Hoàn thiện công tác quản trị vật tư ở Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Anh Dũng

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG I: SỰ CẦN THIẾT VÀ NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ VẬT TƯ TẠI DOANH NGHIỆP 3 1. Sự cần thiết và ý nghĩa của cụng tỏc bảo đảm vật tư cho sản xuất. 3 1.1. Sự cần thiết c

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 3

CHƯƠNG I: SỰ CẦN THIẾT VÀ NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ VẬT TƯ TẠI DOANH NGHIỆP 5

1 Sự cần thiết và ý nghĩa của công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất 5

1.1 Sự cần thiết của công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất 5

1.2 Ý nghĩa của công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất 7

2 Nội dung của công tác quản trị vật tư 8

2.1 Mua sắm vật tư 8

2.2 Tiếp nhận và bảo quản vật tư 11

2.3 Cấp phát vật tư 13

2.4 Quyết toán sử dụng 13

3.Các nhân tố tác động đến quản trị vật tư trong doanh nghiệp 14

3.1.Các nhân tố thuộc về kỹ thuật sản xuất của doanh nghiệp 14

3.2 Các nhân tố thuộc về tổ chức và quản lý sản xuất của doanh nghiệp 15

4.Phương pháp tính chi phí và giá thành 17

5 Yêu cầu về quản trị vật tư của công ty ANH DŨNG 19

6 Họat động dự trữ vật tư – TLSX trong DNSX 26

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ ANH DŨNG(ADC) 34

1 Khái quát về công ty ANH DŨNG 34

2 Hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu về quản trị vật tư ở công ty TNHH ANH DŨNG 35

2.1 Đặc điểm kinh doanh của công ty TNHH ANH DŨNG 35

2.2 Hoạt động maketing của doanh nghiệp 35

2.3 Chiến lược kinh doanh của công ty ANH DŨNG 36

2.4.Tình hình lao động tiền lương 37

2.6 Tình hình tài chính công ty 44

3 Công tác tổ chức sử dụng vật tư trong doanh nghiệp 48

3.1 Nhiệm vụ và nội dung cấp phát vật tư trong doanh nghiệp 48

3.2 Lập hạn mức cấp phát vật tư nội bộ doanh nghiệp 49

3.3 Lập chứng từ cấp phát vật tư nội bộ doanh nghiệp: 51

3.4 Chuẩn bị vật tư để cấp phát 54

3.5 Tổ chức giao vật tư cho đơn vị tiêu dùng trong doanh nghiệp 54

3.6 Kiểm tra tình hình sử dụng vật tư 56

4 Đánh giá chung về công tác quản lý vật tự của TNHH ANH DŨNG 57

4.1 Ưu điểm 58

4.2 Nhược điểm 58

CHƯƠNG III : GIẢI PHÁP VÀ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY TNHH ANH DŨNG 60

1 Mục tiêu sản xuất kinh doanh 60

2 Giải pháp hoàn thiện công tác quản trị vật tư ở công ty ANH DŨNG 60

2.1.Đề xuất về nghiên cứu thị trường và lựa chọn nhà cung ứng 60

2.2 Đề xuất nâng cao hiệu quả cho hoạt động mua hàng 62

3 Đề xuất hoàn thiện hoạt động sử dụng vật tư 63

KẾT LUẬN 64

LỜI NÓI ĐẦU

Trong những năm gần đây, nền kinh tế nước ta là nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước theo định hướng XHCH Các doanh nghiệp ở Việt Nam có một thuận lợi là tận dụng được vốn kinh nghiệm của thế giới, song cũng gặp phải không ít khó khăn bởi phải đương đầu với một thách thức hoạt động hoàn toàn mới, đó là"cạnh tranh " Doanh nghiệp muốn tồn tại thì phải bứt lên giữa cuộc đọ sức đầy cam go này Vấn đề đặt ra là phải giải quyết vấn đề gì và bằng cách nào, để cạnh tranh được.

Nhiều doanh nghiệp do không thích ứng được với xu thế chung của sự phát triển đã dẫn đến giải thể hoặc phá sản Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp chứng tỏ được sức mạnh của mình đã đi lên từ bước xuất phát rất thấp, trở thành doanh nghiệp hùng mạnh so với nền công nghiệp nước ta hiện nay Nguyên nhân của sự thành công đó là do doanh nghiệp nắm bắt được thực trạng và những nguyên nhân của sự yếu kém, từ đó tận dụng sức mạnh tổng hợp để tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp với xu thế chung, đáp ứng được những đòi hỏi ngày một cao của thị trường mở.

Mỗi doanh nghiệp đều có những yếu tố quan trọng riêng ảnh hưởng mang tính quyết định đến sự tồn tại hay quá trình hoạt động Đối với doanh nghiệp sản xuất thì quá trình sản xuất là khâu quan trọng để có được sản phẩm cung cấp ra thị trường Nó luôn đòi hỏi phải có các yếu tố của sản xuất để hoạt động Trong đó, vật tư kỹ thuật là yếu tố quan trọng nhất vì thiếu vật tư kỹ thuật thì không thể tiến hành hoạt động sản xuất ra của cải vật chất Hơn thế, khi vật tư là đối tượng lao động thì nó là nhân tố quan trọng để nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm, tăng quy mô sản xuất, tạo điều kiện sử dụng hợp lý sức lao động và nguyên, nhiên vật liệu, tiết kiệm các yếu tố vật chất trong sản xuất Bên cạnh đó, những vật tư đóng vai trò là tư liệu lao

động thì đảm bảo đầy đủ, đồng bộ, đúng chất lượng, lại là điều kiện quyết định khả năng tái sản xuất mở rộng Bộ phận này chiếm 60%÷70% cơ cấu giá thành sản phẩm Do đó, nó có vai trò quan trọng trong việc giảm chi phí sản xuất kinh doanh và giá cả sản phẩm Như vậy, công tác quản lý vật tư tốt có ý nghĩa to lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh và sự tồn tại, phát triển của doanh nghiệp.

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác này và sau thời gian thức tập tại công ty, tôi đi sâu nghiên cứu đề tài " Hoàn thiện công tác quản trị vật tư ở công ty TNHH THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ ANH DŨNG ".

Mục đích nghiên cứu của đề tài này là nhằm hoàn thiện công tác tổ chức quản lí vật tư ở công ty Bao gồm từ việc mua sắm vật tư, bảo quản , dự trữ và cấp phát đến việc tổ chức quản lí sử dụng vật tư một cách hợp lí và hiệu quả Trên cơ sở vận dụng tổng hợp cơ sở lý luận, kết hợp với phân tích điều kiện thực tế tại công ty Từ đó đánh giá điểm mạnh, điểm yếu và những nguyên nhân gây ra để đề xuất các biện pháp hoàn thiện.

CHƯƠNG I: SỰ CẦN THIẾT VÀ NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ VẬT TƯ TẠI DOANH NGHIỆP

1 Sự cần thiết và ý nghĩa của công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất.

1.1 Sự cần thiết của công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất.

Vật tư là sản phẩm của lao động được trao đổi mua bán dùng cho sản xuất như: Nguyên, nhiên liệu, máy móc thiết bị dụng cụ phụ tùng Nói rộng ra vật tư chính là tư liệu sản xuất ở dạng tiềm năng không thể thiếu được trong bất kỳ nền sản xuất nào Nhưng để có được vật tư cho sản xuất phải thông qua việc tổ chức quản lý chuẩn bị những vật tư cần thiết để nhằm duy trì hoạt động của doanh nghiệp diễn ra bình thường và liên tục Do đó phải đảm bảo vật tư cho sản xuất là một quá trình kinh tế xã hội.

