qua việc copy công thức tổng cộng chi tiêu tháng để ứng dụng tổng cộng chi tiêu cho tháng Để làm điều này đầu tiên chọn ô công thức B7, sau đó dùng chuột trỏ vào góc bên bên phải ô B7 đến trỏ trở thành dấu thập màu đen (+) Kế tiếp kéo phần fill handle sang ô C7 Khi phần fill handle thả ra, thì tổng giá trị ô C7 xuất với giá trị 126.93 Công thức xuất trên công thức là =SUM(C3:C6), bạn click vào ô C7 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 13 (14) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Sau copy công thức nút Auto Fill Options xuất để bạn có thêm chọn lựa format, trường hợp trên bạn không cần sử dụng chúng Nút bạn click vào ô khác biến e Tìm hiểu cell (ô) Ô kham khảo Giá trị kham khảo A10 A10, A20 A10:A20 B15:E15 A10:E20 Ô cột A và dòng thứ 10 Ô A10 và ô A20 Bao gồm các ô cột A từ dòng thứ 10 đến dòng thứ 20 Bao gồm các ô từ dòng 15 từ cột B đến cột E Bao gồm các ô cột A đến cột E từ dòng thứ 10 đến dòng thứ 20 Việc xác định các ô để dùng vào việc ứng dụng công thức Excel thường sử dụng cách sử dụng ngắn A1 để xác định cột ký tự và dòng là số f Cập nhật kết công thức Giả sử giá trị 11.97 ô C4 bị sai, vì nó phải cộng thêm 3.99 chính xác bạn nên chọn ô C4 và nhập công thức "=11.97+3.99" cho ô này sau đó nhấn ENTER: Trên hình trên cho thấy giá trị ô C4 thay đổi và dĩ nhiên Excel tự động cập nhật tổng giá trị chi tiêu ô C7 thành 130.92 từ 126.93 Excel có thể cập nhật vì công thức nó ô C7 là "=SUM(C3:C6)" Nếu bạn không sử dụng công thức cho ô C7, thì giá trị không cập nhật Bạn có thể sửa đổi nhập công thức trực tiếp trên công thức ô Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com thay vì nhập vào các 14 (15) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 g Sử dụng công thức Sum cho vài giá trị cột Trong ô C9, nhập dấu (=), nhập SUM và sau đó mở dấu ngoặc đơn “(” Nhấn vào ô C4 và sau đó gõ dấy phẩy (,) ô C9 Nhấn vào ô C6 và sau đó đóng dấu ngoặc đơn “)” ô C9 Nhấn ENTER để thị kết Trong ví dụ trên cho thấy hàm SUM có thể áp dụng cho vài giá trị cột cách chọn vài giá trị có liên quan h Sử dụng công thức đơn giản khác Excel 2007 Công thức Tính AVERAGE MAX MIN Tính trung bình Giá trị lớn Giá trị nhỏ Hàm SUM là các tính Excel, ngoài nó còn có các công thức khác AVERAGE, MAX, MIN để hỗ trợ bạn thực các công thức để có kết Nếu bạn tự tính toán, thì thật khó khăn để kết chính xác i Tìm giá trị trung bình Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 15 (16) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Để tìm giá trị trung bình hai tháng, click vào ô C7 và sau đó: Trân tab Home, nhóm Editing, chọn mũi tên nút Sum và sau đó chọn Average Nhấn ENTER để thị kết ô D7 Bạn có thể nhập công thức trực tiếp trên ô D7 “=AVERAGE(B7:C7)”, kết tương tự j Tìm giá trị lớn nhỏ Để tìm giá trị lớn phạm vi, click ô F7 và sau đó: Trên tab Home, nhóm Editing, chọn mũi tên trên nút Sum và sau đó chọn Max Nhấn Enter để hiển thị kết ô F7 Công thức MAX tìm giá trị lớn dãy số và chức MIN tìm giá trị nhỏ Với ví dụ trên công thức là “MAX(F3:F6)” và giá trị lớn là 131.95 Để tìm giá trị nhỏ ví dụ trên, click vào Min sau đó ENTER, kết Trong trường hợp này công thức là “=MIN(F3:F6)” và kết là 131.75 k In các công thức để dễ ghi nhớ Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 16 (17) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Bạn có thể in các công thức và đặt chúng trên bảng bàn làm việc để nhắc nhở bạn tạo công thức này nào Để in các công thức bạn cần thể công thức trên bảng tính (worksheet), làm điều này cách nhấn tab Formulas và nhóm Formula Auditing chọn Show Formulas Office Bây việc click nút Microsoft và in ấn Nếu bạn muốn ẩn công thức thì lập lại cách bạn làm cho nó lên bảng tính Hoặc bạn có thể dùng phím tắt CTRL+` (phím ` hầu hết có trên bàn phím) để ẩn công thức trên bảng tính l Dấu hiệu lạ xuất trên bảng tính Một dấu ##### xuất trên bang tính thì nó cho biết bị lỗi cột quá hẹp để hiển thị kết nó Thỉnh thoảng Excel không thể tính toán kết vì công thức bị lỗi Sau đây là lỗi thường gặp nhất: ##### Cột không đủ rộng để thị kết ô, nên kéo chiều rộng cho ô Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 17 (18) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 #REF! Một giá trị không hợp lệ Các ô bị xóa bị dán đè giá trị khác lên #NAME? Tên công thức bị sai và Excel không hiểu công thức đó Khi bạn click vào ô #NAME? thì nó nút để bạn có thể sửa sai m Tìm nhiều công thức khác Click vào nút Sum nhóm Editing, trên tab Home và sau đó chọn More Functions để mở hộp thoại Insert Function Excel cung cấp nhiều tính hữu ích tính ngày Trong hộp thoại Insert Function, chọn Help on this function để tìm hiểu các tính khác Cách dùng hàm Excel 2007 để xác định thông tin ngày a Bài học thứ nhất: Ngày liên quan đến Excel nào? Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 18 (19) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Có khác biệt ngày có nghĩa gì với bạn và ngày có nghĩa nào Excel Với bạn 8/22/2010 là tháng, ngày và năm, còn với Excel, 8/22/2010 là dãy số 40412 Chính vì bạn cần phải hiểu cách nhập ngày tháng nào để Excel có thể hiểu được, chuyện này giúp bạn tiết kiệm thời gian Calendar (Lịch) Excel năm 1900 Thỉnh thoảng Excel không thể tính toán kết vì công thức bị lỗi Sau đây là lỗi thường gặp nhất: Ngày tháng lưu trữ Excel là dãy số bắt đầu đại diện cho ngày tháng năm 1900, đó chính là ngày lịch Excel bắt đầu Và ngày Excel cộng thêm số Chẳng hạn ngày tháng năm 1900 tương đương với số Điều này có nghĩa là bạn nhập 8/22/2010, thì Excel lưu trữ là 40412 40411 ngày kể từ ngày tháng năm 1900 Excel nhận diện ngày tháng nào? Chọn Date Category Chọn cách thể ngày tháng Type Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 19 (20) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Khi nhập 8/22/2010, 22-Aug-2010, August 22, 2010, Excel lưu trữ dãy số 40412 Chỉ trường hợp bạn chọn format mà Excel không nhận ngày August-22,2010 8,22,10, Excel lưu trữ dạng text, không phải lưu trữ dạng dãy số b Bài học thứ hai: Tính toán ngày tháng cách sử dụng công thức Tìm kiếm Hàm NETWORKDAYS WORKDAY DATE TODAY Số lượng ngày làm việc hai thời điểm Tìm thời điểm sau số ngày làm việc và xác định thời gian bắt đầu Tìm thời điểm sau số tháng Tìm thời điểm sau số năm, số tháng và số ngày Để thực phép tính số học Excel, cần thiết phải sử dụng công thức Trong phần này bạn hướng dẫn công thức đơn giản để tính toán số ngày hai thời điểm và bạn hiểu nó quan trọng việc nhập ngày tháng mà Excel có thể hiểu Bạn hướng dẫn tìm hiểu công thức để giải thuật toán tìm hiểu bạn đã sống bao nhiêu ngày Cách tìm số ngày hai thời điểm Công thức bảng tính Kết công thức Công thức Fomular Ví dụ hôm là