Nâng cao kỹ năng giao tiếp cho học sinh ngành hành chính văn phòng

NGHIÊN CỨU RESEARCH Nâng cao kỹ giao tiếp cho học sinh ngành hành văn phịng Đinh Thị Như Hoa Trường Cao đẳng Thái Nguyên Đối với cá nhân, khả giao tiếp lợi để thể thân năm bắt hội sống Mỗi người, trình sống học tập, làm việc cố gắng để trau dồi hoàn thiện kỹ quan trọng Đặc biệt, học sinh theo học ngành Hành văn phịng kỹ khơng góp phần nâng cao khả tiếp cận kiến thức mà mở khả nắm bắt hội nghề nghiệp đến với Mở đâu Một cách khái quát nhất, kỹ giao tiếp vận dụng tri thức, kinh nghiệm chủ thể vào tronng hoàn cảnh giao tiếp cụ thể để thực có hiệu mục tiêu giao tiếp đề Theo cách tiếp cận kỹ giao tiếp hiểu khả cá nhân truyền đạt, biểu thị cách hiệu tri thức kinh nghiệm, quan điểm thân thông qua việc sử dụng phương tiện ngôn ngữ phi ngôn ngữ vào hồn cảnh khác q trình giao tiếp nhằm đạt mục đích giao tiếp Như vậy, kỹ giao tiếp không bao gồm khả sử dụng ngơn ngữ linh hoạt mà cịn kết hợp nhiều khả quăn trọng khác khả lắng nghe, khả nang sử dụng ngôn ngữ hình thể, kiềm che biểu lộc cảm xúc để diễn tả quan điểm suy nghĩa cá nhân Với vị trí nhân viên hành văn phịng kỹ giao tiếp đóng vai trị vơ quan trọng Lúc này, giao tiếp không hoạt động mang tính truyền tải thơng tin đơn mà giao tiếp chinh kỹ để thiết lập trì mốiquan hệ ngồi quan, thường xuyên có tiếp xúc với nhiều đối tượng khác từ lãnh đạo, đồng nghiệp đến đối tác, khách hàng với trình độ, lực quyền lợi khác mối quan hệ với quan, đơn vị Để cho kỹ giao tiếp trở thành chìa khóa dẫn đến thành cơng, học sinh ngành hành văn phịng phải rèn luyện kỹ sau: hiểu khó khăn đối tượng cần giúp đỡ Để rèn luyện kỹ nghe hiệu phục vụ công việc sau này, bạn học sinh ngành hành văn phòng cần nên ý kỹ sau: Thứ nhất: Tập trung ý vào người nói Là nhân viên hành văn phịng bạn cần bắt đầu tiếp xúc thái độ tích cực nhiệt tình (chào hỏi, mời ngồi ) sẵn sàng mặt tinh thẫn, tình cảm thể chat đe lắng nghe; trì việc giao tiếp ánh mắt với người nói cách thân thiện (tuyệt đối không liếc xéo, liếc trộm) làm tăng thêm tự tin cho người nói thể ý lắng nghe quan tâm đến họ nói Tránh nhìn chằm chằm liên tục vào mắt nói làm cho họ khơng thấy thoải mái Đong thời nên chọn cách diễn đạt điệu cử "mở": Người nghe cần cử nhỏ nhẹ nhàng nghiêng người phía người nói ngoi gần lại với người nói ngồi đối diện với người nói tập trung hồn tồn vào người nói với tư thoải mái, không sử dụng nhiều cách diễn đạt điệu làm cho việc thêm phần căng thẳng, đơi cịn gây hiểu nhàm Thứ hai:Tạo môi trường giao tiếp không bị tác động làm phân tán ngắt quãng ngưoi nghe, đặc biệt phải loại bỏ yếu tố tâm lý bat lợi đan xen vui buôn người nghe ln ln phải tìm cách để chứng tỏ cho người nói biết rằng: "Tơi ý ơng (bà) nói đây" Đây thành cơng ban đầu hoạt động giao tiếp Kỹ nghe - Bên cạnh việc biết lắng nghe nhân viên hành văn phịng càn phải khuyến khích đối - Lắng nghe kỹ quan trọng nhân viên tượng giao tiếp nói.