Trong nền kinh tế gồm nhiều thành phần kinh tế tồn tại và đi lên CNXH ở nước ta hiện nay, việc tổ chức quản lý đảm bảo cân đối về mặt bằng bảo quản tốt vật tư thực hiện cung ứng thường xuyên đầy đủ giữ vai trò và vị trí quan trọng trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Tóm lại, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì phải có chiến lược kinh doanh và khéo léo thâm nhập vào guồng máy của thị trường, tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức gọn nhẹ, năng động, hiệu quả và có những quyết định chính xác, mang lại kết quả cao Có như vậy mới thực hiện tốt nhiệm vụ của mình là bảo quản vật tư cho sản xuất kịp thời đáp ứng nhu cầu tiêu dùng sản xuất xã hội.

Đối với một doanh nghiệp, dù muốn hay không thì ít nhiều cũng phải có tư liệu sản xuất như nguyên vật liệu, nhiên liệu, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải,…những thứ không thể thiếu để tạo ra một loại sản phẩm hàng

hóa phục vụ cho nhu cầu của con người Vậy một cách khái quát có thể hiểu tư liệu sản xuất có hai đặc tính cơ bản:

- Là những vật mà con người có thể nhằm vào nó để biến đổi theo mục đích của mình (đối tượng lao động).

- Là một vật hay hệ vật làm nhiệm vụ truyền dẫn sự tác động của con người lên đối tượng lao động, nhằm biến đổi đối tượng lao động theo mục đích của mình (tư liệu lao động).

Vật tư là một dạng biểu hiện của tư liệu sản xuất (TLSX) TLSX bao gồm ĐTLĐ và TLLĐ những sản phẩm của tự nhiên là những đối tượng lao động do tự nhiên ban cho, song trước hết phải dùng lao động chiếm lấy Chỉ sau khi có sự cải biến những sản phẩm của tự nhiên thành những sản phẩm của lao động, sản phẩm mới có những thuộc tính, tính năng nhất định Do đó không phải đối tượng lao động đều là sản phẩm của lao động Trong số những TLSX có nhà xưởng, hầm mỏ, cầu cống và những công trình kiến trúc khác, ngay từ đầu chúng đã được cố định tại chỗ và khi thành sản phẩm rồi người ta có thể đưa chúng vào sử dụng ngay được thông qua giai đoạn tiếp tục quá trình sản xuất, giai đọan làm cho chúng có được sự hoàn thiện cuối cùng như các sản phẩm khác Những sản phẩm thuộc phạm trù này không thuộc phạm trù vật tư kĩ thuật Vật tư chỉ là một bộ phận quan trọng của TLSX bao gồm tư liệu lao động và đối tượng lao động hiểu theo nghĩa hẹp.

Một vật thể có những thuộc tính khác nhau do đó nó có thể dùng vào nhiều việc Cho nên cùng một sản phẩm có thể làm vật phẩm tiêu dùng hay làm vật tư kĩ thuật Vậy trong mọi trường hợp phải căn cứ vào công dụng cuối cùng của sản phẩm để xem xét nó là một vật tư kĩ thuật hay là sản phẩm tiêu dùng Vật tư kĩ thuật có thể hiểu theo khái niệm như sau:

Vật tư kĩ thuật là sản phẩm của lao động dùng để sản xuất Đó là nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thiết bị máy móc, dụng cụ,…

Từ đó, cũng có khái niệm về quản lý vật tư: Quản lý vật tư là quá trình thực hiện các tác động của con người từ mua vật tư; bảo quản, dự trữ đến việc cung ứng cho sử dụng vật tư để nhằm đạt được các mục tiêu đề ra của công ty.

1.2 Ý nghĩa của công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất

Công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất rất quan trọng vì nền kinh tế bảo đảm vật tư không bảo đảm tính kế hoạch, tính khoa học và sự đồng bộ sẽ dẫn đến tình trạng sản xuất bị ngừng trệ sản phẩm, tiến độ thi công công trình sẽ giảm Số lượng vật tư không đủ thì năng suất lao động trong sản xuất, thi công sẽ giảm.

Trong nền kinh tế thị trường, vấn đề bảo đảm vật tư cho sản xuất lại càng quan trọng Nó đòi hỏi phải có sự tìm tòi, tính toán giá cả, hạch toán giá cả, hạch toán cụ thể đối với từng loại vật tư, số lượng cần dùng để tránh lãng phí vật tư và tiết kiệm vốn lưu động.

Đảm bảo vật tư là đáp ứng các yêu cầu cung ứng đầy đủ các loại vật tư về số lượng chất lượng quy cách cũng như chủng loại kịp thời về thời gian và đồng bộ giúp cho việc tăng năng suất lao động xã hội tiết kiệm được thời gian lao động giảm chi phí không cần thiết.

Tổ chức và quản lý tốt công tác bảo đảm vật tư còn góp phần tiết kiệm vật tư giữ gìn về số lượng và chất lượng cấp phát vật tư theo hạn mức.

Kiểm tra việc sử dụng vật tư cũng là những biện pháp tiết kiệm vật tư quan trọng.

Tổ chức tốt công tác bảo đảm vật tư ảnh hưởng tốt đến công tác vận tải ghép nối vận chuyển hợp lý, giảm cước phí vận chuyển vật tư (Giảm được chi phí lưu thông) dẫn đến giảm được giá thành sản phẩm.

Ngoài ra tổ chức và quản lý tốt đảm bảo vật tư còn có tầm quan trọng trong công tác hạch toán kinh doanh của doanh nghiệp Trong giá thành sản phẩm công nghệ thì vật tư chiếm từ 70- 90% tổng chi phí Vì vậy tổ chức

quản lý tốt bảo đảm vật tư cho sản xuất sẽ làm giảm chi phí dẫn đến hạ giá thành sản phẩm.

2 Nội dung của công tác quản trị vật tư.

Bất cứ một nền sản xuất nào cũng cần vật tư để bảo đảm sản xuất Tổ chức và quản lý bảo đảm vật tư cho sản xuất là một quá trình bao gồm các bư-ớc sau:

2.1 Mua sắm vật tư

Mua sắm vật tư là khâu đầu tiên của quá trình bảo đảm vật tư cho sản xuất Muốn kinh doanh có hiệu quả kinh tế cao, thực hiện tốt nhiệm vụ kinh tế của mình thì ngay khâu đầu tiên này phải hoạt động có chất lượng cao Vì vậy không ngừng đổi mới và nâng cao chất lượng công tác này là nhiệm vụ không thể thiếu được của doanh nghiệp Nó phải có cơ sở khoa học và gồm các nội dung sau:

a) Xác định nhu cầu

Để bảo đảm hoạt động có hiệu quả đòi hỏi các doanh nghiệp phải xác định được đầy đủ các loại nhu cầu vật tư phục vụ đáp ứng cho doanh nghiệp của mình Đối với sản phẩm là thiức ăn chăn nuôi được sản xuất từ nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau như: ngô, khoai, sắn và một số vi lượng cần thiết Để có được sản phẩm có chất lượng, đáp ứng nhu cầu của khách hàng,trong nhiều trường hợp, việc sản xuất được tiến hành theo công thức định sẵn có chỉ rõ hàm lượng phần trăm của mỗi thành phần nguyên vật liệu Nhu cầu được xác định theo 3 bước:

Bước 1:Xác định nhu cầu vật tư để thựcc hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm.

