Giáo trình hệ thống thông tin quản lý

BỘ CÔNG THƢƠNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP QUẢNG NINH KHOA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN Lê Thị Phƣơng GIÁO TRÌNH HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ DÙNG CHO TRÌNH ĐỘ ĐẠI HỌC QUẢNG NINH - 2019 Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý MỤC LỤC CHƢƠNG HỆ THỐNG THƠNG TIN TRONG THƢƠNG MẠI TỒN CẦU 1.1 Vai trò HTTT thƣơng mại 1.2 Quan điểm HTTT 1.3 Các phƣơng pháp tiếp cận đại với HTTT 12 CHƢƠNG HỢP TÁC VÀ THƢƠNG MẠI ĐIỆN TỬ TOÀN CẦU 17 2.1 Quá trình kinh doanh HTTT 17 2.2 Các loại HTTT 18 2.3 Các hệ thống cộng tác 20 2.4 Chức HTTT thƣơng mại 26 CHƢƠNG HTTT, TỔ CHỨC VÀ CHIẾN LƢỢC 28 3.1 Các tổ chức HTTT 28 3.2 HTTT tác động đến tổ chức doanh nghiệp 40 3.3 Sử dụng HTTT để đạt đƣợc lợi cạnh tranh 42 CHƢƠNG HẠ TẦNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 44 4.1 Hạ tầng sở 44 4.2 Các thành phần hạ tầng sở 46 4.3 Xu tảng phần cứng đƣơng đại 47 4.4 Xu tảng phần mềm đƣơng đại 48 4.5 Vấn đề quản lý 50 4.6 Truyền thông mạng thƣơng mại 54 CHƢƠNG CÁC QUY TẮC CỦA THƢƠNG MẠI THÔNG MINH: CƠ SỞ DỮ LIỆU VÀ QUẢN TRỊ THÔNG MINH 60 5.1 Sắp xếp liệu môi trƣờng tệp truyền thống 60 5.2 Phƣơng pháp sở liệu để quản lý liệu 62 5.3 Sử dụng sở liệu để cải thiện hiệu suất kinh doanh định 69 5.4 Quản lý nguồn liệu 77 CHƢƠNG ỨNG DỤNG DOANH NGHIỆP 79 6.1 Các hệ thống doanh nghiệp 79 6.2 Các hệ thống quản lý chuỗi cung ứng 83 6.3 Các hệ thống quản lý quan hệ khách hàng 91 6.4 Ứng dụng doanh nghiệp: hội thách thức 95 CHƢƠNG THƢƠNG MẠI ĐIỆN TỬ - THỊ TRƢỜNG SỐ, HÀNG HÓA SỐ 98 7.1 Thƣơng mại điện tử Internet 98 7.2 Thƣơng mại công nghệ 111 7.3 Các tảng di động 113 Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý 7.4 Xây dựng thƣơng mại điện tử 114 CHƢƠNG XÂY DỰNG HTTT .116 8.1 Hệ thống thay đổi tổ chức theo kế hoạch 116 8.2 Tổng quan phát triển hệ thống 117 8.3 Phƣơng pháp xây dựng hệ thống thay 122 8.4 Phát triển ứng dụng cho doanh nghiệp số 127 Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý CHƢƠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG THƢƠNG MẠI TỒN CẦU 1.1 Vai trị HTTT thƣơng mại Cùng với phát triển mạnh mẽ kinh tế, doanh nghiệp mọc lên ngày nhiều Điều tạo cho doanh nghiệp áp lực cạnh tranh lớn Chính vậy, doanh nghiệp ln cần phải nắm bắt xác kịp thời xu hƣớng, dòng chảy xã hội để tránh bị thụt lùi, lạc hậu Trong đó, hệ thống thơng tin (HTTT) đóng vai trị lớn vào việc giúp doanh nghiệp phát triển tạo đƣợc vị thị trƣờng  Lịch sử phát triển HTTT - Các năm 1959-1960 - Xử lý liệu:  Các hệ thống xử lý liệu điện tử  Xử lý giao dịch, lƣu giữ hồ sơ kinh doanh  Các ứng dụng kế toán truyền thống - Các năm 1960-1970 - Tạo báo cáo phục vụ quản lý:  Các HTTT quản lý Quản trị báo cáo theo mẫu định trƣớc, chứa thông tin hỗ trợ cho việc định - Các năm 1970-1980 - Hỗ trợ định:  Các hệ thống hỗ trợ định Hỗ trợ tiến trình định quản lý cụ thể theo chế độ tƣơng tác - Các năm 1980-1990 - Hỗ trợ chiến lược hỗ trợ người dùng cuối:  Các hệ thống tính tốn cho ngƣời dùng cuối Hỗ trợ trực tiếp tính tốn cho cơng việc ngƣời dùng cuối hỗ trợ cộng tác nhóm làm việc  Các HTTT điều hành, cung cấp thơng tin có tính định cho quản lý cấp cao  Các hệ thống chun gia: tƣ vấn có tính chun gia cho ngƣời dùng cuối dựa sở tri thức  Các HTTT chiến lƣợc Các sản phẩm dịch vụ chiến lƣợc nhằm đạt lợi cạnh tranh - Các năm 1990-2000 đến - kinh doanh điện tử (KDĐT) thƣơng mại điện tử (TMĐT)  Các hệ thống KDĐT TMĐT liên mạng  Các xí nghiệp nối mạng hoạt động KDĐT TMĐT Internet, intranet, extranet mạng khác HTTT nằm trung tâm hệ thống tổ chức phần tử kích hoạt Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý định (mệnh lệnh, thị, thông báo, chế độ tác nghiệp, v.v ) Việc xây dựng HTTT hoạt động hiệu mục tiêu tổ chức  Vai trò HTTT thƣơng mại 1) Gia tăng hiệu suất: Cơng nghệ đại tăng đáng kể hiệu suất suất công ty bạn HTTT không ngoại lệ Các tổ chức toàn giới dựa vào họ để nghiên cứu phát triển cách để tạo doanh thu, thu hút khách hàng hợp lý hóa nhiệm vụ tốn thời gian 2) Tiết kiệm thời gian chi phí: Với HTTT, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian tiền bạc đƣa định thông minh Các phận nội công ty, chẳng hạn nhƣ tiếp thị bán hàng, giao tiếp tốt chia sẻ thông tin dễ dàng 3) Giảm mắc lỗi Vì cơng nghệ đƣợc tự động hóa sử dụng thuật tốn phức tạp, làm giảm lỗi ngƣời Hơn nữa, nhân viên tập trung vào khía cạnh cốt lõi doanh nghiệp thay dành hàng để thu thập liệu, điền vào giấy tờ phân tích thủ cơng 4) Thu thập thơng tin nhanh chóng Nhờ HTTT đại, thành viên nhóm truy cập lƣợng liệu khổng lồ từ tảng Ví dụ: họ thu thập xử lý thông tin từ nguồn khác nhau, chẳng hạn nhƣ nhà cung cấp, khách hàng, kho hàng đại lý bán hàng, với vài cú click chuột Hình 1.1: Vai trị HTTT quản lý doanh nghiệp Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý 1.2 Quan điểm HTTT 1.2.1 Thông tin  Khái niệm - Có nhiều cách hiểu định nghĩa thơng tin, chí từ điển khơng thể có định nghĩa thống - Theo từ điển Oxford English Dictionary cho rằng: “Thơng tin điều mà người ta đánh giá nói đến; tri thức, tin tức" - Theo số từ điển khác đơn giản đồng thơng tin với kiến thức: "Thông tin điều mà người ta biết" "thông tin chuyển giao tri thức làm tăng th m hiểu biết người" v,v - Nguyên nhân khác