HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP
Thông tin đóng vai trò quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của các tổ chức và doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt Để tận dụng tối đa giá trị của thông tin, cần tổ chức chúng thành một hệ thống khoa học, giúp các nhà quản lý khai thác hiệu quả.
Thông tin là tập hợp các số liệu hoặc tài liệu đã được xử lý, giúp người nhận dễ dàng hiểu và sử dụng Nó mang lại ý nghĩa và giá trị cho người dùng trong quá trình ra quyết định.
- Các yếu tố cấu thành thông tin bao gồm 3 bộ phận để cung cấp hiểu biết đầy đủ về một đối tượng nào đó:
+ Đối tượng được phản ánh + Thuộc tính của đối tượng + Giá trị của thuộc tính
- Các tính chất của thông tin + Tính tương đối của thông tin;
+ Tính định hướng của thông tin;
+ Tính thời điểm của thông tin;
+ Tính cục bộ của thông tin
Hệ thống thông tin là tập hợp các thành phần hỗ trợ quyết định và kiểm soát trong tổ chức Nó giúp nhà quản lý phân tích vấn đề một cách chính xác, hình dung rõ ràng các đối tượng phức tạp và phát triển sản phẩm mới.
Hệ thống thông tin quản lý (HTTT) là công cụ quan trọng giúp tổ chức phát triển và sử dụng thông tin hiệu quả, hỗ trợ các hoạt động quản lý như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện và tổng hợp báo cáo HTTT cung cấp thông tin đầu ra từ các hệ xử lý giao dịch, giúp quản lý đưa ra quyết định dựa trên quy trình và thủ tục đã định Ứng dụng của HTTT và công nghệ liên quan trong doanh nghiệp rất đa dạng, phản ánh sự phong phú của các hệ thống thông tin hỗ trợ hoạt động kinh doanh, từ đó mở ra nhiều cơ hội áp dụng trong quản lý doanh nghiệp.
- HTTT quản lý tiền lương.
- HTTT quản lý nhân sự.
- HTTT quản lý vật tư.
- HTTT quản lý công nợ.
- HTTT quản lý bán hàng.
- HTTT quản lý công văn đi - đến.
Hệ thống thông tin quản lý (HTTT) trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức hoạt động một cách hợp lý và hiệu quả Nó giúp cải thiện quá trình tìm kiếm thông tin, đồng thời nâng cao độ chính xác và hiệu quả trong việc báo cáo công việc.
1.1.2 Tầm quan trọng của một hệ thống thông tin tốt.
Quản lý hiệu quả trong một tổ chức phụ thuộc nhiều vào chất lượng thông tin từ hệ thống thông tin chính thức Một hệ thống thông tin hoạt động kém có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng cho tổ chức.
Một hệ thông tin tốt hay xấu được đánh giá thông qua chất lượng thông tin mà nó cung cấp Tiêu chuẩn chất lượng như sau:
Độ tin cậy của thông tin được thể hiện qua độ chính xác và xác thực, và thông tin kém tin cậy có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho tổ chức Những hậu quả này không chỉ ảnh hưởng đến uy tín mà còn làm giảm hình ảnh của tổ chức trong mắt các đối tác.
Để đảm bảo sự hiệu quả trong quản lý, thông tin cần phải đầy đủ và bao quát các vấn đề quan trọng Việc sử dụng thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến những quyết định không phù hợp với thực tế, gây ra những tổn hại nghiêm trọng cho tổ chức.
Hệ thống thông tin cần phải thích hợp và dễ hiểu; nếu không, việc truyền tải thông tin sẽ gặp khó khăn do quá nhiều thông tin không phù hợp, thiếu sự rõ ràng, sử dụng từ viết tắt hoặc đa nghĩa, và cấu trúc thông tin không hợp lý Một hệ thống như vậy không chỉ gây lãng phí chi phí trong việc tạo ra thông tin không cần thiết mà còn có thể dẫn đến những quyết định sai lầm do thiếu thông tin quan trọng.
Thông tin là tài sản quý giá của tổ chức, do đó cần được bảo vệ nghiêm ngặt để chỉ những người có quyền hạn mới có thể truy cập Việc thiếu an toàn thông tin có thể gây ra thiệt hại lớn cho tổ chức.
Thông tin cần được truyền đạt kịp thời để phát huy hiệu quả, ngay cả khi nó đáng tin cậy và dễ hiểu Việc đảm bảo hệ thống thông tin hoạt động hiệu quả là nhiệm vụ quan trọng của các nhà quản lý Để đạt được điều này, cần phải xem xét cẩn thận cơ sở kỹ thuật, cũng như áp dụng các phương pháp phân tích, thiết kế và triển khai hệ thống thông tin.
1.1.3 Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin.
Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, hệ thống thông tin (HTTT) đóng vai trò quan trọng trong quản lý sản xuất xã hội HTTT mới cung cấp cho các thành viên trong tổ chức những công cụ quản lý hiệu quả Quá trình phát triển một HTTT bao gồm phân tích hệ thống hiện tại, thiết kế hệ thống mới, thực hiện và cài đặt hệ thống đó.
Phương pháp phát triển hệ thống thông tin (HTTT) được định nghĩa là một tập hợp các bước và công cụ giúp tiến hành quá trình phát triển hệ thống một cách chặt chẽ và dễ quản lý Phương pháp này dựa trên ba nguyên tắc cơ bản chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc, nhằm tối ưu hóa hiệu quả trong việc phát triển HTTT.
Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình Đó là sử dụng các mô hình logic, mô hình vật lý trong và mô hình vật lý ngoài.
Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng là nguyên tắc đơn giản hóa Để hiểu rõ một hệ thống, trước tiên cần nắm bắt các khía cạnh chung, sau đó mới đi vào các chi tiết cụ thể.
Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế, chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích.
1.1.4 Vòng đời phát triển một HTTT
Hệ thống thông tin (HTTT) được hình thành qua nhiều hoạt động trong quá trình phát triển hệ thống Vòng đời phát triển hệ thống mô tả quá trình từ khi HTTT ra đời cho đến khi nó kết thúc, và đây là phương pháp luận quan trọng cho việc phát triển các HTTT.
Hình 1 Mô hình thác nước của vòng đời hệ thống
1.1.4.1 Khởi tạo và lập kế hoạch dự án
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG
Khái niệm về bán hàng
Bán hàng là quá trình chuyển nhượng quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa, trong đó khách hàng nhận phần lớn lợi ích và rủi ro, đồng thời thực hiện thanh toán hoặc đồng ý thanh toán cho sản phẩm đó.
Trong giao dịch thương mại, có sự thỏa thuận giữa người mua và người bán, trong đó người bán đồng ý cung cấp hàng hóa và người mua đồng ý thanh toán Quá trình này bao gồm việc người bán giao hàng cho người mua, trong khi người mua thực hiện nghĩa vụ thanh toán hoặc đồng ý với hình thức thanh toán đã thỏa thuận.
Bán hàng là giai đoạn cuối cùng trong quá trình sản xuất-kinh doanh, đóng vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp Quá trình này giúp chuyển đổi hàng hóa từ hình thái vật chất sang hình thái tiền tệ, qua đó doanh nghiệp thu hồi vốn cần thiết để tiếp tục sản xuất và kinh doanh.
Quá trình bán hàng ở các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói riêng có những đặc điểm chính sau đây:
Có sự trao đổi thoả thuận giữa người mua và người bán, nguời bán đồng ý bán, người mua đồng ý mua, họ trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền.
Quyền sở hữu hàng hoá chuyển giao từ người bán sang người mua sau khi giao dịch diễn ra Trong quá trình tiêu thụ, doanh nghiệp cung cấp hàng hoá cho khách hàng và thu về doanh thu bán hàng Doanh thu này là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp đánh giá kết quả kinh doanh của mình.