Công thức: Nt = ∑nQiHi

Trong đó:

Qi_khối lượng sản phẩm sản xuất theo kế hoạch tiêu thụ trong kỳ.Hi_trọng lượng tịnh của sản phẩm thứ i.

n_chủng loại sản phẩm.

Bước 2:Xác định nhu cầu vật tư cần thiết cho sản xuất sản phẩm có tính đến

tổn thất trong quá trình sử dụng.Công thức: Nvt =

Ni_Nhu cầu vật tư thứ i.

Hi_Tỷ lệ phần trăm của loại vật tư thứ i.* Nhu cầu vật tư dự trữ:

Đối với loại vật tư cụ thể, cần quy định đại lượng dự trữ sản xuất tối đa và đại lượng dự trữ sản xuất tối thiểu Đại lượng dự trữ sản xuất tối đa bằng dự trữ chuẩn bị cộng dự trữ bảo hiểm cộng dự trữ thường xuyên tối đa Đại lượng dự trữ sản xuất tối thiểu bằng tổng dự trữ chuẩn bị cộng dự trữ bảo hiểm.

b Xác định lượng hàng đặt mua

Khi xác định hàng đặt mua cần phải bảo đảm nguyên tắc không bị ứ đọng ở khâu dự trữ làm ảnh hưởng đến tốc độ chu chuyển vốn Đối với các doanh nghiệp,việc lập kế hoạch mua sắm vật tư chủ yếu do phòng kinh doanh lập,nhưng thực tế có sự tham gia của nhiều bộ phận khác có liên quan trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp Để xác định được lượng hàng cần đặt mua doanh nghiệp cần thực hiện các bước công việc sau:

Giai đoạn chuẩn bị: Đây là giai đoạn quan trọng quyết định đến chất lượng và nội dung của kế hoạch vật tư Ở giai đoạn này,cán bộ thương mại doanh nghiệp phải thực hiện các công việc sau:Nghiên cứu và thu thập các thông tin về thị trường các yếu tố sản xuất,chuẩn bị các tài liệu về phương án sản xuất_kinh doanh,rà xét bổ xung và xây dựng hệ thống mức tiêu dùng vật tư tính toán lượng vật tư tồn kho ở các phân xưởng,các công đoạn sản xuất và ccả doanh nghiệp….

Giai đoạn xác định số lượng vật tư tồn kho đầu kỳ kế hoạch và lượng vật tư động viên tiềm lực nội bộ doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp,số lượng vật tư này thường được xá định theo phương pháp ước tính va phương pháp định mức.

Odk = Ott +Nh – XTrong đó:

Odk: Tồn kho ước tính đầu kỳ kế hoạch.

Ott: Tồn kho thực tế tại thời điểm lập kế hoạch.

Nh: Lượng vật tư ước nhập kể từ thời điểm lập kế hoạch đến đầu năm kế hoạch.

X: Lượng vật tư ước xuất ra kể từ thời điểm lập kế hoạch đến đầu năm kế hoạch.

Nguồn vật tư động viên tiềm lực nội bộ doanh nghiệp được hình thành chủ yếu từ những nguồn sau đây:

- Nguồn tự tổ chức sản xuất, chế biến.

- Nguồn thu hồi và sử dụng lại phế liệu,phế phẩm.- Nguồn đặt gia công ở bên ngoài doanh nghiệp.

Giai đọan tính toán các loại nhu cầu vật tư của doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp sản xuất, để có được kế hoạch mua vật tư chính xác và khoa

học đòi hỏi phải xác định đầy đủ các loại nhu cầu vật tư cho sản xuất Đây là cơ sở để xác định lượng vật tư cần mua về cho doanh nghiệp.

Giai đoạn kết thúc của lập kế hoạch mua sắm vật tư là xác định số lượng vật tư hàng hoá cần phải mua về cho doanh nghiệp.Doanh nghiệp cần phải xác định số vật tư mua trên thị trường theo phương pháp cân đối,nghĩa là:

c Đặt hàng và ký kết hợp đồng mua bán

Đặt hàng là cơ sở quan trọng để ký kết hợp đồng kính tế về mua bán hàng hoá Hợp đồng mua bán hàng hóa là một loại văn bản có tính chất pháp lý được hình thành trên cơ sở thoả thuận một cách bình đẳng tự nguyện giữa các chủ thể nhằm xác lập thực hiện và chấm dứt mọi quan hệ trao đổi hàng hoá.

2.2 Tiếp nhận và bảo quản vật tư

Tất cả những vật tư thiết bị kỹ thuật được mua sắm cho doanh nghiệp phải được tổ chức tiếp nhận bảo quản tốt.

Để đảm bảo được yêu cầu đó bộ phận tiếp liệu phải chọn phương tiện vận chuyển thuận lợi nhất là giảm được thời gian vận chuyển và số lần bốc dỡ tránh hao hụt mất mát trong vận chuyển.

Khi hàng về, doanh nghiệp cần tổ chức tốt công tác tiếp nhận và bảo quản hàng hoá Mục đích của công tác này là kiểm tra việc thực hiện các hợp đồng mua bán vật tư hàng hoá về nguyên vẹn bảo đảm số lượng và chất lượng Ai là người chịu trách nhiệm về những hao hụt và hư hỏng hàng hoá Trong thương mại việc tiếp nhận theo hai giai đoạn Tiếp nhận hàng từ doanh nghiệp thương mại và tiếp nhận tại kho của doanh nghiệp sản xuất: Việc tiếp nhận hàng về số lượng và chất lượng được thực hiện ở doanh nghiệp theo hai phương pháp chủ yếu: phương pháp kiểm tra toàn bộ và phương pháp kiểm tra điển hình.

Tổ chức tiếp nhận sẽ tạo điều kiện cho thủ kho nắm chắc được số lượng chất lượng, chủng loại vật tư, hạn chế nhầm lẫn Tiếp nhận chính xác quy cách chủng loại vật tư đã ghi trong hợp đồng, hoá đơn phiếu giao hàng để chuyển nhanh vật tư vào kho theo sự bố trí sắp xếp trong kho Mặt khác công tác tiếp nhận còn phải bảo đảm loại vật tư nhập kho phải có giấy tờ hợp lệ và phải qua bộ phận kiểm nhận, kiểm định chính xác Nếu vật tư mua về sai quy cách, không bảo đảm chất lượng hoặc thiếu hụt phải có biên bản xác nhận.Thủ kho phải ghi đầy đủ số thực nhập và cùng người giao hàng ký rồi chuyển cho bộ phận có trách nhiệm kí vào sổ giao, nhận chứng từ.

