kl do thi hang vi 082746q

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM TRƢỜNG ĐẠI HỌC TƠN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VẬN TẢI TÀU BIỂN AN NHƢ THÀNH GVHD: TS.TRẦN THANH LONG SVTH : ĐỖ THỊ HẰNG VI MSSV: 082746Q KHÓA: 12 TP HCM, THÁNG 7/2012 [Type text] Page LỜI CẢM ƠN  Sau bốn năm học tập rèn luyện trường Đại học Tôn Đức Thắng em chuẩn bị cho tảng kiến thước bản, hành trang vững để bước làm người có ích cho xã hội, chung tay xây dựng tổ quốc Việt Nam giàu mạnh Để có “vốn” kiến thức ngày hôm nay, em quên công ơn dạy dỗ Thầy, Cơ, dìu dắt, bảo bước khoa Quản trị kinh doanh trường Đại học Tôn Đức Thắng Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý Thầy, quý Cô! Em xin cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình, tận tụy Anh/Chị Công ty TNHH Dịch vụ vận tải tàu biển An Như Thành suốt thời gian thực tập thực khóa luận giúp em tìm hiểu rõ hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu, khó khăn, trở ngại thường gặp, vấn đề tồn hỗ trợ cho chương trình khảo sát chất lượng để em hồn thành tốt khóa luận mình, giúp cho mục tiêu nghiên cứu trở nên thực tiễn có ý nghĩa tích cực hoạt động Công ty Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Thầy giáo – Tiến sĩ Trần Thanh Long người theo sát chỉnh sửa cho em chi tiết nhỏ tồn q trình nghiên cứu làm luận văn tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn Thầy! Với kinh nghiệm thực tiễn non thời gian thực có hạn nên đề tài khơng tránh sai sót ý kiến chủ quan người viết, em mong nhận góp ý chân thành Quý Thầy, Cô, anh chị bạn đọc Em xin cảm ơn! Sinh viên thực tập ĐỖ THỊ HẰNG VI NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƢỚNG DẪN  ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… Tp Hồ Chí Minh, Ngày… tháng… năm 2012 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN  ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… Tp Hồ Chí Minh, Ngày… tháng… năm 2012 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƢƠNG : NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN 1.1.1 Những vấn đề giao nhận .2 1.2.1 Khái niệm giao nhận .2 1.1.2 Quyền hạn trách nhiệm ngƣời giao nhận .2 1.1.2.1 Với tƣ cách đại lý .3 1.1.2.2 Với tƣ cách ngƣời chuyên chở 1.1.3 Các dịch vụ giao nhận chủ yếu 1.1.4 Vai trò hoạt động giao nhận hàng hóa 1.2 Các yếu tố ảnh hƣởng đến hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập doanh nghiệp 1.2.1 Các yếu tố bên .7 1.2.1.1 Yếu tố trị - pháp luật nhà nƣớc 1.2.1.2 Sự phát triển kinh tế .8 1.2.1.3 Sự phát triển khoa học kĩ thuật ngành vận tải giao nhận 1.2.1.4 Sự cạnh tranh doanh nghiệp ngành 11 1.2.1.5 Nhu cầu khách hàng dịch vụ giao nhận 12 1.2.2 Các yếu tố bên doanh nghiệp 13 1.2.2.1 Cơ sở vật chất kĩ thuật công ty 13 1.2.2.2 Cơ cấu tổ chức hoạt động doanh nghiệp 13 1.2.2.3 Nguồn nhân lực hữu doanh nghiệp .14 Về số lượng nhân 15 Về trình độ chun mơn nghiệp vụ cán nhân viên .15 Chính sách đãi ngộ công ty giành cho nhân viên 16 1.2.2.4 Cách thức tổ chức hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận doanh nghiệp 17 1.3 Hệ thống tiêu phản ánh thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa nhập doanh nghiệp 17 1.3.1 Chất lƣợng dịch vụ cung ứng 17 1.3.2 Mức độ hài lòng khách hàng .19 1.3.3 Sự phát triển số lƣợng khách hàng doanh nghiệp 20 1.3.4 Số lƣợng hàng nhập 20 1.3.5 Tỷ suất lợi nhuận doanh thu hàng năm doanh