F LOUIS DUSSAULT LETAN | CONG CU GIAO TIEP
(Sach tham khao)
ww NHÀ XUẤT BẢN CHÍNH TRỊ QUỐCGIA |
¬
Trang 2Biên mục trên xuất bản phẨẩm
Trang 3LOUIS DUSSAULT LE TAN CONG CU GIAO TIEP (Tái bản lần thứ hai) Người dịch Lê Hồng Phấn Vũ Đình Hịc Trần Văn Cường Nguyễn Tử Lương Đức Thành
Người hiệu đính: Văn Quảng
Nguyễn Quang Chiến
NHÀ XUẤT BẢN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA - sy THAT
Trang 4CUNG BAN BOC
Cuốn sách "LỄ tân, cơng cụ giao Hiếp” do Louis
Dussault, người cĩ nhiều năm kinh nghiệm trong cơng tác 18 tan viét va Nha xudt bdn Protos et Louis Dussault, Canada, Ấn hành năm 1995
Cuốn sách trình bày một cách khái quất, rị ràng các nghị thức lễ tân, các nguyên tắc ứng xử cơ bản nhất trong
quan hệ giao tiếp giữa các quốc gia, giữa các tố chức chính trị, kinh tế, văn hĩa, xã hội, v.v
Nhằm cung cấp cho bạn đọc, nhất là những cán bộ làm cơng tác đối ngoại, lễ tân, văn phịng tài liệu tham khảo về các lĩnh vực nĩi trên, Nhà xuất bản Chính trị
Trang 5LOI GIGI THIBU
Thực hiện đường lối đối ngoại rộng mở, đa phương hĩa, đa dạng hĩa quan hệ quốc tế, hoạt động đối ngoại của Việt Nam trên các linh vực nĩi chung và quan hệ giữa các tố chức kinh tế, văn hĩa, xã hội trong nước nĩi riêng ngày
càng trở nên phong phú cá về bình thức lân nội dung
Lễ tân, tuy khơng phải là nội dụng chủ yếu của hoạt động đối ngoại, nhưng lại là cơng cụ rất quan Lrọng, cần thiết và khơng thể thiếu trong bất kỳ một hoạt động đối ngoại nào Cơng tác lễ tân tốt hay xấu đều ảnh hướng trực
tiếp tới hiệu quả của hoạt động đối ngoại, thám chí ảnh
hưỡng tới quan hệ quốc gi^
'Lễ tân là một lĩnh vực hoạt dong vừa phức tạp lại vừa tế nhị, đồi hỏi phải cĩ tính khoa học kết hợp với tính nghệ thuật Việc hiểu biết những kiến thức vÀ quy định về lễ tần là cần thiết, khơng chỉ đối với những người làm cơng tác lễ tăn mà cịn đối với tất cả những ai tham gia vào hoạt động đối ngoại nĩi chung và hoạt động ngoại
giao nĩi riêng
Để giúp cho bạn đọc nấm được những hiểu biết co bản
Trang 68 LỄ TÂN, Cơng cụ giao tiếp
sách “Lễ tân, cơng cụ giao tiếp” của tác giả Louis Dussault, người cĩ nhiều năm kinh nghiệm trong cơng tác
lễ tân và đã từng phụ trách cơng tác lễ tân của thành phố
Montréal và chính quyển tỉnh Québec, Canada Tác giả
cũng đã nhiều lần sang thăm Việt Nam và trao đổi với Bộ
Ngoại giao Việt Nam về cơng tác lễ tân trong thời gian
chuẩn bị Hội nghị cấp cao lần thứ VII Cộng đơng các nước cĩ sử dụng tiếng Pháp tổ chức tại Hà Nội năm 1997
Với mong muốn được chuyển tới bạn đọc một tài liệu
tham khảo hữu ích, chúng tơi xin giới thiệu cuốn sách và
mriong nhận được những ý kiến đĩng gĩp để lân tái bản sau được tốt hơn
Nhân địp này, chúng tơi cũng xin bày tổ lịng cảm ơn đối với Nhà xuất bản Chính trị quốc gia - Sự thật, Bộ Hợp tác Quốc tế chính quyền Québec (Tổng vụ các vấn để đa phương và Pháp ngữ) và đặc biệt là tác giả Louis Dussault đã nhiệt tình giúp đỡ để cuốn sách này được xuất bản tại
Việt Nam
Nguyên Giám đốc
Học uiện Quan hệ quốc tết
Trang 7LOI TUA
Việc cuốn sách về lễ tân của tơi được dich ra tiếng Việt là một vinh dự đối với tơi Tơi xin cảm ơn những người bạn Việt Nam đã giúp tơi cĩ được vinh dự này Tơi xin cảm ơn ơng Hồng Văn Nhã, Vụ trưởng Vụ Lễ tân Bộ
Ngoại giao Việt Nam cùng các cộng sự - những người đã
nhiều lần nhiệt tình đĩn tiếp tơi trong thời gian chuẩn bị Hội nghị cấp cao lần thứ VII Cộng đổng các nước cĩ sử dụng tiếng Pháp Tơi xin bày tổ lịng ngưỡng mộ đối với những người đồng nghiệp trong một cơng việc địi hỏi rất nhiều phẩm chất ở những người thực thỉ: vừa cẩn phải
kín đáo vừa phải cĩ hiệu quả và biết lường trước mọi việc
_ và họ đã cĩ đây đủ những phẩm chất này
Ti dũng xin cảm ơn-ơng Dương Văn Quảng, Phĩ Giám đốc Học viện Quan hệ quốc tế, bởi sự ủng hệ kiên trì và nhiệt tình của ơng đối với việc xuất bản cuốn sách này Lịng quyết tâm của ơng đã là nguồn cổ vũ, động viên đối
với tơi l
Trang 810 LỄ TÂN, Cơng cụ giao tiếp
các hoạt động cơng cộng, mà chỉ cung cấp một tập hợp
các thơng lệ để bạn đọc cĩ thể tham khảo hoặc so sánh Tơi viết cuốn sách này với ý thức của một người đã rút ra kinh nghiệm từ những sai lầm của chính bản thân mình và với lịng biết ơn những người đi trước
Nhân việc xuất bản cuốn sách này, tơi cũng muốn bày tỏ lịng kính trọng sâu sắc đối với nhân dan Việt Nam,
một dân tộc cĩ nên văn hố hàng nghìn năm lịch sử, đã
đĩng gĩp đặc sắế %ắo nêu 'văh raĩnh của nhân loại
Trang 9Phần mở đầu
Trang 10Phần mở đầu 13
Moi tổ chức xã hội đều cĩ cơ cấu riêng của mình với những nghỉ thức hoạt động thể hiện rõ chức năng và tạo
điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chức năng của cơ