việc sử dụng thuật ngữ thơng tin khơng thể sờ mó đƣợc Ngƣời ta bắt gặp thơng tin q trình hoạt động, thơng qua tác động trừu tƣợng - Từ Latin “Information” (thơng tin) có hai nghĩa Một, hành động cụ thể tạo hình dạng (forme) Hai, tuỳ theo tình huống, có nghĩa truyền đạt ý tƣởng, khái niệm hay biểu tƣợng Tuy nhiên với phát triển xã hội, khái niệm thông tin phát triển theo - Trên quan điểm triết học: Thông tin phản ánh tự nhiên xã hội (thế giới vật chất) ngơn từ, ký hiệu, hình ảnh v.v hay nói rộng tất phƣơng tiện tác động lên giác quan ngƣời - Theo định nghĩa thông thường: Thông tin phản ánh vật, việc, tƣợng giới khách quan hoạt động ngƣời đời sống xã hội Thơng tin hình thành q trình giao tiếp: nguời nhận thơng tin trực tiếp từ ngƣời khác thông qua phƣơng tiên thông tin đại chúng, từ ngân hàng liệu, từ tất tƣợng quan sát đƣợc môi trƣờng xung quanh  Ví dụ: Doanh thu tháng 10 công ty 100 triệu đồng, tháng 11 85 triệu đồng Tháng 11 công ty hoạt động không hiệu (Thông tin mang ý nghĩa gồm nhiều giá trị liệu)  Các dạng thông tin - Thông tin viết: Là dạng thông tin thƣờng gặp hệ thơng tin Nó thƣờng thể giấy, hình máy tính, liệu thể thơng tin có cấu trúc khơng  Ví dụ: Một thƣ tay của ứng viên vào vị trí tuyển dụng khơng có cấu trúc, song cần phải có thơng tin “bắt buộc” (Họ t n, địa chỉ, văn bằng,.) Hoặc: Một hóa đơn có cấu trúc xác định trƣớc gồm liệu bắt buộc (tham chiếu khách hàng, tham chiếu sản phẩm.) Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý - Thơng tin nói: Dạng thơng tin phƣơng tiện phổ biến cá thể thƣờng gặp HTTT kinh tế - xã hội Đặc trƣng loại thông tin phi hình thức thƣờng khó xử lý Vật mang thông tin thƣờng hệ thống điện thoại - Thông tin hình ảnh: Là dạng thơng tin thƣờng xuất phát từ thông tin khác hệ thống từ nguồn khác Ví dụ: Bản vẽ số chi tiết tơ có đƣợc từ số liệu Phịng nghiên cứu thiết kế - Thơng tin khác: Một số thơng tin cảm nhận qua số giai đoạn nhƣ xác giác, vị giác, khứu giác không đƣợc xét HTTT quản lý  Lưu giữ thông tin Thông tin đƣợc lƣu trữ nhiều dạng vật liệu khác nhƣ đƣợc khắc đá, đƣợc ghi lại giấy, bìa, băng từ, đĩa từ  Thông tin quản lý Thông tin quản lý liệu đƣợc xử lý sẵn sàng phục vụ công tác quản lý tổ chức Có loại thơng tin quản lý tổ chức: - Thông tin chiến lược: thông tin sử dụng cho sách dài hạn tổ chức, chủ yếu phục vụ cho nhà quản lý cao cấp dự đốn tƣơng lai Loại thơng tin địi hỏi tính khái qt, tổng hợp cao Dữ liệu để xử lý loại thông tin thƣờng từ bên ngồi tổ chức Đây loại thơng tin đƣợc cung cấp trƣờng hợp đặc biệt - Thông tin chiến thuật: thông tin sử dụng cho sách ngắn hạn, chủ yếu phục vụ cho nhà quản lý phòng ban tổ chức Loại thơng tin cần mang tính tổng hợp địi hỏi phải có mức độ chi tiết định dạng thống kê Đây loại thông tin cần đƣợc cung cấp định kỳ - Thông tin điều hành: (thông tin tác nghiệp) sử dụng cho công tác điều hành tổ chức hàng ngày chủ yếu phục vụ cho ngƣời giám sát hoạt động tác nghiệp tổ chức Loại thông tin cần chi tiết, đƣợc rút từ trình xử lý liệu tổ chức Đây loại thông tin cần đƣợc cung cấp thƣờng xuyên 1.2.2 Hệ thống  Khái niệm Hệ thống tập hợp phần tử tƣơng tác, có mối quan hệ ràng buộc lẫn đƣợc tổ chức nhằm thực mục đích xác định thơng qua u cầu đầu vào, biến đổi có logic để tạo kết đầu ra, phần tử tập hợp phƣơng tiện vật chất nhân lực Ví dụ:  Hệ thống điều khiển giao thơng  Hệ thống mạng máy tính Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý Tổ chức tạo thành hệ thống mở, nghĩa li n hệ với môi trƣờng Một số phần tử hệ thống có tƣơng tác với bên ngồi (cung ứng, thƣơng mại.)  Các đặc trƣng hệ thống - Tính tổ chức: Hệ thống tập hợp nhiều phần tử (đơn vị, phận) phần tử phải có liên kết , tƣơng tác lẫn Điều kiện cần có hai phần tử trở lên phần tử có quan hệ tƣơng tác lẫn - Tính biến động: Muốn có hệ thống tốt cần nâng cao mối quan hệ tƣơng tác, ngƣời quản lý cần tổ chức cho hệ thống với phận gắn kết với nhau, điều có ý nghĩa vơ quan trọng hoạt động quản lý - Hệ thống phải có mơi trường hoạt động: Trong trình quản lý, lĩnh vực phải xử lý Một hệ thống có tính phức tạp, tính phức tạp hệ thống chỗ hệ thống có nhiều đơn vị, nhiều phận mối quan hệ phần tử phải tƣơng tác với thơng qua quan hệ kinh tế, hành chính, luật pháp quan hệ tâm lý - xã hội khác - Hệ thống phải có tính điều khiển: Ngƣởi quản lý trƣớc hết phải có tƣ hệ thống, cụ thể có tƣ phân tích hệ thống, tổng hợp hệ thống đề giải pháp đồng bộ; có nhƣ hệ thống phát triển ổn định có hiệu  Một số quy luật vận động hệ thống Các phần tử hệ thống tƣơng tác với gọi đầu vào đầu ra Trong hệ thống có kiểu liên kết nhƣ sau:  Liên kết tuyến tính  Liên kết ngƣợc  Liên kết phân kỳ  Liên kết hội tụ Với hệ thống phức tạp, kiểu đƣợc phản ánh hệ thống Mối quan hệ vào, phần tử hệ thống đa dạng Một hệ thực phân tách thành hệ nhỏ gọi hệ con, phân hệ Vấn đề quan trọng vấn đề phân chia ghép gộp phần tử phải đảm bảo cho vừa quản lý toàn diện chặt chẽ hệ thống, vừa phát huy tính động phần tử Mức độ phức tạp hệ thống tăng lên theo số lƣợng phân tử có hệ Vì cần tổ chức cho việc quản lý hệ thống phải hợp lý dựa mối quan hệ phần tử Trong trình vận động, hệ thống có mục tiêu chung đơn vị thành phần có mục tiêu riêng Vấn đề quan trọng phải kết hợp hài hoà mục tiêu chung mục tiêu riêng, lấy mục tiêu chung làm trọng Điều có nghĩa khơng đƣợc