Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Cty XNK thiết bị vật tư thông tin Hà Nội (EMI.Co)

B. NỘI DUNG 3 PHẦN I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU THIẾT BỊ VẬT TƯ THÔNG TIN HÀ NỘI. 3 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin Hà Nội .

A Lời nói đầu

Bộ mặt nền kinh tế nớc ta từ khi chuyển từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trờng định hớng Xã Hội Chủ Nghĩa, có sự quản lý của nhà nớc thì các hoạt động kinh tế nói chung và hoạt động thơng mại nói riêng đã có những chuyển biến rõ rệt và đạt đợc nhiều thành tựu đáng khích lệ Trong điều kiện, thời buổi kinh tế thị trờng đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng vơn lên phát triển để tự khẳng định vị trí của mình trên thơng trờng.

Đối với doanh nghiệp thơng mại Xuất Nhập Khẩu thì hoạt động kinh doanh chính là hoạt động mua và bán hàng Muốn tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trờng, để không bị tiêu diệt thôn tính thì bản thân mỗi doanh nghiệp phải nhận thức đợc tầm quan trọng của công tác bán hàng bởi nó quyết định hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy vấn đề hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là vấn đề thờng xuyên đặt ra cho các doanh nghiệp thơng mại.

Gắn liền với công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng là công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, nó giữ một vị trí hết sức quan trọng vì nó là phần hành kế toán chủ yếu trong toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp, góp phần phục vụ đắc lực và có hiệu quả trong công tác bán hàng Do đó kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cần phải đợc tổ chức một cách khoa học và hợp lý nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.

Xuất phát từ nhận thức trên, ta thấy kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thơng mại ngày càng đòi hỏi phải đợc củng cố và hoàn thiện cho phù hợp với tốc độ phát triển của nền kinh tế thị trờng.

Qua quá trình thực tập ở Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật t thông tin Hà Nội (EMI.Co), đợc sự hớng dẫn tận tình của cô giáo Lê Kim Ngọc và các cán bộ phòng kế toán của Công ty, tôi đã hoàn thành chuyên đề của mình với đề tài:

Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật t thông tin Hà Nội (EMI.Co)

Nội dung của chuyên đề gồm 3 phần:

Phần I: Khái quát chung về Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật t thông tin

Hà Nội.

Phần II: Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán

hàng tại Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật t thông tin Hà Nội.

Phần III: Một số nhận xét đánh giá và giải pháp hoàn thiện công tác kế

toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật t thông tin Hà Nội.

Mặc dù đã rất cố gắng song do thời gian và trình độ có hạn, bởi vậy chuyên đề hoàn thành không tránh khỏi có những sai sót, rất mong nhận đợc sự góp ý chỉ bảo của giáo viên hớng dẫn Th.s Lê Kim Ngọc để chuyên đề đợc hoàn thiện hơn.

Tiền thân của Công ty là Công ty cung ứng vật t thông tin đợc thành lập vào ngày 28/07/1969 Thời gian đó công ty thuộc Tổng cục thông tin Sau khi đất nớc hoàn toàn thống nhất, vào năm 1976 công ty đợc đổi tên thành Công ty vật t kỹ thuật Lúc này Uỷ ban phát thanh và truyền hình quản lý đơn vị với t cách là đơn vị chủ quản.

Sau một thời gian dài, đất nớc bắt đầu công cuộc đổi mới và vào ngày 20/05/1987 Nhà nớc ban hành quyết định số 213/TC thành lập Bộ thông tin Khi đó công ty vẫn giữ nguyên tên và chuyển về Bộ thông tin quản lý.

Trớc yêu cầu cấp bách của nghành phát thanh, truyền hình, thông tin trong những năm chuyển đổi cơ chế thị trờng, Bộ trởng Bộ văn hoá thông tin đã ban hành quyết định số 461/TC (1990) về việc cho phép công ty đợc quyền xuất nhập khẩu trực tiếp các loại thiết bị đồng bộ, các loại vật t linh kiện kỹ thuật chuyên dùng cho nghành Phát thanh và truyền hình Chính quyết định này đã góp phần phát triển nghành thông tin và hơn nữa đã nâng cao chất lợng tuyên truyền nói chung.

Hai năm sau, năm 1992 Hội đồng bộ trởng ra nghị định số 338/HĐBT về việc thành lập lại công ty Tại thời điểm thành lập lại, Công ty có số vốn kinh doanh ban đầu là 4.300.000.000 đ (trong đó vốn cố định là: 2.600.000.000 đ và vốn lu động là 1.700.000.000 đ) Số cán bộ công nhân viên lúc đó là 35 ngời và toàn bộ đều thuộc biên chế nhà nớc.

Theo quyết định số 1826/TC của Bộ trởng Bộ Văn hoá thông tin, công ty đổi tên thành Công ty xuất nhập khẩu thiết bị vật t thông tin Gắn với việc đổi tên thì chức năng và nhiệm vụ của công ty cũng đợc mở rộng hơn để đáp ứng yêu cầu đổi mới của xã hội, và cho tới hiện nay công ty có:

Trụ sở chính: Số 5A Thi Sách- Hà Nội

Chi nhánh: 64 Trơng Định- Quận 3- Tp Hồ Chí Minh

Công ty hoạt động với mục tiêu kinh doanh phục vụ sự nghiệp phát triển ngành phát thanh truyền hình là trọng tâm Công ty đã bám sát kế hoạch và chịu sự chị đạo trực tiếp của Đài, công ty luôn luôn chủ động tìm kiếm, khai thác những thiết bị chuyên ngành phù hợp với yêu cầu đổi mới công nghệ, hiện đại hoá ngành phát thanh, đáp ứng kịp nhu cầu của nghành và mở rộng không ngừng phạm vi hoạt động.

Ngày 24 tháng 3 năm 1994, căn cứ vào các quyết định và công văn có liên quan, Công ty đợc chuyển giao sang Đài tiếng nói Việt Nam quản lý Từ đó công ty tiếp tục hoạt động dới sự quản lý của Đài tiếng nói Việt Nam.

Trong các năm tiếp theo, cán bộ công nhân viên công ty đã rất cố gắng đoàn kết hoàn thành kế hoạch đợc giao và không ngừng mở rộng phạm vi hoạt động,ngành nghề kinh doanh.Công ty đã lần lợt thành lập các đơn vị kinh tế trực thuộc sau:

- Chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh.- Trung tâm tiếp thị và thông tin quảng cáo.

- Xí nghiệp sản xuất, lắp đặt thiết bị phát thanh truyền hình.- Trung tâm chuyển giao công nghệ điện tử tin học.

Trong suốt 30 năm hoạt động Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật t thông tin Hà Nội hiện nay là công ty xuất nhập khẩu thiết bị vật t thông tin, là đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán kinh tế độc lập, có t cách pháp nhân, có con dấu riêng… Công ty đảm bảo công việc cho 220 ngời, trong đó: số nằm trong biên chế nhà nớc là 102 ngời,số ký kết hợp đồng dài hạn là 28 ngời và 90 ngời ký kết hợp đồng ngắn hạn.

