LỄ TÂN CÔNG CỤ GIAO TIẾP doc

Trang 2

LE TAN

Trang 3

Biên mục trên xuất bản phẩm của Thư viện Quốc gia Việt Nam

Dussault, Louis

Lễ tân - Công cụ giao tiếp / Louis Dussault ; Dịch: Lé

Trang 4

LOUIS DUSSAULT LETAN CONG CU GIAO TIEP (Tai ban lần thứ nhất) Người dịch: Lê Hồng Phấn Vũ Đình Hoe Trần Văn Cường Nguyễn Tử Lương Đỗ Đức Thành

Người hiệu đính: Dương Văn Quảng |

Nguyễn Quang Chiến

NHÀ XUẤT BẢN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA - SỰ THẬT

Trang 5

CUNG BAN DOC

Cuốn sach “Lé tan, céng cu giao tiép” do Louis

Dussault, người có nhiều năm kinh nghiệm trong công tác

lễ tân viết và Nhà xuất bản Protos et Louis DussauÌt,

Canada, 4n hanh nam 1995

Cuốn sách trình bày một cách khái quát, rõ ràng các nghị thức lễ tân, các nguyên tắc ứng xử cơ bản nhất trong

quan hệ giao tiếp giữa các quốc gia, giữa các tổ chức chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, v.v

Nhằm cung cấp cho bạn đọc, nhất là những cán bộ

làm công tác đối ngoại, lễ tân, văn phòng tài liệu tham

khảo về các lĩnh vực nói trên, Nhà xuất bản Chính trị

quốc gia - Sự thật phối hợp với Học viện Ngoại giao tái

ban cuốn sách này

Xin giới thiệu cuốn sách cùng bạn đọc

Thơng 7 năm 2011

Trang 6

LOI GIGI THIEU

Thực hiện đường lối đối ngoại rộng mở, đa phương hóa,

đa dạng hóa quan hệ quốc tế, hoạt động đối ngoại của Việt

Nam trên các lĩnh vực nới chung và quan hệ giữa các tổ

chức kinh tế, văn hóa, xã hội trong nước nói riêng ngày

càng trở nên phong phú cả về hình thức lẫn nội dung

LỄ tân, tuy không phải là nội dung chủ yếu của hoạt động đối ngoại nhưng lại là công cụ rất quan trọng, cần thiết và không thể thiếu trong bất kỳ một hoạt động đối

ngoại nào Công tác lễ tân tốt hay xấu đều ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của hoạt động đối ngoại, thậm chí ảnh

hưởng tới quan hệ quốc gia

Lễ tân là một lĩnh vực hoạt động vừa phức tạp lại vừa tế nhị, đòi hỏi phải có tính khoa học kết hợp với tính

nghệ thuật Việc hiểu biết những kiến thức và quy định về lễ tân là cần thiết, không chỉ đối với những người làm

công tác lễ tân mà còn đối với tất cả những ai tham gia

vào hoạt động đối ngoại nói chung và hoạt động ngoại glao nói riêng

Trang 7

8 LE TAN, Céng cu giao tiép

sách “Lé tan, céng cu giao tiép” cia tac gid Louis

Dussault, người co nhiều năm kinh nghiệm trong công tác

lễ tân và đã từng phụ trách công tác lễ tân của thành phố

Montréal va chinh quyén tinh Québec, Canada Tac gia

cũng đã nhiều lần sang thăm Việt Nam và trao đổi với Bộ

Ngoại giao Việt Nam về công tác lễ tân trong thời gian chuẩn bị Hội nghị cấp cao lần thứ VII Cộng đồng các nước

có sử dụng tiếng Pháp tổ chức tại Hà Nội năm 1997

Với mong muốn được chuyển tới bạn đọc một tài liệu tham khảo hữu ích, chúng tôi xin giới thiệu cuốn sách và mong nhận được những ý kiến đóng góp để lần tái bản sau

được tốt hơn

Nhân dịp này, chúng tôi cũng xin bày tỏ lòng cảm ơn đối với Nhà xuất bản Chính trị quốc gia - Sự thật, Bộ Hợp

tác Quốc tế chính quyền Québec (Tổng vụ các vấn đề Đa

phương và Pháp ngữ) và đặc biệt là tác giá Louis Dussault đã nhiệt tình giúp đỡ để cuốn sách này được xuất ban tai

Việt Nam

PGS, TS VU DUONG HUAN

Nguyên Giám đốc Hoc vién Quan hệ quốc tế”

Trang 8

LOI TUA

Việc cuốn sách về lễ tân của tôi được dịch ra tiếng Việt là một vinh đự đối với tôi Tôi xin cảm ơn những người bạn Việt Nam đã giúp tôi có được vình đự này Tôi

xin cam on 6ng Hoàng Văn Nhà, Vụ trưởng Vụ Lễ tản Bộ

Ngoại giao Việt Nam cùng các cộng sự - những người đã

nhiều lần nhiệt tình đón tiếp tôi trong thời gian chuẩn bị Hội nghị cấp cao lần thứ VII Cộng đồng các nước có sử dụng tiếng Pháp Tôi xin bày tỏ lòng ngưỡng mộ đối với những người đồng nghiệp trong một công việc đòi bói rất

nhiều phẩm chất ở những người thực thi: vừa cần phải kín đáo vừa phải cá hiệu quả và biết lường trước mọi việc

và họ đã có đầy đủ những phẩm chất, này

Tôi cũng xin cảm ơn ông Dương Văn Quảng, Phó Giám đốc Học viện Quan hệ quốc tế, bởi sự ủng hộ kiên trì và nhiệt tình của ông đối với việc xuất bản cuốn sách này Long quyết tâm của ông đã là nguồn cổ vũ, động viên đối

với tôi

Rất mong bạn đọc lượng thứ cho những kiến giải mà

tôi mạnh dạn trình bày trong cuốn sách Vả lại, ở đây tôi

Trang 9

10 LỄ TÂN, Công cụ giao tiếp các hoạt động công cộng, mà chỉ cung cấp một tập hợp

các thông lệ để bạn đọc có thể tham khảo hoặc so sánh Tôi viết cuốn sách này với ý thức của một người đã rút

ra kinh nghiệm từ những sai lầm của chính bán thân

mình và với lòng biết ơn những người ởi trước

Nhân việc xuất bản cuốn sách này, tôi cũng muốn bày

tỏ lòng kính trọng sâu sắc đối với nhân dân Việt Nam,

một dân tộc có nền văn hoá hàng nghìn năm lịch sử, đã đóng góp đặc sắc vào nền văn minh của nhân loại

