LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
Cơ sở lý luận kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại
Khái niệm về bán hàng:
Bán hàng là hoạt động cốt lõi của hầu hết các doanh nghiệp, liên quan đến việc cung cấp dịch vụ hoặc sản phẩm để tạo ra lợi nhuận và duy trì hoạt động kinh doanh Khái niệm bán hàng rất đa dạng và đã được định nghĩa qua nhiều thời kỳ, từ quan điểm cổ điển đến hiện đại Trong bài viết này, tôi sẽ trình bày khái niệm bán hàng theo hai quan điểm chính.
Bán hàng, theo giáo trình “Kế toán tài chính doanh nghiệp thương mại” của Trường Đại học Thương mại năm 2011, được định nghĩa là giai đoạn cuối cùng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại Quá trình này diễn ra khi quyền sở hữu hàng hóa được chuyển giao từ người bán sang người mua, từ đó người bán nhận lại quyền sở hữu về tiền tệ hoặc quyền đòi tiền từ người mua.
Bán hàng, theo giáo trình Phân tích kinh tế DNTM của trường Đại học Thương Mại, được định nghĩa là quá trình trao đổi hàng hóa và tiền tệ, trong đó người bán chuyển giao hàng hóa cho người mua, và người mua thực hiện nghĩa vụ thanh toán Đây là một khâu quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đánh dấu sự kết thúc của một chu kỳ kinh doanh và khởi đầu cho chu kỳ sản xuất mới.
Khái niệm về doanh thu:
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14, doanh thu được định nghĩa là tổng giá trị lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường, góp phần làm tăng nguồn vốn chủ sở hữu.
Các khoản giảm trừ doanh thu
Trong quá trình bán hàng, có thể xảy ra những tình huống đặc biệt làm giảm doanh thu, bao gồm chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán và hàng hóa bị trả lại.
Chiết khấu thương mại: là khoản mà doanh nghiệp giảm giá niêm yết cho từng khách hàng mua với số lượng hàng lớn.
Giảm giá hàng bán: là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu.
Chiết khấu thanh toán: là khoản tiền người bán giảm trừ cho người mua do người mua thanh toán tiền hàng trước thời hạn trong hợp đồng kinh tế.
Hàng bán bị trả lại: là giá trị của khối lượng hàng bán đã xác định là tiêu thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán.
Thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp là loại thuế được tính dựa trên giá trị gia tăng của hàng hóa và dịch vụ trong quá trình sản xuất, lưu thông và tiêu dùng.
Thuế tiêu thụ đặc biệt: là khoản thuế đánh trên những hàng hóa dịch vụ đặc biệt không được Nhà nước khuyến khích kinh doanh.
Thuế xuất khẩu: Là khoản thuế định trên các mặt hàng xuất khẩu nước ngoài thuộc diện chịu thuế.
Giá vốn hàng bán là giá trị thực tế của thành phẩm và hàng hóa đã xuất kho, được xác định là đã tiêu thụ trong kỳ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Giá vốn hàng bán bao gồm:
- Trị giá của sản phẩm, hàng hóa đã bán trong kỳ
- Số trích lập quỹ dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Các khoản hao hụt, mất mát hàng tồn kho sau khi trừ đi phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra.
Nguyên tắc nhất quán là yếu tố quan trọng nhất trong hạch toán giá vốn hàng bán Doanh nghiệp có nhiều phương pháp để tính giá thực tế của thành phẩm và hàng hóa xuất kho, mỗi phương pháp sẽ mang lại kết quả khác nhau, từ đó ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Doanh thu thuần là doanh thu thực tế về bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ kế toán , là cơ sở để các định kế toán bán hàng
Doanh thu thuần là số tiền thu được từ doanh thu bán hàng sau khi đã trừ đi các khoản giảm trừ như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu và thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.
1.1.2 Một số vấn đề lý thuyết liên quan đến kế toán bán hàng
Tiêu thụ hàng hóa là vấn đề then chốt trong mọi nền kinh tế, ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình sản xuất và lợi ích của doanh nghiệp Qua việc tiêu thụ, tính hữu ích của hàng hóa được xã hội công nhận, giúp bù đắp chi phí và tạo ra lợi nhuận Đồng thời, tăng cường bán hàng cũng góp phần nâng cao vòng quay vốn lưu động, tiết kiệm và sử dụng hiệu quả nguồn vốn, từ đó thúc đẩy tái sản xuất mở rộng Điều này tạo nền tảng vật chất cho việc tăng thu nhập doanh nghiệp và cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên.