Hoạt động thương mại chủ yếu diễn ra trong lĩnh vực lưu thông hàng hóa, bao gồm các khâu mua vào, dự trữ và bán ra Trong đó, bán ra là khâu cơ bản và quan trọng nhất, có vai trò quyết định đến các khâu khác trong quá trình lưu chuyển hàng hóa.
Bán hàng và xác định kết quả bán hàng đóng vai trò quan trọng trong bất kỳ doanh nghiệp nào hoạt động trong cơ chế thị trường hiện nay Việc bán hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp có thu nhập để bù đắp chi phí, từ đó hình thành kết quả kinh doanh Nếu khâu bán hàng được thực hiện tốt, doanh nghiệp có khả năng thu hồi vốn, tạo lợi nhuận, mở rộng hoạt động kinh doanh, nâng cao đời sống người lao động và đóng góp vào nguồn tích lũy cho nền kinh tế quốc dân.
Việc xác định chính xác kết quả bán hàng không chỉ là cơ sở đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí mà doanh nghiệp nộp vào ngân sách nhà nước Điều này giúp xác định cơ cấu chi phí hợp lý và tối ưu hóa lợi nhuận, đồng thời tạo ra sự hài hòa giữa lợi ích của nhà nước, tập thể và cá nhân người lao động.
Kế toán trong doanh nghiệp là một công cụ quản lý kinh tế quan trọng, giúp thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản và sự vận động của chúng, từ đó kiểm tra và giám sát hoạt động tài chính Việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng là cần thiết, vì nó hỗ trợ chủ doanh nghiệp xây dựng chiến lược bán hàng hợp lý Khi công tác bán hàng được thực hiện tốt, doanh nghiệp sẽ đạt được kết quả mong muốn, thu lợi nhuận cao và nâng cao hiệu quả vốn kinh doanh Do đó, kế toán bán hàng có vai trò lớn trong toàn bộ hệ thống kế toán của doanh nghiệp.
Yêu cầu quản lý đối với nghiệp vụ bán hàng
Quản lý nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp thương mại chính là quá trình quản lý các mặt sau:
Quản lý giá cả hàng hóa là một nhiệm vụ quan trọng trong hoạt động bán hàng của doanh nghiệp Để thúc đẩy doanh thu và đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng, doanh nghiệp cần xây dựng bảng giá phù hợp cho từng mặt hàng, phương thức bán hàng và địa điểm kinh doanh Đồng thời, việc theo dõi và kiểm tra giá bán tại các cửa hàng và trung tâm là cần thiết để đảm bảo tuân thủ quy định và tránh hiện tượng bán hàng hóa không đúng giá.
Trong quản lý giá cả, sổ sách đóng vai trò quan trọng, giúp phản ánh chính xác biến động giá hàng hóa Việc ghi chép giá cả vào sổ sách kế toán cần dựa trên chứng từ, hóa đơn thanh toán, và các tài liệu này phải được ký bởi cả hai bên mua và bán để đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp.
Quản lý số lượng, chất lượng và giá trị hàng bán ra là một nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc theo dõi từng khách hàng, từng giao dịch và từng nhóm hàng Người quản lý cần nắm rõ tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng của từng cửa hàng và bộ phận kinh doanh, từ đó xác định sản phẩm nào mang lại hiệu quả cao nhất để đưa ra quyết định quản lý hợp lý Mỗi nhân viên bán hàng phải chịu trách nhiệm về chữ ký của mình trên hóa đơn trước cơ quan quản lý, và quá trình quản lý chỉ kết thúc khi quyền sở hữu được chuyển giao và doanh nghiệp nhận được thanh toán.
Quản lý việc thu hồi tiền hàng và xác định kết quả bán hàng là quá trình theo dõi số tiền thu được từ việc tiêu thụ sản phẩm, bao gồm hình thức và số lượng tiền chuyển về đơn vị Quá trình này bắt đầu từ khi doanh nghiệp ký hợp đồng cho đến khi nhận được thanh toán, bao gồm các phát sinh như nhận tiền trước từ khách hàng và các chính sách giảm giá Việc quản lý thanh toán giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và thất thoát, đồng thời nâng cao hiệu quả kinh doanh Cuối quá trình tiêu thụ, cần xác định kết quả kinh doanh để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ trong báo cáo tài chính.
Quá trình kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm nhiều khâu và bộ phận khác nhau, dẫn đến việc khó tránh khỏi tổn thất Do đó, mỗi cá nhân và bộ phận cần phải chịu trách nhiệm về số vốn được giao Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin chính xác, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định đúng đắn cho công tác tiêu thụ hàng hóa.
Nhiệm vụ của kế toán bán hàng
Bán hàng và quản lý nghiệp vụ bán hàng đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp thương mại Để đạt hiệu quả trong quản lý bán hàng, doanh nghiệp cần áp dụng nhiều công cụ và biện pháp khác nhau Trong số đó, kế toán bán hàng được xem là công cụ sắc bén nhất Để kế toán bán hàng thực sự hỗ trợ quá trình quản lý, nó cần thực hiện đầy đủ và hiệu quả các nhiệm vụ liên quan đến việc xác định kết quả bán hàng.
Tổ chức giám sát chặt chẽ tình hình và biến động của từng loại mặt hàng, đảm bảo phản ánh chính xác, đầy đủ và kịp thời về giá trị và số lượng hàng hóa Việc này cần được thực hiện tại từng địa điểm bán hàng và theo từng phương thức bán hàng cụ thể.
KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH PHÚ MỸ
Tên công ty: Công ty TNHH Phú Mỹ.
Giấy phép kinh doanh số: 0103007196.
Giám đốc: Nguyễn Văn Phú.
Phó Giám Đốc: Dương Văn Trí.
Số công nhân viên: 124 người Trong đó: Nhân viên quản lý: 25 người.
Sản phẩm chính: gạch ốp lát cao cấp và ngói lợp Prime.
Thị trường: các tỉnh thành của cả nước.
Loại hình kinh doanh: kinh doanh nội địa.
Loại hình công ty: thương mại.
Trụ sở chính: Thị trấn Thổ Tang- Vĩnh Tường- Vĩnh Phúc.
Công ty TNHH PHÚ MỸ là một tổ chức kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 1902001141, do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Vĩnh Phúc cấp ngày 10/4/2005.
Công ty TNHH PHÚ MỸ được thành lập và phát triển trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam trải qua nhiều biến động Từ những năm 2005-2006, kinh tế đất nước tăng trưởng mạnh mẽ, nhưng trong những năm gần đây, sự suy thoái kinh tế đã ảnh hưởng đến sự phát triển của công ty Dù gặp không ít khó khăn, Công ty TNHH PHÚ MỸ vẫn kiên cường đứng vững và đạt được nhiều thành tựu lớn trong lĩnh vực kinh doanh.
Công ty được thành lập với vốn điều lệ 7,6 tỷ đồng từ các chủ sở hữu Mặc dù khởi đầu với quy mô kinh doanh hạn chế, nhưng đến nay, thị trường và cơ sở vật chất của Công ty đã phát triển mạnh mẽ.
Công ty đã mở rộng phân phối sản phẩm đến hầu hết các tỉnh miền Bắc, một số tỉnh miền Trung và cả miền Nam Hiện tại, cơ sở vật chất của công ty được đầu tư hiện đại và đầy đủ.
Một tòa nhà 3 tầng với diện tích 2000 m2 dùng cho khối văn phòng,còn lại là các nhà kho với diện tích 8000 m2.
Công ty được thành lập với đội ngũ ban đầu chỉ 48 nhân viên, nhưng hiện tại đã tăng lên 124 người Mức sống của công nhân viên ngày càng được cải thiện, với thu nhập bình quân hiện nay đạt 3 triệu đồng/người.
Vốn điều lệ khi thành lập công ty là 5.700.000.000 đồng.
Vốn nhà nước: 1.710.000.000 đồng chiếm tỉ lệ: 30%
Vốn của các cổ đông khác: 3.900.000.000 đồng chiến tỉ lệ: 70%
Kết quả sản xuất kinh doanh năm 2009:
Tổng doanh thu: 1186 triệu đồng, tăng hơn 30% so với năm 2008.