nghiệp 21 Tóm tắt Chƣơng 1: 22 CHƢƠNG : THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VẬN TẢI TÀU BIỂN AN NHƢ THÀNH 23 2.1 Giới thiệu chung Công ty TNHH Dịch vụ vận tải tàu biển An Nhƣ Thành .23 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Công ty An Nhƣ Thành .23 2.1.2 Hệ thống tổ chức Công ty An Nhƣ Thành 24 2.1.2.1 Sơ đồ cấu tổ chức 24 2.1.2.2 Nhiệm vụ chức phòng ban 25 2.1.3 Tổng quan tình hình nhân Công ty An Nhƣ Thành .28 2.1.4 Tổng quan lĩnh vực hoạt động Công ty An Nhƣ Thành 29 2.1.5 Vai trò phận giao nhận hàng nhập Công ty 29 2.1.6 Kết hoạt động kinh doanh giai đoạn 2009 – 2011 30 2.2 Phân tích thực trạng hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập Công ty TNHH Dịch vụ vận tải tàu biển An Nhƣ Thành .30 2.2.1 Về chất lƣợng dịch vụ cung ứng 30 2.2.1.1 Khâu chuẩn bị hồ sơ chứng từ cịn chậm trễ, sai sót 31 2.2.1.2 Dịch vụ vận tải giao hàng bất cập .35 2.2.1.3 Đạt lợi nghiệp vụ tốn số tiêu chí khác 36 2.2.2 Mức độ hài lòng khách hàng .38 2.2.3 Sự phát triển số lƣợng khách hàng Công ty An Nhƣ Thành 39 2.2.3.1 Số lƣợng khách hàng tăng nhẹ 39 2.2.3.2 Hoạt động tìm kiếm khách hàng chƣa thật hiệu 40 2.2.4 Sự phát triển số lƣợng hàng giao nhận .42 2.2.5 Tỷ suất lợi nhuận hàng năm Bộ phận hàng Nhập 43 2.2.5.1 Doanh thu lợi nhuận đạt đƣợc sau năm hoạt động 43 2.2.5.2 Tỷ suất lợi nhuận doanh thu .45 2.3 Đánh giá hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập Cơng ty An Nhƣ Thành 46 2.3.1 Ƣu điểm 46 2.3.2 Tồn 47 Tóm tắt Chƣơng : .47 CHƢƠNG : GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU TẠI CT TNHH DỊCH VỤ VẬN TẢI TÀU BIỂN AN NHƢ THÀNH 48 3.1 Cơ sở đề xuất giải pháp .48 3.1.1 Đối với Nhà nƣớc toàn ngành Giao nhận nói chung 48 3.1.1.1 Định hƣớng phát triển hoạt động nhập nhà nƣớc từ 2010 đến 2030 48 3.1.1.2 Tiềm năng, hội thách thức phát triển cho ngành giao nhận Việt Nam .49 3.1.2 Đối với Công ty TNHH Dịch vụ vận tải tàu biển An Nhƣ Thành 50 3.1.2.1 Hoạt động kinh doanh sau năm thành lập A.N.T Shipping bƣớc đầu đạt đƣợc nhiều thành công 50 3.1.2.2 Định hƣớng phát triển Công ty thời gian tới 51 3.2 Mục tiêu giải pháp .52 3.3 Hệ thống giải pháp đẩy mạnh hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng Nhập CT TNHH Dịch vụ vận tải tàu biển An Nhƣ Thành 52 3.3.1 Đẩy mạnh tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị trƣờng hoạt động 52 3.3.2 Đẩy mạnh đầu tƣ nguồn vốn kinh doanh vào thiết lập sở vật chất cải thiện dịch vụ vận tải 53 3.3.3 Khắc phục nhƣợc điểm, hoàn thiện quy trình giao nhận hàng Nhập 54 3.3.3.1 Khắc phục sai sót kiểm tra, đối chiếu hồ sơ chứng từ 54 3.3.3.2 Khắc phục chậm trễ tiếp nhận hồ sơ chứng từ 55 3.3.3.3 Hoàn thiện khâu nhận hàng giao hàng cho ngƣời mua .56 3.3.4 Đào tạo nâng cao trình độ chun mơn cán nhân viên 57 Tóm tắt Chƣơng 3: 57 KẾT LUẬN 58 TÀI LIỆU THAM KHẢO .59 PHỤ LỤC .61 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT WTO World Trade Organization Tổ chức Thương mại Thế giới B/L Bill of Lading Vận đơn đường biển HBL House Bill of Lading Vận đơn nhà MBL Master Bill of Lading Vận đơn chủ C/O Certificate of Origin Chứng nhận xuất xứ D/O Delivery Order Lệnh giao hàng P/L Packing List Phiếu đóng gói hàng hóa FCL Full container load Hàng nguyên container LCL Less than container load Hàng lẻ CFS Container freight Station Trạm đóng hàng vào container DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Bảng 