nhấn mạnh mục tiêu chung, giảm mục tiêu riêng; nhƣng không nên đối lập mục tiêu chung mục tiêu riêng Cần tổ chức mối quan hệ lợi ích hài hồ, phối hợp Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý thiết kế mục tiêu chung riêng  Phân loại hệ thống - Theo tính chất hệ thống:  Hệ thống kín  Hệ thống mở Tuy nhiên nhìn chung quan điểm chọn hệ thống mở Trong việc lựa chọn hai hệ thống để áp dụng tổ chức doanh nghiệp cần xác định hệ thống mở kín nhƣ cho hợp lý, mở phải có định hƣớng lựa chọn thời điểm mở hợp lý để tạo hội kinh doanh - Theo nội dung hoạt động hệ thống: -  Hệ thống trị  Hệ thống hành  Hệ thống kinh tế - xã hội  Hệ thống khoa học - công nghệ Theo phạm vi hoạt động:  Hệ thống lớn  Hệ thống vừa  Hệ thống nhỏ  Các thành phần hệ thống - Đầu vào (Input): Nắm bắt tập hợp yếu tố để đƣa vào hệ thống để xử lý - Xử lý (Processing): Bƣớc biến đổi nhằm chuyển yếu tố đƣa vào sang dạng cần thiết - Đầu (Out put): Chuyển yếu tố đƣợc tạo từ trình xử lý thành kết cuối Hình 1.2: Các thành phần hệ thống  Hệ thống quản lý chia thành hai hệ thống con: - Hệ tác nghiệp (trực tiếp sản xuất): gồm ngƣời, phƣơng tiện, phƣơng pháp trực tiếp thực mục tiêu đề - Hệ quản lý (gián tiếp sản xuất): Gồm ngƣời, phƣơng tiện, phƣơng pháp cho phép điều khiển hoạt động hệ thống Hệ lại chia thành hai hệ con:  Hệ định: Đƣa định  Hệ xử lý thơng tin: Xử lý thơng tin Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý chức hai mặt chính: tổ chức máy tổ chức quản lý Cho nên, việc xây dựng HTTT phải đƣợc xem phận chủ yếu trình lập kế hoạch tổ chức Kế hoạch phát triển HTTT phải hƣớng vào thực mục tiêu chiến lƣợc tổ chức, phải nằm khuôn khổ kế hoạch chiến lƣợc, phải tính đến thực trạng, chiến lƣợc quản lý, kế hoạch ứng dụng khả ngân sách tổ chức Kế hoạch phát triển HTTT cần đƣợc công nghệ thông tin trợ giúp để đạt đƣợc mục tiêu tổ chức nhƣ Một phận quan trọng việc phát triển HTTT chiến lƣợc quản lý để chuyển dịch tổ chức từ trạng thái đến trạng thái tƣơng lai với HTTT 8.2.2 Vòng đời phát triển Hệ thống thông tin HTTT đƣợc xây dựng sản phẩm loạt hoạt động gọi phát triển hệ thống Quá trình để phát triển HTTT đƣợc gọi vòng đời phát triển hệ thống Một nhiều mơ hình vịng đời xếp bƣớc phát triển hệ thống theo hình bậc thang với mũi tên nỗi bƣớc với bƣớc sau Cách biểu diễn gọi mơ hình thác nƣớc Nó bao gồm pha: khởi tạo xác lập dự án; phân tích; thiết kế; triển khai; vận hành bảo trì Ở pha có vào ra, chúng thể mối quan hệ quan trọng pha với Các pha đƣợc chia làm bƣớc nhỏ thƣờng đƣợc thực lần lƣợt Ở vài bƣớc lặp lại quay lại từ đầu Tùy thuộc vào phƣơng pháp đƣợc sử dụng, thời gian thực bƣớc kéo dài, ngắn khác gối đầu lên bƣớc hay lặp lại bƣớc khác Hình 8.1: Mơ hình thác nƣớc vịng đời HTTT 118 Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý 8.2.2.1 Khởi tạo xác lập dự án Việc hình thành dự án nhƣ yêu cầu bắt buộc để tiến hành bƣớc sau Khơng có dự án khơng có việc xây dựng HTTT Hai hoạt động khởi tạo xác lập dự án phát ban đầu thức vấn đề hệ thống hội nó; trình bày lý tổ chức cần hay không việc phát triển hệ thống Tiếp đến xác định phạm vi hệ thống dự kiến Một kế hoạch dự án phát triển HTTT đƣợc dự kiến xây dựng phát triển theo vòng đời phát triển hệ thống, đồng thời đƣa ƣớc lƣợng thời gian nguồn lực cần thiết cho việc thực Trong pha cần xác định cần thiết cho hệ thống hay hệ thống cũ đƣợc tăng cƣờng Tại nhu cầu HTTT tổng thể tổ chức đƣợc xác định, thể dịch vụ mà hệ thống dự kiến cần phải cung cấp Chúng đƣợc phân tích, thiết lập ƣu tiên xếp lại chuyển thành kế hoạch để phát triển hệ thống Sau nghiên cứu hệ thống phải đƣa đƣợc kế hoạch dự án Kế hoạch dự án cần phải đƣợc phân tích khả thi ba mặt: Khả thi kỹ thuật: xem xét khả kỹ thuật có (về thiết bị, công nghệ khả làm chủ công nghệ) đủ đảm bảo thực giải pháp công nghệ thông tin đƣợc áp dụng điều kiện thực tế Khả thi kinh tế thể nội dung sau:  Khả tài tổ chức cho phép thực dự án: bao gồm nguồn vốn số vốn huy động thời hạn cho phép  Lợi ích mà hệ thống đƣợc xây dựng mang lại, đủ bù đắp chi phí phải bỏ xây dựng (chi phí đầu tư ban đầu)  Những chi phí thƣờng xuyên cho hệ thống hoạt động (chi phí vận hành) chấp nhận đƣợc tổ chức Khả thi thời gian: dự án đƣợc phát triển thời gian cho phép Một tiến trình thực dự án đƣợc giới hạn cho 8.2.2.2 Phân tích Phân tích hệ thống nhằm xác định u cầu thơng tin tổ chức Nó cung cấp liệu sở cho việc thiết kế HTTT sau Trƣớc phân tích cần tiến hành khảo sát phận tổ chức thuộc phạm vi liên quan đến dự án Những liệu thu đƣợc phục vụ cho việc xây dựng mơ hình quan niệm hệ thống thời Phân tích bao gồm pha nhỏ: Xác định nhu cầu: pha này, nhà phân tích làm việc với ngƣời sử dụng để xác định ngƣời dùng chờ đợi từ hệ thống dự kiến Nghiên cứu nhu cầu cấu trúc: xác định mối quan hệ bên giới hạn đặt lên dịch vụ cần thực Phác thảo thiết kế: phác thảo số thiết kế ban đầu hệ thống dự kiến 119 Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý Lựa chọn phương án tốt nhất: so sánh lựa chọn phƣơng án tốt đáp ứng yêu cầu với chi phí, lao động kỹ thuật cho phép để tổ chức thông qua 8.2.2.3 Thiết kế Trong thiết kế, đặc tả giải pháp đề nghị pha trƣớc chuyển thành đặc tả hệ thống logic đặc tả vật lý Từ khía cạnh hệ thống, thiết kế đƣợc xét từ hình, vào (các báo cáo) đến sở liệu tiến trình xử lý chi tiết bên Thiết kế