ngày tháng năm 2010 và kỳ nghỉ bạn ngày 21 tháng năm 2010 và bạn muốn tìm hiểu còn bao nhiêu ngày đến kỳ nghỉ Để tính toán điều này bạn nhập công thức sau: “=A3-A2” Kết là 73 ngày hai thời điểm Excel hiểu giá trị ô A2 và A3 Trong ô A2 có giá trị là 40411 (6/9/2010) và ô A3 có giá trị là 40338 Lấy ô A3 trừ ô A2 thì 73 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 20 (21) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Chú ý dấu (=) Excel có nghĩa là công thức, dấu trừ (-) có nghĩa là trừ giá trị và ô A3, A2 là ô có giá trị liên quan Cách tính ngày làm việc hai thời điểm Công thức bảng tính Kết công thức Công thức Fomular Tính ngày làm việc (Thứ Hai đến thứ Sáu) hai thời điểm không thể thực phép tính đơn giản, mà nó cần có công thức tính đó là NETWORKDAYS Lấy lại ví dụ hôm là ngày tháng năm 2010 và kỳ nghỉ bạn ngày 21 tháng năm 2010 và bạn muốn tìm hiểu còn bao nhiêu ngày làm việc đến kỳ nghỉ Bạn có thể nhập công thức “=NETWORKDAYS(A2,A3)” Kết là còn 53 ngày làm việc đến kỳ nghỉ hè Tìm kiếm ngày sau số ngày làm việc Công thức bảng tính Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 21 (22) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Kết công thức Công thức Fomular Giả sử bạn cần tìm ngày chẳng hạn ngày hoàn thành dự án sau số ngày màl việc (Thứ Hai đến thứ Sáu), điều này thật dễ dàng với công thức WORKDAY Giả sử bạn ước tính khoảng 80 ngày làm việc để hoàn thành và dự án ngày 31 tháng 12 năm 2010 (12/31/2010) và bạn muốn biết ngày kết thúc dự án Trước tiên bạn phải nhập thông tin vào ô A2 và ô A3 hình trên, bạn nhập thông tin ngày nghỉ, ngày nghỉ là ô và sau đó nhập công thức “=WORKDAY(A2,A3,A4:A6)” vào ô trống Dự án hoàn thành trước ngày 22 tháng năm 2011 (4/22/2011) Excel cộng 80 ngày làm việc (ô A3) và tự động trừ ngày cuối tuần ngày nghỉ khoảng thời gian ô A4:A6 Tìm thời điểm sau số tháng Công thức bảng tính Kết công thức Công thức Fomular Chẳng hạn bạn có 25 tháng để hoàn thành dự án từ ngày tháng năm 2011 (6/9/2011) và bạn cần tìm ngày kết thúc dự án Bạn có thể sử dụng DATE, hàm này có ba đối số gồm năm, tháng và ngày Ví dụ 25 ô B2 và bạn nhập công thức ô A4 “=DATE(2011,6+B2,9)” 2011là đối số năm, công giá trị B2 là đối số tháng và là đối số ngày, dấu phẩy (,) chia cách các đối số và dấu ngoặc đơn “()” dùng để mở và đóng các đối số Kết là dự án kết thúc vào ngày tháng năm 2013 (7/9/2013) Tìm thời điểm sau số năm, số tháng và số ngày Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 22 (23) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Công thức bảng tính Kết công thức Công thức Fomular Hãy tưởng tượng bạn giao năm bảy tháng và 15 ngày để hoàn thành dự án và bạn cần tìm ngày kết thúc dự án Hàm DATE phù hợp với yêu cầu này, bạn hãy nhập công thức “=DATE(2011+B2,6+B3,9+B4)” vào ô A6 hình minh họa trên 2011 cộng giá trị ô B2 là đối số năm, cộng giá trị ô B3 là đối số tháng, cộng giá trị ô B4 là đối số ngày, dấu phẩy (,) chia cách các đối số và dấu ngoặc đơn “()” dùng để mở và đóng các đối số Kết dự án kết thúc vào ngày 24 tháng năm 2013 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 23 (24) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 PHẦN II: CÁCH TẠO BIẾU ĐỒ Làm nào để tạo biểu đồ Excel 2007 a Tạo biểu đồ Excel 2007 Trong Excel 2007, bạn có thể tạo biểu đồ 10 giây Sau bạn tạo biểu đồ, bạn có thể dễ dàng thêm các yếu tố vào nó tiêu đề thay đổi cách trình bày biểu đồ Với Excel 2007 bạn biết cách biến các số và text thành nội dung biểu đồ b Cách tạo biểu đồ Tạo biểu đồ cách nhấp chuột vào các loại biểu đồ nhóm Charts, trên tab Insert Hình trên là worksheet cho thấy tình hình kinh doanh Công ty Northwind Traders Tea theo dạng báo cáo số và bạn có thể chuyển sang dạng biểu đồ để dễ dàng so sánh tình hình kinh doanh Chọn liệu mà bạn muốn tạo biểu đồ, bao gồm các cột tiêu đề (tháng một, tháng hai, tháng ba) và tên nhân viên bán hàng Sau đó, click vào tab Insert, và nhóm Charts, click vào nút Column Bạn có thể lựa chọn loại biểu đồ, biểu đồ cột thường sử dụng để so sánh Sau bạn click vào Column, bạn thấy số loại biểu đồ cột để lựa chọn Click vào Clustered Column, cột đầu tiên biểu danh sách 2-D Column Một ScreenTip hiển thị tên biểu đồ loại bạn ngừng trỏ vào biểu đồ nào Các ScreenTip cho bạn thấy thông tin loại biểu đồ Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 24 (25) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Nếu bạn muốn thay đổi các loại biểu đồ sau bạn tạo biểu đồ bạn, nhấp chuột vào bên các biểu đồ Trên tab Design, Chart Tools, nhóm Type, bấm vào Change Chart Type và chọn loại biểu đồ khác c Làm nào để liệu worksheet xuất biểu đồ Trong biểu đồ trên, liệu từ worksheet cell là cột Hàng tiêu đề (tên nhân viên kinh doanh) là biểu đồ ghi chú văn bên phải, và tiêu đề cột (những tháng năm) cùng biểu đồ Trong biểu đồ, Cencini (đại diện cột cho tháng) bán nhiều sản phẩm trà (tea) tháng và tháng hai, cô đã bị qua mặt Giussani tháng ba Dữ liệu cho người kinh doanh xuất ba cột riêng biệt, cột cho tháng Chiều cao biểu đồ tương ứng đến các giá trị cell mà nó đại diện Biểu đồ hiển thị cho bạn biết làm nào để nhân viên kinh doanh so sánh với theo tháng Mỗi hàng liệu nhân viên kinh doanh có màu khác biểu đồ Biểu đồ ghi chú tạo từ các hàng tiêu đề worksheet (tên nhân viên bán hàng), màu sắc mà đại diện cho các liệu cho nhân viên kinh doanh Ví dụ liệu Giussani là màu xanh đậm và là cột bên trái tháng Cột tiêu đề từ worksheet, tháng Giêng, tháng Hai, và tháng Ba, bây cùng biểu đồ Ở phía bên trái biểu đồ, Excel đã tạo tỷ lệ số để giúp bạn giải thích cột chiều cao Bất kỳ thay đổi liệu các worksheet sau biểu đồ tạo ra, biểu đồ thay đổi Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 25 (26) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 d Tìm hiểu Chart Tools Khi bạn tạo biểu đồ, Chart Tools xuất trên Ribbon, đó bao gồm các tab Design, Layout và tab Format Bạn nên biết Chart Tools, trước bạn tìm hiểu biểu đồ Sau biểu đồ chèn vào worksheet, Chart Tools xuất hiện, với ba tab: Design, Layout và Format Trên tab này bạn tìm thấy lệnh cần thiết để làm việc với biểu đồ Khi bạn hoàn thành các biểu đồ, nhấp chuột bên ngoài biểu đồ Chart Tools biến mất, để nó xuất trở lại, thì click vào biểu đồ e Thay đổi biểu đồ Bạn có thể tạo biểu đồ bạn so sánh liệu người khác cách nhấp chuột vào nút để chuyển biểu đồ xem từ loại này sang loại khác Để tạo biểu đồ, click vào Switch Row/Column nhóm Data trên tab Design Trong biểu đồ bên phải, Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 26 (27) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 liệu nhóm theo các hàng và so worksheet cột Bạn có thể chuyển biểu đồ trở lại xem gốc cách click vào Switch