Sau khi vật tư được tiếp nhận vào kho, phòng vật tư, các doanh nghiệp phải tổ chức quản lí và bảo quản hàng ở kho Kho là nơi dự trữ bảo quản hàng hóa, vật tư, thiết bị trước khi đưa vào sử dụng Tuỳ thuộc vào các tính chất, đặc điểm của vật tư mà kho của doanh nghiệp được xây dựng theo nhiều kiểu khác nhau với diện tích, dung tích phù hợp.

Kho phải được bố trí ở nơi khô ráo, thoáng mát với hệ thống thiết bị cần thiết cho bảo quản sắp xếp thuận tiện cho việc chuyên chở, xuất nhập vật tư Vật tư trong kho phải được sắp xếp hợp lí tuỳ theo đặc điểm của các thiết bị, vật

tư Tránh hư hỏng, làm xuống cấp vật tư Tận dụng tối đưa diện tích kho Đảm bảo an toàn trong kho tránh mất mát cũng như hoả hoạn cháy nổ xảy ra.

Xu hướng trong nền kinh tế thị trường là kho doanh nghiệp xây dựng không đáng kể mà chỉ tập trung ở khâu lưu thông Vật tư được bảo

quản tùy thuộc vào tính chất lý hoá mà bố trí sắp xếp theo từng loại kho Theo yêu cầu: dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra, ở thời điểm nào cũng sẵn sàng cấp phát kịp thời theo tiến độ.

2.3 Cấp phát vật tư

Đây là vấn đề hết sức quan trọng, tổ chức tốt sẽ bảo đảm cho sản xuất hoạt động của doanh nghiệp được nhịp nhàng góp phần tăng năng suất lao động của công nhân tăng thêm vòng quay của vốn lưu thông doanh nghiệp, nâng cao chất lượng và hạ giá thánh sản phẩm v.v.

Việc cấp phát vật tư được tiến hành theo hạn mức Hạn mức là lượng vật tư quy định cho từng hạn mục công trình để các bộ phận thực hiện nhiệm vụ được giao Hạn mức cấp phát nâng cao trách nhiệm của từng bộ phận trong việc sử dụng số lượng vật tư lĩnh được một cách hợp lý và tiết kiệm Nâng cao trách nhiệm của phòng vật tư trong việc quản lý số lượng vật tư quy định trong hạn mức đầy đủ kịp thời và đúng quy cách, phẩm chất góp phần chấn chỉnh và củng cố công tác kho tàng, giảm số lượng chứng từ và đơn giản hoá công tác hạch toán ban đầu về cấp phát vật tư.

Căn cứ vào tiên lượng công trình và lệnh của giám đốc phòng vật tư lập phiếu xuất kho dưới các dạng khác nhau tùy theo đối tượng và phương thức xuất hàng.

2.4 Quyết toán sử dụng

Việc tổ chức quản lý bảo đảm vật tư đầu vào không chỉ dừng lại ở việc mua sắm, tiếp nhận vận chuyển vật tư hàng hoá - để nâng cao hiệu quả sử dụng vật tư đòi hỏi các doanh nghiệp phải định kỳ quyết toán vật tư sử dụng

việc quyết toán nhằm: tính toán lượng vật tư thực chi có đúng mục đích không ? Việc sử dụng các yếu tố vật chất có tuân thủ các định mức tiêu dùng hay không? Lượng vật tư tiết kiệm được hoặc bội chi, nguyên nhân gây lãng phí trong sử dụng vật tư ở doanh nghiệp Ở các doanh nghiệp có thể áp dụng ba phương pháp sau để quyết toán vật tư :

- Phương pháp kiểm kê: Theo phương pháp này trên cơ sở số liệu kiểm tra thực tế tồn kho vật tư ở phân xưởng đầu kỳ và cuối kỳ báo cáo và số lượng vật tư xuất trong kỳ để xác định thực tế vật tư chi phí áp dụng công thức.

+ Phương pháp đơn hàng:

Trên cơ sở các số liệu về kết quả sử dụng vật tư được xác định bằng cách so sánh thực chi với mức quy định được tính sau khi thực hiện hợp đồng.

+ Quyết toán theo từng lô hàng cấp ra:

Là phương pháp thường xuyên và thiết thực nhất, cấp phát vật tư được tiến hành theo mức quy định và được dùng vào việc thực hiện nhiệm vụ sản xuất.

Mức chi phí quy định được tính bằng cách lấy số thành phẩm nhân với mức tiêu dùng vật tư So sánh thực thi với mức quy định về vật tư ta biết được sự chênh lệch với mức tiết kiệm hay bội chi.

3.Các nhân tố tác động đến quản trị vật tư trong doanh nghiệp.

3.1.Các nhân tố thuộc về kỹ thuật sản xuất của doanh nghiệp.

Cần phải khảo sát, phân tích tỉ mỉ dựa trên các tài liệu kỹ thuật_công nghệ của quy trình công nghệ đang áp dụng tại doanh nghiệp Đó là các yêu cầu về kỹ thuật công nghệ chế tạo sản phẩm,các loại nguyên nhiên vật liệu chính,nguyên nhiên vật liệu phụ,các loại phụ gia,hoá chất…các phương pháp gia công ,chế biến sản phẩm,cũng như yêu cầu về số lượng,chất lượng,tỷ lệ chất hữu ích,chất phụ gia…Cần phân tích,tính toán đầy đủ,toàn diện các khâu chế tạo,từ nguyên vật liệu đầu vào đến nhập kho thành phẩm, để xác định

đúng đắn các chi phí nguyên vật liệu tạo thành sản phẩm,các hao phí trong quá trình công nghệ như các hao phí về công nghệ,phế liệu ,phế phẩm,sản phẩm hư hỏng,về các sự cố trong sản xuất do điều kiện khách quan,bất khả kháng,do thiếu dụng cụ,công cụ chuyên dùng,do công nghệ lạc hậu,không đồng bộ hoặc đã sử dụng quá hạn hoặc tận dụng… Đồng thời,cũng cần phải tính đến khả năng nghiên cứu cải tiến, áp dụng kinh nghiệm tiên tiến, áp dụng công nghệ mới,bổ xung,thay thế…kể cả những biện pháp cải tạo điều kiện sản xuất như nhà xưởng hoàn chỉnh hơn,có trang bị máy điều hoà nhiệt độ,tăng cường ánh sáng…để người công nhân có điều kiên tốt hơn trong việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu,giảm bớt hư hỏng,phế liệu,phế thải,cũng như tăng cường được chất lượng sản phẩm sản xuất ra.