Trang 11

Phân mở đầu 13

Mại tổ chức xã hội đều có cơ cấu riêng của mình với những nghị thức hoạt động thể hiện rõ chức năng và tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chức năng của cơ cấu đó Trường hợp rõ nhất là nhà nước, tổ chức có cơ cấu phức tạp nhất với chức năng quản lý đời sống cộng đồng của các tẩng lớp đân cư trên một lãnh thổ nhất định Với

trọng trách về các vấn đề lớn như chiến tranh, hoà bình, hay trong các lĩnh vực tư pháp, an nình, giáo dục, văn haá và quan hệ đối ngoại, nhà nước được trang bị những công

cụ mà không tổ chức nào có được: đội quân danh dự, biểu

tượng quốc gia, bộ máy chính phủ và các công sở sang trọng Những công cụ này bảo đảm tính trang trọng cùng

như những nguyên tắc )ễ tân đặc trưng cho các hoạt động chính thức Tuy nhiên, không một cơ cấu nào lại không có

nếp hoạt động của riêng mình, dù đó là những cơ cấu nhỏ

nhất như gia đình, các tập hợp xã hội, giới kinh doanh, nghệ thuật, cơng đồn, câu lạc bộ giải trí, hội phụ huynh

hay trại hè Nghi thức hoạt động riêng của mỗi cơ cấu có

lúc thể hiện rõ vào các địp nghỉ lễ lớn, có lúc ít thể hiện

rõ hơn thông qua nhịp độ công việc và các ngày làm việc bình thường

Cuộc sống cộng đồng có nhiều điểm giống như quy

Trang 12

14 LE TAN, Céng cu giao tiép

chỉ, giao tiếp, cách nói chuyện đến việc bố trí, sắp xếp

một buổi đón tiếp, một bữa tiệc, một ngày hội, nghĩ lễ

Trong mỗi trường hợp như vậy, việc tuân thú các nghĩ

thức từ cổ xưa hay mới có phản ánh sự ràng buộc giữa cuộc sống thực và biểu hiện của nó ra bên ngoài

Thời cổ, các vị hoàng đế và vua chúa đã dành ngựa

của riêng mình đưa các đại sứ vào tiếp kiến Đây không

chỉ là một cử chỉ lễ tân mà còn là cách bảo đảm an toàn

cho khách mời Ngày nay, việc ôtô ra đón quan khách ở

sân bay, xe môtô hộ tống, máy bay trực thăng sử dụng

cho khách đi lại, hay mọi điều kiện tiện lợi khác dành

cho khách trong thời gian ở thăm đều nằm trong trình

tự đón tiếp chính khách từ xưa đến nay Hình thức và

phương tiện đón tiếp có thể thay đổi, nhưng yêu cầu thì

bất biến

Phạm vì hoạt động lễ tân liên quan đến mối quan hệ giữa các quốc gia có chủ quyền, thể hiện qua vai trò của

nhà nước Chủ quyền có thể đối với cả bên ngoài và bên

trong, cũng có thể chỉ đối với bên trong hoặc giới hạn ở

một số sự việc cụ thể của hoạt động nhà nước Ngoài ra,

phạm vì hoạt động lễ tân còn liên quan đến quan hệ ngôi

thứ giữa các thể chế và nội trong các thể chế, quan hệ

giữa những người nắm quyền và quan hệ giữa các cá nhân

với những người nắm quyền đó Trong quan hệ quốc tế, lễ

Trang 13

Phản mở đầu 15

Trong các tình huống khác nhau của hoạt động nhà

nước, các tập quán lễ tân bảo đảm cho một hoạt động

chính thức được tổ chức thành công, không bị sai sót hay

lồn xộn Tổ chức thành công một buổi lễ, cũng như tất cá mọi sự thành công khác, hiểm khi là kết qua cua su

ngẫu nhiên Nếu không sắp xếp tốt khâu tổ chức từ trước thì khó, thậm chí không thể tạo ra một bầu không khí

có ý nghĩa cho cuộc gặp gỡ giữa hai nhân vật, hai mươi,

một trăm hay một nghìn khách mời thuộc các giới, các

nước và các nền văn hoá khác nhau Nghì thức lễ tân nhằm bảo đảm tôn trọng những người đối thoại và các

cơ quan do họ đại điện Nó hướng dẫn và cho phép mọi người đều cảm thấy yên tâm khi thực hiện vai trò của mình trong các hoạt động chung Tuy nhiên, việc bố trí các phương tiện bảo đảm cho hoạt động này được diễn ra

như mong muốn có liên quan chặt chẽ tới nội dung cần

đạt được

Nghi thức cư xử đối với các thể chế, cũng như nghỉ thức thể hiện giữa con người với nhau cho tbấy những nỗ lực không ngừng từ thế hệ này sang thế hệ khác nhầm phát triển di sản của nền văn minh chung

Tuy nhiên chuẩn mực đo các cơ quan lễ tân chính thức áp dụng không thể đáp ứng hết mọi tình huống có thể

xay ra của hoạt động nhà nước Đó là những khung quy

chiếu mà ta nền chủ động thay đổi cho phù hợp với từng

tình huống cụ thể Có biết bao yếu tố phải tính đến khi

Trang 14

16 LE TAN Công cụ giao liếp

hoạt động, lý do, các tiền lệ, cách thức tổ chức đặc thù đối với một cộng đồng

Mỗi chủ để nằm trong cuốn sách này đều được giới thiệu dưới góc độ một công cụ giao tiếp Do nghỉ thức lễ

tân là một ngôn ngữ mang tính biểu trưng và đặc biệt là

một ngôn ngữ cứ chỉ hành vi, nên chúng tôi mong muốn

giới thiệu với đậc giả những hiểu biết cơ bản về các thuật

ngữ cùng như các quy tắc hoạt động của loại hình ngôn ngữ này để giúp cho quá trình giao tiếp của độc giả, với tư cách hoặc là tác nhân hoặc là người tham dự