2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ
Công ty chuyên cung cấp gạch ốp lát cao cấp và ngói lợp Prime, với chức năng quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn và lao động Công ty cam kết nâng cao hiệu quả sử dụng trang thiết bị, từ đó góp phần phát triển thị trường phân phối vật liệu xây dựng tại hầu hết các tỉnh miền Bắc, một số tỉnh miền Trung và miền Nam.
* Nhiệm vụ của công ty:
- Chấp hành các điều lệ, các quy định, quy phạm tiêu chuẩn chất lượng hàng hóa, các chính sách mang tính chất bắt buộc của nhà nước.
- Phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước, chịu trách nhiệm đóng thuế và các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật.
- Hoàn thành các chỉ tiêu đặt ra về sản lượng, doanh thu, lợi nhuận và đảm bảo đời sống vật chất, tinh thần của cán bộ công nhân viên.
2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý:
Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty:
Ban giám đốc Công ty có nhiệm vụ kiểm tra và kiểm soát hoạt động kinh doanh cũng như sự phối hợp giữa các phòng ban Họ chịu trách nhiệm quản lý tài chính và vốn của Công ty, đồng thời Giám đốc công ty là người lãnh đạo cao nhất, chịu trách nhiệm trước nhà nước và pháp luật về mọi hoạt động kinh doanh của Công ty.
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho ban giám đốc về kế hoạch tiêu thụ hàng hóa và nghiên cứu chiến lược marketing hiệu quả cho công ty Ngoài ra, phòng này còn tổ chức khai thác thị trường và nguồn hàng, đồng thời phát triển mạng lưới bán hàng Một nhiệm vụ quan trọng khác là thực hiện ký kết các hợp đồng mua bán hàng hóa, đảm bảo sự kết nối giữa nguồn cung và thị trường tiêu thụ.
- Phòng kế hoạch: Phòng kế hoạch có nhiệm vụ lập kế hoạch kinh doanh
Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng kế hoạch
Phòng tổ chức hành chính dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện kế hoạch của từng đơn vị để báo lên cho thủ trưởng đơn vị
Phòng tổ chức hành chính chịu trách nhiệm quản lý tổ chức nhân sự, bao gồm việc tiếp nhận và điều chuyển cán bộ, công nhân viên của Công ty Đồng thời, phòng cũng tổng hợp thông tin về tiền lương và tiền thưởng cho nhân viên.
Phòng kế toán có nhiệm vụ ghi chép và tổng hợp số liệu, đảm bảo hạch toán chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty theo quy định kế toán hiện hành Đội ngũ kế toán cung cấp thông tin tài chính, quản lý thu chi và đảm bảo vốn để hỗ trợ hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi.
2.1.4 Đặc điểm tổ chức kế toán
2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán :
Kế toán trưởng đóng vai trò quan trọng trong việc phân công, hướng dẫn và tổ chức thực hiện công tác kế toán và thống kê trong công ty Họ hỗ trợ giám đốc trong việc tuân thủ các quy định về quản lý tài sản, lao động, quỹ tiền lương và quỹ phúc lợi, đồng thời đảm bảo các kỷ luật tài chính và tín dụng Bên cạnh đó, kế toán trưởng còn thu thập và phân tích số liệu kinh tế, giúp phát hiện tiềm năng kinh doanh và thúc đẩy việc thực hiện chế độ hạch toán, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
- Kế toán tổng hợp: Đối chiếu số liệu sổ tổng hợp và sổ chi tiết, xác định
Kế toán tiền và công nợ
Kế toán bán hàng mua hàng và thuế GTGT
Kế toán tiền lương và BHXH
- Kế toán TSCDD & CCDC: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng, giảm
Hàng ngày, cần theo dõi tình hình tài sản cố định (TSCĐ) và khấu hao TSCĐ theo tháng và quý Định kỳ hàng tháng, quý và năm, các báo cáo về tình hình tăng giảm TSCĐ cùng với báo cáo khấu hao TSCĐ của văn phòng công ty và toàn công ty sẽ được lập để đảm bảo quản lý hiệu quả.
Kế toán tiền và công nợ có nhiệm vụ lập phiếu thu, phiếu chi và mở sổ chi tiết tiền mặt hàng ngày tại công ty Họ chịu trách nhiệm thanh toán qua ngân hàng và chi trả các khoản nợ, đảm bảo quản lý tài chính hiệu quả.
- Kế toán kho: Theo dõi số hiện có, tình hình biến động của từng loại hàng hóa mua vào, bán ra trong kỳ.
Kế toán bán hàng, mua hàng và thuế GTGT đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi hoạt động bán hàng và công nợ của từng khách hàng Nhiệm vụ của kế toán bao gồm phân tích và báo cáo tình hình công nợ cũng như sự biến động doanh thu trong kỳ, đồng thời tổng hợp để tính thuế GTGT một cách chính xác.
- Kế toán tiền lương và BHXH: Tình lương và BHXH phải trả cho người lao động đồng thời ghi chép tổng hợp tiền lương trong doanh nghiệp.
Thủ quỹ có trách nhiệm theo dõi các khoản thu và chi tiền mặt của công ty, bao gồm việc thu tiền từ khách hàng theo hợp đồng kinh tế và chi cho lương, thưởng, mua hàng, bảo hiểm xã hội Mỗi tháng, thủ quỹ sẽ đối chiếu số dư với kế toán thanh toán và lập báo cáo quỹ.
Mối quan hệ giữa các phòng chức năng:
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG CÔNG TY HIỆN NAY
2.2.1 Các nghiệp vụ và quy trình kế toán bán hàng tại tổng công ty 2.2.1.1 Tài khoản và chứng từ sử dụng:
Tất cả sản phẩm của công ty đều phải nộp thuế GTGT, vì vậy doanh thu từ việc bán hàng được ghi nhận là tổng số tiền thu được mà không bao gồm thuế GTGT.
Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiêu thụ và doanh thu bán hàng, kế toán cần sử dụng các chứng từ gốc như Hóa đơn GTGT, Phiếu thu và Giấy báo có.
Khi có yêu cầu của khách hàng, kế toán tiến hành lập hóa đơn thành 3 liên:
Liên 1 lưu tại cuống, Liên 2 và Liên 3 giao cho khách hàng để mang xuống kho lấy hàng Sau khi nhận hàng, khách hàng giữ lại liên 2, còn liên 3 giao cho thủ kho để làm căn cứ ghi vào thẻ kho Thủ kho ghi xong sẽ chuyển hóa đơn lên phòng kế toán để kế toán tổng hợp tiến hành nhập liệu cho hóa đơn này.
Nhằm đáp ứng các yêu cầu quản lý, phần mềm kế toán BRAVO đã thiết kế các loại chứng từ sau:
Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho có mã HD Phiếu thu tiền mặt có mã PN
Giấy báo có ngân hàng có mã BC,…
Công ty sử dụng tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ để ghi nhận doanh thu bán hàng thực tế trong kỳ hoạt động kinh doanh Tài khoản 511 chỉ được áp dụng với tiểu khoản 5111 – Doanh thu bán hàng hóa.
Theo phần mềm kế toán, khi thực hiện thanh toán tiền ngay, để tránh việc trùng lặp khi cập nhật chứng từ hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho và phiếu thu tiền mặt, kế toán thường hạch toán qua tài khoản 131 Do đó, ngoài tài khoản này, các tài khoản khác cũng cần được xem xét để đảm bảo tính chính xác trong quá trình ghi chép.
5111, kế toán còn sử dụng TK 131 – Phải thi khách hàng và TK 33311 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp để phản ánh nghiệp vụ bán hàng phát sinh.