cấu đĩ Trường hợp rõ nhất là nhà nước, tổ chức cĩ cơ cấu phức tạp nhất với chức năng quản lý đời sống cộng đồng của các tầng lớp dan cu trên một lãnh thổ nhất định Với trọng trách về các vấn đề lớn như chiến tranh, hồ bình, hay trong các lĩnh vực tư pháp, an ninh, giáo dục, văn hố và quan hệ đối ngoại, nhà nước được trang bị những cơng cụ mà khơng tổ chức nào cĩ được: đội quân danh dự, biểu
tượng quốc gia, bộ máy chính phủ và các cơng sở sang
trọng Những cơng cụ này bảo đảm tính trang trọng cũng
như những nguyên tắc lễ tân đặc trưng cho các hoạt động
chính thức Tuy nhiên, khơng một cơ cấu nào lại khơng cĩ nếp hoạt động của riêng mình, dù đĩ là những cơ cấu nhỏ
nhất như gia đình, các tập hợp xã hội, giới kinh doanh,
nghệ thuật; cơng đồn, câu lạc bộ giải trí, hội phụ huynh hay trại hè Nghỉ thức hoạt động riêng của mỗi cơ cấu cĩ lúc thể hiện rõ vào các địp nghỉ lễ lớn, cớ lúc ít thể hiện rõ hơn thơng qua nhịp độ cơng việc và các ngày làm việc
bình thường
Trang 1114 LỄ TÂN, Cơng cụ giao tiếp
giao tiếp, cách nĩi chuyện đến việc bố trí, sắp xếp một buổi đĩn tiếp, một bữa tiệc, một ngày hội, nghỉ lễ Trong mỗi trường hợp như vậy, việc tuân thủ các nghỉ thức từ cổ
xưa hay mới cĩ phản ánh sự ràng buộc giữa cuộc sống thực
và biểu hiện của nĩ ra bên ngồi
=+¿ Thời cổ; các vị hồng đế và vua chúa đã đành ngựa
của riêng mình đưa các đại sứ vào tiếp kiến Đây khơng cHỉ là một cử chỉ lễ tân mà cịn là cách bảo đầm an tồn
cho khách mời Ngày nay, việc ơtơ ra đĩn quan khách ở
sân bay, xe mơtơ hệ tống, máy bay trực thăng sử dụng
cho khách ải lại, hay mọi điều kiện tiện lợi khác đành cho khách trong thời gian ở thăm đều nằm trong trình tự
đĩn tiếp chính khách Hình thức và phương tiện đĩn tiếp
cĩ thể thay đổi, nhưng yếu cầu thì bất biến
: Pham vi hoạt động lễ tần liên quan đến mối quan hệ giữa các quốc gia cĩ chủ quyền, thể hiện qua vai trị của
nhà nước, Chả quyền cĩ thể đối với cả bên ngồi và bên trong, cũng cĩ thể chỉ đối với bên trong hoặc giới hạn ở
một số sự việc cụ thể của hoạt động nhà nước, Ngồi ra,
phạm vì hoạt động lễ tân cịn liên quan đến quạn hệ ngội
thú giữa, các thể chế và nội trong các thể chế, quan hệ
giữa những người nắm quyền,và quan hệ giữa các cá nhân với những người nắm quyên đĩ Trong quan hệ quốc tế, lễ
Trang 12Phần mở đầu 15
Trong các tình huống khác nhau của hoạt động nhà
nước, các tập quán lễ tân bảo đảm cho một hoạt động
chính thức được tổ chức thành cơng, khơng bị sai sĩt hay lộn xộn Tổ chức thành cơng một buổi lễ, cũng như tất cả mọi sự thành cơng khác, hiếm khi là kết quả của sự ngẫu nhiên Nếu khơng sắp xếp tốt khâu tổ chức từ trước thì khĩ, thậm chí khơng thể tạo ra một bầu khơng khí
cĩ ý nghĩa cho cuộc gặp gỡ giữa hai nhân vật, hai mươi, một trăm hay một nghìn khách mời thuộc các giới, các
nước và các nên văn hố khác nhau Nghỉ thức lễ tân nhằm bảo đầm tơn trọng những người đối thoại và các cơ quan do họ đại diện Nĩ hướng dẫn và cho phép mọi người đều cảm thấy yên tâm khí thực hiện vai trị của
mình trong các hoạt động chung Tuy nhiên, việc bố trí
các phương tiện bảo đảm cho hoạt động này được diễn ra
như mong muốn cĩ liên quan chặt chẽ tới nội dung cần đạt được
Nghi thức cư xử đối với các thể chế, cũng như nghỉ
thức thể hiện giữa con ngưi với nhau cho thấy những nỗ lực khơng ngừng từ thế hệ này sang thế hệ khác nhằm phát triển di sản của nên văn minh chung
Tuy nhién, chudn mực do các cơ quan lễ tân chính thức
'áp dụng khơng thể đáp ứng hết mọi tình huống cĩ thể xây ra của hoạt động nhà nước Đĩ là những khung quy thị ¡ mà ta nên chủ động thay đổi cho phù hợp với từng
Trang 1316 LỄ TÂN, Cơng cụ giao tiếp hoạt động, lý do, các tiên lệ, cách thức tổ chức đặc thù
đối với một cộng đồng
Mỗi chủ đề nằm trong cuốn sách này đêu được giới thiệu dưới gĩc độ một cơng cụ giao tiếp Do nghi thức lễ tân là một ngơn ngữ mang tính biểu trưng và đặc biệt là
một ngơn ngữ cử chỉ hành vi, nên chúng tơi mong muốn
giới thiệu với độc giả những biểu biết cơ bản về các thuật
ngữ cũng như các quy tắc hoạt động của loại hình ngơn
ngữ này để giúp cho quá trình giao tiếp của độc giả, với tư cách hoặc là tác nhân hoặc là người tham dự
Protocole: Một từ đa nghĩa với nhiều
—_ cách dùng kháenhau _ ˆ
Khi được sử dụng đơng nghĩa với từ “văn bản”, từ protocole cĩ hai nghĩa Nghĩa thứ nhất là nghĩa gốc của tử, dùng để chỉ hiệp định, thộ thuận hay biên bản hội nghị Ví dụ: “Đan Mạch và Thụy Điển đã ký nghị định thu (protocole @entente) vé ving danh bat ca” Nghia thứ hai dùng để chỉ mẫu văn ban i in sẵn để soạn thảo các văn bản nhà nước Đĩ là một mẫu in sẵn gồm các
câu hồi hay các thành ÿ phần câu cĩ xen các khoảng
trống để người viết điển vào đĩ
Khí được sử dụng như một tính từ “protocolaire”, từ này Sơng để chỉ những tập quán mang tính xã giao
th quy ước của lễ tân Ví dụ: “một cuộc viếng thăm: xa
“giao” (ane visite Protocglaire),
Trang 14
Phần mở đầu 17
Từ “protocole” cịn được dùng để chỉ một cơ cấu tổ
chức, vụ hay phịng phụ trách cơng việc chuẩn bị và tổ