Protocole: Một từ đa nghĩa với nhiều

cách dùng khác nhau | Khi được sử dụng đồng nghĩa với từ “văn bản”, từ

protocole có hai nghĩa Nghĩa thứ nhất là nghĩa gốc của

từ, dùng để chỉ hiệp định, thoả thuận hay biên bản hội

nghị Ví dụ: “Đan Mạch và Thụy Điến đã ký nghị định

thư (protocole d'entente) về vùng đánh bắt cá” Nghia

thứ hai dùng để chỉ mẫu văn bản in sẵn để soạn thảo các văn bản nhà nước Đó là một mẫu in sẵn gồm các câu hỏi hay các thành phần câu có xen các khoảng

trống để người viết điển vào đó Khi được sử dụng như một tính từ “protocolaire”,

từ này dùng để chỉ những tập quán mang tính xà giao _ theo quy ước của lễ tân Ví dụ: “một cuộc viếng thăm xã

Trang 15

Phần mở đầu 17

Từ “protocole” còn được dùng để chỉ một cơ cấu tổ

chức, vụ hay phòng phụ trách công việc chuẩn bị và tổ

chức các hoạt động chính thức: “Vụ Lễ tân Bộ Ngoại giao” :

Trong y hoc, “protocole” được dùng để miều tả trình

tự các bước tiến hành của một ca phẫu thuật

Trong in ấn, từ này chỉ các bản mẫu dùng để sửa bai |

Trong tin học, từ này chỉ các phương tiện kết nối

giữa các mạng khác nhau

Trong ngành tâm lý học, từ này chí dạng trắc nghiệm, kết quả đọc trắc nghiệm hay các yếu tố của quá trình điều trị

Ngoài ra, người ta còn dùng cụm từ: “cách thức ứng

xử về tình câm” (le protocole amoureux) để chỉ các cách

ứng xử chỉ đạo mối quan hệ tình cảm giữa người với

Trang 16

1

Mời khách

Trang 17

Mời khách 21

Mời khách thể hiện cương vị của người chủ trong một

môi trường, cộng đồng hay nhóm người nhất định Nó luôn

gắn với chức vụ do người chú nắm giữ thường xuyên, tạm

thời hay trong một hoàn cảnh cụ thể nào đó Mời khách

là một hành vi tiêu biểu của cuộc sống xã hội Chính vì vậy, với tư cách là một công cụ giao tiếp phục vụ cho một hoạt động, bảo đảm các mục tiêu và sự thành công của hoạt động đó, hành động mời cũng có một số nghi thức

đặc trưng nhất định Giấy mời khiến những khách có trách

nhiệm phải có mặt sẽ tới dự Nó giúp cho những người đã nhận lời nhớ tới thời gian được mời dự Nó phân biệt giữa người được mời và không được mời, Ngoài ra, việc soạn thảo giấy mời còn là một giai đoạn có tính quyết định trong việc lập kế hoạch tổ chức một hoạt động

Trường hợp giấy mời được gửi đi lần đầu và căn cứ

vào đó khách mỡi sẽ quyết định có đến dự hay không,

điều quan trọng là phải thu hút sự chú ý của người được mời không chỉ bằng kiểu dáng chữ hấp dẫn mà còn bằng

chất lượng của thông tin nêu ở đó

Trong trường hợp số lượng khách mời hạn chế hoặc

những người được mời đã đẳng ý tới du, giấy mời thường

Trang 18

22 LE TÂN, Công cụ giao tiếp

những thông tin đã được trao đổi bằng miệng - thường thông qua một người thứ ba - lên quan đến lý do, nội dung, tính chất, ngày tháng, hay địa điểm gặp gỡ Đây là những thông tin không thể thiếu để tránh những sai sót

đáng tiếc có thể xảy ra với khách mời khi họ phải nhớ rõ địa chỉ, ngày giờ đã định Trong trường hợp khách ở nơi khác tới không biết rõ địa chỉ, thì độ chính xác của các

thông tin kể trên là rất cần thiết

Giấy mời cũng cho phép xác định chính thức ai được mời và ai không được mời Đó còn là đấu hiệu để những

người được mời nhận ra nhau khi tên của họ được xướng

lên và là một dạng giấy chứng nhận phân biệt người này

với người khác

Nội dung giấy mời là khảu quan trọng trong việc tổ chức một hoạt động Soạn thảo giấy mời là một trong những công việc đầu tiên thực hiện trong quá trình chuẩn

bị hoạt động, phải tóm lược được nội dung của sự kiện

Chờ đến lúc in giấy mời mới soạn thảo nội dung thì sẽ là thiếu thận trọng, vì thông thường lúc đó mọi công việc chuẩn bị đã bat đầu và nếu muốn thay đối những nội dung

quan trong trong gidy mdi thi đã Ìà quá muộn

Có thể tiến hành hình thức mời qua điện thoại khi khẩn cấp, cần nhấn mạnh tâm quan trọng hoặc tranh thủ

tính thời sự nóng hổi của sự kiện, ví dụ như việc tổ chức

tang lễ cho một chính khách, hoặc khi phải biến báo do

hoàn cảnh, ví dụ do khâu ra quyết định quá chậm Tuy nhiên, cần lưu ý rằng nếu không có lý do chính đáng thì

tất cả những lời mời đưa ra vào phút chót đều khiến cho

Trang 19

Mời khách 23

vớt vát - một cử chỉ không mấy lịch sự - trong khi thiện

chí của ta là muốn thể hiện sự tôn trọng đối với họ

Việc sử dụng rộng rãi máy fax hiện nay cho phép gửi

giấy mời dưới dạng viết, ngay cả trong điều kiện eo hẹp về thời gian Nhưng đây chỉ là cách truyền tin ngoại lệ để giải quyết những trường hợp cá biệt Thông thường, máy fax không thể thay thế giấy mời được gửi đi theo đúng

quy cách và thể lệ

GIẤY MỜI Soạn thảo giấy mời

Với giá trị của văn bản viết là tổn tại lâu dai, giấy mời nếu được soạn thảo chuẩn xác sẽ giúp mọi người nắm chắc được nội dung thông tin Là “bức thông điệp” theo nghĩa gốc của từ, giấy mời phải cung cấp thông tin

chính xác, dùng ít từ nhưng vẫn truyền tải đúng và đú

nội dung cần thiết

Giấy mời là một văn bản có nội dung ngắn, được viết trên một mặt giấy có kích thước nhỏ (không như một bức thư hay tờ gấp quảng cáo), vì thế sự rõ ràng và súc tích , trong soạn thảo giấy mời là hai nguyên tắc chú đạo Từng

từ phải được cân nhắc kỹ lưỡng, các từ ngữ rườm rà không

cần thiết phải được lược hỏ Do đó, công việc soạn thảo rất mất thời gian đối với những người bắt đầu làm quen hay