1.2 Chức năng nhiệm vụ của Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật t thông tin Hà Nội

Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật t thông tin Hà Nội là doanh nghiệp trực thuộc cơ quan nhà nớc mà trực tiếp là Đài tiếng nói Việt Nam, nên việc hoàn thành các nhiệm vụ chính trị là trọng tâm, ngoài nhiệm vụ quan trọng trên, cũng nh các doanh nghiệp khác, công ty cũng tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh khác phục vụ nghành Các chức năng và nhiệm vụ đó đợc cụ thể là:

-Kinh doanh xuất khẩu trực tiếp thiết bị vật t,linh kiện phụ tùng phục vụ cho quá trình phát triển các nghành phát thanh truyền hình, thông tin.

-Khảo sát, thiết kế, t vấn kỹ thuật thuộc lĩnh vực truyền thanh, truyền hình.

-Cung cấp các dịch vụ quảng cáo trên phạm vi toàn quốc bằng các phơng tiện: Truyền hình, báo chí, truyền thanh, bảng hiệu điện tử…

-Nhận uỷ thác xuất khẩu, đại lý, ký gửi cho các thành phần kinh tế khác, kể cả kinh doanh khách sạn lữ hành.

-Tổ chức sản xuất, lắp ráp, sửa chữa bảo hành những thiết bị vật t thông tin.

Song song với việc thực hiện các chức năng đó, doanh nghiệp còn có nghĩa vụ của một doanh nghiệp Nhà nớc đối với xã hội.

-Nhiệm vụ quan trọng nhất của công ty là hoàn thành tốt các chỉ tiêu kinh tế mà cấp trên giao.

-Công ty có nghĩa vụ tài chính với Nhà nớc nh nộp thuế, phí và lệ phí đầy đủ.

-Có nghĩa vụ nhận, quản lý và sử dụng vốn do Nhà nớc cấp một cách hiệu quả.

-Công ty còn có nghĩa vụ với các khoản thanh toán trong quan hệ với các bên liên quan: Các nhà cung cấp, các cơ sở tín dụng, các bạn hàng, công nhân viên.

-Công ty có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc nguyên tắc kế toán ngoại tệ trong các thơng vụ để đảm bảo cung cấp thông tin chính xác cho hoạt động quản lý xuất nhập khẩu.

1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật t thông tin Hà Nội

Ngoài trụ sở chính tại 5A Thi Sách thì công ty còn có một số chi nhánh, cơ sở tại thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội.Trong công ty gồm 3 bộ phận: Ban giám đốc, Phòng nghiệp vụ và các đơn vị sản xuất kinh doanh Mỗi phòng có một chức năng, nhiệm vụ nhất định Các phòng nghiệp vụ hay các phòng chức năng có trách nhiệm trợ giúp Ban giám đốc trong khi tiến hành hoạt động kinh doanh Dới đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty:

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty EMI.CO

XN sản xuất, lắp ráp thiết bị và kinh doanh phát thanh truyền hình

Trung tâm tiếp thị và thông tin

Trung tâm chuyển giao công nghệ

điện

Nhìn vào sơ đồ ta thấy, toàn công ty đợc điều hành bởi Ban giám đốc mà đứng đầu là Giám đốc Giám đốc vừa là ngời đại diện cho nhà nớc vừa là ngời có quyền cao nhất trong mọi hoạt động của công ty Giám đốc phải có trách nhiệm trớc Nhà nớc và tập thể công nhân viên về hiệu quả hoạt động của công ty Giám đốc là ngời do cấp trên bổ nhiệm và là ngời đại diện hợp pháp ký kết hợp đồng với các bên liên quan.

Trợ giúp Giám đốc là 3 Phó Giám đốc và 1 Kế toán trởng Phó giám đốc kinh doanh là ngời phụ trách các vấn đề lu thông sản phẩm, đối ngoại, Phó giám đốc kỹ thuật chịu trách nhiệm những vấn đề liên quan đến kỹ thuật nh chất lợng hàng hoá, dịch vụ t vấn thiết kế, lắp đặt thiết bị,…còn Phó giám đốc dự án đầu t có nhiệm vụ lập đánh giá,thẩm định các kế hoạch, dự án đầu t ngắn, trung và dài hạn cho công ty Các vấn đề liên quan đến sổ sách kế toán, lu trữ thì do Kế toán trởng chịu trách nhiệm Nếu đợc uỷ quyền thì các Phó giám đốc sẽ trực tiếp điều hành các phòng ban.

Tại công ty có 3 phòng chức năng, hoạt động nhằm tham mu cho Ban giám đốc về mặt hành chính hay nghiệp vụ chuyên môn:

Phòng Tổ chức tổng hợp chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc, có nhiệm vụ thu thập thông tin từ các bộ phận khác, tổng kết, định kỳ báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh đồng thời phòng tiến hành đào tạo, xắp xếp, bổ nhiệm, bãi miễn, bố trí lao động hợp lý phù hợp với trình độ và khả năng của từng ngời, thực hiện tinh giảm, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý Đây cũng là nơi đóng dấu và lu trữ công văn chứng từ xuất nhập khẩu Hơn thế nữa phòng cũng tiến hành công tác kiểm toán nội bộ.

Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu do Phó giám đốc kinh doanh và Phó giám đốc kỹ thuật kết hợp chỉ đạo Phòng này có nhiệm vụ ký kết các hợp đồng thơng mại với các nhà cung cấp cũng nh các khách hàng, đồng thời tổ chức thực hiện chế độ hạch toán kinh doanh.

Còn các vấn đề về cân đối tạo nguồn, quản lý và sử dụng vốn một cách hiệu quả và hợp lý nhất thuộc trách nhiệm của phòng kế hoạch tài vụ Phòng này còn có chức năng quản lý, luân chuyển chứng từ kinh doanh, các nghiệp vụ

giao dịch tài chính, lu trữ đặc biệt là tổ chức hạch toán kế toán tổng hợp theo đúng quy định của nhà nớc.

Bên cạnh các phòng ban trên công ty còn có một hệ thống mạng lới các đơn vị cơ sở hạch toán phụ thuộc Hiện nay, tại Hà Nội công ty còn có một xí nghiệp sản xuất lắp đặt các thiết bị, bao gồm một nhà kho và một cửa hàng Cơ sở này có trách nhiệm sản xuất thiết bị, các linh kiện mà nghành có khả năng, lắp ráp hoàn chỉnh sản phẩm nhập khẩu và thực hiện các hợp đồng kinh tế.

Một trung tâm tiếp thị thông tin quảng cáo có nhiệm vụ cung cấp dịch vụ quảng cáo trên mọi phơng tiện Một trung tâm chuyển giao công nghệ điện tử tin học t vấn, cung ứng, thực hiện các hợp đồng chuyển giao công nghệ cho các cơ quan có nhu cầu Mỗi trung tâm này có một cửa hàng đại diện,ngoài ra công ty còn có một chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh Tại mỗi cơ sở này đều có một Giám đốc và một Phó giám đốc điều hành Giám đốc ở mỗi cơ sở này chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình trớc Ban giám đốc và toàn công ty.Phó giám đốc của cơ sở có nhiệm vụ quản lý chung hoạt động của đơn vị và trợ giúp cho giám đốc hoàn thành công việc Tất cả thông tin về chi nhánh, xí nghiệp hoặc trung tâm đều đợc chuyển về công ty để xác định hiệu quả quản lý và kinh doanh.

