CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HTTT QUẢN LÝ VÀ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI VIỄN THÔNG THANH HÓA
Cơ sở lý luận về HTTT trong doanh nghiệp và tổng quan về quản lý dự án
Hệ thống Thông tin (HTTT) là sự kết hợp giữa con người, quy trình và tài nguyên nhằm thu thập, xử lý, truyền tải và phát tán thông tin trong một tổ chức HTTT có thể hoạt động theo cách thủ công thông qua các công cụ như giấy và bút, hoặc hiện đại hơn là hệ thống tự động hóa dựa trên máy tính, bao gồm phần cứng, phần mềm và các công nghệ thông tin khác.
Các tổ chức có thể sử dụng các HTTT với nhiều mục đích khác nhau
Trong quản trị nội bộ, hệ thống thông tin (HTTT) đóng vai trò quan trọng trong việc tạo sự thông hiểu, thống nhất hành động và duy trì sức mạnh tổ chức, từ đó giúp đạt được lợi thế cạnh tranh Đối với bên ngoài, HTTT cung cấp thông tin sâu sắc về khách hàng, cải tiến dịch vụ và nâng cao sức cạnh tranh, tạo điều kiện cho sự phát triển Mỗi tổ chức có mô hình HTTT đặc thù, nhưng đều tuân theo quy tắc chung HTTT bao gồm con người, quy trình, dữ liệu và thiết bị, với nhiệm vụ xử lý thông tin từ nhiều bộ phận như kinh doanh, nhân sự và khách hàng Quá trình xử lý thông tin bao gồm các thao tác chuyển đổi thông tin thành dạng dễ sử dụng, giúp hiểu rõ hơn và truyền đạt hiệu quả hơn, có thể ở dạng đồ họa.
Phần cứng là các bộ phận vật lý cụ thể của máy tính hoặc hệ thống mạng, đóng vai trò là thiết bị kỹ thuật hỗ trợ hoạt động trong hệ thống thông tin Đây là những thiết bị hữu hình, có thể nhìn thấy và cầm nắm được.
Phần mềm là tập hợp các câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình, sắp xếp theo thứ tự nhất định để thực hiện chức năng hoặc giải quyết vấn đề Nó có thể bao gồm các ý tưởng trừu tượng, thuật toán và chỉ thị.
Hệ thống mạng máy tính là tập hợp các máy tính độc lập được kết nối với nhau qua các đường truyền vật lý, tuân theo các quy ước truyền thông nhất định.
CSDL là hệ thống thông tin có cấu trúc, được lưu trữ trên thiết bị thứ cấp như băng đĩa và đĩa từ, nhằm phục vụ nhu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người dùng và ứng dụng với các mục đích khác nhau.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) là phần mềm chuyên dụng giúp quản lý hiệu quả các vấn đề liên quan đến CSDL, bao gồm tính chủ quyền, cơ chế bảo mật và phân quyền truy cập Nó cũng hỗ trợ giải quyết tranh chấp trong quá trình truy cập dữ liệu, đảm bảo an toàn và hiệu quả trong việc khai thác thông tin.
Tài nguyên dữ liệu bao gồm các cơ sở dữ liệu (CSDL) được thu thập, lựa chọn và tổ chức một cách khoa học Việc này phải tuân theo một mô hình cấu trúc xác định, nhằm đảm bảo người sử dụng có thể truy cập thông tin một cách dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng.
Con người là yếu tố quan trọng trong việc điều hành và sử dụng hệ thống thông tin (HTTT), bao gồm hai nhóm chính: nhóm người sử dụng HTTT trong công việc và nhóm người xây dựng, bảo trì HTTT.
Hình 2.1 Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT
2.1.3 Hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý (HTTT quản lý) là một hệ thống tích hợp “người-máy” cung cấp thông tin hỗ trợ con người trong sản xuất, quản lý và ra quyết định HTTT quản lý sử dụng các thiết bị tin học, phần mềm, cơ sở dữ liệu (CSDL), thủ tục thủ công và các mô hình để phân tích, lập kế hoạch và đưa ra quyết định quản lý Ngoài ra, đây cũng là một chuyên ngành khoa học, thường được xem là phân ngành của khoa học quản lý và quản trị kinh doanh.