Trang 20

24 LỄ TÂN, Cóng cụ giao tiếp dạng một câu duy nhất, không có đấu ngắt câu: giấy mời phải được đọc liễn một mạch

- —_ Việc soạn thảo giấy mời xoay quanh một số chủ dé dé trả lời cho các câu hỏi mà người được mời có thể nêu ra Ai mời? Theo thể thức xã giao nào? Ai được mời? Lý do

mời là gì? Dự kiến tổ chức hoạt động vào thời gian nào?

Địa điểm ở đâu? Trả lời bằng cách nào? Trang phục ra

sao? Bi tới đó như thế nào? Ai mời?

Chức danh của người mời là căn cứ khẳng định tính chính thức của giấy mời, chứng tỏ việc thực thi quyền hành và là công cụ thể hiện quyền hành đá

Nói chung, giấy mời chính thức, theo nghĩa chặt chẽ

nhất của nó, chỉ ghi chức danh của người mời: Thủ tướng THƯỚC .à ào se hoặc cá chức danh và tên của người mời:

Thủ tƯỚNG nƯỚC .ààààà cà ằSẰeeeiie,

Thông thường, chức danh được đặt trước tên để chỉ rõ cương vị của người mời Tuy nhiên, cũng có thể viết tên

trước, chức danh sau, và tùy ý viết thêm từ ông (monsieur)

hoặc bà (madame) trước tên của người mời:

Ong Jean Paul L’Allier Thi trugng Québec hoặc

Jean Paul L’Allier

Trang 21

Mời khách 25

Ở một số nơi, việc trên giấy mời chỉ nêu chức đanh

của người đứng ra mời có hàm ý rằng chưa chắc người mời sẽ có mặt, nhưng sẽ có đại diện của người đó đến dự Nếu trên giấy mời có ghi rõ cá chức danh và tên của người

đứng ra mời thì chắc chắn người đó sẽ có mặt

Giấy mời nhân danh cả hai vợ chồng

Theo thông lệ nếu khách mời là cặp vợ chồng, thi

giấy mời được gửi nhân danh cả hai vợ chồng chú mời,

trừ khi chủ mời sống độc thân hoặc vợ (chồng) của chủ

mời sẽ không dự Sự vắng mặt này có thể vì vợ (chồng)

của người mời quá bận công việc chuyên môn

Khi chủ mời là chồng, có nhiều cách ghi tên của người

vợ trên giấy mời Điều này phụ thuộc vào việc người vợ

mang cả họ lẫn tên của chẳng, chỉ lấy họ của chồng và giữ nguyên tên mình, giữ nguyên cả họ và tên của mình, hoặc

phụ thuộc vào việc trên giấy mời chỉ ghi chức danh của

chồng mà không ghi tên ông ta

Nếu người vợ lấy họ và tên của chồng thì ghi:

Thủ tướng Canada

va

Phu nhân Joe Clark

Nếu người vợ chỉ lấy ho của chồng:

Thủ tướng Canada va

Phu nhén Maureen Clark

Nếu người vợ giữ nguyên họ và tên cúa mình:

Thủ tướng Canoda va

Trang 22

26 LỄ TÂN, Công cụ giao tiếp hoặc Thủ tướng Canada Ngài Joe Clark va

Phu nhaén Maureen Mc Teer

Trong trường hợp ngược lại, khi vợ Ìà người đứng ra mời thì ít có sự lựa chọn hơn, vì theo thông lệ thì người

chồng không lấy họ hoặc tên của vợ

Bà Bộ trưởng Vờn hod Québec va Ong Francois Dorlot hoặc Bộ trưởng Văn hoá Québec Ba Louise Beaudoin va

Ong Francois Dorlot

Giấy mời do nhiều người đứng tên

Giấy mời có thể do một cá nhân và một nhóm người cùng đứng tên: Chủ tịch Ngân hùng tiết kiệm uà đầu tư Ông LH nà, va các thành uiên Hội đồng quản trị: trần trọng

Trang 23

Mời khách 27

buộc mà tùy theo tập quán riêng của từng địa phương Tuy

vậy, ít nhất trên giấy mời cũng phải viết tên một người để giấy mời mang tính cá nhân:

Chủ tịch Tống Liên đoàn

các Quy nhân dân va

các Quỹ tiết kiệm Desjardins cilia Québec

Ong Jean Després

Bà Chủ tịch Ông Chủ tịch

Liên đoàn các Quỹ va

nhân dân Bà Tổng Giám đốc

Desjardins Quỹ nhân dân

miền Tây Québec vung Hull

trân lYOrig .c

“Dưới sự chủ tọa danh dự”, “dưới sự bảo trợ”, “với sự hiện diện”, “do”

Ngoài việc ghì tên người đứng ra mời, trên giấy mời có thể ghi thêm tên một nhân vật có uy tín để tăng phần long trọng của buổi lễ Trước khi in tên cúa nhân vật này trên giấy mời, phải bảo đảm chắc chắn được sự nhất trí của người đó và gửi cho họ đự thảo giấy mời Điều đặc

biệt quan trọng là phải ghi đúng chức danh của người sẽ

đứng ra bảo trợ Một người có thể đứng ‘ra bdo tro cho

một hoạt động với danh nghĩa là chú tịch một hiệp hội

Trang 24

28 LE TẦN, Công eụ giao tiếp

không thể xem thường và để tránh điều đó, cách duy nhất là phải được sự nhất trí của nhân vật đó