1.4.Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật t thông tin Hà Nội

Việc tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty chịu ảnh hởng của cả môi trờng vĩ mô và vi mô ảnh hởng của môi trờng vĩ mô là các nhân tố kinh tế, chính trị pháp luật, văn hoá xã hội và sự phát triển của khoa học kỹ thuật ảnh hởng của môi trờng vi mô là quan hệ nhà cung cấp, khách hàng, cách thức tổ chức kinh doanh, đờng lối lãnh đạo của Ban giám đốc…đó có thể là cơ hội, cũng có thể là nguy cơ với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Trong những năm gần đây kinh tế mở cửa, thông thơng phát triển mạnh giữa các quốc gia tạo nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hoá rất lớn Các chính sách của Nhà nớc về hoạt động ngoại thơng cũng rất thông thoáng, thuận lợi Ngày nay khi trình độ văn hoá ngày càng đợc nâng cao thì nhu cầu cập nhật thông tin của ngời dân,sử dụng thiết bị thông tin hiện đại công nghệ cao là rất lớn Chính

những yếu tố trên đòi hỏi thị trờng mặt hàng thông tin phát triển mạnh mẽ mới đáp ứng đợc môi trờng xã hội mới.

Hoạt động trong lĩnh vực truyền thông nên loại hàng mà công ty kinh doanh là các loại máy phát, máy thu hình, máy phát AM,FM, đầu thu, ăng ten thu tín hiệu vệ tinh, các thiết bị cho sân khấu điện ảnh, thiết bị lu trữ âm nhạc, máy ghi âm,…và cả những mặt hàng tiêu dùng ( đồ điện tử, điện lạnh).

Do trình độ khoa học kỹ thuật trong nớc cha thực sự phát triển nên nhu cầu về các thiết bị thông tin ngoại nhập chất lợng cao phục vụ công tác truyền thông là vô cùng cần thiết Vì vậy công ty tiến hành nhập khẩu các sản phẩm từ bên nớc ngoài nơi có nền khoa học kỹ thuật hiện đại, có uy tín và đặc biệt là có kinh nghiệm trong việc sản xuất ra các thiết bị viễn thông nh: Anh, Pháp, Nhật, Đài Loan,…Năm 1999 công ty nhập tới 70% mặt hàng từ Nhật, Đài Loan Công ty đã thiết lập nhiều mối quan hệ truyền thống, thân thiện, lâu dài với các bạn n-ớc ngoài trong suốt những năm hoạt động Việc lựa chọn nhà cung cấp đợc công ty rất quan tâm bởi nó phụ thuộc vào cả thị trờng nớc ngoài, nhu cầu trong nớc và cả chính sách ngoại thơng của chính phủ.

Cũng do đặc điểm riêng có của hàng hoá cung cấp nên khách hàng tiêu thụ chủ yếu của công ty là các công ty lớn, các Đài phát thanh truyền hình và các cơ quan nhà nớc khác Song song với việc cung cấp theo đơn hàng thì công ty cũng tiến hành cung cấp nhỏ, lẻ cho các đơn vị, cá nhân có nhu cầu Khách hàng có thể sử dụng cho hoạt động của mình hoặc có thể bán ra thị trờng cho ngời tiêu dùng có nhu cầu.

Đặc điểm lĩnh vực hoạt động, sản phẩm dịch vụ cung cấp, mối quan hệ với nhà cung cấp và khách hàng trải rộng nên công tác kinh doanh cần tổ chức, xắp xếp hợp lý sao cho đạt kết quả cao nhất trong kinh doanh Trớc những yêu cầu trên công ty đã tiến hành tổ chức hoạt động kinh doanh theo trình tự sau:

Để có các hợp đồng đặt hàng, công ty phải tham gia dự thầu các dự án Công ty xem xét các tiêu chuẩn dự thầu, nếu đủ điều kiện thì công ty tiến hành lập Hồ sơ dự thầu Khi trúng thầu, công ty sẽ ký kết các hợp đồng kinh tế Trớc khi nhập khẩu, Phòng kinh doanh của công ty tiến hành xác định, dự đoán số l-ợng, chủng loại các mặt hàng cần nhập khẩu theo chỉ tiêu cấp trên giao phó,

theo đơn hàng và nhu cầu thị trờng Sau đó công ty lựa chọn nhà cung cấp để đặt hàng, ký kết hợp đồng thơng mại Sau khi hợp đồng ngoại thơng đợc ký kết, công ty tiến hành thủ tục mở th tín dụng L/C Trớc hết công ty viết “Giấy xin mở th tín dụng” gửi đến ngân hàng Đồng thời viết 2 uỷ nhiệm chi: một để trả phí mở L/C và một để ký quỹ mở L/C Khi nhận đợc thông báo về việc mở L/C, bên cung cấp tiến hành bàn giao hàng theo đúng các điều khoản thoả thuận trong hợp đồng về quy cách, chủng loại, số lợng, phơng thức giao nhận, thanh toán,…do hàng nhập từ nớc ngoài nên thờng vận chuyển bằng đờng hàng không hoặc đờng biển.

Khi hàng về đến nơi giao nhận thì bộ phận kỹ thuật kiểm tra có trách nhiệm thực hiện thủ tục kiểm tra chất lợng hàng hoá và thủ kho làm thủ tục nhập kho Trong thời gian hàng cha về thì công ty theo dõi quá trình vận chuyển trên giấy tờ đợc tập hợp trong hồ sơ “Hàng đang đi đờng” Căn cứ vào hợp đồng ký với bên khách hàng quy định phơng thức giao hàng mà công ty thực hiện: có thể chuyển trực tiếp hay nhập kho rồi mới tiêu thụ Đối tợng khách hàng mà công ty cung cấp thiết bị lại ở các tỉnh khác nhau nh: Đà Nẵng, Quảng Ninh…nên khi hàng về đến sân bay hay cảng biển thì tuỳ đờng vận chuyển ngắn nhất để giao hàng ngay hay nhập kho rồi mới giao hàng sau Các chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển đợc thoả thuận rõ ràng trong hợp đồng ký kết, nhng thông thờng là do công ty chịu Khi khách hàng đến nhận hàng thì kế toán căn cứ vào hợp đồng đã ký để lập Hoá đơn bán hàng hoặc Hoá đơn GTGT.

Ngoại trừ lợng hàng tiêu thụ thẳng không qua kho thì công ty tiến hành nhập kho Phần này phòng kinh doanh phân phối qua hệ thống các cửa hàng đợc đặt tại các chi nhánh, xí nghiệp và trung tâm của công ty Một hệ thống các chi nhánh, trung tâm đợc mở trên địa bàn Hà Nội và cả trong thành phố Hồ Chí Minh đã tạo điều kiện tiếp xúc, phục vụ nhiều khách hàng ở nhiều nơi Song song với việc cung ứng các thiết bị thông tin, công ty còn cung ứng các dịch vụ t vấn, thiết kế,lắp đặt thiết bị nhằm tạo thuận lợi cho ngời sử dụng Bên cạnh đó công ty còn tổ chức một trung tâm chuyên về dịch vụ quảng cáo trên các phơng tiện thông tin ở khâu này phòng kinh doanh có vai trò rất lớn trong công tác xúc tiến bán hàng và có cung cấp các dịch vụ đi kèm.

