Bài giảng tin học văn phòng Slide excel 2007

Tin học văn phòng nâng cao PHẦN III: MICROSOFT EXCEL 2007 Làm quen với Excel 2007 Một số thuật ngữ Ribbon công cụ Excel 2007 Chuẩn XML Một số thuật ngữ Workbook: Là tập tin để làm việc như: tính tốn, vẽ đồ thị, …và lưu trữ liệu Một workbook chứa nhiều sheet, tổ chức, lưu trữ nhiều loại thơng tin có liên quan với tập tin Mỗi workbook chứa nhiều worksheet hay chart sheet, tùy thuộc vào nhớ máy tính Worksheet: Có gọi “sheet” hay “bảng tính”, nơi lưu trữ làm việc với liệu Một worksheet có nhiều có chứa cột dòng Worksheet lưu workbook Trong Excel 2007, Worksheet chứa 16,384 cột 1,048,576 dịng (thay 256 cột 65,536 dòng phiên cũ) Một số thuật ngữ Chart sheet: sheet workbook, chứa đồ thị muốn xem đồ thị riêng lẻ chart sheet lựa chọn tối ưu Sheet tabs: Tên sheet thể thẻ đặt góc trái cửa sổ workbook Di chuyển từ sheet sang sheet khác thao tác đơn giản nhấp chuột vào tên sheet cần đến sheet tab Sổ tính (Workbook/Book), trang tính (WorkSheet/Sheet) Sổ/bảng tính có tên ngầm định Book1, Book2 … Trang tính có tên ngầm định Sheet1, Sheet2 … Ribbon cơng cụ Excel 2007 Thay cho trình đơn (menu) truyền thống cụm lệnh trình bày phía hình, giúp người dùng sử dụng thuận tiện hơn, Ribbon Bộ cơng cụ Ribbon gồm: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins Chuẩn XML Excel 2007 dùng định dạng tập tin mặc định XLSX dựa chuẩn XML (eXtensible Markup Language) thay cho định dạng chuẩn trước XLS Chuẩn giúp cho tài liệu an toàn hơn, dung lượng tài liệu nhỏ tích hợp sâu với hệ thống thơng tin nguồn liệu bên tài liệu quản lý, phân tích chia sẻ dễ dàng, hiệu Tạo workbook Tạo workbook Mở workbook có sẵn Lưu workbook Đóng workbook Sắp xếp workbook Thủ thuật với worksheet Tạo workbook Mở workbook có sẵn: cách Bấm chuột vào nút Office, chọn Open Trong hộp thoại Open, đường dẫn đến nơi lưu trữ tập tin chọn tên tập tin cần mở nhấn nút Open (hay nhấn ENTER bàn phím bấm đơi phím trái chuột) để mở tập tin Với tập tin làm việc với phần mềm Excel máy tính bạn Bấm chọn tên tập tin danh sách tài liệu mở thời gian gần (Recent Documents) nút Office để mở tập tin Excel 2007 mặc định lưu lại tối đa 50 tên file sử dụng gần Tìm đến tập trình quản lý tập tin, Windows Explorer, nhấp đôi chuột lên tập tin để mở Thêm chức tính tốn Calculator vào cơng cụ Quick Access Toolbar Chọn Office Button Excel Options Thêm chức tính tốn Calculator vào cơng cụ Quick Access Toolbar Trên Tab Customize, Lựa chọn mục Commands Not in the Ribbon hộp thoại Choose commands from Thêm chức tính tốn Calculator vào cơng cụ Quick Access Toolbar Chọn Calculator Click vào Add Thêm chức tính tốn Calculator vào công cụ Quick Access Toolbar Đã thêm thành cơng chức tính tốn Calculator vào cơng cụ Quick Access Toolbar EXCEL Cách giấu giá trị Excel Cài đặt bảng tính Excel để giấu giá trị Click chọn Office Button Excel Options Advanced vùng Show a zero in cells that have zero value OK Bỏ chọn Cách giấu giá trị Excel Thiết lập định dạng kiểu Dữ liệu để giấu giá trị Cách thiết lập định dạng kiểu Dữ liệu sau ẩn có giá trị vùng Dữ liệu cụ thể mà bạn lựa chọn, không ẩn giá trị Excel toàn Sheet cách trước Trước hết bạn dùng chuột bơi đen vùng bảng tính cần ẩn giá trị 0, nhấn chuột phải chọn Format Cells, thẻ Number cửa sổ bạn chọn mục Custom khung Category Trong ô Type, nhập giá trị 0;-0;;@ sau nhấn OK để hoàn tất Cách giấu giá trị Excel Thiết lập định dạng kiểu Dữ liệu để giấu giá trị Trước hết bạn dùng chuột bơi đen vùng bảng tính cần ẩn