2.2.1.2 Công tác kế toán bán hàng tại công ty
NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ VỀ HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
Công ty coi trọng việc quản lý công việc, đặc biệt trong lĩnh vực bán hàng Để hỗ trợ cho kế hoạch mở rộng sản xuất, Công ty đã triển khai phần mềm quản lý bán hàng ngay từ đầu Hiện tại, Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán BRAVO để thực hiện các công tác kế toán hiệu quả.
Hiện nay, tất cả các bộ phận quản lý và phòng ban chức năng của Công ty đều được trang bị máy vi tính, bao gồm cả bộ phận kế toán, với mỗi kế toán viên sử dụng một máy tính riêng Việc này đã giúp quản lý trở nên thuận tiện hơn, giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, từ đó đáp ứng tốt hơn các yêu cầu của khách hàng.
2.3 NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ VỀ HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
Phần mềm kế toán BRAVO được thiết kế đặc biệt cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, giúp theo dõi dòng tiền và quản lý công nợ hiệu quả Nó cũng hỗ trợ quản lý hàng tồn kho, cung cấp nhiều phương pháp tính giá thành, cũng như cho phép quản lý số liệu liên năm và qua nhiều đơn vị cơ sở trong các thời kỳ khác nhau.
Phần mềm này nổi bật với khả năng chuyển đổi dễ dàng và bảo mật cao, cho phép hoạt động trên nhiều mạng như Windows Server và Novell Netware Nó còn tích hợp tính năng đa tác vụ, tự động hóa quá trình xử lý dữ liệu, cung cấp tiện ích nhập liệu và hỗ trợ tốc độ lập báo cáo hiệu quả.
Phần mềm BRAVO là một giải pháp kế toán toàn diện, nhưng không phải là phần mềm chuyên biệt cho quản lý bán hàng, vì vậy nó có một số hạn chế nhất định trong lĩnh vực này.
Trong thời đại hiện nay, việc nắm bắt thông tin kinh tế là điều thiết yếu cho sự thành công của các doanh nghiệp Các đơn vị nào sở hữu thông tin sẽ có lợi thế cạnh tranh rõ rệt Tuy nhiên, việc thu thập thông tin chỉ là bước đầu, mà còn cần phải bảo vệ và quản lý thông tin kinh doanh một cách nghiêm ngặt Vì vậy, cần thiết phải có một hệ thống kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo an toàn và bảo mật cho cơ sở dữ liệu.
Chúng tôi sẽ phân tích và thiết kế một hệ thống tin học hoá các chức năng quản lý bán hàng, nhằm xây dựng chương trình ứng dụng hỗ trợ quản lý, xử lý hoạt động nhập, xuất hàng hoá, nghiệp vụ tiền mặt và lập báo cáo định kỳ.
Mục tiêu chính là phát triển một phần mềm quản lý bán hàng hiện đại, nhằm đáp ứng hiệu quả các chức năng nghiệp vụ cần thiết trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh.
Cụ thể sẽ xây dựng một hệ thống mới đáp ứng các yêu cầu sau: a, Yêu cầu với các Modul nhập đầu vào
Thông tin đầu vào thường lớn nên yêu cầu các Modul cập nhật đầu vào phải:
- Sử dụng các công cụ nhập liệu, xây dựng cấu trúc dữ liệu và tổ chức màn hình nhập liệu hợp lý nhằm giảm các thao tác thừa.
- Giám sát kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu, có các thông báo thích hợp nhằm loại trừ các lỗi có thể có trong quá trình nhập liệu.
- Tự động nạp các dữ liệu, lập các dữ liệu thứ sinh, các dữ liệu đã biết để tăng tốc độ nhập liệu.
Tổ chức thông tin khoa học và lưu trữ hợp lý là yếu tố quan trọng giúp cập nhật dữ liệu hiệu quả và tiết kiệm bộ nhớ Để đạt được điều này, Modul tra cứu cần đáp ứng các yêu cầu cụ thể nhằm tối ưu hóa quá trình tìm kiếm và truy xuất thông tin.
- Tra cứu phải rõ ràng.
- Tốc độ xử lý nhanh.
- Đưa các thông tin đầy đủ và chính xác. c,Yêu cầu đối với Modul báo cáo
- Hệ thống báo cáo phải phản ánh đầy đủ thông tin về các hoạt động mua bán tại đơn vị.
Các mẫu báo cáo cần được thiết kế linh hoạt theo từng yêu cầu cụ thể, đảm bảo tính nhất quán và cung cấp thông tin đầy đủ, tránh tình trạng thông tin thừa gây rối cho người tra cứu.
- Các số liệu báo cáo phải đảm bảo chính xác và các sai sót có thể kiểm soát được.
- Việc tính toán, đánh giá các chỉ tiêu phải được thực hiện nhanh chóng, kịp thời theo yêu cầu của công tác kinh doanh.
Để đảm bảo tính bảo mật và an toàn của báo cáo, cần ngăn chặn các thay đổi mang tính chủ quan không tuân theo quy định của hệ thống Đồng thời, yêu cầu đối với Modul hướng dẫn trợ giúp cũng phải được thực hiện một cách nghiêm ngặt.
- Các trợ giúp phải thiết kế hợp lý nhằm cung cấp cho người dùng những giúp đỡ hợp lý, kịp thời, đầy đủ.
- Giao diện trợ giúp đảm bảo rõ ràng mang tính khoa học, tính thuận tiện cho người dùng khi khai thác hệ thống.
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
3.1.1.1 Mục tiêu về nghiệp vụ
Hệ thống thông tin quản lý bán hàng cần nâng cao khả năng xử lý, hỗ trợ cán bộ trong việc tổ chức, thực hiện, quản lý và kiểm tra các hoạt động tài chính bán hàng một cách chính xác, tin cậy và nhanh chóng Bên cạnh đó, hệ thống cũng phải đảm bảo an toàn và bảo mật cho các yêu cầu nghiệp vụ.
Việc phân hệ ứng dụng nghiệp vụ có mối liên hệ chặt chẽ với nhau trong một kho dữ liệu chung và nhất quán toàn doanh nghiệp
Khái quát hóa nghiệp vụ bán hàng và có thể đáp ứng được yêu cầu của nhiều mô hình khác nhau.
- Khả năng chuyển dữ liệu thành các thông tin hỗ trợ ra quyết định.
Người quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng các kế hoạch và quyết định hiệu quả, giúp giảm chi phí, nâng cao khả năng cạnh tranh và cải thiện kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Tăng tối đa khả năng đưa ra quyết định bằng cách bảo đảm các thông tin kinh doanh chính xác được đưa tới đúng người, đúng lúc.
Cung cấp hiệu suất cao, khả năng linh hoạt và khả năng mở rộng cho doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quy trình thu hồi vốn nhanh chóng thông qua việc triển khai nhanh chóng và kéo dài vòng đời sản phẩm.
Hệ thống hỗ trợ quản lý thông tin cho doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa và dịch vụ, giúp cung cấp kịp thời dữ liệu về hàng tồn kho, từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất và kinh doanh.
Cung cấp giải pháp quản lý tiên tiến, đáp ứng nhu cầu quản lý đa dạng cho các loại hình kinh doanh như siêu thị, khách sạn, doanh nghiệp hàng hóa, nhà phân phối và đại lý Hệ thống tự động hóa quy trình quản lý hàng hóa và vật tư giúp giảm chi phí nhân công, mở rộng khả năng tận dụng điều kiện thuận lợi, nâng cao độ chính xác của đơn hàng và cung cấp dịch vụ nhanh chóng cho khách hàng.
- Cho phép đưa ra các quyết định dựa trên các số liệu trực tuyến thực tế để rồi kiểm soát bán hàng có lợi nhuận cao.
Các cán bộ kinh doanh có thể truy cập thông tin thời gian thực về khách hàng và hợp đồng, giúp tăng tốc độ hoàn thành giao dịch Việc tự động hóa quy trình bán hàng, bất kể qua web, điện thoại hay đại lý, không chỉ cải thiện quản lý điều hành mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh, doanh thu và mối quan hệ với khách hàng.