2.1 Kết hoạt động kinh doanh từ năm 2009 – 2011 30 Bảng 2.2 Kết khảo sát Chất lượng dịch vụ A.N.T Shipping 31 Bảng 2.3 Mơ tả quy trình nhập theo sơ đồ hình 2.2 33 Bảng 2.4 Kết khảo sát mức độ hài lòng khách hàng 38 giao nhận nước (liên doanh) nhà giao nhận nước, khu vực phía nam khu vực cịn lại Với phân tích ơng Nguyễn Hùng – Phó Tổng thư ký Hiệp hội Giao nhận Kho vận Việt Nam, “Cơ hội để phát triển logistics Việt Nam gia nhập WTO” biểu qua nội dung sau : Thứ nhất, sách hội nhập, Việt Nam đẩy mạnh tiến trình hội nhập kinh tế thơng qua cải cách chế, sách, thủ tục hành chính, xây dựng hệ thống pháp luật kinh tế tài phù hợp với thơng lệ quốc tế Việc trở thành thành viên thức WTO đưa Việt Nam thành quốc gia mở cửa thương mại hàng hóa, dịch vụ đầu tư Thứ hai, lợi khu vực, Việt Nam có vị trí địa lý thuận lợi cho vận tải quốc tế, nằm khu vực chiến lược vùng Đông Nam Á Bờ biển dài 2.000km, có nhiều cảng nước sâu, 266 cầu cảng lớn nhỏ phân bố ba miền Bắc – Trung – Nam, 26 sân bay với sân bay có đường băng dài 3.000m có khả đón nhận máy bay lớn, hệ thống đường sắt xuyên quốc gia mạng lưới giao thông tiền đề khả quan để phát triển logistics Thứ ba, vốn đầu tư nước ngoài, cụ thể nguồn vốn ODA nhằm phát triển sở hạ tầng nguồn vốn từ tổ chức phi phủ hỗ trợ cho Việt Nam ngày tăng Thứ tư, lĩnh vực dịch vụ quan tâm phát triển, hoạt động logistics bắt đầu thu hút ý cấp quản lý Nhà nước doanh nghiệp ngồi nước Vậy, thấy rằng, giao nhận hàng hóa ngành có tiềm phát triển, xúc tác để đẩy mạnh phát triển kinh tế quốc gia, ngành nhìn nhận quan trọng có hỗ trợ đầu tư lớn phủ Vì thế, hội phát triển không ngừng doanh nghiệp tham gia vào ngành có hoạt động nghiêm túc 3.1.2 Đối với Công ty TNHH Dịch vụ vận tải tàu biển An Nhƣ Thành 3.1.2.1 Hoạt động kinh doanh sau năm thành lập A.N.T Shipping bƣớc đầu đạt đƣợc nhiều thành công A.N.T Shipping Công ty thành lập năm 2009, quy mô nhỏ sở vật chất không trang bị đầy đủ, nhiên, tính đến hết năm 2011, Cơng ty thực hoạt động có hiệu đạt nhiều thành cơng Trang 50 Quy trình hoạt động dần hoàn thiện, số lượng khách hàng tăng, số lượng hàng hóa giao nhận, doanh thu lợi nhuận tăng qua năm Tỷ lệ tăng lợi nhuận tính từ năm thành lập đến đạt 175.86% Mặc dù không trội nhiều so với công ty đối thủ ngành A.N.T Shipping khách hàng ghi nhận cơng ty có chất lượng phục vụ tốt, lịch tận tình với khách hàng, lợi mà Cơng ty phát huy để đẩy mạnh hiệu tìm kiếm giữ chân khách hàng Ngoài ra, cấu tổ chức đơn giản thống nhất, đội ngũ nhân viên trình độ cao, làm việc chuyên nghiệp, hợp tác ăn ý yếu tố quan trọng hỗ trợ đạt đến hiệu cao tiêu phấn đấu Công ty Tất yếu tố đạt sở, móng tương đối vững để A.N.T Shipping phát triển nữa, đẩy mạnh cạnh tranh thị trường vận tải xuất nhập trở thành công ty chuyên Logistics hàng đầu tp.Hồ Chí Minh 3.1.2.2 Định hƣớng phát triển Công ty thời gian tới Kết thúc năm kinh doanh, để bắt đầu năm hoạt động hiệu Ban lãnh đạo A.N.T Shipping với trưởng phịng, ban họp tổng kết báo cáo kết hoạt động năm cũ đề mục tiêu, chiến lược hành động cụ thể cho năm Việc vạch bước cho năm tùy vào tình hình thực tế dựa mục tiêu dài hạn đặt trước để thực Các mục tiêu ngắn hạn dài hạn Công ty định hướng phát triển sau : Về ngắn hạn : Doanh số phải tăng 30% so với năm 2011, tăng 25% năm Tăng thị phần thêm 7% Xây dựng chiến lược để tìm kiếm nhiều khách hàng Xây dựng chiến lược chăm sóc