Khi có ý định ghi tên của nhiều quan khách trên cùng một giấy mời thì phải thông báo cho họ biết trước, để tránh trường hợp vì lý do cá nhân, có những nhân vật không

muốn xếp tên mình bên cạnh tên người khác Ngoài ra, cần tránh để mọi người cho rằng tên tuổi của họ bị lạm dụng nhằm các mục đích khác ngoài ý muốn của họ

Bằng việc gửi cho các nhân vật này dự thảo giấy mời, chúng ta vừa tỏ lòng kính trọng đối với họ, vừa tránh được mọi sai sót rất khó có thể cải chính khi giấy mời đã được in ra và phân phát hàng trăm, hàng nghìn giấy mời

Ngoài ra, đương nhiên là nhân vật đứng ra bảo trợ

cho hoạt động phái được biết mọi chi tiết về tố chức: từ danh sách khách mời, quan hệ báo chí, đến diễn biến,

trang phục, v.v Cần tránh đặt họ vàa tình huống trái với

những nguyên tắc mà họ bảo vệ hay trái với hình ảnh rà họ muốn thể hiện trước công chúng Đó là những chỉ tiết mà không phải nhà tổ chức nào cũng hiểu biết một cách

tường tận

Các mẫu câu thường được sử dụng nhất là: e Dưới sự bảo trợ của

© Dưới sự bảo trợ đặc biệt của

e Dưới sự chủ tọa danh dự của

s Với sự hiện điện cửu

Ba mẫu câu đầu gần như đổng nghĩa với nhau, nhưng cách viết khác nhau như vậy giúp tránh được các từ lủng

Trang 25

Mời khách 29 ướt sự chủ tọa của Chủ tịch Hội chữ thập đỏ mà thường viết, Đướt sự bdo tro cỏa Chú tịch Hội chữ thập đỏ

Cụm từ “dưới sự bảo trợ đặc biệt” thường dành cho

những nhân vật quan trọng hàng đầu:

Đưới sự bảo trợ đặc biệt cúa Tổng Thư ký Liên hợp quốc

Cum từ “uới sự hiện diện của” có thể được sử dụng để

nêu tên một quan khách sẽ tới dự Ngoài ra, người ta còn

dùng cụm từ này để khẳng định sự hiện diện của một

quan khách, khi người bảo trợ hoặc chủ tịch danh dự không tới dự, mặc dù có ghi tên trên giấy mời

“Với sự hiện diện của” còn được dùng để thể hiện sự

kính trọng của người mời có chức danh thấp hơn quan

khách đó:

tới dự bữa cơm tối

Trang 26

30 LỄ TÂN, Công cụ giao tiếp

Giới từ “do” được sử dụng trong trường hợp quan khách đó trực tiếp đảm nhận một vai trò nào đó Ở ví dụ dưới

đây, Bộ trưởng Giáo dục là người trực tiếp khánh thành

trường học, còn Chu tịch Hội đồng Giáo dục là chủ mời: Chủ tịch Hội đông Giáo dục của

Kính mời ông (bà) tới dự Lễ khúnh thành trường Trung học

do Bộ trưởng Giáo dục

Ông (cốt băng khúnh thành)

Ngoài ra, việc dùng giới từ “do” thay cho cụm từ “dưới sự chủ tọa danh dự” khẳng định cho mọi người biết là

quan khách đó chắc chắn sẽ có mặt Như vậy, việc dùng

giới từ “do” cho phép đa đạng vốn từ vựng sứ dụng để cho

biết sự tham dự của các nhân vật vào một buổi lễ, cũng

như cum từ “uới sự hiện điện của”

Các cách diễn đạt khác nhau như vậy rất cần thiết để giải quyết khúc mắc khi phải ghi tên nhiều nhân vật trên cùng một giấy mời; Dưới sự bảo trợ đặc biệt của : NBG 1 Chủ tịch Viện thiết bế Montréol Ông 2 2n 2H ceg

trân trọng kính mời ông (bò) tới dự lễ bhat mạc triển lãm

Trang 27

Mới khách 31 Thi truéng Montréal

cdt bang khanh thanh vél su Aién dién ctia Dai st Italia tai Canada

Trong trường hợp này, người ta thường sử dụng cụm từ “dưới sự bảo trợ đặc biệt của” thay cho “đưới sự chủ tọa danh dự của” (sous la présidence đhonneur de) để tránh trùng lặp với từ “Chủ tịch, Tổng thống" (Président) Các

nhà tổ chức mong muốn Triển lãm này sẽ do Thị trưởng

thành phố cắt băng khai trương, vì cơ quan cúa họ trực thuộc thành phố về mặt hành chính Sự hiện điện của

ông Đại sứ tại Triển lãm được nêu trong giấy mời để bù

lại việc Tổng thống Italia, tuy đã chấp nhận bảo lãnh cho hoạt động này, nhưng không tới dự được

Sử dụng các mẫu câu lịch sự nào khi soạn thảo giấy mời?

Giấy mời có ghi tên, hay còn gọi là giấy mời dành riêng cho mỗi khách là loại giấy mời có điển tên khách, thông thường được viết bằng tay vào khoảng để trống Nếu không ghi tên khách, giấy mời được xếp vào loại giấy mời thông

thường hay giấy mời không đành riêng cho mỗi khách

Sự trịnh trọng của một giấy mời chính thức được thể

hiện thông qua việc sử dụng những từ ngữ biểu thị lịch sự như: rân trọng, kính mời, uinh dự hoặc kết hợp các từ

Trang 28

32 LE TAN, Céng cu giao tiép

Đối với loại giấy mời mang tính chất chính thức:

Trân trọng kính mời Trân trọng kính mời

tới dự tham dự

tớt dự tham dự

Xin kính mời Xin bính mời

tới dự tham dự

Đối với loại giấy mời ít mang tính chất chính thức hơn:

Kinh mời Kính mời

tớt dự tham dự

Giấy mời có ghi rõ tên khách

Trên giấy mời có thể chỉ ghi chức danh của khách mời mà không cần ghi tên, hoặc ghi cả tên và chức đanh, hoặc

Trang 29

Mời khách 33

c) Kính mời

Ông Pierre Roy

Trong trường hợp mời cả hai vợ chông khách, trên giấy

mời phải ghi chức danh của người được mời kèm theo tên

của vợ (hoặc chẳng), theo như các cách viết đã nêu trên: d) Kinh moi Ông Bộ trưởng Bộ Giáo dục va Ba Lise Lamarche e) Kinh moi Ong Pierre Roy va Ba Lise Lamarche - f) Kính mời