gồm hai pha nhỏ: - Thiết kế logic: Về mặt lý thuyết, thiết kế hệ thống logic đƣợc áp dụng phần cứng phần mềm hệ thống Thiết kế logic tập trung vào khía cạnh nghiệp vụ hệ thống thực Vì gọi pha thiết kế nghiệp vụ Các đối tƣợng quan hệ đƣợc mô tả khái niệm mà thực thể vật lý - Thiết kế vật lý: q trình chuyển từ mơ hình logic trừu tƣợng thành thiết kế vật lý hay đặc tả kỹ thuật Những phần khác hệ thống thiết kế đƣợc gắn với thiết bị vật lý vào thao tác thực (thủ tục) cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập liệu, xử lý, truyền đƣa thông tin (ở dạng khác nhau) cần thiết cho tổ chức  Trong pha thiết kế vật lý, đội phân tích phải định lựa chọn hệ điều hành, ngôn ngữ lập trình đƣợc sử dụng, hệ sở liệu, cấu trúc file đƣợc sử dụng để tổ chức liệu; phần cứng môi trƣờng mạng đƣợc xây dựng Các định đƣợc thiết lập ngày từ cuối pha phân tích Sản phẩm cuối pha thiết kế đặc tả vật lý dạng dễ dàng chuyển thành chƣơng trình cấu trúc hệ thống cần thiết lập 8.2.2.4 Triển khai Trong pha đặc tả hệ thống đƣợc chuyển thành hệ thống làm việc, sau đƣợc kiểm tra đƣa vào sử dụng Bƣớc triển khai bao gồm: - Tạo sinh chương trình kiểm thử: Trƣớc hết cần lựa chọn phần mềm hạ tầng (hệ điều hành, hệ quản trị sở liệu, ngơn ngữ lập trình, phần mềm mạng) Trong nhiều trƣờng hợp, ngơn ngữ lập trình ngơn ngữ hệ quản trị sở liệu hay hệ ứng dụng đƣợc sử dụng Sau chọn phần mềm đóng gói Cuối chuyển đặc tả thiết kế phần lại thành phần mềm cho máy tính  Các chƣơng trình đƣợc kiểm tra, thử nghiệm đạt yêu cầu đề Quá trình kiểm nghiệm bao gồm kiểm thử mô đun chức năng, hệ thống con, hoạt động hệ thống nghiệm thu cuối - Cài đặt chương trình chuyển đổi hệ thống: Quá trình bao gồm việc cài đặt chƣơng trình hệ thống phần cứng tồn hay hệ thống phần cứng lắp đặt  Chuyển đổi toàn hoạt động tổ chức hệ thống cũ sang hoạt động với hệ thống bao gồm việc xếp đội ngũ cán hệ thống đào 120 Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý tạo sử dụng, khai thác hệ thống Chuẩn bị tài liệu chi tiết thuyết minh việc khai thác sử dụng hệ thống mặt kỹ thuật nơi làm việc ngƣời sử dụng Nó cần đƣợc hồn tất thời gian chuyển đổi để phục vụ cho việc đào tạo đảm bảo hoạt động hàng ngày hệ thống sau Kết chuyển đổi phải trả lời đƣợc câu hỏi: hệ thống đƣợc xây dựng làm việc điều kiện thực nhƣ nào? Mặc dù cần đến nỗ lực nhà phân tích, nhà quản lý ngƣời lập trình, việc cài đặt trình đơn giản Tuy nhiên, nhiều hệ thống đƣợc thiết kế tốt thất bại cơng tác triển khai thực khơng tốt 8.2.2.5 Vận hành bảo trì Sau hệ thống đƣợc lắp đặt chuyển đổi toàn bộ, giai đoạn vận hành bắt đầu Trong thời gian này, ngƣời sử dụng chuyên viên kỹ thuật vận hành cần đánh giá xem hệ thống đáp ứng mục tiêu đặt ban đầu nhƣ nào, đề xuất sửa đổi, cải tiến, bổ sung Khi hệ thống vào hoạt động, ngƣời dùng thƣờng mong muốn hệ thống phải làm việc cách hoàn hảo nghĩ cách thực chức hệ thống tốt Mặt khác, tổ chức thƣờng có yêu cầu để đáp ứng thay đổi nảy sinh thời gian phát triển hệ thống Vì vậy, nhà thiết kế lập trình cần phải thực thay đổi mức độ yêu cầu ngƣời sử dụng nhƣ đề nghị tổ chức Những thay đổi cần thiết để làm cho hệ thống hoạt động có hiệu Những thay đổi hệ thống thƣờng bao gồm sửa đổi, bổ sung phần cứng, phần mềm nhằm đƣa hệ thống khỏi sai sót, trục trặc làm cho hệ thống hoạt động cách bình thƣờng, đáp ứng đƣợc yêu cầu vốn có yêu cầu cải tiến để đạt hiệu cao Bảo trì khơng phải pha tách biệt mà lặp lại pha vòng đời khác, đòi hỏi phải nghiên cứu áp dụng thay đổi cần thiết Tổng số thời gian nỗ lực dành cho bảo trì phụ thuộc lớn hoàn thiện pha trƣớc vịng đời Khi chi phí bảo trì trở lên q lớn, yêu cầu thay đổi tổ chức đáng kể, khả đáp ứng hệ thống cho tổ chức ngƣời dùng trở nên hạn chế đến lúc phải kết thúc hệ thống cũ bắt đầu vịng đời khác Thơng thƣờng, phân biệt việc bảo trì có quy mơ lớn phát triển hệ thống không rõ ràng 8.2.3 Hệ thống thông tin phát triển qua bốn loại hình - Hệ xử lý liệu: lƣu trữ cập nhật liệu hàng ngày, báo cáo theo định kỳ (ví dụ: Các hệ thống tính lƣơng) - Hệ thông tin quản lý (Management Information System - MIS): Một hệ thông tin gồm sở liệu hợp dịng thơng tin giúp ngƣời sản xuất, quản lý định 121 Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý - Hệ trợ giúp định: Hỗ trợ cho việc định (cho phép nhà phân tích định chọn phƣơng án mà thu thập phân tích liệu) - Hệ chuyên gia: Hỗ trợ nhà quản lý giải vấn đề làm định cách thông minh 8.3 Phƣơng pháp xây dựng hệ thống thay Trong thực tế HTTT đƣợc xây dựng nhằm để thay (thay đổi) HTTT cũ bộc lộ nhiều yếu Vì mà việc tìm hiểu nhu cầu hệ thống thƣờng việc khảo sát đánh giá hệ thống cũ Vì hệ thống tồn hoạt động nên gọi trạng 8.3.1 Phƣơng pháp thay Có hai phƣơng pháp xây dựng thay thay đổi bƣớc thay đổi đột phá Việc chọn phƣơng pháp tùy thuộc vào phản ứng đối thủ, trình độ kỹ ngƣời tham gia thay đổi áp lực từ phận khác có liên quan Hình 8.2: Hai phƣơng pháp thay đổi tổ chức tho kế hoạch Thay đổi bước: thay đổi xảy chậm, thời gian dài với tốc độ đặn hay với biến động nhỏ cƣờng độ Phƣơng pháp thƣờng đƣợc sử dụng chƣơng trình thay đổi gặp nhiều phản kháng trình độ nhân viên không đồng Thay đổi đột phá: thực nhiều thay đổi lớn cách bất ngờ sau thời kỳ tƣơng đối ổn định Phƣơng pháp thƣờng đƣợc sử dụng chƣơng trình thay đổi gặp phản kháng nhƣng trình độ nhân