giá trị 0, nhấn chuột phải chọn Format Cells, thẻ Number cửa sổ bạn chọn mục Custom khung Category Trong ô Type, nhập giá trị 0;-0;;@ sau nhấn OK để hoàn tất Cách giấu giá trị Excel Đơi bạn khơng thích giấu hẳn giá trị cách ẩn hẳn đi, mà thay vào ký tự “-” thay ô chứa giá trị Excel, bạn thay chuỗi định dạng 0;0;;@ chuỗi định dạng #,##0_);(#,##0);”-” Cách giấu giá trị Excel Dùng định dạng có điều kiện để giấu giá trị trả từ kết cơng thức Ngồi cách sử dụng kiểu Numeric cài đặt bảng tính số liệu dạng công thức, trường hợp ngoại lệ khác bạn cịn sử dụng định dạng điều kiện sau: Chọn vùng liệu có giá trị Chọn Home Conditional Formatting New Rule Cách giấu giá trị Excel Dùng định dạng có điều kiện để giấu giá trị trả từ kết công thức Dưới khung Select a Rule Type, nhấn vào dòng chữ Format Only Cells That Contain Tại ô xổ xuống thứ nhất, bạn chọn Cell Value, ô xổ xuống thứ chọn Equal To, nhập giá trị vào ô trống nằm Tiếp theo, nhấn nút Format để chọn màu trắng cho phù hợp với màu bảng tính Sau nhấn OK lần để hoàn tất Cách giấu giá trị Excel Giấu số PivotTable Trên công cụ PivotTable, nhấn PivotTable chọn Table Options Đánh dấu chọn For empty cells, show Nếu muốn thay số ký tự khác gõ vào hộp kế bên; ngược lại muốn giấu số để trống hộp Nhập liệu đồng thời vào nhiều sheet Group sheet lại tay Group sheet lại cách tự động Nhập liệu đồng thời vào nhiều sheet Group sheet lại tay Để Group sheet lại: click chọn sheet thứ nhất, nơi bạn nhập liệu từ bàn phím vào, vừa nhấn Ctrl, vừa nhấn vào tên sheet khác mà bạn muốn nhập liệu đồng thời Khi bạn gõ vào sheet hành, liệu tự động nhập vào sheet cịn lại nhóm Để Ungroup: click chọn sheet khác ngồi nhóm, click chuột phải lên tên sheet nhóm bất kỳ, chọn Ungroup Sheets Hoặc bạn muốn gỡ số sheet khỏi nhóm, Ctrl click vào tên sheet Khi hay nhiều sheet Group với nhau, tiêu đề Windows có chữ [Group] Nhập liệu đồng thời vào nhiều sheet Group sheet lại cách tự động cách dùng đoạn code VBA đơn giản • Trước tiên, đặt name cho vùng ô bạn muốn nhập liệu trùng sheet, giả sử “VungNhap” • Có thể chọn kiện sheet, kiện liên quan đến sheet đổi chọn, thay đổi nội dung ơ, kích hoạt sheet, khỏi sheet, … để thực thi đoạn code VBA • click phải chuột vào tên sheet5 chọn View Code gõ đoạn code vào khung soạn thảo bên phải: Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range) If Not Intersect(Range("VungNhap"), Target) Is Nothing Then Sheets(Array("Sheet5", "Sheet1", "Sheet2")).Select Else Me.Select End If End Sub • Sheet5 ghi mảng Array nhập vào sheet mà bạn gõ liệu Nhập liệu đồng thời vào nhiều sheet Group sheet lại cách tự động bạn muốn liệu nhập vào sheet chọn, vị trí khác nhau, dùng đoạn code: Private Sub worksheet_Change(ByVal Target As Range) If Not Intersect(Range(“VungNhap"), Target) Is Nothing Then With Range("VungNhap") Copy Destination:=Sheets("Sheet1").Range(“B2") Copy Destination:=Sheets("Sheet2").Range(“H9") End With End If End Sub ... trữ tập tin chọn tên tập tin cần mở nhấn nút Open (hay nhấn ENTER bàn phím bấm đơi phím trái chuột) để mở tập tin Với tập tin làm việc với phần mềm Excel máy tính bạn Bấm chọn tên tập tin danh...Làm quen với Excel 2007 Một số thuật ngữ Ribbon công cụ Excel 2007 Chuẩn XML Một số thuật ngữ Workbook: Là tập tin để làm việc như: tính tốn, vẽ đồ thị, …và lưu... Documents) nút Office để mở tập tin Excel 2007 mặc định lưu lại tối đa 50 tên file sử dụng gần Tìm đến tập trình quản lý tập tin, Windows Explorer, nhấp đôi chuột lên tập tin để mở Tạo workbook Lưu