Ngày nay, việc xử lý dữ liệu thành thông tin và quản lý thông tin liên quan đến công nghệ thông tin (CNTT) đã trở thành một phân ngành quan trọng trong toán học, tập trung vào nghiên cứu tích hợp hệ thống máy tính nhằm phục vụ cho các mục đích tổ chức.
Hệ thống xử lý giao dịch thường chỉ phục vụ cho một số chức năng cụ thể hoặc giúp giảm bớt công việc tính toán nặng nề Khi nhu cầu về thông tin tốt hơn và đầy đủ hơn gia tăng, cần thiết phải có hệ thống thông tin quản lý (HTTT quản lý) với hạt nhân là cơ sở dữ liệu hợp nhất HTTT quản lý hỗ trợ nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau và cung cấp cho các nhà quản lý công cụ truy cập thông tin dễ dàng Các chức năng chính của HTTT quản lý bao gồm thu nhập, phân tích và lưu trữ thông tin một cách hệ thống; thay đổi, sửa chữa và tính toán trên các nhóm chỉ tiêu để tạo ra thông tin mới; cũng như phân phối và cung cấp thông tin một cách hiệu quả.
Chất lượng của hệ thống thông tin quản lý được xác định bởi khả năng phản ứng nhanh với các yêu cầu thông tin, tính linh hoạt của hệ thống và độ toàn vẹn, đầy đủ của dữ liệu trong hệ thống.
2.1.4 Quy trình xây dựng và phát triển HTTT
Có hai phương pháp chủ yếu được sử dụng trong tin học hóa quản lý tổ chức kinh tế
Phương pháp tin học hóa toàn bộ các chức năng quản lý và thiết lập cấu trúc tự động hóa hoàn toàn thay thế cho cấu trúc cũ của tổ chức Ưu điểm của hệ thống này là đảm bảo tính nhất quán và ngăn chặn sự trùng lặp, dư thừa thông tin.
Nhược điểm của hệ thống bao gồm thời gian thực hiện kéo dài, yêu cầu đầu tư ban đầu lớn, và sự thiếu linh hoạt trong cấu trúc tổ chức Việc thay đổi hoàn toàn cấu trúc và thói quen làm việc của những người quản lý cũng gặp nhiều khó khăn.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI VIỄN THÔNG
Định hướng phát triển vấn đề nghiên cứu
Mục tiêu dài hạn của Viễn Thông Thanh Hóa là trở thành doanh nghiệp vững mạnh, chinh phục đỉnh cao công nghệ và sáng tạo trong cải tiến chất lượng sản phẩm Công ty cam kết hoàn thiện dịch vụ để đáp ứng tối đa yêu cầu của khách hàng, đồng thời đồng hành cùng khách hàng trong phát triển bền vững Viễn Thông Thanh Hóa hướng tới vị trí hàng đầu trong lĩnh vực viễn thông và tin học cho các dự án công trình.
Trong cơ chế thị trường, mục tiêu tối thượng của mọi doanh nghiệp là tối đa hóa lợi nhuận để tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh Để đạt được điều này, các công ty cần cung cấp cho khách hàng những sản phẩm chất lượng đúng thời gian, đồng thời chú trọng đến tiến độ của từng dự án cung cấp trang thiết bị.
Với mục tiêu nâng cao trình độ và cải tiến công nghệ, Viễn Thông Thanh Hóa cam kết triển khai và quản lý dự án một cách đồng bộ, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả công ty và khách hàng, thể hiện sự tôn trọng đối với khách hàng và chính bản thân.
Đề xuất giải pháp
Việc triển khai website nội bộ giúp kết nối thông tin hiệu quả, thiết lập các chuẩn hóa có cấu trúc, từ đó nâng cao khả năng chia sẻ và tìm kiếm dữ liệu Điều này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân tích thống kê mà còn tối ưu hóa quy trình làm việc trong tổ chức.
Website nội bộ là một nền tảng trực tuyến được bảo mật, chỉ cho phép truy cập bởi các thành viên trong tổ chức hoặc doanh nghiệp Nó hỗ trợ việc chia sẻ tài liệu, lịch làm việc và thông tin nội bộ, giúp tăng cường sự phối hợp giữa các nhân viên Thường được cài đặt và duy trì trên máy chủ riêng của doanh nghiệp, website nội bộ là giải pháp hiệu quả cho việc quản lý dự án trong công ty.