chức các hoạt động chính thức: “Vụ Lễ tân Bộ Ngoại giao” Trong y học, “protoeole” được dùng để miêu tả trình tự các bước tiến hành của một ca phẫu thuật
Trong in ấn, từ này chỉ các bản mẫu dùng để sửa bài Trong tin học, từ này chỉ các phương tiện kết nối giữa các mạng khác nhau
Trong ngành tâm lý học, từ này chỉ dạng trắc nghiệm, kết quả đọc trắc nghiệm hay các yếu tố của quá trình điều trị
Ngồi ra, người ta cịn dùng cụm từ: “cách thức ứng
xử về tình cảm” (le protocole amoureux) để chỉ các cách ứng xử chỉ đạo mối quan hệ tình cảm giữa người với
Trang 151
Mời khách
Trang 16Mời khách 21
Mời khách thể hiện cương vị của người chủ trong một mơi trường, cộng đồng hay nhĩm người nhất định Nĩ luơn gắn với chức vụ do người chủ nắm giữ thường xuyên, tạm thời hay trong một hồn cảnh cụ thể nào đĩ Mời khách là một hành vì tiêu biểu của cuộc sống xã hội Chính vì vậy, với tư cách là một cơng cụ giao tiếp phục vụ cho một hoạt động, bảo đảm các mục tiêu và sự thành cơng của
hoạt động đĩ, hành động mời cũng cĩ một số nghỉ thức
đặc trưng nhất định Giấy mời khiến những khách cĩ trách nhiệm phải cĩ mặt sẽ tới dự Nĩ giúp cho những người đã
nhận lời nhớ tới thời gian được mời đự Nĩ phân biệt giữa người được mời và khơng được mời Ngồi ra, việc soạn
thảo giấy mời cịn là một giai đoạn cĩ tỉnh quyết định trong việc lập kế hoạch tổ chức một hoạt động , :
Trường hợp giấy mời được gửi đi lân, đầu và căn cứ vào đĩ khách mời ,sẽ quyết: định cĩ đến dự hay khơng, điều quan trọng là phải thụ hút sự chú ý của người được
mdi khơng chỉ bằng kiểu dáng chữ bấp dẫn mà cịn bằng
chất lượng của thơng tin nêu ở đĩ
Trong trường hợp-số lượng khách rời hạn chế hoặc nHững người được mời đã đơng ý tới dự, giấy mời thường được xém nhừ một tập quán mang tính ước lệ mà người-ta cỗ: thể bổ qua Ngồi việc làm cho cuộc gặp mặt mang ý
Trang 1722 LỄ TÂN, Cơng cụ giao tiếp
những thơng tin đã được trao đổi bằng miệng - thường thơng qua một người thứ ba - liên quan đến lý do, nội dung, tính chất, ngày tháng, hay địa điểm gặp gỡ Đây là những thơng tin khơng thể thiếu để tránh những sai sĩt đáng tiếc cĩ thể xảy ra với khách mời khi họ phải nhớ rõ địa chỉ, ngày giờ đã định Trong trường hợp khách ở nơi
khác tới khơng biết rõ địa chỉ, thì độ chính xác của các
thơng tin kể trên là rất cần thiết
Giấy mời cũng cho phép xác định chính thức ai được mời và ai khơng được mời Đĩ cịn là đấu hiệu để những
người được mời nhận ra nhau khi tên của họ được xướng lên và là một dạng giấy chứng nhận phân biệt người này
với người khác |
Nội dung giấy mời là khâu quan trọng trong việc tổ
chức một hoạt động Soạn tháo giấy mời là một trong
những cơng việc đầu tiên thực hiện trong quá trình chuẩn
bị hoạt động, phải tĩm lược được nội dung của sự kiện, Chờ đến lúc in giấy mời mới soạn thảo nội dung thì sẽ là thiếu thận trọng, vì thơng thường lúc đĩ mọi cơng việc
chuẩn bị đã bất đầu và niếu muốn thay đổi những nội dung
quan trọng trong giấy mời thì đã là quá muộn
' Cĩ thể tiến hành hình thức mời qua điện thoại khi khẩn: cấp, cân nhấn rhạnh tầm quan trọng hoặc tranh thủ
tính thời sự nĩng hổi của sự kiện, ví dụ như việc tổ chức
Trang 18Mời khách 23
vớt vát - một cử chỉ khơng mấy lịch sự - trong khi thiện chí của ta là muốn thể hiện sự tơn trọng đối với họ
Việc sử đụng rộng rãi máy fax hiện nay cho phép gửi giấy mời dưới đạng viết, ngay cả trong điều kiện eo hẹp về thời gian Nhưng đây chỉ là cách truyền tin ngoại lệ để giải quyết những trường hợp cá biệt Thơng thường, máy fax khơng thể thay thế giấy mời được gửi đi theo đúng quy cách và thể lệ
GIẤY MỜI
Soạn thảo giấy mời
Với giá trị của văn bản viết là tơn tại lâu dai, giấy mời nếu được soạn thảo chuẩn xác sẽ giúp mọi người nắm chắc được nội dung thơng tin Là “bức thơng điệp” theo nghĩa gốc của từ, giấy mời phải cung cấp thơng tin chính xác, dùng ít từ nhưng vẫn truyền tải đúng và đủ
nội dung cần thiết `
Giấy mời là một văn bản cĩ nội dung ngắn, được viết trên một mặt giấy cĩ kích thước nhỏ (khơng như một bức thư hay tờ gấp quảng cáo), vì thể sự rõ ràng và súc tích trong soạn thảo giấy mời là hai nguyên tắc chủ đạo Từng từ phải được cân nhắc kỹ lưỡng, các từ ngữ rườm rà khơng cần thiết phải được lược bỏ Do đĩ, cơng việc soạn thảo rất mất thời gian đối với những người bắt đầu làm quen hay khơng làm thường xuyên Thể loại cơng việc này địi hồi
sử dụng các thuật ngữ riêng, văn phong phải trơi chảy và
Trang 1924 LỄ TÂN, Cơng cụ giao tiếp
dạng một câu:duy nhất, khơng cĩ dấu ngắt câu: giấy mời
phải được đọc liền một mạch :
: Việc soạn thảo giấy mời xoay quanh một số chủ để để
trả lời cho các câu hỏi mà người được mời cĩ thể nêu ra
Ai mời? Theo thể thức xã giao nào? Ai: được mời? Lý do
mời là gì? Dự kiến tổ chức hoạt động vào thời gian nào? Địa điểm ở đâu? Trả lời bằng cách: nào?: Tượng phục: ra sao? Đi tới đĩ như thế nào?