khách hàng để ngày tạo niềm tin uy tín lòng khách hàng Đáp ứng đa dạng nhu cầu dịch vụ cung ứng, chất lượng giá tốt Về dài hạn : Ngày khẳng định vị thế, thương hiệu A.N.T Shipping thị trường Tìm kiếm gia tăng đại lý hợp tác phát triển Cơng ty ngồi nước Tích lũy tài đầu tư sở hạ tầng, trang bị kĩ thuật vật chất phục vụ cho nhu cầu tự hoạt động Công ty Trang 51 3.2 Mục tiêu giải pháp Mở rộng đa dạng hóa phát triển loại hình dịch vụ giao nhận cho phù hợp với đời phát triển phương thức vận chuyển theo kịp phát triển ngành giao nhận vận tải nước nói riêng giới nói chung, mang lại dịch vụ có giá trị thực “Door to door” tiêu đặt Ngày hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận vận tải quốc tế, hoàn thiện điều kiện giao nhận, thủ tục hàng xuất nhập khẩu, tìm phương án hoạt động tối ưu để tạo điều kiện cho khách hàng, đối tác giao dịch với Công ty Khơng ngừng nâng cao lực, trình độ tính đồn kết, nhiệt tình khả làm việc nhóm cán bộ, nhân viên công ty Tạo điều kiện giúp đỡ nhân viên học hỏi, tạo môi trường làm việc thuận lợi để họ phát huy lực, phát huy điểm mạnh thân Mở rộng mối quan hệ với khách hàng hãng, cơng ty nước ngồi ngành để hợp tác hỗ trợ lẫn Quan hệ với bạn hàng Thế giới để tìm kiếm đại lý cho Cơng ty, mở rộng thị trường hoạt động tận dụng khả chuyên chở, phương tiện chuyên chở họ Từ học hỏi, đúc rút kinh nghiệm quản lý, điều hành hoạt động giao nhận vận tải Công ty có uy tín, thương hiệu mạnh giới Mở rộng mối quan hệ với hãng vận tải nước để khắc phục khuyết điểm sở vật chất, đội xe chuyên vận nội địa, đảm bảo luôn sẵn sàng cho yêu cầu vận chuyển hàng hóa khách hàng 3.3 Hệ thống giải pháp đẩy mạnh hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng Nhập CT TNHH Dịch vụ vận tải tàu biển An Nhƣ Thành Trên sở, tảng sẵn có mục tiêu đặt ra, nhằm khắc phục khuyết điểm vấn đề tồn hoạt động kinh doanh Nhập Công ty (như đề cập chương 2) Em xin kiến nghị số giải pháp khắc phục thúc đẩy phát triển hoạt động nhập A.N.T Shipping sau : 3.3.1 Đẩy mạnh tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị trƣờng hoạt động Phòng kinh doanh cần tăng cường hoạt động Marketing tìm kiếm nguồn khách hàng, đặc biệt tạo uy tín, niềm tin tuyệt khách hàng để giữ chân họ thu hút khách hàng Trang 52 Tiếp tục hoạt động quảng cáo kênh thông tin internet kênh mang lại hiệu tốt Tổ chức thu thập thông tin cách khoa học, sàng lọc nhóm khách hàng theo thơng tin mức độ thường xuyên sử dụng loại dịch vụ đó, số lượng hàng nhiêu, nhập lần, mong muốn đặt họ sử dụng dịch vụ để xem có phù hợp với khả hay khơng, để biết Công ty cần cải tiến để phục vụ khách hàng cách tốt Phân loại lập hồ sơ khách hàng cụ thể thành nhóm : khách hàng tiềm năng, khách hàng , khách hàng sử dụng dịch vụ Cơng ty có lần thơi Từ tìm hiểu lí mong muốn thực họ tìm đến Cơng ty Tăng cường mối quan hệ mật thiết với Đại lý sẵn có Cơng ty ngồi nước, đảm bảo mối quan hệ hợp tác đôi bên có lợi Mở rộng tìm kiếm, ký kết hợp đồng với nhiều Đại lý khác toàn giới, hoàn thành mục tiêu cung cấp dịch vụ toàn cầu, vận chuyển hàng hóa an tồn, phục vụ tối đa lượng khách hàng tìm đến Thiết lập quy trình, tiêu chuẩn kiểm tra hiệu công việc công ty, chất lượng dịch vụ mà Công ty mang lại cho khách hàng Khi nhân viên phận Sale – Marketing đạt tiêu đặt ra, ban lãnh đạo cần có hình thức tun dương, khen thưởng cụ thể, chí thưởng cao vượt tiêu để cổ vũ tinh