3.1.1.3 Mục tiêu về sử dụng
- Hệ thống menu tổ chức đơn giản và dễ dàng truy nhập, nhanh chóng, thuận tiện.
Giao diện của hệ thống được thiết kế thân thiện với người sử dụng, giúp dễ dàng trong việc truy cập và thao tác Hệ thống cũng có khả năng ngăn chặn các truy cập trái phép vào dữ liệu, đồng thời xác định rõ trách nhiệm của các bên liên quan trong trường hợp xảy ra sự cố.
Hệ thống được thiết kế theo tiêu chuẩn mở, cho phép mở rộng kết nối với các module khác và phần mềm của nhà cung cấp bên ngoài, đồng thời dễ dàng nâng cấp và mở rộng trong tương lai.
Hệ thống mới đã khắc phục những khuyết điểm của hệ thống cũ, đồng thời hỗ trợ các chiến lược phát triển bền vững Điều này giúp đáp ứng hiệu quả các ưu tiên, ràng buộc và hạn chế đã được đặt ra.
3.1.2 Xác định yêu cầu và mô tả bài toán
3.1.2.1 Xác định yêu cầu a) Yêu cầu người dùngQuản lý bán hàng là hoạt động có ở hầu hết cơ sở sản xuất kinh doanh kể cả quả lại không cao Ngày nay với sự phát triển của khoa học kĩ thuật và công nghệ thì các đơn vị sản xuất kinh doanh dần chuyển từng bước áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhằm giảm chi phí, thời gian và nhằm đáp ứng và nâng cao hiệu quả quản lý Việc áp dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý bán hàng làm tăng tốc độ giao dịch với khách hàng, tăng khối lượng hàng bán, xác định kết quả bán hàng nhanh chóng.
- Quản lý các danh mục: Hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp, kho
- Quản lý chặt chẽ việc nhập xuất hàng hóa.
- Quản lý được hàng tồn kho, có thể biết được trong kho này hàng tồn kho với số lượng là bao nhiêu, chất lượng ra sao.
- Quản lý được công nợ phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp.
- Quản lý được doanh số bán hàng theo khách hàng, theo từng loại hàng hóa, theo đơn vị thời gian.
Việc viết hóa đơn bán hàng và hóa đơn thanh toán là cần thiết khi có giao dịch với khách hàng hoặc các đơn vị khác trong tổ chức Ngoài ra, cần lập các báo cáo thống kê về khách hàng, hàng hóa, tổng hợp hóa đơn và doanh số bán để theo dõi hiệu quả kinh doanh Yêu cầu đối với chương trình cần được xác định rõ ràng để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quá trình quản lý.
In được các chứng từ như phiếu nhập kho Phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng
- Quản lý danh mục: Cập nhật danh mục hàng hóa; danh mục khách hàng, danh mục kho, danh mục tài khoản.
- Quản lý bán hàng: Cập nhật phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng.
Quản lý doanh thu bán hàng là quá trình theo dõi và cập nhật doanh thu của từng khách hàng theo từng mặt hàng Điều này bao gồm việc phân tích doanh số bán hàng theo từng loại hàng hóa và theo đơn vị thời gian, giúp doanh nghiệp nắm bắt được xu hướng tiêu thụ và tối ưu hóa chiến lược kinh doanh.
Báo cáo tổng hợp công nợ khách hàng và nhà cung cấp là công cụ quan trọng trong quản lý tài chính, giúp theo dõi tình hình thanh toán Ngoài ra, báo cáo nhập-xuất-tồn cung cấp cái nhìn tổng quan về hàng hóa, trong khi bảng kê hóa đơn bán hàng và báo cáo hàng mua, hàng bán hỗ trợ việc phân tích doanh thu Việc in hóa đơn bán hàng và ghi chép trong sổ nhật ký bán hàng cũng góp phần nâng cao hiệu quả quản lý bán hàng.
- Đảm bảo tính bảo mật và an toàn dữ liệu của hệ thống
Công ty TNHH Phú Mỹ chuyên phân phối gạch ốp lát cao cấp và ngói lợp Prime, với nhà cung cấp chính là các nhà máy thuộc tập đoàn Prime Sản phẩm của công ty chủ yếu được cung cấp cho các công ty thương mại và đại lý trực thuộc, đảm bảo chất lượng và độ tin cậy cho khách hàng.
Bộ phận tiếp nhận hàng kiểm tra số lượng, qui cách và chất lượng hàng nhập dựa trên hóa đơn từ Nhà cung cấp Nếu hàng hóa đạt tiêu chuẩn và có giấy tờ hợp lệ, bộ phận này sẽ lập phiếu nhập kho và gửi cho bộ phận quản lý kho Thủ kho sau đó sẽ xác nhận lại thông tin hàng hóa trên phiếu nhập, và nếu đúng, sẽ tiến hành nhập hàng vào kho Phiếu nhập kho bao gồm 3 liên: một liên giao cho nhà cung cấp, một liên lưu giữ tại kho, và một liên gửi cho kế toán hàng hóa vào cuối tháng để làm căn cứ cho sổ kế toán.
MÔ HÌNH CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ CỦA HỆ THỐNG
HTTT KẾ TOÁN BÁN ÀNG
KHÁCH HÀNG Hóa đơn bán hàng
Phiếu nhập hàng bị trả lại
Hoá đơn bán hàng Phiếu nhập
BỘ PHẬN KHO THỦ QUỸ
Phiếu chi Phiếu xuất hàng trả lại
QĐ xử lý hàng thừa,thiếu
Phiếu nhập hàng trả lại
Phiếu xuất hàng trả lại
Hình 2.1 Biểu đồ ngữ cảnh
Phiếu nhập hàng bị trả lại Báo cáo kiểm kê
3.2.2 Biểu đồ phân rã chức năng
1.1.Lập phiếu nhập kho: Sau khi hàng về thì bộ phận thủ kho tiến hành viết phiếu nhập kho.
3.1 Lập báo cáo kiểm kê
3.2 Xử lý hàng thừa, thiếu
3.3 Xử lý hàng thanh lý
4.1 Lập báo cáo tổng hợp hàng mua
4.2 Lập báo cáo tổng hợp hàng bán
4.Thống kê,báo cáo 3.Giải quyết kiểm kê
4.3 Lập báo cáo công nợ KH
1.3 Lập phiếu xuất hàng trả lại
4.4 Lập báo cáo công nợ NCC
2.4 Lập phiếu nhập hàng bị trả lại
1.1.Lập phiếu nhập 2.1 Lập hóa đơn bán hàng
4.6 Lập báo cáo Nhập-Xuất-Tồn
Hình 2.2: Biểu đồ phân rã chức năng
1.2 Lập phiếu chi: Bộ phận kế toán lập phiếu chi để trả tiền hàng đã mua từ nhà cung cấp và chi cho các khoản giảm trừ (nếu có) như: hàng bị trả lại do lỗi, hàng giảm giá
1.3.Lập phiếu xuất hàng trả lại: Khi hàng hóa do Nhà cung cấp giao không đáp ứng yêu cầu thì bộ phận kiểm tra sẽ viết phiếu xuất kho hàng trả lại cho Nhà cung cấp.
2.1 Lập hóa đơn bán hàng: Khi xuất hàng bán cho khách hàng, bộ phận bán hàng lập hóa đơn GTGT bán hàng gồm ba liên: Liên 1 giữ lại tại đơn vị bán hàng, liên 2 giao cho khách hàng , liên 3 giao cho cơ quan thuế.
2.2 Lập phiếu xuất kho: Kế toán bán hàng căn cứ vào hoá đơn bán hàng đã được lập để lập viết phiếu xuất kho xuất hàng cho khách hàng.
2.3 Lập phiếu thu: Nếu kiểm tra hóa đơn bán hàng của khách hàng thấy hợp lệ thì bên kế toán lập phiếu thu thu tiền hàng của khách hàng để chứng tỏ khách đã trả tiền.