Không những thế công ty đã tận dụng khai thác tối đa lợi thế quyền xuất nhập khẩu để thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu uỷ thác cho các đơn vị có nhu cầu, trong đó có cả lĩnh vực kinh doanh khách sạn lữ hành Hoạt động này đã giải quyết một phần nhu cầu việc làm và làm tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên công ty

Khi hàng hoá đợc tiêu thụ thì các cửa hàng thu tiền chuyển về công ty để nộp quỹ Công ty lại dùng số tiền thu đợc tiếp tục quá trình nhập khẩu hàng hoá, trang trải các chi phí lu thông và chi phí phát sinh khác.

Ngoài hoạt động nhập khẩu là chủ yếu thì công ty còn tiến hành hoạt động xuất khẩu hàng sang nớc ngoài Mặt hàng chủ yếu mà công ty cung cấp là các hàng thủ công mỹ nghệ chất lợng cao Nơi xuất khẩu chính hàng thủ công là thị trờng Anh, Thái Lan,… Tuy nhiên trong một số năm gần đây hoạt động này ít đợc thực hiện do nhu cầu của thị trờng bị thay đổi Để tiến hành hoạt động xuất khẩu, trớc hết kế toán căn cứ vào đơn đặt hàng của bên nớc ngoài về chủng loại, mẫu mã sản phẩm để tiến hành thu mua, đặt hàng với các cơ sở sản xuất trong nớc Khi hàng hoá đợc bàn giao, công ty tiến hành vận chuyển đến nơi giao hàng theo điều khoản trong hợp đồng Khi đó Hoá đơn bán hàng hoặc Hoá đơn GTGT đợc lập và phản ánh trên sổ sách.

Bên cạnh đó công ty cũng tham gia hoạt động xuất khẩu lao động Thị ờng xuất khẩu lao động chủ yếu là Đài Loan Khi ký kết hợp đồng tuyển dụng lao động với đối tác nớc ngoài song, công ty bắt đầu quá trình tuyển dụng lao động Những ngời đợc tuyển có thể đợc đào tạo thêm các kỹ năng cần có để làm việc Sau đó công ty chuẩn bị mọi giấy tờ cần thiết để đa ngời lao động ra nớc ngoài.

tr-Xuyên suốt toàn bộ quá trình kinh doanh của công ty là hoạt động kế toán Tất cả các nghiệp vụ giao dịch, từ nhập khẩu đến tiêu thụ đều đợc phản ánh bằng các giấy tờ, hoá đơn, hợp đồng, các biên bản,… công tác lập, luân chuyển và lu trữ các chứng từ liên quan thuộc trách nhiệm của phòng kế toán kết hợp cùng các bộ phận khác trong công ty.

Dới đây là bảng kết quả một số chỉ tiêu của công ty trong vài năm gần đây:

Qua bảng số liệu trên ta thấy kết quả các chỉ tiêu tăng dần qua từng năm Điều đó thể hiện đờng lối, hớng đi đúng đắn của ngời lãnh đạo công ty cụ thể là Ban giám đốc Công ty làm ăn ngày càng tốt lên các chỉ tiêu đã thể hiện: Doanh thu tăng dần qua từng năm, do đó lợi nhuận cũng tăng qua từng năm, số tiền thuế nộp cho nhà nớc hàng năm cũng tăng lên và thu nhập của cán bộ, công nhân viên cũng đợc cải thiện qua từng năm là điều hợp lý.

1.5 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và tình hình vận dụng chế độ kế toán tại Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật t thông tin Hà Nội.

1.5.1.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Tại công ty, phòng kế toán gồm 7 nhân viên Mỗi ngời phụ trách một hoặc nhiều phần hành theo phân công lao động Tại công ty chia thành các phần hành: Phần hành thanh toán, phần hành giao dịch ngân hàng, phần hành tiền l-ơng, phần hành hàng tồn kho, phần hành tiền mặt, phần hành tài sản cố định, phần hành thuế và tổng hợp.Ta có thể khái quát tổ chức bộ máy kế toán của công ty theo sơ đồ sau:

Kế toán TGNH

Kế toán tiền lương, TSCĐ

Kế toán

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật t thông tin Hà Nội.

Phụ trách phòng kế toán là kế toán trởng Kế toán trởng có trách nhiệm chỉ đạo chung công tác kế toán, tổ chức kiểm tra công tác hạch toán kế toán ở văn phòng công ty Kế toán trởng là ngời kiểm tra và ký các báo cáo kế toán sau khi đợc kế toán tổng hợp lập.Kế toán trởng cũng là ngời chịu hoàn toàn trách nhiệm trớc Ban giám đốc về mọi hoạt động của Phòng kế toán.

Bộ phận kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tổng hợp số liệu vào sổ cái và lập báo cáo kế toán theo định kỳ để kế toán trởng duyệt Số liệu mà kế toán tổng hợp sử dụng chủ yếu đợc các phần hành khác chuyển sang Ngoài ra một số các bút toán cuối kỳ mới thực hiện thì do kế toán tổng hợp trực tiếp thực hiện Kết quả của bộ phận kế toán tổng hợp là sổ cái các tài khoản, các báo cáo kế toán, các báo cáo phân tích định kỳ Kế toán tổng hợp cũng là ngời chịu trách nhiệm về việc kê khai thuế, tính toán và thanh toán thuế với cơ quan thuế.

Bộ phận kế toán thanh toán chuyên theo dõi các khoản phải thu, phải trả với các bên có liên quan trong và ngoài công ty Nguồn số liệu mà bộ phận này sử dụng là thông tin lấy trực tiếp từ các hoá đơn bán hàng, mua hàng… bộ phận này cho kết quả là bảng kê các khoản phải thu, phải trả của từng đối tợng, theo từng hoá đơn Bộ phận này có trách nhiệm chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp.

Kế toán giao dịch với ngân hàng là ngời đảm nhiệm công tác giao dịch với ngân hàng trong công tác thanh toán và các vấn đề khác có liên quan đến ngân hàng, kế toán ngân hàng lấy thông tin từ giấy Báo nợ, Báo có,… từ đó cung cấp thông tin chi tiết tiền gửi tại ngân hàng Số liệu này đợc chuyển sang cho kế toán tổng hợp lên sổ cái tài khoản tiền gửi Kế toán giao dịch với ngân hàng kiêm luôn cả nhiệm vụ tổng hợp số liệu của các trung tâm, xí nghiệp trực thuộc công ty

Bộ phận kế toán tiền lơng chịu trách nhiệm theo dõi các khoản phải thu, phải trả với công nhân viên trong suốt quá trình hoạt động Tại mỗi phòng ban,

cơ sở theo dõi ngày công qua Bảng chấm công Cuối tháng, Bảng chấm công ợc chuyển cho Phòng tổ chức tổng hợp duyệt, sau đó chuyển sang phòng kế toán để tính lơng Từ bảng chấm công kết hợp với các chứng từ khác, kế toán lập Bảng thanh toán tiền lơng, các khoản bảo hiểm, đợc thởng,… kế toán tiền l-ơng cũng có trách nhiệm chuyển số liệu sang cho kế toán tổng hợp Kế toán tiền lơng cũng đảm nhiệm luôn phần hành tài sản cố định: Giá trị TSCĐ và các khoản trích khấu hao.