thần, nhiệt huyết làm việc người lao động 3.3.2 Đẩy mạnh đầu tƣ nguồn vốn kinh doanh vào thiết lập sở vật chất cải thiện dịch vụ vận tải Như phân tích chương 2, dịch vụ vận tải Công ty yếu kém, tồn khâu vận chuyển hàng hóa thuê Đối với việc mua tàu chuyên vận quốc tế vượt khả doanh nghiệp, nhiên vận tải nội địa cần nhanh chóng cải thiện A.N.T Shipping cần : - Tăng cường tích lũy nội bộ, tích cực thu hồi cơng nợ - Tăng cường kiểm sốt chi phí liên quan, giảm tối đa chi phí khơng cần thiết - Xây dựng sách kêu gọi đầu tư Mục tiêu giải pháp tích lũy, tiết kiệm tài để tạo nguồn vốn cho Công ty đầu tư vào trang thiết bị vận tải nội địa.Tuy tại, Công ty nhỏ A.N.T Shipping chưa thể chuẩn bị đội xe chuyên vận hùng hậu Trang 53 nhưng, dù dù nhiều, có nguồn xe tự chủ đảm bảo cho hoạt động dịch vụ vận tải, đảm bảo uy tín doanh nghiệp, hạn chế tối đa phụ thuộc vào vấn đề thuê vào mùa cao điểm Giải pháp thứ hai cho Công ty chưa đủ điều kiện tài để thực giải pháp thứ là, cần thiết phải ký kết hợp đồng hợp tác vận tải giao nhận với điều khoản ràng buộc cụ thể, cam kết phải hỗ trợ hoạt động tốt Để hợp đồng có tính chặt chẽ giá trị cao Cơng ty đồng thời phải tăng mức chiết khấu cho doanh nghiệp vận tải Chiết khấu cao chắn điều nguồn lợi nhuận uy tín A.N.T Shipping cịn tăng cao cơng ty giải vấn đề 3.3.3 Khắc phục nhƣợc điểm, hồn thiện quy trình giao nhận hàng Nhập 3.3.3.1 Khắc phục sai sót kiểm tra, đối chiếu hồ sơ chứng từ Nguyên nhân : Trong hồ sơ chứng từ chứng từ gồm : B/L, Invoice, Contract chứng từ quan trọng Hầu hết có sai khác chứng từ nguyên nhân xuất phát từ quan, chủ thể phát hành chứng từ D/O chứng từ Công ty phát hành để cấp cho khách hàng hợp lệ Sai sót D/O thuộc trách nhiệm phận làm thủ tục hàng Nhập khẩu, lý chủ quan mà q trình lập D/O điền sai chưa đầy đủ thông tin cần thiết phục vụ nhu cầu nhận hàng Người nhận Cách khắc phục : Đối với hồ sơ chứng từ có sai khác không thuộc lỗi nhân viên Công ty, cần liên lạc gấp với phận chuyển giao chứng từ đó, chỗ sai khác yêu cầu sửa chữa cấp lại chứng từ phù hợp Để làm điều này, nhân viên làm thủ tục cần phải kiểm tra kỹ lưỡng chứng từ để tránh tình trạng chứng từ khơng hợp lý lại không phát kịp thời Mọi chứng từ phát hành A.N.T Shipping lập theo mẫu sẵn có, nhân viên làm thủ tục cần điền đầy đủ thông tin cần thiết theo yêu cầu, vậy, việc lấy thông tin phải đảm bảo xác, khơng lấy thơng tin theo thói quen (khách hàng quen thuộc, lô hàng nhập thường xuyên…), kiểm tra thông tin nhiều lần để đảm bảo tính hồn thiện chứng từ cấp phát Một yếu tố quan trọng trình thực hiện, kiểm tra, cấp phát chứng từ hồ sơ chứng từ phải chuẩn bị sẵn sàng cho khách hàng trước Trang 54 khoảng thời gian an toàn, tránh trường hợp gấp rút, tâm lý không thoải mái dễ dẫn đến sai sót 3.3.3.2 Khắc phục chậm trễ tiếp nhận hồ sơ chứng từ Nguyên nhân : Đại lý bên nước xuất khách hàng (trường hợp nhập theo yêu cầu Người mua) gởi thiếu chứng từ cần thiết để làm thủ tục Có sai sót, khơng hợp lý chứng từ hồ sơ Chậm trễ việc liên lạc nhân viên Công ty với bên liên quan (Cảng, Hải quan, quan khác ) Do nhân viên Công ty, qn q nhiều hồ sơ chứng từ (trong mùa cao điểm) mà không chuẩn bị hồ sơ kịp thời Các khắc phục : Trong trình nhận chứng từ từ Đại lý bên nước xuất hay khách hàng, phận lập chứng từ cần kiểm tra tính đầy đủ đối chiếu kỹ lưỡng chứng từ đó, thiếu chứng từ hay có sai lệch phải xác định