Row/Column lần Để giữ hai lần xem, chọn biểu đồ view thứ hai, copy nó và sau đó paste nó trên worksheet khác Sau đó, chuyển xem gốc các biểu đồ cách click vào biểu đồ ban đầu và click vào Switch Row/Column f Thêm tiêu đề cho biểu đồ Bạn có thể cung cấp tiêu đề cho chính biểu đồ chính để biểu đồ trục đo và mô tả liệu biểu đồ Điều này có hai biểu đồ trục Một phía bên trái là trục chiều dọc (còn gọi là giá trị trục y) Trục này là tỉ lệ các số mà bạn có thể giải thích cột chiều cao Những tháng năm cùng là trên trục ngang (cũng biết đến là các thể loại trục x) Tiêu đề biểu đồ mô tả thông tin biểu đồ bạn Để thêm tiêu đề biểu đồ cách nhanh chóng cách click chuột vào biểu đồ, sau đó đến nhóm Chart Layouts trên tab Design, click vào nút More để xem tất các layout (trình bày) Mỗi lựa chọn thị layout khác có thể làm thay đổi yếu tố biểu đồ Trong biểu đồ trên: Tiêu đề cho biểu đồ này là Northwind Traders Tea, tên sản phẩm Tiêu đề cho các trục dọc bên trái là Cases Sold Tiêu đề cho các trục ngang cùng là First Quarter Sales Một cách khác để nhập tiêu đề là trên tab Layout, nhóm Labels, bạn có thể thêm tiêu đề cách click chuột vào Chart Titles và Axis Titles Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 27 (28) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 PHẦN III: CÁCH TẠO BÁO CÁO VỚI PIVOTABLE PivotTable I: Làm quen với PivotTable reports Excel 2007 Làm nào để tự tạo báo cáo dạng PivotTable a Lấy liệu để làm việc Hãy tưởng tượng worksheet Excel số doanh thu với hàng trăm ngàn dòng liệu Những worksheet trình bày tất liệu nhân viên kinh doanh hai quốc gia và họ bán bao nhiêu hàng hóa ngày, có nhiều liệu để giải theo hàng chia thành nhiều cột khác Làm nào bạn có thể có thông tin worksheet? Làm nào có thể hiểu tất liệu này? Tính tổng thể thì bán nhiều nhất? Ai bán nhiều theo quý hay theo năm? Quốc gia nào có doanh số bán hàng cao nhất? Bạn có thể có câu trả lời các báo cáo PivotTable Một báo cáo PivotTable chuyển tất liệu thành các báo cáo ngắn gọn cho bạn biết chính xác gì bạn cần phải biết b Xem lại liệu nguồn Trước bạn bắt đầu làm việc với báo cáo PivotTable, hãy xem lại worksheet để chắn nó đã chuẩn bị cho báo cáo Khi bạn tạo báo cáo PivotTable, cột liệu nguồn trở thành field mà bạn có thể sử dụng các báo cáo Fields tổng kết nhiều hàng thông tin từ các liệu nguồn Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 28 (29) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Tên các field cho các báo cáo đến từ các tiêu đề cột liệu nguồn Hãy chắn bạn có tên cho cột trên dòng đầu worksheet liệu nguồn Trong hình trên, các tiêu đề cột Country, Salesperson, Order Amount, Order Date và OrderID trở thành tên các field Các dòng còn lại phía tiêu đề nên chứa mục tương tự cùng cột Ví dụ, phần text nên cột, ngày tháng cột khác Nói cách khác, cột không nên có chứa số và text Cuối cùng, không nên có cột trống với liệu bạn sử dụng cho các báo cáo PivotTable c Tạo hộp thoại PivotTable Khi các liệu đã có, đặt trỏ nơi nào phần liệu bao gồm tất các liệu worksheet báo cáo chọn liệu bạn muốn sử dụng các báo cáo, sau đó trên tab Insert, nhóm Tables, bấm vào PivotTable và sau đó nhấp vào PivotTable lần nữa, hộp thoại Create PivotTable mở Chọn Select a table or range, hộp Table/Range cho thấy phạm vi các liệu đã chọn, chọn New Worksheet Existing Worksheet, bạn không muốn báo cáo đặt worksheet Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 29 (30) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 d Cơ PivotTable Report Khu vực layout cho báo cáo PivotTable PivotTable Field List Hình trên cho bạn nhìn thấy worksheet sau bạn đóng hộp thoại Create PivotTable Ở phía là khu vực layout đã sẵn sàn cho báo cáo PivotTable và phía bên là PivotTable Field List Danh sách này hiển thị các cột tiêu đề từ liệu nguồn Như đã đề cập trên, tiêu đề là field Country, Saleperson, … Bạn tạo báo cáo PivotTable cách di chuyển field nào đến khu vực layout cho báo cáo PivotTable Bạn làm việc này cách chọn hộp bên cạnh tên field, cách bấm chuột phải vào tên field và chọn địa điểm để di chuyển field đến Nếu bạn click bên ngoài khu vực layout (của báo cáo PivotTable), PivotTable Field List biến Để có PivotTable Field List trở lại, nhấp chuột vào bên khu vực layout báo cáo PivotTable PivotTable II: Lọc các liệu PivotTable Excel 2007 Làm nào để lọc và dấu liệu chọn báo cáo PivotTable a Chỉ xem liệu mà bạn muốn xem báo cáo PivotTable Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 30 (31) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Báo cáo PivotTable trước lọc Hãy tưởng tượng bạn đã mở báo cáo PivotTable cho các sản phẩm bán Adventure Works, công ty hàng thể thao Báo cáo tóm tắt 6.000 hàng liệu, điều cho bạn thấy liệu có ý nghĩa nào Ví dụ tổng doanh thu hàng năm cho sản phẩm khoảng thời gian ba năm và đó là tổng số doanh thu cho sản phẩm Bây bạn muốn xem chi tiết Adventure Works bán các sản phẩm khác nhau, từ chai nước đường để xe đạp và vests Bạn muốn xem doanh số bán xe đạp thôi Sau đó, bạn muốn xem loại xe đạp nào có doanh số cao Và sau đó bạn muốn xem loại xe đạp bán khoảng thời gian định Bạn tạo báo cáo PivotTable cách di chuyển field nào đến khu vực layout cho báo cáo PivotTable Bạn làm việc này cách chọn hộp bên cạnh tên field, cách bấm chuột phải vào tên field và chọn địa điểm để di chuyển field đến Nếu bạn click bên ngoài khu vực layout (của báo cáo PivotTable), PivotTable Field List biến Để có PivotTable Field List trở lại, nhấp chuột vào bên khu vực layout báo cáo PivotTable b Lọc để xem nhiều sản phẩm Bây bạn muốn xem các liệu bán hàng xe đạp và cho ẩn tất các liệu còn lại Để lọc các báo cáo, bấm vào mũi tên bên cạnh Row Labels, chọn mục Road bikes (xe đạp) khu vực báo cáo mục Bạn bấm vào đó, vì xe đạp hiển thị khu vực hàng báo cáo Khi bạn bấm vào mũi tên đó, trình đơn xuất với hộp Select field để bạn chọn lựa và lọc thông tin Trên trình đơn này là danh sách cho thấy tất các hàng lĩnh vực mà bạn chọn Xem các mục danh sách để chọn đúng sản phẩm cần tìm thông tin và sản phẩm nào cần lọc Trong ví dụ này, mục Product Category bao gồm Road Bikes là sản phẩm bạn cần tìm thông tin Để lọc thông tin bạn bỏ mục Select All, sau đó chọn Road Bikes cuối cùng nhấp Ok, báo cáo PivotTable cho thấy liệu phần road bikes Các liệu khác không thay đổi, chúng không xuất c Giới hạn lọc cho sản phẩm Bây bạn đã lọc thông tin cho sản phẩm và bạn muốn thu hẹp thông tin nữa, có nhiều loại xe đạp khác Ví dụ bạn chọn sản phẩm xe đạp Road -350W, thì cách thực sau: Dùng chuột chọn sản phẩm Road -350-W cột Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 31 (32) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Road Bikes, sau đó nhấn chuột