viên chƣa đạt điều kiện yêu cầu chƣơng trình thay đổi nên cần thời gian đào tạo, tổ chức chƣa hội đủ điều kiện cần thiết để thực chƣơng trình 122 Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý 8.3.2 Q trình thực thay đổi Cơ sở khoa học lĩnh vực quản trị thay đổi mơ hình thay đổi thơng qua phân tích trƣờng lực Kurt Lewin, chuyên gia tâm lý xã hội, nhằm giải thích cách thức hoạt động trình thay đổi Hai thành phần force field động lực (driving force) trở lực (hay gọi phản kháng - restraining force), động lực yếu tố thúc đẩy tổ chức chuyển sang trạng thái hoạt động mới, trở lực yếu tố thúc đẩy tổ chức theo xu hướng giữ nguyên trạng, từ chối thay đổi Động lực làm gia tăng cạnh tranh phận làm phát huy tập quán Trở lực xuất nhân viên cản trở q trình thay đổi Theo mơ hình Kurt Lewin, trình thay đổi diễn qua giai đoạn: Làm tan băng (unfreezing): Ngƣời dẫn dắt thay đổi phải tạo cân động lực trở lực, nhằm mục đích chuyển trạng thái tổ chức điều kiện sang điều kiện mong muốn để thực dự án thay đổi Quá trình “làm tan băng” xảy động lực tăng trở lực giảm kết hợp hai Thực thay đổi (movement and transition): Thực nội dung cần thay đổi theo kế hoạch đề Tuy nhiên, ngƣời dẫn dắt cần hiểu rõ khác biệt bên lập kế hoạch cho thay đổi bên nhu cầu cần thiết để thực thi kế hoạch, để từ có điều chỉnh hợp lý cần thiết cho kế hoạch Đóng băng trở lại (refreezing): Quá trình xảy thay đổi vào trạng thái hoạt động mong muốn Lúc này, nhà quản trị ngƣời dẫn dắt cần củng cố trì điều kiện có để đảm bảo thay đổi đƣợc vận hành ổn định thay hoàn toàn cũ nhằm ngăn chặn tổ chức rơi vào trạng thái hoạt động theo phƣơng thức cũ 8.3.3 Những nguyên nhân làm phát sinh phản kháng Bất kỳ thay đổi làm xáo trộn trạng tổ chức nên làm phát sinh phản kháng Sự thay đổi lớn, phản kháng lớn nhiều Sự phản kháng phát sinh từ nguyên nhân sau: Chi phí trực tiếp (direct cost): Sự thay đổi lớn đòi hỏi tổ chức tốn nhiều chi phí, từ làm phát sinh phản kháng lo sợ chi phí cao làm giảm lợi nhuận so với Giữ thể diện (keep face): Sự phản kháng xuất phát từ ngƣời có trách nhiệm Do lo sợ thể diện cá nhân nên họ bày tỏ phản đối nhằm chứng tỏ thay đổi sai, không cần thiết để chứng minh ngƣời dẫn dắt thay đổi không đủ lực Lo sợ điều chưa biết (fear of unknown): Sự phản kháng xuất phát từ tất thành viên tổ chức cũ họ lo sợ thân khơng thể thích ứng với cách thức hoạt động mới, lo sợ điều làm tăng mát, rủi ro 123 Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý cho thân nhƣ làm việc nhiều hơn, ràng buộc cao hơn, trách nhiệm cao hơn, thu nhập hơn, Phá vỡ thói quen cũ (break old habits): Sự phản kháng thƣờng xuất phát từ ngƣời thích an nhàn, khơng thích đầu tƣ nhiều cho cơng việc, cố gắng công việc, quan tâm đến công việc chung Nguyên nhân làm họ phản đối lo sợ bị đẩy khỏi phạm vi an tồn, phải đầu tƣ thời gian, cơng sức để học hỏi hoạt động môi trƣờng mới, cách thức Hơn nữa, phong cách cũ thời gian dài tạo nên thói quen cho cá nhân tạo nên tính ì lớn cho tổ chức, họ cảm thấy khó khăn việc thay đổi thân Hệ thống không phù hợp (unsuitable system): Đây nguyên nhân làm cho hầu hết nhân viên băn khoăn, lo lắng Họ lo sợ hệ thống cũ không thay đổi theo yêu cầu mới, dẫn đến việc không đảm bảo nhu cầu lao động nhƣ không động viên nhân viên làm việc Động lực nhóm khơng phù hợp (unsuitable team’s motivator): Đây nguyên nhân khiến tất nhân viên tham gia thay đổi phải suy nghĩ Sau thay đổi, tổ chức mạnh hơn, phát triển bền vững làm cho lợi ích chung tăng lên Tuy nhiên, nhà quản trị khơng có sách phù hợp, làm cho mục tiêu cá nhân mâu thuẫn với mục tiêu tổ chức làm phát sinh phản đối, chí từ nhân viên tƣởng chừng nhƣ tích cực với thay đổi 8.3.4 Sự phản kháng diễn nhƣ cách thức khắc phục phản kháng Sự phản kháng thƣờng diễn qua giai đoạn, lúc hoàn toàn phản kháng kết thúc hoàn toàn chấp nhận Giai đoạn chống đối mới: Sự phản kháng xảy bắt đầu trình thay đổi Lúc này, nhân viên khơng nhìn thấy hiệu lợi ích tổ chức nhƣ thân họ Họ giận với xáo trộn diễn ra, bực tức với điều họ bị yêu cầu phải làm Vì vậy, họ phản kháng với thông tin liên quan đến Giai đoạn bảo vệ cũ, từ chối mới: Sự phản kháng giai đoạn yếu đi, nhân viên khơng cịn phản kháng mạnh mẽ với mà họ khƣ khƣ thực theo cũ, không quan tâm đến Giai đoạn loại bỏ cũ: Đây giai đoạn thể phản ứng tích cực trình đến kết thúc phản kháng Sau thời gian thực thi thay đổi, nhận thức nhân viên cũ lẫn dần thay đổi Họ băn khoăn, nghi ngờ cũ, chán nản ngƣời cuộc, từ khiến họ chấp nhận loại bỏ cũ, tiến đến việc thử Giai đoạn thích nghi với mới: Với hiệu quả, lợi ích đem lại, nhân viên chấp nhận dần thích nghi với Đây 124 Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý giai đoạn ghi nhận thành công trình khắc phục phản kháng Giai đoạn thay hoàn toàn cũ: Qua thực tế, hiệu đƣợc chứng minh, vậy, cũ hoàn toàn bị loại bỏ hồn tồn đƣợc thay Thành cơng thay đổi phụ thuộc vào hiệu chƣơng trình thay đổi mà thơi Sự thay đổi xảy có ngƣời dẫn dắt có ngƣời tham gia, nói cách khác, thay đổi xảy ngƣời Do vậy, nhà quản trị cần lƣu ý đến tác động liên quan đến tinh thần, tình cảm ngƣời dẫn dắt nhƣ cá nhân có liên quan tới trình thay đổi, nắm bắt đƣợc trở ngại trình thực thi thay đổi để tìm biện pháp giải nhằm tháo gỡ khó khăn  Một số cách thức khắc phục trở lực đƣợc gợi ý nhƣ sau: Thông tin liên