thiếu sót, sai lệch bắt nguồn từ đâu, sau nhanh chóng liên lạc với bên liên quan để bổ sung kịp thời Vấn đề chứng từ khơng đẩy đủ q trình chuyển – nhận, lưu trữ chứng từ gây mát Do q trình giao nhận, Cơng ty quan tập trung đầy đủ loại chứng từ từ công ty lưu chuyển đến phận, quan liên quan Vậy, khâu cất giữ phải cẩn thận, đảm bảo trình lưu chuyển chứng từ Công ty cần phải kiểm tra theo dõi để tránh trường hợp thất lạc, thực sau : o Phân loại hồ sơ theo lô hàng, chủ hàng cụ thể o Với lô hàng nhập cần lưu lại file liệu theo dõi hợp đồng nên kiểm tra thường xuyên để kịp thời nắm bắt thiếu sót o Nếu ngày có nhiều hồ sơ chứng từ, nên đánh số dùng kí hiệu nhận biết để tiện việc tra cứu xếp sau o Toàn hồ sơ hàng nhập nên phân loại, lưu trữ theo tháng, giai đoạn tùy vào tình hình hoạt động Cơng ty Trong trình làm thủ tục nhập khẩu, vấn đề phải gặp bên liên quan để hoàn thành hồ sơ chứng từ, phận nhập thường hỗ trợ phận giao nhận Để tránh chậm trễ, hai phận phải hợp tác ăn ý, dự tính thơng báo thời gian tương đối thoải mái để nắm công việc thực tiến độ, tránh việc thông báo chậm khiến cán giao nhận không làm kịp Hơn Trang 55 nữa, tạo mối quan hệ tốt với bên có liên quan Cảng, Hải quan, Chi cục Thuế… động tác hỗ trợ hữu hiệu cho việc giải kịp thời chậm trễ vướng mắc, hoàn thành hồ sơ thủ tục nhập cách nhanh Trong Cơng ty có nhân viên phụ trách làm thủ tục hàng Nhập khẩu, từ khâu chuẩn bị giấy tờ, theo dõi trình nhập đảm bảo hàng hóa đến tay Người nhận Trong mùa cao điểm có q nhiều lơ hàng nhập lúc nên nhân viên phải chia việc, hỗ trợ cho kịp thời gian, nhiên công việc phải phân định cụ thể để có sai sót dễ xác định nguồn bắt đầu giải kịp thời Bằng cách xây dựng trình tự làm việc chia nhỏ cơng việc trình tự đó, người có thời gian nghiên cứu chuyên sâu nhiều thành thạo hơn, góp phần đẩy nhanh tiến độ cơng việc 3.3.3.3 Hồn thiện khâu nhận hàng giao hàng cho ngƣời mua Đối với khâu nhận hàng, Công ty cần theo dõi chặt chẽ ngày tàu đến, thời gian nhận hàng trễ để xác định thời điểm lấy hàng kịp thời, tránh lưu kho, lưu bãi thời hạn gây tổn phí phạt đền Điều đáng lưu ý không rút hàng sớm chưa thể xếp vận chuyển kho lúc Tìm hiểu theo dõi chặt chẽ tình trạng hàng hóa trước lên tàu sau bốc dỡ Nếu phát hư hỏng, yếu tố khác lạ làm biến dạng, biến chất hàng hóa cần mời bên liên quan đến chứng thực, giám định lập biên ký nhận Khi khách hàng có u cầu dịch vụ “door to door”, Cơng ty cần nhanh chóng liên lạc đội vận tải để lấy thời gian xác định giao hàng cho khách, tránh tình trạng thời gian giao hàng lại chậm trễ so với thời gian hứa hẹn gây uy tín Trong q trình vận chuyển hàng hóa kho riêng chủ hàng, Công ty cần cử cán áp tải để giám sát yêu cầu kĩ thuật áp dụng cho hàng hóa hỗ trợ cho người vận tải đường gặp khó khăn trở ngại Cán áp tải hàng phải giữ liên lạc với Công ty để thơng báo tình hình vận chuyển Khi gặp khó khăn cần phải liên lạc với Cơng ty để xin ý kiến đạo ban Giám đốc để giải vấn đề Hàng hóa sau giao cần lập biên ký xác nhận, thể tình trạng số lượng hàng hóa thực tế, kể khách hàng quen thuộc bỏ qua vấn đề kiểm tra ký nhận để tiện cho việc giải vấn đề tổn thất có xảy sau giao hàng Ký nhận giao hàng sở để Công ty thu cước phí vận tải, giao nhận Trang 56 3.3.4 Đào tạo nâng cao trình độ chun mơn cán nhân viên Chất lượng người làm việc định đến chất lượng công việc Do vậy, vấn đề đặt Công ty phải