Phần 2 của giáo trình Hệ thống thông tin quản lý tiếp tục cung cấp cho học viên những nội dung về: các quy tắc của thương mại thông minh - cơ sở dữ liệu và quản trị thông minh; ứng dụng doanh nghiệp; thương mại điện tử - thị trường số, hàng hóa số; xây dựng hệ thống thông tin;... Mời các bạn cùng tham khảo!
Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý CHƢƠNG CÁC QUY TẮC CỦA THƢƠNG MẠI THÔNG MINH: CƠ SỞ DỮ LIỆU VÀ QUẢN TRỊ THÔNG MINH 5.1 Sắp xếp liệu môi trƣờng tệp truyền thống 5.1.1 Hệ thống quản lý tệp truyền thống Hệ thống quản lý tệp truyền thống thƣờng đƣợc tổ chức riêng rẽ, phục vụ cho mục đích đơn vị đơn vị trực thuộc cụ thể Hệ thống quản lý tệp truyền thống cho phép ta tạo tệp, truy cập xử lý thông tin tệp thơng qua chƣơng trình ứng dụng Các phần mềm ứng dụng đƣợc viết ngôn ngữ lập trình đa nhƣ PASCAL, C Ƣu điểm: - Việc xây dựng hệ thống tệp tin riêng đơn vị quản lý tốn thời gian khối lƣợng thông tin cần quản lý khai thác nhỏ, khơng địi hỏi đầu tƣ vật chất chất xám nhiều, triển khai ứng dụng nhanh - Thông tin đƣợc khai thác phục vụ mục đích hẹp nên khả đáp ứng nhanh chóng, kịp thời Nhƣợc điểm: - Thông tin đƣợc tổ chức riêng rẽ nhiều nơi nên việc cập nhật dễ làm tính quán liệu - Hệ thống thông tin đƣợc tổ chức thành hệ thống file riêng lẻ nên thiếu chia sẻ thông tin nơi - Có dƣ thừa liệu lớn qua việc trùng lặp tệp tin ứng dụng khác - Không gian đĩa bị lãng phí, khó khăn việc bảo trì hệ thống - Khó khăn việc truy xuất liệu Một ví dụ điển hình trùng lặp liệu nhƣ Hệ quản lý nguồn nhân lực bao gồm ba hệ chính: Hệ lương: hệ trì ngày công lƣơng cho tất nhân viên Hệ nhân sự: hệ trì lý lịch cá nhân, liệu tổ chức, công việc đào tạo vị trí thăng tiến Hệ hưu: hệ quản trị qui tắc liên quan đến nghỉ hƣu, loại nghỉ hƣu Chi tiết hƣu nhân viên Vấn đề bất lợi Hệ quản lý lƣơng thông thƣờng đƣợc quản lý phịng Tài chính, Hệ quản lý nhân Hệ quản lý hƣu đƣợc quản lý phòng Tổ chức cán Rõ ràng, có nhiều liệu nhân viên chung cho ba hệ Thƣờng hệ thực lƣu trữ riêng biệt nên chúng tạo trùng lặp liệu Qua phân tích trên, nhận thấy việc tổ chức liệu theo hệ thống tệp hồn tồn khơng phù hợp với hệ thống thông tin lớn Việc xây dựng hệ 60 Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý thống thơng tin đảm bảo đƣợc tính quán liệu, đáp ứng đƣợc nhu cầu khai thác đồng thời nhiều ngƣời thực cần thiết 5.1.2 Thiết kế tệp (file) liệu File phần nhỏ nhớ thứ cấp (bộ nhớ ngoài) lƣu ghi cách độc lập Một số phần mềm hệ thống cho phép lƣu file số mảng riêng biệt, nhƣng ngƣời dùng khơng cảm nhận đƣợc điều (hiện tượng gọi tính suốt) Trong trƣờng hợp nhƣ vậy, việc lƣu file nhiều vị trí khác ngƣời sử dụng khơng có quan trọng, nhƣng lại đƣợc nhà thiết kế đặc biệt quan tâm Các loại file - File liệu: file chứa liệu nghiệp vụ liên quan đến mơ hình liệu logic vật lý File ln tồn tại, nhƣng nội dung thay đổi Ví dụ file khách hàng, đơn đặt hàng… - File lấy từ bảng: danh sách liệu tham chiếu lấy từ giá trị hay số file liệu Những file thƣờng cố định đƣợc thiết kế để lấy liệu nhanh từ số file cụ thể - File giao dịch: file liệu tạm thời phục vụ hoạt động hàng ngày tổ chức File thƣờng đƣợc thiết kế phục vụ việc xử lý nhanh - File làm việc: file tạm thời để lƣu kết trung gian File tự động xố khơng cần thiết File đƣợc thiết kế với mục đích dùng tức thời - File bảo vệ: file đƣợc thiết kế để lƣu trữ file khác có nguy bị sai, hỏng trình làm việc Các file cho hình ảnh file liệu trƣớc sau hoạt động định (cơng nghệ, xử lý, xố) hệ thống - File lịch sử: file chứa liệu cũ khơng cần đƣợc sử dụng, nhƣng cần thiết để phân tích hay làm việc cần đến File đƣợc thiết kế nhằm sử dụng hiệu không gian nhớ, giảm kích thƣớc file sử dụng, tăng tốc độ xử lý Việc tổ chức loại file khác không liên quan đến việc tổ chức lƣu trữ khai thác liệu, mà liên quan đến hoạt động xử lý liệu trình hoạt động hệ thống Về nguyên tắc, việc dùng file tốt Tuy nhiên, việc đƣa vào file cần thiết cho việc đảm bảo an toàn liệu (file lưu), tăng tốc độ truy nhập hay xử lý (file giao dịch, file lấy từ bảng, file làm việc ,…), giảm dung lƣợng nhớ làm việc thƣờng xuyên (file lịch sử) 5.1.3 Sắp xếp liệu (tổ chức file) Một cách tổ chức file kỹ thuật để xếp vật lý ghi file thiết bị nhớ Tổ chức file cụ thể cần tính đến yếu tố sau: Lấy liệu nhanh Thông lƣợng giao dịch xử lý lớn Sử dụng hiệu không gian nhớ Tránh đƣợc sai sót liệu 61 Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý Tối ƣu hố nhu cầu tổ chức file Đáp ứng đƣợc nhu cầu tăng trƣởng liệu An toàn Các tiêu chuẩn thƣờng có tính đối kháng nhau, việc lựa chọn tiêu cần phải đảm bảo hợp lý cân đối tiêu chuẩn đƣợc chọn Việc chọn tiêu chuẩn sử dụng chúng đến đâu cho việc thiết kế tuỳ thuộc vào kinh nghiệm nhà phân tích, điều kiện cụ thể tình đặt - Tổ chức file tuần tự: ghi đƣợc xếp tuần từ theo giá trị khố Để tìm đƣợc ghi, ta cần duyệt lần lƣợt từ ghi Vì vậy, việc xử lý lần lƣợt ghi nhanh Tuy nhiên, việc thêm, sửa, xoá ghi theo yêu cầu file phải đƣợc ghi lại sau lần thực thao tác - Tổ chức file số: ghi đƣợc xếp tuỳ ý Một file số đƣợc tạo cho phép xây dựng đƣợc vị trí ghi cụ thể file gốc Giống nhƣ phích sách thƣ viện, số bảng mà đƣợc sử dụng để xác định vị trí dịng file thoả mãn điều kiện Nhƣ vậy, việc tìm kiếm hay số ghi đƣợc thông qua file số Nhƣợc điểm phƣơng pháp thêm thời gian để truy nhập bảo trì file số - Tổ chức file băm: địa ghi đƣợc xác định nhờ thuật toán băm (hashing) Một thuật tốn băm q trình để chuyển giá trị khố vào số thứ tự tƣơng ứng với địa ghi Có số dạng file băm, nhƣng đa số trƣờng hợp file băm, ghi đƣợc mà theo cách xác định thuật toán băm 5.2 Phƣơng pháp sở liệu để quản lý liệu 5.2.1 Dữ liệu Dữ liệu – hiểu đơn giản tập hợp thông tin Quản lý liệu (QLDL) QLDL hiệu vô quan trọng việc triển khai hệ thống CNTT thông qua ứng dụng kinh doanh, cung cấp thông tin phân tích để thúc đẩy q trình định vận hành hoạch định chiến lƣợc doanh nghiệp Quy trình QLDL kết hợp chức khác nhau, nhằm đảm bảo liệu hệ thống doanh nghiệp xác, có sẵn truy cập đƣợc Tầm quan trọng QLDL Dữ liệu tài sản công ty đƣợc sử dụng để đƣa định kinh doanh xác, cải thiện chiến dịch tiếp thị, tối ƣu hóa hoạt động kinh doanh Tất nhằm hƣớng tới mục tiêu tăng doanh thu giảm chi phí Nếu liệu khơng qn làm hạn chế khả chạy ứng dụng phân tích thơng minh (BI) tệ dẫn đến kết bị lỗi, sai lệch 62 Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý 5.2.2 Cơ sở liệu (CSDL) Cơ sở liệu (Database) CSDL đơn giản tập hợp thông tin đƣợc tổ chức theo cấu trúc định giúp dễ dàng đọc thơng tin, chỉnh sửa, thêm xóa liệu Ví dụ: danh sách khách hàng cơng ty gồm trƣờng họ tên, số điện thoại đƣợc coi CSDL Việc sử dụng hệ thống CSDL khắc phục đƣợc khuyết điểm cách lƣu trữ dạng file riêng lẻ: - Giảm trùng lặp thơng tin, đảm bảo tính qn toàn vẹn liệu - Cho phép liệu đƣợc truy xuất theo nhiều cách khác nhau, từ nhiều ngƣời khác nhiều ứng dụng khác - Tăng khả chia sẻ thông tin Tuy nhiên việc sử dụng hệ quản trị CSDL lại có phiền hà khơng nhỏ sau đây: - Đảm bảo tính chủ quyền liệu, sử dụng có tính chất chia sẻ cao Bảo mật quyền khai thác thông tin Bảo đảm vấn đề tranh chấp liệu xảy Đảm bảo an toàn, toàn vẹn liệu Trong sống ngày hẳn bạn có sử dụng qua hệ thống CSDL nhƣng bạn lại Chẳng hạn ngày bạn vào đọc tin tức từ trang báo, trang họ có dùng hệ thống lƣu trữ liệu bạn vào xem hệ thống trả liệu hình trình duyệt cho bạn xem Rõ ràng bạn truy cập lúc nhiều trang nhiều ngƣời đọc trang lúc đƣợc, nhƣng đảm bảo tính tồn vẹn liệu không bị sai lệch Quản lý CSDL Hệ thống quản trị CSDL (Database Management System) hệ thống đƣợc thiết kế để quản lý CSDL tự động có trật tự Các hành động quản lý bao gồm chỉnh sửa, xóa, lƣu thơng tin tìm kiếm (truy xuất thơng tin) nhóm liệu định Nói cách dễ hiểu hơn, hệ quản trị CSDL hệ thống tự động giúp ngƣời dùng kiểm sốt thơng tin, tạo, cập nhật trì CSDL Trong đó, hai thành phần hệ quản trị CSDL là: Bộ xử lý truy vấn (bộ xử lý yêu cầu) QLDL 5.2.3 Thiết kế CSDL Đa số hệ thống thông tin sử dụng công nghệ CSDL đƣợc gọi hệ quản trị CSDL (DBMS- Data Base Management System) Hệ quản trị CSDL phần mềm nằm trung gian chƣơng trình ứng dụng hệ điều hành Nó hƣớng khả hệ điều hành vào việc tất liệu Có số hệ quản trị CSDL mà ta thƣờng gặp: Oracle, MsSQL, DB2,… 63 Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý Mỗi hệ quản trị CSDL đƣợc xây dựng dựa loại mơ hình liệu Khi thiết kế liệu vật lý, ta phải nắm vững đặc trƣng hệ quản trị CSDL đƣợc chọn để thiết kế liệu thích hợp với Thiết kế CSDL vật lý bƣớc cuối thiết kế liệu Quá trình thiết kế CSDL vật lý trình ánh xạ cấu trúc liệu logic đƣợc xây dựng bƣớc trƣớc vào bên hệ thống Ba nguồn đầu vào thiết kế CSDL vật lý là: - Các cấu trúc CSDL logic thực thiết kế logic - Khối lƣợng yêu cầu xử lý ngƣời dùng thu đƣợc xác định nhu cầu, bao gồm quy mô, tần suất sử dụng liệu yêu cầu về: thời gian đáp ứng, an toàn, ghi tạm, phục hồi lƣu giữ liệu - Các đặc tính hệ quản trị CSDL thành phần mơi trƣờng hoạt động máy tính Các bƣớc cần cho thiết kế liệu vật lý phụ thuộc vào số lƣợng yếu tố, chất hệ quản trị CSDL sử dụng, đặc tính mơi trƣờng tính toán tổ chức, việc mở rộng xử lý phân tán truyền thông liệu, loại ứng dụng tổ chức Ở ta nhấn mạnh đến mặt chủ yếu thiết kế vật lý, chung cho hầu hết dự án phát triển CSDL Thiết kế CSDL vật lý bao gồm năm thiết kế sau: Phân tích khối lƣợng liệu sử dụng liệu Chiến lƣợc phân tán Tổ chức file Lập số Ràng buộc an tồn 5.2.4 Phƣơng pháp CSDL Cơng nghệ QLDL tiến cho phép biểu diễn liệu thành file riêng biệt cho ứng dụng tổ chức chúng thành CSDL dùng chung, CSDL tập liệu có liên hệ logic với đƣợc tổ chức làm dễ dàng việc thu thập, lƣu trữ lấy nhiều ngƣời dùng tổ chức CSDL bao gồm phương pháp tổ chức liệu cho phép QLDL cách tập trung, chuẩn hóa quán Nhờ việc tách liệu để tổ chức riêng, ngƣời ta áp dụng cơng cụ tốn học (lý thuyết tập hợp) để tổ chức liệu cách tối ƣu phƣơng diện lƣu trữ (tiết kiệm không gian nhớ) nhƣ mặt sử dụng: giảm dƣ thừa, tìm kiếm thuận lợi, lấy nhanh chóng sử dụng chung Việc tổ chức liệu nhƣ cho phép CSDL đƣợc sử dụng phục vụ cho nhiều ứng dụng độc lập khác 64 Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý Hình 5.1: Phƣơng pháp QLDL truyền thống Hình 5.2: Sự khác biệt quản lý truyền thống với tiếp cận CSDL Hình 5.3: Phƣơng pháp tiếp cận CSDL 65 Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý Hình 5.4: Quản lý CSDL dạng bảng 5.2.5 Hệ quản trị CSDL Hệ quản trị CSDL (Database Management System – DBMS) tập hợp chƣơng trình giúp cho ngƣời sử dụng: Tạo ra, khai thác, trì CSDL… Hình 5.5: Sử dụng hệ quản trị CSDL 66 Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý Hình 5.6: Một số hệ quản trị CSDL phổ biến Hình 5.7: Sự vận hành hệ quản trị CSDL 67 Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý Hình 5.8: Ví dự vận hành hệ quản trị CSDL Hình 5.9: Năng lực hệ quản trị CSDL Dữ liệu đƣợc lƣu trữ bảng liệu nhƣng bảng có bổ sung thêm tính hƣớng đối tƣợng nhƣ lƣu trữ thêm hình vẽ, âm thanh, video, hành vi 68 Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý 5.3 Sử dụng sở liệu để cải thiện hiệu suất kinh doanh định Hình 5.10: Hoạt động doanh nghiệp Hình 5.11: Sử dụng CSDL doanh nghiệp 5.3.1 Kinh doanh thông minh (Business Intelligence – BI) Kinh doanh thông minh (BI) qui trình cơng nghệ mà doanh nghiệp dùng để kiểm soát khối lƣợng liệu khổng lồ, khai phá tri thức Lợi ích BI: - Giúp cho doanh nghiệp đƣa các định hiệu - Tăng khả kiểm sốt thơng tin doanh nghiệp - Giúp doanh nghiệp dự đốn xu hƣớng giá dịch vụ, hành vi khách hàng => phát khách hàng tiềm 69 Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý chức hai mặt chính: tổ chức máy tổ chức quản lý Cho nên, việc xây dựng HTTT phải đƣợc xem phận chủ yếu trình lập kế hoạch tổ chức Kế hoạch phát triển HTTT phải hƣớng vào thực mục tiêu chiến lƣợc tổ chức, phải nằm khuôn khổ kế hoạch chiến lƣợc, phải tính đến thực trạng, chiến lƣợc quản lý, kế hoạch ứng dụng khả ngân sách tổ chức Kế hoạch phát triển HTTT cần đƣợc công nghệ thông tin trợ giúp để đạt đƣợc mục tiêu tổ chức nhƣ Một phận quan trọng việc phát triển HTTT chiến lƣợc quản lý để chuyển dịch tổ chức từ trạng thái đến trạng thái tƣơng lai với HTTT 8.2.2 Vòng đời phát triển Hệ thống thông tin HTTT đƣợc xây dựng sản phẩm loạt hoạt động gọi phát triển hệ thống Quá trình để phát triển HTTT đƣợc gọi vòng đời phát triển hệ thống Một nhiều mơ hình vịng đời xếp bƣớc phát triển hệ thống theo hình bậc thang với mũi tên nỗi bƣớc với bƣớc sau Cách biểu diễn gọi mơ hình thác nƣớc Nó bao gồm pha: khởi tạo xác lập dự án; phân tích; thiết kế; triển khai; vận hành bảo trì Ở pha có vào ra, chúng thể mối quan hệ quan trọng pha với Các pha đƣợc chia làm bƣớc nhỏ thƣờng đƣợc thực lần lƣợt Ở vài bƣớc lặp lại quay lại từ đầu Tùy thuộc vào phƣơng pháp đƣợc sử dụng, thời gian thực bƣớc kéo dài, ngắn khác gối đầu lên bƣớc hay lặp lại bƣớc khác Hình 8.1: Mơ hình thác nƣớc vịng đời HTTT 118 Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý 8.2.2.1 Khởi tạo xác lập dự án Việc hình thành dự án nhƣ yêu cầu bắt buộc để tiến hành bƣớc sau Khơng có dự án khơng có việc xây dựng HTTT Hai hoạt động khởi tạo xác lập dự án phát ban đầu thức vấn đề hệ thống hội nó; trình bày lý tổ chức cần hay không việc phát triển hệ thống Tiếp đến xác định phạm vi hệ thống dự kiến Một kế hoạch dự án phát triển HTTT đƣợc dự kiến xây dựng phát triển theo vòng đời phát triển hệ thống, đồng thời đƣa ƣớc lƣợng thời gian nguồn lực cần thiết cho việc thực Trong pha cần xác định cần thiết cho hệ thống hay hệ thống cũ đƣợc tăng cƣờng Tại nhu cầu HTTT tổng thể tổ chức đƣợc xác định, thể dịch vụ mà hệ thống dự kiến cần phải cung cấp Chúng đƣợc phân tích, thiết lập ƣu tiên xếp lại chuyển thành kế hoạch để phát triển hệ thống Sau nghiên cứu hệ thống phải đƣa đƣợc kế hoạch dự án Kế hoạch dự án cần phải đƣợc phân tích khả thi ba mặt: Khả thi kỹ thuật: xem xét khả kỹ thuật có (về thiết bị, công nghệ khả làm chủ công nghệ) đủ đảm bảo thực giải pháp công nghệ thông tin đƣợc áp dụng điều kiện thực tế Khả thi kinh tế thể nội dung sau: Khả tài tổ chức cho phép thực dự án: bao gồm nguồn vốn số vốn huy động thời hạn cho phép Lợi ích mà hệ thống đƣợc xây dựng mang lại, đủ bù đắp chi phí phải bỏ xây dựng (chi phí đầu tư ban đầu) Những chi phí thƣờng xuyên cho hệ thống hoạt động (chi phí vận hành) chấp nhận đƣợc tổ chức Khả thi thời gian: dự án đƣợc phát triển thời gian cho phép Một tiến trình thực dự án đƣợc giới hạn cho 8.2.2.2 Phân tích Phân tích hệ thống nhằm xác định yêu cầu thơng tin tổ chức Nó cung cấp liệu sở cho việc thiết kế HTTT sau Trƣớc phân tích cần tiến hành khảo sát phận tổ chức thuộc phạm vi liên quan đến dự án Những liệu thu đƣợc phục vụ cho việc xây dựng mơ hình quan niệm hệ thống thời Phân tích bao gồm pha nhỏ: Xác định nhu cầu: pha này, nhà phân tích làm việc với ngƣời sử dụng để xác định ngƣời dùng chờ đợi từ hệ thống dự kiến Nghiên cứu nhu cầu cấu trúc: xác định mối quan hệ bên giới hạn đặt lên dịch vụ cần thực Phác thảo thiết kế: phác thảo số thiết kế ban đầu hệ thống dự kiến 119 Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý Lựa chọn phương án tốt nhất: so sánh lựa chọn phƣơng án tốt đáp ứng yêu cầu với chi phí, lao động kỹ thuật cho phép để tổ chức thông qua 8.2.2.3 Thiết kế Trong thiết kế, đặc tả giải pháp đề nghị pha trƣớc chuyển thành đặc tả hệ thống logic đặc tả vật lý Từ khía cạnh hệ thống, thiết kế đƣợc xét từ hình, vào (các báo cáo) đến sở liệu tiến trình xử lý chi tiết bên Thiết kế gồm hai pha nhỏ: - Thiết kế logic: Về mặt lý thuyết, thiết kế hệ thống logic đƣợc áp dụng phần cứng phần mềm hệ thống Thiết kế logic tập trung vào khía cạnh nghiệp vụ hệ thống thực Vì gọi pha thiết kế nghiệp vụ Các đối tƣợng quan hệ đƣợc mô tả khái niệm mà thực thể vật lý - Thiết kế vật lý: q trình chuyển từ mơ hình logic trừu tƣợng thành thiết kế vật lý hay đặc tả kỹ thuật Những phần khác hệ thống thiết kế đƣợc gắn với thiết bị vật lý vào thao tác thực (thủ tục) cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập liệu, xử lý, truyền đƣa thông tin (ở dạng khác nhau) cần thiết cho tổ chức Trong pha thiết kế vật lý, đội phân tích phải định lựa chọn hệ điều hành, ngơn ngữ lập trình đƣợc sử dụng, hệ sở liệu, cấu trúc file đƣợc sử dụng để tổ chức liệu; phần cứng môi trƣờng mạng đƣợc xây dựng Các định đƣợc thiết lập ngày từ cuối pha phân tích Sản phẩm cuối pha thiết kế đặc tả vật lý dạng dễ dàng chuyển thành chƣơng trình cấu trúc hệ thống cần thiết lập 8.2.2.4 Triển khai Trong pha đặc tả hệ thống đƣợc chuyển thành hệ thống làm việc, sau đƣợc kiểm tra đƣa vào sử dụng Bƣớc triển khai bao gồm: - Tạo sinh chương trình kiểm thử: Trƣớc hết cần lựa chọn phần mềm hạ tầng (hệ điều hành, hệ quản trị sở liệu, ngơn ngữ lập trình, phần mềm mạng) Trong nhiều trƣờng hợp, ngơn ngữ lập trình ngôn ngữ hệ quản trị sở liệu hay hệ ứng dụng đƣợc sử dụng Sau chọn phần mềm đóng gói Cuối chuyển đặc tả thiết kế phần lại thành phần mềm cho máy tính Các chƣơng trình đƣợc kiểm tra, thử nghiệm đạt yêu cầu đề Quá trình kiểm nghiệm bao gồm kiểm thử mô đun chức năng, hệ thống con, hoạt động hệ thống nghiệm thu cuối - Cài đặt chương trình chuyển đổi hệ thống: Quá trình bao gồm việc cài đặt chƣơng trình hệ thống phần cứng tồn hay hệ thống phần cứng lắp đặt Chuyển đổi toàn hoạt động tổ chức hệ thống cũ sang hoạt động với hệ thống bao gồm việc xếp đội ngũ cán hệ thống đào 120 Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý tạo sử dụng, khai thác hệ thống Chuẩn bị tài liệu chi tiết thuyết minh việc khai thác sử dụng hệ thống mặt kỹ thuật nơi làm việc ngƣời sử dụng Nó cần đƣợc hồn tất thời gian chuyển đổi để phục vụ cho việc đào tạo đảm bảo hoạt động hàng ngày hệ thống sau Kết chuyển đổi phải trả lời đƣợc câu hỏi: hệ thống đƣợc xây dựng làm việc điều kiện thực nhƣ nào? Mặc dù cần đến nỗ lực nhà phân tích, nhà quản lý ngƣời lập trình, việc cài đặt trình đơn giản Tuy nhiên, nhiều hệ thống đƣợc thiết kế tốt thất bại cơng tác triển khai thực khơng tốt 8.2.2.5 Vận hành bảo trì Sau hệ thống đƣợc lắp đặt chuyển đổi toàn bộ, giai đoạn vận hành bắt đầu Trong thời gian này, ngƣời sử dụng chuyên viên kỹ thuật vận hành cần đánh giá xem hệ thống đáp ứng mục tiêu đặt ban đầu nhƣ nào, đề xuất sửa đổi, cải tiến, bổ sung Khi hệ thống vào hoạt động, ngƣời dùng thƣờng mong muốn hệ thống phải làm việc cách hoàn hảo nghĩ cách thực chức hệ thống tốt Mặt khác, tổ chức thƣờng có yêu cầu để đáp ứng thay đổi nảy sinh thời gian phát triển hệ thống Vì vậy, nhà thiết kế lập trình cần phải thực thay đổi mức độ yêu cầu ngƣời sử dụng nhƣ đề nghị tổ chức Những thay đổi cần thiết để làm cho hệ thống hoạt động có hiệu Những thay đổi hệ thống thƣờng bao gồm sửa đổi, bổ sung phần cứng, phần mềm nhằm đƣa hệ thống khỏi sai sót, trục trặc làm cho hệ thống hoạt động cách bình thƣờng, đáp ứng đƣợc yêu cầu vốn có yêu cầu cải tiến để đạt hiệu cao Bảo trì khơng phải pha tách biệt mà lặp lại pha vòng đời khác, đòi hỏi phải nghiên cứu áp dụng thay đổi cần thiết Tổng số thời gian nỗ lực dành cho bảo trì phụ thuộc lớn hồn thiện pha trƣớc vịng đời Khi chi phí bảo trì trở lên q lớn, yêu cầu thay đổi tổ chức đáng kể, khả đáp ứng hệ thống cho tổ chức ngƣời dùng trở nên hạn chế đến lúc phải kết thúc hệ thống cũ bắt đầu vịng đời khác Thơng thƣờng, phân biệt việc bảo trì có quy mơ lớn phát triển hệ thống không rõ ràng 8.2.3 Hệ thống thơng tin phát triển qua bốn loại hình - Hệ xử lý liệu: lƣu trữ cập nhật liệu hàng ngày, báo cáo theo định kỳ (ví dụ: Các hệ thống tính lƣơng) - Hệ thông tin quản lý (Management Information System - MIS): Một hệ thông tin gồm sở liệu hợp dịng thơng tin giúp ngƣời sản xuất, quản lý định 121 Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý - Hệ trợ giúp định: Hỗ trợ cho việc định (cho phép nhà phân tích định chọn phƣơng án mà khơng phải thu thập phân tích liệu) - Hệ chuyên gia: Hỗ trợ nhà quản lý giải vấn đề làm định cách thông minh 8.3 Phƣơng pháp xây dựng hệ thống thay Trong thực tế HTTT đƣợc xây dựng nhằm để thay (thay đổi) HTTT cũ bộc lộ nhiều yếu Vì mà việc tìm hiểu nhu cầu hệ thống thƣờng việc khảo sát đánh giá hệ thống cũ Vì hệ thống tồn hoạt động nên gọi trạng 8.3.1 Phƣơng pháp thay Có hai phƣơng pháp xây dựng thay thay đổi bƣớc thay đổi đột phá Việc chọn phƣơng pháp tùy thuộc vào phản ứng đối thủ, trình độ kỹ ngƣời tham gia thay đổi áp lực từ phận khác có liên quan Hình 8.2: Hai phƣơng pháp thay đổi tổ chức tho kế hoạch Thay đổi bước: thay đổi xảy chậm, thời gian dài với tốc độ đặn hay với biến động nhỏ cƣờng độ Phƣơng pháp thƣờng đƣợc sử dụng chƣơng trình thay đổi gặp nhiều phản kháng trình độ nhân viên không đồng Thay đổi đột phá: thực nhiều thay đổi lớn cách bất ngờ sau thời kỳ tƣơng đối ổn định Phƣơng pháp thƣờng đƣợc sử dụng chƣơng trình thay đổi gặp phản kháng nhƣng trình độ nhân viên chƣa đạt điều kiện yêu cầu chƣơng trình thay đổi nên cần thời gian đào tạo, tổ chức chƣa hội đủ điều kiện cần thiết để thực chƣơng trình 122 Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý 8.3.2 Q trình thực thay đổi Cơ sở khoa học lĩnh vực quản trị thay đổi mơ hình thay đổi thơng qua phân tích trƣờng lực Kurt Lewin, chuyên gia tâm lý xã hội, nhằm giải thích cách thức hoạt động trình thay đổi Hai thành phần force field động lực (driving force) trở lực (hay gọi phản kháng - restraining force), động lực yếu tố thúc đẩy tổ chức chuyển sang trạng thái hoạt động mới, trở lực yếu tố thúc đẩy tổ chức theo xu hướng giữ nguyên trạng, từ chối thay đổi Động lực làm gia tăng cạnh tranh phận làm phát huy tập quán Trở lực xuất nhân viên cản trở q trình thay đổi Theo mơ hình Kurt Lewin, trình thay đổi diễn qua giai đoạn: Làm tan băng (unfreezing): Ngƣời dẫn dắt thay đổi phải tạo cân động lực trở lực, nhằm mục đích chuyển trạng thái tổ chức điều kiện sang điều kiện mong muốn để thực dự án thay đổi Quá trình “làm tan băng” xảy động lực tăng trở lực giảm kết hợp hai Thực thay đổi (movement and transition): Thực nội dung cần thay đổi theo kế hoạch đề Tuy nhiên, ngƣời dẫn dắt cần hiểu rõ khác biệt bên lập kế hoạch cho thay đổi bên nhu cầu cần thiết để thực thi kế hoạch, để từ có điều chỉnh hợp lý cần thiết cho kế hoạch Đóng băng trở lại (refreezing): Quá trình xảy thay đổi vào trạng thái hoạt động mong muốn Lúc này, nhà quản trị ngƣời dẫn dắt cần củng cố trì điều kiện có để đảm bảo thay đổi đƣợc vận hành ổn định thay hoàn toàn cũ nhằm ngăn chặn tổ chức rơi vào trạng thái hoạt động theo phƣơng thức cũ 8.3.3 Những nguyên nhân làm phát sinh phản kháng Bất kỳ thay đổi làm xáo trộn trạng tổ chức nên làm phát sinh phản kháng Sự thay đổi lớn, phản kháng lớn nhiều Sự phản kháng phát sinh từ nguyên nhân sau: Chi phí trực tiếp (direct cost): Sự thay đổi lớn đòi hỏi tổ chức tốn nhiều chi phí, từ làm phát sinh phản kháng lo sợ chi phí cao làm giảm lợi nhuận so với Giữ thể diện (keep face): Sự phản kháng xuất phát từ ngƣời có trách nhiệm Do lo sợ thể diện cá nhân nên họ bày tỏ phản đối nhằm chứng tỏ thay đổi sai, không cần thiết để chứng minh ngƣời dẫn dắt thay đổi không đủ lực Lo sợ điều chưa biết (fear of unknown): Sự phản kháng xuất phát từ tất thành viên tổ chức cũ họ lo sợ thân khơng thể thích ứng với cách thức hoạt động mới, lo sợ điều làm tăng mát, rủi ro 123 Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý cho thân nhƣ làm việc nhiều hơn, ràng buộc cao hơn, trách nhiệm cao hơn, thu nhập hơn, Phá vỡ thói quen cũ (break old habits): Sự phản kháng thƣờng xuất phát từ ngƣời thích an nhàn, khơng thích đầu tƣ nhiều cho cơng việc, cố gắng cơng việc, quan tâm đến cơng việc chung Nguyên nhân làm họ phản đối lo sợ bị đẩy khỏi phạm vi an toàn, phải đầu tƣ thời gian, công sức để học hỏi hoạt động môi trƣờng mới, cách thức Hơn nữa, phong cách cũ thời gian dài tạo nên thói quen cho cá nhân tạo nên tính ì lớn cho tổ chức, họ cảm thấy khó khăn việc thay đổi thân Hệ thống không phù hợp (unsuitable system): Đây nguyên nhân làm cho hầu hết nhân viên băn khoăn, lo lắng Họ lo sợ hệ thống cũ không thay đổi theo yêu cầu mới, dẫn đến việc không đảm bảo nhu cầu lao động nhƣ không động viên nhân viên làm việc Động lực nhóm khơng phù hợp (unsuitable team’s motivator): Đây nguyên nhân khiến tất nhân viên tham gia thay đổi phải suy nghĩ Sau thay đổi, tổ chức mạnh hơn, phát triển bền vững làm cho lợi ích chung tăng lên Tuy nhiên, nhà quản trị khơng có sách phù hợp, làm cho mục tiêu cá nhân mâu thuẫn với mục tiêu tổ chức làm phát sinh phản đối, chí từ nhân viên tƣởng chừng nhƣ tích cực với thay đổi 8.3.4 Sự phản kháng diễn nhƣ cách thức khắc phục phản kháng Sự phản kháng thƣờng diễn qua giai đoạn, lúc hoàn toàn phản kháng kết thúc hoàn toàn chấp nhận Giai đoạn chống đối mới: Sự phản kháng xảy bắt đầu trình thay đổi Lúc này, nhân viên khơng nhìn thấy hiệu lợi ích tổ chức nhƣ thân họ Họ giận với xáo trộn diễn ra, bực tức với điều họ bị yêu cầu phải làm Vì vậy, họ phản kháng với thông tin liên quan đến Giai đoạn bảo vệ cũ, từ chối mới: Sự phản kháng giai đoạn yếu đi, nhân viên khơng cịn phản kháng mạnh mẽ với mà họ khƣ khƣ thực theo cũ, không quan tâm đến Giai đoạn loại bỏ cũ: Đây giai đoạn thể phản ứng tích cực trình đến kết thúc phản kháng Sau thời gian thực thi thay đổi, nhận thức nhân viên cũ lẫn dần thay đổi Họ băn khoăn, nghi ngờ cũ, chán nản ngƣời cuộc, từ khiến họ chấp nhận loại bỏ cũ, tiến đến việc thử Giai đoạn thích nghi với mới: Với hiệu quả, lợi ích đem lại, nhân viên chấp nhận dần thích nghi với Đây 124 Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý giai đoạn ghi nhận thành công trình khắc phục phản kháng Giai đoạn thay hoàn toàn cũ: Qua thực tế, hiệu đƣợc chứng minh, vậy, cũ hoàn toàn bị loại bỏ hồn tồn đƣợc thay Thành cơng thay đổi phụ thuộc vào hiệu chƣơng trình thay đổi mà thơi Sự thay đổi xảy có ngƣời dẫn dắt có ngƣời tham gia, nói cách khác, thay đổi xảy ngƣời Do vậy, nhà quản trị cần lƣu ý đến tác động liên quan đến tinh thần, tình cảm ngƣời dẫn dắt nhƣ cá nhân có liên quan tới trình thay đổi, nắm bắt đƣợc trở ngại trình thực thi thay đổi để tìm biện pháp giải nhằm tháo gỡ khó khăn Một số cách thức khắc phục trở lực đƣợc gợi ý nhƣ sau: Thông tin liên lạc (communication): - Mục tiêu thay đổi cần đƣợc tuyên bố rõ ràng, thức chi tiết Những mục tiêu phải đƣợc trình bày bối cảnh tình hình tổ chức, mục tiêu tổ chức trực thuộc phải liên quan đến mục tiêu chung tổ chức quản lý - Thông tin liên lạc phải truyền đạt nội dung liên quan đến thay đổi cho thành viên, từ lãnh đạo chủ chốt đến nhân viên thừa hành nhƣ tính cấp thiết phải thay đổi, kiến thức thay đổi, kết thay đổi tổ chức, ảnh hƣởng thay đổi đến thành viên có liên quan, phƣơng pháp thay đổi, qui trình thay đổi… - Việc thông tin liên lạc cần đƣợc trì hai chiều suốt trình thực nhằm bảo đảm khơng bỏ qua khía cạnh liên quan đến tổ chức trình lập kế hoạch thực thi thay đổi, để từ có điều chỉnh cần thiết hợp lý với tình hình thực tế giai đoạn Nhƣ vậy, để HTTT hội đủ điều kiện để đáp ứng đƣợc yêu cầu trên, nhà quản trị nhƣ nhƣ ngƣời dẫn dắt thay đổi cần đảm bảo cung cấp đầy đủ nhân viên tuyên truyền lựa chọn phƣơng pháp thông tin phù hợp tiên tiến Tham gia nhân viên (employees’ participation): - Việc thay đổi đƣợc tất nhân viên hƣởng ứng, đồng thời, tất nhân viên phù hợp với việc thay đổi Vì vậy, ngƣời dẫn dắt cần bắt đầu với nhóm chuyên trách gồm nhân viên chủ chốt, có lực đáp ứng điều kiện yêu cầu thay đổi sẵn sàng với thay đổi, đồng thời, ngƣời dẫn dắt cần phân quyền cho họ nhằm khuyến khích họ nỗ lực thực thi thay đổi - Việc để nhân viên chủ chốt tham gia vào trình thay đổi, đặc biệt thay đổi cấu trúc tổ chức, giúp ngƣời dẫn dắt giảm bớt khó khăn 125 Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý công tác quản trị thay đổi Kết thực nhóm chuyển biến tổ chức tác động đến tâm lý nhân viên lại, làm họ dần phản kháng lôi kéo họ dần đến việc tự nguyện tham gia vào trình thay đổi Đào tạo (training): - Ngƣời dẫn dắt thay đổi cần chuẩn bị kỹ công việc cần thiết để thực thành cơng thay đổi, khơng thể bỏ qua việc huấn luyện, đào tạo nhân viên - Tùy theo đặc điểm nhân viên mà chƣơng trình đào tạo, huấn luyện cần có nội dung phù hợp, ví dụ, với nhân viên có trình độ yếu, cần đào tạo kiến thức; với nhân viêncó kỹ yếu, cần huấn luyện thêm kỹ năng, tay nghề; với nhân viên lo sợ phải thay đổi thói quen, cần đào tạo cho nhân viên quen với thói quen mới, - Hầu hết thay đổi thƣờng bắt đầu khó khăn thất bại tạm thời, sau đó, thành cơng xuất hiện, vậy, nhà quản trị ngƣời dẫn dắt phải hoạch định lộ trình, kiên nhẫn với nhận thức cần phải thời gian để thực thay đổi khơng nên nơn nóng đốt cháy giai đoạn gây áp lực mức nhân viên Động viên (incentive): - Tham gia vào q trình thay đổi cịn có đối tƣợng khác khơng thể thiếu, nhà quản trị hay lãnh đạo cấp Vai trò nhà quản trị hay lãnh đạo cấp vơ quan trọng, họ ngƣời cung cấp nguồn lực cho thay đổi - Động viên nhân viên vấn đề cần đƣợc quan tâm tổ chức, tình hình, nhiên, tình hình thực thi thay đổi, việc động viên nhân viên đƣợc quan tâm Động viên cần đƣợc thựchiện theo nhiều phƣơng pháp, tài lẫn phi tài cho phù hợp với nhu cầu nhân viên để đạt đƣợc hiệu động viên - Quá trình thay đổi bị kéo dài bị chệch hƣớng ngƣời dẫn dắt nhƣ nhà quản trị không “tiếp thêm lƣợng” cho nhân viên Tạo áp lực (manage by force): - Đối với nhân viên thiếu tự tin, lo lắng, bảo thủ, cố chấp, lƣời không chịu tự nguyện tham gia vào trình thay đổi, ngƣời dẫn dắt cần thiết lập hệ thống quản lý chặt chẽ để nhanh chóng đƣa họ vào hệ thống mới, tạo áp lực buộc họ phải thích ứng với thay đổi, tránh kéo dài thời gian làm tăng thêm căng thẳng nhân viên Đàm phán (negotiation): - Việc đàm phán, thƣơng lƣợng, thỏa thuận với nhân viên, kể nhân viên chủ chốt hay nhân viên tự nguyện tham gia từ đầu, việc cần thiết để họ dễ 126 Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý dàng chấp nhận thay đổi nhƣ có thái độ tích cực Đặc biệt, phƣơng pháp cần đƣợc phát huy tổ chức có nhu cầu thay đổi nhanh chóng Tuy nhiên, phƣơng pháp đem lại đồng thuận không mang lại cam kết nên khơng có hiệu lâu dài Ép buộc (coercion): - Mặc dù vấn đề thu hút cá nhân tham gia vào trình thay đổi tƣơng đối khó khăn, nhƣng ngƣời dẫn dắt nhƣ nhà quản trị không nên sử dụng nhiều thời gian công sức để thuyết phục cá nhân vốn hết quan tâm mục tiêu phấn đấu công việc Khi biện pháp khơng cịn có hiệu thìcần buộc nhân viên phải lựa chọn chấp nhận thay đổi bị sa thải Thay đổi yếu tố quan trọng liên quan đến thành công tổ chức thời đại ngày Thích ứng với ln thay đổi điều thiết yếu để thành công tƣơng lai Và điều cuối cùng, phƣơng châm mà tổ chức nhƣ cá nhân cần nhớ “Thay đổi với thời gian bị bỏ lại phía sau!” 8.4 Phát triển ứng dụng cho doanh nghiệp số 8.4.1 Môi trƣờng kinh tế Mơi trƣờng kinh tế tồn cầu (Global economy) Kinh tế toàn cầu kinh tế cho phép khách hàng, doanh nghiệp, nhà cung cấp, nhà phân phối, nhà sản xuất hợp tác với mà khơng bị hạn chế không gian địa lý: - Sự phát triển doanh nghiệp xuyên quốc gia; - S ự hội nhập công ty nhỏ vừa; - Mơi trƣờng cạnh tranh tồn cầu; - Hệ thống phân phối tồn cầu Ở Mỹ, HTTT khơng cịn việc kinh doanh thơng thƣờng nữa, mà phần kinh tế toàn cầu Năm 2011, doanh nghiệp Mỹ đầu tƣ gần tỉ đô la phần cứng, phần mềm, thiết bị viễn thông - nửa đầu tƣ tƣ Mỹ Ngoài ra, doanh nghiệp chi them 450 triệu đô la cho kinh doanh dịch vụ tƣ vấn quản lý, đa số bao gồm cơng ty thiết kế hoạt động kinh doanh để tận dụng kỹ thuật doanh nghiệp Hơn nửa doanh nghiệp đầu tƣ vào Mỹ năm vào lĩnh vực HTTT công nghệ khoản chi phí tăng khoảng 7% năm 2011, nhanh nhiều so với kinh tế tổng thể Bạn tƣởng tƣợng kết việc chi tiêu khổng lồ xung quanh bạn ngày cách quan sát ngƣời tiến hành hoạt động kinh doanh nhƣ thông qua thiết bị điện thoại di động, điện thoại thơng minh, máy tính bảng, email, hội nghị trực tuyến dịch vụ khác Internet Nền kinh tế số (Digital economy) Nền kinh tế đƣợc đánh dấu trao đổi không giới hạn thơng tin Ngƣời 127 Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý ta trao đổi lƣợng vơ hạn số, từ ngữ, âm thanh, hình ảnh, kể loại thơng tin có tính chất sinh học nhƣ sinh trắc học (mắt, vân tay ) Quá trình kinh doanh thực dƣới điều khiển mạng lƣới số hóa, mối quan hệ nhà cung cấp, khách hàng đối tác ứng dụng CNTT Mặc dù suy thoái kinh tế, năm 2011 FedEx chuyển 900 triệu gói hàng vào Hoa Kỳ, chủ yếu chuyển vào đêm, United Parcel Service (UPS) chuyển 3,6 tỷ gói, doanh nghiệp nắm bắt đƣợc thay đổi nhu cầu nhanh chóng khách hàng, muốn giảm hàng tồn kho mức thấp có thể, đạt đƣợc hiệu hoạt động cao Sự phát triển thƣơng mại điện tử có tác động đáng kể việc vận chuyển UPS Chuỗi cung ứng có nhịp độ nhanh hơn, với công ty thuộc Theo số liệu số báo cáo tham khảo Thƣ viện Quốc hội Mỹ năm 2011 (Library of Congress) độc giả báo giấy tiếp tục giảm, 106 triệu ngƣời đọc vài tờ báo tin tức trực tuyến, 70 triệu đọc báo trực tuyến thực tế, 88 triệu sử dụng xã hội nhƣ Facebook, Tumblr, Google+ Hơn 100 triệu ngân hàng trực tuyến, khoảng 74 triệu blog, tạo bùng nổ nhà văn mới, độc giả mới, hình thức thơng tin phản hồi khách hàng, thứ mà không tồn trƣớc Khoảng 33 triệu ngƣời sử dụng Twitter, dịch vụ nhắn tin văn trực tuyến di động, có 75% số 500 cơng ty giao tiếp với khách hàng Điều có nghĩa khách hàng đƣợc trao quyền nói chuyện với việc kinh doanh sản phẩm dịch vụ Bạn có biết khách hàng nói cơng ty bạn? Khâu tiếp thị bạn có lắng nghe? Các công ty ngày lƣu trữ hàng tồn kho thời gian ngắn để giảm chi phí trƣớc mắt có mặt thị trƣờng nhanh Nếu bạn phần kinh tế quản lý chuỗi cung ứng này, hội kinh doanh bạn khơng hiệu nhƣ 8.4.2 Thời đại thông tin Sự thay đổi kinh doanh thời đại thông tin Thời đại thông tin thời đại mà tri thức sức mạnh, thời đại đời khái niệm công nhân tri thức (knowledge worker) Internet tác động lên mặt kinh tế, ứng dụng CNTT có mặt nhiều sản phẩm dịch vụ hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Điều làm cho hệ thống quản lý thông tin chủ đề thú vị kinh doanh Đó thay đổi liên tục công nghệ, quản lý sử dụng công nghệ, tác động lại vào thành công kinh doanh Doanh nghiệp ngành công nghiệp xuất hiện, cũ suy giảm, thành công công ty nhờ việc học tập sử dụng công nghệ Các nhà quản lý CNTT thƣờng xuyên sử dụng gọi công nghệ "Web 2.0" nhƣ mạng xã hội, công cụ cộng tác, đƣa định nhanh xác Khi hành vi quản lý thay đổi, làm việc tổ chức công việc tốt, phối hợp, trao đổi và giải vấn đề thay đối Bằng cách kết nối ngƣời lao động làm việc 128 Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý đội dự án, mạng xã hội đƣợc thực Bảng tóm tắt chủ đề thay đổi kinh doanh thời đại thơng tin có sử dụng HTTT hiệu kinh doanh: Sự thay đổi Hiệu kinh doanh Cơng nghệ - Điện tốn đám mây lên nhƣ lĩnh vực kinh doanh đổi - Phát triển phần mềm nhƣ dịch vụ (SaaS) - Một tảng kỹ thuật số di động lên đƣơng nhiệm để có máy tính với hệ thống kinh doanh phần mềm nhƣ tảng - Nền tảng kỹ thuật số di động xuất để cạnh tranh máy tính nhƣ hệ thống kinh doanh phần mềm nhƣ phần mềm tảng Con người - Nhà quản lý sử dụng phần mềm mạng xã hội trực tuyến để cải thiện phối hợp, cộng tác, chia sẻ kiến thức - Các ứng dụng kinh doanh thông minh đẩy nhanh tiến độ - Các họp phòng họp ảo tăng - Bộ sƣu tập máy tính linh hoạt kết nối Internet bắt đầu thực nhiệm vụ truyền thống máy tính, giảm chi phí sở hạ tầng - Những ứng dụng kinh doanh chủ yếu đƣợc truyền tải qua dịch vụ Internet phần mềm hệ thống truyền thống - Apple mở phần mềm iPhone đến ngƣời phát triển sau mở kho ứng dụng App Store iTunes để nhà kinh doanh tải hàng trăm hàng nghìn ứng dụng để hỗ trợ hợp tác, dịch vụ xa, giao tiếp với đồng nghiệp - Nhỏ, di động, trọng lƣợng nhẹ, chi phí thấp, máy tính bảng trở thành phần ngân sách CNTT - Google Apps, Google Sites, Microsoft Windows SharePoint, IBM Lotus Connections đƣợc sử dụng 100 triệu chuyên gia kinh doanh toàn giới để hỗ trợ blog, quản lý dự án, họp trực tuyến, liệu cá nhân, xã hội, cộng đồng trực tuyến - Các phân tích liệu tiêu chuẩn biểu đồ tƣơng tác cung cấp thông tin hiệu suất cho nhà quản lý nâng cao kiểm soát quản lý định - Các nhà quản lý thông qua hội nghị truyền hình TelePresence Web cơng nghệ hội nghị truyền hình để giảm thời gian lại chi phí, cải thiện đƣợc hợp tác định Tô chức - Ứng dụng Web 2.0 đƣợc sử dụng rộng rãi - Dịch vụ sử dụng web cho phép nhân viên tƣơng tác trực tuyến cộng đồng sử dụng mạng xã hội, blog, 129 Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý Sự thay đổi Công nghệ công ty - Làm việc từ xa tăng động lực làm việc - Cùng tạo giá trị kinh doanh Hiệu kinh doanh wiki, nhắn tin, dịch vụ nhắn tin tức thời Facebook Google+ tạo hội cho doanh nghiệp hợp tác với khách hàng nhà cung cấp - Internet, Wi-Fi, mạng di động, thiết bị di động thông minh tạo điều kiện cho phát triển số lƣợng ngƣời làm việc kiểu văn phòng truyền thống Năm mƣơi phần trăm doanh nghiệp Mỹ có trụ sở làm việc từ xa - Các nguồn lực giá trị kinh doanh chuyển đổi từ sản phẩm đến giải pháp kinh nghiệm, từ nguồn lực nội tới mạng lƣới nhà cung cấp hợp tác với khách hàng Chuỗi cung ứng phát triển sản phẩm trở thành tồn cầu hóa hợp tác Sự tƣơng tác với khách hàng giúp công ty xác định đƣợc sản phẩm dịch vụ Trong lĩnh vực cơng nghệ, có thay đổi tƣơng quan với nhau: Nền tảng kỹ thuật số di động bao gồm điện thoại thơng minh thiết bị máy tính bảng Sự phát triển phần mềm trực tuyến nhƣ dịch vụ Sự phát triển "điện toán đám mây", nơi ngày có nhiều phần mềm kinh doanh Internet Iphone, điện thoại Android, BlackBerry máy tính bảng khơng độ nét cao mà cịn nhiều tiện ích cửa hàng giải trí Chúng xuất lên với chuỗi công nghệ phần cứng phần mềm Ngày có nhiều chức máy tính chuyển sang thiết bị di động Các nhà quản lý tăng dần việc sử dụng thiết bị di động để phối hợp công việc, kết nối với công nhân, cung cấp thông tin cho việc định Xu hƣớng thực công việc thời đại thông tin Những xu hƣớng làm việc tƣơng tác tổ chức kinh doanh theo phƣơng châm lúc nơi, tối ƣu hiệu Hàng triệu nhà quản lý ngƣời lao động chủ yếu dựa tảng kỹ thuật số di động để phối hợp với nhà cung cấp vận chuyển, đáp ứng nhu cầu khách hàng tổ chức hoạt động cơng việc Thật khó tƣởng tƣợng ngày làm việc mà khơng có thiết bị di động truy cập Internet Bạn điều hành cơng ty bạn nhƣ lịng bàn tay bạn? Có lẽ khơng hồn tồn, nhƣng có nhiều nhiệm vụ, cơng việc mà ngày đƣợc thực cách sử dụng iPhone, iPad, BlackBerry, thiết bị cầm tay di động khác 130 Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý 8.4.3 Doanh nghiệp chuyển đổi số Công nghệ internet phát triển yếu tố khiến nhiều doanh nghiệp ứng dụng chuyển đổi số nhƣ Hoạt động chuyển đổi số đƣợc xem xu hƣớng tất yếu mà doanh nghiệp hƣớng tới tƣơng lai, nhƣ cách hiệu để gia tăng hiệu hợp tác tối ƣu hóa hiệu suất làm việc Doanh nghiệp chuyển đổi số gì? Hiểu cách đơn giản, doanh nghiệp chuyển đổi số doanh nghiệp thay đổi từ mơ hình kinh doanh truyền thống sang mơ hình doanh nghiệp số, thông qua việc áp dụng công nghệ hàng đầu nhƣ: điện toán đám mây, liệu lớn, internet kết nối vạn vật… Quá trình chuyển đổi số đƣợc xem xu hƣớng tất yếu tƣơng lai Nhờ doanh nghiệp dễ dàng thay đổi phƣơng thức điều hành lãnh đạo, thay đổi quy trình làm việc văn hóa cơng ty cho mang lại hiệu cao Ví dụ chuyển đổi số: Bằng kết hợp hoàn hảo điện thoại thơng minh, hệ thống tốn điện tử nhu cầu ngƣời tiêu dùng Giờ đây, vài cử vuốt, chạm liên tục bạn có đƣợc thứ muốn Từ dịch vụ giao hàng tận tay nhƣ giao hàng tiết kiệm ứng dụng gọi xe Grab, Beamin, Now…Tất thực nhanh chóng vài thao tác đơn giản Điều không đem lại hài lòng đến cho ngƣời mua mà thành cơng cho ngƣời bán Mơ tả quy trình chuyển đổi số doanh nghiệp: Để trình chuyển đổi số thành công, đem đến hiệu tối ƣu Bất kể doanh nghiệp dù có quy mơ lớn hay nhỏ, thực chuyển đổi số trải qua quy trình chuyển đổi số doanh nghiệp với bƣớc nhƣ sau: Lên kế hoạch: cần phải có chuẩn bị rõ ràng trƣớc tiến hành thực hiện, nhƣ bạn nắm 50% hội thành công Do vậy, đừng vội vàng hành động mà thân chƣa rõ mục tiêu cụ thể Hãy cố gắng xây dựng kế hoạch chi tiết tốt Chiến lược chuyển đổi số: tham khảo tài liệu liên quan đến chuyển đổi số doanh nghiệp chuyển đổi số thành công Đặc biệt đối thủ để lên chiến lƣợc cho thật hợp lý Số hóa tài liệu quy trình: đƣợc coi nhiệm vụ quan trọng q trình Tài liệu số hóa tốt mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi tạo hiệu tối ƣu chuyển đổi số Chuẩn bị tổ chức: chuyển đổi số không nên tập trung vào chuyên môn mà ý tới cách sử dụng nguồn nhân lực Doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ khâu để nhân viên sẵn sàng ứng phó linh hoạt tích cực rủi ro q trình Cơng nghệ: theo đánh giá, công nghệ chiếm đến 80% khả thành cơng chuyển đổi số Do vậy, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ lựa chọn tảng công nghệ tốt, phù hợp với đặc thù doanh nghiệp 131 Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý Những lƣu ý cho doanh nghiệp tham gia chuyển đổi số: - Chuyển đổi số trình phát triển thay đổi khơng ngừng Vì thế, doanh nghiệp phải thƣờng xuyên cập nhật bắt kịp xu hƣớng, không muốn trở thành ngƣời lạc hậu phía sau Hầu hết doanh nghiệp lựa chọn sử dụng công nghệ để nhảy sang thị trƣờng truyền thống Hãy nghiên cứu lƣờng trƣớc vấn đề để tạo tiếng nói riêng lĩnh vực - Nhiều doanh nghiệp thƣờng trọng nhiều nhiều đến công nghệ mà rằng, việc mà cần phải làm trƣớc tiên thay đổi mơ hình kinh doanh tƣ lãnh đạo Có thể sức ép cạnh tranh thị trƣờng nƣớc chƣa thực mạnh mẽ nên thay đổi dừng lại bƣớc quản trị 132 ... 5.5: Sử dụng hệ quản trị CSDL 66 Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý Hình 5.6: Một số hệ quản trị CSDL phổ biến Hình 5.7: Sự vận hành hệ quản trị CSDL 67 Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý Hình... 78 Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý CHƢƠNG ỨNG DỤNG DOANH NGHIỆP 6.1 Các hệ thống doanh nghiệp 6.1.1 Khái niệm Hệ thống Doanh nghiệp Một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP -. .. sau: - Ngƣời - Ngƣời (Man - Man); - Ngƣời - Máy tính (Man - Computer), - Máy tính - Máy tính (Computer - Computer) - Máy - Ngƣời (Computer - Man) 105 Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý Các