đ-Bộ phận kế toán kho chuyên quản lý kho cũng nh theo dõi sổ sách chi tiết về hàng hoá tài sản trong kho Thông tin từ các phiếu nhập kho, xuất kho, các phiếu điều chuyển là đầu vào của kế toán hàng tồn kho Kế toán hàng tồn kho cung cấp thông tin giá trị hàng hoá luân chuyển các kho, đồng thời đối chiếu số liệu với thủ kho về số lợng Báo cáo mà bộ phận này đa ra là các báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn hàng hoá, đồng thời thông tin của bộ phận này cũng phục vụ cho công tác kế toán tổng hợp.

Thủ quỹ có nhiệm vụ quản lý số tiền tại quỹ, trực tiếp thu, chi bằng tiền mặt Thủ quỹ ghi chép dựa trên thông tin từ các phiếu thu, phiếu chi,… báo cáo quan trọng nhất mà thủ quỹ đa ra là báo cáo tồn quỹ tại bất kỳ thời điểm nào Thông tin đó đợc chuyển sang kế toán tổng hợp để lên báo cáo.

Trong xu thế ngày càng phát triển, công ty cũng đã đa kế toán máy vào sử dụng nhằm làm giảm bớt khối lợng công việc, tạo điều kiện thuận lợi trong công tác kế toán và lu trữ thông tin Song song với công tác kế toán máy, kế toán cũng vẫn có một bộ sổ sách ghi chép mọi thông tin, giao dịch phát sinh.

1.5.2 Những quy định chung.

Kế toán ra đời và phát triển nh một nhu cầu tất yếu trong mỗi doanh nghiệp Công tác kế toán cũng chịu sự chi phối của các cơ quan Nhà nớc mà trực tiếp là Bộ tài chính.

Tại Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật t thông tin Hà Nội, phòng kế toán đã thực hiện hạch toán kế toán theo các quy định, hớng dẫn thực hiện chế độ kế toán theo quyết định số 1141/QĐ/TC/CĐKT Tìm hiểu công tác kế toán

thực tế tại Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật t thông tin Hà Nội, ta có một số thông tin nh sau:

-Hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

-Tính khấu hao tài sản cố định theo phơng pháp khấu hao đều theo thời gian ( khấu hao tuyến tính).

-Tính và nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.

-Xác định giá vốn hàng bán theo phơng pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ.

-Doanh nghiệp ghi sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ.

1.5.3.Tình hình vận dụng chế độ kế toán của Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật t thông tin Hà Nội.

1.5.3.1.Chứng từ:

Để tiến hành công tác kế toán thì yếu tố ban đầu là các chứng từ kế toán Đây là đầu vào của mọi hoạt động kế toán Thông tin từ chứng từ sẽ đợc phân loại, xử lý đa vào sổ một cách có hệ thống Có nhiều loại chứng từ, mỗi loại có một têm riêng, có nội dung và hình thức riêng Mỗi loại chứng từ sẽ có chu trình luân chuyển phù hợp nhu cầu quản lý các biến động tài sản trong doanh nghiệp Tuỳ từng nghiệp vụ kinh tế mà kế toán tại công ty sẽ sử dụng chứng từ phù hợp để phản ánh.

Tại Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật t thông tin Hà Nội, căn cứ vào chế độ do nhà nớc ban hành, Phòng kế toán đã tổ chức một hệ thống chứng từ riêng phù hợp với quy mô, tình hình sản xuất, yêu cầu quản lý tài sản:

*Lao động tiền lơng:

-Bảng chấm công.

-Bảng thanh toán tiền lơng.-Phiếu nghỉ hởng BHXH.-Bảng thanh toán HBXH.-Phiếu báo làm thêm giờ.

*Hàng tồn kho:

-Phiếu nhập kho.-Phiếu xuất kho.

-Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.-Phiếu xuất vật t theo hạn mức.

-Thẻ kho.

-Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ.

-Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá.

-Giấy đề nghị tạm ứng.

-Giấy thanh toán tiền tạm ứng.

*Tài sản cố định:

-Biên bản giao nhận TSCĐ.-Thẻ TSCĐ.

- Tk 111: Tiền mặt tại quỹ(gồm cả ngân phiếu).- Tk 112: Tiền gửi ngân hàng.

- Tk 113: Tiền đang chuyển.

- Tk 121: Đầu t chứng khoán ngắn hạn.- Tk 128: Đầu t ngắn hạn khác.

- Tk 129: Dự phòng giảm giá đầu t ngắn hạn.- Tk 131: Phải thu khách hàng.

- Tk 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ.- Tk 136: Phải thu nội bộ.

- Tk 1361: Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc.- Tk 1368: Phải thu nội bộ khác.

- Tk 138: Các khoản phải thu khác.- Tk 1381: Tài sản thiếu chờ sử lý.- Tk 1388: Phải thu khác.

- Tk 139: Dự phòng các khoản phải thu khó đòi.- Tk 141: Tạm ứng.

- Tk 151: Hàng mua đang đi đờng.- Tk 152: Nguyên liệu, vật liệu.- Tk 153: Công cụ, dụng cụ.

- Tk 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.- Tk 155: Thành phẩm.

- Tk 156: Hàng hoá.- Tk 157: Hàng gửi bán.

- Tk 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.- Tk 142: Chi phí trả trớc (ngắn hạn)

- Tk 1421: Chi phí trả trớc.

- Tk 1422: Chi phí chờ kết chuyển.

- Tk 155: Các khoản thế chấp, ký cợc, ký quỹ ngắn hạn.- Tk 161: Chi sự nghiệp.

- Tk 1611: Chi sự nghiệp năm trớc.- Tk 1612: Chi sự nghiệp năm nay.- Tk 211: Tài sản cố định hữu hình.- Tk 212: Tài sản cố định thuê tài chinh.- Tk 213: Tài sản cố định vô hình.- Tk 214: Giá trị hao mòn luỹ kế.- Tk 221: Đầu t chứng khoán dài hạn.- Tk 222: Góp vốn liên doanh.

- Tk 228: Đầu t dài hạn khác.

- Tk 229: Dự phòng giảm giá đầu t dài hạn.- Tk 241: Chi phí xây dựng cơ bản dở dang.- Tk 242 : Chi phí trả trớc dài hạn.

- Tk 244: Các khoản ký cợc, ký quỹ dài hạn.- Tk 311: Vay ngắn hạn.

- Tk 315: Nợ dài hạn đến hạn trả.- Tk 331: Phải trả cho ngời bán.

- Tk 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc.- Tk 334: Phải trả công nhân viên.

- Tk 335: Chi phí phải trả.

- Tk 336: Phải trả các đơn vị nội bộ.

- Tk 338: Các khoản phải trả, phải nộp khác.

- Tk 341: Vay dài hạn.- Tk 342: Nợ dài hạn khác.

