V. KẾT CẤU CỦA ĐỒ ÁN
2.1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH PHÚ MỸ
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Tên công ty: Công ty TNHH Phú Mỹ. Giấy phép kinh doanh số: 0103007196. Giám đốc: Nguyễn Văn Phú.
Phó Giám Đốc: Dương Văn Trí. Điện thoai: 0211.3716152. Fax: 0211.3716151.
Số công nhân viên: 124 người. Trong đó: Nhân viên quản lý: 25 người. Sản phẩm chính: gạch ốp lát cao cấp và ngói lợp Prime.
Thị trường: các tỉnh thành của cả nước. Loại hình kinh doanh: kinh doanh nội địa. Loại hình cơng ty: thương mại.
Trụ sở chính: Thị trấn Thổ Tang- Vĩnh Tường- Vĩnh Phúc.
Công ty TNHH PHÚ MỸ là một tổ chức kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 1902001141 cấp ngày 10/4/2005 của sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Vĩnh Phúc với các đặc điểm cơ bản:
+ Tên giao dịch: CÔNG TY TNHH PHÚ MỸ
+ Cơng ty TNHH PHÚ MỸ hình thành và phát triển trong giai đoạn nền kinh tế đất nước có nhiều biến động mạnh mẽ. Giai đoạn đầu từ những năm 2005, 2006 kinh tế đất nước tăng trưởng, phát triển mạnh mẽ và đến mấy năm gần đây do ảnh hưởng suy thối kinh tế sự phát triển của Cơng ty cũng gặp khơng ít khó khăn. Tuy
nhiên cho đến nay Công ty TNHH PHÚ MỸ vẫn đứng vững và có những thành tựu lớn trong kinh doanh.
+ Cơng ty được thành lập dưới hình thức góp vốn của các chủ sở hữu với số vốn điều lệ là 7,6 tỷ đồng. Ban đầu quy mơ kinh doanh cịn hạn hẹp nhưng đến nay thị trường cũng như những cớ sở vật chất của Công ty đã tăng lên không ngừng. Công ty đã phân phối các sản phẩm cho thị trường hầu hết các tỉnh mền Bắc, một số tỉnh miền Trung và cả miền Nam. Cơ sở vật chất của Cơng ty hiện nay gồm có: Một tịa nhà 3 tầng với diện tích 2000 m2 dùng cho khối văn phịng,cịn lại là các nhà kho với diện tích 8000 m2.
+ Khi thành lập Công ty với đội ngũ nhân viên còn hạn chế với 48 người, nhưng đến thời điểm này tổng số nhân viên là 124. Đời sống công nhân viên ngày càng được nâng cao với thu nhập bình quân hiện nay là 3 trđ/ người.
Vốn điều lệ khi thành lập công ty là 5.700.000.000 đồng. Vốn nhà nước: 1.710.000.000 đồng chiếm tỉ lệ: 30%
Vốn của các cổ đông khác: 3.900.000.000 đồng chiến tỉ lệ: 70% Kết quả sản xuất kinh doanh năm 2009:
Tổng doanh thu: 1186 triệu đồng, tăng hơn 30% so với năm 2008. Lợi nhuận: 6287 triệu đồng.
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ
* Chức năng của công ty: Với mặt hàng kinh doanh chủ yếu là gạch ốp lát
cao cấp và ngói lợp Prime, Cơng ty có chức năng quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn, lao động, giữ gìn nâng cao hiệu quả sử dụng trang thiết bị phục vụ hoạt động kinh doanh góp phần phát triển thị trường phân phối vật liệu xây dựng cho hầu hết các tỉnh miền Bắc, một số tỉnh miền Trung và cả miền Nam.
* Nhiệm vụ của công ty:
- Chấp hành các điều lệ, các quy định, quy phạm tiêu chuẩn chất lượng hàng hóa, các chính sách mang tính chất bắt buộc của nhà nước.
- Phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước, chịu trách nhiệm đóng thuế và các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật.
- Hoàn thành các chỉ tiêu đặt ra về sản lượng, doanh thu, lợi nhuận và đảm bảo đời sống vật chất, tinh thần của cán bộ công nhân viên.