phải và đưa chuột đến filter, nó cửa sổ nhỏ và bạn chọn Keep Selected Items Cuối cùng có liệu Road – 350-W d Tìm loại sản phẩm có doanh thu cao Giả sử bạn muốn xem loại xe đạp nào có doanh số $100.000, bạn có thể sử dụng Excel để xem thông tin trên, còn các không tin khác thì tạm thời ẩn để thực việc này click vào mũi tên trên biểu tượng filter nằm sát bên hộp Row Labels, chọn Product Name, vào ValueFilters Bộ lọc đọc liệu và chọn dòng có ô phù hợp với yêu cầu bạn, chọn Greater Than Or Equal To và chọn hộp thoại Value Filter, nhập 100,000 hộp rỗng Kết bao gồm 13 tổng số 38 loại xe đạp có doanh thu $100,000 e Lọc thông tin theo thời gian Giả sử bạn muốn xem xe đạp bán khoảng thời gian xác định Bằng cách sử dụng lọc, bạn có thể xem thông tin khoảng thời gian bạn thích và các thông tin khác tạm thời bị ẩn Để lọc thông tin theo năm chẳng hạn bạn muốn xem liệu năm 2011 thôi thì bấm vào mũi tên bên cạnh Column Labels, sau đó click vào hộp Select All và cuối cùng chọn hộp 2011 Excel ẩn các số liệu 2009 và 2010, còn lại số liệu năm 2011 Nếu bạn muốn xem thời gian cụ thể thì bạn hãy làm cách sau: chọn mũi tên bên cạnh Column Labels, sau đó vào Date Filters, click Between, hộp thoại Date Filter nhập liệu ngày tháng vào chẳng hạn 11/8/2011 và 12/8/2011 hai hộp rỗng, thì báo cáo thông tin từ ngày tháng 11 năm 2011 đến ngày tháng 12 năm 2011 f Hủy bỏ lọc Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 32 (33) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Xóa bỏ lọc báo cáo PivotTable cách nhấp chuột vào biểu tượng lọc , và sau đó nhấp vào Clear Filter From "Product Category" Xoá bỏ lọc PivotTable Field List cách di chuyển trỏ qua biểu tượng lọc bên cạnh tên field, nhấp chuột vào mũi têr xuất và sau đó nhấp vào Clear Filter From "Product Category" Chìa khóa để xóa bỏ các lọc cùng lúc cách sử dụng biểu tượng lọc, nó xuất hai địa điểm khác nhau, trên báo cáo PivotTable và PivotTable Field List g Hủy bỏ filter báo cáo PivotTable Để loại bỏ lọc từ field xác định, click vào biểu tượng nơi nào field lọc xuất báo cáo, trên Row Labels trên Column Labels Sau đó click vào Clear Filter From < Field Name > Hoặc lựa chọn các hộp kiểm tra bên cạnh (Select All) để làm cho tất các liệu field nhìn thấy Nếu bạn không xem thấy lệnh Clear Filter From cho field lọc: Hãy chắn bạn đã chọn đúng khu vực báo cáo để xóa lọc: là hàng là cột Phải chọn đúng tên field hộp Select field Bạn thấy hộp bạn nhấp chuột vào biểu tượng lọc, tên field hộp phải khớp với tên field mà bạn xóa lọc từ đó Nếu các tên field hộp không đúng, chọn đúng field từ danh sách xuất bạn bấm vào mũi tên bên cạnh hộp Hủy bỏ lọc danh sách PivotTable Field Di chuyển trỏ qua các biểu tượng lọc bên cạnh các tên field mà bạn muốn xóa bỏ lọc từ đó Click vào mũi tên xuất và sau đó nhấp vào Clear Filter From < Field Name > Xóa bỏ tất lọc tức khắc Trên Ribbon, click vào tab Options PivotTable Tools Trong nhóm Actions, click vào Clear và sau đó nhấp vào Clear Filters Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 33 (34) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 PivotTable III: Tính toán liệu báo cáo PivotTable Excel 2007 Làm nào để tổng hợp liệu hàm khác ngoài hàm SUM, là COUNT và MAX Làm nào để diễn tả liệu dạng phần trăm cách sử dụng tính toán đặc thù Làm nào để tự tạo các công thức các báo cáo PivotTable a Làm việc với số Dữ liệu bán hàng tóm tắt báo cáo PivotTable Đó là vấn đề tiền thưởng Contoso, Công ty phân phối thực phẩm Hãy tưởng tượng bạn đã mở báo cáo PivotTable có chứa liệu nhân viên kinh doanh công ty Báo cáo tóm tắt công ty này có khoảng 800 hàng liệu Excel Nó cho biết doanh số nhân viên năm và quý Bây bạn muốn sử dụng báo cáo để nhìn vào số theo vài cách khác nhau, bạn muốn biết số lượng bán hàng nhân viên thực năm và bạn muốn xem nhân viên đóng góp bao nhiêu cho tổng doanh số công ty, … Khi bạn đã thực điều đó, bạn thấy nhân viên nào nhận tiền thưởng và người thưởng bao nhiêu b Tóm tắt liệu cách khác Bạn muốn thay đổi báo cáo từ tính toán doanh số nhân viên qua năm, bạn có thể làm điều đó cách thay đổi từ hàm SUM qua COUNT để tóm tắt thông tin Để thay đổi chức năng, nhấp chuột phải vào giá trị bảng báo cáo, đó là khu vực có tiêu đề "Sum of Sales Amount", rê chuột đến Summarize Data By và sau Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 34 (35) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 đó nhấp vào Count Những số chuyển đổi từ giá trị tổng thành giá trị count Các tiêu đề trên các số thay đổi từ "Sum of Sales Amount" để "Count of Sales Amount." Sau đó bạn có thể phân loại các đơn đặt hàng để xem có hầu hết các đơn đặt hàng cách dễ dàng Để làm việc này, hãy nhấp chuột phải vào ô nhân viên kinh doanh nào, trỏ chuột đến Sort và sau đó nhấp vào Sort Largest to Smallest Kết quả, Peacock là lần đầu tiên, với grand tổng số 100 đơn đặt hàng, theo sau là vua với 74, và sau đó Leverling với 73 c Thực phép tính % Bây bạn muốn xem tỷ lệ % nhân viên trên tổng doanh thu Peacock có hầu hết các đơn đặt hàng, chúng ta có thể tính số lượng đơn đặt hàng cô nào so với tổng doanh thu Để làm điều này, click chuột phải vào khu vực giá trị, trỏ chuột đến Summarize Data By và sau đó nhấp vào More options, nhấp vào tab Show values as hộp thoại Value Field Settings mở Sau đó, hộp Show values as, bấm vào mũi tên và chọn % of total Peacock đã có 18 phần trăm tổng doanh số bán hàng cho các năm, cô ta doanh số cao các nhân viên, tỷ lệ % trên tổng doanh thu không tưng ứng với số đơn hàng nhiều King cótỷ lệ doanh thu cao với 14,42%, theo sau là Davolio với 12,52% d Nhân viên nào nhận tiền thưởng? Bây bạn tính toán nhận tiền thưởng và số tiền thưởng là bao nhiêu cách tạo công thức sử dụng calculated field Đây là công thức đưa vào báo cáo PivotTable Ví dụ nhân viên nào bán hàng nhiều $ 30.000 quý nào thì nhận 3% tiền thưởng doanh thu quá đó Để tạo công thức, phía trên cùng cửa sổ, trên Ribbon, bạn bấm vào tab Options PivotTable Tools, nhóm Tools, bấm vào mũi tên trên nút Formulas và sau đó bấm vào Calculated Field Trong hộp thoại Insert Calculated Field, gõ tên cho công thức hộp Name, hộp Formula, nhập công thức “='Sales Amount' * IF('Sales Amount'>30000,3%)” để tìm người nhận tiền thưởng và sau đó bấm vào OK Diễn giải công thức này sau: Nếu số doanh thu lớn 30,000 quý thì thưởng 3% (3% này trên doanh số bán hàng) Còn doanh số 30,000 thì tiền thưởng là Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 35 (36) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 PHẦN IV: CHIA SẺ THÔNG TIN Chia sẻ liệu Excel với ứng dụng khác cách xuất lên SharePoint Đưa liệu lên SharePoint nào a Chia sẻ liệu Excel lên SharePoint Dữ liệu Excel chia lên SharePoint có