Bài giảng tin học văn phòng phần 2 MS excel

PHẦN THỨ II: MS EXCEL Chương KHỞI ĐỘNG VÀ GIAO DIỆN Chương XÂY DỰNG BẢNG TÍNH Chương ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH Chương CƠNG THỨC VÀ HÀM Chương BIỂU ĐỒ Chương IN BẢNG TÍNH CHƯƠNG I KHỞI ĐỘNG VÀ GIAO DIỆN NỘI DUNG §1.1 KHỞI ĐỘNG BẢNG TÍNH §1.2 GIAO DIỆN MÀN HÌNH CHÍNH §1.3 THỐT KHỎI BẢNG TÍNH §1.1 KHỞI ĐỘNG EXCEL Cách 1: Từ Menu Start, chọn Programs, chọn Microsoft Excel Cách 2: Từ Menu Start, chọn Run, gõ: Excel ↵ §1.2 GIAO DIỆN CHÍNH Ngay sau khởi động, hình có dạng sau: Stt cột Thanh định dạng (Formatting) Stt dòng Thực đơn (Menu) Tiêu đề cửa sổ (Title) Vùng nhập liệu (hoặc ghi công thức) Địa vùng nhập liệu Thanh chuẩn (Standard) Thanh cuộn dọc WorkSheet Thanh cuộn ngang Một bảng file Excel gọi Book Mỗi Book chứa nhiều bảng WorkSheet Mỗi bảng có tối đa 256 cột ký kiệu A, B, , IV; tối đa 65.536 dịng Phần cuối bảng tính (dịng 65536, cột IV)  Giao điểm dòng cột gọi ô (Cell)  Cặp ký hiệu cột số dịng địa Ví dụ: Ơ cột F dịng có địa F3  Có loại địa chỉ: Tương đối tuyệt đối  Địa tương đối (Relative Address): Là địa so sánh với chứa  Địa tuyệt đối (Absolute Address): Là địa so với góc trái Sheet Ký hiệu dấu $ phía trước, ví dụ: $F$3 Dùng phím F4 để chuyển đổi qua lại đ/c ỨNG DỤNG CỦA LOẠI ĐỊA CHỈ: ĐỊA CHỈ TƯƠNG ĐỐI:  Địa cơng thức tính tương đối so với địa chứa  Do đó, chép từ ô sang ô khác, tự động tính lại theo địa đích chứa  Ví dụ: Ơ B4 chứa cơng thức =A4 (trên dịng trước cột) Khi chép nội dung B4 sang F5 cơng thức tự động sửa lại thành =E5 (trước ô F5 cột) ỨNG DỤNG : (tiếp theo) ĐỊA CHỈ TUYỆT ĐỐI:  Địa cơng thức ln tính từ dịng cột A, địa gốc bảng tính  Do đó, chép từ sang ô khác, giữ nguyên cũ  Có thể xác định dịng cột, hai địa tuyệt đối  Ví dụ: Ơ B4 chứa cơng thức =$A$4 (dịng số 4, cột thứ A) Khi chép nội dung B4 sang F5 cơng thức =$A$4 §1.3 THỐT KHỎI EXCEL Cách 1: Vào Menu File, chọn Exit Cách 2: Nhấn đồng thời phím Alt + F4 Trong cách, Book chưa lưu, thì: Các hàm xử lý chuỗi ký tự a Hàm lấy số ký tự phía trái: LEFT (chuỗi, số lượng ký tự cần lấy) Ví dụ: =Left(“ABCDEFGH”,3) “ABC” =Left ABC b Hàm lấy số ký tự phía phải: RIGHT (chuỗi, số lượng ký tự cần lấy) Ví dụ: =Right(“ABCDEFGH”,3) “FGH” =Right FGH c Hàm lấy số ký tự chuỗi: MID (chuỗi, vị trí bắt đầu, số lượng ký tự cần lấy) Ví dụ: =Mid(“ABCDEFGH”,2,3) “BCD” =Mid BCD d Hàm đổi chuỗi thành số: VALUE (chuỗi) Ví dụ: Đổi chuỗi “12345” thành số 12.345, ta viết: = VALUE (“12345”) e Hàm lấy chiều dài chuỗi (đếm số ký tự chuỗi): LEN (chuỗi) Ví dụ: LEN(“ABCDEF”) cho kết f Hàm lấy mã số ký tự: CODE (chuỗi) Ví dụ: lấy mã số chữ chuỗi “ABC” (tức mã ASCII ký tự A), ta viết: = Code (“ABC”) cho kết 65 g Hàm đổi chuỗi thành chữ in hoa: UPPER (chuỗi) Ví dụ: Upper (“abcdef”) → “ABCDEF” h Hàm đổi chuỗi thành chữ thường: LOWER (chuỗi) Ví dụ: = Lower (“ABCDEF”) → “abcdef” i Hàm đổi chuỗi thành chữ hoa đầu từ: PROPER (chuỗi) Ví dụ: =Proper(“nguyễn văn an”) → “Nguyễn Văn An” Proper j Hàm cắt khoảng trắng đầu cuối chuỗi: TRIM (chuỗi) Ví dụ: =Trim(“ ABC ”) → “ABC” Trim k Hàm tìm vị trí bắt đầu chuỗi chuỗi khác SEARCH (chuỗi 1, chuỗi 2, vị trí bắt đầu) Ví dụ: =Search(“văn”, “Nguyễn Văn An”, 1) → Search l Hàm thay chuỗi chuỗi khác Substitute (chuỗi, chuỗi cũ, chuỗi mới, lần thứ) Ví dụ: =Substitute(“Nguyễn Văn An”, “ên”, “q”, 1) → Substitute “Nguyễn Văq An” Các hàm toán học lượng giác INT (số thực) MOD(số bị chia, số chia) ROUND(số thực, số lượng số lẻ) CEILING (số thực) FLOOR (số thực) SQRT (số thực) POWER (số thực, phần mũ) SIN (x), COS(x), TAN(x) … Hàm tìm giá trị từ bảng theo chiều dọc VLOOKUP(, , , 0/1) Ý nghĩa: Tìm giá trị cột khối (< miền>), tìm trả giá trị khối Nếu khối theo giá trị tăng dần cột thứ tham số thứ Ví dụ: Bài tốn Du lịch 10 Hàm tìm giá trị từ bảng theo chiều ngang HLOOKUP(, , , 0/1) Ý nghĩa: Tìm giá trị dịng khối (), tìm trả giá trị khối Nếu khối theo giá trị tăng dần cột thứ tham số thứ Ví dụ: Bài tốn Du lịch đổi lại dòng thành cột cột thành dòng 11 Hàm xếp hạng RANK(, , 0/1) Ý nghĩa: Xác định giá trị đứng hạng khối () Nếu tham số thứ 1, việc xếp hạng từ nhỏ đến lớn (giá trị nhỏ có thứ hạng 1; giá trị lớn có thứ hạng cao nhất) Ngược lại, tham số thứ 0, việc xếp hạng từ lớn đến nhỏ (giá trị nhỏ có thứ hạng cao nhất; giá trị lớn có thứ hạng 1) Ví dụ: Bài tốn tính điểm thi 12 Các hàm tính tốn có điều kiện SumIF(, , ) CountIF(, ) Ý nghĩa: Xét vùng cho, cột thoả tiêu chuẩn tính tốn cộng vào tổng giá trị vùng xét Tiêu chuẩn có dạng: OR/AND OR/AND … Ví dụ, ta có bảng sau (bắt đầu từ A1 đến B7): Để tính tổng giá trị cho nước Thailand 10 “Thailand” ô D7 ta viết: Singapore 20 Thailand 10 =SumIf(A1:B7, “Thailand”,B1:B7) Malaysia 30 Để đếm số lần xuất chữ Thailand 10 “Thailand”, ô D8 ta viết: Malaysia 30 =CountIf(A1:B7, “Thailand”) Singapore 20 12 Các hàm thời gian Now(): Cho ngày tháng năm hệ thống Today(): Cho ngày tháng năm hệ thống Day() Month() Year() Hour() Minute() Second() Date (yy, mm, dd): Cho ngày tháng năm dd/mm/yyyy Time (hh, mm, ss): Cho thời gian WeekDay (ngày tháng, loại trả về) §4.3 Hướng dẫn giải tập sách GK Ví dụ: CHƯƠNG V: BIỂU ĐỒ NỘI DUNG: §5.1 CÁC LOẠI BIỂU ĐỒ §5.2 CÁC THAO TÁC VẼ BIỂU ĐỒ §5.1 CÁC LOẠI BIỂU ĐỒ BIỂU ĐỒ HÌNH (LINE): Phản ảnh biến thiên dãy số, thích hợp cho việc thể tiến độ thực công việc BIỂU ĐỒ HÌNH CỘT (COLUMN, BAR BAR-3D): Phản ảnh mối tương quan dãy số, thích hợp cho việc thể so sánh đại lượng qua thời kỳ Ví dụ: số sinh viên nhập học tốt nghiệp qua năm BIỂU ĐỒ HÌNH BÁNH (PIE): Phản ảnh tỷ trọng đại lượng tổng thể, thích hợp cho việc thể giá trị cấu (các đại lượng tương đối) Ví dụ: Tỷ trọng thu nhập quốc nội ngành kinh tế quốc dân; tỷ lệ hộ nghèo, đói chia theo mức thu nhập CÁC DẠNG BIỂU ĐỒ KHÁC (CYLINDER, CONE) §5.2 CÁC THAO TÁC VẼ BIỂU ĐỒ Bước 1: Chọn loại biểu đồ CHƯƠNG VI: IN BẢNG TÍNH ... TÍNH §1 .2 GIAO DIỆN MÀN HÌNH CHÍNH §1.3 THỐT KHỎI BẢNG TÍNH §1.1 KHỞI ĐỘNG EXCEL Cách 1: Từ Menu Start, chọn Programs, chọn Microsoft Excel Cách 2: Từ Menu Start, chọn Run, gõ: Excel ↵ §1 .2 GIAO... THỐT KHỎI EXCEL Cách 1: Vào Menu File, chọn Exit Cách 2: Nhấn đồng thời phím Alt + F4 Trong cách, Book chưa lưu, thì: CHƯƠNG II XÂY DỰNG BẢNG TÍNH NỘI DUNG: ? ?2. 1 CÁC THAO TÁC CƠ BẢN ? ?2. 2 CÁC THAO... : Địa góc trái : Địa góc phải Vi dụ: =[BAITAP.xls]THANHTOAN!B15:G19 (tiếp theo) Nhập liệu: Tại nhập loại liệu sau: (1) Một số (Number) Ví dụ: 123 45.7 (2) Một dãy ký tự (văn