Sơ đồ cấu tạo sản xuất thức ăn

3.2 Các nhân tố thuộc về tổ chức và quản lý sản xuất của doanh nghiệp.

Tuỳ theo chức năng của các đơn vị, đơn vị phụ trách hậu cần vật tư cho sản xuất:cung ứng các nguyên liệu,vật liêụ ,nguyên liệu ,hoá chất,phụ tùng cũng như máy móc thiết bị bổ xung,thay thế….Trong các nhân tố này,việc tổ chức điều hành của các tổ trưởng sản xuất,của các cấp quản lý sản xuất với

Nguyên liệu thô (ngô, sắn, khô đỗ)

Vi lượng

Bao bì

Sản phẩm

trình độ về nghề nghiệp và kinh nghiệm trong tổ chức sản xuất,cũng như trình độ của đội ngũ công nhân viên có ý nghĩa quan trọng,quyết định việc thực hiện có hợp lý và tiết kiệm hay không.Ta lấy ví dụ:Với quy trình công nghệ hợp lý và thiết kế sản phẩm hoàn hảo,nhưng việc cung ứng nguyên liệu,vật liệu không đúng quy cách,chủng loại,chát lượng không đảm bảo,lại không kịp thời gian yêu cầu… thì không thể bảo đảm chế tạo ra sản phẩm đúng tiêu chuẩn chất lượng,chi phí nguyên nhiên vật liệu lại giảm so với định mức và tiết kiệm được thời gian sản xuất.Hay cũng điều kiện như trên những người lãnh đạo sản xuất không có trình độ kỹ thuật công nghệ đáp ứng,công nhân lại thiếu kinh nghiệm trong điều hành sản xuất,lơ là trong việc kiểm tra,việc nhập xuất nguyên vật liệu,việc chế biến trong các công đoạn…sẽ dẫn đến phế liệu,phế thải nhiều Ở đây, chúng ta chưa nói đến việc quản lý chặt chẽ các nguyên vật liệu,tránh được hiện tượng mất mát, đổi chác,sử dụng không đúng quy cách,chất lượng nguyên vật liệu không đảm bảo…,việc dự trữ,bảo quản nhiên nguyên vật liệu bị hư hao,biến chất mất mát; cũng như tính tự giác,tính tích cực và đoàn kết của tập thể đội ngũ công nhân trong sản xuất của doanh nghiệp không cao.

Như vậy,các nhân tố về tổ chức và quản lý sản xuất của doanh nghiệp có ý nghĩa kinh tế đặc biệt tạo thành sự chủ động của đội ngũ nhưng người sử dụng các yếu tố khách thể để chế tạo ra sản phẩm mới.Chính bản thân yếu tố này cũng có hao phí về nguyên vật liệu.Do đó ngay từ đầu,phải tính đến hao phí nguyên vật liệu của các yếu tố thuộc về tổ chức và quản lý sản xuất của doanh nghiệp.Mức độ hao phí này tuỳ thuộc rất lớn vào trình độ,kinh nghiệm và sự hoàn thiện của tổ chức quản lý sản xuất,tổ chức và quản lý hậu cần vật tư của doanh nghiệp sản xuất kinh doanh.

Sơ đồ về kết cấu sản xuất

4.Phương pháp tính chi phí và giá thành.

Đăc thù của Công ty là sản xuất nhiều sản phẩm và mỗi sản phẩm lại có nhiều mã và có khối lượng sản xuất khác nhau Mỗi mã này đòi hỏi chi phí khác nhau và giá thành Công ty phân loại chi phí theo khoản mục để tính được giá thành sản phẩm, bao gồm:

- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Chi phí nhân công trực tiếp

- Chi phí sản xuất chung

- Chi phí quản lí doanh nghiệp.- Chi phí bán hàng.

Quản lý sản xuất

Tổ đổ NVL

Tổ

trộn nghiềnTổ Tổ ra bao mayTổ

Tổ thành phẩm

Tổ đổ

liệutrộnTổ nghiềnTổ hơiLò Ép baoRa May Thành phẩm

Trong đó chi phí sản xuất chung chi phí quản lí doanh nghiệp và chi phí bán hàng được đưa vào giá thành từng sản phẩm theo phương pháp phân bổ Tiêu thức phân bổ thường là tiền lương nhân công trực tiếp.

Giá thành kế hoach do bộ phận kế hoạch thực hiện, tính toán trước khi sản xuất ra sản phẩm đó theo năm khoản mục chi phí Từ đó xác định được giá thành toàn bộ sản phẩm.

GTTB = (GTPX + CPGT) *∑SPTrong đó:

• GTTB: giá thành toàn bộ • GTPX: giá thành phân xưởng• CPGT: chi phí gián tiếp• ∑SP: tổng sản phẩm

Giá thành thực tế được bộ phận tài chính thực hiện bằng phương pháp thu thập tổng hợp số liệu trong quá trình sản xuất và cuối kỳ sản xuất sản phẩm.

Ztt = C + Dđk - Dck

Trong đó:

• Ztt: tổng giá thành sản phẩm thực tế• C: Tổng chí phí sản xuất trong kỳ

• Dđk,Dck: chi phí sản phẩm dở dang đầu và cuối kỳ.Từ đó cũng xác định được giá thành đơn vị sản phẩm (Zđv)

Ztt

Zđv =

Tổng sản lượng hoàn thành

5 Yêu cầu về quản trị vật tư của công ty ANH DŨNG.

Mua Vật tư là một nghiệp vụ cơ bản ở DNSX, là khâu hoạt động nghiệp vụ dầu tiên của quá trình sản xuất sản phẩm Nếu không làm tốt công tác mua Vật tư – tư liệu sản xuất của doanh nghiệp – thì sẽ làm đình trệ quá trình sản xuất.

Mua vật tư không những tạo đủ tư liệu cho sản xuất mà còn ảnh hưởng đến kết quả sản xuất của doanh nghiệp Thật vậy, nếu không mua được vật tư hoặc vật tư không đáp ứng đủ tiến độ sản xuất thì sẽ làm sản xuất bị gián đọan, lãng phí lao động, thời gian khấu hao của máy móc…Còn nếu mua vật tư có chất lượng kém không đúng tiêu chuẩn sẽ ảnh hưởng xấu tới chất lượng đầu ra của sản phẩm Giá mua của vật tư còn ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm Do đó, ảnh hưởng tới lợi nhuận và tính cạnh tranh của doanh nghiệp.

*Hành vi mua vật tư của DNSX.

DNSX là một tổ chức Do đó, việc mua sắm hàng tư liệu sản xuất có sự tham gia của nhiều thành viên và việc mua sắm có tính chất chuyên nghiệp Họ là những người được đầo tạo chuyên nghiệp để đảm nhiệm việc mua các mặt hàng TLSX việc mua sắm đó thường phải được tính tóan rất kỹ lưỡng, có tính chiến lược, trước khi quyết định mua Vì việc mua loại tư liệu (Vật tư) nào, giá bao nhiêu, mua ở đâu và số lượng bao nhiêu? Có ảnh hưởng rất lớn đến kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Đó là chất lượng, giá thành sản phẩm, những yếu tố có liên quan đến sự sống còn của doanh nghiệp

Việc mua sắm của doanh nghiệp sản xuất không bao giờ giản đơn Bởi việc đi đến quyết định mua thì tổ chức mua chịu ảnh hưởng của rất nhiều kích thích từ bên trong và bên ngoài Từ đó họ phải tiến hành phân tích để đi đến quyết định cụ thể Hành vi của họ bao gồm:

- Lựa chọn loại hàng hóa vật tư - Lựa chọn nhà cung cấp

- Lựa chọn thời gian mua- Lựa chọn khối lượng mua- Điều kiện thanh tóan

Có mô hình giản đơn về hành vi mua TLSX của tổ chức như sau:

Hình 2.2 Mô hình về hành vi mua hàng TLSX

Số lượng hàng TLSX trong mỗi lần mua sắm khác nhau, phụ thuộc vào các tình huống mua Căn cứ vào tính chất mua (mua lần đầu hay mua lại) khối lượng thông tin và các dạng thông tin cần thiếtSố lượng những lựa chọn được người mua xem xét.

*Quy trình nghiệp vụ hàng TLSX

Một tiến trình mua hàng TLSX hoàn chỉnh bao gồm 8 bước (giai đọan) cơ bản:

Môi trườngKích thích

Kích thíchkhácSản phẩm

Phân phốiGiá cảXúc tiếnbán hàng

Kinh tếChính trịCông nghệVăn hóaCạnh tranh…

Người mua TLSX

Phản ứng đáp lại

Trung tâm mua

( Những ảnh hưởng qua lại giữa các cá nhân và từng cá nhân)

- Lựa chọn hàng hóa

- Lựa chọn nhà cung ứng

- Lựa chọn thời gian mua

- Lựa chọn khối lượng mua- Điều kiện thanh toán

Quá trìnhquyết định

mua

Quy trình nghiệp vụ mua hàng TLSX

+ Nhận thức vấn đề

Tiến trình mua được bắt đầu từ lúc có ai đó trong công ty ý thức được vấn đề (hay nhu cầu) cần phải mua sắm TLSX nhận thức vấn đề có thể xảy ra như một kết quả của kích thích bên trong hoặc bên ngoài:

Những kích thích bên trong gồm:

- Quyết định sản xuất sản phẩm mới của công ty làm nảy sinh nhu cầu về trang thiết bị, nguyên vật liệu mới hoặc bổ sung.- Đổi mới trang bị lại TSCĐ

Nhận thức vấn đềMô tả khái quát nhu cầuĐánh giá các đặc tính của TLSX

Tìm kiếm các nhà cung ứngYêu cầu chào hànglựa chọn nhà cung ứngLàm các thủ tục đặt hàngXem xét hiệu quả các quyết định

- thay đổi những ngươì cung ứng mới, khi phát hiện ra lợi thế về giá cả, chất lượng vật tư, dịch vụ so với những người cung ứng cũ.

Những tác nhân bên ngoài bao gồm:

- Do tác động chào hàng của người cung ứng qua triển lãm, quảng cáo và những hình thức khác làm nảy sinh ý tưởng mới cho công ty.

- Do ý tưởng mới xuất phát từ ý tưởng cạnh tranh.+ Mô tả khái quát nhu cầu:

Trong bước này, thường người mua có nhu cầu rất lớn về các thông tin liên quan đến hàng hóa dịch vụ mà họ định mua Do đó, họ cần tiến hành nghiên cứu và xếp hạng các chỉ tiêu theo tầm quan trọng của chúng đối với việc sản xuất sản phẩm và hiệu quả kinh tế Các chỉ tiêu được họ tiến hành bao gồm: độ tin cậy, độ chính xác giá cả và những tiêu chuẩn mong muốn khác liên quan đến mua và sử dụng TLSX cho nhu cầu sản xuất.

Có những nhóm nhân tố sau ảnh hưởng đến nhu cầu vật tư của DNSX:1 Tiến bộ khoa học kỹ thuật trong sản xuất: nhân tố tổng hợp này phản

ánh tiến bộ khoa học kỹ thuật trong lĩnh vực sản xuất và sử dụng vật tư như chế tạo những máy móc thiết bị có tính năng kỹ thuật cao, sử dụng những vật liệu mới và sử dụng có hiệu quả nguồn vật tư.

2 Quy mô sản xuất ở các ngành, các doanh nghiệp: nhân tố này ảnh hưởng trực tiếp tới khối lượng vật tư tiêu dùng và do đó ảnh hưởng khối lượng nhu cầu vật tư Quy mô sản xuất càng lớn thì khối lượng vật tư tiêu dùng càng nhiều và do đó nhu cầu vật tư càng tăng Theo đà phát triển kinh tế, quy mô sản xuất ngày càng tăng và điều đó đòi hỏi nhu cầu và cầu vật tư ngày càng lớn trong nền kinh tế.

3 Cơ cấu khối lượng sản phẩm sản xuất : thay đổi theo nhu cầu thị trường và sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, đặc biệt thay đổi theo trình độ sử dụng vật tư tiêu dùng và cải tiến chất lượng sản phẩm từ những vật tiêu dùng Điều này ảnh hưởng tới cơ cấu vật tư tiêu dùng và do đó tới cơ cấu của nhu cầu vật tư.

4 Quy mô của thị trường vật tư: Quy mô của thị trường thể hiện ở số lượng doanh nghiệp tiêu dùng vật tư và quy cách chủng loại vật tư mà các doanh nghiệp có nhu cầu tiêu thụ trên thị trường; quy mô của thị trường càng lớn thì nhu cầu vật tư càng nhiều.

5 Cung vật tư hàng hóa trên thị trường: Cung vật tư thể hiện khả năng Vật tư có trên thị trường và khả năng đáp ứng nhu cầu vật tư của các đơn vị tiêu dùng Cung vật tư tác động cầu vật tư thông qua giá và do đó đến toàn bộ nhu cầu.

6 Nhân tố khác:

- Các nhân tố xã hội phản ánh mục tiêu cải thiện điều kiện lao động trong các ngành sản xuất, ảnh hưởng của những nhân tố này được xác định bằng các chỉ tiêu như trình tự cơ giới hóa, tự động hóa sản xuất và cải thiện điều kiện lao động…

- Khả năng thanh toán của các doanh nghiệp tiêu dùng vật tư.- Giá cả vật tư hàng hóa và chi phí sản xuất kinh doanh.

Nghiên cứu sự tác động của các nhân tố đến nhu cầu vật tư được thể hiện theo từng nhóm và cho từng loại vật tư, cũng như cho từng loại nhu cầu có tính đến các giai đọan khác nhau của công tác kế hoạch hóa Quá trình này có ý nghĩa quan trọng trong công tác nghiên cứu và dự báo thị trường.

Riêng về máy móc thiết bị sử dụng ở doanh nghiệp thì việc tính toán nhu cầu thường căn cứ vào thực trạng sử dụng để có kế hoạch mua sắm bổ sung thêm Nhìn chung đối với các doanh nghiệp công nghiệp, nhu cầu về

thiết bị máy móc gồm nhu cầu dùng để lắp máy sản phẩm, thay thế số thiết bị máy móc thải loại, thiết bị cho các công trình xây dựng mới và nhu cầu thiết bị để mở rộng năng lực thiết bị hiện có.

+ Đánh giá các đặc tính TLSX

Việc đấnh giá các đặc tính TLSX được thực hiện bởi một nhóm các chuyên gia kỹ thuật của công ty Nhiệm vụ của họ là dựa vào việc phân tích giá trị để xác định ưu thế của hàng hóa TLSX, không chỉ ở phương diện kỹ thuật mà cả phương diện kinh tế.