Để khuyến khích người nói, hành văn phịng, đem lại lợi ích như: thực tốt nhiệm vụ cấp trên, hiểu người nghe sử dụng thủ thuật sau : nhu cầu, tình trạng đối tượng giao tiếp; + Tạo hội cho người nói trình bày: 34 Kinh tế Châu Ầ - Thái Bình Dương (Tháng 3/ 2022) Khơng ngắt lời người nói chưa cần; Không vội vàng tranh cãi hay phán quyết; Hãy người nói tự bộc lộ hết cảm xúc suy nghĩ hay định đó.Có thể câu hỏi nhẹ nhàng như: "ơng, bà có muốn nói điều khơng?"; "Ơng, bà dường có lo lắng/ xúc?” + Khuyến khích lời: Khi muốn họ tiếp tục nói: Vâng; xin ơng (bà) tiếp tục nói; Thế à! Tơi biết; Tơi hiểu; ơng (bà) nói cho tơi biết thêm điều Khi người nói tỏ khó bắt đầu giao tiếp ngập ngừng, lưỡng lự, nhân viên hành văn phịng hỏi: "Bây ơng (bà) muốn nói điều gì?; "?".Hoặc có thểkhuyến khích khơng lời: Sử dụng cử tích cực có tính hỗ trợ: gật đầu để chứng tỏ đồng tình người nghe với người nói, ghi chép người nghe thể với người nói rằng: "Tơi ý cách nghiêm túc với mà anh nói" + Khi muốn người nói tự khám phá điều họ: "ơng (bà) nghĩ vụ việc?";"Ơng (bàj thấy tình hình nào? " + Khi muốn làm rõ điều đó: "ơng (bà) nói có ý nghĩa gì"; "ơng (bà) cho biết thêm về? " + Khi muốn kiểm soát nói chuyện chuyển sang chủ đề cụ thể đó, nhân viên hành văn phịng nói: "Xin ơng (bà) quay trở lại vấn đề ";"Xin ông (bà) cho biết thêm thông tin chi tiết "; + Khi muốn biết tình hình, số liệu, thơng tin mà người nghe cần:"Ơng (bà) có chấp nhận đề nghị không?" Để việc lắng nghe thật mang lại hiệu trình giao tiếp bạn cần ghi lại ý nghe phản hồi lại sau nghe.Một số phương pháp sử dụng để đưa phản hồi sử dụng:nói lại ý nghe cách ngắn gọn vài từ câu làm rõ ý mà người nói muốn trao đổi; tóm tắt, thu gọn lại thành ý (thường dùng cuối giao tiếp); thể cảm thơng, nghĩa người nghe nhận diện tình cảm đằng sau lời người nói, người nghe phải tìm cách ghi nhận Kỹ nói Có kỹ nói tốt khơng giúp nhân viên hành giải cơng việc đạt hiệu hơn, mà cịn giúp tự khang định thân trước tập thể, tự nâng cao uy tín Để kỹ nói đạt hiệu cao trình giao tiếp cần: Thứ nhất: Sử dụng ngơn ngữ nói xác, rõ ràng, dễ hiểu, có sức thuyết phục Muốn vậy, trước hết cần lắng nghe nhằm tiếp nhận, phân tích thơng tin để trả lơi (nói, phản hồi), trao đoi có hiệu quả; Hỏi lại, chốt lại vấn đề để chắn hiểu yêu cầu hay nội dung trình bày người dân; Diễn đạt từ tốn, có ngữ điệu để người nghe hiểu cách rõ ràng nội dung người nói muốn truyền đạt; sử dụng câu hỏi để người nghe nhắc lại thơng điệp cách xác, qua biết họ hiểu hay chưa; Nói ngắn gọn, đọng, kết cấu câu đơn gian diễn đạt theo trật tự logic; Sử dụng hình ảnh, ví dụ quen thuộc với người dân, gần sát với nội dung trao đổi Trong trường hợp giải thích, hướng dẫn, để lời nói có sức thuyết phục người nghe ln sẵn sàng hưởng ứng cách tích cực cần ln giải thích người dân cần phải làm Đặc biệt, không nên dùng từ ngữ cách nói gây hiểu lầm; phản hồi sớm chưa suy nghĩ phân tích kỹ nội dung thơng điệp ý tưởng, mục đích người chuyển tải thông điệp Thứ hai: Sử đụng ngôn ngữ nói cần