Ông, Ba Pierre Roy

Chúng ta cũng có thể chỉ cần điền thêm: “»à Phu nhân” hoặc “uà Phụ quán”:

8) Kính mời

Ông Bộ trưởng Bộ Giáo dục

uà Phu nhân

h) Kính mời

Ông Pierre Roy

va Phu nhan

Nếu không nêu chức danh của cả vợ và chồng thì phải

viết tên của người là khách mời chính trước Nếu không

Trang 30

34 LỄ TÂN, Công cu giao tiếp

1) Kính mời

Bà Lise Lamarche

va Ong Pierre Roy

Những nguyên tắc trên được áp dụng cả cho những

người chung sống với nhau như vợ chồng Nếu họ ở hai địa

chỉ khác nhau, Ban tổ chức phải gửi tới mỗi địa chỉ một giấy mời

Tóm lại, khi mời khách theo cặp, phải viết rõ mời cả người chưa phải là vợ (chồng) chính thức hoặc người đang chung sống tuy không biết là aì Trong trường hợp này, trên giấy mời cần để một dấu phẩy ngay sau

tên của khách kèm theo dòng chữ “cùng ông” hoặc “cùng bà”

Loại giấy mời thông thường

Đối với loại giấy mời thông thường người ta không

ghi tên của khách Có thể sử dụng nhiều mẫu câu khác nhau tùy theo từng tình huống và mức độ kính trọng đối

với khách Mức độ câu chữ thể hiện cũng giếng như trường

hợp giấy mời có ghi rõ tên khách:

- Hán hạnh bính mời ông (bà) tới địự - - Hân hạnh kính mời ông (bà) tham dự - Rất vinh du dugc don tiếp ông (bà)

- Trần trọng hính mời ông (bà) tới

Trang 31

Mời khách 35

Chỉ mời một người?

Giấy mời loại thông thường không ghi tên và chức danh của khách, nhưng được chủ ý gửi tới người nhận Trừ trường hợp đặc biệt, giấy mời loại này chỉ có giá trị cho một người và không được phép chuyển cho người khác Để

tránh mọi sự hiểu lầm, Ban tổ chức phải ghi rồ quy định trong phần chỉ dẫn được in lui về phía dưới giấy mời:

- Giấy mời cỏ giá trị cho hai khách,

- Giấy mời dành cho một khách

- Giấy mời có giá trị cho hai bhách, không chuyển cho

người khúc đi thay,

- Giấy mời dành cho một khúch, không chuyển cho người khúc ởi thay

- Giấy mời dành cho hai khúch, bhông chuyển cho người khúc đi thay

Nếu chỉ vì muốn đúng người nhận giấy mời mới được tới dự mà ghi là “giấy mời chỉ dành riêng cho cá nhân” thì không nên, vì bản thân giấy mời đã mang tính chất cá

nhân và làm như vậy có hàm ý là Ban tổ chức không tin

tướng khách mời, nghì ngờ họ sẽ chuyển giấy mời cho

người khác Đó không phải cách làm tốt để thay cho việc

gửi giấy mời có ghi rõ tên của khách

Để lưu ý khách về điểm này, nèn ghi thêm dòng chữ yêu cầu khách tới dự mang theo giấy mời:

- Đề nghị xuốt trình giấy mời trước khi nào

- Sẽ kiểm tra giẩy mời ở của ra cào

- Yêu cầu xuất trình giấy mời trước khi vao, vi lý do

Trang 32

36 LÊ TÂN, Công cụ giao liếp Giấy mời dự những hoạt động có quyên góp

Trong trường hợp khách tới dự các hoạt động từ thiện

có quyên góp tiền, nên sử dụng một trong hai mẫu câu sau:

- Hân hạnh kính mong ông (bà) tới dự - Kính mong ông (bà) tới dự

Lý do mời

Những nội dung chính của sự kiện cần thông báo là: Vì sao lại gửi giấy mời? Lý do mời là gì? Mời tới dự để chào mừng ai? Nhân dịp đặc biệt nào? Thông tìn này có tính chất quyết định cho việc tổ chức hoạt động và cho việc khách có nhận lời tới dự hay không

Sau đây là các mẫu câu thường được sử dụng:

97 ) 8n .Ả - Tới dự bữa tiệc trưa chùo mừng .«-c« - Tới dụ bữa tiệc trưa do tổ chức - Tới dự bữa Hệc tối nhân dịp .-c Sex

- Tới dụ bữa tiệc tối chào mừng .« -

- Tới dự tiệc chiêu đãi trong khuôn khổ

- Tới dự lễ kỷ niềm

¬ ee eee renews

- Tới dự lễ ký sổ Uùng của .- ««ccses<-ce - Tới dụ lễ ký thoả thuận giữa = Tt Bie LE tr 0 ae - Toi dul lé Rhad truong 0.0 na - Tới dụ lễ động thổ Sen xe

Trang 33

Moi khach 37

~ TOi Au LE Phat CONG occccccceccceeccseecscecsccscessceensecuseveretens - Tới dự lễ mở cửa lại phòng .-.-~.«-

- Tói dự lễ khúnh thành uà bữa tiệc trưa tổ chức

8o, 87:8 T8 e1 - Tới dự lồ khai trương va tiệc chiêu đại diễn ra

sau đó tại

- Tới dự tiệc chiêu đãi nhân dịp chuyến uiếng thăm

của đoàn đại ĐiỂb, .ả.2 2 S S cv K4 k4 x11 xkz

- Tới dụ tiệc chiêu đãi chào mừng đoàn đọi biểu

-Ð.U

Thời gian

Thông thường việc lựa chọn ngày, giờ tố chức được thực

hiện trên cơ sở đã kiểm tra đầy đủ mọi yếu tế từ trước Nếu

không, Ban tổ chức cũng như các quan khách sẽ gặp phải

những phiền toái đáng tiếc Nền nhớ rằng một khi giấy mời đã gứi đi, thì khơng thể hỗn hoạt động lại, trừ khi

có trở ngại nghiêm trọng Khi xác định thời gian tổ chức

phải tính đến khả năng các quan khách có thể đến dự được không, địa điểm tổ chức có gì trở ngại không, các phương tiện cần thiết khác cho công việc tổ chức đã sẵn sàng chưa