- Tk 344: Nhận ký cợc, ký quỹ dài hạn.- Tk 411: Nguồn vốn kinh doanh.

- Tk 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản.- Tk 413: Chênh lệch tỷ giá.

- Tk 414: Quỹ đầu t phát triển.- Tk 415: Quỹ dự phòng tài chính.

- Tk 416: Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm.- Tk 421: Lợi nhuận cha phân phối.

- Tk 441: Nguồn vốn đầu t xây dựng cơ bản.- Tk 431: Quỹ khen thởng, phúc lợi.

- Tk 451: Quỹ quản lý của cấp trên.- Tk 461: Nguồn kinh phí sự nghiệp

- Tk 4611: Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trớc.- Tk 4612: Nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay.

- Tk 466 : Nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định.

1.5.3.3.Sổ kế toán.

Hiện nay công ty đang sử dụng hình thức Nhật ký chứng từ Do doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực kinh doanh phức tạp: xuất nhập khẩu hàng hoá, chuyên cung cấp các dịch vụ t vấn, thiết kế, lắp ráp thiết bị thông tin, đồng thời lại cung cấp cả dịch vụ thông tin quảng cáo nên hình thức kế toán Nhật ký chứng từ mà công ty sử dụng là hợp lý và hiệu quả Theo hình thức này kế toán sử dụng một số loại sổ sau:

Nhật ký chứng từ số: 1,2,3,4,5,7,8,9.Các bảng kê số: 1,2,3,4,5,6,8,9,10.

Bảng phân bổ số: 1,2,3.

Theo hình thức Nhật ký chứng từ thì kế toán chi tiết thực hiện đan xen, song song với kế toán tổng hợp Do vậy ngoài các sổ trên, kế toán còn mở Sổ chi tiết các tài khoản để ghi chép, lên bảng tổng hợp cuối kỳ và đối chiếu với Sổ cái các tài koản tơng ứng, từ đó lấy thông tin lên báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.

Các Nhật ký chứng từ, Bảng kê và sổ cái đều đợc mở cho tất cả các tài khoản sử dụng, kể cả tài khoản tổng hợp và chi tiết.

Đối với nghiệp vụ bán hàng thu tiền diễn ra khá thờng xuyên nên ở công ty có sử dụng nhật ký đặc biệt: Nhật ký bán hàng, Nhật ký thu tiền để tập hợp các nghiệp vụ cùng nội dung kinh tế Bên cạnh đó kế toán cũng sử dụng Sổ quỹ tiền mặt để phản ánh các giao dịch liên quan đến tiền mặt để quản lý chặt chẽ hơn.

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chứng từ đợc khái quát nh sau:

Ghi chú:

Chứng từ gốc và bảng phân bổ

Nhật ký chứng từ Sổ kế toán chi tiết

Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo tài chínhBảng kê

Ghi hàng ngày Ghi cuối quý

Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ tại Công ty EMI.CO

Nhìn chung công ty đã áp dụng hệ thống sổ theo đúng chế độ ban hành, phù hợp với đặc điểm, điều kiện, trình độ của mình trên cơ sở tôn trọng nguyên tắc chung Các sổ đều thiết kế theo đúng biểu mẫu,các chỉ tiêu thống nhất, áp dụng phơng pháp tính toán dễ hiểu,đơn giản.Mọi hoạt động kinh doanh của công ty đều đợc phản ánh qua chứng từ, đợc ghi sổ một cách chính xác,đầy đủ và kịp thời.

1.5.3.4.Báo cáo tài chính.

Công ty áp dụng kỳ hạch toán theo quý Định kỳ công ty lập các báo cáo tài chính bao gồm:

*Báo cáo kết quả kinh doanh.

Nội dung và kết cấu của báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh:

Báo cáo “Kết quả hoạt động kinh doanh” là một báo cáo tài chính phản ánh tổng hợp doanh thu, chi phí và kết quả của các hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp Ngoài ra, báo cáo này còn phản ánh tình hình thực hiện nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với Nhà nớc cũng nh tình hình thuế GTGT đợc khấu trừ, đợc hoàn lại, đợc giảm và thuế GTGT hàng bán nội địa trong một kỳ kế toán.*Bảng cân đối kế toán.

Nội dung và kết cấu của Bảng cân đối kế toán.

Bảng cân đối kế toán là một báo cáo kế toán tài chính chủ yếu phản ánh

tổng quát tình hình tài sản của doanh nghiệp theo giá trị tài sản và nguồn hình

thành tài sản ở một thời điểm nhất định Nh vậy, Bảng cân đối kế toán phản ánh mối quan hệ cân đối tổng thể giữa “Tài sản” và “Nguồn vốn” của doanh nghiệp, thể hiện phơng trình kế toán cơ bản:

Tổng Tài sản = Tổng Nguồn vốn

Bảng cân đối kế toán phản ánh giá trị tài sản và nguồn vốn tại một thời điểm Thời điểm đó thờng là vào ngày cuối cùng của kỳ hạch toán Bảng cân đối kế toán là tài liệu quan trọng phản ánh một cách tổng quát năng lực tài chính, tình hình phân bổ và sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng nh triển vọng kinh tế tài chính trong tơng lai.

Bảng cân đối kế toán đợc kết cấu dới dạng bảng cân đối số d các tài khoản kế toán và xắp xếp trật tự các chỉ tiêu theo yêu cầu quản lý Bảng cân đối kế toán đợc chia làm 2 phần ( có thể kết cấu theo kiểu hai bên hoặc một bên) là phần “Tài sản” và phần “Nguồn vốn”.

*Thuyết minh báo cáo tài chính

Đồng thời hàng tháng, hàng quý, hàng năm công ty còn thiết lập hệ thống báo cáo quản trị Hệ thống này bao gồm một số các báo cáo thờng xuyên sau:

- Bảng tổng hợp chi phí bán hàng.

- Bảng tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp.- Báo cáo tình hình tăng giảm tài sản cố định.- Báo cáo các tài khoản phải thu.

- Bảng lỗ lãi mặt hàng vật t nhập khẩu.- Bảng kê khai nộp thuế.

Phần II: Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật t thông tin Hà Nội.

2.1.Vai trò của công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng.

Hoạt động kinh tế cơ bản của các doanh nghiệp thơng mại là đa các loại sản phẩm, hàng hoá từ lĩnh vực sản xuất sang lĩnh vực tiêu dùng thông qua quá trình kinh doanh chủ yếu là bán hàng và mua hàng để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh và nhu cầu tiêu dùng của xã hội Vì vậy, việc tiêu thụ hàng hoá không chỉ có ý nghĩa quan trọng đối với các doanh nghiệp mà còn đối với nền kinh tế quốc dân Tiêu thụ hàng hoá tốt sẽ thúc đẩy quá trình lu thông, trao đổi hàng hoá, thu hồi vốn nhanh, có điều kiện để quay vòng vốn và tiếp tục quá trình kinh doanh, tạo điều kiện cho nền kinh tế phát triển Ngợc lại, hàng hoá không tiêu thụ đợc gây ứ đọng vốn, vốn kinh doanh bỏ ra không bù đắp đợc chi phí, chẳng những đẩy doanh nghiệp đến bờ vực của sự phá sản mà còn gây nguy hại đến nền kinh tế quốc dân Chính vì vậy tiêu thụ là một khâu quan trọng của quá trình lu thông hàng hoá.