2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý:
Chức năng nhiệm vụ của các phịng ban trong cơng ty:
- Ban giám đốc Cơng ty: Có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm sốt tình hình hoạt động kinh doanh và sự phối hợp giữa các phịng ban trong Cơng ty, chịu trách nhiệm quản lý tình hình tài chính và vốn của Cơng ty. Giám đốc công ty là người lãnh đạo cao nhất chịu trách nhiệm trước nhà nước, pháp luật về mọi hoạt động kinh doanh của cơng ty.
- Phịng kinh doanh: Tham mưu cho ban giám đốc về kế hoạch tiêu thụ
hàng hóa, nghiên cứu chiến lược marketing cho cơng ty, tổ chức khai thác thị trường, khai thác nguồn hàng gắn với thị trường tiêu thụ, phát triển mạng lưới hệ thống bán hàng,.., thực hiện việc ký kết các hợp đồng mua hàng hóa vào và bán ra thị trường.
- Phịng kế hoạch: Phịng kế hoạch có nhiệm vụ lập kế hoạch kinh doanh
PHĨ GIÁM ĐỐC
Phịng kinh
doanh Phịng kế tốn Phịng kế hoạch GIÁM ĐỐC
Phịng tổ chức hành
dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện kế hoạch của từng đơn vị để báo lên cho thủ trưởng đơn vị
- Phòng tổ chức hành chính: Phụ trách về vấn đề tổ chức nhân sự, tiếp nhận, điều chuyển CB - CNV của Công ty. Tổng hợp tiền lương, tiền thưởng cho CB - CNV hàng tháng.
- Phịng kế tốn: Có nhiệm vụ ghi chép, tổng hợp số liệu và chịu trách
nhiệm cơng tác hạch tốn tồn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tồn cơng ty theo đúng chế độ và chuẩn mực kế tốn hiện hành. Cung cấp về tài chính,cân đới thu chi, đảm bảo về vốn phục vụ cho hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi.
2.1.4. Đặc điểm tổ chức kế toán
2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán :
- Kế tốn trưởng có nhiệm vụ phân cơng, hướng dẫn, chỉ đạo, tổ chức thực
hiện và kiểm tra toàn bộ cơng tác kế tốn, thống kê trong cơng ty. Kế toán trưởng giúp giám đốc chấp hành các chế độ về quản lý và sử dụng tài sản, chấp hành các chế độ lao động, về sử dụng quỹ tiền lương, quỹ phúc lợi cũng như việc chấp hành các kỷ luật về tài chính, tín dụng thanh tốn. Ngồi ra kế tốn trưởng cịn giúp giám đốc tập hợp các số liệu về kinh tế, tổ chức phân tích các hoạt động kinh doanh, phát hiện ra khả năng tiềm tàng, thúc đẩy việc thực hiện chế độ hạch tốn kế tốn trong cơng tác đảm bảo cho hoạt động của Công ty thu được hiệu quả cao.
- Kế toán tổng hợp: Đối chiếu số liệu sổ tổng hợp và sổ chi tiết, xác định
KẾ TỐN TỔNG HỢP Kế tốn tiền và cơng nợ Kế tốn bán hàng mua hàng và thuế GTGT Kế toán kho Kế toán TSCĐ & CCDC Kế tốn tiền lương và BHXH Thủ quỹ KẾ TỐN TRƯỞNG
- Kế tốn TSCDD & CCDC: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng, giảm
TSCĐ hàng ngày, theo dõi khấu hao TSCĐ theo tháng và quý. Định kỳ (tháng, quý, năm) lập Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ, Báo cáo khấu hao TSCĐ của văn phong cơng ty và tồn cơng ty.
- Kế tốn tiền và cơng nợ: Có nhiệm vụ lập các phiếu thu, phiếu chi đồng
thời mở sổ chi tiết tiền mặt phát sinh hàng ngày ở công ty, chịu trách nhiệm trong việc thanh toán qua ngân hàng, chi trả các khoản nợ.
- Kế toán kho: Theo dõi số hiện có, tình hình biến động của từng loại hàng
hóa mua vào, bán ra trong kỳ.
- Kế tốn bán hàng, mua hàng và thuế GTGT: Có nhiệm vụ mở sổ chi tiết
theo dõi hoạt động bán hàng, theo dõi công nợ của từng khách hàng. Đồng thời có nhiệm vụ phân tích và báo cáo tình hình cơng nợ, tình hình tăng giảm doanh thu trong kỳ và tổng hợp tính thuế GTGT.
- Kế tốn tiền lương và BHXH: Tình lương và BHXH phải trả cho người
lao động đồng thời ghi chép tổng hợp tiền lương trong doanh nghiệp.