liên tục cập nhật thơng tin đổi mới, tình hình hoạt động cải tiến khoa học kĩ thuật quy trình cơng việc với cán nhân viên, tổ chức lớp học đào tạo chuyên môn nghiệp vụ để củng cố nâng cao tay nghề Tổ chức hoạt động tập thể để cán nhân viên phịng ban giao lưu, tăng cường sức mạnh đồn kết gắn bó, từ hỗ trợ hồn thành tốt cơng việc Ln nắm bắt kịp thời sách, cải cách luật pháp liên quan đến hoạt động ngành, thủ tục hải quan, hàng hóa cấm xuất nhập khẩu, quy định giao nhận, vận tải nội địa quốc tế Hoạt động dịch vụ nghề địi hỏi nhạy bén, linh hoạt cơng việc cần phải có cấu quản lý mềm dẻo, động, phận lãnh đạo phải người biết lắng nghe, thấu hiểu khó khăn nhân viên giải rắc rối, tổn thất cơng việc cách thấu tình đạt lý Vấn đề ngoại ngữ quan trọng, để không xảy tình trạng Đại lý Cơng ty khơng nắm rõ tình hình vận chuyển, hồ sơ chứng từ liên quan đến lô hàng nhập bất đồng ngơn ngữ Cơng ty cần u cầu nhân viên phải nâng cao ngoại ngữ, Công ty hỗ trợ cán nhân viên, đạo điều kiện để họ tham gia lớp học nâng cao ngoại ngữ nghiệp vụ Tóm tắt Chƣơng 3: Chương thơng qua tác động vĩ mô : Định hướng nhập nhà nước thời gian tới, tiềm hội phát triển cho ngành giao nhận yếu tố nội doanh nghiệp thành công đạt được, định hướng mục tiêu ngắn hạn, dài hạn tổ chức để xây dựng thành sở đề xuất giải pháp đẩy mạnh, hoàn thiện hoạt động doanh nghiệp Một số tồn hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận A.N.T Shipping chương xem xét nguyên nhân đưa cách khắc phục : vấn đề Đẩy mạnh tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị trường hoạt động; Đẩy mạnh đầu tư nguồn vốn kinh doanh vào thiết lập sở vật chất cải thiện dịch vụ vận tải; Khắc phục nhược điểm, hoàn thiện quy trình giao nhận hàng Nhập : Khắc phục sai sót kiểm tra, đối chiếu hồ sơ chứng từ; Khắc phục chậm trễ tiếp nhận hồ sơ chứng từ; Hoàn thiện khâu nhận hàng giao hàng cho người mua Đào tạo, nâng cao trình độ chun mơn cán nhân viên Trang 57 KẾT LUẬN Nhìn chung hoạt động giao nhận, xuất nhập Việt Nam năm qua có nhiều thay đổi, đặc biệt từ sau kiện đất nước gia nhập Tổ chức thương mại Thế giới WTO, ngoại thương mở rộng thương hiệu trường quốc tế trở thành xu hướng phát triển chung nhiều doanh nghiệp Việt, với hi vọng đất nước sớm phát triển, sánh vai bè bạn năm châu nhà nước ta có nhiều sách cải cách, đầu tư phát triển sở hạ tầng phù hợp, ngành dịch vụ giao nhận xuất nhập có nhiều hội phát triển Việc kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập Công ty TNHH Dịch vụ vận tải tàu biển An Như Thành qua ba năm thành lập hoạt động đạt thành công đáng kể Doanh số lợi nhuận mang lại cho Công ty qua năm đặn tăng, khách hàng hài lòng với dịch vụ cung ứng Tuy nhiên, Công ty nhỏ, vấn đề sở vật chất chưa đầu tư xứng đáng trở ngại để A.N.T Shipping vươn lên trở thành cơng ty có “tầm” thị trường Nếu giải vấn đề này, ngày A.N.T Shipping thực tạo dựng thương hiệu khơng cịn xa Kết nghiên cứu phân tích vấn đề tồn khâu tổ chức hoạt động A.N.T Shipping, dù khuyết điểm nhỏ việc tìm chỉnh đốn vơ cần thiết để Cơng ty ngày hồn thiện Các sai phạm xảy trình chuẩn bị chứng từ, giao hàng cho khách…, nguyên nhân gây vấn đề cách để giải vấn đề Bài làm đánh giá hiệu thu hút, giữ chân khách hàng thông qua tìm hiểu cách thức mà họ biết đến Cơng ty, ý muốn có tiếp tục hợp tác hay khơng…Từ đó, kết luận kênh quảng bá thực có chất lượng Hơn nữa, đánh giá điểm mạnh mà