Cùng với việc lu thông hàng hoá, xác định đúng kết quả tiêu thụ là cơ sở đánh giá hiệu quả cuối cùng của các hoạt động kinh doanh trong mmột thời kỳ nhất định tại doanh nghiệp, xác định nghĩa vụ mà doanh nghiệp phải thực hiện với nhà nớc, lập các quỹ, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp hoạt động tốt hơn trong kỳ kinh doanh tiếp theo, Đồng thời đó cũng là số liệu cung cấp thông tin cho các đối tợng quan tâm nh các nhà đầu t, các cấp chủ quản, các cơ quan quản lý tài chính, cơ quan thuế, các nhà quản lý doanh nghiệp, khách hàng phục vụ cho những mục đích nhất định của từng đối tợng.

2.2.Các phơng thức bán hàng và thủ tục chứng từ.

Các mặt hàng đều đợc tiêu thụ theo 2 phơng thức: Bán buôn và bán lẻ Tại Công ty EMI.Co hàng nhập khẩu đợc tiêu thụ theo phơng thức: Bán buôn chuyển thẳng, bán buôn qua kho và bán lẻ Trong ba phơng thức thì bán buôn qua kho và chuyển thẳng phát sinh khá thờng xuyên.

*Phơng thức bán buôn:

Bán buôn là phơng thức đợc áp dụng phổ biến tại Công ty với hầu hết các mặt hàng Trớc khi nhập hàng Công ty đã lập dự toán căn cứ vào các hợp đồng kinh tế đã ký, khả năng trúng thầu của các hồ sơ dự thầu và nhu cầu của thị tr-ờng với từng loại hàng hoá Do đó, đối tợng tiêu thụ chủ yếu đã đợc xác định khá chắc chắn nên khi hàng về tuỳ theo điều khoản thoả thuận trong hợp đồng mà chuyển hàng cho khách hàng Khách hàng tuỳ theo địa điểm, nhu cầu sẽ thoả thuận với Công ty về công tác vận chuyển Về phía Công ty, phụ thuộc vào khả năng vận chuyển hiện có mà vận chuyển thẳng đến cho khách hàng hay chuyển về kho Tuỳ theo thoả thuận trong hợp đồng, đối với những khách hàng ở gần nơi nhận hàng của Công ty thì nhân viên Công ty sẽ vận chuyển thẳng đến đơn vị đó mà không nhập hàng về kho Còn nếu nơi nhận hàng gần ngay kho của Công ty tại Lạc Trung hay các trung tâm cửa hàng của Công ty thì hàng nhập khẩu sẽ đợc chuyển về kho Sau đó mới tiến hành giao hàng đến khách hàng theo hợp đồng ký kết.

Với phơng thức bán buôn qua kho thì hàng hoá đợc theo dõi chi tiết về nhập, xuất, tồn cũng nh có các phơng pháp bảo quản thích hợp.

*Phơng thức bán lẻ:

Đối với phơng thức bán lẻ trực tiếp cho ngời tiêu dùng cũng có nhng rất ít và chỉ phổ biến với các linh kiện nhỏ, các thiết bị dùng phổ biến nh: loa, đài, micro Việc tổ chức công tác bán lẻ chủ yếu là nhằm mục đích giới thiệu các mặt hàng, sản phẩm và dịch vụ của Công ty Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý và phân phối hàng hoá tới hệ thống các trung tâm, cửa hàng, chi nhánh của Công ty để tiêu thụ.

Trong nghiệp vụ này, chứng từ đợc sử dụng để hạch toán là Hoá đơn bán hàng kiêm Phiếu xuất kho, vận đơn và các chứng từ thanh toán khác

2.3.Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ bán hàng.2.3.1.Hạch toán doanh thu bán hàng.

Để có đợc đơn đặt hàng hay hợp đồng Công ty sẽ tham gia đấu thầu, nếu trúng thầu Công ty sẽ tiến hành nhập khẩu hàng hoá theo yêu cầu của khách hàng ghi trong hợp đồng từ các nhà cung ứng truyền thống của Công ty và thực hiện bán hàng cho khách

* Đối với nghiệp vụ bán buôn qua kho

Hàng hoá sau khi đã đợc bộ phận kỹ thuật kiểm tra chất lợng sẽ đợc nhập kho hàng hoá Ngời nhận hàng của Phòng kinh doanh Xuất nhập khẩu đa hàng hoá nhận ở cảng về kho của Công ty để nhập kho Thủ kho căn cứ vào khối lợng nhập thực tế để báo với Phòng kế hoạch - tài vụ viết phiếu nhập kho Phiếu nhập kho đợc lập trên cơ sở hoá đơn mua hàng ( cụ thể đối với hàng nhập khẩu là Invoice ) Phiếu nhập kho gồm 3 liên:

Phòng kinh doanh giữ 1 liên.

Ngời lập phiếu giữ 1 liên tại quyển phiếu nhập.

Thủ kho giữ 1 liên, sau khi vào thẻ kho, cuối tháng thủ kho chuyển lên cho Phòng tài vụ giữ

Mẫu Phiếu nhập kho của Công ty đợc lập nh sau:

§¬n vÞ: C«ng ty EMI.co MÉu sè: 01- VT

§Þa chØ: sè 5A Thi s¸ch- hµ néi Ban hµnh theo Q§ sè 1141/TC/Q§/C§KT ngµy 1/11/1995 cña Bé Tµi ChÝnh

PhiÕu nhËp kho

Ngµy 05 th¸ng 9 n¨m 2004 Sè: 276 Nî: Cã:

Hä tªn ngêi giao hµng: C«ng ty SYSTEM INTERLACE COMPANY

Theo Invoice sè: 1089/SYS ngµy 18 th¸ng 8 n¨m 2004 cña C«ng ty

SYSTEM INTERLACE COMPANY( Singapore )

NhËp t¹i kho: Kho C«ng ty.

Cộng thành tiền( viết bằng chữ): Một tỷ không trăm sáu mơi t triệu một

trăm mời bảy nghìn không trăm bốn mơi đồng./

Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

Khi nhập hàng về kho, Công ty gửi giấy báo nhận hàng đến cho khách hàng Khi khách hàng đến nhận hàng, căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế, Phòng kế toán viết hoá đơn bán hàng( Hoá đơn GTGT) Trên hoá đơn phải ghi rõ: Tên hàng hoá, dịch vụ, Đơn vị tính, Số lợng, Đơn giá, Thành tiền, Thuế GTGT, Tổng số tiền thanh toán Hoá đơn GTGT đợc lập thành 3 liên:

Một liên Phòng kế toán giữ.

Một liên giao cho khách hàng khi khách hàng đến nhận hàng.Một liên do thủ kho giữ.