Đơn giản hoá những chuyện này là cực kỳ nguy hiểm đối với Ban tế chức Cần phải có xác nhận khẳng định các

thông tin đó bằng văn bản chính thức

Về trình tự thời gian ghi trên giấy mời, trước hết ghi ngày rồi đến tháng, năm và giờ Khách mời sẽ xem xét

Trang 34

38 LÊ TẢN, Công cụ giao tiếp

Để tỏ ra trịnh trọng hơn, nên viết ngày tháng hằng chữ, nhưng không đề năm để tránh câu viết quá đài: Thư hai ngày ba mươi thóng Chín, uào hồi mười bốn giờ

ba mươi

Cũng có thể xác định giới hạn thời gian trong giấy mời:

Thư hai, ngày 30 thúng 9 năm 1994,

từ 17g00 đến 19g00

Với thời gian ghi rõ như vậy, khách mời sẽ không bị

bất ngờ khi thấy hoạt động kết thúc vào đúng 19g Quá giờ đó chỉ có khách nào lề mề mới nán lại Mặt khác, nếu biết trước giới hạn thời gian diễn ra hoạt động, khách mời có thể chủ động hơn trong việc sắp xếp thời gian biểu

của mình để tham dự

Địa điểm

Cần phải ghi chính xác địa chỉ nơi tổ chức hoạt động

Nói chung, địa chỉ là yếu tố không thế thiếu được, có khi

chỉ để giúp khách mời khỏi quên, nhưng còn cần thiết để

khách mời gứi hoa hoặc điện mừng, báo cho lái xe taxi

biết, hoặc vì nhiều lý do khác nữa Địa chỉ ghì trong giấy mời phai bao gồm tên toà nhà (nếu có), tên phòng họp, số

nhà và tên phố Làm như vậy giúp cho Ban tổ chức khỏi

bi gây phiền phức vì phảr trả lời điện thoại hỏi thêm chi tiết đó:

Tat khach san Excelsior

Phong khach Iberville

S6é 1445, phé Pierre - Boucher

Trang 35

Moi khach 39

Nếu nơi tổ chức hoạt động là một toà nhà đặc biệt,

được hầu hết khách mời biết rõ và lối vào là cửa chính thì

địa chi có thể được ghi một cách ngắn gon:

Tạt Trụ sở Nghị vién

Trong trường hợp chọn một lối vào khác vì lý do hậu cần hoặc an ninh thì cần bổ sung rõ chi tiết này:

Tai Tru sa Nghi vién Lốt uào thư uiện

Điều quan trọng là phải tránh để khách mời phải

loanh quanh tìm lối vào xung quanh toà nhà, bị từ chối

không cho vào vì đi không đúng lối, phải đi lại vòng vèo

mất thời gian Cần thể hiện sự quan tâm đến khách bằng

cách đem lại cho họ sự thoải mái về tâm lý và thư giãn

Cũng có thể không cần nêu tên cúa thành phố nếu

nội dung giấy mời đã có ám chỉ rõ Ví dụ, khi Thị trưởng Québec mời khách dự tiệc chiêu đãi tại Tồ thị chính,

khơng cần phải ghi rõ Toà thị chính thành phố Québec, hoặc ghi rõ tên thành phố Québec trong phần địa chỉ Như vay có thể tránh nhắc lại các chi tiết không cân thiết và tránh làm nặng nề thêm nội dung giấy mời:

Thị trưởng Québecc Ong Jean-Paul L’Allier tran trong kinh méi éng (bà)

tới dự tiệc chiêu đổi

Trang 36

40 LE TAN, Céng cụ giao tiếp

vao thi tu, ngay 18 thang 9 ndm 1992, hồi 11g00

tai Toa thi chinh Số 2, phố Des Jardins

Đề nghị trả lời (R.S.V.P.)

Cần phải biết được số lượng khách mời sẽ tới dự buối lễ Đặc biệt là đối với một bữa tiệc, Ban tổ chức phải nắm chắc thông tin này để sắp xếp sơ đồ bàn ăn hoặc chí ít là để chuẩn bị đủ số bộ đồ ăn Nếu để quá nhiều chỗ trống mọi người sẽ cho là có nhiều khách từ chối lời mời vào

phút chót vì bữa tiệc này không đáng để họ tới dự Ngược

lại nếu đến phút chót phải bổ sung thêm ghế cho khách

thì người đó cũng như các vị khách mời khác đều cảm

thấy không thoải mái

Biết trước có bao nhiêu khách tới dự sẽ giúp bài trí hợp lý và bảo đảm tính nghiêm túc của buố! lễ Cần phải

bố trí một căn phòng đủ lớn, đủ số ghế ngồi, nơi gửi quần

áo thuận tiện và trong trường hợp có tiệc đứng phải chuẩn

bị đú đồ ăn, đồ uống, cốc chén, bàn phục vụ

Cần phải ấn định thời hạn trả lời giấy mời để kịp có các biện pháp xử lý, mời thêm khách, gọi điện thoại nhắc

khách Nếu chấp nhận cho thay người thì phải biết người đi dự thay là ai Việc này không nhất thiết phải làm đối với mọi khách mời, nhưng ít nhất phải chú ý tới các ca quan có tính chất đại điện quan trọng, Cuối cùng, nếu

nắm chắc được số khách tới dự, sẽ giúp kiểm soát được các

Trang 37

Moi khach 41

Thông thường, để yêu cầu khách mời trả lời, người ta

ghi trên giấy mời hàng chữ R.S.V.P., có nghĩa là “Đề nghị

trả lời” kèm theo 86 điện thoại và số fax Tiếp theo đó hoặc ở phía đưới, tùy theo cách trình bày trên giấy mời, có thêm

dòng: “trước ngày ” không cần đê rõ năm, trừ khi đó là buổi lễ hay bữa tiệc tố chức vào đầu năm mới trong khi giấy mời được gửi vào cuối năm trước Ví dụ:

- Đề nghị trỏ lời trước ngày 1ô tháng 9

Tel: 555-1212; fax: 555-1313

- Rất mong Quy vi trẻ lời trước ngày 15 thang 9

- Yêu cầu trả lời trước ngày 15 tháng 9

Những chỉ dẫn ghi như trên là đầy đủ Ghi thêm vào

đó tên của nhân viên thư ký hay nhân viên tổng đài là một điều vô lý, vì không được đưa vào nội dung giấy mời

công việc nội bộ của Ban tổ chức, Giấy mời là để thông

báo một sự kiện của đời sống xã hội Các tên ghi trên

giấy mời là tên của khách, kèm theo chức danh của họ để mọi người biết rõ trọng trách Đối với giấy mời có tính

chất nghì thức quan trọng như vậy mà đưa vào phần cuối một cái tên không ai biết tới thì thật là kỳ quặc Làm như thế có thể giúp ích cho Ban tổ chức, nhưng lại trớ trêu tựa như “râu ông nọ cấm cằm bà kia” Việc tiếp nhận trả lời cúa khách là thuộc công việc quản lý chứ không phải là cái cớ để trưng ra một cái tên như vậy

Nếu đã mời khách qua điện thoại hay fax và đã được

khách đồng ý thì vẫn cần gửi giấy mời cùng với hàng chữ

Trang 38

42 LỄ TÁN, Công cụ giao liép

thể gạch bỏ hàng chữ “Đề nghị trả lời" và viết dòng chữ

“Để ghi nhớ” ở bền cạnh

Đối với các vị khách quan trọng có nêu đến trên giấy

mời, nền viết thêm hàng chữ “Để ghi nhớ” vào vị trí tên của họ Việc gửi giấy mời nhầm lưu ý khách không quên lời hứa sẽ tới dự, cho họ biết “thành quả” đạt được để lưu

trữ hồ sơ

Đôi khi người ta không dùng cụm từ “Đề nghị trả lời” mà viết là: “Chỉ trả lời nếu không dự được” Nhưng nên

tránh ghi như vậy vì làm cho nội dung mang tính tiêu cực,

khiến khách nghĩ rằng chúng ta chú ý tới việc họ từ chối

hơn là việc tới dự

Các chỉ dẫn khác

Ở góc phải hoặc trái phía dưới của giấy mời, tùy theo cách trình bày, có thể cho các chỉ dẫn về cách ăn mặc và

những chỉ tiết cần thiết khác để tạo điều kiện thuận lợi

cho khách tới dự: phương tiện đi lại, bãi đỗ xe, hoãn trong

trường hợp trời mưa Sau đây là một số ví du:

Noi dé xe: Khu d6 xe tai sé nha 225 phé Champlain Phương tiền giao thông: Xe buýt đón tai Trung tam Hột nghị Quảng trường Piace des Ars từ 17g00 đến 17g30

Trong trường hợp trời mưa: Hỗn tới ngày hơm sau

Trang 39

Mời khách 43

Nếu trời mưa, buổi lễ được tổ chức tại Hội trường

Maneége Militaire, số nhà 16 phố Cartier

Truyền hình: Buối lễ sẻ được quay truyền hình, phòng họp sẽ đóng của vao 78g50

Nếu có quá nhiều chỉ dẫn, nền in ra một tờ riêng, hoặc

in trên giấy ra vào đành cho khách tới dự (nếu có)

Giấy mời in sẵn

Giấy mời ìn sẵn bao gồm các nội dung cơ bản có thể

áp đụng cho những hoàn cảnh khác nhau: tên người mời và chức danh, hoặc chỉ có chức đanh không có tên và khoảng trống để điền tên khách mời, lý do mời, ngày, giờ,

địa điểm cũng như yêu cầu “Đã ngh‡ trả lờ” cùng với số điện thoại, số fax Nếu loại giấy mời này được sử dụng cả trong các chuyến viếng thăm ở nước ngoài thì không in số

điện thoại và số fax vào đó Phông chữ

Phông chữ là phương tiện phục vụ cho việc chuyển

thông điệp tới khách mời, cũng giống như văn phong thể hiện nội dung mời Giấy mời phải thu hút được sự chú ý của khách Để làm được điều đó, kiểu đáng chữ đóng góp

một phần không nhỏ, trước hết về văn bản, thông qua việc sử dụng nhiều cỡ chữ khác nhau đối với một số từ và

cụm từ, khoảng cách giữa chúng, cũng như sử dụng màu

Trang 40

44 LÊ TÂN, Công cụ giao tiếp được tổ chức, của người đứng ra mời cũng đóng một vai trò

quan trọng

Về phương diện thẩm mỹ, thoạt nhìn đà phải thấy

ngay sự bố trí tổng thể cân đối, hài hoà giữa các chỉ tiết trên giấy mời Một trong những nguyên tắc quan trọng

cũng giống như trong việc ¡in ấn sách, là không nên sử

dụng nhiều kiểu chữ trên một giấy mời Tuy nhiên, nguyên tắc này cũng không cản trở trí sáng tạo trong soạn thảo các loại mẫu

Kiểu đáng chữ cũng góp phần giải quyết sắp xếp trình tự lễ tân giữa các nhân vật quan trọng Kích cỡ chữ sử dụng có thể thay đổi đối với một số từ hoặc cụm từ cùng như khoảng cách giữa các dòng chữ Đối với buổi lễ do cha

tịch một hiệp hội, giám đốc viện bão tàng bay giám đốc một trung tâm tiếp đón đứng ra mời, nhưng lại do một vị bộ trưởng chủ trì thì trên giấy mời phải in tên hoặc chức danh của vị bộ trưởng đó trên phông chữ cỡ to hơn so với tên và chức danh của những người kia

Và giấy in, theo truyền thống người ta sứ dụng loại giấy bristol trắng giòn là loại trang trọng nhất Tuy

nhiên, trên thị trường có rất nhiều loại giấy ¡n có chất

lượng cao tương tự như giấy bristol Các loại giấy này rẻ

hơn và có lợi thế hơn là được sản xuất từ phế liệu Mực in màu đen là loại duy nhất được sử dụng

Về kiếu cách trình bày giấy mời, chính phủ, các cơ

quan nhà nước và các doanh nghiệp lớn chí sử dụng những hình thức đặc trưng cúa giới chính thức Trong khi đó,