A.N.T nắm giữ, khách hàng đánh giá cao để tiếp tục phát huy ưu điểm Thời gian nghiên cứu, làm có hạn nên viết chưa chuyên sâu cịn mang tính nhận định chủ quan người viết Em mong nhận thông cảm đóng góp tích cực q Thầy cơ, anh chị bạn đọc Em xin chân thành cảm ơn! Trang 58 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1/ Ron Zemke & Kristin Anderson, Delivering knock your sock off service, NXB Lao Động Xã Hội 2/ Allan R.Cohen, MBA tầm tay – Quản trị kinh doanh, NXB Tổng hợp Tp Hồ Chí Minh 3/ William J.Rothwell, Các chiến lược phát triển nhân tài nhanh chóng hiệu quả, NXB Lao Động Xã Hội 4/ Fred Reitheld, Đẩy mạnh doanh thu nâng cao lợi nhuận, NXB Lao Động Xã Hội 5/ Triệu Hồng Cẩm, Vận tải quốc tế - Bảo hiểm vận tải quốc tế, NXB Văn hóa Sài Gịn, 2009 6/ Dương Hữu Hạnh, Cẩm Nang Nghiệp Vụ Xuất Nhập Khẩu, NXB Thống kê, Tp Hồ Chí Minh, 2009 7/ Trần Hoè, Nghiệp Vụ Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu, NXB Trường ĐH Kinh Tế Quốc dân, Hà Nội, 2009 8/ Lý Tiễn, Cây tiền, NXB Lao Động Xã hội, 2011 9/ Đồn Ngọc Quế, Đào Tất Thắng, Phân Tích Hoạt Động Kinh Doanh, NXB ĐH Kinh Tế Tp HCM, 2009 10/ GSTS Đoàn Thị Hồng Vân, Logistics – vấn đề bản, NXB Lao Động Xã Hội, 9/2010 11/ PGS TS Đinh Ngọc Viện (Chủ biên), “Giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế”, NXB Giao Thơng Vận Tải, 2002 12/ “Một số giải pháp khắc phục khó khăn hoạt động giao nhận vận tải hàng hóa Việt Nam”, TS Nguyễn Hồng Vân, Khoa Kinh tế, trường Đại học Hàng hải 13/ Vũ Phương Thanh – Hoàng Thị Thu Hà “Báo cáo phân tích ngành Hàng hải tháng 8/2009” 14/ “Tiềm Logistics Việt Nam,” , logistics-vaa.com.vn 15/ Vietlawconsultant – Pháp điển Luật Việt Nam, vietlaw.biz 16/ “Thơng cáo báo chí số nội dung kỳ họp Chính phủ thường kỳ tháng 4/2012”, vpcp.chinhphu.vn 17/ “Hệ thống văn bản”, vanban.chinhphu.vn 18/ “Kinh tế Việt Nam sau gia nhập WTO”, Phạm Quốc Trụ, 03/2010 19/ “Dịch vụ giao nhận hàng hóa”, xuatnhapkhauvietnam.com Trang 59 20/ 21/ 22/ 23/ 24/ 25/ 26/ “Điều chỉnh chất lượng dịch vụ”, acro.vn “Định hướng chiến lược xuất nhập giai đoạn 2010 – 2030”, Hồng Hải “Chính sách ưu đãi hỗ trợ đầu tư nhà nước”, OEM “Tư vấn Xuất nhập khẩu”, www.orc.com.vn Vietmarine.net Vietnamhighlight.com “Tồn cầu hóa hội nhập”, nghiencuubiendong.vn Trang 60 PHỤ LỤC BẢNG KHẢO SÁT Kính chào quý Anh/Chị Em tên Đỗ Thị Hằng Vi, sinh viên trường Đại học Tôn Đức Thắng, em thực nghiên cứu đề tài “Thực trạng giải pháp thúc đẩy hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập CT TNHH Dịch vụ vận tải tàu biển An Như Thành” Rất mong quý Anh/Chị giúp đỡ em thực bảng khảo sát để kết nghiên cứu mang tính thiết thực góp phần giúp A.N.T Shipping phục vụ quý Anh/Chị tốt Em xin cam đoan thông tin khảo sát Anh/Chị hồn tồn giữ kín bên thứ ba Em xin chân thành cảm ơn! 1) Anh/Chị đến từ Công ty : 2) Các tiêu chí để Anh/Chị định lựạ chọn cơng ty giao nhận (có thể lựa chọn đáp án) : Giá hợp lý Dịch vụ cung ứng đa dạng Tính chuyên nghiệp cao Thời gian phương thức toán linh hoạt Thái độ phục vụ lịch chuyên tâm nhân viên 3) Anh/Chị biết đến A.N.T Shipping thông qua : Sự giới thiệu người quen Thông tin quảng cáo báo Tìm hiểu Internet Được chào mời từ nhân viên phận tìm kiếm khách hàng A.N.T Trang 61 Shipping 4) Anh/Chị sử dụng dịch vụ giao nhận hàng hóa A.N.T Shipping : Mới lần đầu – lần Trên lần 5) Bao lâu Anh/Chị sử dụng dịch vụ A.N.T Shipping lần