lạc (communication): - Mục tiêu thay đổi cần đƣợc tuyên bố rõ ràng, thức chi tiết Những mục tiêu phải đƣợc trình bày bối cảnh tình hình tổ chức, mục tiêu tổ chức trực thuộc phải liên quan đến mục tiêu chung tổ chức quản lý - Thông tin liên lạc phải truyền đạt nội dung liên quan đến thay đổi cho thành viên, từ lãnh đạo chủ chốt đến nhân viên thừa hành nhƣ tính cấp thiết phải thay đổi, kiến thức thay đổi, kết thay đổi tổ chức, ảnh hƣởng thay đổi đến thành viên có liên quan, phƣơng pháp thay đổi, qui trình thay đổi… - Việc thông tin liên lạc cần đƣợc trì hai chiều suốt trình thực nhằm bảo đảm khơng bỏ qua khía cạnh liên quan đến tổ chức trình lập kế hoạch thực thi thay đổi, để từ có điều chỉnh cần thiết hợp lý với tình hình thực tế giai đoạn Nhƣ vậy, để HTTT hội đủ điều kiện để đáp ứng đƣợc yêu cầu trên, nhà quản trị nhƣ nhƣ ngƣời dẫn dắt thay đổi cần đảm bảo cung cấp đầy đủ nhân viên tuyên truyền lựa chọn phƣơng pháp thông tin phù hợp tiên tiến Tham gia nhân viên (employees’ participation): - Việc thay đổi đƣợc tất nhân viên hƣởng ứng, đồng thời, tất nhân viên phù hợp với việc thay đổi Vì vậy, ngƣời dẫn dắt cần bắt đầu với nhóm chuyên trách gồm nhân viên chủ chốt, có lực đáp ứng điều kiện yêu cầu thay đổi sẵn sàng với thay đổi, đồng thời, ngƣời dẫn dắt cần phân quyền cho họ nhằm khuyến khích họ nỗ lực thực thi thay đổi - Việc để nhân viên chủ chốt tham gia vào trình thay đổi, đặc biệt thay đổi cấu trúc tổ chức, giúp ngƣời dẫn dắt giảm bớt khó khăn 125 Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý công tác quản trị thay đổi Kết thực nhóm chuyển biến tổ chức tác động đến tâm lý nhân viên lại, làm họ dần phản kháng lôi kéo họ dần đến việc tự nguyện tham gia vào trình thay đổi Đào tạo (training): - Ngƣời dẫn dắt thay đổi cần chuẩn bị kỹ công việc cần thiết để thực thành cơng thay đổi, khơng thể bỏ qua việc huấn luyện, đào tạo nhân viên - Tùy theo đặc điểm nhân viên mà chƣơng trình đào tạo, huấn luyện cần có nội dung phù hợp, ví dụ, với nhân viên có trình độ yếu, cần đào tạo kiến thức; với nhân viêncó kỹ yếu, cần huấn luyện thêm kỹ năng, tay nghề; với nhân viên lo sợ phải thay đổi thói quen, cần đào tạo cho nhân viên quen với thói quen mới, - Hầu hết thay đổi thƣờng bắt đầu khó khăn thất bại tạm thời, sau đó, thành cơng xuất hiện, vậy, nhà quản trị ngƣời dẫn dắt phải hoạch định lộ trình, kiên nhẫn với nhận thức cần phải thời gian để thực thay đổi khơng nên nơn nóng đốt cháy giai đoạn gây áp lực mức nhân viên Động viên (incentive): - Tham gia vào q trình thay đổi cịn có đối tƣợng khác khơng thể thiếu, nhà quản trị hay lãnh đạo cấp Vai trò nhà quản trị hay lãnh đạo cấp vô quan trọng, họ ngƣời cung cấp nguồn lực cho thay đổi - Động viên nhân viên vấn đề cần đƣợc quan tâm tổ chức, tình hình, nhiên, tình hình thực thi thay đổi, việc động viên nhân viên đƣợc quan tâm Động viên cần đƣợc thựchiện theo nhiều phƣơng pháp, tài lẫn phi tài cho phù hợp với nhu cầu nhân viên để đạt đƣợc hiệu động viên - Quá trình thay đổi bị kéo dài bị chệch hƣớng ngƣời dẫn dắt nhƣ nhà quản trị không “tiếp thêm lƣợng” cho nhân viên Tạo áp lực (manage by force): - Đối với nhân viên thiếu tự tin, lo lắng, bảo thủ, cố chấp, lƣời không chịu tự nguyện tham gia vào trình thay đổi, ngƣời dẫn dắt cần thiết lập hệ thống quản lý chặt chẽ để nhanh chóng đƣa họ vào hệ thống mới, tạo áp lực buộc họ phải thích ứng với thay đổi, tránh kéo dài thời gian làm tăng thêm căng thẳng nhân viên Đàm phán (negotiation): - Việc đàm phán, thƣơng lƣợng, thỏa thuận với nhân viên, kể nhân viên chủ chốt hay nhân viên tự nguyện tham gia từ đầu, việc cần thiết để họ dễ 126 Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý dàng chấp nhận thay đổi nhƣ có thái độ tích cực Đặc biệt, phƣơng pháp cần đƣợc phát huy tổ chức có nhu cầu thay đổi nhanh chóng Tuy nhiên, phƣơng pháp đem lại đồng thuận không mang lại cam kết nên khơng có hiệu lâu dài Ép buộc (coercion): - Mặc dù vấn đề thu hút cá nhân tham gia vào trình thay đổi tƣơng đối khó khăn, nhƣng ngƣời dẫn dắt nhƣ nhà quản trị không nên sử dụng nhiều thời gian công sức để thuyết phục cá nhân vốn hết quan tâm mục tiêu phấn đấu công việc Khi biện pháp khơng cịn có hiệu thìcần buộc nhân viên phải lựa chọn chấp nhận thay đổi bị sa thải Thay đổi yếu tố quan trọng liên quan đến thành công tổ chức thời đại ngày Thích ứng với ln thay đổi điều thiết yếu để thành công tƣơng lai Và điều cuối cùng, phƣơng châm mà tổ chức nhƣ cá nhân cần nhớ “Thay đổi với thời gian bị bỏ lại phía sau!” 8.4 Phát triển ứng dụng cho doanh nghiệp số 8.4.1 Mơi trƣờng kinh tế  Mơi trƣờng kinh tế tồn cầu (Global economy) Kinh tế toàn cầu kinh tế cho phép khách hàng, doanh nghiệp, nhà cung cấp, nhà phân phối, nhà sản xuất hợp tác với mà khơng bị hạn chế không gian địa lý: - Sự phát triển doanh nghiệp xuyên quốc gia; - S ự hội nhập công ty nhỏ vừa; - Mơi trƣờng cạnh tranh tồn cầu; - Hệ thống phân phối tồn cầu Ở Mỹ, HTTT khơng cịn việc kinh doanh thơng thƣờng nữa, mà phần kinh tế toàn cầu Năm 2011, doanh nghiệp Mỹ đầu tƣ gần tỉ đô la phần cứng, phần mềm, thiết bị viễn thông - nửa đầu tƣ tƣ Mỹ Ngoài ra, doanh nghiệp chi them 450 triệu đô la cho kinh doanh dịch vụ tƣ vấn quản lý, đa số bao gồm cơng ty thiết kế hoạt động kinh doanh để tận dụng kỹ thuật doanh nghiệp Hơn nửa doanh nghiệp