- Thủ quỹ có nhiệm vụ theo dõi các khoản thu tiền mặt (Ví dụ: thu tiền
khách hàng theo Hợp đồng kinh tế, …), các khoản chi tiền mặt (Ví dụ: chi lương, thưởng, chi mua hàng, chi BHXH, …) của tồn cơng ty. Hàng tháng đối chiếu số dư với kế toán thanh toán và lập Báo cáo quỹ.
Mối quan hệ giữa các phịng chức năng:
Mỗi phịng đều có những nhiệm vụ riêng biệt nhưng lại liên hệ chặt chẽ với nhau tạo nên một khối thống nhất giúp cỗ máy kinh doanh của Cơng ty hoạt động một cách hiệu quả. Phịng kinh doanh là đầu mối trong việc kiến tạo nguồn hàng, ký các hợp đồng mua bán. Phòng bán hàng sẽ thoả mãn tối đa các nhu cầu khách hàng của mình. Phịng kế tốn sẽ có nhiệm vụ điều hồ dịng tài chính trong Cơng ty giúp các bộ phận khác hoạt đơng một cách trơn tru và mang lai hiệu quả cao nhất. Phịng tổ chức hành chính sẽ điều hồ và phân bổ thù lao cho người lao động theo lượng hàng hoá bán ra một cách hợp lý. Tất cả các bộ phận này gắn kết với nhau vì những mục tiêu chung là lợi ích người lao động, lợi ích tồn Cơng ty và lợi ích của xã hội.
Việc tổ chức bộ máy kế toán khoa học đã giúp Cơng ty kiểm tra cơng tác kế tốn dễ dàng, mọi thông tin được cung cấp một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác, lãnh đạo Cơng ty có thể nắm bắt được tình hình hoạt động của Cơng ty một cách nhanh chóng, tạo điều kiện cho Cơng ty trang bị các phương tiện ghi chép, tính tốn, quản lý thơng tin.
2.1.4.2. Đặc điểm cơng tác kế tốn tại Cơng ty
Chế độ kế tốn: Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC, ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: PP kê khai thường xuyên.
- Phương pháp xác định trị giá vốn hàng xuất kho: PP bình quân gia quyền cả kỳ
- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
- Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ.
- Niên độ kế toán: Theo năm dương lịch bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12.
- Kỳ hạch toán: Tháng - Hình thức kế tốn sử dụng:
Hình thức kế tốn mà cơng ty đang áp dụng là hình thức Nhật ký chung Trình tự ghi sổ kế tốn: theo hình thức Nhật ký chung:
Chú thích: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra
Trình tự ghi sổ trong kế toán máy:
Chứng từ kế toán Sổ nhật ký đặc biệt Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Sổ, thẻ kế tốn chi tiết Sổ nhật ký chung
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết
Chứng từ ban đầu
Nhập dữ liệu vào màn hình nhập liệu
Xử lý tự động theo chương trình phần
mềm
2.1.5. Sản phẩm của Công ty
Mặt hàng kinh doanh chủ đạo của Công ty là gạch ốp lát cao cấp và ngói lợp Prime. Ngồi ra cơng ty còn mở rộng kinh doanh trên rất nhiều sản phẩm như thiết bị vệ sinh, bình nóng lạnh, bồn nước, ống chịu nhiệt,…Với sản phẩm ngày càng đa dạng góp phần giúp công ty kinh doanh ngày càng hiệu quả và đạt lợi nhuận cao.
Với mặt hàng kinh doanh chủ đạo là gạch ốp lát cao cấp và ngói lợp Prime, đây là một thương hiệu có uy tín trên thị trường nên là một thuận lợi lớn cho hoạt động kinh doanh của Công ty trong lĩnh vực phân phối. Tuy nhiên trong thời buổi kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt hiện nay, đặc biệt thị trường gạch ốp lát cao cấp và ngói lợp có sự cạnh tranh của nhiều hãng khác là một khó khăn khơng nhỏ cho hoạt động kinh doanh của Cơng ty. Vì thế, để lớn mạnh lên cùng nền kinh tế theo từng giai đoạn phát triển Cơng ty đã khơng ngừng có những chiến lược kinh doanh mới, phù hợp kích thích tiêu thụ và mở rộng thị trường cũng như xây dựng uy tín trên nền tảng chất lượng sản phẩm cung cấp.
