Bài giảng tin học văn phòng Slide word2007

Tin học văn phòng nâng cao PHẦN I: MICROSOFT WORD 2007 Tạo văn Tạo văn Làm quen với cửa sổ soạn thảo Bắt đầu nhập liệu Những kí hiệu hỗ trợ Những dấu gạch chân văn Thay đổi canh lề trang văn Lưu tài liệu Tạo văn Làm quen với cửa sổ soạn thảo Khi mở Word có tài liệu trống xuất hiện, trơng tờ giấy chiếm khoảng lớn hình Tạo văn Bắt đầu nhập liệu Trong chương trình soạn thảo văn Microsoft Word 2007 Ribbon đặt phía vùng làm việc Người dùng sử dụng Nút Lệnh Ribbon để thực hiệu chỉnh • Thanh Ribbon nằm phía • Điểm chèn nội dung Tạo văn Các ký hiệu định dạng (formatting marks) Ký hiệu phân đoạn , ký hiệu tương ứng với lần nhấn phím ENTER Ký hiệu TAB , ký hiệu tương ứng với lần nhấn phím TAB Ký hiệu SPACEBAR (.), ký hiệu tương ứng với lần nhấn phím SPACEBAR Tạo văn Các ký hiệu định dạng (formatting marks) Các ký hiệu ln có mặt văn bản, nhiên ẩn bạn cần chúng hiển thị Để hiển thị ký hiệu định dạng sử dụng Ribbon phía hình Word Chọn thẻ Homevà tìm kiếm nút lệnh phần Paragraph, nhấn vào để hiển thị ẩn ký hiệu định dạng Tạo văn Những dấu gạch chân văn Dấu gạch đỏ: lỗi tả Word khơng thể nhận dạng từ bạn gõ vào, ví dụ tên riêng tên địa danh • Có thể thêm từ vào mục từ điển Word (Word's Dictionary) để sau từ khơng cịn bị gạch Dấu gạch xanh lá: kiểm tra lại ngữ pháp (tiếng Anh) Dấu gạch xanh dương: từ gõ vào tả khơng hợp với ngữ cảnh ngữ nghĩa câu • Ví dụ thay dùng từ "too" (quá) bạn gõ nhầm thành "to" Tạo văn Thay đổi canh lề trang văn Canh lề (Margins) khoảng trống xung quanh viền trang văn • Normal: Phía Trên, Dưới, Phải Trái trang có khoảng canh lề inch = 2.54cm Tạo văn Lưu tài liệu Cách 1: • nhấn nút Microsoft Office • Sau nhấn Save Cách 2: • Nhấn nút Save cơng cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) góc bên trái Cách 2: • sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl+S (nhấn phím Ctrl S lúc) Kiểm tra tài liệu chức Track Changes Word 2007 Chấp nhận từ chối comment (ghi chú) thay đổi Dùng nút Accept để chấp nhận thay đổi lúc liên tục thay đổi, để chấp nhận tất thay đổi lúc Dùng nút Reject để từ chối thay đổi lúc liên tục thay đổi, để từ chối tất thay đổi lúc Dùng nút Previous để xem ghi hiệu chỉnh theo hướng lên tài liệu Dùng nút Next để xem theo hướng xuống cuối tài liệu Track Changes Comments - tính nâng cao Ẩn tạm thời thay đổi Giả sử bạn xem lại phần thay đổi tài liệu thực Richard, Kai Pilar Bạn muốn xem phần thay đổi Pilar trước biết bạn tìm góp ý tài liệu Pilar cách di chuyển trỏ chuột lên tất thay đổi để thấy tên Pilar xem màu sắc Word gán cho hiệu chỉnh cô Tuy nhiên, bạn nghĩ bạn xem phần sửa chữa Pilar mà không xem phần Richard Kai khơng ổn, đặc biệt tài liệu dài Track Changes Comments - tính nâng cao Ẩn tạm thời thay đổi Để xem sửa chữa Pilar, bạn làm ẩn sửa chữa Richard Kai Cách thực sau: • Trên tab Review tab, nhóm Tracking, click dịng Show Markup, vào Reviewers xóa dấu chọn mục All Reviewers, làm ẩn tất hiệu chỉnh, người • Sau click dòng Show Markup lần nữa, vào Reviewers click vào hộp tên Pilar Nó phần comment phần hiệu chỉnh Pilar Bạn chấp nhận từ chối hiệu chỉnh Pilar tức để sau Khi bạn thực xong, xem lại phần bị sửa chữa người khác cách click Show Markup lần nữa, sau chọn All Reviewers Track Changes Comments - tính nâng cao Xem tài liệu trước sau thay đổi Tính thực sau: Trên Tab Review, nhóm Tracking, Final Showing Markup chức chọn mặc định để hiệu chỉnh tài liệu Để xem lại tài liệu trước đây, bạn Click vào Original Để xem tài liệu trông hiệu chỉnh chấp nhận comment xóa, Click vào hộp Display for Review sau chọn Final Nên nhớ comment hiệu chỉnh khơng bị xóa Sau review tài liệu, click Final Showing Markup để xem lại comment hiệu chỉnh lần Track Changes Comments - tính nâng cao Ẩn thay đổi khơng làm xóa comment bị điều chỉnh ẩn comment hiệu chỉnh khơng xóa chúng, mà cho bạn thấy tài liệu (không thấy hiệu chỉnh lên hình) Cách để xem ẩn tài liệu • Trên tab Review, nhóm Tracking, Click Show Markup chắn có dấu check Comments, Ink, Insertions and Deletions Formatting • Chọn vào Reviewers menu Show Markup chắn có dấu check All Reviewers Track Changes Comments - tính nâng cao Kiểm tra comment hiệu chỉnh Sử dụng nút nhóm Changes để chấp nhận hay từ chối hiệu chỉnh xóa comment Để thấy nội dung tài liệu ẩn hiệu chỉnh comment, Click nút nhóm Comments Changes Bạn thấy hộp thoại mở lên hình trên, Click Show All để xem tất comment hiệu chỉnh Track Changes Comments - tính nâng cao Chọn cách tạo track Chọn lựa để tùy biến thể tính Track Changes cho việc thể comment hiệu chỉnh: Tab Review, nhóm Tracking, Click vào dịng Track Changes, sau click Change Tracking Options Dịch văn Khác với cách tra nghĩa từ, cách dịch đoạn văn dài: Trong thẻ Review, nhóm Proofing, bạn nhấn nút Translate Hoặc bạn nhấn chuột phải vào vị trí tài liệu, chọn Translate Để chọn ngôn ngữ dịch, khung Translation bên phải, chọn ngôn ngữ nguồn mục From, ngôn ngữ đích mục To Dịch văn Để dịch từ tài liệu, bạn giữ phím Alt nhấn chuột trái vào từ Nghĩa hiển thị khung Translation bên phải Để dịch đoạn văn bản, bạn dùng chuột chọn đoạn văn đó, giữ Alt nhấn chuột trái vào vùng chọn Nghĩa hiển thị khung Translation bên phải Để dịch toàn tài liệu, khung Translation, bạn nhấn chuột vào nút Translate the whole document Sau bấm Yes hộp thoại xác nhận Bản dịch hiển thị cửa sổ duyệt Web mở dịch từ đoạn văn cách tự nhập vào khung Search for, sau nhấn nút Start Searching Bật tính “đưa chuột vào từ để hiển thị nghĩa Screentip” Bật tính năng: Tại thẻ Review, nhóm Proofing, nhấn chuột vào mũi tên bên cạnh nút Translation ScreenTip Chọn ngôn ngữ muốn dịch sang menu xuất Tắt tính năng: chọn Turn Off Translation ScreenTip Tự động tạo hyperlink cho địa Web Word tự động tạo hyperlink bạn gõ vào địa Web (chẳng hạn www.microsoft.com) nhấn Enter phím khoảng trắng Nếu muốn tắt/ bật tính này, bạn nhấn Microsoft Office Button, chọn Word Options Proofing AutoCorrect Options, nhấn chọn thẻ AutoFormat As You Type Tại hộp Internet and network paths with hyperlinks, bạn bỏ chọn chọn để tắt/ bật tính Tạo hyperlink tùy ý đến tài liệu, tập tin hay trang Web Chọn đoạn text hình ảnh mà bạn muốn dùng để hiển thị hyperlink Trong thẻ Insert, nhóm Links, nhấn nút Hyperlink Hộp thoại Insert Hyperlink xuất Để liên kết đến file trang Web có sẵn, bạn nhấn nút Existing File or Web Page bên mục Link to, sau nhập vào địa mà bạn muốn liên kết đến hộp Address Nếu địa file, bạn dùng khung duyệt file/ thư mục cửa sổ để chọn file muốn liên kết Để liên kết đến file mà bạn chưa tạo nó, nhấn nút Create New Document bên mục Link to, sau nhập tên file tạo mục Name of new document Tại mục When to edit bạn chọn Edit the new document later (soạn tài liệu sau) Edit the new document now (soạn bây giờ) Để tùy biến ScreenTip (hiển thị bạn rê chuột lên hyperlink), bạn nhấn nút ScreenTip gõ vào dịng ghi Nếu bạn khơng định dịng ghi này, Word sử dụng đường dẫn hay địa file liên kết đến làm ScreenTip Nhấn OK tạo xong hyperlink Tạo hyperlink đến trang e-mail trống Thực bước bước slide trước để hiển thị hộp thoại Insert Hyperlink Bên mục Link to, bạn nhấn nút E-mail Address Tại mục E-mail address, nhập vào địa e-mail mà bạn muốn nhấn vào hyperlink gửi thư cho địa Tại mục Subject, bạn nhập tiêu đề thư Nhấn OK Đếm số từ tài liệu Word 2007 đếm số từ tài liệu bạn gõ văn Ngoài chương trình cịn đếm số trang, số đoạn, số dịng, số ký tự có khơng có khoảng trắng ...Tạo văn Tạo văn Làm quen với cửa sổ soạn thảo Bắt đầu nhập liệu Những kí hiệu hỗ trợ Những dấu gạch chân văn Thay đổi canh lề trang văn Lưu tài liệu Tạo văn Làm quen với cửa... thành "to" Tạo văn Thay đổi canh lề trang văn Canh lề (Margins) khoảng trống xung quanh viền trang văn • Normal: Phía Trên, Dưới, Phải Trái trang có khoảng canh lề inch = 2.54cm Tạo văn Lưu tài... (Background) cho văn Các bước để tạo màu cho văn bản: • Vào Tab Page Layout chọn Page Color • Chọn màu theo ý bạn Border Shading Tạo đường viền (border) cho văn Tạo viền cho ảnh, văn bảng (table)