đầu tƣ vào Mỹ năm vào lĩnh vực HTTT công nghệ khoản chi phí tăng khoảng 7% năm 2011, nhanh nhiều so với kinh tế tổng thể Bạn tƣởng tƣợng kết việc chi tiêu khổng lồ xung quanh bạn ngày cách quan sát ngƣời tiến hành hoạt động kinh doanh nhƣ thông qua thiết bị điện thoại di động, điện thoại thơng minh, máy tính bảng, email, hội nghị trực tuyến dịch vụ khác Internet  Nền kinh tế số (Digital economy) Nền kinh tế đƣợc đánh dấu trao đổi không giới hạn thơng tin Ngƣời 127 Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý ta trao đổi lƣợng vơ hạn số, từ ngữ, âm thanh, hình ảnh, kể loại thơng tin có tính chất sinh học nhƣ sinh trắc học (mắt, vân tay ) Quá trình kinh doanh thực dƣới điều khiển mạng lƣới số hóa, mối quan hệ nhà cung cấp, khách hàng đối tác ứng dụng CNTT Mặc dù suy thoái kinh tế, năm 2011 FedEx chuyển 900 triệu gói hàng vào Hoa Kỳ, chủ yếu chuyển vào đêm, United Parcel Service (UPS) chuyển 3,6 tỷ gói, doanh nghiệp nắm bắt đƣợc thay đổi nhu cầu nhanh chóng khách hàng, muốn giảm hàng tồn kho mức thấp có thể, đạt đƣợc hiệu hoạt động cao Sự phát triển thƣơng mại điện tử có tác động đáng kể việc vận chuyển UPS Chuỗi cung ứng có nhịp độ nhanh hơn, với công ty thuộc Theo số liệu số báo cáo tham khảo Thƣ viện Quốc hội Mỹ năm 2011 (Library of Congress) độc giả báo giấy tiếp tục giảm, 106 triệu ngƣời đọc vài tờ báo tin tức trực tuyến, 70 triệu đọc báo trực tuyến thực tế, 88 triệu sử dụng xã hội nhƣ Facebook, Tumblr, Google+ Hơn 100 triệu ngân hàng trực tuyến, khoảng 74 triệu blog, tạo bùng nổ nhà văn mới, độc giả mới, hình thức thơng tin phản hồi khách hàng, thứ mà không tồn trƣớc Khoảng 33 triệu ngƣời sử dụng Twitter, dịch vụ nhắn tin văn trực tuyến di động, có 75% số 500 cơng ty giao tiếp với khách hàng Điều có nghĩa khách hàng đƣợc trao quyền nói chuyện với việc kinh doanh sản phẩm dịch vụ Bạn có biết khách hàng nói cơng ty bạn? Khâu tiếp thị bạn có lắng nghe? Các công ty ngày lƣu trữ hàng tồn kho thời gian ngắn để giảm chi phí trƣớc mắt có mặt thị trƣờng nhanh Nếu bạn phần kinh tế quản lý chuỗi cung ứng này, hội kinh doanh bạn khơng hiệu nhƣ 8.4.2 Thời đại thơng tin  Sự thay đổi kinh doanh thời đại thông tin Thời đại thông tin thời đại mà tri thức sức mạnh, thời đại đời khái niệm công nhân tri thức (knowledge worker) Internet tác động lên mặt kinh tế, ứng dụng CNTT có mặt nhiều sản phẩm dịch vụ hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Điều làm cho hệ thống quản lý thông tin chủ đề thú vị kinh doanh Đó thay đổi liên tục công nghệ, quản lý sử dụng công nghệ, tác động lại vào thành công kinh doanh Doanh nghiệp ngành công nghiệp xuất hiện, cũ suy giảm, thành công công ty nhờ việc học tập sử dụng công nghệ Các nhà quản lý CNTT thƣờng xuyên sử dụng gọi công nghệ "Web 2.0" nhƣ mạng xã hội, công cụ cộng tác, đƣa định nhanh xác Khi hành vi quản lý thay đổi, làm việc tổ chức công việc tốt, phối hợp, trao đổi và giải vấn đề thay đối Bằng cách kết nối ngƣời lao động làm việc 128 Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý đội dự án, mạng xã hội đƣợc thực Bảng tóm tắt chủ đề thay đổi kinh doanh thời đại thơng tin có sử dụng HTTT hiệu kinh doanh: Sự thay đổi Hiệu kinh doanh Cơng nghệ - Điện tốn đám mây lên nhƣ lĩnh vực kinh doanh đổi - Phát triển phần mềm nhƣ dịch vụ (SaaS) - Một tảng kỹ thuật số di động lên đƣơng nhiệm để có máy tính với hệ thống kinh doanh phần mềm nhƣ tảng - Nền tảng kỹ thuật số di động xuất để cạnh tranh máy tính nhƣ hệ thống kinh doanh phần mềm nhƣ phần mềm tảng Con người - Nhà quản lý sử dụng phần mềm mạng xã hội trực tuyến để cải thiện phối hợp, cộng tác, chia sẻ kiến thức - Các ứng dụng kinh doanh thông minh đẩy nhanh tiến độ - Các họp phòng họp ảo tăng - Bộ sƣu tập máy tính linh hoạt kết nối Internet bắt đầu thực nhiệm vụ truyền thống máy tính, giảm chi phí sở hạ tầng - Những ứng dụng kinh doanh chủ yếu đƣợc truyền tải qua dịch vụ Internet phần mềm hệ thống truyền thống - Apple mở phần mềm iPhone đến ngƣời phát triển sau mở kho ứng dụng App Store iTunes để nhà kinh doanh tải hàng trăm hàng nghìn ứng dụng để hỗ trợ hợp tác, dịch vụ xa, giao tiếp với đồng nghiệp - Nhỏ, di động, trọng lƣợng nhẹ, chi phí thấp, máy tính bảng trở thành phần ngân sách CNTT - Google Apps, Google Sites, Microsoft Windows SharePoint, IBM Lotus Connections đƣợc sử dụng 100 triệu chuyên gia kinh doanh toàn giới để hỗ trợ blog, quản lý dự án, họp trực tuyến, liệu cá nhân, xã hội, cộng đồng trực tuyến - Các phân tích liệu tiêu chuẩn biểu đồ tƣơng tác cung cấp thông tin hiệu suất cho nhà quản lý nâng cao kiểm soát quản lý định - Các nhà quản lý thơng qua hội nghị truyền hình TelePresence Web cơng nghệ hội nghị truyền hình để giảm thời gian lại chi phí, cải thiện đƣợc hợp tác định Tô chức - Ứng dụng Web 2.0 đƣợc sử dụng rộng rãi - Dịch vụ sử dụng web cho phép nhân viên tƣơng tác trực tuyến cộng đồng sử dụng mạng xã hội, blog, 129 Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý Sự thay đổi Công nghệ công ty - Làm việc từ xa tăng động lực làm việc - Cùng tạo giá trị kinh doanh Hiệu kinh doanh wiki, nhắn tin, dịch vụ nhắn tin tức thời Facebook Google+ tạo hội cho doanh nghiệp hợp tác với khách hàng nhà cung cấp - Internet, Wi-Fi, mạng di động, thiết bị di động thông minh tạo điều kiện cho phát triển số lƣợng ngƣời làm việc kiểu