+ Tìm kiếm các nhà cung ứng

Ở giai đọan này người mua TLSX cố gắng phát hiện những người cung cấp thích hợp nhất Họ tiến hành phân tích các công ty cung ứng TLSX dựa vào các nguồn thông tin khác nhau Nguồn thông tin cơ bản được người mua TLSX sử dụng gồm:

- Các ấn phẩm thương mại, quảng cáo, niên giám điện thoại, triển lãm, - Qua mạng internet

- Trực tiếp tiếp xúc với người cung ứng- Thông tin nội bộ

Kết quả của việc phân tích là xếp hạng các nhà cung ứng thuộc diện “có khả năng lựa chọn” tùy vào loại TLSX mà các tiêu chuẩn liên quan đến lựa chọn nhà cung cấp được sắp xếp theo thứ tự khác nhau.

+ Yêu cầu chào hàng

Ở giai đoạn này, các công ty mua TLSX sẽ mời các nhà cung ứng thuộc diện sẽ được lựa chọn trực tiếp chào hàng Người mua sẽ so sánh các tiêu chuẩn mà họ yêu cầu về TLSX với những tiêu chuẩn mà người chào hàng đưa ra để quyết định lựa chọn người cung ứng.

+ Lựa chọn nhà cung ứng

Trong giai đọan này các thành viên của trung tâm mua sẽ nghiên cứu kỹ lưỡng các bản chào hàng và lựa chọn người cung ứng Họ không chỉ phân tích, xem xét năng lực kỹ thuật mà còn có khả năng thực hiện hợp đồng và dịch vụ sau khi bán của các công ty cung ứng đang cạnh tranh với nhau.

Thuộc tính và tầm quan trọng của thuộc tính mà trung tâm mua sử dụng phân tích tùy thuộc vào loại TLSX mà họ định mua, vào yêu cầu mà họ muốn có khi sử dụng TLSX đó Song nhìn chung những thuộc tính sau đây thường được họ quan tâm lựa chọn để đánh giá:

- Tiêu chuẩn hiệu suất

- Tiêu chuẩn kinh tế (giá cả và chi phí liên quan đến mua sắm)- Tiêu chuẩn thích hợp (mức độ lợi nhuận)

- Tiêu chuẩn thích nghi- Tiêu chuẩn pháp lý

Trước khi có quyết định sau cùng về việc lựa chọn nhà cung ứng, có thể một số người mua vẫn tiếp tục thương lượng Và rất nhiều trường hợp, quyết định của họ phụ thuộc vào kết quả của sự thương lượng này.

Tuy nhiên, có nhiều công ty mua TLSX chọn nhiều nhà cung ứng để tránh sự lệ thuộc và rủi ro trong việc mua sắm.

+ Làm các thủ tục đặt hàng

Đây là bước người mua thực hiện các thủ tục đặt hàng với người bán Phần lớn công việc thực hiện theo các bước này mang tính chất nghiệp vụ do các nhân viên mua hàng chuyên nghiệp cùng với các đại diện bán chuyên nghiệp trao đổi và ký kết các hợp đồng mua bán những kỳ hạn hai bên cùng thỏa thuận.

Bước này cả hai bên cùng cố gắng cụ thể hóa các điều kiện và yêu cầu liên quan đến việc mua bán như: số lượng, quy cách, phẩm chất, giá cả, danh

mục mặt hàng, các loại hình dịch vụ, phương thức thời hạn giao hàng và thanh toán.

Điểm quan trọng nhất mà người mua quan tâm là việc ký kết hợp đồng mua bán dễ dàng hay khó khăn? Sự đáp ứng của người bán hàng về những điều mà họ muốn điều chỉnh như thế nào?

+ Xem xét hiệu quả các quyết định (đánh giá việc thực hiện)

Trong giai đọan này, người mua tiến hành xem xét việc thực hiện của bên bán và tổng hợp thông tin cho kỳ sau.

Những tình huống mua lặp lại có thể thay đổi hoặc mua lặp lại không thay đổi, người mua có thể bỏ bớt một số giai đoạn hoặc có thể bổ sung những giai đọan khác vào quá trình mua của họ.

6 Họat động dự trữ vật tư – TLSX trong DNSX.

Dự trữ là việc tích lũy một số lượng NVL đầu vào hoặc một số lượng sản phẩm ở đầu ra nhằm đảm bảo cho việc sản xuất được liên tục hoặc kịp thời cung cấp nhu cầu về hàng hóa, dịch vụ cho thị trường Thông thường giá trị hàng dự trữ có thể chiếm tới 40-50% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp Chính vì vậy, việc quản lý dự trữ được đặt thành một nhiệm vụ quan trọng trong quản lý sản xuất.

Quản lý dự trữ nhằm giải quyết mâu thuẫn sau: để đảm bảo sản xuất liên tục, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của thị trường trong bất kỳ tình huống nào thì có xu hướng tăng lượng dự trữ ngược lại nếu lượng dự trữ tăng lên thì doanh nghiệp phải tốn một khoản vốn lưu động đáng kể cho việc mua hàng dự trữ và chi phí cho việc tồn trữ Trong trường hợp này, các nhà quản lý lại muốn giảm lượng dự trữ Mâu thuẫn này chỉ có thể được giải quyết khi dự trữ hợp lý Nghiên cứu quản trị hàng dự trữ hợp lý sẽ nhằm vào việc giải quyết hai vấn đề sau:

- Lượng hàng đặt bao nhiêu là hợp lý?

- Thời điểm đặt hàng vào lúc nào là thích hợp?

* Vai trò của quản lý dự trữ.

Quản lý dự trữ có vai trò quan trọng vì các lý do cơ bản sau:

- Các nhà cung cấp không thể đáp ứng được đúng lúc số lượng, chủng loại, chất lượng vật tư – hàng hóa đúng thời điểm mà ta cần.

- Một số trường hợp do dự trữ vật tư – hàng hóa mà người ta đã thu được lợi nhuận cao

- Cần có kho vật tư – hàng hóa để duy trì hoạt động bình thường, giảm sự bất thường

- Có dự trữ tốt mới đáp ứng kịp thời các nhu cầu của khách hàng

quản lý tốt dự trữ vật tư – hàng hóa góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Có hai hệ thống dự trữ: hệ thống dự trữ nhiều giai đọan và hệ thống dự trữ nhiều cấp.

- Hệ thống dự trữ nhiều giai đọan: quá trình sản xuất sản phẩm nếu được chia ra nhiều giai đọan, công nghệ khác biệt hoặc tách nhau thì giữa các giai đọan đó cần có dự trữ Do vậy chúng ta cần quan tâm tới quản lý tới dự trữ theo nhiều giai đọan đó Trong hệ thống dự trữ này, vật tư hàng hóa bị thay đổi về hình thái vật chất qua các giai đọan.

- Hệ thống dự trữ nhiều cấp: Vật tư – hàng hóa về cơ bản không thay đổi về hình thái vật chất qua các cấp từ công ty sản xuất đến các kho hàng, các đại lý, người bán buôn, người bán lẻ

* Hệ thống quản lý dự trữ.

+ Khi nào đặt hàng? Vấn đề đặt ra với các nhà quản lý dự trữ là trả lời hai câu hỏi khi nào đặt hàng và đặt hàng bao nhiêu?

Trả lời câu hỏi này nhằm xác định sự kiện bắt đầu thực hiện việc đặt hàng Có hai hệ thống chính được sử dụng

- Người đặt hàng cung ứng vật tư (hoặc phát lệnh sản xuất tạo ra yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất) theo chu kì cố định: theo tuần, tháng, năm,

- Người ta đặt hàng khi mức dự trữ giảm xuống một mức tối thiểu gọi là dự trữ báo động đặt hàng họăc đặt hàng khi hết hàng hoàn toàn.