nhiều thuận tiện thay vì chia sẻ liệu cách sử dụng e-mail, cách đưa liệu vào thư mục mạng nào đó, SharePoint dành cho người có thẩm quyền truy cập liệu và SharePoint tạo thuận lợi cho người có thẩm quyền làm việc theo nhóm hiệu b Lấy địa website cho trang SharePoint Trước bạn có thể xuất file bảng biểu đến SharePoint, bạn cần phải có địa web, URL SharePoint Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 36 (37) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Phần chính URL Nếu chưa biết SharePoint, bạn có thể hỏi nhân viên CNTT phụ trách website công ty mình c Xuất bảng biểu đến SharePoint: phần I Bây bạn đã sẵn sàng xuất file bảng biểu đến SharePoint Trên tab Table Tools Design xuất bạn tạo bảng biểu nhóm External Table Data group… …click Export… …và sau đó click Export Table to SharePoint List d Xuất bảng biểu đến SharePoint: phần II Xuất file bảng biểu đến SharePoint List Trong Export Table đến SharePoint: Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 37 (38) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Nhập dán URL địa SharePoint trang web bạn Nên nhớ, bạn cần tất thứ từ trước "/ default.aspx." Vì vậy, URL bạn đã http://contoso/default.aspx, địa Web cho danh sách http://contoso Gõ tên cho danh sách, ví dụ tên file là Training presentations Gõ đoạn giới thiệu ngắn danh sách này Quyết định xem bạn có muốn để có thể cập nhật file Excel hay không Nếu bạn muốn thì chọn chọn hộp thoại Create a read-only connection to the new SharePoint list Click vào Next hộp thoại để xác định các loại liệu cột nhận diện hoàn toàn Sau đó, nhấp vào Finish Excel tự động xuất file bảng biểu là danh sách đển trang SharePoint bạn e Xem danh sách bạn trên trang web SharePoint Click vào đường liên kết Excel để xem danh sách SharePoint Một đường liên kết vào danh sách bạn xuất hộp thoại Windows SharePoint Services Bạn có thể bấm vào OK để đóng hộp thoại, bấm vào đường liên kết hộp thoại để hãy xem danh sách bạn Nó mở SharePoint trên Datasheet view (Cái trông giống bảng tính), sẵn sàng cho người có thẩm quyền thêm thông tin họ vào danh sách mà không cần để mở chương trình Excel f Cho người biết danh sách đâu Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 38 (39) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Bước là phép người biết là nơi danh sách trên trang SharePoint Có hai cách để làm điều này: Bạn có thể gửi liên kết đến danh sách Bạn thấy địa URL cho danh sách trên cùng trình duyệt Web bạn địa Chú ý địa URL bao gồm các "lists" liên kết Đó là vì danh sách đã tự động đặt thư mục Lists trên trang SharePoint, nơi mà tất các danh sách SharePoint lưu trữ Ký hiệu "% 20" liên kết tượng trưng cho space URL Bạn có thể thêm danh sách đến SharePoint Quick Launch, thông thường nằm phía bên trái hầu hết các trang SharePoint Sau đó, người có thể click vào liên kết trên nhanh Quick Launch bar Lists để có file Training Presentation g Duyệt lại danh sách SharePoint Với danh sách Datasheet view, tùy theo người mà có quyền hạn khác Ví dụ, Wendy có thể gõ trình bày ngày và tên cô h Cập nhật liệu bảng biểu Excel Tưởng tượng người khác đã thêm thông tin họ vào danh sách SharePoint Tất nhiên bạn có thể thấy sửa đổi liệu danh sách SharePoint Nhưng bạn muốn, bạn có thể refresh bảng biểu Excel để bạn có thể xem thông số sửa đổi Excel Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 39 (40) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Để refresh các liệu, trên tab Table Tools Design, nhóm External Table Data, click chuột vào Refresh Các liệu Excel cập nhật Một câu hỏi phát sinh đây, người tự hỏi sau refresh và cập nhật từ danh sách SharePoint đến Excel, thì ngược lại bạn có thể thay đổi Excel và gửi cái thay đổi này lên danh sách SharePoint không? Thật tiếc, điều này không thể thực Dữ liệu có thể biên tập trên trang SharePoint và refresh Excel, không thể làm cách nào khác Hoặc bạn có thể thực các thay đổi Excel và sau đó xuất bảng biểu là danh sách SharePoint và với cái tên cho danh sách Excel Services I: Phần Excel Services là gì? Làm nào để chia sẻ liệu bảng tính với người khác trên SharePoint Server 2007 Enterprise a Lưu Workbook đến trang web SharePoint bạn Dữ liệu bảng tính Excel 2007 Bạn đã tình này chưa? Bạn là người chịu trách nhiệm báo cáo Excel, giống liệu bán hàng Công ty Adventure Works hình trên Bạn cần phải đưa các liệu trên trang SharePoint công ty để người khác công ty có thể sử dụng nó cho các nhu cầu họ Ví dụ, phòng kế toán sử dụng nó là sở cho việc tính toán tiền thưởng và phòng thị trường sử dụng nó để tính toán làm nào để chi tiêu quảng cáo Vì vậy, bạn muốn người để có thể nhìn và làm việc với liệu này, bạn không muốn họ biên tập các liệu bảng Excel gốc vì Workbook là phiên chính b Tìm hiểu Excel Services Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 40 (41) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Điều gì xảy người nào đó muốn sử dụng tính mà Excel không có sẵn Excel Services? Ví dụ, người nào đó có thể muốn sử dụng nút AutoSum, áp dụng các nút lọc hay sử dụng khả in ấn Excel Lệnh Open Snapshot in Excel Excel Services Họ có thể làm tất cách mở snapshot Excel Một snapshot là phiên giới hạn liệu workbook Excel Các snapshot không chứa công thức, liệu kết nối, định dạng có điều kiện, các cell ẩn, các hàng, cột worksheets, thông tin cá nhân tên tác giả workbook và các nút lọc Làm việc với snapshot Excel không có gì không có cách nào thay đổi liệu xuất đến trang SharePoint Để mở snapshot từ Excel Services, click vào Open và sau đó bấm vào Snapshot in Excel Excel Services II: Yêu cầu, đề nghị và phân quyền Phân quyền SharePoint để người thì có quyền sửa, người xem a Làm nào để ngăn người khác chỉnh sửa Những mục menu người có thể nhìn thấy thư viện SharePoint phụ thuộc vào việc cho phép Người chủ trang này định người thành nhóm SharePoint, nhóm kèm với việc cho phép để làm số điều định Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 41 (42) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Một linh hoạt (animation) bạn có thể chỉnh sửa worksheet cách sử dụng lệnh Edit in Microsoft Excel hiển thị hình trên Nhưng bạn muốn ngăn ngừa số người từ chỉnh sửa tập tin, Có cách nào để ẩn lệnh từ số người? Câu trả lời là có Số người nhóm sở hữu và các thành viên nhóm phép sửa đổi tập tin Excel Trong SharePoint, người này có thể thấy mục menu Edit in Microsoft Office Excel Khách người nhóm có xem không nhìn thấy lệnh Edit in Microsoft Office Excel Do đó họ không thể chỉnh sửa file SharePoint b Sự khác sử dụng workbook Excel và Excel Services Workbook bao gồm số tính không thể xuất liệu cho Excel Services Trong ví dụ hình trên, bạn thấy message này workbook có công thức hiển