văn phòng truyền thống Năm mƣơi phần trăm doanh nghiệp Mỹ có trụ sở làm việc từ xa - Các nguồn lực giá trị kinh doanh chuyển đổi từ sản phẩm đến giải pháp kinh nghiệm, từ nguồn lực nội tới mạng lƣới nhà cung cấp hợp tác với khách hàng Chuỗi cung ứng phát triển sản phẩm trở thành toàn cầu hóa hợp tác Sự tƣơng tác với khách hàng giúp công ty xác định đƣợc sản phẩm dịch vụ Trong lĩnh vực cơng nghệ, có thay đổi tƣơng quan với nhau: Nền tảng kỹ thuật số di động bao gồm điện thoại thơng minh thiết bị máy tính bảng Sự phát triển phần mềm trực tuyến nhƣ dịch vụ Sự phát triển "điện toán đám mây", nơi ngày có nhiều phần mềm kinh doanh Internet Iphone, điện thoại Android, BlackBerry máy tính bảng khơng độ nét cao mà cịn nhiều tiện ích cửa hàng giải trí Chúng xuất lên với chuỗi công nghệ phần cứng phần mềm Ngày có nhiều chức máy tính chuyển sang thiết bị di động Các nhà quản lý tăng dần việc sử dụng thiết bị di động để phối hợp công việc, kết nối với công nhân, cung cấp thông tin cho việc định  Xu hƣớng thực công việc thời đại thông tin Những xu hƣớng làm việc tƣơng tác tổ chức kinh doanh theo phƣơng châm lúc nơi, tối ƣu hiệu Hàng triệu nhà quản lý ngƣời lao động chủ yếu dựa tảng kỹ thuật số di động để phối hợp với nhà cung cấp vận chuyển, đáp ứng nhu cầu khách hàng tổ chức hoạt động cơng việc Thật khó tƣởng tƣợng ngày làm việc mà khơng có thiết bị di động truy cập Internet Bạn điều hành cơng ty bạn nhƣ lịng bàn tay bạn? Có lẽ khơng hồn tồn, nhƣng có nhiều nhiệm vụ, cơng việc mà ngày đƣợc thực cách sử dụng iPhone, iPad, BlackBerry, thiết bị cầm tay di động khác 130 Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý 8.4.3 Doanh nghiệp chuyển đổi số Công nghệ internet phát triển yếu tố khiến nhiều doanh nghiệp ứng dụng chuyển đổi số nhƣ Hoạt động chuyển đổi số đƣợc xem xu hƣớng tất yếu mà doanh nghiệp hƣớng tới tƣơng lai, nhƣ cách hiệu để gia tăng hiệu hợp tác tối ƣu hóa hiệu suất làm việc Doanh nghiệp chuyển đổi số gì? Hiểu cách đơn giản, doanh nghiệp chuyển đổi số doanh nghiệp thay đổi từ mô hình kinh doanh truyền thống sang mơ hình doanh nghiệp số, thông qua việc áp dụng công nghệ hàng đầu nhƣ: điện toán đám mây, liệu lớn, internet kết nối vạn vật… Quá trình chuyển đổi số đƣợc xem xu hƣớng tất yếu tƣơng lai Nhờ doanh nghiệp dễ dàng thay đổi phƣơng thức điều hành lãnh đạo, thay đổi quy trình làm việc văn hóa cơng ty cho mang lại hiệu cao Ví dụ chuyển đổi số: Bằng kết hợp hoàn hảo điện thoại thơng minh, hệ thống tốn điện tử nhu cầu ngƣời tiêu dùng Giờ đây, vài cử vuốt, chạm liên tục bạn có đƣợc thứ muốn Từ dịch vụ giao hàng tận tay nhƣ giao hàng tiết kiệm ứng dụng gọi xe Grab, Beamin, Now…Tất thực nhanh chóng vài thao tác đơn giản Điều không đem lại hài lòng đến cho ngƣời mua mà thành cơng cho ngƣời bán Mơ tả quy trình chuyển đổi số doanh nghiệp: Để trình chuyển đổi số thành công, đem đến hiệu tối ƣu Bất kể doanh nghiệp dù có quy mơ lớn hay nhỏ, thực chuyển đổi số trải qua quy trình chuyển đổi số doanh nghiệp với bƣớc nhƣ sau: Lên kế hoạch: cần phải có chuẩn bị rõ ràng trƣớc tiến hành thực hiện, nhƣ bạn nắm 50% hội thành công Do vậy, đừng vội vàng hành động mà thân chƣa rõ mục tiêu cụ thể Hãy cố gắng xây dựng kế hoạch chi tiết tốt Chiến lược chuyển đổi số: tham khảo tài liệu liên quan đến chuyển đổi số doanh nghiệp chuyển đổi số thành công Đặc biệt đối thủ để lên chiến lƣợc cho thật hợp lý Số hóa tài liệu quy trình: đƣợc coi nhiệm vụ quan trọng q trình Tài liệu số hóa tốt mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi tạo hiệu tối ƣu chuyển đổi số Chuẩn bị tổ chức: chuyển đổi số không nên tập trung vào chuyên môn mà ý tới cách sử dụng nguồn nhân lực Doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ khâu để nhân viên sẵn sàng ứng phó linh hoạt tích cực rủi ro q trình Cơng nghệ: theo đánh giá, công nghệ chiếm đến 80% khả thành công chuyển đổi số Do vậy, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ lựa chọn tảng cơng nghệ tốt, phù hợp với đặc thù doanh nghiệp 131 Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý Những lƣu ý cho doanh nghiệp tham gia chuyển đổi số: - Chuyển đổi số trình phát triển thay đổi khơng ngừng Vì thế, doanh nghiệp phải thƣờng xuyên cập nhật bắt kịp xu hƣớng, khơng muốn trở thành ngƣời lạc hậu phía sau Hầu hết doanh nghiệp lựa chọn sử dụng công nghệ để nhảy sang thị trƣờng truyền thống Hãy nghiên cứu lƣờng trƣớc vấn đề để tạo tiếng nói riêng lĩnh vực - Nhiều doanh nghiệp thƣờng trọng nhiều nhiều đến công nghệ mà rằng, việc mà cần phải làm trƣớc tiên thay đổi mơ hình kinh doanh tƣ lãnh đạo Có thể sức ép cạnh tranh thị trƣờng nƣớc chƣa thực mạnh mẽ nên thay đổi dừng lại bƣớc quản trị 132 ... động hệ thống: -  Hệ thống trị  Hệ thống hành  Hệ thống kinh tế - xã hội  Hệ thống khoa học - công nghệ Theo phạm vi hoạt động:  Hệ thống lớn  Hệ thống vừa  Hệ thống nhỏ  Các thành phần hệ. .. tin: Xử lý thông tin Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý 1.2.3 Hệ thống thông tin  Khái niệm - Hệ thống thông tin (Information System) tập hợp phần cứng, phần mềm, hệ mạng truyền thông đƣợc xây... Ví dụ:  Hệ thống điều khiển giao thông  Hệ thống mạng máy tính Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý Tổ chức tạo thành hệ thống mở, nghĩa li n hệ với môi trƣờng Một số phần tử hệ thống có tƣơng