Ai mời?
Chức danh của người mời là căn cứ khẳng định tính chính thức của giấy mời, chứng tổ việc thực thì quyền hành và là cơng cụ thể hiện quyển hành đĩ
“Nĩi chung, giấy mới chính thức, theo nghị thật chế nhất của nĩ, chỉ ghi chức đành ( cũ 5 » Thi tuéng nude hoặc cả chức danh va Thú tướng nước „ Ơng Jean Paul LAllier Thị truơng Québec
Jean Paul L’Allier,
Trang 20Mời khách ` 25
Ở một số nơi, việc trên giấy mời chỉ nêu chức danh
của người đứng ra mời cĩ hàm ý rằng chưa chắc người mời sẽ cĩ mặt, nhưng sẽ cĩ đại diện của người đĩ đến dự Nếu trên giấy mời cĩ ghỉ rõ cả chức danh và tên của người đứng ra mời thì chắc,chắn người đĩ sẽ cĩ mặt
Giấy mời nhân danh cả hai vợ chồng
Theo thơng lệ, nếu khách mời là cặp vợ chồng, thì
giấy mời được gửi nhân danh cá hai vợ chồng chủ mời,
trừ khi chủ mời sống độc thân hoặc vợ (chồng) của chủ
mời sẽ khơng dự Sự vắng mặt này cĩ thể vì vợ (chồng) của người mời quá bận cơng việc chuyên mơn
hi chủ mời là chơng, cĩ nhiều cách ghi tên của người
vợ trên giấy mời Điều này phụ thuộc vào việc người vợ
mang cả họ lẫn tên của chồng, chỉ lấy họ của chơng và giữ
nguyên tên mình, giữ nguyên cả họ và tên của mình, hoặc phụ thuộc vào việc trên giấy mời chỉ ghi chức danh của
chỗng mà khơng ghi tên ơng ta
Nếu người vợ Tấy Hộ và tên của chồng thì ghỉ: Thu, nuéng Canada
va
Phu nhén Joe Clark
Néu người vợ chỉ lấy họ của chồng: Thủ tướng Canada
va
Phu nhân Maureen Clark
Nếu người vợ giữ nguyên họ và tên ‹ của mình:
Thủ tướng Canada
Bad AUN aE BE +
Trang 2126 LỄ TÂN, Cơng cụ giao tiếp
hoặc
Thi tuéng Canada
Ngai Joe Clark
ve
Phu nhén Maureen Me Teer
Trong trường hợp ngược lại, khi vợ là người đứng ra mời thì ít cĩ sự lựa chọn hơn, vì theo thơng lệ thì người chẳng khơng lấy họ hoặc tên của vợ
Bà Bộ truởng Văn hố Québec va Ong Francois Dorlot hoặc Bộ trưởng Van hod Québec Ba Louise Beaudoin : va
Ong Francois Dorlot
Giấy mời do nhiều người đứng tên
Giấy mời cĩ thể đo một cá nhân và một nhĩm người cùng đứng tên: Chủ tịch Ngân hàng tiết kiệm uà đầu tư Ơng c tà các thành uiên Hội đơng quản trị tran trong
Trang 22Mời khách 27
buộc mà tùy theo tập quán riêng của từng địa phương Tuy
vậy, ít nhất trên giấy mời cũng phải viết tên một người để giấy mời mang tính cá nhân:
Chủ tịch Tổng Liên đồn các Quỹ nhân dân
va
các Quỹ tiết kiệm Desjardins cia Québec Ơng Jean Després
Bà Chủ tịch Ơng Chủ tịch
Liên đồn các Quỹ va
nhén dan Bà Tổng Giám đốc
Desjardins Quỹ nhân đân
miền Tay Québec vung Hull
trần trọng .« «ceeeeeeree
“Dưới sự chủ tọa danh dự”, “dưới sự bảo trợ”, “với sự hiện diện”, “do”
Ngồi việc ghi tên người đứng ra mời, trên giấy mời cĩ thể ghi thêm tên một nhân vật cĩ uy tín để tăng phần long trọng của buổi lễ Trước khi in tén của nhân vật này trên giấy mời, phải bảo đầm chắc chắn được sự nhất trí của người đĩ và gửi cho họ dự thảo giấy mời Điều đặc biệt quan trọng là phải ghi đúng chức danh của người sẽ đứng ra bảo trợ Một người cĩ thể đứng ra bảo trợ cho một hoạt động với danh nghĩa là chủ tịch một hiệp hội chứ khơng bao giờ nhân danh cơng ty mình đang điều
hành để bảo trợ cho hoạt động đĩ Nhằm lẫn về chức danh
Trang 2328 LỄ TÂN, Cơng cụ giao tiếp
khơng thể xem thường và để tránh điều đĩ, cách duy nhất là phải được sự nhất trí của nhân vật đĩ
Khi cĩ ý định ghi tên của nhiễu:quan khách trên cùng một giấy mời thì phải thơng báo: cho họ biết trước, để tránh
trường hợp vì lý do cá nhân, cĩ những nhân vật khơng
muốn xếp tên mình bên cạnh tên người khác Ngồi ra, cần tránh để mọi người cho rằng tên tuổi của họ bị lạm dụng nhằm các mục đích khác ngồi ý muốn của họ
Bằng việc gửi cho các nhân vật này dự thảo giấy mời,
chúng ta vừa tổ lịng kính trọng đối với họ, vừa tránh được mọi sai sĩt rất khĩ cĩ thể cải chính khi giấy mời đã được
in ra và phân phát hàng trăm, hàng nghìn giấy mời
Ngồi ra, đương nhiên là nhân vật, đứng ra bảo trợ cho hoạt động phải được biết mọi chỉ tiết về tổ thức: từ danh sách khách mời, quan hệ bảo chí, đến diễn biến, trang phục, vực Can tránh đ vào tình huống trái với những nguyễn tấc mã ho bao ry trai với hình ảnh mà họ muốn thể hiện trước cơng chúng Đĩ là những chỉ tiết
mà khơng phải: nhà :tổ chức hào cũng hiểu biết một cách tong tam 2
:Ởác mẫu câu: thường được: sử đụng nhất.]
: "bản: ga»a9ới.sW:bảo: trợ:của
Trang 24-Moi khach 29 Dưới sự chủ tạo cửa Chú tịch Hội chữ thập đĩ ĐBà mà thường viết: Dưới sự bảo trợ của Chủ tịch Hội chữ thập đỏ
Cụm từ “đưới sự bảo trợ đặc biệt” thường dành cho những nhân vật quan trọng bàng đầu:
Dưới sự bảo trợ đặc biệt
của Tổng Thư ký Liên hợp quốc
Cụm từ “uới sự hiện diện của” cĩ thể được sử đụng để nêu tên một quan khách sẽ tới dự Ngồi ra, người ta cịn dùng cụm từ này để khẳng định sự hiện điện của một quan khách, khi người bảo trợ hoặc chủ tịch danh dự khơng tới dự, mặc dù cĩ ghỉ tên trên giấy mời
“Với sự hiện điện của” cịn được dùng để thể hiện sự kính trọng của người mời cĩ chức danh thấp hơn quan
khách đĩ:
tớt dự bữa cơm tối
ưới sự hiện diện của Thủ tướng,
Trang 25
30 LỄ TÂN, Cơng cụ giao tiếp
Giới từ “do” được sử dụng trong trường hợp quan khách đĩ trực tiếp đảm nhận một vai trị nào đĩ Ở ví đụ đưới đây, Bộ trưởng Giáo dục là người trực tiếp khánh thành trường học, cịn Chủ tịch Hội đồng Giáo dục là chủ mời:
Chủ tịch Hội đơng Giáo dục của Ơng ‹ Kính mời ơng (bà) tới dự Lễ khánh thành trường Trung học do Bộ trưởng Giáo dục Ơng (cất băng khánh thành)
Ngồi ra, việc đùng giới từ “đo” thay cho cụm từ “đưới sự chủ tọa danh dự” khẳng định cho mọi người biết là quan khách đĩ chắc chắn sẽ cĩ mặt Như vậy, việc dùng giới từ “do” cho phép đa dạng vốn từ vựng sử dụng để cho biết sự tham dự của các nhân vật vào một bưổi lễ, cũng như cụm từ “tới sự hiện điện của”
Các cách diễn đạt khác nhau như vậy rất cần thiết để giải quyết khúc mắc khi phải ghi tên nhiều nhâh vật trên cùng một giấy mời: Dui su bdo tro đặc biệt cia Tổng thống nước Cộng hồ Italia Ngài Hee Chủ tịch Viện thiết kế Montréal Ơng
trân trọng kính mời ơng (bà)
tới dụ lễ khai mạc triển lãm
» ITALIA 2000 do
Trang 26Mời khách 31 Thi truéng Montréal cắt băng khánh thành
uới sự hiện điện của
Đại sứ Italia tai Canada
Trong trường hợp này, người ta thường sử dụng cụm
từ “dưới sự bảo trợ đạc biệt của" thay cho “dưới sự chủ tọa danh dự của” (sous la présidence đhonneur de) để tránh
trùng lặp với từ “Chú tịch, Tổng thống” (Président) Các nhà tổ chức mong muốn Triển lãm này sé do Thi truéng thành phố cắt băng khai trương, vì cơ quan của họ trực thuộc thành phố về mặt hành chính Sự hiện điện của ơng Đại sứ tại Triển lãm được nêu trong giấy mời để bù lại việc Tổng thống Italia, tuy đã chấp nhận bảo lãnh cho hoạt động này, nhưng khơng tới dự được
Sử dụng các mẫu cầu lịch sự nào khi soạn thảo
giấy mời?
Giấy mời cĩ ghi tên, hay cịn gọi là giấy mời đành riêng cho mỗi khách, là loại giấy mời cĩ điền tên khách, thơng thường được viết bằng tay vào khoảng để trống Nếu khơng ghi tên khách, giấy mời được xếp vào loại giấy mời thơng thường bay giấy mời khơng đành riêng cho mỗi khách
Sự trịnh trọng của một giấy mời chính thức được thể hiện thơng qua việc sử dụng những từ ngữ biểu thị lịch sự như: trân trọng, kính mời, uính dự hoặc kết hợp các từ
Trang 27
Đối với loại giấy mời mang tính chất chính thức:
Trân trọng bính mời Trân trọng hính mời tới dự : tham dụ Rat vinh du duge don tiép Rất uính dụ được đĩn tiếp tới dự tham dự Xin kinh moi Xin kính mời tới dự tham dụ Đối với loại giấy mời ít mang tính chất chính thức hơn: Kính mời Kính mời tới dự tham dự
Giấy mời cĩ ghi rõ tên khách
Trên giấy mời cĩ thể chỉ ghi chức danh của khách mời mà khơng cần ghi tên, hoặc ghi cả tên và chức danh, hoặc
Trang 28Mỗi khách 38
©) Kính mời
Ơng Pierre Roy
Trong trường hợp mời cả hai vợ chồng khách, trên giấy
mời phải ghi chức danh của người được mời kèm theo tên của vợ (hoặc chồng), theo như các cách viết đã nêu trên: d} Kinh moi Ơng Bộ trưởng Bộ Giáo dục va Ba Lise Lamarche e) Kính mời Ơng Pierre Roy va Ba Lise Lamarche f) Kính mời
Ơng, Bà Pierre Roy
Chúng ta cũng cĩ thể chỉ cần điển thêm: “ồ Phụ
nhân” hoặc “uà Phu quan”: 8) Kính mời Ơng Bộ trưởng Bộ Giáo dục uà Phụ nhân h) Kính mời Ơng Pierre Roy vd Phụ nhân
Nếu khơng nêu chức danh của cả vợ và chéng thì phải viết tên của người là khách mời chính trước Nếu khơng
phân biệt giữa vợ và chẳng ai là khách mời chính thì phải
Trang 2934 LE TAN, Cơng cụ giao liếp
i) Kinh moi
Ba Lise Lamarche va Ong Pierre Roy
Những nguyên tắc trên được áp dụng cá cho những người chung sống với nhau như vợ chẳng Nếu họ ở hai dia chỉ khác nhau, Ban tố chức phải gửi tới mỗi địa chỉ một giấy mời
Tĩm lại, khi mời khách theo cặp, phải viết rõ mời
cả người chưa phải là vợ (chẳng) chính thức hoặc người
đang chung sống tuy khơng biết là ai Trong trường
hợp này, trên giấy mời cân để một đấu phẩy ngay sau tên của khách kèm theo dịng chữ “cùng ơng” hoặc
“cùng bà”,
Loại giấy mời thơng thường
Đối với loại giấy mời thơng thường người ta khơng ghi tên của khách Cĩ thể sử dụng nhiễu mẫu câu khác
nhau tùy theo từng tình huống và mức độ kính trọng đối
với khách Mức độ câu chữ thể hiện cũng giống như trường hợp giấy mời cĩ ghi rõ tên khách:
- Hân hạnh kính mời ơng (bè) tới đẪỤ Là scvey - Hân hạnh kính mời ơng (bà) tham du
+ Rất uinh dự được đĩn tiếp ơng (bà)
- Trân trọng kính mời ơng (bà) tới - ính mời ơng (bà) tới
Trang 30
Mời khách 35
Chỉ mời một người?
Giấy mời loại thơng thường khơng ghi tên và chức danh của khách, nhưng được chủ ý gửi tới người nhận Trừ trường hợp đặc biệt, giấy mời loại này chỉ cĩ giá trị cho một người và khơng được phép chuyển cho người khác Để tránh mọi sự hiểu lầm, Ban tổ chức phải ghi rõ quy định trong phân chỉ dẫn được in li về phía đưới giấy mời:
- Giấy mời cĩ giá trị cho hai khách - Giấy mời dành cho một khách
- Giấy mời cĩ giá trị cho hai khách, khơng chuyển cho người khác đi thay
- Giấy mời dành cho một khách, khơng chuyển cho người khác đi thay
- Giấy mời dành cho hai khách, khơng chuyển cho
người khác đi thay
Nếu chỉ vì muốn đúng người nhận giấy mời mới được
tới dự mà ghi là “giấy mời chỉ dành riêng cho cá nhân” thì
khơng nên, vì bản thân giấy mời đã mang tính chất cá nhân và làm như vậy cĩ hàm ý là Ban tổ chức khơng tin tưởng khách mời, nghỉ ngờ họ sẽ chuyển giấy mời cho người khác Đĩ khơng phải cách làm tốt để thay cho việc gửi giấy mời cĩ ghỉ rõ tên của khách,
Để lưu ý khách về điểm này, nên ghi thêm dịng chữ yêu cầu khách tới dự mang theo giấy mời:
- Đề nghị xuất trình giấy mời trước khi uào - Sẽ hiểm tra giấy mời ở của ra uịo
- Yêu câu xuất trình giấy mời trước khi uào, uì lý do
Trang 3136 LE TAN, Cơng cụ giao tiếp
Giấy mời dự những hoạt động cĩ quyên gĩp
Trong trường hợp khách tới dự các hoạt động từ thiện cĩ quyên gĩp tiên, nên sử dụng một trong hai mẫu câu sau:
- Hân hạnh kính mong ơng (bà) tĩi dự - Kinh mong ơng (bè) tới dự
Lý do mời
Những nội dung chính của sự kiện cần thơng báo là: Vi sao lại gửi giấy mời? Lý do mời là gì? Mời tới dự để
chào mừng ai? Nhân dịp đặc biệt nào? Thơng tin này cĩ
tính chất quyết định cho việc tổ chức hoạt động và cho
việc khách cĩ nhận lời tới dự hay khơng
Sau đây là các mẫu câu thường được sử dụng:
“Ăn
- Nhân dịp cà cà - Tới dụ bữa tiệc trưa chào mừng - Tới dụ bữa tiệc trưa do
Trang 32Moi thách 37 - Tới dự lễ phát động - Tới dự lễ mớ của lại phịng - Tới dự lễ khánh thành sau dé tat - Tới dự lễ khai trương sau đĩ tạ
- Tới dụ tiệc chiêu đãi nhân dịp chuyến uiếng thăm của đồn đại biểu
- Tới dụ tiệc chiêu đ
chào nưừng đồn đại biểu
-U,U
Thời gian
Thơng thường việc lựa chọn ngày, giờ tổ chức được thực hiện trên cơ sở đã kiểm tra đây đủ mọi yếu tố từ trước Nếu
khơng, Ban tổ chức cũng như các quan khách sẽ gặp phải
những phiển tối đáng tiếc Nên nhớ rằng một khi giấy
mời đã gửi đi, thì khơng thể hỗn hoạt động lại, trừ khi cĩ trở ngại nghiêm trọng Khi xác định thời gian tổ chức
phải tính đến khả năng các quan khách cĩ thể đến dự được khơng, địa điểm tổ chức cĩ gì trở ngại khơng, các phương tiện cần thiết khác cho cơng việc tổ chức đã sẵn sàng chưa Đơn giản hố những chuyện này là cực kỳ nguy hiểm đối với Ban tổ chức Cân phải cĩ xác nhận khẳng định các thơng tin đĩ bằng văn bản chính thức
Và trình tự thời gian ghi trên giấy mời, trước hết ghi ngày rồi đến tháng, năm và giờ Khách mời sẽ xem xét theo trình tự đĩ để quyết định cĩ nhận lời mời hay khơng:
Trang 3338 - LỄ TÂN, Cơng cụ giao tiếp Để tỏ ra trịnh trọng hơn, nên viết ngày tháng bằng
chữ, nhưng khơng để năm để tránh câu viết quá dài: Thú hai ngày ba mươi tháng Chín, uào hơi mười bốn giờ
ba mươi
Cũng cĩ thể xác định giới hạn thời gian trong giấy mời:
Thú hai, ngày 30 tháng 9 năm 1994,
từ 17g00 đến 19g00
Với thời gian ghi rõ như vậy, khách mời sẽ khơng bị
bất ngờ khi thấy hoạt động kết thúc vào đúng 19g Quá giờ đĩ chỉ cĩ khách nào lề mề mới nán lại Mặt khác, nếu biết trước giới hạn thời gian diễn ra hoạt động, khách mời cĩ thể chủ động hơn trong việc sắp xếp thời gian biểu của mình để tham dự
Địa điểm
Cần phải ghi chính xác địa chỉ nơi tổ chức hoạt động Nĩi chung, địa chỉ là yếu tố khơng thể thiếu được, cĩ khi chỉ để giúp khách mời khỏi quên, nhưng cịn cần thiết để
khách mời gửi hoa hoặc điện mừng, báo cho lái xe taxi
Trang 34Mới khách - ee 39
Nếu nơi tổ chức hoạt động là một tồ nhà đặc biệt, được hầu hết khách mời biết rõ và lối vào là cửa chính thì địa chỉ cĩ thể được ghỉ một cách ngắn gọn:
Tại Trụ sở Nghị uiện
Trong trường hợp chọn một lối vào khác vì lý do hậu cần hoặc an ninh thì cần bổ sung rõ chỉ tiết này:
Tại Trụ sở Nghị vién Lối ồo thư uiện
Điều quan trọng là phải tránh để khách mời phải loanh quanh tìm lối vào xung quanh tồ nhà, bị từ chối khơng cho vào vì đi khơng đúng lối, phải đi lại vịng vèo mất thời gian Cân thể hiện sự quan tâm đến khách bằng cách đem lại cho họ sự thoải mái về tâm lý và thư giãn
Cũng cĩ thể khơng cần nêu tên của thành phố nếu nội dung giấy mời đã cĩ ám chỉ rõ Ví dụ, khi Thị trưởng Québec mời khách dự tiệc chiêu đãi tại Tồ thị chính, khơng cần phải ghi rõ "Tồ thị chính thành phố Québec, hoặc ghi rõ tên thành phố Québec trong phần địa chỉ Như vậy cĩ thể tránh nhắc lại các chỉ tiết khơng cần thiết và tránh làm nặng nề thêm nội dụng giấy mời:
Thi truéng Québec Ong Jean-Paul LAllier trân trọng kính mời ơng (bà)
tới dự tiệc chiêu đãi
Trang 3540 LỄ TÂN Cơng cụ giao tiếp
ồo thú tư, ngày 18 tháng 9 năm 1999, hơi 11g00 tại Tồ thị chính
S6 2, phd Des Jardins Để nghị trả lời (R.S.V.P.)
Cần phải biết được số lượng khách mời sẽ tới dự buổi lễ Đặc biệt là đối với một bữa tiệc, Ban tổ chức phải nắm
chắc thơng tin này để sắp xếp sơ để bàn ăn hoặc chí ít là
để chuẩn bị đủ số bộ đề ăn Nếu để quá nhiều chỗ trống
mọi người sẽ cho là cĩ nhiều khách từ chối lời mời vào
phút chĩt vì bữa tiệc này khơng đáng để họ tới dự Ngược lại nếu đến phút chĩt phải bổ sung ghế cho khách thì người đĩ cũng như các vị khách mời khác đều cảm thấy khơng thoải mái
Biết trước cĩ bao nhiêu khách tới dự sẽ giúp bài trí
hợp lý và báo đảm tính nghiêm túc của buổi lễ Cần phải bố trí một căn phịng đủ lớn, đủ số ghế ngồi, nơi gửi quần
áo thuận tiện và trong trường hợp cĩ tiệc đứng phải chuẩn
bị đủ đồ ăn, đổ uống, cốc chén, bàn phục vụ,
Cần phải ấn định thời hạn trả lời giấy mời để kịp cĩ
các biện pháp xử lý, mời thêm khách, gọi điện thoại nhắc
khách Nếu chấp nhận cho thay người thì phải biết người
đi dự thay là ai Việc này khơng nhất thiết phải làm đối
với mọi khách mời, nhưng ít nhất phải chú ý tới các cơ quan cĩ tính chất đại diện quan trọng Cuối cùng, nếu nắm chắc được số khách tới dự, sẽ giúp kiểm sốt được các
Trang 36Mơi khách 41
Thơng thường, để yêu cầu khách mời trả lời, người ta ghi trên giấy mời hàng chữ R.6.V.P., cĩ nghĩa là “Để nghị
trả lời” kèm theo số điện thoại và số fax Tiếp theo đĩ hoặc ở phía đưới, tùy theo cách trình bày trên giấy mời, cĩ thêm địng: “trước ngày ”, khơng cần để rõ năm, trừ khi
đĩ là buổi lễ hay bữa tiệc tổ chức vào đầu năm mới trong
khi giấy mời được gửi vào cuối năm trước Ví dụ: - Đề nghị trả lời trước ngày 1ỗ thúng 9
Tel: 555-1212; fax: 655-1313
- Rat mong Quý uị trả lời trước ngay 15 thang 9
- Yêu cầu trả lời trước ngày lỗ tháng 9
Những chỉ dẫn ghi như trên là đầy đủ Ghi thêm vào đĩ tên của nhân viên thư ký hay nhân viên tổng đài là một điểu vơ lý, vì khơng được đưa vào nội dung giấy mời
cơng việc nội bộ của Ban tổ chức Giấy mời là để thơng báo một sự kiện của đời sống xã hội Các tên ghi trên
giấy mời là tên của khách, kèm theo chức danh của họ để mọi người biết rõ trọng trách Đối với giấy mời cĩ tính chất nghỉ thức quan trọng như vậy mà đưa vào phần cuối một cái tên khơng ai biết tối thì thật là kỳ quặc Làm như thế cĩ thể giúp ích cho Ban tổ chức, nhưng lại trớ
trêu tựa như “râu ơng nọ cắm cằm bà kia” Việc tiếp nhận trả lời của khách là thuộc cơng việc quản lý chứ khơng
phải là cái cớ để trưng ra một cái tên như vậy
Nếu đã mời khách qua điện thoại hay fax và đã được
Trang 3742 LỄ TÂN, Cơng cụ giao tiếp
thể gạch bỏ hàng chữ “Đề nghị trả lời" và viết dịng chữ “Để ghỉ nhớ” ư bên cạnh
Đối với các vị khách quan trọng cĩ nêu đến trên giấy
mời, nên viết thêm hàng chữ “Để ghí nhớ” vào vị trí tên của họ Việc gửi giấy mời nhằm lưu ý khách khơng quên
lời hứa sẽ tới dự, cho họ biết “ành quả” đạt được để lưu
trữ hồ sơ
Đơi khi người ta khơng dùng cụm từ “Đề nghị trả lời”
mà viết là: “Chỉ trả lời nếu khơng dự được” Nhưng nên
tránh ghi như vậy vì làm cho nội dung mang tính tiêu cực,
khiến khách nghĩ rằng chúng ta chú ý tới việc họ từ chối
hơn là việc tới dự
Các chỉ dẫn khác
Ở gĩc phải hoặc trái phía đưới của giấy mời, tùy theo cách trình bày, cĩ thể cho các chỉ dẫn về cách ăn mặc và những chỉ tiết cần thiết khác để tạo điều kiện thuận lợi cho khách tới dự: phương tiện di lại, bãi đỗ xe, hỗn trong trường hợp trời mưa Sau đây là một số ví dụ:
Nơi đỗ xe: Khu đỗ xe tại số nhà 225 phố Champlain Phương tiện giao thơng: Xe buýt đĩn tại Trung tâm Hội nghị Quảng trường Place des Ars từ 17g00 đến 17g30
Trong trường hợp trời múa: Hỗn tới ngày hơm sau
Trang 38Mời khách — —- 43
Nếu trời mưa, buối lễ được tổ chúc tại Hội trường Manége Militaire, s6 nha 16 phé Cartier
Truyền hình: Buổi lễ sẽ được quay truyền hình, phịng họp sẽ đĩng của uào 17g50
Nếu cĩ quá nhiều chỉ dẫn, nên in ra một tờ riêng, hoặc in trên giấy ra vào dành cho khách tới dự (nếu cĩ)
Giấy mời in sẵn
Giấy mời in sẵn bao gồm các nội dung cơ bản cĩ thể
áp dụng cho những hồn cảnh khác nhau: tên người mời và chức danh, hoặc chỉ cĩ chức danh khơng cĩ tên và
khoảng trống để điền tên khách mời, lý do mời, ngày, giờ, địa điểm cũng như yêu cầu “Để nghị trả lời” cùng với số điện thoại, số fax Nếu loại giấy mời này được sử dụng cả trong các chuyến viếng thăm ở nước ngồi thì khơng in số điện thoại và số fax vào đĩ
Phơng chữ
Phơng chữ là phương tiện phục vụ cho việc chuyển thơng điệp tới khách mời, cũng giống như văn phong thể hiện nội dung mời Giấy mời phái thu hút được sự chú ý của khách Để làm được điều đĩ, kiểu đáng chữ đĩng gĩp một phần khơng nhỏ, trước hết về văn bản, thơng qua việc sử dụng nhiều cỡ chữ khác nhau đối với một số từ và
cụm từ, khoảng cách giữa chúng, cũng như sử dụng màu
Trang 3944 LE TAN Cơng cụ giao tiếp
được tổ chức, của người đứng ra mời cũng đĩng một vai trị
quan trọng
Về phương diện thẩm mỹ, thoạt nhìn đã phải thấy ngay sự bố trí tổng thể cân đối, bài hồ giữa các chỉ tiết trên giấy mời Một trong những nguyên tắc quan trọng cũng giống như trong việc in ấn sách, là khơng nên sử dụng nhiều kiểu chữ trên một giấy mời Tuy nhiên,
nguyên tắc này cũng khơng cản trở trí sáng tạo trong
soạn thảo các loại mẫu
Kiểu đáng chữ cũng gĩp phần giải quyết sắp xếp trình
tự lễ tân giữa các nhân vật quan trọng Kích cỡ chữ sử
dụng cĩ thể thay đổi đối với một số từ hoặc cụm từ cũng như khoảng cách giữa các dịng chữ Đối với buổi lễ do chủ tịch một hiệp hội, giám đốc viện bảo tàng hay giám đốc
một trung tâm tiếp đĩn đứng ra mời, nhưng lại do một vị bộ trưởng chủ trì thì trên giấy mời phải in tên hoặc chức danh của vị bộ trưởng đĩ trên phơng chữ cỡ to hơn so với
tên và chức đanh của những người kia
Về giấy in, theo truyền thống người ta sử dụng loại giấy bristol trắng giịn là loại trang trọng nhất Tuy nhiên, trên thị trường cĩ rất nhiều loại giấy in cĩ chất lượng cao tương tự như giấy bristol Các loại giấy này rẻ hơn và cĩ lợi thế hơn là được sản xuất từ phế liệu Mực in màu đen là loại duy nhất được sử dụng
Về kiểu cách trình bày giấy mời, chính phủ, các cơ
quan nhà nước và các doanh nghiệp lớn chỉ sử dụng những
Trang 40Moi khách _ _ 45
buổi trình điễn đầu tiên hồn tồn cĩ thể sử dụng một hình thức trình bày độc đáo, giống như đối với hầu hết các cơ quan hoạt động trong lĩnh vực văn hố và thơng tin
Phong bì được làm từ loại giấy cĩ chất lượng cao, và
cĩ màu sắc phù hợp với giấy mời bên trong Việc ghi địa
chỉ bằng tay, nhất là trong trường hợp giấy mời cĩ ghi rõ tên khách vẫn tiếp tục được áp dụng phổ biến Trước đây,
người ta bài trừ việc đánh máy địa chỉ trên phong bì,
nhưng hiện nay, đánh máy địa chí theo các kiểu chữ script và romain là được thừa nhận Ngày nay, để tiện dụng,
người ta dùng loại giấy đính cĩ ín địa chỉ của khách mời
Thời hạn gửi giấy mời
Gửi sớm giấy mời đến tay khách thể hiện sự quan tâm
tới họ Việc gửi giấy mời vào phút chĩt làm cho mọi người
khơng cĩ thời gian chuẩn bị, đấy là chưa kể việc các quan khách cần cĩ mặt rất cĩ thể khơng đến dự vì đã bố trí
trước lịch làm việc vào thời gian đĩ Làm như thế người mời sẽ bị mất uy tín vì khơng cĩ lý do đặc biệt nào cĩ thể biện hộ cho cách xử sự như vậy Nếu mời dự tiệc, nên gửi
trước giấy mời ít nhất từ 2 đến 3 tuần Lý tưởng nhất là
trước 1 tháng Nếu mời dự chiêu đãi, phải mời trước ít
nhất là 10 ngày và tốt nhất là 14 ngày Nếu vì lý do kỹ thuật, như phải chờ khẳng định về địa điểm mà gửi giấy mời chậm thì phải sử dụng fax để thơng báo trước cho khách cùng với các chỉ tiết như ngày, giờ Những chỉ dẫn bổ sung sẽ được nêu trong giấy mời và gửi tới tay khách