thị các cell thay vì kết công thức Có số tính Excel mà bạn có thể không sử dụng Excel Services Ví dụ, bạn không thể xem workbook bảo vệ có chứa liên kết nhúng đối tượng Có danh sách các tính không hỗ trợ Quick Reference Card Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 42 (43) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Nếu bạn tiếp tục mở ô check box Open in Excel Services, chọn hộp thoại Save As, bạn biết tập tin không hỗ trợ các tính Khi bạn xuất tập tin và nó cố gắng để mở trình duyệt trên trang SharePoin, bạn thấy cùng thông báo tương tự hình trên Trong ví dụ này, để xuất liệu và xem nó Excel Services, bạn cần phải hiển thị kết công thức workbook thay vì hiển thị công thức c Những gì bạn cần cho Excel Services Mọi người có thể xem liệu workbook Excel Service thay vì mở file chương trình Excel Như chúng tôi đã giới thiệu " Excel Services là cách hữu hiệu để làm cho liệu bạn có thể đến với người sử dụng trình duyệt Web Nhưng gì bạn cần làm cho Excel Sevices để làm việc trôi chảy hơn? Sử dụng nó là nổ lực hợp tác người xuất liệu và người sử dụng chúng Tìm hiểu thêm Excel Sevices làm cho bạn thích thú Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 43 (44) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 d Phần mềm yêu cầu cho Excel Services Những gì bạn cần để sử dụng Excel Services Dưới đây là các yêu cầu cho dịch vụ cách sử dụng Excel: Một trang SharePoint dựa trên SharePoint Server 2007 Enterprise Excel Services thiết lập cho trang SharePoint Để người để xuất liệu Excel vào trang SharePoint, họ cần phải cài đặt Excel 2007 trên máy tính họ các loại office sau: Office Professional Plus 2007, Office Enterprise 2007, or Office Ultimate 2007 Để nhìn vào worksheet Excel Services, người không cần cài đặt Excel Tất họ cần là trình duyệt Web đã cài đặt là Với Excel 2003 người sử dụng có thể sử dụng lệnh Save As Excel 2003 để lưu trữ workbook trên trang SharePoint Server 2007 Enterprise, nơi mà các liệu có thể xem Excel Services Để sử dụng Excel 2003 với Excel Services, người dùng cần cài đặt các Compatibility Pack cho Office 2003 e Những thư viện tài liệu và Excel Services Tạo thư viện tài liệu riêng biệt cho file Excel Services để bạn không cần phải lưu tập tin này thư viện, nơi mà hầu hết người có thể chỉnh sửa file Bạn đã biết phần mềm yêu cầu cho Excel Services Bắt đầu Excel cách xuất file đến thư viện tài liệu trên trang SharePoint Đây là khuyến cáo các thư viện tài liệu mà bạn xuất các tác phẩm đển: Tạo thư viện riêng Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 44 (45) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 cho các file Excel Serves Vì các file Excel Services mà bạn không muốn có quyền chỉnh sửa Giữ cho chúng thư viện riêng biệt Hình ảnh trên cho thấy đây là ví dụ thư viện liệu bảng báo cáo bán hàng Ai đó đã tạo nó cách đặc biệt vì họ muốn hầu hết người để xem tập tin Excel Services không phải chương trình Excel Bạn có thể không cần phải tạo thư viện cho Excel Services, vì nó đã có thể có sẵn cho bạn trang Excel Services Report Center đã sử dụng công ty bạn Trang Report Center dĩ nhiên đã sẵn thư viện tài liệu, là Reports Library f Thiết lập thư viện tài liệu cho Excel Services Tin nhắn mà bạn nhìn thấy bạn mở tập tin Excel Services, thư viện tài liệu đã không thiết lập Trusted File Location Excel Services yêu cầu đòi hỏi thư viện tài liệu thiết lập là nơi đáng tin cậy để xuất các file Không có bước này, các file lưu đến thư viện không mở Excel Services Thay vào đó,bạn thấy thông báo này: "Bạn Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 45 (46) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 không có quyền để mở tập tin này trên Excel Services Hãy tập tin vị trí đáng tin cậy Excel Services và bạn có thể truy cập vào tập tin." Hãy chắn thư viện tài liệu bạn muốn người sử dụng với Excel Services đã thiết lập Trusted File Location Excel Services I: Phần (box) Excel Services là gì? Làm nào để chia sẻ liệu bảng tính với người khác trên SharePoint Server 2007 Enterprise a Lưu Workbook đến trang web SharePoint bạn Dữ liệu bảng tính Excel 2007 Bạn đã tình này chưa? Bạn là người chịu trách nhiệm báo cáo Excel, giống liệu bán hàng Công ty Adventure Works hình trên Bạn cần phải đưa các liệu trên trang SharePoint công ty để người khác công ty có thể sử dụng nó cho các nhu cầu họ Ví dụ, phòng kế toán sử dụng nó là sở cho việc tính toán tiền thưởng và phòng thị trường sử dụng nó để tính toán làm nào để chi tiêu quảng cáo Vì vậy, bạn muốn người để có thể nhìn và làm việc với liệu này, bạn không muốn họ biên tập các liệu bảng Excel gốc vì Workbook là phiên chính b Tìm hiểu Excel Services Điều gì xảy người nào đó muốn sử dụng tính mà Excel không có sẵn Excel Services? Ví dụ, người nào đó có thể muốn sử dụng nút AutoSum, áp dụng các nút lọc hay sử dụng khả in ấn Excel Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 46 (47) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Lệnh Open Snapshot in Excel Excel Services Họ có thể làm tất cách mở snapshot Excel Một snapshot là phiên giới hạn liệu workbook Excel Các snapshot không chứa công thức, liệu kết nối, định dạng có điều kiện, các cell ẩn, các hàng, cột worksheets, thông tin cá nhân tên tác giả workbook và các nút lọc Làm việc với snapshot Excel không có gì không có cách nào thay đổi liệu xuất đến trang SharePoint Để mở snapshot từ Excel Services, click vào Open và sau đó bấm vào Snapshot in Excel Excel Services III: Kiểm soát gì bạn chia sẻ Làm nào để chia sẻ liệu cùng lúc, làm nào để che dấu liệu và không cho người khác nhìn thấy a Giới thiệu việc phân quyền với Excel Services Phân quyền SharePoint quan trọng sử dụng Excel Services, vì bạn có thể phân quyền cho nhóm người xem liệu, chỉnh sửa, …Trang SharePoint có bốn nhóm bao gồm Owners, Members, Visitors và Viewers hình trên Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 47 (48) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Mọi người nhóm Owners có thể làm nhiều Họ có thể thiết lập các cài đặt site-wide, cài đặt thư viện, … Họ có thể thêm và chỉnh sửa tài liệu thư viện Mọi người nhóm Members có ít quyền Họ không có quyền cài đặt, họ có thể thêm và chỉnh sửa tài liệu thư viện Mọi người nhóm Visitors có thể quyền ít Họ có thể mở tập tin từ thư viện và copy file read-only Nhưng họ không thể chỉnh sửa tập tin đó và lưu các thay đổi Mọi người nhóm Viewers ccó thể làm tương tự nhóm Visitors: họ có thể mở các file read only b Tác động việc phân quyền Trình SharePoint cho các tập tin thấy các quyền khác tùy thuộc vào nhóm Chú ý lệnh View Web Browser có sẵn cho tất các nhóm Nhưng chú ý nhóm Visitors và nhóm Viewers không có lệnh Edit in