Vì vậy, khi xem xét nghiệp vụ bán hàng cần lưu ý các đặc điểm sau:
Hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại được coi là đã hoàn thành việc bán và ghi nhận doanh thu khi đáp ứng các điều kiện cụ thể Theo quy định hiện hành, hàng bán phải thỏa mãn những tiêu chí nhất định để được công nhận.
- Hàng hóa phải thông qua quá trình mua, bán và thanh toán theo một phương thức thanh toán nhất định.
Hàng hóa cần chuyển nhượng quyền sở hữu từ doanh nghiệp thương mại (bên bán) sang bên mua Doanh nghiệp thương mại phải nhận được tiền, hàng hóa khác hoặc sự chấp nhận nợ từ phía người mua.
Hàng hóa được bán ra phải nằm trong danh mục kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm những sản phẩm mà doanh nghiệp đã mua, gia công chế biến, hoặc nhận từ các nguồn như vốn góp, cấp phạt, hay tặng thưởng.
1.1.2.1.Các phương thức bán hàng trong doanh nghiệp thương mại:
Bán buôn là phương thức giao dịch mà sau khi hoàn tất, hàng hóa vẫn tiếp tục lưu thông Dựa vào địa điểm nhận và giao hàng, bán buôn được phân chia thành nhiều hình thức khác nhau.
Bán buôn qua kho : Là bán buôn hàng hóa mà hàng bán được từ kho bảo quản của doanh nghiệp Có hai hình thức bán buôn qua kho:
Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp cho phép bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp thương mại để nhận hàng Doanh nghiệp sẽ xuất kho và giao hàng hóa trực tiếp cho đại diện này Khi đại diện bên mua nhận đủ hàng và thực hiện thanh toán hoặc chấp nhận nợ, hàng hóa được coi là đã tiêu thụ.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN NHÓM HÀNG SƠN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & THƯƠNG MẠI PHÁT ĐẠT
Tổng quan tình hình và ảnh hưởng các yếu tố môi trường đến kế toán bán nhóm hàng sơn tại Công ty cổ phần công nghệ & thương mại Phát Đạt
2.1.1 Tổng quan tình hình kế toán bán hàng trong các DNTM ở VN hiện nay 2.1.1.1 Đặc điểm chung về kế toán bán hàng tại các DNTM Đối với hoạt động kinh doanh của DNSXTM, bán hàng giữ vai trò quyết định đến hiệu quả sản xuất kinh doanh Đẩy mạnh bán hàng sẽ góp phần làm tăng doanh thu, qua đó làm tăng lợi nhuận và doanh nghiệp có điều kiện tích lũy và mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Hoạt động bán hàng được thực hiện tốt còn giúp doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ với Nhà nước và xã hội, đồng thời cải thiện đời sống của người lao động Do vậy, để có thể đứng vững trên thị trường thì Công ty phải tổ chức tốt công tác bán hàng, có chiến lược bán hàng thích hợp cho phép Công ty chủ động thích ứng với môi trường, nắm bắt cơ hội, huy động có hiệu quả nguồn lực hiện có để bảo toàn và phát triển vốn nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Đa phần các doanh nghiệp thương mại tại Việt Nam chủ yếu là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, với đội ngũ kế toán bán hàng trẻ và năng động nhưng thiếu kinh nghiệm Điều này dẫn đến việc họ gặp phải nhiều sai sót do khối lượng nghiệp vụ phát sinh lớn trong quá trình hoạt động.
Việc ghi nhận doanh thu thường gặp nhầm lẫn, như xuất hóa đơn để chuyển phát nhanh cho địa điểm khác mà chưa có chứng từ vận đơn, dẫn đến việc ghi nhận doanh thu ngay lập tức Ngoài ra, xử lý các tình huống liên quan đến hóa đơn bị sai sót hoặc hủy bỏ cũng diễn ra chậm và chưa tuân thủ đúng quy định của thuế hiện hành.