Mẫu hoá đơn GTGT đợc lập nh sau:

Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật t (sản phẩm, hàng hoá)

Mã số

Đơn vị tính

Số lợngTheo

Chứng từ

Thực nhập

Hoá đơn GTGT Mẫu số: 01GTKT – 31 Liên 03 ( dùng để thanh toán) AA/ 99B

Ngày 10 tháng 9 năm 2004

N 075535đơn vị bán hàng: Công ty XNK thiết bị vật t thông tin ( EMI.Co)

địa chỉ: 5A Thi Sách – Hà Nội số tài khoản: điện thoại số: MS: 0100108335-1

Họ tên ngời mua: Trung tâm âm thanh – Đài tiếng nói Việt Nam Đơn vị:

Địa chỉ: 39 Bà Triệu – Hà Nội Số tài khoản:

Cộng tiền hàng: 1.150.000.000đThuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 115.000.000đ Tổng cộng tiền thanh toán 1.265.000.000đ

Số tiền viết bằng chữ: Một tỷ hai trăm sáu mơi lăm triệu đồng chẵn./

Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

Khi khách hàng cầm Hoá đơn GTGT xuống kho nhận hàng, căn cứ vào cột số lợng ghi trên Hoá đơn thủ kho xuất hàng giao cho khách.

Trên cơ sở Hoá đơn GTGT kế toán ghi định khoản:

Nợ TK 131 Căn cứ vào tổng số tiền thanh toán Có TK 511 Căn cứ vào giá bán ở cột thành tiền Có TK 3331 Căn cứ vào dòng tiền thuế GTGT

Đồng thời căn cứ vào Phiếu nhập kho, Hoá đơn GTGT kế toán phản ánh trị giá vốn hàng xuất bán theo định khoản:

Nợ TK 632 Có TK 1561

- Căn cứ vào Hoá đơn GTGT kế toán ghi Sổ chi tiết bán hàng(Bảng số 1) + Phơng pháp ghi sổ chi tiết bán hàng ở Công ty nh sau:

Sổ này đợc mở chung cho tất cả các hàng hoá đã bán hoặc đã cung cấp trong quý, đợc khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.

Cột 1: Ghi ngày tháng kế toán ghi sổ.

Cột 2,3: Ghi số Hoá đơn và ngày tháng lập Hoá đơn.Cột 4: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.Cột 5: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng với Nợ TK131

Cột 6,7,8,9,10: Căn cứ vào cột số lợng, đơn giá, dòng cộng tiền hàng, dòng tiền thuế GTGT, tổng cộng tiền thanh toán trên hoá đơn GTGT kế toán ghi vào các cột tơng ứng.

Cột 9, 10: Ghi số phải giảm trừ vào doanh thu (nếu có)

Cuối quý, căn cứ vào Sổ chi tiết bán hàng phần cộng Có TK511, Nợ TK 131 kế toán ghi vào bảng kê tổng hợp.

- Đồng thời căn cứ vào phiếu nhập kho, Hoá đơn GTGT kế toán ghi Sổ chi tiết vật t hàng hoá ( Bảng số 2).

+ Phơng pháp lập Sổ chi tiết vật t hàng hoá nh sau:

Sổ chi tiết vật t hàng hoá ở Công ty đợc mở cho từng loại sản phẩm hàng hoá và đợc mở từ ngày hàng hoá đợc mua về nhập kho.

Cột 1,2: Ghi số hiệu, ngày tháng của Phiếu nhập kho và hoá đơn GTGTCột 3: Diễn giải tóm tắt nội dung của chứng từ

Cột 4: Căn cứ vào cột đơn giá ghi trên Phiếu nhập kho và hoá dơn GTGT để ghi vào các dòng tơng ứng trên cột này

Cột 5,6: Căn cứ vào cột số lợng (thực nhập) và cột thành tiền ghi trên phiếu nhập kho.

Cột 7: Căn cứ vào cột số lợng ghi trên hoá đơn GTGT

Cột 8: Căn cứ vào cột số lợng và cột đơn giá ghi trên hoá đơn GTGT (cột 8 = cột 4 * cột 7)

Cột 9: Căn cứ vào số lợng và trị giá sản phẩm, hàng hoá nhập kho, xuất kho ghi trên Phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT kế toán tính đợc trị giá vốn của hàng xuất bán theo phơng pháp thực tế bình quân gia quyền (Phần này sẽ đ-ợc trình bày cụ thể ở phần kế toán giá vốn hàng bán)

Cột 10, 11: Căn cứ vào Phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT kế toán tính số lợng, giá trị sản phẩm, hàng hoá tồn kho.

*Đối với trờng hợp bán buôn theo hình thức chuyển hàng.

Khi hàng về đến sân bay, bến cảng, sau khi đợc bộ phận kỹ thuật kiểm tra chất lợng, ngời nhận hàng của Phòng kinh doanh XNK đa hàng hoá đi bán luôn cho khách hàng không qua kho, hàng hoá vẫn thuộc sở hữu của Công ty, khi đó kế toán cha định khoản Chỉ khi khách hàng ký nhận đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán vào “Hoá đơn bán hàng” gửi hàng đi bán do ngơì giao hàng của Công ty đa thì căn cứ vào “Hoá đơn bán hàng” kế toán ghi Sổ chi tiết bán hàng theo định khoản:

Nợ TK 131 căn cứ vào tổng số tièn thanh toán

Có TK 511 Căn cứ vào giá bán ở cột thành tiềnCó TK 3331 Căn cứ vào thuế GTGT

Đồng thời căn cứ vào hóa đơn mua hàng ( theo Invoice số ) kế toán phản ánh trị giá vốn của hàng xuất bán và ghi sổ chi tiết thanh toán với ngời bán theo định khoản:

Nợ TK 632 Căn cứ vào giá mua Có TK 331

Cả hai trờng hợp trên nếu khách hàng trả tièn ngay( bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ), trên cơ sở phiếu thu hoặc giấy báo có của ngân hàng kế toán ghi sổ chi tiết thanh toán với khách hàng theo định khoản:

Nợ TK 111 Nợ TK 112

Có TK 131

Và ghi vào bảng kê số 1 – Ghi nợ TK 111 và bảng kê số 2 – ghi nợ TK112.

* Đối với nghiệp vụ bán hàng bán lẻ.

Nh đã biết bán lẻ là hoạt động không nhiều của Công ty Phòng kinh doanh của Công ty chủ yếu là bán buôn hàng hoá Vì vậy doanh thu bán lẻ chiếm tỷ trọng rất nhỏ so với tổng doanh thu bán buôn Khi bán lẻ hàng hoá khách hàng thanh toán tiền ngay và đợc kế toán theo dõi trên Sổ chi tiết bán hàng và Sổ chi tiết vật t hàng hoá

Trờng hợp bán lẻ khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt Khi khách hàng đến mua hàng, kế toán vật t hàng hoá viết hóa đơn GTGT đa cho khách hàng chuyển đến cho kế toán tiền mặt Căn cứ vào tổng số tiền thanh toán ghi trên hoá đơn, kế toán tiền mặt viết phiếu thu rồi chuyển hoá đơn và phiếu thu cho thủ quỹ Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu tiến hành thu tiền của khách, sau đó đóng dấu “ Đã thu tiền ” lên hoá đơn giao lại cho khách hàng đem xuống kho để nhận hàng.

Căn cứ vào Hoá đơn GTGT kế toán phản ánh doanh thu bán hàng trên Sổ chi tiết bán hàng theo định khoản:

Nợ TK 131