Microsoft Office Excel Đây là cách trang SharePoint ngăn ngừa người không có thẩm quyền chỉnh sửa tập tin Nếu bạn không có cho phép để chỉnh sửa thì dĩ nhiên lệnh không có sẵn c Làm nào để thêm người cho nhóm Viewers Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 48 (49) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Trên trang SharePoint, click chuột vào People and Groups Click vào Viewers Sau đó, click vào nút New để thêm người vào nhóm Viewers d Giữ liệu riêng tư Excel Services Bạn thấy worksheet By Person chương trình Excel Nhưng Worksheet By Person không hiển thị Excel Services Người dùng muốn hiển thị worksheet By Person chương trình Excel, vì họ cần làm việc với nó Excel Người dùng muốn ẩn muốn ẩn worksheet By Person Excel Services, vì họ không nghĩ tất người có thể dùng nó Excel Services IV: Cho phép nhập thông tin Làm nào phép người khác tính toán Excel Services Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 49 (50) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 a Bước 1: Kiểm tra tên cell Nếu ô B4 có tên, click vào cell B4 Sau đó, nhìn Name Box trên Formula Bar Nếu trên đó xuất ký hiệu là B4, thì có nghĩa là ô B4 chưa có tên Trên SharePoint, bạn muốn người nhập giá trị cho các ô B4 (giá cả) và cho ô B5 (số lượng bán) Để làm điều này, Excel Services đòi hỏi ô này phải đặt tên Thay vì gõ trực tiếp các cell này, người khác nhập giá trị ô đặc biệt bên cạnh worksheet Đặt tên cho các ô B4 và B5 giúp cho người khác biết phải làm gì và nhập liệu ô nào Trước tiên, hãy chắn cell chưa đặt tên Trong Excel, click chuột vào cô B4 và sau đó click ô B5 và tìm kiếm các tên Name Box trên Formula Bar b Bước 2: Đặt tên cell cho Excel Services Để đặt tên ô B4, click vào đó Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 50 (51) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Sau đó nhập tên Name Box trên Formula Bar và bấm ENTER c Bước 3: Cho phép liệu truy cập Excel Services Trong Excel trỏ vào nút Microsoft Office , chọn Pubish và sau đó chọn Excel Services Options Chỉ trỏ vào tab Parameters, chọn Add, chọn Enter_number_of_Units và chọn Enter_price_here và sau đó nhấn OK hai lần Chỉ trỏ chọn Save và nhập địa thư viện tài liệu SharePoint và nhấn Save lần d Bước 4: Nhập giá trị Excel Services Trong thư viện tài liệu SharePoint, nhấp chuột phải vào tài liệu, chọn View Web browser, Một Workbook mở Excel Services Trong phần Parameters, nhập vào giá trị hộp Enter_number_of_Units và nhập giá trị hộp Enter_price_here Chọn Apply, sau đó thấy giá trị xuất workbook Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 51 (52) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 PHẦN V: CÁC KỸ NĂNG OFFICE CƠ BẢN Làm quen nhanh với hệ thống Office 2007 Cách sử dụng hệ thống Ribbon nào để tạo văn nhanh hệ thống Office 2007 a Ribbon Bộ công cụ Ribbon gồm: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins Những thứ bạn cần bây trực quan, dễ nhìn, rõ ràng và dễ dàng Ribbon thực là trung tâm hỗ trợ công việc tuyệt vời Với Excel 2007, các lệnh tập hợp lại theo nhóm chức năng, cần là có Ribbon - trung tâm kiểm soát bạn Sau đây là chức các Ribbon: Home: Chứa các nút lệnh sử dụng thường xuyên quá trình làm việc (cắt, dán, chép, định dạng tài liệu, kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng cột,…) Insert: Có các công cụ dùng để chèn bảng biểu, sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, … vào bảng tính Page Layout: Nơi có các lệnh sử dụng việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn Formulas: Đây là nơi cung cấp công cụ cho công việc chèn công thức, đặt tên vùng (range), theo dõi công thức, điều khiển cách tính toán Excel Data: Các nút lệnh trao đổi với liệu và ngoài Excel, các danh sách, … Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 52 (53) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Review: Ribbon dành cho các lệnh kiểm tra lỗi chính tả, thêm chú thích, View: Đúng tên nó, là nơi thiết lập chế độ hiển thị bảng tính (phóng to, thu nhỏ, chia màn hình, …) Add-Ins: Ngăn này có các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung, … Khi Excel mở tập tin có sử dụng chúng Ngoài còn Ribbon có tên là Developer: Excel 2007 mặc định ẩn Ribbon này, vì nó dành cho các lập trình viên Bạn có thể vào: Office - Excel Options - Popular chọn Show Developer tab in the Ribbon để mở Developer Ba tab chứa nhóm lệnh trên Ribbon Trong suốt quá trình làm việc với bảng tính, bạn có thể sử dụng shortcut menu, nó cho phép bạn thực các lệnh nhanh chóng Trong bảng tính, cần trỏ chuột vào đó và nhấp phải, bạn có menu chứa các lệnh thông dụng để bạn lựa chọn và sử dụng b Nhiều tùy chọn cần thiết khác Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 53 (54) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Bấm vào hình mũi tên cùng nhóm để có thêm các lệnh khác Nút hình mũi tên (gọi là Dialog Box Launcher) góc phía bên phải nhóm là nơi cung cấp thêm cho bạn lựa chọn sẵn có nhóm, mặc định thì Excel 2007 không hiển thị trên Ribbon Để hiển thị chúng, bạn bấm vào mũi tên, lúc đó có hộp thoại bảng chứa tác vụ xuất Ví dụ, nhóm Font đã có tất các lệnh sử dụng nhiều để thực các thay đổi: thay đổi font chữ, thay đổi kích cỡ, thay đổi kiểu (làm cho font đậm, nghiêng, gạch dưới) Nhưng muốn có nhiều lựa chọn nữa, chẳng hạn superscript, cần bấm vào nút hình mũi tên góc bên phải Font, bạn nhận hộp thoại cung cấp các các superscript có các tùy chọn khác liên quan đến phông chữ c Tạo công cụ cho riêng bạn Nút lệnh Office: là nơi chứa các lệnh sử dụng thường xuyên lệnh tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập tin, xuất tập tin, in ấn… và danh mục lưu tạm các tập tin vừa mở trước đó Nút lệnh Office thay cho menu File phiên cũ Thanh các lệnh truy cập nhanh chứa các lệnh quan trọngvà Người dùng có thể tùy biến công cụ này cách nhấn vào biểu tượng để mở danh mục các lệnh và bấm chọn thêm các lệnh cần hiển thị trên lệnh d Chuẩn XML Điều đáng lưu ý khác: Excel 2007 dùng định dạng tập tin mặc định là XLSX dựa trên chuẩn XML (eXtensible Markup Language) thay cho định dạng chuẩn trước đây là XLS Chuẩn này giúp cho các tài liệu an toàn hơn, dung lượng tài liệu nhỏ và tích hợp sâu với các hệ thống thông tin và các nguồn liệu bên ngoài Nhờ vậy, các tài liệu quản lý, phân tích và chia sẻ dễ dàng, hiệu hết e Hệ thống phím tắt Office 2007 Ngoài cách sử dụng chuột để các ngang, dọc, các phím mũi tên, Excel 2007, người dùng có thể dùng tổ hợp phím tắt (phím nóng) để di chuyển đến bảng tính cách nhanh chóng Các phím tắt dùng để di chuyển nhanh Excel 2007 Nhấn phím → Tab ← Shift + Tab ↑ ↓ Home Ctrl + Home Di chuyển Sang ô bên phải Sang ô bên trái Lên dòng Xuống dòng Đến ô