khách quan, lịch Lời nói trang trọng, lịch sử thể tôn trọng đối tượng giao tiếp, đặc biệt với vị trí nhân viên hành văn phịng, người khách hàng, đối tác gặp mặt, làm việc đầu tiên, họ phải đại diện cho lãnh đạo, quan đó, lời nói họ khơng phản ánh trình độ giao tiếp, mà cịn thể văn hóa tổ chức Do đó, nhân viên hành văn phịng ln phải ý việc sử dụng cách xưng hô, sử dụng ngôn từ cách diễn đạt nhã nhặn, lịch thiệp Tuyệt đối không dùng lời lẽ thiếu thiếu nghiêm túc, có tính mỉa mai, châm trọc, xúc phạm người nghe, khơng dùng tiếng lóng, từ thơng tục, tránh thói quen ngắt lơi người khác để trình bày ý kiến mình, đơi đơn nhằm mục đích "thể hiện” Bên cạnh việc giao tiếp thơng qua lời nói yếu tố phi ngơn từ giọng nói, cách đứng, cử chỉ, điệu bộ, anh mắt, vẻ mặt, tư thế, trang phục, khoảng cách, vị trí có ý nghĩa định.Vì vậy, muốn nâng cao hiệu hoạt động giao tiếp, cần nắm thói quen, quy tắc việc sử dụng phương tiện giao tiếp phi ngôn từ để không hiểu ý đồ người khác, mà cịn diễn đạt ý đồ cách đa dạng, phong phú Người giao tiếp giỏi người biết kết hợp khéo léo, nhuần nhuyễn ngơn ngữ có âm với ngơn ngữ khơng có âm giao tiếp Cụ thể: * Giọng nói: Trong giao tiếp ngơn ngữ nói, cần sử dụng giọng nói nhẹ nhàng, ấm áp để giải thích, thuyết phục, hồ giải làm cho người nghe cảm thấy thoải mái, dễ chịu Giọng nói rõ ràng, dứt khốt, đốn cần thể uy lực, mệnh lệnh phải tuân thủ Nói tin vui nên nói với giọng vui vẻ Ln phải nói rõ ràng, khơng lẩm bẩm hay liến Kinh tế Châu Á - Thái Bình Dương (Tháng 3/ 2022) 35 NGHIÊN CỨU thoắng Nói nhanh làm người nghe khó theo dõi, cịn nói chậm q dễ làm người nghe buồn chán Cũng cần phải ý đến nhíp điệu, ngữ điệu nói, nên nói lúc trầm, lúc bổng, lúc lên giọng, xuống giọng lời nói bật lên, hấp dẫn người nghe Tránh lạm dụng lơ đãng từ lấp lỗ trống từ khơng có nghĩa "à", "ờ" * Ánh mắt: Trong nói, ánh mắt giúp đem tạo mối liên hệ gần gũi, thân thiện với người nghe, tạo sinh động nói, nhấn mạnh điểm quan trọng, giúp lời nói dễ hiểu hơn, bao quát người nghe Vì vậy, giao tiếp thiết phải biết sử dụng mắt, biết giao tiếp mắt Có nhìn làm người nghe cảm thấy tự tin, thoải mái, gần gũi, có nhìn gây lo lắng, phân vân Để sử dụng mắt có hiệu quả, cần lưu ý số điểm sau đây: Nhìn thẳng vào người đối thoại - Khơng nhìn người khác với ánh mắt coi thường, giễu cợt - Khơng đảo mắt đưa mắt liếc nhìn vụng trộm - Không nheo mắt nhắm mắt hai mắt trước mặt người khác * Nét mặt: Nét mặt biểu thái độ, cảm xúc người Trong giao tiếp, nét mặt yếu tố thường người khác ý quan sát, góp phần quan trọng vào việc tạo nên hình ảnh mắt người khác * Tư thế: Tư có vai trị quan ưọng giao tiếp, có ba tư chủ yếu: đi, đứng ngồi Người xưa cho rằng, người quân tử phải: "đi gió, đứng thơng ngồi chng" Đó khái qt vẻ đẹp tư giao tiếp Tư đi: Đi nhanh nhẹ nhàng, đầu ngẩng cao, ngực ưỡn phía trước Tư đứng: Đứng thẳng người, ngẩng cao đầu, vai khơng nhơ phía trước, hai cánh tay bng xi tự nhiên, lịng bàn tay hướng vào Tư ngồi: Ngồi