Giải pháp này tiết kiệm thời gian và chi phí đem lại hiệu quả trong công việc
3.2.1 Yêu cầu chức năng mới của hệ thống
Quản lý người sử dụng là chức năng cho phép người quản trị thiết lập các vai trò trong dự án, tạo ra người dùng mới và gán các vai trò tương ứng cho từng người dùng.
Lập kế hoạch cho dự án cho phép người dùng tạo ra các dự án và phân công quản trị viên cùng những thành viên tham gia Sau khi hoàn tất việc thiết lập dự án, người dùng có thể tạo các nhiệm vụ trong dự án và thiết lập mối quan hệ giữa các nhiệm vụ một cách hiệu quả.
Quản lý file tài liệu cho dự án là một yếu tố quan trọng, giúp cung cấp cơ chế quản lý tài liệu theo phiên bản và tổ chức thư mục một cách hiệu quả Hệ thống này cho phép người quản trị dễ dàng phân cấp và sắp xếp tài liệu, đảm bảo tính nhất quán và dễ dàng truy cập cho các thành viên trong dự án.
Hệ thống cho phép người dùng tải tài liệu lên hoặc xuống dựa trên vai trò của họ, điều này rất quan trọng cho các công việc liên quan đến tài liệu.
Lịch làm việc: Hiển thị việc phải làm và các sự kiện trong các ngày của tháng.
Quản lý thông tin liên hệ: Quản lý thông tin về các đối tác tham gia trong dự án để tiện cho việc liên hệ.
Thông báo công việc qua email: Công việc sau khi được lập kế hoạch sẽ được gửi qua email cho những người tham gia dự án
Hệ thống nhắc việc giúp người dùng dễ dàng theo dõi các công việc và sự kiện trong ngày khi họ đăng nhập bằng tài khoản của mình Điều này tiết kiệm thời gian tìm kiếm công việc cần làm Nếu có công việc quá hạn, hệ thống sẽ gửi thông báo màu sắc để người thực hiện và quản lý dự án có thể nhanh chóng có biện pháp giải quyết.
Cập nhật kết quả công việc: Sau khi thực hiện công việc người làm có thể cập nhật tiến độ và kết quả công việc cho hệ thống biết.
Tạo báo cáo dự án: Hệ thống sẽ tạo ra các báo cáo dự án và xuất ra cho người có vai trò được xem.
3.2.2 Yêu cầu phi chức năng
Hệ thống sử dụng MySQL là lựa chọn tối ưu cho việc xây dựng hệ thống thông tin trên website nhờ vào tính miễn phí, ổn định và an toàn của nó MySQL cung cấp tính năng bảo mật mạnh mẽ, đảm bảo dữ liệu được bảo vệ tuyệt đối Ngoài ra, khả năng chèn dữ liệu nhanh chóng và hỗ trợ các chức năng tìm kiếm văn bản hiệu quả giúp nâng cao hiệu suất hoạt động của website.
Hệ thống CSDL tập trung cung cấp cơ chế điều khiển độc lập, giúp giảm thiểu dư thừa dữ liệu và tối ưu hóa cấu trúc vật lý Điều này nâng cao khả năng truy cập, đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng hồi phục dữ liệu Hệ thống cũng hỗ trợ kiểm soát tương tranh, bảo vệ sự biệt lập và an toàn cho dữ liệu.
Chương trình có tính tái sử dụng, khả năng tiến hóa cao.
Tốc độ truy xuất, xử lý nhanh, hiệu quả với lượng dữ liệu lớn
Giao diện đẹp, thân thiện với người dùng
3.2.3 Mô tả quy trình quản lý dự án
Trưởng nhóm dự án đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch dự án và quản lý toàn bộ quy trình cung cấp thiết bị, lắp đặt sản phẩm Họ chịu trách nhiệm về nguồn nhân lực, tài nguyên và tiến độ lắp đặt, đồng thời là người có trách nhiệm cao nhất trong dự án.