+ đặt hàng bao nhiêu?

- Lượng đặt hàng tùy theo khả năng của kho chứa Tuy nhiên, mua theo khả năng chứa của kho có thể chúng ta dự trữ quá mức cần thiết hoặc là dự trữ không đủ.

- Theo khả năng về vốn Tình trạng cũng có thể xảy ra như trên, tức là hoặc quá trình thừa hoặc là thiếu, có khi là mua quá nhiều không đủ kho để chứa.

- Tùy theo mức tiêu dùng vật tư hàng hóa (theo dự báo hay dự tính) từ lần đặt hàng này tới lần đặt hàng sau Phương pháp này khá tốt nếu ta dự báo chính xác mức tiêu dùng.

- Tùy theo mức độ khó khăn của đặt hàng, mức chi phí để đặt hàng và chi phí bảo quản hàng hóa, tùy theo giá trị của vật tư hàng hóa.

Trên thực tế, người ta vẫn thường chọn giữa hai hệ thống quản lý dự trữ:+ hệ thống có số lượng cố định và chu kỳ thay đổi (hệ thống điểm đặt hàng)

+ Hệ thống có chu kỳ cố định và số lượng thay đổi (hệ thống tái tạo số lượng định kỳ)

• Hệ thống điểm đặt hàng

Hệ thống này nhằm đạt được một số lượng vật tư Q xác định mỗi khi mức dự trữ giảm xuống một mức xác định gọi là điểm đặt hàng Ngày thực hiện đặt hàng thay đổi, nếu như yêu cầu giảm, điểm đặt hàng đạt muộn hơn.

Nguyên tắc của hệ thống này là thực hiện việc đặt hàng khi mức dự trữ giảm xuống một mức lý thuyết ( gọi là điểm đặt hàng) hay dự trữ báo động (điểm báo động) Mức dự trữ này đảm bảo yêu cầu bán hàng hoặc yêu cầu cho sản xuất cho đến khi nhận được hàng từ người cung cấp Vì vậy, mức dự trữ báo động nhỏ nhất là bằng yêu cầu trong thời kỳ thu nhận (từ lúc đặt hàng cho đến lúc nhận hàng vào kho) nếu không sẽ thiếu sản phẩm để bán hoặc thiếu sản phẩm cung cấp cho quá trình sản xuất.

Hệ thống mua sắm vật tư theo điểm đặt hàngMức dự trữ.

t1, t2, t3 là khoảng thời gian định kỳ giữa hai lần đặt hàng

Q1, Q2, Q3 là lượng vật tư hàng hóa mua sắm ở cuối của t1, t2, t3

Qo là lượng vật tư lớn nhất trong kho

R là lượng vật tư hiện còn tại thời điểm đặt hàngQd là lượng vật tư dự trữ bảo hiểm

Qnd là lượng vật tư hàng hóa tiêu dùng cho sản xuất kinh doanh bình quân một ngày đêm.

DQnd =

Với D là nhu cầu vật tư hàng năm.

TL là thời gian thực hiện đơn đặt hàng, đó là khoảng thời gian từ khi đặt hàng mua vật tư đến khi vật tư nhập kho Nếu hết hàng ta mới tiến hành mua hàng, khi đó R=0 Nếu nhà cung cấp giao hàng ngay lập tức, tL=0

Hệ thống này có ưu điểm khi yêu cầu người cung cấp sẽ chuyển tới một số lượng hàng hóa luôn cố định đã định trước, nhưng thời gian giao hàng của các lần không bằng nhau Nếu nhu cầu vật tư hàng hóa cho sản xuất kinh doanh tăng hoặc có biến động lớn, ta vẫn có thể đặt hàng kịp thời(nếu các nhà sản xuất luôn sẵn sàng).

Trong hệ thống này người quản lý phải có các biện pháp theo dõi chặt chẽ lượng dự trữ còn tồn kho để biết rõ khi nào cần đặt hàng.

Tóm lại, hệ thống điểm đặt hàng được áp dụng phù hợp nhất khi thỏa mãn các yếu tố sau:

- Dòng yêu cầu về vật tư hàng hóa có mức biến động lớn.

- Những sản phẩm có giá trị cao cần phải hạn chế tình trạng thiếu hụt sản phẩm dự trữ vì chúng sẽ gây thiệt hại lớn.

- Hệ thống sản xuất linh hoạt- Có dự trữ ở nhà cung cấp.

• Hệ thống tái tạo định kỳ

Nguyên tắc của hệ thống này là ở một thời điểm cố định, hàng tháng, hàng quí,… người ta đánh giá mức dự trữ còn lại và đặt hàng một số lượng xác định sao cho mức dự trữ đạt một mức cố định gọi là mức tái tạo dự trữ mức đặt hàng thường bằng mức dự trữ của kỳ trước.

Hệ thống tái tạo định kỳ có:t1 = t2 = t3

Khi mức tái tạo được ấn định ở mức cao, mức dự trữ trung bình sẽ cao và chi phí bảo quản sẽ lớn Ngược lại, nếu mức tái tạo quá thấp, chúng ta

được mức dự trữ trung bình thấp nhưng mức độ mạo hiểm (rủi ro) thiếu hụt dự trữ sẽ cao.

Ưu điểm của hệ thống tái tạo định kỳ là người cung cấp sau một thời gian cố định sẽ giao hàng, không cần biết tình hình sản xuất của công ty như thế nào Số lượng một lần giao hàng thay đổi tùy theo số lượng tồn kho Ngược lại, hệ thống sẽ làm gián đọan sản xuất kinh doanh trong nội bộ chu kỳ, một khi có sự thay đổi đột ngột của nhu cầu vật tư – hàng hóa làm cho hệ thống không thể thích ứng được Để tránh điều đó, người ta phải chấp nhận mức độ dự trữ bảo hiểm lớn.

Tóm lại, hệ thống tái tạo định kỳ có hiệu quả khi có các điều kiện sau:- Yêu cầu và thời kỳ giao nhận ít thay đổi.

- Sản xuất kinh doanh tiến hành tương đối đều đặn, ít có những biến động lớn.

- Người ta không thể yêu cầu hay đặt hàng một cách thường xuyên từ nhà cung cấp hay quá trình sản xuất

- Các nhà cung cấp luôn tổ chức giao hàng định kỳ thường xuyên cho nhà sản xuất – kinh doanh.

- Hàng hóa có giá trị thấp (hoặc cho phép chậm thanh toán) vì số lượng dự trữ lớn không làm tăng đáng kể chi phí dự trữ.

* Phân loại dự trữ.

Có các loại dự trữ:

- Dự trữ trung bình: thể hiện qui mô lô hàng dự trữ bình quân.

- Dự trữ gốc là dự trữ bảo đảm cho nhu cầu sản xuất giữa các thời điểm nhập hàng.

- Dự trữ bảo hiểm là bộ phận dự trữ để phòng ngừa công tác thu mua tạo nguồn không đúng theo kế hoạch về thời gian số lượng hay chủng loại để đáp ứng nhu cầu đột xuất ngoài dự kiến của công ty.