phải có tư đứng đắn, thoải mái, tự nhiên, thản Trong quan hệ giao tiếp thức khơng nên ngồi chốn hết chỗ, khơng nghiêng bên, lưng đầu phải thẳng Nếu ngồi lâu, cảm thấy mệt, tựa lưng, không duỗi chân theo kiểu nửa nằm, nửa ngồi Khi ngồi, tay đặt lên tay vịn ghẽ lên đùi, lên bàn, hai chân nên khép lại, nam giới bắt chéo chân khơng ngếch chân q cao, khơng rung chân, nữ giới gác bàn chân lên không duỗi thẳng phía trước *Khoảng cách: Trong giao tiếp, khoảng cách người nói người đối thoại có ý nghĩa định Tuỳ theo mục đích giao tiếp thay đổi khoảng cách cho phù hợp để tạo điều kiện thuận lợi cho việc đạt mục đích Như vậy, để giao tiếp hành đạt hiệu quả, ngồi kỹ nghe nói, nhân viên hành * Nụ cười: Nụ cười phương tiện giao tiếp văn phòng cần phải rèn luyện kỹ thuyết quan trọng chứa đựng nhiều nội dung phong phú trình, nghe điện thoại, đọc, viết thục Nụ cười đem lại cho người khác cảm nghi thức giao tiếp; biết cách tạo ấn tượng ban đầu giác thoải mái, tự tin, mà làm cho họ cảm thấy hoạt động giao tiểp, nắm vững kỹ điều tín hiệu tốt lành, tình hữu hảo khiển cảm xúc.Kỹ giao tiếp phải rèn lòng chân thành Khi tươi cười với người luyện liên tục, không ngừng, khơng phải sinh khác, "nói" với họ rằng: Tơi mừng có khả giao tiểp tự tin, khéo léo thu hút gặp anh, tơi sẵn sàng tiếp chuyện anh, anh ý người khác Vì vậy, bạn phải tích lũy người hoan nghênh phát triển khả thói quen Như vậy, nụ cười biểu thái độ tích cực, ngày để đạt thành công./ "lời" chào hữu hiệu nhất, giải toả ý tưởng đối địch người khác Trong giao tiếp, có lẽ khơng có dở mặt cau có, lầm lì, lạnh lùng, khơng biết mỉm cười Tuy nhiên, có nhiều nụ cười khác khơng phải nụ cười tốt Tài liệu tham khảo Nụ cười phải tự nhiên, chân thành, phù hợp hoàn cảnh có hiệu *Động tác: Động tác loại ngơn ngữ khơng có âm giao tiếp Nó bao gồm cử đầu, gật đầu, lắc đầu; cử tay, cử làm cho câu chuyện trở nên sinh động, hấp dẫn, lôi Sử dụng động tác nên tự nhiên để minh hoạ cho ngôn từ để làm tăng hiệu truyền đạt thông tin Tránh lạm dụng động tác: vung tay, lắc lư thể thể nhiều 36 Kinh tế Châu Ả - Thái Bình Dương (Tháng 3/ 2022) Huỳnh Văn Sơn (2011), Giáo trình tâm lý học giao tiếp, NXB Đại học Sư Phạm Mai Hữu Khuê (2007), Kỹ giao tiếp hành chính, NXB Lao Động, Hà Nội Nguyễn Phương Huyền (2010), Kỹ giao tiếp nhân viên Thư ký văn phòng, Đề tài cấp Bộ Asia - Pacific Economic Review RESEARCH ... trình tâm lý học giao tiếp, NXB Đại học Sư Phạm Mai Hữu Khuê (2007), Kỹ giao tiếp hành chính, NXB Lao Động, Hà Nội Nguyễn Phương Huyền (2010), Kỹ giao tiếp nhân viên Thư ký văn phòng, Đề tài... cách cho phù hợp để tạo điều kiện thuận lợi cho việc đạt mục đích Như vậy, để giao tiếp hành đạt hiệu quả, ngồi kỹ nghe nói, nhân viên hành * Nụ cười: Nụ cười phương tiện giao tiếp văn phòng. .. muốn họ tiếp tục nói: Vâng; xin ơng (bà) tiếp tục nói; Thế à! Tơi biết; Tơi hiểu; ông (bà) nói cho biết thêm điều Khi người nói tỏ khó bắt đầu giao tiếp ngập ngừng, lưỡng lự, nhân viên hành văn phịng