Sau khi giám đốc phê duyệt dự án, trưởng nhóm tiến hành lập dự án và cập nhật thông tin chung vào hệ thống, bao gồm tên, loại, kích cỡ, mục tiêu, ngày bắt đầu, ngày kết thúc và tình trạng công khai của dự án Tiếp theo, trưởng nhóm cập nhật danh sách các thành viên tham gia và các công việc cần thực hiện, cùng với người chịu trách nhiệm cho từng công việc Thông tin chi tiết về công việc bao gồm tên công việc, ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
Trưởng nhóm có thể tải tài liệu dự án lên hệ thống và theo dõi tiến độ thông qua biểu đồ sự kiện và lịch Các thành viên sẽ nhận được thông tin về công việc của mình, bao gồm khả năng thay đổi thông tin và chia nhỏ nhiệm vụ Họ cũng có thể cập nhật phần trăm hoàn thành công việc và tải tài liệu dự án về máy tính cá nhân.
Hệ thống cho phép người dùng tra cứu thông tin về các dự án trong phạm vi quyền hạn của mình Người dùng có thể truy cập thông tin về các dự án công khai cũng như các dự án mà họ tham gia.
Mặt khác, hệ thống phải có nhiệm vụ kết xuất các báo cáo, danh sách gửi quản lý giúp quản lý theo dõi các hoạt động của dự án:
Danh sách dự án đang tiến hành
Danh sách dự án ngừng hoạt động
Danh sách dự án hoàn thành trong tháng.
Danh sách dự án đúng tiến độ và trễ tiến độ phân loại theo từng loại dự án và theo kích cỡ dự án
3.2.4 Biểu đồ Use Case (Use Case Diagram)
Dựa trên các tác nhân gồm trưởng nhóm, thành viên, quản lý và người sử dụng, bảng mô tả Usecase của hệ thống thông tin quản lý dự án đã được xây dựng để phản ánh các vai trò và chức năng của từng tác nhân trong quá trình quản lý dự án.
Bảng 3.1 Bảng mô tả Usecase HTTT quản lý dự án
Tác nhân Ca sử dụng Mô tả Usecase
Người sử dụng Đăng nhập Đăng nhập hệ thống Đăng xuất Đăng xuất hệ thống
Tra cứu thông tin dự án Tra cứu thông tin về các dự án công khai và các dự án người sử dụng tham gia.
Quản lý Quản lý người dùng Quản lý người sử dụng.
Phân quyền Phân quyền người sử dụng
In danh sách dự án In danh sách dự án
Cập nhật thông tin dự án bao gồm tên, loại, kích cỡ, mục tiêu, ngày bắt đầu, ngày kết thúc và tình trạng công khai vào hệ thống để đảm bảo thông tin luôn chính xác và đầy đủ.
Cập nhật các thành viên tham gia dự án
Cập nhật các thành viên và vai trò trong dự án.
Cập nhật các công việc Cập nhật các công việc cần làm của dự án và người chịu trách nhiệm.
Gửi thông báo họp đội dự án
Hệ thống tự động gửi email cho các thành viên trong đội dự án
Một số kiến nghị
Mỗi dự án đều có thời gian hoàn thành cụ thể, và quản lý dự án là phương pháp hiệu quả để điều tiết công việc trong giới hạn thời gian và ngân sách, đồng thời đáp ứng kỳ vọng của các bên liên quan Để kiểm soát công việc, cần thực hiện các hoạt động kiểm soát phù hợp, bao gồm phân chia trách nhiệm và quy trình xử lý nghiệp vụ hợp lý.
Trong quá trình xử lý thông tin, chúng ta thường gặp nhiều rủi ro, bao gồm rủi ro ghi nhận dữ liệu không đầy đủ hoặc không chính xác, thông tin không được lưu trữ đúng cách, và sai sót trong báo cáo do phân loại không chính xác Để kiểm soát những rủi ro này, người dùng cần thực hiện ba công đoạn kiểm soát quan trọng: kiểm soát dữ liệu đầu vào nhằm phát hiện sai sót trong quá trình nhập liệu, kiểm soát xử lý để đối chiếu giữa tổng tiền hoặc tổng nghiệp vụ đầu vào với kết quả xử lý, và kiểm soát kết quả để ngăn ngừa sai sót trong kết quả cuối cùng.