Nhiều doanh nghiệp thường gặp tình trạng xuất hóa đơn bán hàng nhưng chưa ghi nhận ngay vào phần mềm kế toán Nếu việc chậm trễ ghi nhận doanh thu chỉ diễn ra trong một tháng hoặc một quý, thì sẽ không ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính Tuy nhiên, nếu việc này kéo dài qua hai kỳ kế toán, nó có thể gây sai lệch trong tình hình tiêu thụ hàng hóa của công ty.
Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán tại các doanh nghiệp thương mại (DNTM) không được ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) Để đơn giản hóa quy trình bán hàng, nhiều công ty chỉ thực hiện chiết khấu và giảm giá bằng miệng, trong khi giá bán trên hợp đồng mua bán đã bao gồm mức giá đã giảm mà không ghi rõ tỷ lệ giảm giá hoặc chiết khấu Chiết khấu thương mại không được thể hiện trên hóa đơn GTGT sẽ không được công nhận là chiết khấu thương mại Trong báo cáo kết quả kinh doanh của công ty, các khoản giảm trừ doanh thu cần được xem xét kỹ lưỡng.
0, trong khi trong năm có phát sinh các khoản giảm trừ, như vậy là phản ánh không chính xác tình hình kinh doanh của công ty.
Nhiều công ty hiện nay thường kinh doanh đa dạng mặt hàng nhưng lại không sử dụng sổ chi tiết doanh thu cho từng loại sản phẩm Việc này gây khó khăn trong việc theo dõi doanh thu của từng mặt hàng, từ đó ảnh hưởng đến khả năng đánh giá hiệu quả kinh doanh và đưa ra các biện pháp kinh doanh hợp lý.
Một sai sót phổ biến mà các doanh nghiệp thường gặp phải là khi hạch toán doanh thu thu trực tiếp bằng tiền, họ ghi nhận qua tài khoản phải thu khách hàng cho từng đối tượng, sau đó sử dụng phiếu thu để giảm công nợ khách hàng Hành động này làm sai lệch bản chất của nghiệp vụ kinh tế, khiến cho ghi chép kế toán không phản ánh chính xác thực trạng tài chính của doanh nghiệp.
2.1.1.2 Giới thiệu về công ty CP công nghệ & thương mại Phát Đạt
Tên, địa chỉ, quy mô Công ty:
Tên chính thức: Công Ty Cổ Phần Công nghệ &Thương Mại Phát Đạt Tên giao dịch:PHAT DAT TECHNOLOGY AND TRADING CORPORATION
Mã số thuế: 0900848459 Văn phòng giao dịch:Số 6 Nguyễn Sơn,Long Biên,Hà Nội Điện thoại :04366849200
Email: doanvan@congtyphatdat@.com Thông tin về địa điểm kinh doanh:
Công ty CP công nghệ & thương mại Phát Đạt có địa điểm kinh doanh tại kho hàng, tọa lạc tại số 155A đường Lê Thanh Nghị, phường Hiến Nam, TP Hưng Yên, tỉnh Hưng Yên.
Công ty được thành lập vào năm 2012, hoạt động dưới hình thức sở hữu vốn cổ phần Chủ tịch Hội đồng quản trị là bà Doãn Thị Vân, với vốn điều lệ đạt 15.000.000.000 đồng và tổng số cổ phần là 1.500.000 cổ phần.
Chức năng, nhiệm vụ kinh doanh:
- Kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký, đúng mục đích hoạt động của DN.
- Thực hiện những quy định của Nhà nước về bảo vệ quyền lợi của người lao động, bảo vệ môi trường sinh thái
- Tuân thủ chính sách, chế độ pháp luật của nhà nước về quá trình quản lý và thực hiện kinh doanh
- Chịu sự kiểm tra và thanh ra của các cơ quan nhà nước, các tổ chức có thẩm quyền theo quy định của pháp luật
Công ty CP Công nghệ và Thương mại Phát Đạt, được thành lập vào năm 2012, đã nhận Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh từ Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hưng Yên.
Công ty CP Công nghệ & Thương mại Phát Đạt là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập với tư cách pháp nhân và con dấu riêng, hoạt động dưới sự giám sát của các cơ quan nhà nước tại Hà Nội Công ty chủ yếu hoạt động tại các quận, huyện phía đông và phía nam thành phố, nơi có tốc độ đô thị hóa cao và hệ thống giao thông thuận lợi Lĩnh vực kinh doanh chính của công ty là bán buôn sơn và vécni, bao gồm cả sản phẩm trong nước và hàng nhập khẩu.