2.4 Lập phiếu nhập hàng bị trả lại: Khi hàng hóa giao không đáp ứng bị khách hàng trả lại, bộ phận bán hàng tiến hành kiểm tra hàng Nếu đúng thì sẽ lập phiếu nhập kho hàng bị trả lại để nhập lại hàng vào kho.
3.1 Lập báo cáo kiểm kê: căn cứ vào biên bản kiểm kê bộ phận kế toán lập báo cáo kiểm kê để đưa lên Giám đốc.
3.2 Xử lý hàng thừa, thiếu: sau khi Giám đốc ra quyết định xử lý hàng thừa thiếu, bộ phận xử lý kiểm kê sẽ tiến hành xử lý theo yêu cầu của Giám đốc.
3.3 Xử lý hàng thanh lý: sau khi Giám đốc ra quyết định xử lý hàng thanh lý, bộ phận xử lý kiểm kê sẽ tiến hành xử lý theo yêu cầu của Giám đốc.
4.1 Lập báo cáo tổng hợp hàng mua: Cuối kỳ, dựa trên hoá đơn bán hàng từ phía Nhà cung cấp, kế toán tổng hợp số hàng đã mua trong kỳ để làm báo cáo tổng hợp hàng mua.
4.2 Lập báo cáo tổng hợp hàng xuất bán: Dựa trên các hóa đơn bán hàng đã lập trong kỳ, kế toán xác định chi tiết về lượng hàng hóa đã bán trong kỳ rồi lập ra báo cáo tổng hợp hàng xuất bán.
4.3 Báo cáo công nợ khách hàng: Dựa vào hóa đơn bán hàng và báo cáo công nợ khách hàng trước đó, phiếu thu thu tiền khách hàng lập báo cáo công nợ khách hàng để xác định phải thu của khách hàng nào, số tiền bao nhiêu.
4.4 Báo cáo công nợ nhà cung cấp: Dựa vào phiếu nhập kho, báo cáo công nợ nhà cung cấp trước đó và phiếu chi chi cho Nhà cung cấp lập báo cáo công nợ nhà cung cấp để xác định phải trả của nhà cung cấp nào, số tiền bao nhiêu.
4.5 Báo cáo tổng hợp doanh thu: Dựa vào hóa đơn bán hàng và báo cáo tổng hợp doanh trước đó lập báo cáo tổng hợp doanh thu.
4.6 Lập báo cáo nhập xuất tồn: Đây là công việc của kế toán cuối kỳ để xác định lượng hàng đã mua vào, bán ra và số tồn kho cuối kỳ.
3.2.3 Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng a Hóa đơn bán hàng. b Phiếu nhập kho (bao gồm cả phiếu nhập kho hàng bị trả lại). c Phiếu nhập kho (bao gồm cả phiếu xuất kho hàng trả lại). d Phiếu thu. e Phiếu chi. f Biên bản kiểm kê. g Quyết định thanh lý hàng. h Quyết định xử lý hàng thừa, thiếu. i Báo cáo tổng hợp hàng mua. j Báo cáo tổng hợp hàng bán. k Báo cáo công nợ Nhà cung cấp. l Báo cáo công nợ khách hàng. m Báo cáo tổng hợp doanh thu. n Báo cáo nhập, xuất, tồn p Báo cáo kiểm kê.
3.2.4 Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng
Các hồ sơ dữ liệu quan trọng bao gồm: hóa đơn bán hàng, phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi, biên bản kiểm kê, quyết định thanh lý hàng, quyết định xử lý hàng thừa, thiếu, báo cáo tình hình hàng mua, báo cáo tình hình hàng bán, báo cáo công nợ nhà cung cấp, báo cáo công nợ khách hàng, báo cáo tình hình doanh thu, báo cáo nhập xuất tồn, và báo cáo kiểm kê Những hồ sơ này là cần thiết để quản lý và theo dõi hoạt động kinh doanh hiệu quả.
Các chức năng nghiệp vụ a b c d e f g h i j k l m n p
Thống kê và báo cáo R R R R R C C C C C C
Hình 2.3: Ma trận thực thể dữ liệu chức năng
3.2.5 Mô hình khái niệm- logic
3.2.5.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0
KHÁCH HÀNG n Báo cáo NXT f Biên bản kiểm kê
Thống kê báo cáo e phiếu chi
Phiếu xuất a Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn BH a Hóa đơn bán hàng
Phiếu nhập hàng bị trả lại
Yêu cầu kiểm kê Hoá đơn BH
Hình 2.4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0
Phiếu xuất hàng trả lại
Phiếu nhập hàng bị trả lại
Phiếu nhập hàng trả lại
Phiếu xuất hàng trả lại
CẤP Phiếu thu b Phiếu nhập
Báo cáo công nợ khách hàng và công nợ nhà cung cấp là những phần quan trọng trong quản lý tài chính Đồng thời, việc báo cáo tình hình hàng mua và hàng bán cũng cần được thực hiện đầy đủ Ngoài ra, báo cáo kiểm kê giúp theo dõi tình trạng hàng hóa một cách chính xác Tất cả các báo cáo này đóng vai trò thiết yếu trong việc duy trì sự minh bạch và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
Báo cáo Báo cáo kiểm kê
QĐ xử lý thừa, thiếu hàng
Phiếu xuất c h QĐ xử lý hàng thừa thiếu g QĐ thanh lý hàng d phiếu thu
THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH PHẦN MỀM
3.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu
3.3.1.1 Cấu trúc các bảng dữ liệu
Dựa trên sơ đồ ERM và việc lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access, chúng ta sẽ thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý, tập trung vào việc tạo ra các tệp dữ liệu chính, đồng thời thực hiện phi chuẩn hóa cho các quan hệ trong cơ sở dữ liệu.
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Khoá
Tên trường Kiểu dữ liệu Khóa sohieutk Character(7) Khoá chính captk Character(2) tentk Character(40) loaitk Character(2)
Tên trường Kiểu dữ liệu Khóa madt Character(6) Khoá chính, cũng là khoá quan hệ tendt Character(60)
Tên trường Kiểu dữ liệu Khóa mahang Character(6) Khoá chính soluongt Float(15) dongiat Float(15) makho Character(6) Khóa ngoại ngay Date(8)
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Khoá
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Khoá
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Khoá
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Khoá
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Khoá
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Khoá
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Khoá
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Khoá
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Khoá
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Khoá
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Khoá
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Khoá
Mahang Char(6) Khóa ngoại Đongia N(12)
* Thiết kế mã đối tượng:
Mỗi một mã đối tượng sẽ có quy tắc thiết kế mã như sau:
- Thiết kế mã hàng hoá:
Hệ thống mã Mã hàng hoá Mã chi tiết Ghi chú
Ví dụ MA 4040 Gạch Matino
Mã hàng hóa được mã hóa gồm 6 ký tự, trong đó có:
2 ký tự đầu là hai chữ cái đầu của tên hàng
4 ký tự tiếp theo thường thể hiện đặc tính của hàng hóa Cụ thể ở ví dụ trên là kích thước.
Hệ thống mã Tên kho Mã chi tiết Ghi chú
Ký tự đầu là chữ K : kho
2 ký tự sau cùng là 2 chữ số
- Thiết kế mã nhà cung cấp:
Hệ thống mã Tên nhà
Cung cấp Mã chi tiết Ghi chú
Ví dụ CC KQHM Công ty TNHH
Mã nhà cung cấp được mã hóa gồm 6 ký tự, trong đó:
2 ký tự đầu là 2 chữ cái CC : nhà cung cấp.
Hai ký tự tiếp theo là hai chữ cái, đại diện cho tên viết tắt của địa chỉ nhà cung cấp Ví dụ, "KQ" là viết tắt của Khu công nghiệp Khai Quang.
2 ký tự cuối là 2 chữ cái: tên viết tắt của tên nhà cung cấp.