cột A dòng hành Đến địa ô A1 worksheet Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 54 (55) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Ctrl + End Alt + Page Up Alt + Page Down Page Up Page Down F5 End + → Ctrl + → End + ← Ctrl + ← End + ↑ Ctrl + ↑ End + ↓ Ctrl + ↓ Ctrl + Page Up Ctrl + Page Down Đến địa ô có chứa liệu sau cùng worksheet Di chuyển ô hành qua trái màn hình Di chuyển ô hành qua phải mành hình Di chuyển ô hành lên trên màn hình Di chuyển ô hành xuống màn hình Mở hộp thoại Go To Đến ô bên phải đầu tiên mà trước sau nó là ô trống Đến ô bên trái đầu tiên mà trước sau nó là ô trống Lên ô phía trên đầu tiên mà trên nó là ô trống Xuống ô phía đầu tiên mà trên nó là ô trống Di chuyển đến sheet phía trước sheet hành Di chuyển đến sheet phía sau sheet hành Đối với các Ribbon, bạn có thể thao tác với phím nóng: Dùng tổ hợp phím Ctrl+F1 để bật hay tắt Ribbon Nhấn nhanh phím ALT lần để truy cập các nhóm lệnh trên Home, Insert, … Bạn có thể dùng các phím ← → ↑ ↓ để di chuyển Ribbon, sau đó nhấn Enter để kích hoạt lệnh bạn cần Nhấn phím ALT lần nhấn phím ESC để quay lại vùng làm việc trên bảng tính Nhấn tổ hợp Ctrl+N để tạo nhanh Workbook An toàn thông tin Có thể bạn không nhận máy tính bạn bị đặt tầm ngắm Không phải bạn mà tất máy tính khác Có người cố thâm nhập Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 55 (56) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 vào các máy tính nhằm tư lợi mục đích nào đó Bạn cần phải nhận thức các đe dọa để bảo vệ máy tính mình tốt a Các đe dọa an ninh Có thể số khái niệm đã quen thuộc với bạn như: virus, trojan, spyware, malware, lừa đảo qua mạng Để bảo vệ máy tính bạn tốt hơn, bạn cần hiểu các mối đe dọa trên là gì Hầu hết các đe dọa an ninh biết đến phần mềm đoạn mã độc hại (malicious software / code), các phần mềm này âm thầm điều khiển máy tính bạn mà bạn không hay biết gì Đa số các phần mềm độ thiết kế để tự nhân và lây nhiễm sang các file các máy tính khác Một các cách lây nhiễm là gửi e-mail có chứa mã độc tên bạn tới các địa liên lạc máy tính bạn Những gì mã độc thực trên máy bạn phụ thuộc vào nó là dạng gì và tính phá hoại Có thể nó tạo các thông điệp gây phiền toái thực gây tổn hại cách xóa các liệu và chương trình bạn Đây là số định nghĩa các phần mêm độc, dựa vào đó bạn biết mình phái đối mặt với cái gì: Virus Phần mềm đoạn mã có khả tự nhân Một virus lây lan cách đính kem nó vào file chương trình khác Worm Phần mềm nhân cách tự gửi nó qua mạng Trojan horse Phần mềm không gây hại nó lợi dụng các lỗ hổng hệ thống để mở đường cho phần mềm khác (virus, worm ) công máy tính bạn Trojan horse Phần mềm không gây hại nó lợi dụng các lỗ hổng hệ thống để mở đường cho phần mềm khác (virus, worm ) công máy tính bạn Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 56 (57) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Spyware Phần mềm thu thập thông tin cá nhân bạn, chúng có thể thay đổi các thiết lập hệ thống mà không thông qua bạn Thường máy tính bị nhiễm Spyware truy cập các trang web không đáng tin cậy Phishing Một phương thức lừa đảo thông tin tài khoản, thường là thông qua email Một số kịch lừa đảo nhằm cài Spyware vào máy tính bạn Tin tốt là Outlook 2007 đã tích hợp hệ thống chống Phishing b Nguồn lây nhiễm Các mã độc lây nhiễm vào máy tính bạn cách ẩn mình thứ gì đó có vẻ vô hại Chảng hạn file đính kèm email, phần mềm tải từ Internet, website mà bạn ghé qua, file chia sẻ mạng máy tính, đĩa mềm và chí là tài liệu Office Cơ thì thứ đến từ máy tính khác tiềm ẩn rủi ro Lưu ý Đôi các mã độc không ẩn mình và công cách công khai Ngoài việc cẩn trọng trước các thông tin đến từ máy tính khác, bạn nên cẩn thận ghé thăm các website có yêu cầu thông tin cá nhân, hãy xác định đó có phải trang web giả mạo không trước điền thông tin Ví dụ bạn phải mình trang web chính thức ngân hàng bạn mở tài khoản không phải trang có giao diện giống nó Một lưu ý khác là bạn lướt qua trang web thực tế bạn tải các file từ Server Hãy trang web đó đáng tin cậy c Microsoft Update cách để hạn chế rủi ro Cách để tăng cường an ninh hệ thống là bảo đảm phần mềm tren máy tính bạn luôn cập nhật Microsoft thường xuyên phát hành các cập nhật - cái mà giới truyền thông hay gọi là vá (patch) - để chiến đấu với các đe dọa xuất Các cập nhật hỗ trợ Microsoft Windows và Microsoft Office Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 57 (58) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Một cách hay là thường xuyên kiểm tra và cập nhật Windows và office cách ghé qua trang cập nhật Microsoft Ngoài bạn còn có thể thiết lập Microsoft Update tự động tải các cập nhật chúng phát hành Một đã thiết lập xong, chương trình luôn tự động cập nhật d Phần mềm chống Virus Cách phòng vệ quan trọng là sử dụng các chương trình chống Virus Hãy cài đặt và cập nhật thường xuyên Nếu máy tính bạn nằm hệ thống mạng có thể người quản trị mạng thực thay bạn điều đó Các phần mềm chống Virus thiết kế để phát các Virus đã nhận dạng Vì virus không ngừng phát tán nên bạn cần cập nhật chương trình thường xuyên Khi virus xuất trên giới, nhà sản xuất phần mềm diệt virus thường tung cập nhật vòng vài sau nhận diện virus Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 58 (59) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 e Một số thiết lập an ninh khác Có thể tổng kết các ước bạn cần thự để tăng cường an ninh hệ thống sau: Cài chương trình diệt virus và spyware Sử dụng các mật mã phức tạp (gồm chữ, số và các ký tự đặc biệt "&" "%" "$" ) Cài đặt tường lửa (Firewall) kiểm soát các luồng thông tin Thường xuyên lưu liệu quan trọng f An toàn cho email Một khu vực nguy hiểm dê bị nhiễm virus là email và các file đính kèm Đôi cần mở email có thể kích hoạt virus Ngay đã cài đặt chương trình chống virus, virus có thể xuất và nhà sản xuất chưa kịp cập nhật thông tin nó Vì vậy, hãy thận trọng với các file đính kèm đặc biệt là người gửi là hoàn toàn xa lạ (hoặc có thể là tên người quen nội dung không phù hợp) , tiêu đề và tên file đính kèm có gì đó bất thường Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 59 (60) Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Lưu ý Outlook 2007 có các tính ẩn phòng chống virus file đính kèm Ví dụ các loại file thường dùng để phát tán virus tự động bị chặn Ngoài bạn lo lắng là thông tin bạn nhận có thể chứa virus thì có số cách hiệu ngoài việc dùng phần mềm Chẳng hạn bạn có thể gọi điện cho người gửi để xác nhận xem có đúng họ đã gửi email cho bạn không hay email gửi từ kẻ mạo danh nào đó Lưu ý Đừng mở các email và file đính kèm đáng nghi trước bạn có thể xác minh thông tin người gửi Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 60 (61)