Kể từ khi thành lập, công ty đã liên tục phát triển với cơ sở vật chất được đầu tư nâng cấp phù hợp với điều kiện kinh doanh trong nền kinh tế thị trường Danh mục sản phẩm của công ty ngày càng phong phú và đa dạng, đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng.
Ngành nghề kinh doanh của Công ty:
Theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh sửa đổi mới nhất vào tháng 9 năm 2015 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hưng Yên cấp, công ty đã đăng ký nhiều ngành nghề kinh doanh khác nhau.
Bảng 1.1: Ngành nghề đăng ký kinh doanh của Công Ty Cổ Phần Công Nghệ &
STT Tên ngành Mã ngành
1 Bán buôn vật liệu,thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng Chi tiết:Bán buôn sơn,vécni
2 Cưa,xẻ,bào gỗ và bảo quản gỗ 1610
3 Sản xuất gỗ dán,gỗ lạng,ván ép và ván mỏng khác 1621
4 Sản xuất đồ gỗ xây dựng 1622
5 Sản xuất sản phẩm khác từ gỗ;sản xuất sản phẩm từ tre,nứa,rơm,rạ và vật liệu tết bện
6 Sản xuất sản phẩm từ plastic Chi tiết:sản xuất đồ nhựa cho xây dựng:cửa nhựa,cửa sổ
7 Sản xuất giường,tủ,bàn ghế 3100
8 Sản xuất thiết bị,dụng cụ y tê,nha khoa,chỉnh hình và phục hồi chức năng
9 Sản xuất,truyền tải và phân phối điện 3510
10 Sản xuất,phân phối hơi nước,nước nóng,điều hòa không khí và sản xuất nước đá
11 Xây dựng nhà các loại 4100
12 Xây dựng công trình đường sắt và đường bộ 4210
13 Sản xuất bao bì bằng gỗ 1623
14 Sản xuất sơn,vécni và các chất sơn,quét tương tự;sản xuất mực in và ma tít
15 Sản xuất sản phẩm hóa chất khác chưa được phân vào đâu(không bao gồm hóa chất bảng 1 công ước quốc tế)
16 Sản xuất mô tơ,máy phát điện,biến thế điện,thiết bị phân phối và điều khiển điện
17 Sản xuất khí đốt, phân phối nhiên liệu khí bằng đường ống 3520
18 Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác 4290
20 Lắp đặt hệ thống cấp,thoát nước,lò sưởi và điều hòa không khí 4322
Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác bao gồm các sản phẩm như máy phát điện, động cơ điện, dây điện cùng các thiết bị điện sử dụng trong mạch điện Ngoài ra, còn cung cấp máy móc, thiết bị và phụ tùng cho máy văn phòng.
4659 phòng(trừ máy vi tính và thiết bị ngoại vi); Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác
Bán lẻ đồ điện gia dụng, giường tủ, bàn ghế và nội thất tương tự, cùng với đèn và bộ đèn điện, là các mặt hàng được cung cấp tại các cửa hàng chuyên doanh Ngoài ra, còn có nhiều đồ dùng gia đình khác chưa được phân loại, đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng.
23 Chuẩn bị mặt hàng (không bao gồm hoạt động dò mìn)
24 Lắp đặt hệ thống điện 4321
25 Lắp đặt hệ thống xây dựng khác Chi tiết:Lắp đặt thang máy
26 Hoàn thiện công trình xây dựng 4330
27 Hoạt động xây dựng chuyên dụng khác 4390
Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình Chi tiết:Bán buôn đồ điện gia dụng,giường,tủ,bàn ghế và đồ dùng nội thất tương tự
CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN NHÓM HÀNG SƠN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & THƯƠNG MẠI PHÁT ĐẠT
Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu
3.1.1 Những kết quả đã đạt được trong kế toán bán nhóm hàng sơn tại Công ty cổ phần công nghệ & thương mại Phát Đạt
Công ty cổ phần công nghệ & thương mại Phát Đạt, mặc dù là một doanh nghiệp nhỏ, đã không ngừng mở rộng lĩnh vực tiêu thụ Sự phát triển này đòi hỏi công tác quản lý và kế toán phải được cải tiến liên tục, nhằm đáp ứng yêu cầu mở rộng sản xuất kinh doanh Kế toán không chỉ là công cụ quản lý hiệu quả mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra và giám sát mọi hoạt động của công ty.
Về tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán của công ty cần được tổ chức hợp lý để phù hợp với đặc điểm quản lý kinh doanh, từ đó phát huy vai trò quan trọng của kế toán như một công cụ hỗ trợ đắc lực cho Giám đốc và ban quản lý Các kế toán trẻ, năng động và ham học hỏi có khả năng tiếp thu nhanh chóng và hiệu quả các quy định, chính sách mới của nhà nước.
Vận dụng chế độ kế toán:
Hiện nay công ty áp dụng theo chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 48/
Theo Quyết định 2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, chế độ kế toán mới đã được cập nhật với nhiều thay đổi Việc luân chuyển chứng từ được thực hiện nhanh chóng và thuận tiện hơn Công ty đã cung cấp hướng dẫn cụ thể về nội dung và cách ghi chép cho từng loại chứng từ, góp phần nâng cao chất lượng công tác kế toán.
Hệ thống tài khoản kế toán:
Công ty đã vận dụng tài khoản theo đúng chế độ hiện hành theo quyết định 48/2006/QĐ –BTC ban hành ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
Về chứng từ sử dụng:
Các chứng từ theo mẫu của bộ tài chính cung cấp thông tin kinh tế chi tiết về các nghiệp vụ phát sinh, đảm bảo việc ghi chép được thực hiện đầy đủ và chính xác.
Trình tự luân chuyển chứng từ ngắn gọn, đơn giản, thuận tiện cho việc quản lý, kiểm tra, kiểm soát.
Về sổ sách kế toán:
Hệ thống sổ kế toán được thiết lập theo quy định của bộ tài chính, đồng thời linh hoạt điều chỉnh theo thực tế hoạt động của doanh nghiệp Sổ sách kế toán được tổ chức một cách hệ thống, giúp phản ánh đầy đủ và hiệu quả kết quả kinh doanh của công ty.
Công ty áp dụng hình thức nhật ký chung, một phương pháp ghi sổ đơn giản và gọn nhẹ, phù hợp với nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Tất cả các sổ tổng hợp và sổ chi tiết của công ty được thực hiện theo mẫu Nhật ký chung theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính Để đơn giản hóa quy trình, kế toán không sử dụng sổ nhật ký đặc biệt, mà mọi nghiệp vụ kinh tế đều được ghi chép trên sổ nhật ký chung.
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công ty, công tác kế toán, đặc biệt là kế toán bán hàng nhóm sơn, ngày càng được hoàn thiện để đáp ứng hiệu quả yêu cầu quản lý và hạch toán.
Về ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán:
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, Công ty cổ phần công nghệ và thương mại Phát Đạt đã áp dụng phần mềm kế toán FAST, giúp cải thiện quy trình hạch toán Việc sử dụng phần mềm này mang lại tốc độ, độ chính xác và hiệu quả cao trong công tác kế toán của công ty.
Công ty cổ phần công nghệ và thương mại Phát Đạt thực hiện công tác kế toán một cách nghiêm ngặt, đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định và chuẩn mực pháp luật Sổ cái và sổ chi tiết tài khoản được mở linh hoạt, phù hợp với nhu cầu quản lý của doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quy trình kế toán và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
3.1.2 Những tồn tại trong kế toán bán nhóm hàng sơn tại Công ty cổ phần công nghệ & thương mại Phát Đạt
Về phương thức bán hàng :
Hiện tại, công ty chỉ áp dụng phương thức bán buôn qua kho và bán lẻ, mặc dù đây là hình thức bán hàng đáng tin cậy Tuy nhiên, phương thức này không linh hoạt trong bối cảnh thị trường hiện nay, đặc biệt khi công ty phục vụ khách hàng ở xa, dẫn đến chi phí bán hàng cao Để mở rộng thị trường một cách hiệu quả cả về chiều rộng và chiều sâu, công ty cần xem xét áp dụng các phương thức bán hàng khác.
Về kế toán các khoản giảm trừ doanh thu:
Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán tại Công ty không được ghi trên hóa đơn GTGT, mà chỉ được thực hiện bằng miệng hoặc trong hợp đồng mua bán với giá đã giảm Việc không thể hiện tỷ lệ giảm giá hoặc chiết khấu trên hóa đơn GTGT khiến các khoản này không được công nhận là chiết khấu thương mại Điều này dẫn đến việc báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty phản ánh không chính xác tình hình, khi các khoản giảm trừ doanh thu được ghi nhận là 0, mặc dù thực tế có phát sinh.
Theo Khoản 2.5 Phụ lục 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của
Bộ Tài chính quy định rằng khi áp dụng chiết khấu thương mại cho khách hàng, hóa đơn GTGT phải ghi rõ giá bán đã chiết khấu, thuế GTGT và tổng giá thanh toán Nếu chiết khấu dựa trên số lượng hoặc doanh số, số tiền chiết khấu sẽ được điều chỉnh trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp theo Trong trường hợp chiết khấu được lập khi kết thúc chương trình, hóa đơn điều chỉnh cần kèm theo bảng kê các hóa đơn cần điều chỉnh cùng với số tiền và thuế điều chỉnh.
Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào”
Trên Hóa đơn GTGT, giá hàng bán có thể chỉ ghi theo giá đã giảm mà không nêu rõ phần chiết khấu Do đó, Hợp đồng mua bán giữa hai bên cần chỉ rõ giá bán chưa chiết khấu và tỷ lệ chiết khấu để có thể giải trình khi cơ quan thuế thanh tra Tuy nhiên, tại Công ty, việc chiết khấu giảm giá cho khách hàng chủ yếu được thực hiện bằng miệng, và cả Hợp đồng lẫn Hóa đơn đều không thể hiện phần chiết khấu thương mại và giảm giá.
Doanh thu bán hàng được ghi nhận theo giá đã khấu trừ chiết khấu thương mại, theo quy định tại điểm 5.5, mục IV, phần B Thông tư số 120/2003/TT-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tài chính Khi xuất hóa đơn cho hàng hóa, dịch vụ có giảm giá, cần ghi rõ tỷ lệ % hoặc mức giảm giá, giá bán chưa có thuế GTGT, thuế GTGT và tổng giá thanh toán đã có thuế GTGT Nếu giảm giá dựa trên số lượng hoặc doanh số hàng hóa, số tiền giảm giá sẽ được điều chỉnh trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp theo, đồng thời ghi rõ số hóa đơn và số tiền được giảm giá.
Và ghi sổ theo các bút toán:
Phản ánh giá vốn: Nợ TK 632 /Có TK 156 Phản ánh doanh thu (không hạch toán qua TK 521):
Các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán nhóm hàng sơn tại Công ty
Dựa trên nghiên cứu lý luận về kế toán bán hàng và thực trạng quản lý tại Công ty cổ phần công nghệ và thương mại Phát Đạt, tôi đã đề xuất một số giải pháp nhằm cải thiện công tác kế toán nói chung và kế toán bán hàng nhóm hàng thép nói riêng.
3.2.1.Giải pháp 1: Hoàn thiện kế toán các khoản giảm trừ doanh thu:
Công ty cần có đầy đủ các chứng từ hợp lệ chứng minh cho khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán thực sự phát sinh:
Khi thực hiện chiết khấu thương mại cho khách hàng mua số lượng lớn, công ty cần lập hợp đồng mua bán rõ ràng Hợp đồng này phải chỉ rõ giá bán chưa trừ chiết khấu, tỷ lệ chiết khấu áp dụng cho bên mua, và giá bán sau khi đã trừ chiết khấu.
Hiện nay, Công ty áp dụng chính sách chiết khấu thương mại cho khách hàng mua số lượng lớn, với tỷ lệ chiết khấu tùy thuộc vào khối lượng hàng hóa đặt mua Giá bán trên hóa đơn đã bao gồm chiết khấu thương mại so với hợp đồng, do đó công ty không ghi nhận khoản chiết khấu này vào tài khoản.
5211 mà ghi nhận doanh thu theo giá đã trừ chiết khấu
Khi phát sinh nghiệp vụ chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán, hóa đơn GTGT do công ty phát hành cần thể hiện rõ tỷ lệ giảm giá, chiết khấu và giá bán đã giảm Các khoản giảm trừ này phải được hạch toán trên tài khoản 521, không khấu trừ trực tiếp vào tài khoản 511.
Hiện nay, trong quá trình bán hàng sơn, Công ty gặp một số trường hợp phải giảm giá do bên mua phát hiện hàng hóa bị hư hỏng, quá đặc hoặc có mùi hôi khó chịu Nếu hàng giao là hàng tồn kho lâu ngày, khi mở ra có thể gây khó khăn trong việc sử dụng, công ty sẽ đồng ý giảm giá Giá trên hóa đơn đã bao gồm mức giảm giá này, do đó công ty không hạch toán vào tài khoản 5213 mà ghi nhận doanh thu theo giá đã giảm Thông thường, bên mua sẽ đến kho nhận hàng và đã biết tình trạng hàng hóa trước khi thỏa thuận giá cả, nên ít khi xảy ra tình huống hàng hóa đã xuất hóa đơn nhưng không đạt yêu cầu về chất lượng.
Trong quá trình phỏng vấn kế toán tại công ty, tôi đã đề cập đến trường hợp khi bên mua nhận hàng và hóa đơn nhưng phát hiện hàng hóa không đạt chất lượng như thỏa thuận Khi đó, bên mua yêu cầu giảm giá Kế toán tổng hợp đã giải thích rằng công ty sẽ xử lý bằng cách giảm giá cho hóa đơn trong lần mua tiếp theo.
Trong trường hợp giảm giá hàng bán do không đúng quy cách và chất lượng, hai bên cần lập biên bản điều chỉnh giảm giá Dựa trên biên bản này, công ty sẽ xuất hóa đơn giảm giá cho lô hàng đó Nội dung hóa đơn sẽ ghi rõ: "Điều chỉnh giảm doanh thu cho HĐKT số ký ngày , hóa đơn đã xuất số ngày " Lưu ý, số tiền không được ghi dưới dạng số âm.
Khi phát sinh nghiệp vụ chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán, kế toán cần ghi rõ tỷ lệ giảm giá trên hóa đơn và phản ánh vào tài khoản 521.
“Các khoản giảm trừ doanh thu”
Hiện nay, hầu hết khách hàng của công ty đều là những khách quen lâu năm, thường trực tiếp đến kho ở Hưng Yên để nhận hàng Họ đã nắm rõ thực trạng hàng hóa và chỉ khi thỏa thuận xong giá cả thì kế toán mới xuất hóa đơn GTGT Do đó, trường hợp hàng hóa đã xuất hóa đơn nhưng không đạt chất lượng ít khi xảy ra, giúp giảm thiểu tình trạng phải giảm giá.
3.2.2.Giải pháp 2: Giải pháp về áp dụng chiết khấu thanh toán:
Công ty hiện chưa triển khai chính sách chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng thanh toán sớm, điều này ảnh hưởng đến khả năng luân chuyển vốn và quay vòng hàng hóa Việc áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán là rất cần thiết, đặc biệt đối với công ty kinh doanh sơn như Phát Đạt, nơi vấn đề vốn luôn là một thách thức lớn.
Mức chiết khấu thanh toán được áp dụng khi khách hàng thanh toán sớm, cụ thể là 1% trên tổng số tiền nợ nếu hạn thanh toán của công ty là 15 ngày và khách hàng thực hiện thanh toán trong vòng 10 ngày Khoản chiết khấu này sẽ được ghi nhận vào tài khoản 635 “Chi phí hoạt động tài chính”.
Khi chiết khấu thanh toán cho khách hàng phát sinh, kế toán dựa vào Hợp đồng kinh tế đã ký và chính sách tín dụng của công ty để xác định mức chiết khấu cụ thể Mức chiết khấu này sẽ là căn cứ để lập các chứng từ liên quan.
Phiếu chi (hoặc Lệnh chi) được sử dụng khi khách hàng đã thanh toán xong tiền hàng và chiết khấu thanh toán bằng tiền mặt Kế toán sẽ ghi nhận tăng chi phí hoạt động tài chính (Nợ TK 635) và giảm tiền mặt (Có TK 111, 112) Sau đó, kế toán vào phân hệ Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay để chọn Phiếu chi tiền mặt và nhập đầy đủ thông tin về số tiền và bút toán Phần mềm sẽ tự động ghi vào sổ Nhật ký chung dựa trên Phiếu chi đã lập, từ đó cập nhật sổ cái TK 635, 111 hoặc 112, cùng với sổ quỹ tiền mặt và sổ tiền gửi ngân hàng.
Khi công ty trừ chiết khấu thanh toán vào số tiền hàng phải thu khi khách hàng thanh toán, kế toán sẽ ghi nhận tăng số tiền thực tế nhận được ở Nợ TK 111, 112, đồng thời ghi tăng Chi phí hoạt động tài chính (Nợ TK 635) và ghi giảm số tiền phải thu (Có TK 131).
Cuối kỳ kế toán thực hiện bút toán kết chuyển chi phí hoạt động tài chính sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Chính sách chiết khấu thanh toán cho khách hàng có thể làm tăng chi phí tài chính, nhưng giúp thu hồi vốn nhanh chóng, từ đó giảm chi phí lãi vay Khi thực hiện hiệu quả, công ty không chỉ giảm đáng kể chi phí lãi vay mà còn tăng lợi nhuận và cải thiện vòng quay vốn.
3.2.3.Giải pháp 3: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Điều kiện thực hiện
Dựa trên việc nghiên cứu lý luận về kế toán bán hàng và thực tiễn công tác kế toán tại Công ty cổ phần công nghệ và thương mại Phát Đạt, tôi đề xuất một số giải pháp nhằm cải thiện quy trình kế toán nói chung và đặc biệt là nghiệp vụ bán hàng sơn.
Tuy nhiên, để có thể thực hiện các giải pháp trên một cách có hiệu quả thì:
Cán bộ kế toán cần nỗ lực hết mình để hoàn thành tốt nhiệm vụ, đồng thời thường xuyên cập nhật các chế độ kế toán và thông tư hướng dẫn mới nhất.
Bộ Tài Chính, các văn bản luật…đảm bảo cho việc hạch toán đúng chính sách và chế độ kế toán hiện hành
- Ban lãnh đạo công ty cần có sự chỉ đạo, giám sát chặt chẽ đối với quá trình kinh doanh nói chung và công tác kế toán nói riêng.
Để nâng cao hiệu quả công tác kế toán và trình độ chuyên môn của nhân viên, cần tổ chức bộ phận nhân sự một cách hợp lý, phù hợp với năng lực nghiệp vụ của từng nhân viên.
Công ty cần tạo một môi trường làm việc thuận lợi cho bộ phận kế toán bằng cách đầu tư vào trang thiết bị mới, cập nhật công nghệ thông tin để tránh lạc hậu Điều này sẽ giúp đảm bảo việc luân chuyển và xử lý thông tin diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.
Các bộ phận trong công ty cần nỗ lực hoàn thành tốt chức năng và nhiệm vụ của mình, điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán.
Các giải pháp cải tiến nghiệp vụ bán hàng tại Công ty cổ phần công nghệ & thương mại Phát Đạt đều khả thi và phù hợp với chính sách cũng như chế độ kế toán Việt Nam.
Dựa vào những đặc điểm về tình hình kinh doanh và tổ chức công tác kế toán tại công ty, cùng với trình độ và kinh nghiệm của cán bộ kế toán, các giải pháp đã đề xuất sẽ được thực hiện hiệu quả, góp phần nâng cao hiệu quả công tác kế toán và mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.
Nhà nước cần hoàn thiện khung pháp lý về kế toán, đặc biệt là Luật Kế toán Việt Nam và chế độ kế toán doanh nghiệp Luật kế toán đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp, chi phối mọi nghiệp vụ liên quan từ chứng từ, tài khoản, sổ kế toán đến lập báo cáo tài chính Điều 21 của Luật Kế toán quy định rõ việc sử dụng hóa đơn bán hàng trong hoạt động bán hàng, khẳng định tính chất thiết yếu của các quy định này trong quy trình kế toán.
- Còn chế độ kế toán DN cũng là nhân tố ảnh hưởng đến kế toán bán hàng.
Chế độ kế toán được thiết lập đồng bộ từ chứng từ, sổ sách, tài khoản đến báo cáo tài chính, nhằm đảm bảo tính khoa học và hợp lý Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán, đặc biệt là kế toán bán hàng tại doanh nghiệp thương mại, trong việc xử lý và phản ánh chính xác bản chất của các hoạt động kinh tế phát sinh Nhờ đó, thông tin kế toán được cập nhật một cách chính xác, nhanh chóng và kịp thời.