- Thiết kế mã khách hàng:
Hệ thống mã Tên khách hàng
Mã chi tiết Ghi chú
Ví dụ KH VPPH Công ty TNHH
Mã khách hàng được mã hóa gồm 6 ký tự, trong đó:
2 ký tự đầu là 2 chữ cái KH : khách hàng.
2 ký tự tiếp theo là 2 chữ cái: tên viết tắt của địa chỉ khách hàng.
Như trong ví dụ trên VP là viết tắt từ : Vĩnh Phúc
2 ký tự cuối là 2 chữ cái: tên viết tắt của tên khách hàng.
- Thiết kế mã nhân viên:
Hệ thống mã Tên nhân viên
Mã chi tiết Ghi chú
Ví dụ TK 001 Thủ kho: Dương
Mã nhân viên được mã hóa gồm 5 chữ số
2 ký tự đầu là 2 chữ cái viết tắt của chức vụ nhân viên
3 ký tự sau là 3 chữ số
- Thiết kế mã số phiếu nhập - số phiếu xuất:
Hệ thống mã Tên phiếu Mã chi tiết Ghi chú
Ví dụ PN 0058 Phiếu nhập số 0058:
Nhập kho hàng mua về
PX 0058 Phiếu xuất 0058: Xuất kho hàng để bán
Số phiếu nhập- xuất được mã hóa gồm 6 ký tự, trong đó có:
2 ký tự đầu của phiếu xuất là: PX
2 ký tự đầu của phiếu nhập là: PN
4 ký tự sau gồm 4 chữ số
- Thiết kế mã số phiếu thu chi:
Hệ thống mã Tên phiếu Mã chi tiết Ghi chú
Ví dụ PT 0045 Phiếu chi số 0045: Chi trả tiền hàng mua cho nhà cung cấp
PC 0045 Phiếu thu 0045: Thu tiền hàng của khách hàng
Số phiếu nhập- xuất được mã hóa gồm 6 ký tự, trong đó có:
2 ký tự đầu của phiếu xuất là: PX
2 ký tự đầu của phiếu nhập là: PN
4 ký tự sau gồm 4 chữ số
- Thiết kế mã số hóa đơn bán hàng:
Hệ thống mã Tên hoá đơn
Mã chi tiết Ghi chú
Ví dụ HD 0058 Hóa đơn số 0058: bán hàng hóa
Số hóa đơn bán hàng được mã hóa gồm 6 ký tự, trong đó có:
2 ký tự đầu của phiếu xuất là: HD
4 ký tự sau gồm 4 chữ số
- Thiết kế mã số biên bản kiểm kê:
Hệ thống mã Tên biên bản
Mã chi tiết Ghi chú
Ví dụ KK 0058 Biên bản số 0058: kiểm kê hàng hóa
Số biên bản kiểm kê được mã hóa gồm 6 ký tự, trong đó có:
2 ký tự đầu của biên bản kiểm kê là: KK
4 ký tự sau gồm 4 chữ số
3.3.1.3 Quan hệ giữa các bảng
3.3.2.1 Xác định luồng hệ thống
Xác định luồng hệ thống giúp phân chia công việc giữa con người và máy móc, đồng thời thay thế các kho dữ liệu liên quan đến tiến trình máy bằng các file tương ứng.
Luồng dữ liệu cho tiến trình “1.0 Nhập hàng” c Phiếu xuất Hóa đơn bán hàng a PHIEUNHAP
Phiếu nhập hàng trả lại
Phiếu xuất hàng trả lại
Phiếu xuất hàng trả lại b Phiếu nhập
Hóa đơn bán hàng CẤP
Lập phiếu xuất hàng trả lại
Máy thực hiện tiến trình 1.1, 1.2, 1.3, 1.4
Tiến trình “ 1.1 Lập phiếu nhập kho”
- Xử lý theo lô mỗi khi có thông tin mới về hàng nhập
- Sau khi nhập các số liệu vào phiếu nhập kho, có thể in ra để gửi tới nhà cung cấp
Tiến trình “ 1.2 Lập phiếu chi”
- Xử lý theo lô mỗi khi có thông tin hàng nhập
Sau khi nhập số phiếu nhập kho, hệ thống sẽ tự động đọc thông tin từ phiếu, bao gồm tổng tiền, tên hàng và mã hàng Người dùng chỉ cần thêm số phiếu và ngày sẽ được tự động lấy từ ngày giờ hệ thống Cuối cùng, máy sẽ tự động in phiếu chi.
Tiến trình “ 1.3 Lập phiếu xuất kho hàng trả lại”
- Xử lý theo lô mỗi khi có thông tin về hàng trả lại
Sau khi nhập số phiếu nhập kho, hệ thống sẽ tự động quét và trích xuất thông tin từ phiếu, bao gồm tổng tiền, tên hàng và mã hàng Những thông tin này sẽ được cập nhật vào phiếu xuất kho hàng trả lại, và người dùng có thể in phiếu để gửi tới nhà cung cấp.
Luồng dữ liệu của tiến trình “2.0 bán hàng”
Hình 3.3: Biểu dồ luồng hệ thống tiến trình “2.0 Mua hàng”
Lập phiếu nhập hàng bị trả lại
Lập hoá đơn bán hàng
Phiếu nhập hàng bị trả lại
Phiếu xuất hàng trả lại
Phiếu thu d phiếu thu b Phiếu nhập
Phiếu thu Hóa đơn bán hàng a
Máy thực hiện các tiến trình 2.1, 2.2, 2.3, 2.4:
Tiến trình “ 2.1 Lập hoá đơn bán hàng”
- Xử lý theo lô ngay sau khi tiến trình “Kiểm tra hàng tồn” được thực hiện và nhận được lệnh gọi tự động từ tiến trình này
Lập hóa đơn rất đơn giản; chỉ cần đọc Đơn mua hàng, máy sẽ tự động lấy mã số hàng, số lượng yêu cầu và đơn giá từ bảng báo giá Sau đó, máy sẽ tạo ra hóa đơn theo mẫu có sẵn và in cho khách hàng.
Công thức: Tổng số tiền thanh toán = Số lượng hàng bán* đơn giá
Tiến trình “ 2.2 Lập phiếu xuất”
Sau khi xuất hóa đơn bán hàng, kế toán sẽ dựa vào hóa đơn này để lập phiếu xuất kho Người dùng cần nhập đầy đủ thông tin vào hệ thống và có thể in phiếu xuất kho khi hoàn tất.
Tiến trình “ 2.3 Lập phiếu thu”
- Xử lý theo lô mỗi khi có thông tin hàng xuất
Sau khi nhập số hóa đơn bán hàng, hệ thống sẽ tự động quét bảng hóa đơn để lấy thông tin tổng tiền, cửa hàng số và tên khách hàng, sau đó cập nhật vào Phiếu thu Người dùng chỉ cần nhập thêm số phiếu, ngày sẽ tự động lấy từ ngày giờ của hệ thống Cuối cùng, máy sẽ tự động in phiếu thu.
Tiến trình “ 2.4 Lập phiếu nhập hàng bị trả lại”
- Xử lý theo lô mỗi khi có thông tin về hàng bị trả lại
Sau khi nhập số liệu vào phiếu xuất kho, máy sẽ tự động quét và lấy thông tin từ phiếu này, bao gồm tổng tiền, tên hàng và mã hàng, để cập nhật vào phiếu nhập kho hàng bị.
Luồng dữ liệu của tiến trình (3.0 Giải quyết kiểm kê).
Hình 3.4: Biểu dồ luồng hệ thống tiến trình “3.0 Giải quyết kiểm kê”
Xử lý hàng thanh lý
Xử lý hàng thừa thiếu g th ,thiếu
Lập báo cáo kiểm kê
Quyết định xử lý thừa thiếu
Báo cáo kiểm kê g QĐ thanh lý hàng h QĐ xử lý hàng thừa thiếu
Máy thực hiện các tiến trình 3.1:
Tiến trình “ 3.1 Lập báo cáo kiểm kê”
Khi có yêu cầu, hệ thống có khả năng in báo cáo kiểm kê dựa trên các chứng từ đã nhập và yêu cầu từ người sử dụng, từ đó lập báo cáo công nợ khách hàng một cách chính xác và hiệu quả.
Luồng dữ liệu của tiến trình (4.0 thống kê và báo cáo).
Lập báo cáo TH doanh thu
Lập báo cáo công nợ KH
Lập báo cáo nhập- xuất-tồn
Báo cáo tổng hợp doanh thu m
Báo cáo công nợ KH l n Báo cáo nhập-xuất-tồn Yêu cầu báo cáo
Yêu cầu báo cáo Báo cáo
Lập báo cáo công nợ NCC
Báo cáo Yêu cầu báo cáo
Yêu cầu báo cáo k B áo cáo công nợ NC
Lập báo cáo TH hàng mua
Lập báo cáo TH hàng bán
Yêu cầu báo cáo Báo cáo d phiếu thu b Phiếu nhập
Hóa đơn bán hàng a j Báo cáo TH hàng bán i báo cáo TH hàng mua c Phiếu xuất
Máy làm các tiến trình :4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 4.5, 4.6
Tiến trình “ 4.1 Lập báo cáo tổng hợp hàng mua”
- Xử lý theo lô thông tin hàng mua trong tháng
- Máy sẽ tự động đọc thông tin phiếu nhập lấy trường mã hàng, tên hàng, số lượng xuất cập nhật vào bảng tổng hợp hàng mua.
Tiến trình “ 4.2 Lập báo cáo tổng hợp hàng bán”
- Xử lý theo lô thông tin hàng xuất bán trong tháng.
Máy sẽ tự động quét và ghi lại thông tin từ các hóa đơn bán hàng, bao gồm mã hàng, tên hàng và số lượng xuất bán, để cập nhật vào bảng tổng hợp hàng xuất bán.
Tiến trình “ 4.3 Lập báo cáo công nợ khách hàng”
Cuối mỗi tháng hoặc khi có yêu cầu có thể in ra báo cáo tổng hợp doanh thu.
Máy sẽ dựa trên các chứng từ nhập vào và yêu cầu của người sử dụng để lập báo cáo công nợ khách hàng.
Tiến trình “ 4.4 Lập báo cáo công nợ nhà cung cấp”
Cuối mỗi tháng hoặc khi cần thiết, người dùng có thể in báo cáo tổng hợp doanh thu, dựa trên các chứng từ đã nhập và yêu cầu cụ thể Máy sẽ tự động lập báo cáo công nợ nhà cung cấp, giúp quản lý tài chính hiệu quả.
Tiến trình “ 4.5 Lập báo cáo tổng hợp doanh thu”
Cuối mỗi tháng hoặc khi có yêu cầu có thể in ra báo cáo tổng hợp doanh thu.
Máy sẽ dựa trên các chứng từ nhập vào và yêu cầu của người sử dụng để lập báo cáo
Tiến trình “ 4.6 Lập báo cáo nhập- xuất- tồn”
Cuối mỗi tháng hoặc khi có yêu cầu có thể in ra báo cáo nhập-xuất-tồn.
Bảng được tạo ra dưới dạng một báo cáo, được xác định như sau:
Tổng hợp số lượng, số tiền của tất cả các lần nhập, xuất vật tư và ghi vào cột nhập, xuất
Tồn đầu kì về số lượng và giá trị: được lấy trong bảng TONDAUKI.
Số lượng tồn cuối kì = Số lương tồn đầu kì +
Tổng số lượng nhập trong kì -
Tổng số lượng xuất trong kì
Giá trị tồn cuối kì = Giá trị tồn đầu kì + Tổng giá trị nhập trong kì - Tổng giá trị xuất trong kì
* Đặc tả logic của tiến trình này:
Cuối mỗi tháng hoặc khi nào có yêu cầu có thể in báo cáo nhập xuất tồn soluong = sltondk sotien = sltondk * dgtondk
DO WHILE (chưa hết các dòng phiếu trong bảng DONGPHIEU)
IF (hàng hóa là loại đang được xét , kho là kho đang xem xét và tháng lập phiếu là tháng trước tháng cần xem ) THEN
IF (loại phiếu là phiếu nhập) THEN
Soluong1 = soluong1 + số lượng trên dòng phiếu Sotien 1= Sotien1 + số lượng * đơn giá trên dòng phiếu ELSE
Soluong2 = soluong2 + số lượng trên dòng phiếu
ENDIF ENDDO sltondt= sltondk+ Soluong1- Soluong2 sotiendt= sotien+ Sotien1- Sotien2
DO WHILE (chưa hết các dòng phiếu trong bảng DONGPHIEU)
IF (hàng hóa là loại đang được xét , kho là kho đang xem xét và tháng lập phiếu là tháng cần xem ) THEN
IF (loại phiếu là phiếu nhập) THEN
Soluong1 = soluong1 + số lượng trên dòng phiếu Sotien 1= Sotien1 + số lượng * đơn giá trên dòng phiếu ELSE
Soluong2 = soluong2 + số lượng trên dòng phiếu
Sotien2 = Sotien2 + số lượng * đơn giá trên dòng phiếu
ENDIF ENDDO sltonct= sltondt+ soluong1- soluong2 sotienct= sotiendt +Sotien1- Sotien2
Các tiến trình khác tương tự
3.3.2.2 Xác định các giao diện
Các giao diện cập nhật bao gồm: Cập nhật Khách hàng với thực thể KHÁCH HÀNG, Cập nhật Nhà cung cấp với thực thể NHÀ CUNG CẤP, Cập nhật Hàng hóa với thực thể HÀNG HÓA, Cập nhật Nhân viên với thực thể NHÂN VIÊN, Cập nhật Kho với thực thể KHO, Cập nhật Tài khoản với thực thể TÀI KHOẢN, Cập nhật Hóa đơn bán hàng với mối quan hệ BÁN, và Cập nhật Phiếu nhập kho với mối quan hệ NHẬP.
Các giao diện xử lý bao gồm: lập phiếu nhập kho (Tiến trình 1.1), lập phiếu chi (Tiến trình 1.2), lập phiếu xuất kho hàng trả lại (Tiến trình 1.3), lập hoá đơn bán hàng (Tiến trình 2.1), lập phiếu xuất kho (Tiến trình 2.2), lập phiếu thu (Tiến trình 2.3), lập phiếu nhập kho hàng bị trả lại (Tiến trình 2.4), lập báo cáo kiểm kê (Tiến trình 3.1), lập báo cáo hàng mua (Tiến trình 4.1), lập báo cáo hàng bán (Tiến trình 4.2), lập báo cáo công nợ khách hàng (Tiến trình 4.3), lập báo cáo công nợ nhà cung cấp (Tiến trình 4.4), lập bảng kê nhập- xuất- tồn (Tiến trình 4.5), và lập báo cáo tổng hợp doanh thu (Tiến trình 4.6).
Lựa chọn và tích hợp các giao diện:
Giao diện cập nhật Giao diện xử lý
Cập nhật khách hàng Lập phiếu nhập kho
Cập nhật nhà cung cấp Lập phiếu xuất kho
Cập nhật hàng hóa Lập hóa đơn bán hàng
Cập nhật kho Báo cáo nhập- xuất- tồn
Cập nhật thông tin nhân viên và doanh thu là rất quan trọng trong việc quản lý tài chính Đảm bảo rằng tài khoản công nợ khách hàng được cập nhật kịp thời giúp theo dõi tình hình thu hồi nợ hiệu quả Bên cạnh đó, việc cập nhật phiếu nhập kho và hóa đơn bán hàng cũng góp phần vào việc báo cáo công nợ nhà cung cấp và tổng hợp hàng mua, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Báo cáo tổng hợp hàng bán Báo cáo kiểm kê
Các giao diện được chọn