Báo cáo kết quả thực hiện các chỉ tiêu tài chính của cơng ty năm 2008 – 2009:
Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009
Doanh thu thuần từ bán hàng 71.063.264.356 85.065.369.148 Lợi nhuận kế toán trước thuế TNDN 5.026.263.458 8.036.258.378 Nộp ngân sách nhà nước 1.723.258.126 2.680.264.325 Tổng nguồn vốn kinh doanh 14.681.916.393 21.032.564.396
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TỐN BÁN HÀNG TRONG CƠNG TY HIỆN NAY
2.2.1. Các nghiệp vụ và quy trình kế tốn bán hàng tại tổng công ty2.2.1.1. Tài khoản và chứng từ sử dụng: 2.2.1.1. Tài khoản và chứng từ sử dụng:
Vì tất cả các mặt hàng của công ty đều thuộc đối tượng nộp thuế GTGT. Nên doanh thu bán hàng của công ty được ghi nhận là tồn bộ số tiền bán hàng khơng bao gồm thuế GTGT.
Chứng từ sử dụng:
Để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tình hình tiêu thụ và doanh thu bán hàng, kế tốn sử dụng các chứng từ gốc: Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Giấy báo có.
Khi có u cầu của khách hàng, kế tốn tiến hành lập hóa đơn thành 3 liên: Liên 1 lưu tại cuống, Liên 2 và Liên 3 giao cho khách hàng để mang xuống kho lấy hàng. Sau khi nhận hàng, khách hàng giữ lại liên 2, còn liên 3 giao cho thủ kho để làm căn cứ ghi vào thẻ kho. Thủ kho ghi xong sẽ chuyển hóa đơn lên phịng kế tốn để kế toán tổng hợp tiến hành nhập liệu cho hóa đơn này.
Nhằm đáp ứng các yêu cầu quản lý, phần mềm kế toán BRAVO đã thiết kế các loại chứng từ sau:
Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho có mã HD Phiếu thu tiền mặt có mã PN
Giấy báo có ngân hàng có mã BC,… Tài khoản sử dụng:
Công ty sử dụng TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của công ty trong kỳ hoạt động kinh doanh. TK 511 chỉ được công ty sử dụng với một tiểu khoản: TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa.
Theo phần mềm kế tốn, đối với hình thức thanh tốn tiền ngay, để tránh việc trùng khi cập nhật cho chứng từ hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho và phiếu thu tiền mặt, kế tốn đều hạch tốn thơng qua TK 131. Do vậy, ngoài TK
5111, kế tốn cịn sử dụng TK 131 – Phải thi khách hàng và TK 33311 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp để phản ánh nghiệp vụ bán hàng phát sinh.
2.2.1.2. Cơng tác kế tốn bán hàng tại cơng ty
Công ty Công ty TNHH PHÚ MỸ là một Công ty hoạt động với phạm vi rộng và phức tạp do vậy Công ty đã ý thức được việc ứng dụng tin học trong quản lý cơng việc của Cơng ty nói chung và trong cơng tác bán hàng nói riêng là cần thiết. Chính vì thế ngay từ khi kế hoạch mở rộng sản xuất của Công ty được thực hiện Cơng ty đã có phần mềm quản lý bán hàng. Hiện nay Công ty đang sử dụng phần mền kế toán BRAVO cho cơng tác kế tốn.
Hiện tại các bộ phận quản lý, phịng ban chức năng của Cơng ty đều được trang bị máy vi tính để tiến hành cơng việc. Bộ phận kế tốn cũng được trang bị máy tính để làm việc. Mỗi kế tốn viên được sử dụng một máy tính riêng. Do đó việc quản lý tại Công ty đã trở nên thuận tiện và giảm thiểu được nhiều chi phí trong q trình quản lý giúp Cơng ty nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và đáp ứng được các đòi hỏi của khách hàng một cách hiệu quả.
2.3. NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ VỀ HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CÔNG TY
Cơng ty sử dựng phần mềm kế tốn BRAVO: Đây là phần mềm hướng đến doanh nghiệp vừa và nhỏ, cho phép Công ty theo dõi dịng tiền, quản lý cơng nợ; quản lý hàng tồn kho; cung cấp các chương trình tính giá thành bằng nhiều phương pháp; cho phép quản lý số liệu liên năm; quản lý số liệu qua nhiều đơn vị cơ sở, nhiều thời kì khác nhau.
BRAVO có ưu điểm: